VYHLÁŠKA 92/2013 Z. z. ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Čl. I

Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú

niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

v znení vyhlášky č. 251/2005 Z. z. a vyhlášky č. 242/2007 Z. z. sa mení a dopĺňa takto

1.

§ 2 sa dopĺňa písmenom g), ktoré znie

„g)

pri elektronickom zázname aj úplnosť štruktúrovaných údajov o jeho obsahu, štruktúre

a väzbách elektronického záznamu a jeho správe.“.

2.

V § 4 ods. 2 písm. a) a b) sa za slová „registratúrnymi záznamami“ vkladá slovo „pôvodcu“.

3.

V § 4 ods. 2 písmeno c) znie

„c)

registratúrnymi záznamami pôvodcu III. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti

iných pôvodcov registratúry; tieto registratúrne záznamy spravidla nemajú trvalú dokumentárnu

hodnotu.“.

4.

Doterajší text § 7 sa označuje ako odsek 1 a dopĺňa sa odsekom 2, ktorý znie

„(2)

Pri hodnotení hodnovernosti elektronického záznamu sa prihliada najmä na podpis a

úplnosť štruktúrovaných údajov o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu

a jeho správe definovaných cieľovým alebo zdrojovým informačným systémom, v ktorom

sú spracúvané.“.

5.

V § 9 ods. 3 a § 10 ods. 3 sa slová „na obale registratúrneho záznamu“ nahrádzajú

slovami „na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil“.

6.

V § 10 ods. 2 sa v druhej vete vypúšťajú slová „uložený v registratúrnom stredisku“.

7.

V § 10 ods. 4 sa na konci pripájajú tieto slová: „alebo po splnení podmienky ustanovenej

na začatie jej plynutia v registratúrnom pláne pôvodcu registratúry“.

8.

V § 11 ods.1 sa v prvej vete vypúšťajú slová „uložených v registratúrnom stredisku“

a za druhú vetu sa vkladá nová tretia veta, ktorá znie: „Ak pôvodca registratúry nemal

v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny

plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov

usporiadané podľa pokynov archívu.“.

9.

V § 12 sa odsek 1 dopĺňa písmenom d), ktoré znie

„d)

pri elektronických registratúrnych záznamoch aj úplnosť štruktúrovaných údajov o

ich obsahu, štruktúre, väzbách a správe a schopnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným

spôsobom.“.

10.

§ 13 sa vypúšťa.

11.

V § 14 sa vkladá nový odsek 1, ktorý znie

„(1)

Do archívu sa preberajú iba archívne dokumenty.“.

Doterajšie odseky 1 a 2 sa označujú ako odseky 2 a 3.“.

12.

Za § 14 sa vkladajú § 14a a 14b, ktoré vrátane nadpisov znejú

㤠14a

Preberanie elektronických archívnych dokumentov

(1)

Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky

ustanovené osobitným predpisom.

6a

)

(2)

Preberané elektronické archívne dokumenty obsahujú štruktúrované údaje o ich obsahu,

štruktúre, väzbách a správe definované cieľovým informačným systémom vrátane informácie

o ich hodnovernosti; ak neobsahujú požadované údaje, archív ich s uvedením dôvodu

v elektronickej podobe nepreberie. Takéto archívne dokumenty možno prebrať v listinnej

podobe.

(3)

Do archívu sa preberajú elektronické archívne dokumenty vo formátoch ustanovených

osobitným predpisom.

6b

)

(4)

Pri preberaní elektronických archívnych dokumentov sa overuje ich predpísaný formát

a možnosť ich zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom.

§ 14b

Vyraďovanie archívnych dokumentov pri sprístupňovaní

(1)

Dôvodom vyradenia archívnych dokumentov je najmä

a)

prebranie archívnych dokumentov s rovnakým obsahom a rovnakou formálnou úpravou,

b)

prehodnotenie trvalej dokumentárnej hodnoty archívnych dokumentov.

(2)

Ak je dôvodom vyradenia skutočnosť podľa odseku 1 písm. a), archív si ponechá jeden

archívny dokument a ďalšie archívne dokumenty vyradí.

(3)

Archív po vyradení archívnych dokumentov vyhotoví nový evidenčný list podľa § 35.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 6a a 6b znejú

„6a)

Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre

elektronické informačné systémy na správu registratúry.

6b)

Príloha č. 2 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 136/2009 Z. z. o spôsobe

a postupe používania elektronického podpisu a v obchodnom styku a administratívnom

styku.

§ 20 a 21 výnosu Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z. o štandardoch

pre informačné systémy verejnej správy.“.

13.

V § 24 ods. 2 sa v prvej vete slová „priebežne, minimálne však dva razy za týždeň“

nahrádzajú slovami „jeden raz za týždeň“ a na konci tretej vety sa pripájajú tieto

slová: „a pre uloženie fotografických materiálov 30 % až 50 %“.

14.

V § 24 sa za odsek 2 vkladá nový odsek 3, ktorý znie

„(3)

Na zamedzenie účinku kyslých degradačných činiteľov z papiera na fotografické materiály

(pozitívne, negatívne formy a ostatné fotomechanické a fotochemické tlače a svetlocitlivé

materiály) a na zníženie účinku degradačných činiteľov na digitálne nosiče, ako sú

kompaktné optické disky (CD a DVD), magnetické pásky a ostatné audiovizuálne nosiče

vrátane externých optických diskov, sa tieto materiály, ak je to možné, ukladajú v

ochranných obaloch osobitne v oddelených priestoroch spĺňajúcich podmienky uloženia

podľa odseku 2.“.

Doterajšie odseky 3 až 7 sa označujú ako odseky 4 až 8.

15.

V § 24 ods. 8 sa slová „odsekov 4 až 6“ nahrádzajú slovami „odsekov 3 až 7“.

16.

Za § 24 sa vkladá § 24a, ktorý vrátane nadpisu znie

㤠24a

Ochrana elektronických registratúrnych záznamov a elektronických archívnych dokumentov

(1)

Ochrana elektronických registratúrnych záznamov sa zabezpečuje

a)

vypracovaním bezpečnostných požiadaviek pre hodnotenie elektronických registratúrnych

záznamov z hľadiska informačnej bezpečnosti; to sa nevzťahuje na orgány a zariadenia

verejnej správy,

13a

)

b)

elektronickým informačným systémom na správu registratúry,

c)

umiestnením elektronického informačného systému na správu registratúry a systémov

obsahujúcich dáta spracúvané v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry

v zabezpečených priestoroch,

d)

ochranou údajov prenášaných mimo prostredia, v ktorom je umiestnený elektronický

informačný systém na správu registratúry, pred neoprávneným kopírovaním a pozmeňovaním.

(2)

Bezpečnostné požiadavky obsahujú aj postup pri zistení narušenia alebo podozrenia

na narušenie bezpečnosti elektronického informačného systému na správu registratúry.

(3)

Elektronický informačný systém na správu registratúry na ochranu elektronických registratúrnych

záznamov umožňuje

a)

riadenie prístupov k elektronickým registratúrnym záznamom,

b)

kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,

c)

obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami

pôvodcu registratúry,

d)

zdieľanie častí miesta uloženia elektronického informačného systému na správu registratúry,

e)

zaznamenávanie údajov o jeho správe vrátane údajov o zmene jeho bezpečnostnej charakteristiky.

(4)

Elektronický registratúrny záznam sa hodnotí z hľadiska informačnej bezpečnosti.

Hodnotí sa potreba zachovania jeho hodnovernosti, integrity a dostupnosti. Výsledky

bezpečnostného hodnotenia sa uchovávajú počas celej doby uloženia elektronického registratúrneho

záznamu v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry.

(5)

V závislosti na výsledkoch bezpečnostného hodnotenia elektronického registratúrneho

záznamu a kritériách bezpečnostnej politiky pôvodcu registratúry sa vykoná analýza

bezpečnostných rizík a identifikované bezpečnostné riziká sa zmierňujú primeranými

bezpečnostnými opatreniami. Pre kritické elektronické registratúrne záznamy

13b

), pri ktorých bola pri analýze bezpečnostných rizík identifikovaná potreba vysokej

dostupnosti, sa použijú postupy a opatrenia na riadenie kontinuity činnosti podľa

technickej normy.

13c

)

(6)

Princípy a postupy na ochranu elektronických registratúrnych záznamov upravuje technická

norma.

13c

)

(7)

Ustanovenia odsekov 1 až 6 sa primerane vzťahujú aj na ochranu elektronických archívnych

dokumentov.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 13a až 13c znejú

„13a)

Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 312/2010 Z. z.

13b)

§ 2 písm. r) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z.

13c)

STN ISO/IEC 27002:2006 Informačné technológie. Zabezpečovacie techniky. Pravidlá

dobrej praxe manažérstva informačnej bezpečnosti.“.

17.

V § 29 ods. 1 sa vypúšťajú slová „archívne dokumenty,“.

18.

V § 29 sa za odsek 3 vkladá nový odsek 4, ktorý znie

„(4)

Ústrednú evidenciu tvoria evidencie štátnych archívov, evidencia archívov, zoznam

osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti a evidencia archívnych pomôcok.“.

Doterajší odsek 4 sa označuje ako odsek 5.

19.

§ 32 vrátane nadpisu znie

㤠32

Ústredná evidencia

(1)

Ústredná evidencia sa vedie v elektronickej forme. Štátny archív má prístup do ústrednej

evidencie na vykonanie zápisov do evidenčných listov, ktoré vedie.

(2)

Archívne pomôcky sa vyhotovujú v elektronickej forme a obsahujú najmä informácie

o

a)

vzniku a činnosti pôvodcu archívnych dokumentov,

b)

starostlivosti pôvodcu o registratúrne záznamy a archívne dokumenty,

c)

spôsobe sprístupnenia archívom,

d)

štruktúre a obsahu archívnych dokumentov,

e)

množstve a druhoch archívnych dokumentov.“.

20.

V § 35 ods. 2 písmeno a) znie

„a)

identifikačné údaje súboru archívnych dokumentov, a to číslo evidenčného listu, názov

a identifikátor archívu, názov súboru archívnych dokumentov, meno a priezvisko alebo

názov pôvodcu archívnych dokumentov, časový rozsah vzniku archívnych dokumentov,“.

21.

V § 35 sa odsek 2 dopĺňa písmenami i) až n), ktoré znejú

„i)

identifikátor elektronického súboru archívnych dokumentov z centrálneho úložiska

elektronických archívnych dokumentov,

j)

formát elektronického archívneho dokumentu a jeho verziu,

k)

veľkosť v bajtoch, a to osobitne pre nesprístupnené archívne dokumenty a osobitne

pre sprístupnené archívne dokumenty,

l)

množstvo archívnych dokumentov v bežných metroch, a to osobitne pre nesprístupnené

archívne dokumenty a osobitne pre sprístupnené archívne dokumenty,

m)

identifikačné údaje o archívnej pomôcke, a to evidenčné číslo, druh a názov archívnej

pomôcky, časový rozsah, rok vzniku a meno a priezvisko zhotoviteľa archívnej pomôcky,

n)

klasifikačný kód súboru archívnych dokumentov.“.

22.

V § 38 prvej vete sa slová „vyradenom z evidencie archívu“ nahrádzajú slovami „vyradených

z evidencie archívu alebo o jeho časti“.

23.

V § 40 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Štúdium elektronických kópií archívnych

dokumentov sa umožňuje ich zverejnením na webovom sídle archívu alebo na webovom sídle

zriaďovateľa archívu.“

24.

V § 40 ods. 4 sa za slová „archívnych dokumentov“ vkladajú slová „a elektronické

kópie archívnych dokumentov“.

25.

Za § 43 sa vkladá § 43a, ktorý vrátane nadpisu znie

㤠43a

Prechodné ustanovenie účinné od 1. mája 2013

„

(5)

Archív osvedčuje elektronický archívny dokument na jeho listinnej kópii do zriadenia

elektronického archívu ministerstva.“.

26.

Príloha č. 5 znie

„Príloha č. 5 k vyhláške č. 628/2002 Z. z.

PROTOKOL O KONZERVOVANÍ A REŠTAUROVANÍ ARCHÍVNEHO DOKUMENTU

Prevziať prílohu - Vzor 05

“.

Čl. II

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. mája 2013 okrem čl. I bodu 12 § 14a, bodu 16 §

24a ods.7 a bodu 21 § 35 ods. 2 písm. i) až k), ktoré nadobúdajú účinnosť 1. januára

2014.