Arrêté du 26 janvier 1995 portant création d'une application informatique nationale de gestion des enseignements et des étudiants

Il est mis à la disposition des établissements publics d'enseignement supérieur relevant du ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants (A.P.O.G.E.E.). Ce traitement constitue un modèle type.

Le traitement a pour finalité

1° D'assurer la gestion administrative de la pédagogie et de la scolarité des étudiants des établissements publics de l'enseignement supérieur ;

2° De fournir aux établissements publics d'enseignement supérieur les informations permettant le pilotage de la pédagogie ;

3° De permettre une remontée d'informations à des fins de statistiques et de répartition des moyens vers l'administration centrale par l'intermédiaire du traitement S.I.S.E. ;

4° De permettre la mise en oeuvre d'enquêtes sur les conditions de vie des étudiants conformément aux textes législatifs et réglementaires existants.

Les catégories d'informations nominatives enregistrées sont les suivantes

1° Concernant l'étudiant

a) L'identité (le nom, les prénoms), le sexe, la date et le lieu de naissance, la nationalité, l'adresse, la nature d'un handicap éventuel s'il y a lieu ;

b) Le numéro du matricule spécifique de l'étudiant distinct du numéro d'inscription au répertoire qui entrera en vigueur dès l'année universitaire 1995-1996. Ce numéro est celui utilisé par le traitement Système d'aide à la gestion automatisée des concours et des examens scolaires (S.A.G.A.C.E.S.) pour identifier les élèves inscrits au baccalauréat. Les établissements d'enseignement supérieur sont chargés, selon les modalités fixées par l'administration centrale, d'immatriculer les étudiants qui n'ont pas de numéro pour éviter les recouvrements. Ce numéro matricule est transmis à l'administration centrale par l'intermédiaire du traitement S.I.S.E. ;

c) La couverture sociale de l'étudiant : le numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques exclusivement utilisé à des fins d'immatriculation des étudiants à la sécurité sociale ;

d) La situation sociale : situation familiale, situation militaire, logement, vie professionnelle, situation financière (salarié, boursier), pratique d'un sport ;

2° Concernant les parents : l'identité (le nom, le prénom), uniquement dans le cadre de la première affiliation de l'étudiant à la sécurité sociale ;

3° Concernant les informations sur les modalités d'entrée et d'inscription dans l'enseignement supérieur : la série du baccalauréat avec l'année d'obtention, les équivalences, l'année et l'établissement de première inscription, la mention de l'existence d'une interdiction temporaire ou définitive d'inscription.

La durée de conservation de ces données est laissée à l'appréciation de chaque établissement en fonction des besoins du service d'enseignement supérieur, elle ne pourra cependant excéder dix ans à compter de la dernière inscription.

Sont seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, destinataires des informations nécessaires à l'accomplissement de leurs missions

1° Au niveau de l'administration centrale, les agents habilités de la direction de l'évaluation et de la prospective ;

2° Au niveau du rectorat, les agents habilités

a) De la chancellerie des universités ;

b) Du service statistique rectoral ;

3° Au niveau des établissements, les agents habilités

a) Des services de la présidence, du secrétariat général de l'établissement et de l'agence comptable ;

b) Des services de scolarité centrale et des composantes telles qu'elles sont définies à l'article 25 de la loi n° 84-52 du 26 janvier 1984 ;

4° Les agents habilités

a) Des organismes de sécurité sociale et des mutuelles étudiantes ;

b) De l'observatoire de la vie étudiante ;

c) Des centres régionaux des oeuvres universitaires et scolaires.

Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du responsable de l'établissement dans lequel l'étudiant est inscrit.

Conformément à l'alinéa 2 de l'article 26 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée, le droit pour toute personne physique de s'opposer pour des raisons légitimes à ce que des informations nominatives la concernant fassent l'objet d'un traitement ne s'applique pas au traitement objet du présent arrêté.

Chaque établissement public d'enseignement supérieur mettant en oeuvre le traitement A.P.O.G.E.E. adressera à la Commission nationale de l'informatique et des libertés une déclaration de conformité au présent modèle type, qui comportera une annexe précisant les mesures de sécurité, tant physiques que logiques, mises en oeuvre pour garantir la confidentialité des données.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.