VYHLÁŠKA 201/2016 Z. z. ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe vedenia odbornej evidencie knižničných dokumentov a o revízii a vyraďovaní knižničného fondu v knižniciach

§ 1

(1)

V odbornej evidencii knižničných dokumentov (ďalej len „odborná evidencia“) sa vedie

každý knižničný dokument zaradený do knižničného fondu bez ohľadu na spôsob nadobudnutia

a formu nosiča. Patrí sem najmä kniha, samostatný zväzok diela na pokračovanie, ukončený

ročník periodika, hudobnina, rukopis, grafika, obraz, kresba, kartografický knižničný

dokument, patentový dokument, firemný dokument, technická norma, audiovizuálny dokument,

mikrografický dokument a digitálny dokument. Digitálny dokument sa vedie v odbornej

evidencii, ak je na fyzickom nosiči, v elektronickom dátovom úložisku knižnice alebo

ak k nemu knižnica nadobudla trvalé prístupové práva.

(2)

Odborná evidencia sa vedie v elektronickej podobe alebo listinnej podobe. Štatutárny

orgán knižnice, ak je knižnica právnickou osobou, alebo štatutárny orgán právnickej

osoby, ak je knižnica jej organizačným útvarom (ďalej len „štatutárny orgán“), alebo

iná osoba písomne poverená štatutárnym orgánom určuje rozhodnutím podobu vedenia odbornej

evidencie. Ak sa odborná evidencia vedie v elektronickej podobe, knižnica vyhotovuje

po skončení kalendárneho roka tlačený výstup v podobe zviazaného a autorizovaného

dokumentu, ktorý podpisuje štatutárny orgán alebo iná osoba písomne poverená štatutárnym

orgánom.

§ 2

(1)

Prírastkový zoznam obsahuje tieto identifikačné údaje o knižničnom dokumente

a)

prírastkové číslo,

b)

signatúru, ak sa nezhoduje s prírastkovým číslom,

c)

meno a priezvisko autora a názov,

d)

vydavateľské údaje

1.

miesto vydania,

2.

označenie vydavateľa,

3.

rok vydania,

e)

cenu,

f)

spôsob nadobudnutia,

g)

dátum zápisu.

(2)

Knižnica môže podľa evidenčnej a štatistickej potreby doplniť prírastkový zoznam

o tieto identifikačné údaje

a)

medzinárodné štandardné číslo knihy (ISBN), medzinárodné štandardné číslo seriálu

(ISSN) alebo medzinárodné štandardné číslo hudobniny (ISMN),

b)

jazyk knižničného dokumentu,

c)

údaje o prílohách,

d)

poznámku o vyradení.

(3)

Prírastkový zoznam sa vedie tak, aby sa zabezpečila nezameniteľnosť jednotlivých

záznamov. Pod jedno prírastkové číslo sa zapisuje len jeden knižničný dokument, ktorý

sa označí príslušným prírastkovým číslom.

(4)

Knižnica odborne eviduje knižničný fond spravidla v jednom prírastkovom zozname a

v jednom zozname úbytkov. Ak má knižnica viac prírastkových zoznamov a zoznamov úbytkov,

vedie ich zoznam.

(5)

Zoznam úbytkov obsahuje tieto identifikačné údaje o vyradenom knižničnom dokumente

a)

poradové číslo,

b)

prírastkové číslo,

c)

signatúru, ak sa nezhoduje s prírastkovým číslom,

d)

meno a priezvisko autora a názov,

e)

dátum zápisu do zoznamu úbytkov.

(6)

Knižnica môže podľa evidenčnej a štatistickej potreby doplniť zoznam úbytkov o tieto

identifikačné údaje

a)

dôvod vyradenia s odkazom na doklad o vyradení,

b)

cenu.

(7)

Ak knižnica vyraďuje knižničné dokumenty hromadne, možno v zozname úbytkov uviesť

iba rozpätie poradových čísiel s odkazom na samostatne spracovaný zoznam vyradených

knižničných dokumentov. Zoznam vyradených knižničných dokumentov obsahuje údaje identické

s údajmi v zozname úbytkov. Jedno vyhotovenie zoznamu vyradených knižničných dokumentov

s presným vyznačením poradových čísiel zo zoznamu úbytkov tvorí neoddeliteľnú súčasť

zoznamu úbytkov. Zoznam úbytkov a zoznam vyradených knižničných dokumentov sa odsúhlasuje

podpisom štatutárneho orgánu alebo inej osoby písomne poverenej štatutárnym orgánom.

(8)

Zoznam úbytkov sa vedie tak, aby sa zabezpečila nezameniteľnosť jednotlivých záznamov.

Podľa potreby knižnice sa vyradenie knižničného dokumentu vyznačí v prírastkovom zozname

s uvedením poradového čísla zo zoznamu úbytkov.

(9)

Prírastkový zoznam a zoznam úbytkov sa trvalo uchovávajú v knižnici po celý čas jej

existencie.

(10)

Podkladom pre základnú odbornú evidenciu je

a)

nadobúdací doklad,

b)

doklad o vyradení,

c)

doklad o revízii.

§ 3

(1)

Pomocná odborná evidencia sa člení na

a)

evidenciu výpožičiek,

b)

evidenciu došlých čísiel periodík,

c)

inú odbornú evidenciu.

(2)

Evidencia výpožičiek obsahuje

a)

meno a priezvisko používateľa, číslo čitateľského preukazu alebo identifikačnej karty

používateľa,

b)

prírastkové číslo alebo signatúru, ak sa nezhoduje s prírastkovým číslom, alebo identifikačný

kód knižničného dokumentu,

c)

dátum výpožičky a dátum vrátenia vypožičaného knižničného dokumentu.

(3)

Jednotlivé došlé čísla periodík sa evidujú v pomocnej odbornej evidencii, ktorá obsahuje

a)

názov, podnázov, rok, ročník, periodicitu a medzinárodné štandardné číslo seriálu

(ISSN),

b)

vyznačenie došlých čísiel periodík,

c)

údaje o dodávateľovi,

d)

cenu.

(4)

Ak knižnica realizuje výmenu publikácií s výmennými partnermi, dokumenty získané

a odosielané na výmenu sa evidujú v pomocnej odbornej evidencii, ktorá obsahuje

a)

poradové číslo,

b)

meno a priezvisko autora, názov, miesto a rok vydania,

c)

dátum zápisu,

d)

cenu,

e)

údaje o odoslaní,

f)

odkaz na doklad o nadobudnutí.

§ 4

(1)

Revíziou knižničného fondu sa zisťuje a odstraňuje nesúlad medzi odbornou evidenciou

knižničného fondu a skutočným stavom knižničného fondu. Plán čiastkových ročných revízií

sa určuje štatutárnym orgánom alebo inou osobou písomne poverenou štatutárnym orgánom

tak, aby sa zabezpečila úplnosť revízie knižničného fondu podľa

§ 14 ods. 2 zákona

.

(2)

Revíziu knižničného fondu vykonáva revízna komisia. Revízna komisia je zložená najmenej

z troch členov. Predsedu a ďalších členov revíznej komisie vymenúva a odvoláva štatutárny

orgán alebo iná osoba písomne poverená štatutárnym orgánom. V knižnici, v ktorej to

rozsah knižničného fondu vyžaduje, zabezpečuje revíziu samostatné pracovisko knižnice.

(3)

Podkladom na revíziu knižničného fondu je prírastkový zoznam a pomocné odborné evidencie.

V knižniciach s elektronickým spracovaním knižničného fondu môže byť podkladom na

revíziu výstup z databázy údajov o knižničnom fonde usporiadaný podľa prírastkových

čísiel alebo signatúr.

(4)

O výsledku revízie sa vyhotovuje zápisnica, ktorú podpisujú všetci členovia revíznej

komisie.

(5)

Zápisnica o výsledku revízie obsahuje

a)

záznam o časovom úseku vykonania komplexnej revízie, čiastkovej revízie alebo mimoriadnej

revízie,

b)

mená a priezviská členov revíznej komisie,

c)

spôsob vykonania revízie,

d)

rozsah revízie, najmä označenie časti revidovaného knižničného fondu, a počet revidovaných

knižničných dokumentov,

e)

zistené skutočnosti,

f)

návrh na odstránenie nedostatkov zistených revíziou, lehotu na odstránenie nedostatkov

zistených revíziou a prílohu so zoznamom knižničných dokumentov navrhnutých na vyradenie,

ktorá obsahuje identifikačné údaje podľa

§ 2 ods. 5 písm. a) až d)

.

(6)

Zápisnica o výsledku revízie je podkladom na vyradenie stratených, poškodených, zastaraných

alebo trvalo neprístupných knižničných dokumentov z knižničného fondu a na odstránenie

nedostatkov zistených revíziou.

(7)

Záznam o odstránení nedostatkov zistených revíziou sa prikladá k zápisnici o výsledku

revízie.

§ 5

(1)

Podkladom na vyradenie knižničných dokumentov z knižničného fondu je aj zoznam knižničných

dokumentov navrhnutých na vyradenie, ktorý obsahuje identifikačné údaje podľa

§ 2 ods. 5 písm. a) až d)

s uvedením dôvodu vyradenia.

(2)

Návrh na vyradenie a zoznam vyraďovaných knižničných dokumentov vypracúva vyraďovacia

komisia zložená najmenej z troch členov. Predsedu a ďalších členov vyraďovacej komisie

vymenúva a odvoláva štatutárny orgán alebo iná osoba písomne poverená štatutárnym

orgánom. Návrh na vyradenie knižničných dokumentov podpisujú členovia vyraďovacej

komisie.

(3)

Na základe návrhu vyraďovacej komisie a rozhodnutia štatutárneho orgánu alebo inej

osoby písomne poverenej štatutárnym orgánom sa knižničný dokument vyraďuje.

(4)

Vyradený knižničný dokument sa odpisuje záznamom v zozname úbytkov a podľa potreby

knižnice záznamom v prírastkovom zozname.

§ 6

Táto vyhláška nadobúda účinnosť 1. júla 2016.