Court dismisses urgent suspension request against public tender award based on procedural compliance and scoring criteria.

RAAD VAN STATE, AFDELING BESTUURSRECHTSPRAAK

VOORZITTER VAN DE XIVe KAMER

nr. 262.989 van 15 april 2025

in de zaak A. 244.362/XIV-39.761

In zake: de BV I.

bijgestaan en vertegenwoordigd door advocaat Stijn Van Hulle kantoor houdend te 9930 Lievegem Zomerlaan 1B/0102

bij wie woonplaats wordt gekozen

tegen:

de STAD LEUVEN

bijgestaan en vertegenwoordigd door advocaat Bert Beelen kantoor houdend te 3000 Leuven Justus Lipsiusstraat 24

bij wie woonplaats wordt gekozen

Tussenkomende partij

de BV T.

bijgestaan en vertegenwoordigd door advocaat Jeroen De Coninck kantoor houdend te 2000 Antwerpen Amerikalei 211

bij wie woonplaats wordt gekozen

I. Voorwerp van de vordering

1. De vordering, ingesteld op 11 maart 2025, strekt tot de schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid van de tenuitvoerlegging van “het besluit [van het college van burgemeester en schepenen van de stad Leuven van]

21.02.2025 houdende ‘Gunning (Fase II) ter beschikking stellen van een softwaresysteem om het vakantieaanbod, activiteiten en buitenschoolse

XIV-39.761-1/22

kinderopvang te ondersteunen in een SaaS-formule […] waarbij en waardoor, in samenlezing het gunningsverslag […], de verzoekende partij als tweede regelmatige wordt gerangschikt […]”.

II. Verloop van de rechtspleging

2. Bij beschikking van 13 maart 2025 werd de procedurekalender vastgesteld.

De verwerende partij heeft een nota met opmerkingen en een administratief dossier ingediend.

Met een verzoekschrift van 25 maart 2025 heeft de BV

TACTICS gevraagd om in het administratief kort geding te mogen tussenkomen.

De partijen zijn opgeroepen voor de terechtzitting, die heeft plaatsgevonden op 2 april 2025, om 11.00 uur.

Staatsraad Patricia De Somere heeft verslag uitgebracht.

Advocaat Stijn Van Hulle, die verschijnt voor de verzoekende partij, advocaat Thomas Beelen, die loco advocaat Bert Beelen verschijnt voor de verwerende partij, en advocaat Jeroen De Coninck, die verschijnt voor de tussenkomende partij, zijn gehoord.

Eerste auditeur-afdelingshoofd Ann Eylenbosch heeft een met dit arrest eensluidend advies gegeven.

Er is toepassing gemaakt van de bepalingen op het gebruik der talen, vervat in titel VI, hoofdstuk II, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.

XIV-39.761-2/22

III. Feiten

3.1. De verwerende partij schrijft een overheidsopdracht voor diensten uit met als voorwerp ‘het ter beschikking stellen van een softwaresysteem om het vakantieaanbod, activiteiten en buitenschoolse kinderopvang te ondersteunen in een SaaS-formule’.

De stad Leuven treedt op als aankoopcentrale.

3.2. De opdracht wordt nationaal en Europees bekendgemaakt.

Er wordt gekozen voor de mededingingsprocedure met onderhandeling in de zin van artikel 38, § 1, 1°, c), van de wet van 17 juni 2016

‘inzake overheidsopdrachten’ (hierna: de wet van 17 juni 2016). De procedure bestaat uit twee fasen, een selectiefase en een gunningsfase.

3.3. Op 19 juli 2024 worden zes ondernemingen geselecteerd en vervolgens uitgenodigd om een offerte in te dienen, waarbij hen het bestek wordt bezorgd.

3.4. In deze zaak zijn de volgende bepalingen van het bestek, dat op de opdracht van toepassing is, relevant.

In deel I. ‘Administratieve bepalingen’ wordt in punt I.10

‘Regelmatigheid van de offertes’ bepaald:

“Na opening van de initiële offertes, zullen de offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Indien de niet-definitieve offerte een substantiële of niet-substantiële onregelmatigheid bevat, biedt de aanbesteder de mogelijkheid aan de inschrijver om deze onregelmatigheden te regulariseren.

Deze regularisatie zal voorafgaand aan de onderhandelingen plaatsvinden. Indien een niet-definitieve offerte hierna nog steeds substantiële onregelmatigheden bevat, wordt deze offerte nietig verklaard. De inschrijver wiens offerte een substantiële onregelmatigheid bevat en deze niet regulariseert, kan niet worden toegelaten tot de onderhandelingen.

XIV-39.761-3/22

Indien een definitieve offerte een substantiële onregelmatigheid bevat, wordt deze offerte nietig verklaard. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.”

In punt I.11 worden de gunningscriteria vastgesteld als volgt:

“

Nr Beschrijving Gewicht 1 Prijs 25

Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte)

gewicht van het criterium prijs 2 Functionele bepalingen 35

De behoeften rond de functionele bepalingen, zoals omschreven in het bestek onder punt III.4 en in de tabel in bijlage D - tabblad functionele bepalingen, worden als basis genomen voor de beoordeling.

Voor alle subcriteria geldt dat de offerte minimaal moet voldoen aan de omschreven minimumeisen om beschouwd te worden als een regelmatige offerte. De minimumeisen mogen evenwel door de inschrijver aangevuld worden met elementen die een meerwaarde kunnen betekenen voor de opdracht. Voor de beoordeling wordt een jury samengesteld, die rekening zal houden met alle meerwaarden, voor zover ze door de jury worden aanzien als een meerwaarde.

De plus- en minpunten worden per subcriterium afgewogen om aan elke offerte een globale score toe te kennen, volgens onderstaande beoordelingsparameters:

- perfect: 100% van de punten:

- uitstekend: 90% van de punten;

- zeer goed: 80% van de punten;

- beter dan verwacht: 70% van de punten;

- goed: 60% van de punten;

- voldoende: 50% van de punten;

- matig: 40% van de punten;

- minder dan verwacht: 30% van de punten;

- slecht: 20% van de punten;

- zeer slecht: 10% van de punten;

- onvoldoende: 0% (= substantieel onregelmatige offerte).

Daarna worden de scores per subcriterium opgeteld om te totaalscore te berekenen voor het gunningscriterium ‘functionele bepalingen’ 2.1 Functionele bepalingen front office 15

Alle bepalingen in de tabel (bijlage D) onder de titel ‘front office’ (ref.

OA1 t.e.m. ref. B11) worden in aanmerking genomen voor de beoordeling.

De inschrijver dient zijn aanbod op dit vlak te specifiëren in kolom G en verder te verduidelijken in kolom H van deze tabel en dient de tabel volledig ingevuld toe te voegen aan zijn offerte. Eventuele externe documenten ter staving kunnen worden toegevoegd als aparte bijlage, met duidelijke verwijzing naar de correcte referentienummers uit de tabel.

2.2. Functionele bepalingen back office 10

Alle bepalingen in de tabel (bijlage D) onder de titel ‘back office’ (ref.

XIV-39.761-4/22

KT1 t.e.m. ref. R1) worden in aanmerking genomen voor de beoordeling.

De inschrijver dient zijn aanbod op dit vlak te specifiëren in kolom G en verder te verduidelijken in kolom H van deze tabel en dient de tabel volledig ingevuld toe te voegen aan zijn offerte. Eventuele externe documenten ter staving kunnen worden toegevoegd als aparte bijlage, met duidelijke verwijzing naar de correcte referentienummers uit de tabel.

2.3. Functionele bepalingen mobiele applicatie 10

Alle bepalingen in de tabel (bijlage D) onder de titel ‘mobiele applicatie’ (ref. MA1 t.e.m. ref. MA5) worden in aanmerking genomen voor de beoordeling.

De inschrijver dient zijn aanbod op dit vlak te specifiëren in kolom G en verder te verduidelijken in kolom H van deze tabel en dient de tabel volledig ingevuld toe te voegen aan zijn offerte. Eventuele externe documenten ter staving kunnen worden toegevoegd als aparte bijlage, met duidelijke verwijzing naar de correcte referentienummers uit de tabel.

3 Demo en use cases 15

Er wordt van de inschrijver verwacht dat er een demonstratie wordt gegeven en een aantal use cases rond functionele bepalingen worden uitgewerkt om de algemene werking en de gebruiksvriendelijkheid van de toepassing aan te tonen (zie punt III.1.2).

In de tabel in bijlage D, op de tabbladen ‘functionele bepalingen’ en ‘algemene technische bepalingen’, is omschreven of het aanbod al dan niet gedemonstreerd moet worden (kolom ‘Demo’), Na de opening van offertes wordt minstens de SPOC uitgenodigd voor de demo, waarin dieper wordt ingegaan op het voorstel.

De plus- en minpunten van de demo en/of presentatie worden afgewogen om een globale score toe te kennen volgens onderstaande beoordelingsparameters:

-perfect: 100% van de punten;

-uitstekend: 90% van de punten;

-zeer goed: 80% van de punten;

- beter dan verwacht: 70% van de punten;

-goed: 60% van de punten;

-voldoende: 50% van de punten -matig: 40% van de punten;

-onvoldoende: PDF document ECLI:BE:RVSCE:2025:ARR.262.989