Arrêté du 7 octobre 2015 relatif aux conditions d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des documents et pièces justificatives des opérations des organismes publics pris en application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Pour les organismes publics visés aux 4° à 6° de l'article 1er du décret du 7 novembre 2012 susvisé, les documents et pièces justificatives mentionnés à l'article 51 du même décret, qui comprennent les documents constitutifs des comptes annuels et les actes de gestion, ainsi que les pièces justificatives, peuvent être dématérialisés dans les conditions fixées par le présent arrêté.

Au sens du présent arrêté, la dématérialisation des documents et pièces mentionnées à l'article 1er comprend

- la dématérialisation dite « native », qui consiste à produire ou à recevoir des documents et pièces sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque ;

- la dématérialisation dite « duplicative », qui consiste à reproduire et à transférer des documents et pièces mentionnées à l'article 1er de son support papier initial à un support informatique. Elle procède notamment de la numérisation du support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.

La dématérialisation duplicative des documents et pièces mentionnés à l'article 1er, réalisée dans les conditions définies à l'article 2, est subordonnée à l'autorisation préalable de l'ordonnateur et de l'agent comptable de l'organisme. Les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation duplicative sont définies par l'ordonnateur et l'agent comptable, dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.

Dans le cadre du contrôle juridictionnel des comptes, les documents et pièces mentionnés à l'article 1er qui ont fait l'objet d'une dématérialisation duplicative sont opposables au juge des comptes, comme à l'agent comptable, sans qu'il y ait lieu de présenter le document initial, dès lors qu'ils ont été joints au compte annuel dans les conditions prévues aux articles 21, 52 et 199 du décret du 7 novembre 2012 susvisé ou en réponse au droit de communication exercé par le juge des comptes.

Seuls les documents constitutifs des comptes annuels sont transmis au juge des comptes. A compter des comptes clos de l'exercice 2016, cette transmission est effectuée sous format dématérialisé via l'infocentre des établissements publics nationaux et des groupements d'intérêt publics nationaux soumis aux règles de la comptabilité publique géré par la direction générale des finances publiques. La durée de conservation sous le silo de stockage ATLAS de la direction générale des finances publiques des documents constitutifs du compte financier est fixée à 15 ans.

Sans préjudice des conditions d'archivage relatives à certaines catégories de documents et de pièces, les documents et les pièces mentionnés à l'article 1 sont conservés au moins jusqu'à l'expiration du délai de mise en jeu de la responsabilité de l'agent comptable prévu par l'article 60 de la loi du 23 février 1963 susvisée.

Ils sont mis à la disposition du juge des comptes et des corps d'audit et de contrôle.

Les actes de gestion adressés à l'agent comptable peuvent être dématérialisés dans les conditions prévues aux articles 8 et 9 du présent arrêté.

L'ordonnateur certifie le service fait au moyen d'une transaction dédiée dans le système d'information ou au moyen de la transaction de l'ordre de payer dans le système d'information précité.

La dématérialisation de la certification du service fait et des pièces justificatives afférentes dispense l'ordonnateur de toute attestation manuscrite sur les pièces justificatives de dépenses prévues par la nomenclature des opérations de dépenses mentionnée aux articles 50 et 198 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

Les ordres de payer et de recouvrer sont transmis à l'agent comptable par l'ordonnateur au moyen d'une transaction dédiée dans le système d'information.

Lorsqu'un service facturier est mis en place dans les conditions définies à l'article 41 du décret du 7 novembre 2012 susvisé, la dématérialisation de l'ordre de payer et des pièces justificatives afférentes s'effectue au moyen d'une transaction de certification du service fait dans le système d'information.

La dématérialisation native des factures est établie selon les prescriptions de l'article 289-VII-3 du code général des impôts. Elle est aussi autorisée selon un format PDF non signé.

Les pièces justificatives dématérialisées dans les conditions précisées au titre Ier sont conservées en application de l'article 199 du décret du 7 novembre 2012 susvisé.

Les modalités de mise à disposition de ces pièces auprès du juge des comptes sont définies par le directeur général des finances publiques.

La communication par l'ordonnateur des documents et pièces mentionnés à l'article 1er et autres documents au contrôleur budgétaire pour l'exercice de ses missions mentionnées aux articles 220 et suivants du décret du 7 novembre 2012 susvisé ou au contrôleur économique et financier pour l'exercice de ses missions mentionnées dans le décret du 26 mai 1955 susvisé peut avec l'accord de ce dernier être effectuée sous forme dématérialisée.

Le visa ou l'avis du contrôleur budgétaire ou du contrôleur économique et financier peut être émis par voie dématérialisée selon les modalités fixées par le directeur du budget, le chef du service du contrôle général économique et financier et le directeur général des finances publiques.

Le directeur général des finances publiques, le chef du service du contrôle général économique et financier et le directeur du budget sont, chacun en ce qui le concerne, chargés de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.