Förordning (2001:642) om registerföring m.m. vid hyres- och arrendenämnderna med hjälp av automatiserad behandling

Denna förordning gäller utöver personuppgiftslagen (1998:204) vid automatiserad behandling av personuppgifter i hyres- och arrendenämndernas rättsskipande eller rättsvårdande verksamhet. En nämnd är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som nämnden utför. Om Domstolsverket utför behandling av personuppgifter enligt första stycket är verket personuppgiftsansvarig för behandlingen. En registrerad har inte rätt att motsätta sig behandling som är tillåten enligt denna förordning. Verksamhetsregister

En nämnd får föra automatiserade register över ärenden som handläggs i nämnden. Ett register får användas för 1. handläggning av ärenden, 2. planering, uppföljning och utvärdering av verksamheten, och 3. framställning av statistik.

Ett register får innehålla endast de uppgifter som anges i bilaga 1 till denna förordning. Vid angivande av saken i ett ärende (ärendemening) får känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag behandlas endast om det är nödvändigt för att saken skall kunna återges på ett ändamålsenligt sätt.

Som sökbegrepp får inte användas känsliga personuppgifter enligt 13 § personuppgiftslagen (1998:204) eller uppgifter om nationalitet. Uppgifter om saken och andra liknande uppgifter om ett ärende får inte användas som sökbegrepp tillsammans med uppgifter om parter eller andra aktörer i ett ärende. Förordning (2003:602).

Uppgifter skall gallras ur ett register enligt de gallringsföreskrifter från Riksarkivet som gäller för nämnderna. Innan uppgifterna gallras skall nämnden se till att de bevaras på annat sätt i den omfattning som skulle följa av förordningen (2005:1095) om ärenden i arrendenämnd och hyresnämnd, om nämnden inte hade använt sig av automatiserad behandling. Förordning (2005:1100). Rättsfallsregister

En nämnd får föra automatiserade register för återsökning av vägledande avgöranden, rättsutredningar och liknande rättslig information. Ett register får innehålla endast de uppgifter som anges i bilaga 2 till denna förordning. Annan automatiserad behandling av personuppgifter

En nämnd får behandla personuppgifter automatiserat i löpande text eller ljudupptagningar vid sidan av eller i anslutning till de register som avses i 2 och 6 §§. Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller om de behövs för handläggningen av ärendet. Förordning (2007:777).

För bevarande av personuppgifter som med stöd av 7 § behandlas automatiserat i ett ärende gäller bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204), om inte något annat är särskilt föreskrivet. Förordning (2007:777). Rättelse och skadestånd

Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd tillämpas vid behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Överklagande

En nämnds beslut eller Domstolsverkets beslut om att inte meddela rättelse eller om att inte lämna information som skall lämnas efter ansökan får överklagas. I 22 a § förvaltningslagen (1986:223) finns bestämmelser om överklagande hos allmän förvaltningsdomstol. Övergångsbestämmelser 1. Denna förordning träder i kraft den 1 oktober 2001. 2. Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att förordningen har trätt i kraft beträffande den aktuella behandlingen. Bilaga 1 Uppgifter i ett verksamhetsregister 1. ärendenummer, ärendekategori och ärendeprefix 2. avdelning, rotel, rotelchef, handläggare och process 3. inkomstdatum 4. saken (ärendemening) 5. sakkod, typkod, ärendegrupp och ärendetyp 6. om offentlig part: - partställning - namn, tjänstetitel, myndighet och myndighetsnummer/organisationsnummer - postadress - telefonnummer, e-postadress e.d. - diarienummer och diariebeteckning 7. om enskild part: - partställning - namn/firma och yrke/titel - personnummer/samordningsnummer/organisationsnummer - nationalitet - besöksadress och postadress - telefonnummer, e-postadress e.d. - rättshjälp - förenklad delgivning 8. om ställföreträdare: - egenskap (vårdnadshavare, konkursförvaltare e.d.) - namn/firma och yrke/titel - personnummer/samordningsnummer/organisationsnummer - besöksadress och postadress - telefonnummer, e-postadress e.d. 9. om biträde/ombud: - egenskap (ombud, biträde e.d.) - fullmakt - namn/firma och yrke/titel - besöksadress och postadress - telefonnummer, e-postadress e.d. 10. om vittne/sakkunnig samt andra som ärendet rör: - egenskap - namn och yrke/titel - personnummer/samordningsnummer/myndighetsnummer/ organisationsnummer - besöksadress och postadress - telefonnummer, e-postadress e.d. 11. om tolk: - språk och arvodesnivå - namn - personnummer/samordningsnummer/myndighetsnummer/ organisationsnummer - besöksadress och postadress - telefonnummer, e-postadress e.d. 12. om expedition: - dag för expedition - mottagarens namn och adress - handling - yttrandefrist 13. om inkommande handlingar samt hos nämnden upprättade handlingar: - datum då handlingen kom in eller upprättades - aktbilagenummer - i förekommande fall från vem handlingen har kommit - i korthet vad handlingen rör 14. om delgivning: - adressat - handling - delgivningssätt - delgivningsnummer - delgivningsdag - övriga åtgärder 15. om beslut/föreläggande: - nämnden samt ställe för meddelandet - art och typ - nummer - datum - innebörd och utgång om denna har betydelse för handläggningen - fullföljd - laga kraft - nämndens sammansättning - ordförande (tjänsteställning) 16. titel och namn på ordförande och andra befattningshavare vid nämnden 17. jäv 18. om förhandling/sammanträde/handläggning e.d.: - tidpunkt och plats - typ av förhandling/sammanträde - antal förhandlingar/sammanträden - beräknad och verklig förhandlingstid/sammanträdestid - inställt 19. rättshjälpskostnader 20. om avgörande som överklagats till nämnden: - avgörandetyp - datum - nummer - myndighet 21. författning 22. ärendets art (ensam ordförande e.d.) 23. uppgift om ärendesamband 24. om fastighet m.m.: - geografisk enhet - fastighetsbeteckning - gatuadress - ort - SNI-kod - geografiska x- och y-koordinater 25. kommun 26. förtur 27. handläggningsåtgärd/handläggningsstatus 28. om tillsynsmyndighet eller annan som skall höras: - egenskap - namn, tjänstetitel, myndighet och myndighetsnummer/organisationsnummer - postadress - telefonnummer, e-postadress e.d. - diarienummer och diariebeteckning 29. bevakning 30. tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålen med registret Förordning (2003:602). Bilaga 2 Uppgifter i ett rättsfallsregister 1. beteckning på handling 2. ärendenummer 3. avgörandedatum 4. avgörandenummer 5. sökord 6. författningshänvisning 7. problembeskrivning (sammanfattning) 8. hänvisning till rättsutredning 9. fullföljd 10. sökkod