Art. 15a RDSt Regolamento dei dipendenti dello Stato (RDSt)

[8] 1 Al capo area e/o ai capi servizio dell’Area della gestione amministrativa della Sezione delle risorse umane, al servizio giuridico del DECS per i docenti cantonali e al segretario comunale o - dove presente - al responsabile delle risorse umane del comune, al segretario generale del Tribunale d’appello, al Segretario generale del Ministero pubblico, al Presidente del Tribunale cantonale di espropriazione, al Presidente della Pretura penale, al Presidente dell’Ufficio del Giudice dei provvedimenti coercitivi, al Presidente della Pretura di Lugano, ai Pretori dei distretti, al Magistrato dei minorenni è conferito il ruolo di responsabili della gestione della documentazione. [9]

2 I responsabili della gestione della documentazione garantiscono in particolare autonomia, imparzialità e confidenzialità.

3 Al momento del decesso o della scomparsa di un dipendente pubblico, il funzionario dirigente o il suo sostituto informano la Sezione delle risorse umane. Quest’ultima coinvolge il responsabile della gestione della documentazione di cui al cpv. 1.

4 I responsabili della gestione della documentazione dispongono la messa in sicurezza

a) della postazione di lavoro elettronica del dipendente, tramite il Centro sistemi informativi;

b) dell’ufficio o della postazione di lavoro del dipendente, tramite il funzionario dirigente o il suo sostituto.

5 Previo ottenimento delle credenziali di accesso da parte del Centro sistemi informativi, i responsabili della gestione della documentazione, congiuntamente con il funzionario dirigente o il suo sostituto, accedono all’ufficio e alla postazione di lavoro elettronica in questione e suddividono la documentazione nelle seguenti categorie

a) documenti ufficiali appartenenti all’unità amministrativa;

b) documenti personali e privati.

6 I documenti inerenti l’adempimento del compito pubblico sono messi a disposizione dell’unità amministrativa.

7 I documenti personali o privati sono conservati secondo la volontà nota o presumibile del dipendente. Nel caso in cui tale volontà non sia nota o presumibile, i documenti vengono conservati presso i responsabili della gestione della documentazione, in forma cartacea o elettronica. La conservazione è garantita per una durata di 10 anni dal momento del decesso o della scomparsa del dipendente, nel rispetto della protezione e della sicurezza dei dati. In seguito, i dati sono distrutti, a meno che non sia pendente una richiesta di accesso conformemente al cpv. 8, oppure una procedura civile, penale o amministrativa.

8 In caso di richiesta di accesso di terzi ai documenti personali e privati, i responsabili della gestione della documentazione vi danno seguito, se è dato un interesse e non vi si oppongono interessi preponderanti di congiunti del dipendente deceduto o di terzi. L’interesse è presunto in caso di stretta parentela o di matrimonio rispettivamente unione domestica registrata con la persona deceduta.

[8] Art. introdotto dal R 21.12.2022; in vigore dal 1.1.2023 - BU 2022, 328.

[9] Cpv. modificato dal R 9.7.2025; in vigore dal 1.8.2025 - BU 2025, 148.

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