Arrêté du 3 juillet 2003 relatif à la mise en oeuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives par le commissariat de l'armée de terre de suivi physique, comptable et financier des prestations de restauration, hébergement et loisirs et de paiement des salaires des employés des établissements et cercles de l'armée de terre

Il est créé au ministère de la défense, au sein du commissariat de l'armée de terre, un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé cercles-mess, dont les finalités sont

- le suivi physique, comptable et financier des prestations de restauration, hébergement et loisirs au profit des personnels de l'armée de terre et leurs ayants droit ;

- le paiement des salaires des employés des établissements délivrant ces prestations.

Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives

Pour le client de l'établissement

- à l'identité (nom [de famille, marital ou d'usage], prénoms adresse, numéros de téléphone et de télécopie, numéro de badge, code d'identification client, adresse de courrier électronique) ;

- à la vie professionnelle (catégorie professionnelle, grade, affectation, service) ;

Pour la consommation de biens et services

- à l'identité (nom ou raison sociale, prénoms, adresse [siège social, lieu de facturation], code d'identification comptable, numéros de téléphone et de télécopie, numéro SIREN) ;

- à la situation économique et financière (numéro de compte comptable, compte à facturer, type de prime, solde carte, découvert autorisé) ;

Pour le fournisseur de l'établissement

- à l'identité (nom ou raison sociale, prénoms, adresse [siège social, lieu de facturation], code d'identification comptable, numéros de téléphone et de télécopie, numéro SIREN) ;

- aux éléments de facturation et de règlement (services ou produits faisant l'objet de la commande et de la facture, conditions de livraison, paiement, conditions et modalités de règlement [moyens de paiement, références bancaires ou postales, remises, acomptes, ristournes], impayés, avoirs, reçus, retenues ou oppositions).

Pour l'employé de l'établissement

- à l'identité (nom [de famille, marital ou d'usage], prénoms, adresse, numéro de sécurité sociale [pour les seules opérations autorisées par l'article 1er du décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991]) ;

- à la situation familiale (situation matrimoniale, enfants à charge) ;

- à la vie professionnelle (branche d'activité, convention collective, emploi et affectation, ancienneté, temps d'activité) ;

- à la situation économique et financière (éléments de rémunération, traitement brut, heures supplémentaires, prime de transport, allocations diverses, retenues sociales, références bancaires ou postales).

Sauf dispositions législatives, les informations nominatives ainsi enregistrées sur support informatique sont conservées en tant que de besoin et dans le respect de la réglementation en matière de prescription pour celles relatives aux clients des organismes.

Les informations nominatives relatives aux fournisseurs sont effacées dès qu'elles ne sont plus actualisées ou qu'elles ne sont plus utiles à la gestion de l'organisme.

Les informations enregistrées relatives aux employés de l'organisme qui sont nécessaires au calcul de leurs droits à la retraite sont conservées à des fins de reconstitution de la carrière, jusqu'à liquidation de leur retraite.

Les destinataires des informations enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître

- les services commercial, comptable et administratif des établissements ainsi que les supérieurs hiérarchiques des personnels de ces services ;

- les services et autorités habilités à exercer un contrôle sur l'organisme ;

- les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;

- les organismes financiers teneurs des comptes mouvementés ;

- l'administration fiscale ;

- l'URSSAF ;

- la CNASEA ;

- les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement des créances.

Le droit d'opposition prévu à l'article 26 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement.

Le droit d'accès et de rectification prévu aux articles 34 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 précitée s'exerce auprès des établissements concernés par le traitement.

Le directeur central du commissariat de l'armée de terre est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.