Art. 8 RÈGLEMENT d’application de la loi du 14 juin 2011 sur l’archivage (RLArch) - Versement (art. 5, al. 3 LArch)

1. Seuls sont versés les documents auxquels les Archives cantonales vaudoises ont attribué une valeur archivistique et qui doivent dès lors être conservés définitivement. Le versement pour conservation temporaire de documents destinés à être éliminés à terme est exclu.

2. L'autorité et les Archives cantonales vaudoises collaborent pour planifier et réaliser les versements de la façon la plus rationnelle. Elles favorisent en principe des versements globaux et exhaustifs, regroupant l'ensemble des documents à conserver d'une même période.

3. Les Archives cantonales vaudoises déterminent le support sur lequel les documents sont versés, d'entente avec l'autorité.

4. Un bordereau de versement est soumis aux Archives cantonales vaudoises pour contrôle avant le versement. Il décrit de façon concise les documents concernés et précise leurs dates extrêmes.

5. Les documents susceptibles d'être soumis à un délai de protection spécial au sens de l'article 12 de la loi [A] sont signalés.

6. Les documents et leurs contenants doivent être en bon état, classés et clairement identifiés. Ils doivent être accompagnés de leurs instruments de recherche et des éventuels autres outils ou métadonnées nécessaires à leur repérage et à leur compréhension.

7. L'autorité est responsable du transfert des documents et en assume les frais.

8. Après contrôle, un exemplaire du bordereau signé est retourné à l'autorité. Il sert de reçu et d'inventaire provisoire.

← Art. 7 RLArch RÈGLEMENT d’application de la loi du 14 juin 2011 sur l’archivage (RLArch) - But Art. 9 RLArch →