VÝNOS 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry

§ 1

Štandardy pre elektronické informačné systémy na správu registratúry

(1)

Týmto výnosom sa ustanovujú štandardy pre elektronické informačné systémy na správu

registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“) pri zabezpečovaní

a)

vzťahu medzi entitami registratúry,

b)

kontroly a bezpečnosti elektronického systému správy registratúry,

c)

zmenového protokolu vedeného k elektronickému systému správy registratúry,

d)

prijímania elektronických záznamov,

e)

hromadného importu elektronických registratúrnych záznamov,

f)

správy elektronickej pošty v elektronickom systéme správy registratúry,

g)

skenovania neelektronických registratúrnych záznamov,

h)

evidovania elektronických registratúrnych záznamov a spisov,

i)

prenosu, exportu a zničenia elektronických registratúrnych záznamov,

j)

vyhľadávania elektronických registratúrnych záznamov,

k)

znázornenia elektronických registratúrnych záznamov,

l)

tlače elektronických registratúrnych záznamov,

m)

režimu vyraďovacieho konania elektronických registratúrnych záznamov,

n)

vykonania odbornej archívnej prehliadky elektronických registratúrnych záznamov,

o)

všeobecných požiadaviek na správu parametrov a konfiguráciu elektronického systému

správy registratúry a správu používateľov,

p)

zmien, vymazávania a anonymizovania elektronických registratúrnych záznamov,

q)

vedenia evidencie neelektronických registratúrnych záznamov,

r)

podpory vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov,

s)

správy elektronických registratúrnych záznamov,

t)

správy agendových spisov,

u)

používania elektronického podpisu a kvalifikovaného elektronického podpisu

1

)

v elektronickom systéme správy registratúry,

v)

prevádzky na geograficky odlišných miestach,

w)

on-line prístupu a vzdialeného prístupu,

x)

uplatnenia bezpečnostných kategórií pri narábaní s entitami registratúry.

(2)

Počítačová aplikácia, ktorá zabezpečuje pracovné procesy súvisiace výlučne s evidovaním

záznamov a spisov, sa nepovažuje za elektronický systém správy registratúry.

(3)

Ak sa elektronický systém správy registratúry využíva aj na správu utajovaných skutočností,

zabezpečuje sa spôsobom podľa osobitného predpisu.

1a

)

§ 2

Vymedzenie základných pojmov

Na účely tohto výnosu sa rozumie

a)

agendou súbor procesov smerujúcich k spracovaniu konkrétneho úradného konania, ktoré

je nutné vykonať kontinuálnym spôsobom spravidla ustanoveným osobitným predpisom,

b)

agendovým informačným systémom systém správy registratúry určený na evidenciu a správu

registratúrnych záznamov a spisov vedených osobitným spôsobom spravidla ustanoveným

osobitným predpisom,

c)

agendovým spisom spis, ktorý je spracovávaný postupom podľa osobitného predpisu,

d)

anonymizovaním úprava elektronických registratúrnych záznamov obsahujúca proces skrytia

určitých informácií v elektronickom registratúrnom zázname, spravidla osobných údajov

a iných neutajovaných citlivých informácií,

e)

autenticitou registratúrneho záznamu vlastnosť registratúrnych záznamov charakterizujúca

jeho pôvodnosť a hodnovernosť;

2

)

autentický elektronický registratúrny záznam je považovaný za pravý bez toho, aby

bola skúmaná jeho hodnovernosť,

f)

bezpečnosťou elektronického registratúrneho záznamu súbor opatrení, ktoré zabezpečia

zachovanie elektronického registratúrneho záznamu, jeho autenticity a integrity,

g)

číslom spisu evidenčný znak spisu v rámci evidencie spisov; jeho štruktúru ustanovuje

osobitný predpis,

2a

)

h)

číslom záznamu evidenčný znak registratúrneho záznamu v rámci evidencie registratúrnych

záznamov,

i)

dedičnosťou schopnosť entity registratúry umožňujúca odovzdanie určitých vlastností

z hierarchicky nadradenej entity registratúry na hierarchicky podriadenú entitu registratúry,

j)

dobou konfigurácie časový okamih v životnom cykle elektronického systému správy registratúry,

v ktorom sú ustanovené alebo zmenené jeho parametre,

k)

druhom registratúrneho záznamu vecne osobitná charakteristika opisujúca registratúrny

záznam, ktorá umožňuje elektronickému systému správy registratúry, aby spravoval elektronické

registratúrne záznamy rovnakého druhu zhodne a ustanoveným spôsobom,

l)

elektronickým systémom správy registratúry informačný systém určený na uloženie a

správu elektronických registratúrnych záznamov; jeho integrálnou súčasťou je aj počítačová

aplikácia zabezpečujúca pracovné procesy súvisiace so správou registratúry,

m)

elektronickým registratúrnym strediskom funkčná zložka elektronického systému správy

registratúry určená na uloženie a ochranu elektronických registratúrnych záznamov

pre potreby pôvodcu registratúry až do vyraďovacieho konania v rámci informačných

činností tvorených týmto systémom,

n)

entitou registratúry registratúrny záznam, spis alebo vecná skupina spisov,

o)

exportom elektronického registratúrneho záznamu proces vytvorenia jeho kópie vrátane

jeho metadát na účel premiestnenia vzniknutej kópie do iného systému,

p)

históriou entity registratúry záznam o správe entity registratúry v priebehu času

obsahujúci údaje zaznamenané v metadátach elektronického registratúrneho záznamu,

ktoré deklarujú kontinuálnym spôsobom nakladanie s entitou registratúry pri výkone

správy registratúry,

q)

jednoznačným identifikátorom entity registratúry znak pevne spojený s entitou registratúry

zaisťujúci jej nezameniteľnosť a jedinečnosť; môže ním byť číslo spisu alebo číslo

záznamu,

r)

kritickým registratúrnym záznamom registratúrny záznam zásadného významu, ktorý je

nevyhnutný pre schopnosť pôvodcu registratúry pokračovať v pracovnej činnosti, a to

s prihliadnutím na zachovanie jeho pripravenosti na plnenie svojich úloh a s prihliadnutím

na vytvorené predpoklady vyrovnať sa s následkami mimoriadnych udalostí alebo krízových

stavov alebo ochrániť svoje dlhodobé hospodárske a právne záujmy,

s)

metadátami entity registratúry dáta opisujúce kontext, obsah a štruktúru entity registratúry

a ich správu v priebehu času,

t)

používateľom vopred určený zamestnanec alebo skupina zamestnancov, ktorému bol udelený

súhrn funkčných oprávnení pri používaní elektronického systému správy registratúry,

u)

prenosom proces premiestnenia entít spolu s ich metadátami do iného systému; účelom

prenosu je najmä previesť vybrané elektronické registratúrne záznamy do archívu na

trvalé uloženie alebo do externého elektronického registratúrneho strediska,

v)

prijímaním záznamu úkon elektronického systému správy registratúry, ktorým sa záznam

deklaruje ako záznam; súčasťou prijímania záznamu sú činnosti spojené s uložením a

zatriedením elektronického registratúrneho záznamu v elektronickom systéme správy

registratúry, najmä jeho označenie, evidencia a pridanie metadát,

w)

registratúrnou značkou označenie entity registratúry, ktoré určuje jej jednoznačné

miesto v hierarchii registratúrneho plánu; je tvorená hlavným znakom v hierarchii

najvyššie postavenej materskej vecnej skupiny, znakmi dcérskych vecných skupín nižšie

umiestnených v hierarchii registratúrneho plánu až do dosiahnutia najbližšej entity

registratúry,

x)

režimom vyraďovania ustanovený systém vyraďovania entít registratúry, ktorý zahŕňa

predloženie návrhu na vyradenie, po jeho schválení príslušným štátnym archívom automatické

zničenie elektronických registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty

a prevod elektronických registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou

do archívu; pri vyraďovaní sa vyhodnocujú metadáta a obsah elektronického registratúrneho

záznamu,

y)

schvaľovateľom registratúrneho záznamu osoba zodpovedná v rámci svojich oprávnení

udelených pôvodcom registratúry za obsah elektronického registratúrneho záznamu,

z)

správcom registratúry fyzická osoba, ktorá je používateľom elektronického systému

správy registratúry a boli jej pridelené špeciálne oprávnenia; správca registratúry

je zodpovedný za správu registratúry u pôvodcu registratúry; rola správcu registratúry

môže byť pridelená viacerým fyzickým osobám,

aa)

trvalými metadátami určená množina metadát entity registratúry, ktorá zostane zachovaná

po zničení alebo prenose entity registratúry a je dokladom, že entita registratúry

bola spravovaná elektronickým systémom správy registratúry,

ab)

úložnou jednotkou jednotka na ukladanie registratúrnych záznamov a spisov,

ac)

uzatvorením spisu proces, v dôsledku ktorého je znemožnené vkladanie ďalších registratúrnych

záznamov do spisu alebo vyberanie existujúcich registratúrnych záznamov zo spisu,

ad)

verziou záznamu kódové označenie stavu záznamu v určitej fáze jeho životného cyklu;

verziou je spravidla jeden z návrhov záznamu alebo konečný záznam; v niektorých prípadoch

dokončené záznamy existujú v niekoľkých verziách,

ae)

vymazaním proces fyzického vymazania entít alebo ich vylúčenie z ďalšieho spracovania

v elektronickom systéme správy registratúry so zachovaním možnosti rekonštrukcie entity

registratúry,

af)

záznamom každá písomná, obrazová, zvuková alebo inak zaznamenaná informácia, ktorá

bola vytvorená pôvodcom alebo bola pôvodcovi registratúry doručená,

ag)

zmenovým protokolom súbor informácií o operáciách vykonaných v elektronickom systéme

správy registratúry umožňujúci rekonštrukciu histórie týchto operácií a kontrolu vykonaných

operácií,

ah)

znázornením interpretácia elektronického registratúrneho záznamu zrozumiteľná pre

používateľa, ktorá je uskutočnená najmä vo forme vizualizácie na obrazovke, tlačového

výstupu, zvukovej prezentácie alebo multimediálnej prezentácie,

ai)

zničením proces likvidácie elektronického záznamu a elektronického registratúrneho

záznamu, ktorý znemožňuje ich rekonštrukciu a identifikáciu ich obsahu.

§ 3

Štandardy pre elektronický systém správy registratúry

(1)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry sú uvedené v

prílohe č. 1

.

(2)

Základné vzťahy medzi entitami registratúry umožňujú v rámci registratúry pôvodcu

zaraďovanie registratúrnych záznamov spolu s ich prílohami do spisov a zaraďovanie

spisov do vecných skupín. Model vzťahov medzi entitami registratúry a popis základných

vzťahov medzi nimi je uvedený v

prílohe č. 2

.

(3)

Súbor entít má v závislosti od pôvodcu registratúry rôznu štruktúru členenia. Model

štruktúry členenia súboru entít je uvedený v

prílohe č. 3

.

§ 4

Podmienky kontroly a bezpečnosti elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Programové vybavenie elektronického systému správy registratúry umožňuje

a)

kontrolu povolenia prístupu k elektronickým registratúrnym záznamom,

b)

obmedzenie prístupu pre externých používateľov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami

pôvodcu registratúry,

c)

zdieľanie častí miesta uloženia elektronického systému správy registratúry.

(2)

Na zabezpečenie prístupu v elektronickom systéme správy registratúry a na podporu

obnovy dát možno v prípadoch ustanovených správcom registratúry uložiť v zmenovom

protokole informácie o každom nahliadnutí do elektronických registratúrnych záznamov

a informácie o iných činnostiach týkajúcich sa elektronických registratúrnych záznamov,

ako aj súvisiacich záznamov.

(3)

Na správu prístupu k elektronickému systému správy registratúry sú vytvorené organizačné

a technické opatrenia, ktoré umožnia pôvodcovi registratúry kontrolovať prístup k

ním spravovaným elektronickým registratúrnym záznamom. Tieto organizačné a technické

opatrenia obsahujú najmä špecifikáciu bezpečnostných opatrení a pravidlá ich vykonávania

tak, že prístup k elektronickému registratúrnemu záznamu je poskytovaný v súvislosti

s pracovnou pozíciou, ktorú fyzická osoba u pôvodcu registratúry plní.

(4)

Ako zápis uskutočnených operácií týkajúcich sa elektronického systému správy registratúry

sa vyhotovuje zmenový protokol. Zmenový protokol zahŕňa operácie vykonané používateľmi

alebo správcom registratúry alebo operácie, ktoré spustí automaticky elektronický

systém správy registratúry na základe parametrov systému. Zmenový protokol umožňuje

vyhľadať, identifikovať alebo rekonštruovať činnosť elektronického systému správy

registratúry, jednotlivých používateľov v systéme a histórii entít.

(5)

Elektronický systém správy registratúry pravidelne zálohuje elektronické registratúrne

záznamy a metadáta tak, aby boli okamžite obnoviteľné v prípade ich straty, pri poruche

systému, nepredvídateľnej udalosti alebo narušenej bezpečnosti systému.

(6)

Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje tieto samostatné zálohovacie

operácie

a)

plné zálohovanie, ktorým sa zálohujú všetky dáta vedené v systéme,

b)

nevyhnutné zálohovanie, ktorým sa zálohujú iba konfigurácie elektronického systému

správy registratúry a elektronické registratúrne záznamy a spisy označené ako „Kritické“;

nevyhnutné zálohy systém ukladá na iné médiá, ako sú médiá využívané na zálohovanie

plných záloh.

(7)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry v rámci kontroly a

bezpečnosti sú uvedené v

prílohe č. 1 bodoch 2 až 4

.

§ 5

Podmienky prijímania elektronických záznamov

(1)

Proces prijímania záznamu v elektronickom systéme správy registratúry zahŕňa jeho

kontrolu a umožňuje používateľom

a)

prijímať bez zmeny obsahu elektronické záznamy bez ohľadu na ich dátový formát, metódu

kódovania alebo iné technické charakteristiky,

b)

zabezpečiť vloženie elektronického registratúrneho záznamu do spisu a pre zaradenie

do viacerých spisov vytvoriť kópie elektronického záznamu,

c)

zabezpečiť vecne správne zaradenie spisu v registratúre podľa registratúrneho plánu.

(2)

Proces prijímania záznamu musí umožňovať znázornenie elektronických záznamov vo formátoch

podľa osobitného predpisu.

2b

)

(3)

Prijímanie záznamov sa v elektronickom systéme správy registratúry môže uskutočniť

rôznymi spôsobmi, najmä

a)

hromadným importom záznamov z kompatibilného dokument manažment systému,

b)

hromadným importom záznamov z kompatibilného elektronického systému správy registratúry,

c)

ako jeden kompatibilný dátový súbor obsahujúci sériu záznamov rovnakého typu,

d)

ako záznamy z kompatibilného snímacieho alebo znázorňovacieho systému,

e)

ako záznamy zo zložiek operačného systému,

f)

priebežným importom z prístupových miest určených osobitným predpisom,

2c

)

g)

priebežným importom z agendového informačného systému.

(4)

Pri hromadnom importe elektronický systém správy registratúry prijíma elektronický

registratúrny záznam a jeho metadáta ako pri procese prijímania záznamu. V procese

hromadného importu môže preto dochádzať k rozšíreniu registratúrneho plánu alebo prijímania

informácií zmenového protokolu.

(5)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť

vytváranie elektronického registratúrneho záznamu ustanoveného druhu výlučne špecifikovaným

skupinám používateľov podľa ich pracovných potrieb.

(6)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry definovať

jeden druh elektronického registratúrneho záznamu ako predvolený, používaný spravidla

všetkými používateľmi, ktorí sú oprávnení prijímať elektronické registratúrne záznamy.

(7)

Pri projektovaní implementácie elektronického systému správy registratúry sa má v

rámci správy registratúry prihliadať na podmienky ďalšieho spracovania registratúrnych

záznamov v neelektronickej podobe. Pri projektovaní treba uvážiť najmä

a)

existujúce neelektronické registratúrne záznamy, na ktoré bude elektronický systém

správy registratúry odkazovať v súvislosti s elektronickými registratúrnymi záznamami,

b)

neelektronické registratúrne záznamy, ktoré pôvodca registratúry naďalej prijíma

alebo vytvára, ale ktoré požaduje viesť v elektronickom systéme správy registratúry

v elektronickej podobe.

(8)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prijímaniu

elektronických záznamov, ich hromadnému importu, k správe e-mailov a skenovaniu a

znázorňovaniu záznamov sú uvedené v

prílohe č. 1 bodoch 5 až 8

.

§ 6

Evidovanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Evidovanie je zaznamenávanie doručených a odoslaných elektronických záznamov v evidencii

na získanie jednoznačného prehľadu a umožnenie ich kontroly v režime správy registratúry.

Evidovaním vzniká evidencia doručených elektronických záznamov alebo vlastných elektronických

registratúrnych záznamov a evidencia spisov. Ďalej vzniká záznam o životnom cykle

elektronického registratúrneho záznamu, jeho vložení do spisu, jeho vybavení a záznam

o uzavretí spisu.

(2)

Evidencia elektronických záznamov ustanovuje požiadavky na ich identifikáciu (číslo

záznamu a číslo spisu). Jednoznačná identifikácia elektronického registratúrneho záznamu

v elektronickom systéme správy registratúry sa zároveň určuje jednoznačným identifikátorom

záznamu, ktorý je generovaný elektronickým systémom správy registratúry a registratúrnou

značkou.

(3)

V mieste a čase doručenia elektronického záznamu sa automaticky v evidencii elektronických

záznamov zaznamená jednoznačný identifikátor, dátum prijatia a spravidla adresa odosielateľa.

(4)

V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri elektronických registratúrnych

záznamoch v elektronickom systéme správy registratúry povinne znázorňujú položky uvedené

v

prílohe č. 1 bode 9.1

.

(5)

V evidencii elektronických registratúrnych záznamov sa pri spise povinne znázorňujú

všetky položky uvedené v

prílohe č. 1 bode 9.4

.

(6)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k evidovaniu

elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v

prílohe č. 1 bode 9

.

§ 6a

Tvorba a odosielanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Tvorba elektronických registratúrnych záznamov sa zabezpečuje prostredníctvom

a)

elektronického formulára podľa osobitného predpisu,

2d

)

b)

systémovej šablóny vytvorenej vo formáte podľa osobitného predpisu.

2b

)

(2)

Prílohy elektronických registratúrnych záznamov nemusia byť vytvorené prostredníctvom

elektronického formulára, a to ani vtedy, ak je takto vytvorený elektronický registratúrny

záznam, ku ktorému patria. Formáty príloh ustanovuje osobitný predpis.

2b

)

(3)

Elektronické formuláre používané na tvorbu elektronických registratúrnych záznamov

sa do elektronického systému správy registratúry vkladajú. Vytváranie systémových

šablón na tvorbu dokumentov umožňuje elektronický systém na správu registratúry.

(4)

Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje odosielanie elektronických registratúrnych

záznamov prostredníctvom prístupových miest podľa osobitného predpisu.

2c

)

(5)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k tvorbe

a odosielaniu elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v

prílohe č. 1 bodoch 22.16 až 22.19

.

§ 7

Uchovávanie, export a zničenie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Elektronický registratúrny záznam je v elektronickom systéme správy registratúry

uchovávaný až do odovzdania do trvalej archívnej starostlivosti archívu alebo zničenia

po rozhodnutí o jeho trvalej dokumentárnej hodnote vo vyraďovacom konaní a do odstránenia

všetkých odkazov naň.

(2)

Používateľom je umožnené exportovať elektronické registratúrne záznamy z elektronického

systému na správu registratúry do iného pracovného prostredia bez ich zmeny alebo

zmeny ich metadát.

(3)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uchovávaniu,

exportu a zničeniu elektronických registratúrnych záznamov a vo vzťahu k odkazom medzi

entitami registratúry sú uvedené v

prílohe č. 1 bodoch 10 a 11

.

§ 8

Vyhľadávanie a znázorňovanie elektronických registratúrnych záznamov a spisov

(1)

Súčasťou elektronického systému správy registratúry je funkcia vyhľadávať a znázorňovať

spisy a registratúrne záznamy. Táto funkcia je konfigurovateľná podľa potrieb pôvodcu

registratúry.

(2)

Používateľ môže použiť pri vyhľadávaní ako podmienky vyhľadávania akúkoľvek kombináciu

metadát alebo obsah elektronického registratúrneho záznamu. V evidencii elektronických

registratúrnych záznamov sa vyhľadáva a radí najmä podľa

a)

identifikácie spisu (agendového spisu),

b)

čísla záznamu,

c)

jednoznačného identifikátora,

d)

vlastníka, schvaľovateľa alebo spracovateľa,

e)

názvu entity registratúry,

f)

dátumu odoslania,

g)

dátumu prijatia,

h)

označenia a identifikácie záznamu vykonaných odosielateľom,

i)

názvu záznamu, spisu, agendového spisu,

j)

plne určenej registratúrnej značky spisu alebo agendového spisu,

k)

podľa názvu alebo priezviska odosielateľa,

l)

režimu vyraďovania.

(3)

Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje znázornenie elektronických registratúrnych

záznamov vo formátoch podľa osobitného predpisu;

2b

)

prezentáciu súborov môže zabezpečovať aj prostredníctvom externej aplikácie alebo

externého informačného systému.

(4)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyhľadávaniu,

znázorňovaniu a tlači elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v

prílohe č. 1 bodoch 12 až 14

.

§ 9

Vyraďovanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Vyraďovanie elektronického registratúrneho záznamu sa riadi režimom vyraďovania spisu,

do ktorého elektronický registratúrny záznam patrí. Režim vyraďovania určuje vecnej

skupine registratúrnych záznamov registratúrny plán pôvodcu registratúry.

(2)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vyraďovaniu

elektronických registratúrnych záznamov sú uvedené v

prílohe č. 1 bodoch 15 a 16

.

§ 10

Správcovská rola

(1)

Správcovskú rolu v elektronickom systéme správy registratúry plní správca registratúry.

(2)

Správca registratúry sleduje činnosť a stav elektronického systému správy registratúry

prostredníctvom stavových hlásení o správe a štatistických a jednorazových správ.

To platí v celom elektronickom systéme správy registratúry a vzťahuje sa na

a)

registratúrny plán,

b)

spis,

c)

aktivitu používateľov,

d)

prístupové a bezpečnostné oprávnenia,

e)

výber elektronických registratúrnych záznamov označených znakom hodnoty „A“.

(3)

Úlohy správcu registratúry vo vzťahu k bezpečnosti elektronického systému správy

registratúry sú ustanovené bezpečnostnou politikou pôvodcu registratúry.

(4)

Príklady rolí v rámci elektronického systému správy registratúry sú uvedené v

prílohe č. 4

.

(5)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k všeobecným

požiadavkám na správu parametrov, správu a konfiguráciu systému, správu používateľov

a hláseniam o stave sú uvedené v

prílohe č. 1 bodoch 17 a 18

.

§ 11

Zmeny, vymazávanie, zničenie a anonymizovanie elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Schválený elektronický registratúrny záznam nemožno zmeniť ani vymazať; to neplatí,

ak ide o vyraďovacie konanie, ak tak ustanoví osobitný predpis alebo ak ide o odstránenie

chýb v správe registratúry.

(2)

Ak sú entity registratúry vylúčené z ďalšieho spracovania, sú ďalej uchované v elektronickom

systéme správy registratúry v nezmenenej podobe so sprievodným zápisom v metadátach,

ale pre používateľov sú tieto entity registratúry pre zmeny neprístupné.

(3)

Anonymizovanie sa vykonáva na kópii elektronického registratúrneho záznamu s cieľom

skrytia určitých informácií v elektronickom registratúrnom zázname. Elektronický systém

správy registratúry uloží pôvodný elektronický registratúrny záznam i jeho kópiu;

kópia má byť označená ako kópia a nesmie nahrádzať pôvodný elektronický registratúrny

záznam.

(4)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k zmenám,

vymazávaniu, zničeniu a anonymizovaniu elektronických registratúrnych záznamov sú

uvedené v

prílohe č. 1 bode 19

.

§ 12

Evidovanie a správa neelektronických registratúrnych záznamov

(1)

Pôvodca registratúry v elektronickom systéme správy registratúry vedie aj evidenciu

neelektronických registratúrnych záznamov.

(2)

Spis môže obsahovať akúkoľvek kombináciu elektronických registratúrnych záznamov

a neelektronických registratúrnych záznamov.

(3)

Na zabezpečenie správy neelektronických registratúrnych záznamov elektronický systém

správy registratúry umožňuje prijať a spravovať ich metadáta. Tieto metadáta umožňujú

správcovi registratúry a používateľom za podmienky platnosti kontroly prístupu vyhľadávať,

sledovať, vybrať a posudzovať profilové údaje o listinných (neelektronických) registratúrnych

záznamoch a ich znázornenia (elektronický obraz) a prideľovať k nim prístupové práva

rovnakým spôsobom ako k elektronickým registratúrnym záznamom.

(4)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k vedeniu

evidencie a podpore vyraďovania neelektronických registratúrnych záznamov sú uvedené

v

prílohe č. 1 bodoch 20 a 21

.

§ 13

Požiadavky na správu elektronických registratúrnych záznamov

(1)

Elektronický systém správy registratúry poskytuje integrované riešenie s dokument

manažment systémom.

(2)

Elektronický systém správy registratúry zabezpečuje v procese obehu elektronických

spisov alebo elektronických registratúrnych záznamov medzi používateľmi, organizačnými

zložkami pôvodcu registratúry a aplikačnými programami, ako aj v procese ich spracovania

najmä

a)

riadenie zásadných procesov, ako je príjem elektronických registratúrnych záznamov,

ich vytváranie, zakladanie spisov alebo odstraňovanie týchto entít,

b)

kontrolu elektronických registratúrnych záznamov pred príjmom,

c)

riadenie pohybu elektronických registratúrnych záznamov alebo spisov od používateľa

k používateľovi ku konkrétnym operáciám,

d)

upozornenie používateľov na dostupnosť elektronických registratúrnych záznamov,

e)

distribúciu elektronických registratúrnych záznamov,

f)

správu elektronických registratúrnych záznamov prostredníctvom procesov práce s agendovými

spismi.

(3)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje spravovať rôzne verzie elektronického

registratúrneho záznamu ako jedinú entitu registratúry.

(4)

Ak sa elektronický záznam prijal do elektronického systému správy registratúry alebo

odoslal z elektronického systému správy registratúry alebo do dokument manažment systému

prostredníctvom elektronickej podateľne, platí pre elektronický záznam a pre činnosti

elektronickej podateľne osobitný predpis.

3

)

(5)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe

elektronických registratúrnych záznamov a pracovným postupom sú uvedené v

prílohe č. 1 bode 22

.

§ 14

Správa agendových spisov

(1)

Elektronický systém správy registratúry je konfigurovaný tak, aby umožnil existenciu

používateľskej roly „spracovateľ agendových spisov“ so špecifickými prístupovými oprávneniami

pre vecné skupiny spisov evidovaných a spracovávaných v agendových informačných systémoch.

(2)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k správe

agendových spisov sú uvedené v

prílohe č. 1 bode 23

.

§ 15

Použitie elektronického podpisu a časovej pečiatky

(1)

V elektronickom systéme správy registratúry môže byť elektronický registratúrny záznam

podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom.

(2)

Elektronický registratúrny záznam môže byť v uzatvorenom systéme podpísaný zdokonaleným

elektronickým podpisom alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom, alebo zabezpečený

elektronickým podpisom nižšej úrovne bezpečnosti ako je zdokonalený elektronický podpis,

napríklad autorizačným kódom. Autorizačný kód je jednorazový kód na autorizáciu,

5

)

má podobný účel ako zdokonalený elektronický podpis, vytvorí sa namiesto asymetrického

kľúča na základe symetrického kľúča a elektronického dokumentu, pričom jeho vytvorenie

na základe iného elektronického dokumentu a kľúča je technicky nepravdepodobné, ale

možné, a kľúč použitý na validáciu je možné zneužiť pri jeho slabej ochrane na vyhotovenie

falošných podpisov, keďže je k nemu prístup v čase validácie. Takýto elektronický

registratúrny záznam pri exporte alebo prenose údajov stráca ochranu.

(3)

Na zistenie existencie dát vo vzťahu k spracúvanému časovému údaju sa používa časová

pečiatka,

6

)

ktorá je dátovou správou vydanou kvalifikovaným poskytovateľom dôveryhodných služieb

7

)

spájajúcou interval dátumu a času s údajmi hodnoverným spôsobom, čím tvorí dôkaz

o existencii týchto iných údajov v danom čase.

(4)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu ku kvalifikovanému

elektronickému podpisu sú uvedené v

prílohe č. 1 bode 24

.

§ 16

Vzdialený prístup

(2)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k prevádzke

elektronického systému správy registratúry na geograficky oddelených miestach a vzdialenému

prístupu sú uvedené v

prílohe č. 1 bode 25

.

§ 17

Uplatnenie bezpečnostných kategórií

(1)

Bezpečnostné nastavenia elektronického systému správy registratúry zohľadňujú obmedzenia

prístupu na základe bezpečnostných kategórií v súlade s bezpečnostnými opatreniami,

8

)

pôvodcu registratúry.

(2)

Podrobné štandardy pre elektronický systém správy registratúry vo vzťahu k uplatneniu

bezpečnostných kategórií sú uvedené v

prílohe č. 1 bode 26.

§ 18

Tvorba a správa systémových a iných hodnôt

(1)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje používať trvalé implicitné hodnoty

na zápis dát tam, kde je to vhodné. Implicitnými hodnotami sú spravidla

a)

hodnoty definované používateľom,

b)

štandardné hodnoty definované správcom registratúry,

c)

hodnoty odvodené z kontextu vykonávanej činnosti (napríklad dátum, odkaz na spis,

používateľ).

(2)

Elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry konfigurovať

ponukové zoznamy, z ktorých používateľ vyberá hodnoty metadát na ich zápis.

§ 19

Dokumentácia životného cyklu elektronického systému správy registratúry

(1)

Registratúrne záznamy s údajmi o elektronickom systéme správy registratúry sú počas

jeho životného cyklu ukladané do spisu o elektronickom systéme správy registratúry.

O elektronickom systéme správy registratúry sa vedú, dopĺňajú a aktualizujú údaje

aj v elektronickom spise, a to po celú dobu jeho životného cyklu.

(2)

Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje evidenčný list, v ktorom

sú uvedené

a)

názov elektronického systému správy registratúry ako obchodného produktu,

b)

obchodné meno dodávateľa elektronického systému správy registratúry,

c)

dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do skúšobnej prevádzky,

d)

dátum uvedenia elektronického systému správy registratúry do riadnej prevádzky,

e)

informácie o významných zmenách elektronického systému správy registratúry a čase

ich vykonania,

f)

dátum ukončenia prevádzky elektronického systému správy registratúry,

g)

technická charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä použité

technológie a databázy,

h)

vecná charakteristika elektronického systému správy registratúry, najmä určenie časti

agendy pôvodcu registratúry, na ktorú sa vzťahuje,

i)

prehľad právnych predpisov vzťahujúcich sa na obsah elektronického systému správy

registratúry,

j)

údaje o prístupe verejnosti k elektronickému systému správy registratúry,

k)

prehľad správcovských rolí a správcov registratúry a ich zaradenie v organizačnej

štruktúre pôvodcu registratúry,

l)

prehľad používateľských rolí a ich charakteristika.

(3)

Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje

a)

doklady o nadobudnutí, právnom titule a podmienkach jeho používania a dokumentáciu

o zavedení elektronického systému správy registratúry u pôvodcu registratúry vrátane

odovzdávacích protokolov,

b)

analytickú a projektovú dokumentáciu,

c)

obsahuje systémovú príručku,

d)

používateľské príručky pre všetky používateľské a správcovské roly.

(4)

Spis o elektronickom systéme správy registratúry obsahuje kópie vnútorných predpisov,

ktorými sú ustanovené pravidlá na jeho prevádzku, napríklad registratúrny poriadok

a registratúrny plán.

§ 20

Všeobecné požiadavky na metadáta elektronického systému správy registratúry

(1)

Všeobecnými požiadavkami na metadáta elektronického systému správy registratúry sú

a)

elektronický systém správy registratúry neobmedzuje počet prvkov metadát povolených

pre každú entitu registratúry,

b)

elektronický systém správy registratúry je nakonfigurovaný tak, aby metadáta boli

spracovávané automaticky,

9

)

c)

elektronický systém správy registratúry podporuje najmä tieto formáty prvkov metadát

1.

abecedné,

2.

alfanumerické,

3.

numerické,

4.

časové,

5.

logické (typu „ÁNO/NIE“),

d)

elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry určiť, ktorý

prvok metadát je povinný a ktorý voliteľný,

e)

elektronický systém správy registratúry umožňuje automatické dedenie hodnôt prvkov

metadát z najbližšej vyššej úrovne v hierarchii registratúrneho plánu,

f)

elektronický systém správy registratúry umožňuje získať hodnoty metadát

1.

zo softvérovej aplikácie vytvárajúcej záznamy,

2.

z operačného systému,

3.

zo sieťového softvéru,

4.

od používateľa v čase príjmu,

5.

na základe pravidiel definovaných na účely generovania metadát systémom v čase príjmu,

g)

elektronický systém správy registratúry podporuje kontrolu platnosti metadát, ak

sú metadáta zapísané používateľmi alebo sú importované, a to najmä formát obsahu metadát

a rozpätie hodnôt,

h)

elektronický systém správy registratúry spravidla umožňuje správcovi registratúry

pre hodnoty vkladaných metadát konfigurovať každý prvok tak, aby podporoval použitie

1.

trvalej, používateľom definovanej štandardnej hodnoty,

2.

preddefinovanej hodnoty,

3.

aktuálneho dátumu (len pre časové prvky),

4.

prázdneho prvku,

i)

elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry obmedziť

vykonávanie zmien v hodnotách metadát,

j)

elektronický systém správy registratúry umožňuje správcovi registratúry zmenu konfigurácie

metadát, ktoré sú zaznamenávané do zmenového protokolu.

(2)

Prvok metadát je definovaný na základe funkčných požiadaviek na elektronický systém

správy registratúry. Prvok metadát je identifikovaný týmito atribútmi

a)

formát a dĺžka poľa,

b)

povinnosť (záväzné alebo voliteľné),

c)

zdroj dát,

d)

charakter kontroly platnosti,

e)

pravidlá dedičnosti,

f)

pravidlá preddefinovaných hodnôt na zápis dát.

Atribúty môžu byť upravené osobitným predpisom.

(3)

Prvky metadát entít sú uvedené v

prílohe č. 5

.

§ 21

Prechodné ustanovenie

Na elektronické systémy správy registratúry používané orgánmi verejnej správy pred

1. februárom 2012 sa ustanovenia výnosu vzťahujú od 1. januára 2013.

§ 21a

Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. júla 2021

Na elektronické systémy správy registratúry posúdené do 30. júna 2021 sa toto opatrenie

vzťahuje od 1. júla 2022.

§ 22

Účinnosť

Tento výnos nadobúda účinnosť 1. februára 2012.