VYHLÁŠKA 49/2019 Z. z. ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu

Čl. I

Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č.

410/2015

Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe

spisu sa mení a dopĺňa takto

1.

Poznámka pod čiarou k odkazu 3 znie

„

3

) § 15 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie

na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách).“.

2.

V § 2 ods. 1 sa vypúšťa druhá veta vrátane poznámky pod čiarou k odkazu 4.

3.

V § 2 odseky 2 a 3 znejú

„(2)

Elektronický systém správy registratúry je prepojený s elektronickou podateľňou

4

) a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare,

v akom bol doručený.

(3)

Pôvodca skontroluje obsah, formát,

4a

) bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky

zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky

zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa

informuje.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 4 a 4a znejú

„

4

) § 60f ods. 1 zákona č.305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.

4a

) § 3 písm. h) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.“.

4.

V § 3 odseky 1 a 2 znejú

„(1)

Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisom

4b

) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou,

4c

) ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatka,

4d

) overí sa ich platnosť spôsobom ustanoveným v osobitnom predpise,

5

) ak tieto údaje neboli overené elektronickou podateľňou.

(2)

Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej

elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo

pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním

výsledku overenia v elektronickom systéme správy registratúry. Doručená technická

správa sa nepovažuje za elektronický záznam.“.

Poznámky pod čiarou k odkazom 4b až 5 znejú

„

4b

) Čl. 3 ods. 12 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných

službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES

(Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).

4c

) Čl. 3 ods. 27 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.

4d

) Čl. 3 ods. 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014.

5

) Zákon č. 272/2016 Z. z.“.

5.

V § 4 ods. 1 druhej vete sa za slovo „inej“ vkladá slovo „právnickej“.

6.

V § 4 ods. 3 prvej vete sa slovo „pošty“ nahrádza slovami „poštového podniku“.

7.

V § 5 ods. 1 písm. c) sa na konci vkladá bodkočiarka a pripájajú sa tieto slová

„to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky“.

8.

V § 5 ods. 2 úvodnej vete sa za slovo „neotvára“ vkladá slovo „neelektronickú“.

9.

§ 5 sa dopĺňa odsekom 6, ktorý znie

„(6)

Ak je doručená elektronická zásielka určená viacerým adresátom, zaraďuje sa do obehu

vytvorením jej elektronických kópií.“.

10.

V § 6 sa za odsek 4 vkladá nový odsek 5, ktorý znie

„(5)

Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa

v pravom hornom rohu slovom „kópia“, pod ktorým sa uvedie číslo pôvodného prijatého

elektronického záznamu z registratúrneho denníka alebo inej evidencie; kópia sa odtlačkom

prezentačnej pečiatky neoznačuje.“.

Doterajší odsek 5 sa označuje ako odsek 6.

11.

V § 7 ods. 1 sa na konci pripájajú tieto slová: „vrátane registratúrnych záznamov

obsahujúcich utajované skutočnosti (ďalej len „utajované registratúrne záznamy“),

ak osobitný predpis

9a

) neustanovuje inak.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 9a znie

„

9a

) § 9 vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 48/2019 Z. z., ktorou sa ustanovujú

podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností.“.

12.

§ 7 sa dopĺňa odsekom 9, ktorý znie

„(9)

Pri evidovaní odoslaného elektronického záznamu, ktorý je rozhodnutím, sa použije

referenčný identifikátor druhu rozhodnutia.“.

13.

V § 8 ods. 2 sa na konci pripája táto veta: „Ak sú v registratúrnom denníku evidované

utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce utajované registratúrne záznamy,

registratúrny denník sa dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu.

10a

)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 10a znie

„

10a

) § 9 ods. 3 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.

14.

V § 8 ods. 4 sa na konci pripájajú tieto vety: „Forma a osobitosť záznamu sa v evidencii

vyznačuje udelením príznaku, ktorého formu upraví pôvodca v registratúrnom poriadku.

V evidencii, v ktorej sa evidujú utajované registratúrne záznamy, je príznakom uvedenie

skratky stupňa utajenia podľa osobitného predpisu.

10b

)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 10b znie

„

10b

) § 3 ods. 2 zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene

a doplnení niektorých zákonov.“.

15.

V § 8 ods. 6 sa na konci pripája táto veta: „Ak sa v elektronickom systéme na správu

registratúry evidujú aj utajované registratúrne záznamy, musí tento systém spĺňať

opatrenia ustanovené v osobitnom predpise.

10c

)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 10c znie

„

10c

) § 2 ods. 6 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.

16.

§ 8 sa dopĺňa odsekom 7, ktorý znie

„(7)

Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis.“.

17.

§ 9 sa dopĺňa odsekom 6, ktorý znie

„(6)

Ak sú v registratúrnom denníku evidované utajované registratúrne záznamy alebo spisy

obsahujúce utajované registratúrne záznamy, registratúrny denník podľa odseku 3 sa

dopĺňa o údaje podľa osobitného predpisu. Evidenciu utajovaných registratúrnych záznamov

upravuje osobitný predpis. Na utajované registratúrne záznamy alebo spisy obsahujúce

utajované registratúrne záznamy sa vzťahujú § 8 ods. 4 tretia a štvrtá veta rovnako.“.

18.

V § 11 ods. 3 sa slovo „noriem,

13

)“ nahrádza slovami „noriem

13

) alebo inej obdobnej technickej špecifikácie,“.

19.

V § 11 ods. 7 sa na konci pripája táto veta: „Podmienky prevedenia neelektronického

utajovaného registratúrneho záznamu do elektronickej podoby a naopak upravuje osobitný

predpis.

16a

)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16a znie

„

16a

) § 21 vyhlášky č. 48/2019 Z. z.“.

20.

V § 11 ods. 9 sa za slovo „denníka“ vkladajú slová „alebo inej evidencie“.

21.

V § 12 ods. 6 sa na konci pripája táto veta: „Ak spis obsahuje utajovaný registratúrny

záznam, označí sa stupňom utajenia podľa osobitného predpisu a obmedzí sa prístup

k celému spisu.“.

22.

V § 12 sa za odsek 6 vkladá nový odsek 7, ktorý znie

„(7)

Ak sa má k neelektronickému registratúrnemu záznamu alebo listinnému rovnopisu

16b

) pripojiť doložka právoplatnosti a vykonateľnosti, pôvodca ju pripája odtlačkom pečiatky

na prvú stranu písomného vyhotovenia registratúrneho záznamu, spravidla do ľavého

horného rohu. Doložka právoplatnosti a vykonateľnosti obsahuje číslo rozhodnutia,

ku ktorému sa pripája a dátum nadobudnutia právoplatnosti alebo dátum nadobudnutia

vykonateľnosti rozhodnutia. Doložku právoplatnosti a vykonateľnosti podpíše zamestnanec

správneho orgánu, ktorý ju pripojil a uvedie deň, v ktorom tak urobil. Pripájanie

doložky právoplatnosti a doložky vykonateľnosti k elektronickému registratúrnemu záznamu

upravuje osobitný predpis.

16c

) Elektronický registratúrny záznam odosielaný adresátovi po vyznačení právoplatnosti

alebo vykonateľnosti sa nepovažuje za nový elektronický registratúrny záznam. Elektronický

formulár doložky právoplatnosti a elektronický formulár doložky vykonateľnosti je

zverejnený v module elektronických formulárov

16d

) na ústrednom portáli verejnej správy.

16e

) Pôvodca môže v registratúrnom poriadku alebo v inom internom riadiacom akte spôsob

pripájania doložky právoplatnosti a vykonateľnosti upraviť odchylne.“.

Doterajšie odseky 7 a 8 sa označujú ako odseky 8 a 9.

Poznámky pod čiarou k odkazom 16b až 16e znejú

„

16b

) § 31a ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.

16c

) § 28 ods. 3 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení neskorších predpisov.

16d

) § 10 ods. 8 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.

16e

) § 5 ods. 2 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.“.

23.

V § 12 ods. 8 prvej vete sa vypúšťa bodkočiarka a slová „to neplatí pri hromadných

zásielkach“.

24.

§ 13 sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie

„(5)

Elektronický registratúrny záznam ani jeho neelektronická kópia sa odtlačkom úradnej

pečiatky neoznačujú.

16f

)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16f znie

„

16f

) Napríklad § 47 ods. 5 zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok)

v znení neskorších predpisov.“.

25.

Nadpis § 14 znie: „Podpisovanie registratúrneho záznamu vytvoreného pôvodcom“.

26.

V § 14 odsek 2 znie

„(2)

Elektronický registratúrny záznam sa autorizuje kvalifikovaným elektronickým podpisom

vyhotoveným s použitím mandátneho certifikátu

16g

) alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťou, ku ktorým sa pripojí kvalifikovaná elektronická

časová pečiatka, alebo sa zvolí iná forma jeho autorizácie upravená v registratúrnom

poriadku. K internému elektronickému záznamu sa spravidla pripája elektronický podpis.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16g znie

„

16g

) § 8 zákona č. 272/2016 Z. z.“.

27.

§ 14 sa dopĺňa odsekom 5, ktorý znie

„(5)

Autorizovanie elektronických príloh sa odlišuje v závislosti od formátu príloh. Spôsob

autorizovania prílohy vytvorenej vo formáte PDF alebo v podobe elektronického formulára

16h

) upravuje registratúrny poriadok pôvodcu.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16h znie

„

16h

) § 3 písm. i) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z.“.

28.

V § 15 ods. 1 sa na konci pripája táto veta: „Pôvodca využíva na odosielanie elektronických

registratúrnych záznamov spravidla modul elektronického doručovania.

16i

)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16i znie

„

16i

) § 10 ods. 9 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 313/2018 Z. z.“.

29.

V § 15 sa za odsek 1 vkladá nový odsek 2, ktorý znie

„(2)

Elektronický registratúrny záznam vyhotovený pôvodcom pri výkone verejnej moci môže

byť odosielaný aj v podobe listinného rovnopisu. Podmienkou automatizovaného odosielania

listinného rovnopisu je vyhotovenie pôvodného elektronického registratúrneho záznamu

v podobe elektronického formulára. Prílohy elektronického registratúrneho záznamu

sa vyhotovujú ako elektronické formuláre alebo vo formáte PDF.“.

Doterajšie odseky 2 až 6 sa označujú ako odseky 3 až 7.

30.

V § 18 odsek 1 znie

„

(1)

Elektronický registratúrny záznam a elektronický spis sa ukladá v elektronickom systéme

správy registratúry, vo vládnom cloude

16j

) alebo v module dlhodobého uchovávania.

17

) Do zavedenia elektronického systému správy registratúry sa za uloženie elektronického

registratúrneho záznamu považuje ponechanie elektronického registratúrneho záznamu

v elektronickej schránke.“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 16j znie

„

16j

) § 10a zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z.“.

31.

V § 18 ods. 7 písmeno c) znie

„c)

kombinovaný spis tak, že jeho elektronické registratúrne záznamy sa ukladajú v elektronickej

príručnej registratúre a elektronickom registratúrnom stredisku a jeho neelektronické

registratúrne záznamy sa ukladajú v príručnej registratúre a registratúrnom stredisku.“.

32.

§ 18 sa dopĺňa odsekom 9, ktorý znie

„(9)

Neelektronická kópia elektronického registratúrneho záznamu vyhotovená pôvodcom nie

je registratúrnym záznamom a neukladá sa do príručnej registratúry ani do registratúrneho

strediska. Do zavedenia elektronického systému správy registratúry alebo agendového

systému pôvodca môže neelektronickú kópiu elektronického registratúrneho záznamu ukladať

v príručnej registratúre alebo registratúrnom stredisku.“.

33.

V poznámke pod čiarou k odkazu 19 sa citácia „vyhláška Národného bezpečnostného úradu

č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti v znení vyhlášky č. 232/2013 Z. z.“

nahrádza citáciou „vyhláška č. 48/2019 Z. z.“.

34.

V § 21 odsek 1 znie

„(1)

Prístup k registratúre sa uskutočňuje nazeraním, vypožičiavaním a vyhotovovaním odpisu,

výpisu, potvrdenia a kópie zo spisu. Elektronický registratúrny záznam a elektronický

spis sa nevypožičiava, sprístupňuje sa spravidla vyhotovením kópie.“.

35.

V § 21 ods. 3 sa na konci pripájajú tieto slová: „a v súlade s osobitným predpisom

o ochrane osobných údajov

19a

)“.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19a znie

„

19a

) Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých

zákonov.“.

36.

V § 23 ods. 2 sa slovo „najmä“ nahrádza slovami „spravidla platný elektronický formulár

19b

) a “.

Poznámka pod čiarou k odkazu 19b znie

„

19b

) § 26 ods. 1 zákona č. 305/2013 Z. z.“.

37.

Za § 25 sa vkladá § 25a, ktorý vrátane nadpisu znie

㤠25a

Prechodné ustanovenie k úpravám účinným od 1. marca 2019

Registratúrne poriadky uvedú pôvodcovia do súladu s touto vyhláškou do 30. júna 2019.“.

38.

Slová „zaručený elektronický podpis“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaný

elektronický podpis“ v príslušnom tvare, slová „zaručená elektronická pečať“ vo všetkých

tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaná elektronická pečať“ v príslušnom tvare

a slová „časová pečiatka“ vo všetkých tvaroch sa nahrádzajú slovami „kvalifikovaná

elektronická časová pečiatka“ v príslušnom tvare v celom texte vyhlášky.

Čl. II

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. marca 2019 okrem čl. I bodu 11, bodu 13, bodov

15 až 17 a bodu 19, ktoré nadobúdajú účinnosť 1. januára 2020, a čl. I bodu 12, ktorý

nadobúda účinnosť 1. januára 2022.