Art. 2 RÈGLEMENT d’application de la loi du 14 juin 2011 sur l’archivage (RLArch) - Définitions

1. On entend dans le présent règlement par

a. autorité : l'une des autorités énumérées à l'article 2 LArch [A] ;

b. instrument de recherche : un outil nécessaire pour identifier, trouver, consulter et comprendre les documents, tel qu'un répertoire, un inventaire, un fichier ou un index, sur support analogique ou électronique ;

c. calendrier de conservation : une liste, organisée logiquement, des différentes catégories de documents créés ou reçus par une autorité, indiquant la durée pendant laquelle ceux-ci doivent être conservés par cette autorité, pour des motifs administratifs ou légaux, et leur sort final à l'échéance de ce délai, soit l'élimination ou le versement aux Archives cantonales vaudoises ;

d. évaluer : déterminer si un document a une valeur archivistique justifiant qu'il soit versé aux Archives cantonales vaudoises ;

e. évaluation : l'action d'évaluer ;

f. verser : transférer aux Archives cantonales vaudoises des documents destinés à y être archivés définitivement ;

g. versement : action de verser ; également, ensemble des documents transférés en une opération ;

h. papiers de corbeille : documents de toutes natures n'ayant pas vocation à être conservés car dépourvus d'intérêt juridique ou administratif, en particulier

1. documents reçus pour information et sans utilité pour l'ouverture d'une procédure ou le traitement d'une affaire,

2. courriers sans importance pour l'activité de l'autorité,

3. pièces inutiles à la compréhension d'un dossier,

4. brouillons, notes et copies de travail, après transcription du texte définitif,

5. doubles de documents conservés,

6. matériel imprimé périmé ou en surnombre ;

i. document électronique : document conservé au moyen de technologies numériques ; il peut s'agir d'un document nativement numérique ou d'un document analogique à l'origine qui a été numérisé.

2. Pour le surplus, les définitions qui figurent à l'article 3 de la loi s'appliquent au présent règlement.

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