VYHLÁŠKA 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti

§ 1

Predmet úpravy

(1)

Táto vyhláška upravuje administratívnu bezpečnosť registratúrnych záznamov

1

)

obsahujúcich utajované skutočnosti a utajovaných skutočností nelistinného charakteru,

ak ich povaha dovoľuje nakladať s nimi ako s listinami (ďalej len „utajovaná písomnosť“),

a ustanovuje opatrenia administratívnej bezpečnosti pre ochranu utajovaných skutočností

na hmotných nosičoch so záznamom informácií podľa

§ 2 písm. c) prvého bodu zákona

(ďalej len „hmotný nosič utajovaných písomností“).

(2)

Opatrenia administratívnej bezpečnosti podľa tejto vyhlášky sa nevzťahujú na utajované

skutočnosti, ktoré sú vytvárané, spracovávané, prenášané a ukladané iba v elektronickej

podobe pomocou technických prostriedkov alebo prostriedkov šifrovej ochrany informácií.

Rozsah a spôsob manipulácie s takou utajovanou skutočnosťou ustanoví v štátnom orgáne

štatutárny orgán, v obci starosta, vo vyššom územnom celku predseda a v inej právnickej

osobe štatutárny orgán (ďalej len „vedúci“); ak je štatutárnym orgánom kolektívny

orgán, je vedúcim na účely tejto vyhlášky ním písomne poverený člen kolektívneho orgánu.

§ 2

Manipulácia s utajovanou písomnosťou

(1)

Manipulácia s utajovanou písomnosťou na účely tejto vyhlášky je tvorba, príjem, evidencia,

preprava, prenášanie, ukladanie, rozmnožovanie, vyraďovanie, uschovávanie a akékoľvek

iné nakladanie s utajovanou písomnosťou (ďalej len „manipulácia“), ktorá sa zaznamenáva

v administratívnej pomôcke, ktorou je najmä

a)

protokol utajovaných písomností príslušného stupňa utajenia (ďalej len „protokol

utajovaných písomností“), v ktorom sa evidujú utajované písomnosti a ktorý obsahuje

náležitosti podľa

prílohy č. 1

; vedenie protokolu utajovaných písomností v elektronickej podobe musí byť zabezpečené

pred neoprávneným zásahom do vedenej evidencie a preukázateľným spôsobom sa musia

zaznamenávať všetky zmeny vo vedenej evidencii vrátane zaznamenania osoby, ktorá prijala

utajovanú písomnosť na vybavenie, alebo osoby, ktorej bolo pridelené evidenčné číslo

z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti,

b)

doručovací zošit, prostredníctvom ktorého sa odovzdávajú a preberajú utajované písomnosti

a ktorý obsahuje aspoň náležitosti podľa

prílohy č. 2

,

c)

zápisník oprávnenej osoby, prostredníctvom ktorého fyzická osoba, ktorá je oprávnenou

osobou podľa

§ 2 písm. f) zákona

, zaznamenáva utajované písomnosti a ktorý obsahuje náležitosti podľa

prílohy č. 3

,

d)

výpožičková kniha, v ktorej sa eviduje vypožičanie utajovanej písomnosti a ktorá

obsahuje náležitosti podľa

prílohy č. 4

,

e)

poznámkový zošit na vyhotovovanie výpisov a na prácu s utajovanými skutočnosťami

pre označený stupeň utajenia podľa

§ 3 zákona

(ďalej len „poznámkový zošit“),

f)

evidencia utajovaných interných predpisov, ktorá obsahuje náležitosti podľa

prílohy č. 5

, vedená osobitne pre stupeň utajenia Prísne tajné a spoločne pre stupeň utajenia

Tajné, Dôverné a Vyhradené spôsobom, ktorý určí vedúci,

g)

evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, vedená

spôsobom, ktorý určí vedúci,

h)

evidencia vedená centrálnym registrom utajovaných skutočností (ďalej len „centrálny

register“), registrami utajovaných skutočností a koncovými registrami podľa

§ 60 ods. 5

a

§ 61 zákona

,

i)

evidencia neoprávnených manipulácií vedená spôsobom, ktorý určí vedúci,

j)

evidencia osvedčení kuriéra na prepravu utajovaných písomností,

k)

evidencia hmotných nosičov utajovaných písomností,

l)

evidencia bezpečnostných spisov podľa zákona vedená spôsobom, ktorý určí vedúci.

(2)

Ochranu utajovanej písomnosti počas manipulácie s ňou zabezpečuje oprávnená osoba.

(3)

Administratívne pomôcky sa zaevidujú v knihe administratívnych pomôcok už pri ich

zavedení. Knihu administratívnych pomôcok zaeviduje pracovisko, ktoré je v štátnom

orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo ich organizačnej zložke

určené na plnenie úloh pôvodcu utajovanej skutočnosti registratúry.

2

)

Jednotlivé listy knihy administratívnych pomôcok a listy administratívnych pomôcok

musia byť očíslované a na ľavej vnútornej strane obalu každej z nich musí byť uvedený

názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej

zložky, evidenčné číslo, počet listov, dátum pridelenia, meno, priezvisko a podpis

vedúceho. Knihu administratívnych pomôcok vedie vedúcim písomne určená osoba (ďalej

len „určená osoba“). Pri zmene určenej osoby alebo vedúceho sa doplní meno, priezvisko

a podpis novej určenej osoby alebo vedúceho s uvedením dátumu zmeny. Prijatie administratívnej

pomôcky potvrdí oprávnená osoba podpisom s uvedením mena, priezviska a dátumu prijatia.

(4)

Náležitosti štítku na obale protokolu utajovaných písomností a zápisu na ľavej vnútornej

strane obalu sú uvedené v

prílohe č. 7

.

(5)

Poznámkový zošit sa označuje stupňom utajenia, pre ktorý je určený, a manipuluje

sa s ním tak, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácii.

(6)

Osobám podľa

§ 35 ods. 2 a 3 zákona

, osobám podľa osobitného predpisu

2a

)

alebo podľa rozhodnutia vedúceho vydáva poznámkový zošit ten štátny orgán, ktorý

ich oboznamuje s utajovanými skutočnosťami. Poznámkový zošit sa ukladá u štátneho

orgánu, ktorý ho vydal.

(7)

Zápisník oprávnenej osoby a poznámkový zošit sa po zániku určenia osoby oboznamovať

sa s uvedeným stupňom utajenia podľa

§ 41 ods. 1 zákona

odovzdajú osobe, ktorá z hľadiska pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného

vzťahu vrátane služobného pomeru zodpovedá za jej činnosť (ďalej len „nadriadený“),

ak ďalej nie je ustanovené inak. Poznámkový zošit vydaný podľa odseku 6 sa po zániku

potreby oboznamovať sa s utajovanou skutočnosťou odovzdá štátnemu orgánu, ktorý ho

vydal. Vrátenie zápisníka oprávnenej osoby a poznámkového zošita sa zaznamenáva v

knihe administratívnych pomôcok. Odovzdané zápisníky oprávnených osôb a poznámkové

zošity sa zničia v rámci vyraďovania utajovaných písomností, o čom sa vyhotoví záznam

v knihe administratívnych pomôcok.

(8)

Evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, obsahuje

najmä poradové číslo, dátum zaevidovania, číslo utajovanej písomnosti, celkový počet

uložených listov utajovanej písomnosti vrátane počtu listov príloh, označenie vecných

príloh, vec, znak hodnoty,

3

)

lehotu uloženia,

4

)

registratúrnu značku

5

)

a záznam o vyradení podľa

§ 24 ods. 10

. O zaradení utajovaných písomností do tejto evidencie rozhoduje vedúci. Evidenciu

vedie priebežne oprávnená osoba určená vedúcim.

(9)

Všetky zápisy do administratívnych pomôcok s výnimkou poznámkového zošita sa vykonávajú

podľa predtlače v poradí, v akom boli utajované písomnosti, písomné súhlasy, osvedčenia

kuriérov, hmotné nosiče utajovaných písomností a bezpečnostné spisy doručené alebo

vytvorené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma. V poznámkovom zošite musí

byť v prípade vyhotovovaných záznamov zabezpečená trvalosť písma.

§ 3

Označovanie stupňa utajenia

(1)

Každá utajovaná písomnosť sa označuje stupňom utajenia už pri jej vytváraní. Ak sa

utajovaná písomnosť skladá z písomností alebo z častí písomnosti rôzneho stupňa utajenia,

označí sa najvyšším z jednotlivých stupňov utajenia. Ak je to potrebné, jednotlivé

časti utajovanej písomnosti, ktoré možno jednoznačne identifikovať, sa označia stupňom

utajenia.

(2)

Stupeň utajenia sa na utajovanej písomnosti listinného charakteru označuje slovami

PRÍSNE TAJNÉ, TAJNÉ, DÔVERNÉ alebo VYHRADENÉ napísanými červenou farbou alebo odtlačkom

pečiatky červenej farby na prvej strane utajovanej písomnosti v pravej hornej časti

podľa

prílohy č. 8 a 9

. Stupeň utajenia Prísne tajné a Tajné sa označuje na každej strane utajovanej písomnosti

v pravej hornej a dolnej časti. Čisté strany utajovanej písomnosti sa takto neoznačujú.

(3)

Stupeň utajenia časti utajovanej písomnosti podľa odseku 1 sa výrazne vyznačuje na

začiatku a na konci takejto časti utajovanej písomnosti skratkou stupňa utajenia podľa

§ 3 ods. 2 zákona

v hranatých zátvorkách „[PT]“, „[T]“, „[D]“ alebo „[V]“.

(4)

Na utajovanej písomnosti nelistinného charakteru, najmä v prípade zariadenia, výrobku,

hmotného nosiča utajovaných písomností, sa stupeň utajenia označuje na opisnom štítku

a na obale, na ktorom sa uvádza aj názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej

osoby, alebo ich organizačnej zložky a číslo utajovanej písomnosti.

§ 4

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie s utajovanou písomnosťou

(1)

Pôvodca utajovanej skutočnosti môže rozhodnúť o osobitných požiadavkách alebo obmedzeniach

manipulácie s utajovanou písomnosťou, a to najmä o lehote utajenia podľa

§ 8 ods. 2 písm. a) zákona

a o rozsahu a spôsobe distribúcie utajovanej písomnosti; tieto osobitné požiadavky

alebo obmedzenia pôvodca utajovanej skutočnosti vyznačí na utajovanú písomnosť.

(2)

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie s utajovanou písomnosťou sa uvedú

na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti spravidla pod označenie stupňa

utajenia, pri lehote utajenia napríklad slovami „Utajovať do ........“ a vyznačením

presného dátumu v tvare „deň, mesiac, rok“ alebo slovným vyjadrením konkrétnej udalosti,

napríklad slovami „Do vykonania domovej prehliadky“, pri spôsobe distribúcie utajovanej

písomnosti napríklad slovami „Po využití vrátiť pôvodcovi utajovanej skutočnosti“,

„Distribuovať len v listinnej podobe“.

(3)

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie s utajovanou písomnosťou vyznačuje

oprávnená osoba, ktorej bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností

pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti.

(4)

O zmene alebo zrušení osobitných požiadaviek alebo obmedzení manipulácie s utajovanou

písomnosťou môže rozhodnúť iba pôvodca utajovanej skutočnosti.

(5)

Každá zmena alebo zrušenie osobitných požiadaviek alebo obmedzení manipulácie s utajovanou

písomnosťou sa bezodkladne písomne oznamuje všetkým adresátom utajovanej písomnosti.

(6)

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie s utajovanou písomnosťou, ako aj

ich každá zmena alebo zrušenie podľa odseku 4 sú pre adresáta utajovanej písomnosti

záväzné.

§ 5

Zmena označenia stupňa utajenia a zrušenie označenia stupňa utajenia

(1)

Označenie stupňa utajenia sa zmení alebo zruší

a)

uplynutím určenej lehoty utajenia uvedenej na utajovanej písomnosti,

b)

na základe rozhodnutia pôvodcu utajovanej skutočnosti o zmene alebo zrušení stupňa

utajenia; pôvodca utajovanej skutočnosti môže rozhodnúť aj o zmene alebo zrušení stupňa

utajenia časti utajovanej písomnosti podľa

§ 3 ods. 1

.

(2)

Zmenu označenia stupňa utajenia alebo zrušenie označenia stupňa utajenia podľa odseku

1 písm. b) pôvodca utajovanej skutočnosti písomne oznámi všetkým adresátom, ktorým

bola utajovaná písomnosť doručená.

(3)

Po uplynutí určenej lehoty utajenia utajovanej písomnosti podľa

§ 4 ods. 1

sa táto písomnosť neodkladne preeviduje do registratúrneho denníka. Písomnosti sa

pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné číslo sa na utajovanej písomnosti

prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho denníka sa v protokole utajovaných písomností

vyznačí v stĺpcoch č. 12 až 16 a v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia.

(4)

Pri zmene označenia stupňa utajenia sa utajovaná písomnosť preeviduje do protokolu

utajovaných písomností podľa nového stupňa utajenia; preevidovanie sa vykoná podľa

§ 8 ods. 13

. Zmena označenia stupňa utajenia sa na utajovanej písomnosti vykoná prečiarknutím

pôvodného stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný, a vyznačením nového

označenia stupňa utajenia. V pravom hornom rohu utajovanej písomnosti sa uvedie dátum

vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Ak

sa zmena označenia stupňa utajenia vykonala na utajovanej písomnosti označenej stupňom

utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené evidovanej v spoločnom protokole utajovaných písomností,

v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia a vyznačí sa nový stupeň utajenia.

(5)

Zrušenie označenia stupňa utajenia sa na utajovanej písomnosti vykoná prečiarknutím

stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný. V pravom hornom rohu utajovanej

písomnosti sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby,

ktorá zmenu vykonala. Po zrušení stupňa utajenia sa písomnosť neodkladne preeviduje

do registratúrneho denníka. Písomnosti sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka.

Pôvodné číslo sa na utajovanej písomnosti prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho

denníka sa v protokole utajovaných písomností vyznačí v stĺpcoch č. 12 až 16 a v stĺpci

č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia.

§ 6

Číslo utajovanej písomnosti

(1)

Číslo utajovanej písomnosti tvorí

a)

spisová značka štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich

organizačnej zložky, kde bola utajovaná písomnosť vytvorená,

b)

po pomlčke skratka stupňa utajenia,

c)

po pomlčke evidenčné číslo z príslušného protokolu utajovaných písomností,

d)

po pomlčke poradové číslo, ak bola vytvorená alebo doručená ďalšia utajovaná písomnosť

k tej istej veci,

e)

lomka, za ktorou nasleduje rok, v ktorom bolo utajovanej písomnosti pridelené evidenčné

číslo z protokolu utajovaných písomností.

(2)

Za rokom pridelenia evidenčného čísla utajovanej písomnosti možno uviesť ďalšie znaky

alebo údaje, ktoré sa oddelia pomlčkou.

(3)

Spisovú značku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich

organizačnej zložky, v ktorej bola utajovaná písomnosť vytvorená, určuje vedúci v

písomnej podobe. Pri zmene názvu štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej

osoby, alebo ich organizačnej zložky určí vedúci novú spisovú značku; záznam o zmene

spisovej značky sa uvedie na ľavej vnútornej strane obalu protokolu utajovaných písomností.

Zmena spisovej značky sa vyznačí na štítku na obale protokolu utajovaných písomností

čitateľným spôsobom.

§ 7

Náležitosti utajovanej písomnosti

(1)

Na prvej strane utajovanej písomnosti sa uvádzajú nasledovné náležitosti

a)

číslo utajovanej písomnosti,

b)

stupeň utajenia,

c)

číslo výtlačku,

d)

počet listov utajovanej písomnosti,

e)

počet listov utajovanej písomnosti rozdelený podľa jednotlivých stupňov utajenia,

ak utajovaná písomnosť obsahuje rôzne stupne utajenia,

f)

počet príloh pevne nespojených s utajovanou písomnosťou, lomený počtom listov jej

príloh, rozdelený podľa jednotlivých stupňov utajenia,

g)

počet príloh utajovanej písomnosti nelistinného charakteru s označením podľa

§ 23 ods. 1

.

(2)

Umiestnenie a forma zápisu náležitostí na utajovanej písomnosti podľa odseku 1 sú

uvedené v

prílohách č. 8 a 9

.

(3)

Na prednej strane prvého listu vlastnej utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý

je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností, sa pri označenom stupni

utajenia utajovanej písomnosti vyznačí konkrétna položka z vlastného zoznamu utajovaných

skutočností právnickej osoby,

5a

)

ktorá svojím obsahom zodpovedá vytváranej utajovanej písomnosti (napríklad „ZUS15“);

to neplatí pre hmotný nosič utajovaných písomností podľa

§ 23 ods. 1

.

(4)

Listy utajovanej písomnosti sa číslujú priebežne a musia byť pevne spojené tak, aby

sa zabránilo možnosti výmeny listov a okrem toho možno samostatne číslovať strany

alebo jednotlivé časti utajovanej písomnosti. Na utajovanej písomnosti označenej stupňom

utajenia Prísne tajné a Tajné sa pevné spojenie prelepí lepiacou páskou, ktorú nemožno

odstrániť bez jej poškodenia, a na zadnej strane utajovanej písomnosti sa na lepiacu

pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu,

podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval

okraje lepiacej pásky. Cez odtlačok úradnej pečiatky sa podpíše oprávnená osoba, ktorá

utajovanú písomnosť vytvorila. Čisté listy utajovanej písomnosti sa do počtu listov

utajovanej písomnosti nezapočítavajú.

(5)

Prílohy pevne spojené s utajovanou písomnosťou, ktoré obsahujú utajované skutočnosti,

sa označujú tak, že sa na prvej prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza

„Príloha č. ..., a stupeň utajenia. Listy príloh sú pevne spojené s utajovanou písomnosťou

podľa odseku 4. Stupeň utajenia sa na prílohe vyznačuje podľa

§ 3 ods. 2

. Vzor označovania utajovanej prílohy pevne spojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený

v

prílohe č. 10

.

(6)

Prílohy pevne nespojené s utajovanou písomnosťou sa označujú tak, že sa na prvej

prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza: „Príloha č. ... k č. p. .......",

stupeň utajenia a počet listov tak ako na utajovanej písomnosti. Listy príloh sa číslujú

samostatne, sú pevne spojené podľa odseku 4. O odpojení prílohy od utajovanej písomnosti

sa vyhotoví záznam na utajovanej písomnosti a manipuluje sa s ňou podľa jej stupňa

utajenia. Záznam o odpojení prílohy obsahuje najmä dátum odpojenia, dôvod, spôsob

ďalšej manipulácie s touto prílohou, meno, priezvisko a podpis toho, kto túto prílohu

odpojil. V prípade, že príloha k utajovanej písomnosti je určená len adresátovi, vyhotoví

sa o tom záznam „Príloha len pri výtlačku č. ..." na prvej strane utajovanej písomnosti

na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností. Vzor

označovania utajovanej prílohy pevne nespojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený

v

prílohe č. 10

.

(7)

Prílohy pevne spojené alebo pevne nespojené s utajovanou písomnosťou, ktoré neobsahujú

utajované skutočnosti, sa označujú tak, že sa v pravom hornom rohu prílohy uvádza

„Neutajovaná príloha č. ... k č. p. .......", a počet listov.

(8)

Pri zasielaní utajovanej písomnosti technickými prostriedkami sa pevné spojenie podľa

odseku 4 vykoná až po zaslaní a prijatí, ak technický prostriedok neumožňuje zaslať

ju ako pevne spojenú.

(9)

Na poslednom liste vlastnej utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na

založenie k protokolu utajovaných písomností, sa vyznačí počet vytvorených výtlačkov

s uvedením adresátov jednotlivých výtlačkov utajovanej písomnosti (ďalej len „rozdeľovník")

podľa

prílohy č. 8

.

(10)

Vyznačenie rozdeľovníka a jeho vyplnenie zabezpečuje oprávnená osoba, ktorá utajovanú

písomnosť vytvorila.

§ 8

Evidencia utajovaných písomností

(1)

Každá utajovaná písomnosť, ktorá bola vytvorená v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo

v inej právnickej osobe, alebo v ich organizačnej zložke alebo im je doručená, eviduje

sa zapísaním v protokole utajovaných písomností alebo v zbernom spise. Protokol utajovaných

písomností sa používa jeden kalendárny rok. Ak nebola v priebehu roka v protokole

utajovaných písomností zaevidovaná žiadna utajovaná písomnosť, môže sa po uzatvorení

na konci kalendárneho roka podľa odseku 12 používať v nasledujúcom kalendárnom roku.

Protokol utajovaných písomností vedie oprávnená osoba písomne poverená vedúcim na

vedenie protokolu utajovaných písomností (ďalej len „poverená osoba") podľa

prílohy č. 7

; ak vedúci poverí viac osôb vedením protokolu utajovaných písomností, poverená osoba,

ktorá evidenčný úkon vykonáva, to potvrdí v protokole utajovaných písomností v stĺpci

č. 8. Utajované písomnosti stupňa utajenia Prísne tajné sa evidujú samostatne. Utajované

písomnosti stupňa utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené sa môžu evidovať spoločne. Stupeň

utajenia alebo zmena stupňa utajenia utajovanej písomnosti sa v spoločnom protokole

utajovaných písomností vyznačí skratkou v stĺpci č. 1; v zbernom spise v stĺpci pod

poradové číslo.

(2)

Doručená utajovaná písomnosť sa označuje odtlačkom prezentačnej pečiatky príjemcu,

v ktorej sa uvádza najmä dátum zaevidovania, evidenčné číslo utajovanej písomnosti

príjemcu z príslušného protokolu utajovaných písomností, počet listov utajovanej písomnosti

a počet príloh utajovanej písomnosti a za lomkou počet doručených listov všetkých

príloh.

(3)

Ak utajovanú písomnosť prijala iná oprávnená osoba ako poverená osoba, odovzdá ju

neodkladne poverenej osobe na zaevidovanie.

(4)

Doručenú utajovanú písomnosť označenú na vnútornej obálke alebo na obale nápisom

„DO VLASTNÝCH RÚK" poverená osoba neotvára. Takáto utajovaná písomnosť sa zaeviduje

v protokole utajovaných písomností s uvedením údajov z vnútornej obálky alebo obalu

a v pôvodnom neporušenom stave sa odovzdá adresátovi. Ostatné údaje potrebné na zaevidovanie

do protokolu utajovaných písomností oznamuje adresát poverenej osobe neodkladne po

oboznámení sa s obsahom utajovanej písomnosti.

(5)

Ten, kto prevezme utajovanú písomnosť na vybavenie alebo komu bolo pridelené evidenčné

číslo z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti

(ďalej len „spracovateľ“), sa uvedie v protokole utajovaných písomností v stĺpci č.

9 s uvedením dátumu prevzatia utajovanej písomnosti. Koncept, ktorý slúži ako podklad

na prípravu utajovanej písomnosti a nie je možné ho zničiť, sa eviduje ako samostatná

utajovaná písomnosť. Každé ďalšie odovzdanie a následné prevzatie utajovanej písomnosti

sa zaznamená v zápisníku oprávnenej osoby. Ak utajovanú písomnosť prevzal vedúci iba

z dôvodu jej pridelenia na vybavenie, vyhotoví o tejto skutočnosti záznam na utajovanej

písomnosti. Prevzatie utajovanej písomnosti sa v zápisníku oprávnenej osoby nezaznamenáva

ani vtedy, ak utajovanú písomnosť prevezme poverená osoba na zaevidovanie do protokolu

utajovaných písomností.

(6)

Nadbytočným výtlačkom utajovanej písomnosti sa rozumie každý jej ďalší výtlačok,

ktorý nie je určený na uloženie k protokolu utajovaných písomností v rámci štátneho

orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, napríklad

môže ísť o neodoslaný výtlačok utajovanej písomnosti, vrátený výtlačok utajovanej

písomnosti nespĺňajúci náležitosti utajovanej písomnosti. Za nadbytočný výtlačok utajovanej

písomnosti nie je možné považovať utajovanú písomnosť, ktorá sa v rámci štátneho orgánu,

podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky nachádza len

v jednom výtlačku. Oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila, chybné alebo

nadbytočné výtlačky zničí podľa osobitného predpisu

6

)

mimo vyraďovacieho konania (

§ 24

).

(7)

Každá oprávnená osoba, ktorá sa oboznámila s utajovanou písomnosťou označenou stupňom

utajenia Prísne tajné a Tajné bez jej pridelenia na vybavenie, potvrdí toto oboznámenie

sa záznamom na kontrolnom liste alebo priamo na utajovanej písomnosti, resp. na jej

prílohe tak, aby nedošlo k zásahu do obsahu a náležitostí utajovanej písomnosti. Záznam

o oboznámení sa s utajovanou písomnosťou obsahuje najmä dátum oboznámenia sa, meno,

priezvisko a podpis oprávnenej osoby, ktorá sa s utajovanou písomnosťou oboznámila.

O spôsobe zaznamenania oboznámenia sa s utajovanou písomnosťou stupňa utajenia Vyhradené

a Dôverné môže rozhodnúť vedúci.

(8)

Ku každej utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné sa

vyhotoví kontrolný list podľa

prílohy č. 11

, ak sa oboznámenie s utajovanou písomnosťou nepotvrdilo priamo na utajovanej písomnosti

alebo na jej prílohe; kontrolný list k utajovanej písomnosti pripojí ten, kto utajovanú

písomnosť predložil na oboznámenie ďalším oprávneným osobám. Kontrolný list je vedený

k utajovanej písomnosti, nemá samostatné poradové číslo, nie je pevne spojený s utajovanou

písomnosťou a nezapočítava sa do počtu listov utajovanej písomnosti. Záznam o pripojení

kontrolného listu sa vyhotoví na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti

podľa

prílohy č. 8

. Kontrolný list sa zničí v rámci vyraďovania utajovanej písomnosti.

(9)

Ku každej prílohe pevne nespojenej s utajovanou písomnosťou sa kontrolný list pripája

až pri jej odpojení od utajovanej písomnosti, ak sa oboznámenie nepotvrdilo záznamom

na tejto prílohe.

(10)

Po vyplnení všetkých riadkov kontrolného listu ďalší kontrolný list pripojí ten,

kto utajovanú písomnosť predkladá na oboznámenie ďalším oprávneným osobám po zapísaní

pôvodného kontrolného listu.

(11)

Pri zápisoch na utajovanej písomnosti musí byť zabezpečená trvalosť písma.

(12)

Na konci príslušného kalendárneho roka alebo pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa

alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky počas kalendárneho roka,

sa protokol utajovaných písomností uzatvorí tak, že sa posledný zápis podčiarkne.

Pod čiarou sa uvedie dátum uzatvorenia, meno, priezvisko a podpis poverenej osoby

a jej nadriadeného. Ak utajovaná písomnosť nebola vybavená do 31. decembra príslušného

kalendárneho roka, preeviduje sa do protokolu utajovaných písomností pre nasledujúci

kalendárny rok.

(13)

Preevidovanie utajovanej písomnosti sa vyznačí v pôvodnom protokole utajovaných písomností

v stĺpcoch č. 12 až 16 textom „Preevidované na č. p.: ...". V protokole utajovaných

písomností, do ktorého sa utajovaná písomnosť preeviduje, v stĺpci č. 2 sa napíše

dátum preevidovania a zo stĺpcov č. 3 až 9 sa odpíšu všetky zápisy z pôvodného protokolu

utajovaných písomností, pričom v stĺpcoch č. 3 až 5 sa vyznačí preevidovanie textom

„Preevidované z č. p.: ...". Na utajovanej písomnosti (zbernom spise) sa pôvodné číslo

prečiarkne tak, aby zostalo čitateľné, a uvedie sa text „Preevidované na č. p.: ...".

V zbernom spise sa posledný zápis ku dňu preevidovania podčiarkne a v zápisoch sa

pokračuje nasledujúcim poradovým číslom. Pri preevidovaní utajovanej písomnosti poverená

osoba prekontroluje jej úplnosť a potvrdí to záznamom na prvej strane utajovanej písomnosti

zápisom: „Písomnosť úplná – dátum, priezvisko a podpis".

(14)

Utajované interné predpisy a utajované písomnosti určené na založenie do evidencie

utajovaných interných predpisov, do bezpečnostných spisov a do evidencie utajovaných

písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, sa po zaevidovaní do protokolu

utajovaných písomností zapíšu a uložia do týchto evidencií; uloženie sa vyznačí v

protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 13. Utajovaná písomnosť uložená do týchto

evidencií sa následne vyraďuje priamo z uvedených evidencií podľa

§ 24

.

(15)

Vedenie protokolu utajovaných písomností a nevybavené utajované písomnosti sa kontrolujú

najmenej raz za tri mesiace. Kontrolu vykonáva vedúci alebo iná oprávnená osoba písomne

určená vedúcim, ktorou však nemôže byť poverená osoba. V prípade zistenia nedostatkov

sa vyhotoví registratúrny záznam o výsledku kontroly, v ktorom sa uvedú zistené nedostatky,

spôsob a termín ich odstránenia, dátum, meno a priezvisko a podpis osoby, ktorá kontrolu

vykonala; pod predtlačou strany v protokole utajovaných písomností sa uvedie len číslo

registratúrneho záznamu o výsledku kontroly. Ak nedostatky zistené neboli, pod predtlačou

strany v protokole utajovaných písomností sa uvedie záznam „Bez nedostatkov", dátum,

meno a priezvisko a podpis osoby, ktorá kontrolu vykonala.

(16)

Z protokolu utajovaných písomností vedeného v elektronickej podobe sa ďalšie evidenčné

čísla utajovaných písomností prestanú prideľovať v posledný deň kalendárneho roka,

v ktorom sa protokol utajovaných písomností používal. Protokol utajovaných písomností

vedený v elektronickej podobe sa vyhotoví vo forme listinného dokumentu, kde sa doplnia

náležitosti uvedené v odseku 12, alebo sa uloží na hmotný nosič utajovaných písomností

najneskôr do 31. januára nasledujúceho kalendárneho roka; tento postup sa uplatní

aj pri zmene poverenej osoby. Protokol utajovaných písomností, ktorý je vyhotovený

vo forme listinného dokumentu alebo je uložený na hmotnom nosiči utajovaných písomností,

sa dodatočne zaeviduje ako administratívna pomôcka.

§ 9

Zberný spis

(1)

Ak sa vytvoria alebo doručia k tej istej veci viac ako dve utajované písomnosti,

založí sa zberný spis podľa

prílohy č. 12

. Zberný spis sa označí na prvej prednej strane odtlačkom úradnej pečiatky, číslom

utajovanej písomnosti z protokolu utajovaných písomností, slovným označením stupňa

utajenia napísaným červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby a názvom

veci.

(2)

Založenie zberného spisu sa vyznačí v protokole utajovaných písomností v stĺpci č.

3 pod označenie odosielateľa skratkou „ZS" odlišnou farbou, ako sú vedené ostatné

zápisy. Zberný spis vedie spracovateľ.

(3)

Do zberného spisu sa zapisujú všetky utajované písomnosti vrátane tých, ktoré sú

pod číslom zberného spisu zapísané v protokole utajovaných písomností. Prvá utajovaná

písomnosť v zbernom spise má číslo totožné s číslom z protokolu utajovaných písomností.

Každá ďalšia utajovaná písomnosť sa označuje týmto číslom a za pomlčkou poradovým

číslom zo zberného spisu, začínajúc číslom jeden.

(4)

Po vybavení poslednej utajovanej písomnosti zapísanej v zbernom spise sa zberný spis

uzatvorí tak, že sa posledný zápis podčiarkne; pod čiarou sa uvedie dátum uzatvorenia,

celkový počet listov vrátane počtu listov príloh, počtu listov zberného spisu, znak

hodnoty, lehota uloženia, registratúrna značka, meno, priezvisko a podpis spracovateľa.

Uzatvorenie zberného spisu schváli podpisom nadriadený spracovateľa; na súde sudca,

na prokuratúre prokurátor.

(5)

Ak sú v zbernom spise evidované utajované písomnosti označené rôznym stupňom utajenia

Tajné, Dôverné a Vyhradené, zberný spis sa označuje podľa utajovanej písomnosti označenej

najvyšším stupňom utajenia.

(6)

Všetky zápisy do zberného spisu sa vykonávajú podľa predtlače v poradí, v akom boli

utajované písomnosti prijaté alebo vytvorené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť

písma.

(7)

Utajovaná písomnosť zapísaná v zbernom spise, na ktorej došlo k zmene označenia stupňa

utajenia alebo k zrušeniu označenia stupňa utajenia, zostáva po vyznačení zmeny uložená

v zbernom spise.

(8)

Zmena označenia stupňa utajenia sa na zbernom spise vykoná prečiarknutím pôvodného

stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný, a vyznačením nového označenia

stupňa utajenia. V pravom hornom rohu zberného spisu sa uvedie dátum vykonania zmeny,

dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Ak sa zmena označenia

stupňa utajenia vykonala na zbernom spise označenom stupňom utajenia Tajné, Dôverné

a Vyhradené evidovanom v spoločnom protokole utajovaných písomností, v stĺpci č. 1

sa prečiarkne skratka stupňa utajenia a vyznačí sa nový stupeň utajenia. Zmena označenia

stupňa utajenia zberného spisu sa vykonáva až po zmene označenia všetkých utajovaných

písomností s daným stupňom utajenia zapísaných v zbernom spise.

(9)

Zrušenie označenia stupňa utajenia sa na zbernom spise vykoná prečiarknutím stupňa

utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný. V pravom hornom rohu zberného spisu

sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu

vykonala. Po zrušení stupňa utajenia sa zberný spis neodkladne preeviduje do registratúrneho

denníka. Zbernému spisu sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné číslo

sa na zbernom spise prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho denníka sa v protokole

utajovaných písomností vyznačí v stĺpcoch č. 12 a 13; stĺpce č. 14 až 16 sa prečiarknu.

Zberný spis sa preeviduje do registratúrneho denníka až po zrušení označenia stupňa

utajenia všetkých utajovaných písomností v ňom zapísaných.

§ 10

Spoločný zväzok

(1)

Utajované písomnosti označené stupňom utajenia Tajné, Dôverné alebo Vyhradené, týkajúce

sa rovnakej problematiky, ktoré sú v protokole utajovaných písomností zaevidované

pod rôznymi evidenčnými číslami, je možné uložiť v jednom spoločnom zväzku. Také uloženie

utajovaných písomností sa vyznačí v stĺpci č. 13 protokolu utajovaných písomností

s uvedením označenia zväzku. Spoločný zväzok vedie nadriadený alebo ním určená oprávnená

osoba, ktorá je spravidla aj spracovateľom utajovaných písomností v ňom uložených.

(2)

Na obale zväzku sa vyznačí odtlačok záhlavnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa

alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, označenie zväzku, stupeň

utajenia červenou farbou podľa stupňa utajenia písomnosti uloženej v tomto zväzku

označenej najvyšším stupňom utajenia, čísla uložených utajovaných písomností s uvedením

celkového počtu listov utajovanej písomnosti a názvy vecí. Ak sú utajované písomnosti

uložené v spoločnom zväzku označené rôznymi stupňami utajenia, so zväzkom sa manipuluje

tak ako s utajovanou písomnosťou označenou najvyšším stupňom utajenia uloženou v tomto

zväzku.

(3)

Ak bola utajovaná písomnosť uložená v spoločnom zväzku vybavená, oznamuje sa poverenej

osobe spôsob vybavenia, počet listov, znak hodnoty, lehota uloženia a registratúrna

značka neodkladne po jej vybavení. Ak utajovaná písomnosť uložená v spoločnom zväzku

nebola do 31. decembra príslušného kalendárneho roka vybavená, postupuje sa podľa

§ 8 ods. 12

. Spoločný zväzok môže oprávnená osoba viesť a dopĺňať aj viac kalendárnych rokov,

ak to vyžaduje charakter spoločného zväzku.

(4)

Do spoločného zväzku sa môžu ukladať utajované písomnosti, ktoré sú evidované v protokole

utajovaných písomností alebo sú zapísané v zbernom spise spoločne so zberným spisom,

a registratúrne záznamy.

(5)

Spoločný zväzok môže byť zasielaný mimo miesta uloženia len v odôvodnených prípadoch

pre potreby konania pred štátnym orgánom ako príloha utajovanej písomnosti. Pred odoslaním

musí byť vyhotovené pevné spojenie všetkých utajovaných písomností a registratúrnych

záznamov v ňom uložených.

(6)

Pevné spojenie sa zabezpečí previazaním alebo iným spojením všetkých utajovaných

písomností a registratúrnych záznamov, napríklad šnúrkou ukončenou uzlom s následným

prelepením lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia. Na zadnej

strane utajovanej písomnosti sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí

odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby,

alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Adresát,

ktorému bol spoločný zväzok zaslaný, nemôže zasahovať do pevného spojenia spoločného

zväzku vyhotoveného spracovateľom spoločného zväzku.

(7)

Pevné spojenie spoločného zväzku môže porušiť len pôvodca utajovanej skutočnosti

alebo spracovateľ, iba v prípade doplnenia ďalších utajovaných písomností alebo registratúrnych

záznamov do spoločného zväzku alebo z dôvodu uplynutia lehoty uloženia a vrátenia

utajovaných písomností a registratúrnych záznamov do protokolov na uloženie. Po vrátení

utajovanej písomnosti na uloženie k protokolu utajovaných písomností sa zápis v stĺpci

č. 13 prečiarkne.

(8)

Vedenie spoločného zväzku sa ukončí na základe rozhodnutia nadriadeného, na súde

a prokuratúre na základe pokynu spracovateľa a utajované písomnosti sa vrátia na uloženie

k príslušnému protokolu utajovaných písomností podľa

§ 14 ods. 2 druhej vety

. Súčasne sa zabezpečí odovzdanie registratúrnych záznamov k registratúrnemu denníku.

§ 11

Oprava evidenčného zápisu

Chybný evidenčný zápis sa opravuje prečiarknutím pôvodného zápisu tak, aby zostal

čitateľný, a napísaním správneho zápisu s uvedením jeho dátumu, mena, priezviska a

podpisu toho, kto ho opravil. Opravu chybného evidenčného zápisu vykonáva poverená

osoba a osoba určená na vedenie príslušnej evidencie. Údaje v prezentačnej pečiatke

môže opraviť len poverená osoba a záznamy vyhotovené na utajovanej písomnosti môže

opraviť len oprávnená osoba, ktorá ich vyhotovila.

§ 12

Príjem utajovanej písomnosti

(1)

Príjem utajovanej písomnosti doručiteľovi potvrdzuje príjemca dátumom, priezviskom

a podpisom do doručovacieho zošitu, na doručenku, na návratku alebo na utajovanú písomnosť

určenú na uloženie k protokolu utajovaných písomností pri dodržaní podmienky uvedenej

v

§ 2 ods. 8

.

(2)

Ak má prijatá utajovaná písomnosť poškodenú obálku alebo je zrejmé, že sa s obsahom

utajovanej písomnosti mohla oboznámiť nepovolaná osoba podľa

§ 2 písm. g) zákona

, poverená osoba vyhotoví záznam o zistených skutočnostiach, ktorý sa pripojí k utajovanej

písomnosti, a jeho kópia sa zašle odosielateľovi.

(3)

Ak sa po otvorení obálky alebo obalu utajovanej písomnosti zistí, že utajovaná písomnosť

je určená inému adresátovi, poverená osoba ju vráti odosielateľovi po podpísaní sa

na zadnej strane utajovanej písomnosti. Na pôvodnú obálku sa napíše záznam s uvedením

dátumu otvorenia, označením štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby,

alebo ich organizačnej zložky, ktorej bola utajovaná písomnosť omylom doručená, meno,

priezvisko a podpis oprávnenej osoby. Utajovaná písomnosť sa vloží spolu s pôvodnou

obálkou do novej obálky, ktorá sa označí spôsobom ustanoveným v

§ 17

.

(4)

Doručenú utajovanú písomnosť, ktorá nemá náležitosti utajovanej písomnosti, poverená

osoba vráti pôvodcovi utajovanej skutočnosti po zaevidovaní v protokole utajovaných

písomností. V stĺpci č. 12 príslušného protokolu utajovaných písomností sa uvedie

text „Písomnosť vrátená"; stĺpce č. 9, 13 až 16 sa vyčiarknu. Na vrátenej utajovanej

písomnosti vyhotoví adresát záznam o zistených nedostatkoch. Po doručení vrátenej

utajovanej písomnosti sa táto utajovaná písomnosť zaeviduje pod novým číslom utajovanej

písomnosti podľa

§ 8 ods. 1

. Ak nie je možné utajovanú písomnosť vrátiť pôvodcovi utajovanej skutočnosti z dôvodu

plnenia neodkladných opatrení alebo termínovaných úloh z nej vyplývajúcich, adresát

upozorní pôvodcu utajovanej skutočnosti na zistené nedostatky a požiada o ich neodkladné

odstránenie písomne registratúrnym záznamom; utajovaná písomnosť sa v tomto prípade

zaeviduje podľa

§ 8 ods. 1

.

§ 13

Vybavenie utajovanej písomnosti

(1)

Spôsob vybavenia utajovanej písomnosti sa uvádza v stĺpci č. 12 protokolu utajovaných

písomností.

(2)

Na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti sa uvedie spracovateľ, znak

hodnoty, lehota uloženia a registratúrna značka; to neplatí pri utajovanej písomnosti

zapísanej v zbernom spise, kde sa spracovateľ, znak hodnoty, lehota uloženia a registratúrna

značka uvedú na zbernom spise.

§ 14

Uschovávanie, ukladanie a vypožičiavanie utajovanej písomnosti

(1)

Utajované písomnosti sa uschovávajú a ukladajú v súlade s ustanoveniami osobitného

predpisu.

6

)

(2)

Utajovaná písomnosť sa po vybavení, ak nie je uložená v spoločnom zväzku, v evidencii

utajovaných interných predpisov, v bezpečnostnom spise alebo v evidencii utajovaných

písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, neodkladne vráti poverenej

osobe na uloženie k príslušnému protokolu utajovaných písomností. Poverená osoba potvrdí

také prevzatie vybavenej utajovanej písomnosti podpisom v protokole utajovaných písomností

v stĺpci č. 10 s uvedením dátumu vrátenia utajovanej písomnosti. Ak sa ukladá utajovaná

písomnosť v zalepenej obálke, obálka sa na spojoch prelepí lepiacou páskou, ktorú

nemožno odstrániť bez jej poškodenia. Na zadnej strane obálky sa na lepiacu pásku

alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu,

podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval

okraje lepiacej pásky. Cez odtlačok úradnej pečiatky sa podpíše nadriadený spracovateľa;

na súde sudca, na prokuratúre prokurátor. Spracovateľ vyznačí na obálke číslo utajovanej

písomnosti, stupeň utajenia, spôsob vybavenia, počet uložených listov, znak hodnoty,

lehotu uloženia a registratúrnu značku.

(3)

Pôvodca utajovanej skutočnosti zničí mimo vyraďovacieho konania ďalšie výtlačky vybavenej

utajovanej písomnosti, ktoré mu boli vrátené adresátmi; to neplatí v prípade utajovanej

písomnosti vybavenej prvopisom. Zničenie ďalšieho výtlačku utajovanej písomnosti vykoná

najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená nadriadeným oprávnenej

osoby. Záznam o zničení vyznačí komisia v rozdeľovníku na utajovanej písomnosti uloženej

pri protokole utajovaných písomností, v evidencii utajovaných interných predpisov,

v bezpečnostnom spise alebo v evidencii utajovaných písomností, ktorých charakter

vyžaduje dlhodobé utajenie. Záznam o zničení obsahuje číslo výtlačku, dátum zničenia,

meno, priezvisko a podpisy všetkých členov komisie.

(4)

Utajované písomnosti stupňa utajenia Prísne tajné sa ukladajú alebo uschovávajú oddelene

od ostatných utajovaných písomností.

(5)

Utajovanú písomnosť možno vypožičať na nevyhnutne potrebný čas len

a)

s písomným súhlasom nadriadeného poverenej osoby, ktorý sa vyznačí vo výpožičkovej

knihe; nadriadený poverenej osoby určí pri vypožičaní lehotu, na ktorú sa utajovaná

písomnosť vypožičiava,

b)

osobe oprávnenej oboznamovať sa s utajovanou písomnosťou príslušného stupňa utajenia

a v určenom rozsahu, ktorá v písomnej žiadosti podľa prílohy č. 16 preukáže dôvod

výpožičky.

(6)

Súhlas nadriadeného a žiadosť podľa odseku 5 sa nevzťahuje na vypožičanie utajovanej

písomnosti v rámci jedného štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby,

ak vedúci písomne nerozhodne inak. Vrátenie vypožičanej utajovanej písomnosti sa zabezpečí

prostredníctvom zápisníka oprávnenej osoby.

(7)

Vypožičané utajované písomnosti sa každý rok v priebehu januára odovzdajú na ich

fyzickú kontrolu poverenej osobe, od ktorej boli vypožičané. Za odovzdanie vypožičanej

utajovanej písomnosti na fyzickú kontrolu zodpovedá oprávnená osoba, ktorá si utajovanú

písomnosť vypožičala. V prípade nesplnenia uvedenej povinnosti nadriadený poverenej

osoby, ktorý udelil písomný súhlas na vypožičanie utajovanej písomnosti, písomne vyzve

túto oprávnenú osobu na neodkladné vrátenie vypožičanej utajovanej písomnosti.

(8)

Utajovaná písomnosť sa počas trvania výpožičky nerozmnožuje.

§ 15

Prenášanie utajovanej písomnosti

(1)

Prenášaním utajovanej písomnosti sa rozumie fyzické disponovanie s utajovanou písomnosťou

zo strany oprávnenej osoby pri plnení úloh štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej

právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky mimo chráneného priestoru.

(2)

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné možno prenášať

iba v sprievode ďalšej oprávnenej osoby pre daný stupeň utajenia.

(3)

Na prenášanie utajovanej písomnosti možno použiť len také aktovky, kufríky, obaly,

kuriérne vaky, ktoré sa dajú zabezpečiť mechanickým alebo kódovým zámkom alebo sa

dajú zapečatiť (zaplombovať) (ďalej len „prenosná schránka“); označujú sa textom

„Neotvárať! Ihneď odovzdajte Národnému bezpečnostnému úradu, najbližšiemu príslušníkovi

Policajného zboru alebo útvaru Policajného zboru!“.

(4)

Utajovaná písomnosť sa v rámci jedného uzatvoreného objektu štátneho orgánu, podnikateľa

alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky prenáša v nepriehľadnom

obale, na ktorom sa uvedie názov konkrétneho subjektu a vyznačí sa stupeň utajenia

prenášanej utajovanej písomnosti.

(5)

Oprávnená osoba chráni utajovanú písomnosť počas jej prenosu spôsobom, aby nedošlo

k neoprávnenej manipulácii.

§ 16

Spôsob prepravy utajovanej písomnosti

(1)

Prepravou utajovanej písomnosti sa rozumie len jej doručovanie adresátovi.

(2)

Utajovanú písomnosť možno prepravovať

a)

kuriérom,

b)

subjektom poskytujúcim poštové služby podľa osobitného predpisu,

7

)

c)

technickými prostriedkami a prostriedkami šifrovej ochrany informácií podľa osobitného

predpisu.

8

)

(3)

Prevzatie utajovanej písomnosti na prepravu podľa odseku 2 sa potvrdzuje priezviskom,

podpisom, dátumom v doručovacom zošite; to neplatí v prípade prevzatia utajovanej

písomnosti na prepravu subjektom podľa odseku 2 písm. b), kde sa prevzatie na prepravu

vykoná podľa osobitného predpisu.

7

)

§ 17

Podmienky prepravy utajovanej písomnosti

(1)

Utajovaná písomnosť sa prepravuje v dvoch nepriehľadných obálkach, a to vo vnútornej

a vonkajšej.

(2)

Na vnútornej obálke sa vyznačuje v ľavej hornej časti číslo utajovanej písomnosti

a odosielateľ, v pravej hornej časti stupeň utajenia a v dolnej časti adresa príjemcu.

Spojené miesta obálky sa po celej dĺžke prelepia lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť

bez jej poškodenia, a na zadnej strane obálky sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak

je priehľadná, vyznačí odtlačok pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej

osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Cez

odtlačok pečiatky sa podpíše oprávnená osoba, ktorá utajovanú skutočnosť balila. Ak

sa utajovaná písomnosť prepravuje kuriérom, v ľavej dolnej časti sa označuje nápisom

„KURIÉROM". Ak má zásielku otvoriť výlučne adresát, na obálke sa vyznačí nápis „DO

VLASTNÝCH RÚK".

(3)

Do vnútornej obálky sa k utajovanej písomnosti stupňa utajenia Tajné a Prísne tajné

pripája návratka, na ktorej adresát potvrdzuje podpisom, odtlačkom pečiatky a dátumom

príjem utajovanej písomnosti. Návratka sa po potvrdení prijatia utajovanej písomnosti

ihneď zasiela späť odosielateľovi. Vrátená návratka sa pripojí k utajovanej písomnosti

uloženej pri protokole utajovaných písomností a nezapočítava sa do celkového počtu

listov; pri utajovanej písomnosti zasielanej prvopisom sa návratka odovzdá poverenej

osobe. Do vnútornej obálky k utajovanej písomnosti stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné

sa návratka pripája na základe rozhodnutia nadriadeného.

(4)

Na vonkajšej obálke sa uvádzajú všetky náležitosti ako na vnútornej obálke okrem

stupňa utajenia a skratky stupňa utajenia v čísle utajovanej písomnosti. Vonkajšia

obálka sa na spojených miestach lepiacou páskou neprelepuje. Pri preprave kuriérom

vonkajšia obálka nie je potrebná, ak sú dodržané podmienky podľa

§ 15 ods. 3

.

(5)

Ak utajovanú písomnosť nemožno vložiť do obálky, zabalí sa do pevného obalu, ktorý

sa zabezpečí a označí tak ako obálka.

(6)

Utajované písomnosti označené stupňom utajenia Dôverné a Vyhradené určené pre jedného

adresáta možno vložiť do jednej vnútornej obálky alebo obalu.

(7)

Utajovaná písomnosť stupňa utajenia Prísne tajné alebo Tajné sa nesmie prepravovať

prostriedkami verejnej dopravy okrem leteckej dopravy a lodnej dopravy.

§ 18

Preprava utajovanej písomnosti kuriérom

(1)

Kuriér sa v rámci prepravy preukáže odosielateľovi a na požiadanie aj adresátovi

dokladom totožnosti alebo služobným preukazom a platným osvedčením kuriéra na prepravu

utajovaných písomností podľa

prílohy č. 13

; osvedčenie kuriéra môže byť vystavené vždy s platnosťou najdlhšie do 31. decembra

kalendárneho roka. Kuriér sa v rámci prepravy s obsahom prepravovaných utajovaných

písomností neoboznamuje.

(2)

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Prísne tajné alebo Tajné prepravujú

najmenej dvaja kuriéri, ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo

vyšší, akým je označená prepravovaná utajovaná písomnosť.

(3)

Prepravu utajovanej písomnosti mimo územia Slovenskej republiky vykonávajú kuriéri

diplomatickej kuriérnej služby Ministerstva zahraničných vecí Slovenskej republiky

alebo osoby podľa osobitných predpisov,

9

)

ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označená

prepravovaná utajovaná písomnosť.

(4)

Utajovaná písomnosť sa prepravuje len v prenosnej schránke, ktorá spĺňa podmienky

podľa

§ 15 ods. 3

.

(5)

Utajované písomnosti poskytované v rámci medzinárodnej spolupráce podľa

§ 60 ods. 8 zákona

môžu prepravovať príslušníci alebo zamestnanci spravodajských služieb Slovenskej

republiky alebo príslušníci a zamestnanci Policajného zboru, ktorí sú oprávnenými

osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označená prepravovaná utajovaná

písomnosť.

§ 19

Preprava utajovanej písomnosti subjektom poskytujúcim poštové služby

Subjektom poskytujúcim poštové služby možno prepravovať iba utajovanú písomnosť označenú

stupňom utajenia Dôverné a Vyhradené, a to len ako doporučenú poštovú zásielku za

podmienok ustanovených v

§ 17 ods. 1, 2

,

4 až 6

.

§ 20

Rozmnožovanie utajovanej písomnosti

(1)

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Prísne tajné možno rozmnožovať len

na základe písomného súhlasu pôvodcu utajovanej skutočnosti.

(2)

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Tajné alebo Dôverné možno rozmnožovať

na základe písomného súhlasu nadriadeného spracovateľa. To neplatí, ak pôvodca utajovanej

skutočnosti na utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Tajné a Dôverné uviedol

„Rozmnožovať len po predchádzajúcom písomnom súhlase pôvodcu utajovanej skutočnosti.".

(3)

Písomný súhlas na rozmnožovanie utajovanej písomnosti obsahuje číslo utajovanej písomnosti,

počet požadovaných kópií, rozdeľovník, dôvod, meno, priezvisko a podpis toho, kto

súhlas udelil, a dátum udelenia súhlasu. Na písomnom súhlase sa doplní meno, priezvisko

a podpis oprávnenej osoby, ktorá utajovanú písomnosť rozmnožila; písomný súhlas sa

vyznačuje na pôvodnej utajovanej písomnosti alebo sa pripája k pôvodnej utajovanej

písomnosti.

(4)

Každé rozmnoženie utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné sa

zaznamená u pôvodcu utajovanej skutočnosti aj adresáta slovom „KÓPIA" v stĺpci č.

11 protokolu utajovaných písomností a v rozdeľovníku utajovanej písomnosti u pôvodcu

utajovanej skutočnosti; na vyhotovenej kópii oprávnená osoba, ktorá kópiu vyhotovila,

uvedie dátum vyhotovenia kópie, svoje meno, priezvisko a podpis. Oprávnená osoba,

ktorá kópiu vyhotovila, zabezpečí označenie stupňa utajenia červenou farbou alebo

odtlačkom pečiatky červenej farby.

(5)

Každé rozmnoženie utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Tajné a Dôverné

zaznamená poverená osoba slovom „KÓPIA" v stĺpci č. 11 protokolu utajovaných písomností

u adresáta; na vyhotovenej kópii osoba, ktorá kópiu vyhotovila, uvedie dátum vyhotovenia

kópie, svoje meno, priezvisko a podpis. Oprávnená osoba, ktorá kópiu vyhotovila, zabezpečí

označenie stupňa utajenia červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby.

(6)

O rozmnožovaní utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Vyhradené rozhoduje

na základe odôvodnenej potreby spracovateľ; na rozmnožovanej utajovanej písomnosti

alebo na samostatnom liste sa vyznačí počet vyhotovených kópií, rozdeľovník, dátum

vyhotovenia a pripojí sa meno, priezvisko a podpis toho, kto utajovanú písomnosť rozmnožil;

samostatný list sa pripája k utajovanej písomnosti.

(7)

Pri reprodukcii hmotného nosiča utajovaných písomností podľa

§ 23 ods. 1

možno kópie vyhotoviť za podmienok uvedených v odsekoch 1 až 6.

(8)

Kópia utajovanej písomnosti, ktorá je odpisom, ktorým je doslovné prevzatie textu

utajovanej písomnosti, alebo výpisom, ktorým je prevzatie utajovanej časti textu alebo

obsahu utajovanej písomnosti, okrem výpisu do poznámkového zošita, alebo preklad utajovanej

písomnosti, označuje sa rovnakým stupňom utajenia, akým bola označená pôvodná utajovaná

písomnosť.

(9)

Na kópiách utajovanej písomnosti sa v hornej prednej časti prvého listu vyznačí slovami

„KÓPIA č. ....". Ak počet listov novovytvorenej kópie nie je totožný s počtom listov

pôvodnej utajovanej písomnosti, vyznačí sa skutočný počet jeho listov za lomkou za

slovami „KÓPIA č. .../... listov".

(10)

Adresát zničí mimo vyraďovacieho konania kópiu výtlačku utajovanej písomnosti stupňa

utajenia Vyhradené a Dôverné, ktorú sám vyhotovil. Zničenie kópie utajovanej písomnosti

vykoná najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená nadriadeným oprávnenej

osoby. Záznam o zničení vyznačí komisia na utajovanej písomnosti, kde sa nachádza

záznam o vyhotovení príslušnej kópie utajovanej písomnosti. Záznam o zničení kópie

obsahuje číslo kópie, dátum zničenia, meno, priezvisko a podpisy všetkých členov komisie.

§ 20a

Konverzia

(1)

Konverziou sa na účely tejto vyhlášky rozumie transformácia

a)

hodnovernej

9a

)

utajovanej skutočnosti v elektronickej podobe na utajovanú písomnosť,

b)

utajovanej písomnosti na utajovanú skutočnosť v elektronickej podobe.

(2)

Na konverziu podľa odseku 1 sa primerane vzťahuje

§ 20

, ak

§ 4

a

26

neustanovujú inak.

(3)

Pri konverzii prijatej utajovanej skutočnosti podľa odseku 1 písm. a) sa konverziou

vytvorená utajovaná písomnosť označí podľa

§ 8 ods. 2

; povinnosti ustanovené v

§ 12 ods. 4

sa na takto prijatú utajovanú skutočnosť nevzťahujú.

(4)

Ak sa konvertuje len časť utajovanej skutočnosti, oprávnená osoba vytvorenú časť

konvertovanej utajovanej písomnosti podľa odseku 1 písm. a) označí náležitosťami utajovanej

písomnosti podľa odseku 2.

§ 21

Zabezpečenie utajovanej písomnosti pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej

právnickej osoby

(1)

Pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, (ďalej len „odovzdávajúci

subjekt"), ktorý má právneho nástupcu, sa utajované písomnosti odovzdajú právnemu

nástupcovi podpísaním záznamu o odovzdaní a prijatí utajovaných písomností. Ak je

právnym nástupcom podnikateľ, ktorý má spĺňať podmienky priemyselnej bezpečnosti a

nemá platné potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti, utajované písomnosti sa odovzdajú

ústrednému orgánu štátnej správy, do ktorého pôsobnosti utajované písomnosti patria

(ďalej len „ústredný orgán"). Vedúci ústredného orgánu rozhodne o postúpení prijatých

utajovaných písomností právnemu nástupcovi odovzdávajúceho subjektu až po splnení

podmienok priemyselnej bezpečnosti na základe písomnej žiadosti právneho nástupcu.

(2)

Pred odovzdaním najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená vedúcim

odovzdávajúceho subjektu preverí úplnosť utajovaných písomností a spracuje ich zoznam,

ktorý tvorí prílohu záznamu o odovzdaní a prijatí utajovaných písomností. Zoznam obsahuje

číslo utajovanej písomnosti, pod ktorým je utajovaná písomnosť evidovaná v protokole

utajovaných písomností, stručné označenie veci, číslo výtlačku a celkový počet listov

odovzdávanej utajovanej písomnosti. Na konci zoznamu podpísaného členmi komisie sa

uvedie meno, priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti odovzdáva, meno,

priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti preberá.

(3)

Záznam o odovzdaní utajovaných písomností podľa odseku 1 obsahuje najmä identifikačné

údaje (názov, adresa) odovzdávajúceho subjektu a jeho právneho nástupcu alebo ústredného

orgánu, dôvod zániku odovzdávajúceho subjektu, dátum odovzdania a prijatia utajovaných

písomností, vyhlásenie o úplnosti odovzdávaných utajovaných písomností, meno, priezvisko

a podpis vedúceho odovzdávajúceho subjektu a vedúceho právneho nástupcu alebo vedúceho

ústredného orgánu. Záznam sa vyhotoví v troch výtlačkoch pre odovzdávajúci subjekt,

pre právneho nástupcu alebo ústredný orgán a pre úrad.

(4)

Pri zániku odovzdávajúceho subjektu bez právneho nástupcu najmenej dvojčlenná komisia

oprávnených osôb určená jeho vedúcim preverí úplnosť utajovaných písomností a spracuje

ich zoznam podľa odseku 2. Všetky utajované písomnosti, ktoré boli evidované v odovzdávajúcom

subjekte, komisia predloží na vyraďovanie utajovaných písomností podľa

§ 24

. Utajované písomnosti sa odovzdajú ústrednému orgánu, a ak taký nie je, úradu.

(5)

Záznam o odovzdaní utajovaných písomností podľa odseku 3 sa pri zániku odovzdávajúceho

subjektu bez právneho nástupcu vyhotoví v troch výtlačkoch pre odovzdávajúci subjekt,

pre ústredný orgán a pre úrad.

(6)

S utajovanými písomnosťami sa odovzdávajú aj administratívne pomôcky. Zoznam administratívnych

pomôcok obsahuje najmä evidenčné číslo administratívnej pomôcky, názov administratívnej

pomôcky a počet listov administratívnej pomôcky. Na konci zoznamu podpísaného členmi

komisie sa uvedie meno, priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti odovzdáva,

meno, priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti preberá. Zoznam odovzdávaných

administratívnych pomôcok tvorí prílohu k záznamu o odovzdaní a prijatí utajovaných

písomností.

(7)

Ustanovenia odsekov 1 až 6 sa primerane vzťahujú aj na prípady rozdelenia štátneho

orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby.

(8)

Utajované písomnosti prijaté spoločne s príslušným protokolom utajovaných písomností

sa neevidujú v protokole utajovaných písomností preberajúceho štátneho orgánu, podnikateľa

alebo inej právnickej osoby. Preberajúci štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická

osoba zaeviduje prijatý protokol utajovaných písomností vo svojej knihe administratívnych

pomôcok s uvedením dátumu fyzického prijatia protokolu utajovaných písomností a utajovaných

písomností v ňom evidovaných.

(9)

V prípade prijatia utajovaných písomností bez príslušného protokolu utajovaných písomností

sa vyhotoví písomný záznam o ich prijatí, ktorého prílohou bude zoznam prijatých utajovaných

písomností. Prijaté utajované písomnosti sa zaevidujú v evidencii utajovaných písomností,

ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie. Záznam o prijatí utajovaných písomností

sa zaeviduje v protokole utajovaných písomností alebo registratúrnom denníku preberajúceho

štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby s prihliadnutím na dátum

fyzického prijatia.

§ 22

Zabezpečenie utajovanej písomnosti pri personálnych zmenách

(1)

Ak osobe zanikne oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami alebo ak mení

pracovisko, odovzdá neodkladne všetky pridelené utajované písomnosti a administratívne

pomôcky svojmu nadriadenému, ktorý zabezpečí ďalšiu manipuláciu s odovzdanými utajovanými

písomnosťami a administratívnymi pomôckami. O odovzdaní utajovaných písomností a administratívnych

pomôcok sa vyhotoví písomný záznam; záznam podpisuje nadriadený a osoba, ktorej zaniklo

oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami alebo ak mení pracovisko. Záznam

sa vyhotovuje v dvoch výtlačkoch, z ktorých sa jeden odovzdáva osobe, ktorej zaniklo

oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami alebo mení pracovisko.

(2)

Pri zmene vedúceho alebo poverenej osoby sa písomne ustanovuje komisia zložená najmenej

z dvoch oprávnených osôb určených na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami

príslušného stupňa utajenia v určenom rozsahu. Komisia zabezpečí odovzdanie a prijatie

všetkých utajovaných písomností a príslušných administratívnych pomôcok pridelených

vedúcemu alebo poverenej osobe novému vedúcemu alebo novej poverenej osobe; táto skutočnosť

sa potvrdzuje v registratúrnom zázname.

1

)

Záznam podpisujú členovia komisie, odovzdávajúca osoba a preberajúca osoba.

§ 23

Hmotný nosič utajovaných písomností

(1)

Hmotným nosičom utajovaných písomností v elektronickej podobe je najmä disketa, CD,

DVD, USB, audiokazeta, videokazeta určená na prenos, prepravu alebo uschovanie utajovanej

písomnosti v elektronickej podobe, ktorá sa eviduje zapísaním v evidencii hmotných

nosičov utajovaných písomností.

(2)

Evidencia hmotných nosičov utajovaných písomností sa v štátnom orgáne, u podnikateľa

alebo v inej právnickej osobe alebo v ich organizačnej zložke vedie tak, aby evidencia

poskytovala úplný prehľad o všetkých používaných hmotných nosičoch utajovaných písomností

aspoň v rozsahu údajov uvedených v

prílohe č. 15

; evidenciu vedie oprávnená osoba písomne určená nadriadeným.

(3)

Hmotný nosič utajovaných písomností sa označuje na opisnom štítku alebo na obale

stupňom utajenia, názvom štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby,

alebo ich organizačnej zložky a prideleným číslom z evidencie hmotných nosičov utajovaných

písomností; to neplatí v prípade hmotných nosičov utajovaných písomností tvoriacich

prílohu k utajovanej písomnosti, ktoré sú uložené spoločne s utajovanou písomnosťou

pri protokole utajovaných písomností.

(4)

Hmotný nosič utajovaných písomností sa ukladá v súlade s ustanoveniami osobitného

predpisu;

6

)

to neplatí počas prenosu a prepravy hmotného nosiča utajovaných písomností.

(5)

Utajované písomnosti stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné sa môžu uschovávať na spoločnom

hmotnom nosiči utajovaných písomností označenom stupňom utajenia Dôverné. Utajované

skutočnosti stupňa utajenia Tajné a Prísne tajné sa uschovávajú na samostatných hmotných

nosičoch utajovaných písomností. Preprava a prenášanie hmotných nosičov utajovaných

písomností sa vykonáva v súlade s

§ 15 až 19

.

§ 24

Vyraďovanie utajovaných písomností

(1)

Na účely tejto vyhlášky sa vyraďovaním utajovaných písomností rozumie súhrn odborných

činností, pri ktorých sa vyčleňujú utajované písomnosti určené na zmenu označenia

stupňa utajenia, určené na zrušenie označenia stupňa utajenia, utajované písomnosti,

ktorým uplynula lehota uloženia a sú zaevidované

a)

v protokole utajovaných písomností v predchádzajúcich kalendárnych rokoch,

b)

v evidencii utajovaných interných predpisov,

c)

v evidencii utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie,

ak to osobitný predpis

11

)

neustanovuje inak, a vyčlenenie administratívnych pomôcok, ktoré boli vrátené ku

knihe administratívnych pomôcok a nebudú ďalej používané.

(2)

Vyraďovanie utajovaných písomností a administratívnych pomôcok vykonáva vyraďovacia

komisia zložená z oprávnených osôb (ďalej len „komisia") písomne určená vedúcim. Predsedom

komisie, ktorá musí mať najmenej dvoch členov, nemôže byť poverená osoba; to neplatí,

ak ide o vyraďovanie prijatých utajovaných písomností podľa

§ 35

.

(3)

Komisia prekontroluje úplnosť všetkých vyčlenených utajovaných písomností zaevidovaných

v administratívnych pomôckach uvedených v odseku 1. Ak zistí, že pri jednotlivých

utajovaných písomnostiach je dôvod na zmenu označenia stupňa utajenia, na zrušenie

označenia stupňa utajenia alebo uplynula lehota uloženia utajovanej písomnosti, spracuje

pre vedúceho

a)

zoznam utajovaných písomností určených na zmenu označenia stupňa utajenia,

b)

zoznam utajovaných písomností určených na zrušenie označenia stupňa utajenia,

c)

zoznam utajovaných písomností so znakom hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie,

d)

zoznam utajovaných písomností bez znaku hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie.

(4)

Komisia súčasne prekontroluje úplnosť a aktuálnosť všetkých administratívnych pomôcok

zaevidovaných v knihe administratívnych pomôcok. Ak zistí, že pri jednotlivých administratívnych

pomôckach je dôvod na ich zničenie, spracuje pre vedúceho zoznam administratívnych

pomôcok navrhnutých na zničenie.

(5)

V zoznamoch sa uvedie najmä poradové číslo, číslo utajovanej písomnosti a počet listov.

Pri zmene označenia stupňa utajenia sa uvedie dôvod zmeny stupňa utajenia, ako aj

nové označenie stupňa utajenia. Jeden výtlačok je určený pre vyraďovaciu komisiu a

druhý výtlačok pre vedúceho.

(6)

Vlastné utajované písomnosti navrhnuté na zmenu stupňa utajenia sa po písomnom odsúhlasení

vedúcim preevidujú do protokolu utajovaných písomností podľa nového označenia stupňa

utajenia.

(7)

Vlastné utajované písomnosti, pri ktorých vedúci rozhodol o zrušení utajenia, a doručené

utajované písomnosti, pri ktorých pôvodca utajovanej skutočnosti zrušil stupeň utajenia,

sa odovzdajú formou zápisnice pracovisku, ktoré je v štátnom orgáne, u podnikateľa

alebo v inej právnickej osobe, alebo ich organizačnej zložke určené na plnenie úloh

správy registratúry.

12

)

(8)

Pred zničením vedúci zabezpečí v súlade s osobitným predpisom

12

)

posúdenie trvalej dokumentárnej hodnoty utajovaných písomností navrhnutých na vyradenie.

Po posúdení trvalej dokumentárnej hodnoty utajovaných písomností navrhnutých na zničenie

sa zabezpečí fyzické zničenie utajovaných písomností bez trvalej dokumentárnej hodnoty

za prítomnosti najmenej dvoch členov komisie tak, aby sa zabránilo neoprávnenej manipulácii

s nimi. Utajované písomnosti s trvalou dokumentárnou hodnotou sa odovzdajú po zrušení

stupňa utajenia do príslušného archívu. Súčasne sa zabezpečí aj fyzické zničenie administratívnych

pomôcok navrhnutých na zničenie.

(9)

V protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 16, v evidencii utajovaných interných

predpisov alebo v evidencii utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé

utajenie, komisia v prípade fyzického zničenia utajovanej písomnosti vyznačí dátum

zničenia a odtlačí pečiatku „ZNIČENÉ"; v prípade zrušenia utajenia vyznačí dátum zrušenia

utajenia a odtlačí pečiatku „UTAJENIE ZRUŠENÉ". Záznam podpíše predseda komisie.

(10)

V knihe administratívnych pomôcok sa v prípade rozhodnutia o zničení vyznačí dátum

zničenia a odtlačí sa pečiatka „ZNIČENÉ". Záznam podpíše predseda komisie.

§ 25

Neoprávnená manipulácia s utajovanou písomnosťou

(1)

Oznámenie o neoprávnenej manipulácii s utajovanou písomnosťou obsahuje

a)

názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej

zložky, v ktorej k neoprávnenej manipulácii došlo,

b)

číslo utajovanej písomnosti a stupeň jej utajenia,

c)

meno a priezvisko, dátum narodenia osoby, ktorá je zodpovedná za neoprávnenú manipuláciu

(ak je známa),

d)

časové obdobie vzniku neoprávnenej manipulácie,

e)

spôsob, akým k neoprávnenej manipulácii došlo; najmä opis samotnej udalosti, koľko

nepovolaných osôb malo alebo mohlo mať prístup k utajovanej písomnosti,

f)

v prípade podozrenia z trestného činu

13

)

dátum, názov a adresu orgánu, ktorému bolo podané trestné oznámenie,

g)

informáciu, či a kedy bol o neoprávnenej manipulácii informovaný pôvodca utajovanej

skutočnosti,

h)

prvotné opatrenia prijaté na zamedzenie ďalšej neoprávnenej manipulácii.

(2)

Do 30 dní od oznámenia o neoprávnenej manipulácii s utajovanou písomnosťou vedúci

zašle úradu správu o spôsobe a záveroch prešetrenia a následných opatreniach prijatých

na zamedzenie neoprávnenej manipulácii.

(3)

Neoprávnená manipulácia s utajovanou písomnosťou sa vyznačuje v protokole utajovaných

písomností, v ktorom je utajovaná písomnosť evidovaná v stĺpci č. 14 skratkou „NM",

odlišnou farbou, ako sú vykonané ostatné zápisy.

(4)

Postup podľa odsekov 1 a 2 sa vzťahuje na štátny orgán, podnikateľa alebo inú právnickú

osobu, alebo ich organizačnú zložku aj v prípadoch, ak boli na neoprávnenú manipuláciu

písomne upozornení úradom.

§ 26

Osobitné spôsoby manipulácie s utajovanou písomnosťou obsahujúcou spravodajské informácie

(1)

Spravodajskou informáciou na účely tejto vyhlášky je utajovaná písomnosť, ktorej

pôvodcom je spravodajská služba,

13a

)

obsahujúca informácie získané metódami a prostriedkami podľa osobitného predpisu,

14

)

zasielaná adresátovi podľa osobitného predpisu.

14

)

(2)

Adresát podľa odseku 1 a každá oprávnená osoba, ktorá sa oboznámila so spravodajskou

informáciou, vyznačí toto oboznámenie záznamom priamo na spravodajskej informácii;

záznam obsahuje meno, priezvisko, dátum oboznámenia a podpis osoby, ktorá sa s touto

spravodajskou informáciou oboznámila.

(3)

Spravodajskú informáciu adresát podľa odseku 1 rozmnoží, konvertuje alebo vypožičia

len na základe predchádzajúceho písomného súhlasu spravodajskej služby.

(4)

Ustanovenia odsekov 1 a 3 sa vzťahujú rovnako aj na hmotný nosič utajovaných písomností

obsahujúci spravodajskú informáciu. Postup ustanovený v odseku 2 sa primerane použije

aj na hmotný nosič utajovaných písomností obsahujúci spravodajskú informáciu.

(5)

Ustanoveniami odsekov 1 až 4 nie sú dotknuté ustanovenia

§ 4

.

§ 27

Ak táto časť neustanovuje inak, vzťahujú sa na manipuláciu s utajovanými písomnosťami

poskytnutými a prijatými v rámci medzinárodnej spolupráce (ďalej len „vymieňaná utajovaná

písomnosť") ustanovenia

prvej časti tejto vyhlášky

.

§ 28

Centrálny register

(1)

Centrálny register pôsobí ako príjemca a odosielateľ vymieňaných utajovaných písomností.

(2)

V centrálnom registri sa vedie

a)

aktuálny zoznam všetkých registrov utajovaných skutočností (ďalej len „register")

a koncových registrov zriadených v štátnych orgánoch, u podnikateľov alebo v iných

právnických osobách alebo v ich organizačných zložkách,

b)

aktuálny menný zoznam vedúcich registrov a koncových registrov a ich zástupcov,

c)

podpisové vzory vedúcich registrov a ich zástupcov,

d)

aktuálny zoznam všetkých vymieňaných utajovaných písomností,

e)

aktuálny zoznam osôb, ktorým bol vydaný certifikát o bezpečnostnej previerke osoby.

§ 29

Register

(1)

Register sa zriaďuje v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe

alebo v ich organizačnej zložke a prostredníctvom centrálneho registra pôsobí ako

príjemca a odosielateľ vymieňaných utajovaných písomností v pôsobnosti príslušného

štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky.

(2)

V registri sa vedie

a)

aktuálny zoznam všetkých koncových registrov zriadených v rámci príslušného štátneho

orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky,

b)

aktuálny menný zoznam vedúcich koncových registrov a ich zástupcov,

c)

podpisové vzory vedúcich koncových registrov a ich zástupcov,

d)

aktuálny zoznam všetkých vymieňaných utajovaných písomností v pôsobnosti registra,

e)

aktuálny zoznam osôb v pôsobnosti príslušného štátneho orgánu, podnikateľa alebo

inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky, ktorým bol vydaný certifikát

o bezpečnostnej previerke osoby.

§ 30

Koncový register

(1)

Koncový register sa zriaďuje v organizačnej zložke štátneho orgánu, podnikateľa alebo

inej právnickej osoby, ktorá má zriadený register. Koncový register pôsobí prostredníctvom

registra ako príjemca a odosielateľ vymieňaných utajovaných písomností v pôsobnosti

príslušnej organizačnej zložky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej

osoby.

(2)

V koncovom registri sa vedie

a)

aktuálny zoznam všetkých vymieňaných utajovaných písomností v pôsobnosti koncového

registra,

b)

aktuálny zoznam osôb v pôsobnosti príslušnej organizačnej zložky štátneho orgánu,

podnikateľa alebo inej právnickej osoby, ktorým bol vydaný certifikát o bezpečnostnej

previerke osoby.

§ 31

Zriaďovanie registrov a koncových registrov

(1)

Žiadosť o zriadenie registra alebo koncového registra podľa

prílohy č. 14

vedúci zasiela úradu.

(2)

V odôvodnených prípadoch je možné určiť viacerých zástupcov vedúceho registra alebo

koncového registra.

(3)

Úrad posudzuje podmienky ochrany utajovaných skutočností; výsledok posúdenia písomne

oznámi žiadateľovi. Pred začatím činnosti registra pracovníci centrálneho registra

zaznamenajú podpisové vzory a vykonajú poučenie vedúceho registra a jeho zástupcu,

o čom sa vyhotoví záznam. Pred začatím činnosti koncového registra pracovníci registra

zaznamenajú podpisové vzory a vykonajú poučenie vedúceho koncového registra a jeho

zástupcu, o čom sa vyhotoví záznam. Fotokópiu záznamu o poučení zasiela vedúci registra

centrálnemu registru. Poučenie sa vykonáva každoročne.

(4)

Vedúci registra oznamuje úradu všetky zmeny týkajúce sa údajov uvedených v žiadosti

o zriadenie registra.

§ 32

Manipulácia s utajovanými písomnosťami označenými stupňom utajenia NATO Vyhradené

a EÚ Vyhradené

(1)

Utajované písomnosti označené stupňom utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené sa evidujú

v registri a koncovom registri spôsobom, ktorý určí vedúci. Evidencia obsahuje najmä

údaje o pôvodcovi utajovanej skutočnosti a evidenčné identifikačné údaje utajovanej

skutočnosti pridelené pôvodcom utajovanej skutočnosti.

(2)

S utajovanými písomnosťami označenými stupňom utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené

sa ďalej manipuluje spôsobom, ktorý určí vedúci tak, aby sa zabránilo neoprávnenej

manipulácii. Na manipuláciu s utajovanými písomnosťami označenými stupňom utajenia

NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené sa nevzťahujú ustanovenia

§ 18 ods. 3

,

§ 33 ods. 1 až 4

,

§ 34 a 35

.

(3)

Vedúci registra alebo jeho zástupca zasiela centrálnemu registru zoznam prijatých

utajovaných písomností označených stupňom utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené za

obdobie kalendárneho mesiaca do desiateho dňa nasledujúceho mesiaca.

(4)

Vedúci zasiela úradu oznámenie o neoprávnenej manipulácii s utajovanou písomnosťou

stupňa utajenia NATO Vyhradené alebo EÚ Vyhradené podľa

§ 25

.

§ 33

Manipulácia s vymieňanými utajovanými písomnosťami v centrálnom registri, registri

a koncovom registri

(1)

Pre jednotlivé zahraničné subjekty sa vedú samostatné protokoly utajovaných písomností.

V protokole písomnosti pre zahraničný subjekt sa evidujú utajované skutočnosti prijaté

a poskytnuté v rámci medzinárodnej spolupráce s daným zahraničným subjektom.

(2)

Protokol utajovaných písomností je oprávnená viesť v centrálnom registri osoba písomne

poverená vedúcim centrálneho registra, v registri vedúci registra a jeho zástupca

a v koncovom registri vedúci koncového registra a jeho zástupca.

(3)

Utajovaná písomnosť prijatá v rámci medzinárodnej spolupráce sa po prijatí označí

slovenským ekvivalentom stupňa utajenia.

(4)

Výmena utajovaných písomností sa medzi registrami vykonáva prostredníctvom centrálneho

registra. Ak je utajovaná písomnosť vo výnimočných prípadoch zaslaná priamo na register,

vedúci registra túto skutočnosť dodatočne oznámi centrálnemu registru. Register zasiela

utajované písomnosti koncovému registru priamo bez oznámenia centrálnemu registru.

(5)

Na ukladanie a uschovávanie vymieňaných utajovaných písomností sa vzťahujú pravidlá

určené cudzou mocou alebo medzinárodnou zmluvou, ktorou je Slovenská republika viazaná.

(6)

Na základe požiadavky cudzej moci možno utajované skutočnosti v rámci výmeny utajovaných

skutočností označovať v súlade s požiadavkami cudzej moci, s ktorou k výmene dochádza.

§ 34

Rozmnožovanie vymieňaných utajovaných písomností

(1)

Na rozmnožovanie vymieňaných utajovaných písomností postúpených Slovenskej republike

označených stupňom utajenia Vyhradené a Dôverné sa vzťahujú ustanovenia

§ 20

, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, neustanovuje inak;

rozmnoženie utajovaných písomností stupňa utajenia Dôverné za obdobie kalendárneho

mesiaca oznamuje centrálnemu registru vedúci písomne do piateho dňa nasledujúceho

kalendárneho mesiaca.

(2)

Na rozmnoženie vymieňaných utajovaných písomností postúpených Slovenskej republike

označených stupňom utajenia Tajné a Prísne Tajné vydáva súhlas centrálny register

pred ich vyhotovením, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná,

neustanovuje inak. Žiadosť o súhlas na rozmnoženie utajovanej písomnosti obsahuje

názov a adresu žiadateľa (štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická osoba alebo

ich organizačná zložka), číslo utajovanej písomnosti, dôvod jej rozmnoženia, meno

a priezvisko toho, kto bude utajovanú písomnosť rozmnožovať a počet žiadaných kópií;

to neplatí pri utajovaných písomnostiach vymieňaných podľa

§ 60 ods. 8 zákona

. Po vydaní súhlasu centrálnym registrom sa pri rozmnožovaní utajovaných písomností

postupuje podľa

§ 20

.

§ 35

Vyraďovanie prijatých utajovaných písomností

(1)

Prijaté utajované písomnosti postúpené Slovenskej republike sa zničia po uplynutí

lehoty uloženia, ktorú určil ten, kto utajovanú písomnosť vybavoval.

(2)

Vedúci registra zasiela úradu na posúdenie zoznam prijatých utajovaných písomností

označených stupňom utajenia Dôverné v pôsobnosti registra, ktoré boli postúpené Slovenskej

republike a ktoré sú navrhnuté na zničenie, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská

republika viazaná, neustanovuje inak. Po odsúhlasení zoznamu úradom sa v registri

vykoná zničenie prijatých utajovaných písomností.

(3)

Koncové registre predkladajú registru čiastkové zoznamy prijatých utajovaných písomností

označených stupňom utajenia Dôverné v pôsobnosti koncového registra, ktoré boli postúpené

Slovenskej republike a ktoré sú navrhnuté na zničenie.

(4)

Prijaté utajované písomnosti stupňa utajenia Dôverné navrhnuté na zničenie sa fyzicky

zničia až po doručení písomného stanoviska úradu.

(5)

Prijaté utajované písomnosti postúpené Slovenskej republike označené stupňom utajenia

Tajné a Prísne tajné sa po uplynutí lehoty uloženia odovzdajú centrálnemu registru.

O odovzdaní prijatých utajovaných písomností sa vyhotoví záznam, ktorý podpíše vedúci

registra alebo jeho zástupca a poverený pracovník centrálneho registra. Záznam o odovzdaní

prijatých utajovaných písomností obsahuje najmä identifikačné údaje odovzdávajúceho

a preberajúceho subjektu a dátum odovzdania. Prílohou záznamu je zoznam odovzdávaných

prijatých utajovaných písomností, ktorý obsahuje najmä číslo prijatej utajovanej písomnosti,

stručné označenie veci, číslo výtlačku alebo kópie prijatej utajovanej písomnosti

a celkový počet listov prijatej utajovanej písomnosti.

§ 37

Na manipuláciu s utajovanými písomnosťami v krízových situáciách a v mimoriadnych

situáciách podľa osobitných predpisov

15

)

sa primerane vzťahujú ustanovenia tejto vyhlášky. Vedúci určí podmienky manipulácie

s utajovanými písomnosťami počas mimoriadnych situácií tak, aby nedošlo k neoprávnenej

manipulácii s utajovanými skutočnosťami.

§ 38

(1)

Kniha administratívnych pomôcok evidovaná a vedená podľa doterajších predpisov sa

môže naďalej používať, ak spĺňa požiadavky podľa

§ 2 ods. 3

.

(2)

Administratívne pomôcky používané na zaznamenávanie manipulácie s utajovanými písomnosťami

podľa doterajších predpisov sa môžu používať do 31. decembra 2007; po uplynutí uvedeného

termínu sa môžu používať len po doplnení údajov uvedených v tejto vyhláške.

(3)

Protokoly utajovaných písomností používané na evidovanie utajovaných písomností sa

môžu ďalej používať po nahradení textu predtlače v stĺpci č. 15 „Lehota utajenia"

textom „Znak hodnoty a Lehota uloženia".

(4)

Písomnosti zaevidované v osobitnej evidencii vybavených písomností podľa doterajších

predpisov sa musia preevidovať do registratúrneho denníka do 31. decembra 2007, ak

sa v rámci vyraďovania nerozhodlo o ich zničení.

(5)

Na utajovaných písomnostiach vybavených podľa doterajších predpisov sa znak hodnoty,

lehota uloženia a registratúrna značka vyznačí najneskôr pri ich vyraďovaní podľa

§ 24 tejto vyhlášky

.

§ 38a

Prechodné ustanovenie k právnej úprave účinnej od 1. septembra 2013

Na manipuláciu so spravodajskými informáciami, ktoré boli doručené adresátovi pred

1. septembrom 2013, sa použijú ustanovenia doterajších predpisov.

§ 39

Zrušuje sa vyhláška Národného bezpečnostného úradu

č. 338/2004 Z. z.

o administratívnej bezpečnosti.

§ 40

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. januára 2008.