Förordning (1976:1105) om arkiv hos regeringskansliet

Denna förordning tillämpas på arkiv hos regeringskansliet med undantag av utrikesdepartementet.

För varje departement skall finnas ett arkiv. Det bestånd av arkivhandlingar som har bildats hos ett departement utgör departementets arkiv. Detsamma skall gälla i fråga om statsrådsberedningen, regeringskansliets förvaltningskontor och andra särskilda organ inom regeringskansliet. Som gemensam depå för dessa arkiv skall finnas ett centralarkiv inom regeringskansliet. Förordning (1983:779).

Föreskrifterna i denna förordning om arkivhandlingar tillämpas, om ej annat särskilt anges, även på uppgifter som ingår i upptagningar för automatisk databehandling eller andra upptagningar som kan läsas eller avlyssnas endast med tekniska hjälpmedel. Förordning (1982:206).

Hos regeringskansliet finns en kansliarkivarie. Förordning (1982:206).

Alla arkiv som har bildats inom regeringskansliet står under tillsyn av en arkivansvarig. Den närmaste tillsynen över dessa arkiv utövas av arkivvårdare. Kansliarkivarien är arkivansvarig för handlingar som har lämnats till regeringskansliets centralarkiv. Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i regeringskansliets centralarkiv prövas i första hand av den som enligt arbetsordning eller särskilt beslut svarar för vården av handlingarna. I tveksamma fall eller om sökanden begär att frågan hänskjuts till myndigheten, skall prövningen ankomma på departementschefen eller på något annat statsråd i det departement, varifrån handlingarna har överlämnats till centralarkivet. För statsrådsberedningens del ankommer prövningen i motsvarande fall på statsministern och för regeringskansliets förvaltningskontors del på chefen för civildepartementet. Hinder möter inte mot att frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i centralarkivet hänskjuts till regeringens prövning. Förordning (1983:779).

Samråd skall ske med kansliarkivarien i frågor om arkivbildning, gallring, arkivvård och nybyggnad eller ombyggnad av arkivlokaler samt i andra arkivfrågor av principiell betydelse. Förordning (1982:206).

Kansliarkivarien skall samråda med riksarkivet i viktigare frågor om arkivbildning, gallring, arkivvård och nybyggnad eller ombyggnad av arkivlokaler samt i andra arkivfrågor av principiell betydelse. Förordning (1982:206).

Arkivansvariga och arkivvårdare hos departementen, statsrådsberedningen och regeringskansliets förvaltningskontor utses av varje departement, statsrådsberedningen respektive förvaltningskontoret. Arkivansvarig och arkivvårdare hos annat organ som avses i 2 § andra stycket utses av det departement till vilket organet hör i administrativt hänseende. Kansliarkivarien utses av civildepartementet. Förordning (1983:779). Arkivvård m.m.

Arkiven skall vårdas omsorgsfullt, handhas aktsamt och förvaras på betryggande sätt. Det skall särskilt tillses att arkiven är skyddade för fukt och brand samt att de är oåtkomliga för obehöriga. Förordning (1982:206).

Över varje arkiv skall föras en förteckning. Protokoll vid regeringssammanträde förs enligt förordningen (1975:1) om protokoll och expeditioner i regeringsärenden m. m. Regeringsprotokoll med beteckningen underprotokoll serie B och handlingar till sådana protokoll skall förtecknas särskilt. Arkivförteckningen skall gås igenom varje år och kompletteras med hänsyn till de förändringar som har uppkommit i arkivet. Förordning (1984:1126).

Varje arkiv skall om möjligt vara uppställt enligt arkivförteckningen. Arkivet skall förvaras så att alla dess delar är lätt åtkomliga. Handlingar som innehåller uppgifter för vilka gäller sekretess enligt sekretesslagen (1980:100), skall förvaras på ett betryggande sätt så att obehöriga inte kan ta del av dem. Regeringsprotokoll med beteckningen underprotokoll serie B, handlingar till sådana protokoll samt handlingar i övrigt som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess enligt 2 kap. 2 § sekretesslagen skall förvaras för sig. Detsamma gäller andra handlingar, om dessa är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet eller om det annars föreligger särskilda skäl. I arkivlokaler bör endast arkivhandlingar förvaras. Förordning (1984:1126).

Handlingar i ett ärende som har slutbehandlats får återställas till den som har givit in handlingarna om det är lämpligt med hänsyn till allmänna arkivsynpunkter och övriga omständigheter. Förordning (1982:206).

I fråga om gallring i arkiv hos regeringskansliet tillämpas förordningen (1953:716) om utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter samt förordningen (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. Gallringsfrist enligt dessa förordningar fastställs av den arkivansvarige. Därvid skall hänsyn tas till den granskning som konstitutionsutskottet har att göra. Regeringen kan besluta om gallring i arkiv även i andra fall än som avses i nämnda förordningar. Förordning (1982:206).

Arkivhandlingar som utgallras skall säljas eller förstöras. Försäljning skall ske på villkor att arkivhandlingarna förstörs. Om det behövs skall förstöringen ske under kontroll. I fråga om vissa hemliga handlingar gäller särskilda föreskrifter. Uppgifter som ingår i sådana upptagningar som avses i 3 § utgallras genom att uppgifterna utplånas eller genom att upptagningen förstörs. Förordning (1982:206).

Från centralarkivet och övriga arkiv hos regeringskansliet får arkivhandlingar lånas ut endast mot kvitto. För utlånade arkivhandlingar gäller vad som i 9 § föreskrivs om arkiv. En utlånad arkivhandling får ej utlånas vidare utan att den arkivansvarige har medgett det. Sådant medgivande behövs dock inte om utlåningen sker till en myndighet för ett måls eller ett ärendes handläggning. Förordning (1982:206).

Arkivhandlingar lämnas till regeringskansliets centralarkiv vid den tidpunkt som den arkivansvarige och kansliarkivarien bestämmer. Till riksarkivet lämnas arkivhandlingar från regeringskansliets centralarkiv vid den tidpunkt som kansliarkivarien och riksarkivet bestämmer. Förordning (1982:206).

Varje departement, statsrådsberedningen och regeringskansliets förvaltningskontor får meddela närmare föreskrifter för tillämpningen av denna förordning inom departementet, statsrådsberedningen respektive förvaltningskontoret. Förordning (1983:779).