Arrêté du 4 avril 2023 portant application pour les services du Premier ministre de l'article 9 du décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique

Le dossier individuel de l'agent (DIA) sur support électronique concerne les agents gérés ou rémunérés par les services du Premier ministre dans le cadre du système d'information des ressources humaines « Renouveau des outils informatiques relatifs aux ressources humaines » (RenoiRH).

La gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique, au sens du décret du 15 juin 2011 susvisé, est réalisée via l'application « Gestion de l'archivage et du stockage unifiés du dossier individuel agent » (GAUdDI), intégrée au SIRH visé à l'alinéa précédent.

La liste des pièces faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel des agents sur support électronique et le calendrier de passage au support numérique sont définis par décisions de chacune des autorités de gestion des agents des différents services du Premier ministre.

Cette mise en œuvre interviendra au plus tard le 1er janvier 2024.

Les agents publics concernés sont informés de la dématérialisation de leur dossier individuel.

Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique.

Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé

- au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ;

- l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document, fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ;

- au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle de la mission des archives des services du Premier ministre.

Le service en charge de la gestion du système d'information des ressources humaines de chaque autorité de gestion des agents des services du Premier ministre délivre des habilitations, dans les conditions prévues par l'article 6 du décret du 15 juin 2011 susvisé

1° Aux agents chargés de la gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique ;

2° Le cas échéant, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.

Ces habilitations sont retirées selon les mêmes modalités dès lors que les bénéficiaires ne remplissent plus les conditions d'accès au dossier individuel des agents sur support électronique.

L'agent accède, par l'intermédiaire de GAUdDI, à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant la durée maximale de conservation prévue par l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. Pour les dossiers individuels conservés sous format papier, les modalités de consultation restent inchangées.

Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont informés des modalités de consultation du dossier individuel de l'agent, dans les limites de leurs attributions légales ou réglementaires.

Chaque autorité de gestion des agents des services du Premier ministre prend, pour son périmètre, toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité et la lisibilité du dossier individuel des agents sur support électronique.

Le secrétaire général de la défense et de la sécurité nationale, le directeur des services administratifs et financiers du Premier ministre, la directrice de l'information légale et administrative et la directrice de l'Institut national du service public sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.