Arrêté du 4 mars 1997 portant création des traitements automatisés d'informations nominatives mis en oeuvre à l'aide d'autocommutateurs téléphoniques dans les organismes relevant de la direction du service de l'énergie opérationnelle

Il est créé au ministère de la défense un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé Mise en oeuvre d'autocommutateurs reliés en multisite dont les finalités sont la gestion de l'annuaire centralisé et des communications téléphoniques, le contrôle et l'imputation des dépenses téléphoniques des organismes du service de l'énergie opérationnelle mettant en oeuvre le traitement. Ces organismes sont

-la direction du service de l'énergie opérationnelle ;

-l'établissement administratif et technique du service de l'énergie opérationnelle ;

-les directions régionales du service de l'énergie opérationnelle ;

-le laboratoire du service de l'énergie opérationnelle, direction de Marseille ;

-la base pétrolière interarmées ;

-et leurs établissements rattachés.

Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives

- à l'identité de l'utilisateur du poste (nom, prénoms, grade, numéro de poste) ;

- à la vie professionnelle (fonctions, service, adresse professionnelle) ;

- à la communication téléphonique (numéro de téléphone appelé, nature de l'appel suivant les catégories de taxation, durée, date et heure de début et de fin de l'appel, nombre d'unités, coût de la communication).

La durée de conservation des informations nominatives relatives aux communications téléphoniques est limitée à six mois à compter de l'enregistrement du numéro appelé ; en cas de contestation du relevé justificatif détaillé des consommations téléphoniques, les informations peuvent être conservées jusqu'au règlement du litige.

Les informations relatives à l'annuaire centralisé (identité de l'utilisateur et vie professionnelle) sont conservées tant que l'utilisateur est lié à l'autocommutateur par son numéro de poste.

Les destinataires des informations enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître

-la direction du service de l'énergie opérationnelle ;

-les agents disposant d'un poste téléphonique pour les communications passées à partir dudit poste ;

-les chefs de service pour les personnels relevant de leur autorité ;

-les agents habilités des services comptables et l'assistant informatique et réseaux des organismes concernés.

Lorsque des relevés justificatifs des numéros de téléphone appelés sont établis, les quatre derniers chiffres de ces numéros sont occultés si les communications téléphoniques sont considérées comme passées à titre privé.

Toutefois, quand il est demandé à un agent le remboursement du coût d'une communication téléphonique regardée comme passée à titre privé, cet agent peut, sur sa demande expresse, avoir communication du numéro de téléphone complet du correspondant appelé lorsqu'il n'est pas destinataire d'un relevé personnalisé détaillé communiqué sous enveloppe fermée des communications dont le remboursement lui est demandé.

Les droits reconnus aux salariés protégés sont assurés par la mise à disposition de ces salariés d'un poste téléphonique exclusif non connecté à l'autocommutateur ou d'un préfixe d'appel particulier permettant de s'en déconnecter. Le relevé détaillé des communications de ces salariés ne figure pas sur les documents collectifs édités.

Le droit d'opposition prévu à l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement. Il sera procédé, préalablement à la mise en fonction de l'autocommutateur, à la consultation du comité technique paritaire.

Le droit d'accès et de rectification prévu aux articles 34 et suivants de la loi précitée s'exerce auprès du directeur de chaque organisme mettant en oeuvre l'autocommutateur auquel est relié l'utilisateur.

Le directeur central du service de l'énergie opérationnelle est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.