Arrêté du 29 juillet 2021 fixant les modalités du tirage au sort prévu à l'article 53 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d'accès aux fonctions de notaire

Le présent arrêté fixe les modalités de mise en œuvre du tirage au sort permettant de déterminer l'ordre d'instruction des demandes de nomination sur un office à créer de notaire dans les cas prévus à l'article 53 du décret du 5 juillet 1973 susvisé.

Le tirage au sort s'effectue au moyen d'un traitement automatisé permettant un classement aléatoire des demandes pour chacune des zones concernées.

Toutes les données concernées par le traitement sont préalablement anonymisées.

Le traitement automatisé garantit l'aléa du tirage au sort.

Le traitement automatisé a pour but de générer un classement aléatoire pour l'instruction des demandes de nomination dans un office à créer dans le cadre du dispositif prévu aux articles 49 à 53 du décret du 5 juillet 1973 susvisé.

En cas de pluralité de demandes déposées en méconnaissance des dispositions de l'article 51 dudit décret du 5 juillet 1973, seule la première demande enregistrée, l'horodatage faisant foi, pourra donner lieu à une nomination dans un office créé.

Pour l'application de l'alinéa précédent, sont considérées comme émanant du même demandeur les demandes présentées par une même personne physique ou pour une même personne morale, ainsi que les demandes présentées par une personne physique et celles présentées pour une ou plusieurs personnes morales ayant cette même personne physique pour associé unique ou pour seul associé demandant sa nomination en tant qu'associé exerçant au sein de l'office à créer. Il en va de même des demandes présentées pour des personnes morales différentes comprenant strictement les mêmes associés exerçants demandant leur nomination dans l'office à créer.

La date des opérations de tirage au sort est annoncée au moins dix jours francs à l'avance sur le portail du ministère de la justice dédié aux officiers publics et ministériels.

Les agents du bureau de la gestion des officiers ministériels sont chargés du contrôle du bon fonctionnement du tirage au sort.

Pendant le tirage au sort, un agent du service du numérique du secrétariat général du ministère de la justice doit être en mesure d'intervenir en cas de difficulté.

Un représentant du Conseil supérieur du notariat et un rapporteur de l'Autorité de la concurrence assistent aux opérations prévues par le présent chapitre. Un magistrat administratif ou judiciaire en fonction au ministère de la justice est également présent.

Le tirage au sort s'exécute zone par zone, dans l'ordre croissant des numéros d'identification des zones.

Le chef du bureau de la gestion des officiels ministériels ou son adjoint procèdent au lancement du tirage au sort.

En cas de force majeure, de dysfonctionnement informatique, de défaillance technique ou d'altération des données résultant, notamment, d'une panne, d'une infection virale ou d'une attaque du système par un tiers, le chef du bureau de la gestion des officiers ministériels ou son adjoint est compétent, après consultation des personnes visées à l'article 7, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde, y compris la suspension, l'arrêt ou la reprise du tirage au sort.

Le classement des demandes anonymisées résultant du tirage au sort, pour chacune des zones concernées, est verrouillé sur le logiciel et enregistré sous un format numérique infalsifiable.

Un procès-verbal est établi à l'issue du tirage au sort.

Il précise pour chaque zone

- le numéro d'identification de la zone ;

- le nombre total de demandes enregistrées ;

- le nombre de demandes exclues en application des articles 51 et 52 du décret du 5 juillet 1973 susvisé. Sont précisés à ce titre : le nombre de demandes surnuméraires ; le nombre de demandes ayant fait l´objet d´une renonciation ; le nombre de demandes déclarées caduques ;

- le nombre de demandes participant au tirage au sort ;

- le classement des demandes anonymisées résultant du tirage au sort, précisant, pour chaque demande, la date et l'heure de son enregistrement.

Si une anomalie ou une difficulté technique a été constatée, le procès-verbal fait mention de celle-ci, des interventions réalisées pour la corriger, des opérations de vérification effectuées pour garantir l'intégrité du tirage au sort et de la conclusion tirée quant à l'intégrité du tirage ou de la nécessité de le réitérer.

Le procès-verbal est daté et signé par toutes les personnes présentes lors du tirage au sort. Ces personnes précisent leur nom et leur qualité.

Le procès-verbal du tirage au sort est publié sur le portail du ministère de la justice dédié aux officiers publics et ministériels dans un délai de huit jours francs à compter de la date du tirage au sort.

Le bureau de la gestion des officiers ministériels assure la conservation, pendant un délai de deux ans, du compte-rendu technique du tirage au sort, du code source utilisé pour générer l'aléa, et du procès-verbal du tirage au sort.

Au terme de ce délai de deux ans, sauf lorsqu'une action contentieuse a été engagée, le chef du bureau de la gestion des officiers ministériels ou les agents qu'il désigne procèdent à la destruction des fichiers. Seul est conservé le procès-verbal du tirage au sort.

A abrogé les dispositions suivantes :- Arrêté du 24 janvier 2017 Sct. Chapitre Ier : Dispositions générales, Art. 1, Art. 2, Art. 3, Art. 4, Art. 5, Sct. Chapitre II : La préparation du tirage au sort, Art. 6, Art. 7, Sct. Chapitre III : Les personnes concourant ou assistant aux opérations de tirage au sort, Art. 8, Art. 9, Art. 10, Art. 11, Sct. Chapitre IV : Les opérations de tirage au sort, Art. 12, Art. 13, Art. 14, Art. 15, Art. 16, Art. 17, Art. 18, Sct. Chapitre V : Le procès-verbal de tirage au sort, Art. 19, Sct. Chapitre VI : Dispositions diverses et transitoires, Art. 20, Art. 21, Art. 22, Sct. Annexe, Art. null

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.