NORME GENERALE*) din 15 ianuarie 2003 (**actualizate**)

privind exercitarea activităţii de audit public intern

(actualizate până la data de 19 martie 2004**)

-----------

*) Normele generale au fost aprobate prin Ordinul nr. 38 din 15 ianuarie 2003, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I nr. 130 din 27 februarie 2003.

----------

**) Textul iniţial a fost publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 130 bis din 27 februarie 2003. Aceasta este forma actualizată de S.C. "Centrul Teritorial de Calcul Electronic" S.A. până la data de 19 martie 2004, cu modificările şi completările aduse de: RECTIFICAREA nr. 38 din 15 ianuarie 2003; ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004.

ABREVIERI

● UCAAPI: Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern

● CAPI: Comitetul pentru Audit Public Intern

● DGFP: Direcţia Generală a Finanţelor Publice

● CLC: Chestionarul de luare la cunoştinţa

● CCI: Chestionarul de control intern

● CLV: Chestionarul - lista de verificare

● FIAP: Fişa de identificare şi analiza problemelor

● IT: Tehnologia informatiei

Partea I APLICAREA NORMELOR GENERALE DE AUDIT PUBLIC INTERN IN ROMÂNIA

A.DISPOZIŢII GENERALE

1. Definiţia auditului public intern

Auditul public intern reprezintă o activitate funcţional independenta şi obiectivă, care da asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfectionand activităţile entităţii publice. Ajuta entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica şi metodica, care evaluează şi imbunatateste eficienta şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.

2. Tipuri de audit

Legea privind auditul public intern defineşte următoarele tipuri de audit

a) Auditul de sistem - reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient, pentru identificarea deficienţelor şi formularea de recomandări pentru corectarea acestora;

b) Auditul performantei - examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor şi sarcinilor entităţii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor şi apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele;

c) Auditul de regularitate - reprezintă examinarea acţiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale şi metodologice, conform normelor legale.

---------

Lit. c) a pct. 2 a fost modificată de pct. 1 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

B. STRUCTURILE DE AUDIT PUBLIC INTERN IN ROMÂNIA

3. Organizarea auditului public intern în România

În conformitate cu art. 4 din Legea privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel

a) UCAAPI - structura distinctă în cadrul Ministerului Finanţelor Publice, constituită din compartimente de specialitate, în directa subordonare a ministrului finanţelor publice, având atribuţii de coordonare, evaluare, sinteza în domeniul activităţii de audit public intern la nivel naţional, care efectuează şi misiuni de audit public intern de interes naţional cu implicaţii multisectoriale. UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanţelor publice, cu avizul CAPI;

b) CAPI - organism cu caracter consultativ, constituit din 11 membri, specialişti din afară Ministerului Finanţelor Publice, condus de un preşedinte. CAPI sprijină UCAAPI în definirea strategiei şi îmbunătăţirii activităţii de audit public intern în sectorul public;

c) Compartimentele de audit public intern - în Legea nr. 672/2002

privind auditul public intern se utilizează noţiunea de <> în sens generic. Structura funcţională de bază în domeniul auditului public intern se va stabili după parcurgerea următoarelor etape

- identificarea tuturor activităţilor desfăşurate atât în cadrul entităţii publice, cât şi în structurile subordonate în care aceasta exercită în mod direct misiuni de audit intern;

- identificarea riscurilor asociate activităţilor;

- identificarea formelor de control intern ataşate fiecărei activităţi;

- stabilirea riscurilor reziduale ca urmare a exercitării formelor de control;

- stabilirea fondului de timp necesar efectuării misiunilor de audit intern care să acopere activităţile la care se menţine un risc rezidual mare/mediu.

După determinarea volumului activităţii de audit şi a numărului de posturi necesare se va stabili, prin conexare cu cadrul legal care reglementează organizarea instituţiilor publice, tipul concret al structurii de organizare.

---------

Lit. c) a pct. 3 a fost modificată de pct. 2 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

3.1. Organizarea auditului public intern la nivelul entităţilor publice

3.1.1. Compartimentul de audit public intern se organizează în mod obligatoriu la nivelul fiecărei entităţi publice, prin decizia persoanelor responsabile prevăzute la art. 9 din Legea auditului public intern, în termen de 90 de zile de la publicarea în Monitorul Oficial a prezentelor norme, respectiv de la constituirea entităţii publice. Fac excepţie de la aceste prevederi instituţiile publice mici, asa cum sunt definite acestea la art. 2, lit. j) din Legea privind auditul public intern, precum şi acele entităţi publice subordonate pentru care conducerea de la nivelul ierarhic imediat superior a emis decizia de neinfiintare a compartimentului de audit public intern.

3.1.2. Auditul entităţii publice subordonate care nu înfiinţează compartiment de audit public intern, în conformitate cu art. 9, lit. c) din Legea auditului public intern, va fi efectuat de către compartimentul de audit public intern de la nivelul ordonatorului ierarhic imediat superior.

3.1.3. Sarcina urmăririi îndeplinirii condiţiilor de instituţie publică mică se face de către conducătorul instituţiei în cauză, care are obligaţia să înştiinţeze compartimentul de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale despre statutul său.

--------

Pct. 3.1.3 a fost modificat de pct. 3 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

3.1.4. Instituţiile publice mici ale căror cheltuieli bugetare au depăşit pragul anual de 100.000 euro, o perioadă de 3 ani consecutivi, au obligaţia de a-şi constitui compartiment de audit public intern până la sfârşitul primului trimestru al anului următor. Entităţile publice care au organizat compartimente de audit public intern proprii şi devin instituţii publice mici trebuie să înştiinţeze compartimentele de audit public intern din cadrul DGFP teritoriale despre noul statut, în termen de 30 de zile de la îndeplinirea condiţiilor prevăzute la art. 2 lit. j) din Legea nr. 672/2002

.

---------

Pct. 3.1.4 a fost modificat de pct. 4 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

4. Atribuţiile compartimentului de audit public intern

În conformitate cu art. 11 din Legea auditului public intern, atribuţiile compartimentului de audit public intern sunt

a) elaborează norme metodologice specifice entităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior în cazul entităţilor publice subordonate;

b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

Precizările referitoare la atribuţiile de la literele a) şi b) sunt prezentate la punctul 6, subpunctele 6.1.3, respectiv 6.1.1.

c) efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta şi eficacitate;

Auditul public intern se exercită asupra tuturor activităţilor desfăşurate într-o entitate publică, inclusiv din entităţile subordonate, cu privire la formarea şi utilizarea fondurilor publice, precum şi la administrarea patrimoniului public.

Compartimentul de audit public intern auditeaza, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele

- angajamentele bugetare şi legale din care deriva direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare;

- plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;

- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;

- concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;

- constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţa, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;

- alocarea creditelor bugetare;

- sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia;

- sistemul de luare a deciziilor;

- sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme;

- sistemele informatice.

d) informează UCAAPI despre recomandările neinsusite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;

Compartimentul de audit public intern transmite la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, sinteze ale recomandărilor neinsusite de către conducătorul entităţii publice auditate şi consecinţele neimplementarii acestora, însoţite de documentaţia relevanta, după cum urmează

- entităţile publice subordonate transmit trimestrial în maxim 5 zile de la încheierea trimestrului organelor ierarhice imediat superioare;

- entităţile publice ale Administraţiei publice locale transmit trimestrial la structurile teritoriale UCAAPI, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului;

- entităţile publice ale Administraţiei publice centrale transmit trimestrial la UCAAPI, în termen de 10 zile de la încheierea trimestrului.

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;

Compartimentele de audit public intern transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, la cererea acestora rapoarte periodice privind constatările, concluziile şi recomandările rezultate din activităţile lor de audit.

f) elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern;

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern cuprind principalele constatări, concluzii şi recomandări rezultate din activitatea de audit, progresele înregistrate prin implementarea recomandărilor, eventualele iregularitati/prejudicii constatate în timpul misiunilor de audit public intern, precum şi informaţii referitoare la pregătirea profesională.

Rapoartele anuale privind activitatea de audit public intern se transmit la UCAAPI/structurile teritoriale ale UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, după cum urmează

- entităţile publice subordonate transmit organelor ierarhice imediat superioare astfel: cele ale Administraţiei publice locale până la 5 ianuarie, iar cele ale Administraţiei publice centrale până la 10 ianuarie;

- entităţile publice ale Administraţiei publice locale transmit la structurile teritoriale UCAAPI, până la 15 ianuarie;

- entităţile publice ale Administraţiei publice centrale transmit la UCAAPI, până la 25 ianuarie.

g) în cazul identificării unor iregularităţi semnificative sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.

În situaţia în care în timpul misiunilor de audit public intern se constată abateri de la regulile procedurale şi metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii/activităţii/ operaţiunii auditate, auditorii interni trebuie să înştiinţeze conducătorul entităţii publice şi structura de inspecţie sau o altă structură de control intern stabilită de conducătorul entităţii publice, în termen de 3 zile.

Cazurile de identificare a iregularităţilor şi fraudelor sunt prezentate în capitolul referitor la raportările periodice şi anuale.

În cazul identificării unor iregularităţi majore, auditorul intern poate continua misiunea sau poate să o suspende cu acordul conducătorului entităţii care a aprobat-o, dacă din rezultatele preliminare ale verificării se estimează că prin continuarea acesteia nu se ating obiectivele stabilite (limitarea accesului, informaţii insuficiente etc.).

----------

Lit. g) a pct. 4 a fost modificată de pct. 5 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

C. NORMELE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ŞI AUDITORILOR INTERNI

5. Norme de calificare

5.1. Carta auditului intern şi Codul privind conduita etica a auditorului intern

5.1.1. Carta auditului intern defineşte obiectivele, drepturile şi obligaţiile auditului intern şi este elaborata de către fiecare şef al compartimentului de audit public intern şi aprobată de conducătorul entităţii publice. Carta auditului intern informează despre obiectivele şi metodele de audit, clarifica misiunea de audit, fixează regulile de lucru între auditor şi auditat şi promovează regulile de conduita.

5.1.2. Codul privind conduita etica a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii şi reguli de conduita care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etica a auditorului intern este de a promova cultura etica în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etica a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie să le respecte în exercitarea atribuţiilor.

5.2. Independenta şi obiectivitate

5.2.1. Independenta organizatorică

Compartimentul de audit public intern funcţionează în subordinea directa a conducătorului entităţii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independenta de activităţile entităţii publice. Prin atribuţiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerintelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.

5.2.2. Obiectivitate individuală

Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine impartiala, sa nu aibă prejudecati şi sa evite conflictele de interese.

Auditorii interni trebuie să-şi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit public intern.

5.2.2.1 Numirea/destituirea şefului compartimentului de audit public intern

Şeful compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entităţii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic imediat superior, astfel

a) Numirea şefului compartimentului de audit public intern din entitatea publică se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică subordonata solicita acest aviz de la organul ierarhic imediat superior în baza următoarei proceduri

- candidaţii pentru funcţia de şef al compartimentului de audit public intern depun la compartimentul de audit public intern de la organul ierarhic imediat superior următoarele documente: curriculum vitae; minimum două scrisori de recomandare de la persoane calificate, prin care să li se ateste calităţile profesionale, manageriale şi morale; o lucrare de concepţie privind organizarea şi exercitarea auditului public intern într-o entitate publică din domeniul căreia îi aparţine entitatea unde concurează; o declaraţie privind respectarea prevederilor art. 20 alin. (1) din Legea nr. 672/2002

, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni;

---------

Prima liniuţa a lit. a) a pct. 5.2.2.1 a fost modificată de pct. 6 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

- avizarea candidaţilor se face în termen de 10 zile de la data depunerii documentelor, prin analizarea acestora şi prin consultări directe;

- după obţinerea avizului favorabil, numirea şefului compartimentului de audit public intern se face de către conducătorul entităţii publice respective, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;

- în cazul în care avizul este nefavorabil, candidatul respectiv nu poate participa la concursul/examenul organizat pentru ocuparea acestei funcţii.

b) Destituirea şefului compartimentului de audit public intern din entitatea publică se face numai cu avizul prealabil al UCAAPI, în conformitate cu procedura stabilită de aceasta. Entitatea publică subordonata solicita acest aviz de la organul ierarhic superior în baza următoarei proceduri

- pentru destituirea şefului compartimentului de audit public intern, conducătorul entităţii publice subordonate notifica conducătorului de la organul ierarhic imediat superior despre intenţia de destituire, precum şi despre motivele destituirii;

- conducătorul de la organul ierarhic superior analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu şeful compartimentului de audit public intern care este propus pentru destituire, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă în scris avizul favorabil/nefavorabil privind destituirea;

- în cazul obţinerii unui aviz favorabil destituirii, conducătorul entităţii publice procedează în conformitate cu prevederile legale;

- în cazul obţinerii unui aviz nefavorabil, destituirea nu este posibila.

5.2.2.2. Numirea/revocarea auditorilor interni

Numirea/revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, numai cu avizul prealabil al şefului compartimentului de audit public intern, astfel

a) Pentru acordarea avizului în vederea numirii auditorilor interni, şeful compartimentului de audit public intern analizează dosarele de înscriere depuse de candidaţii pentru ocuparea funcţiei de auditori interni şi poate avea consultări directe cu aceştia, cu 5-10 zile înainte de data sustinerii examenului. Dosarele de înscriere vor cuprinde în mod obligatoriu declaraţiile candidaţilor privind respectarea prevederilor art. 20, alin. (l) din Legea privind auditul public intern, referitoare la incompatibilităţile auditorilor interni, precum şi scrisori de recomandare. În cazul obţinerii unui aviz favorabil, numirea în funcţie se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere, în conformitate cu prevederile legale referitoare la organizarea şi desfăşurarea concursurilor/examenelor pentru ocuparea acestor funcţii;

b) Pentru revocarea auditorilor interni, conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere înştiinţează şeful compartimentului de audit public intern despre intenţia de revocare a unui auditor intern şi despre motivele acesteia. Şeful compartimentului de audit public intern analizează motivele, efectuează investigaţii, are consultări directe cu aceştia, după caz, şi în termen de 10 zile prezintă avizul favorabil/nefavorabil revocării.

c) Dacă funcţia de auditor intern nu este o funcţie publică, numirea/ revocarea auditorilor interni se face de către conducătorul entităţii publice/organul colectiv de conducere în concordanta cu regulamentul propriu de funcţionare şi cu prevederile prezentelor norme.

5.2.3. Pierderea independentei şi obiectivitatii auditorilor interni

Persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entităţii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice.

Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Aceasta interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus, au obligaţia de a informa de îndată, în scris, conducătorul entităţii publice şi şeful structurii de audit public intern.

5.3. Competenţa şi constiinta profesională

5.3.1. Competenţa

Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea eficacitatii activităţii de audit.

Auditorii interni trebuie să posede cunoştinţe, indemanare şi alte competente necesare pentru a-şi exercită responsabilităţile individuale, mai ales

- competenţa în vederea aplicării normelor, procedurilor şi tehnicilor de audit;

- competenţa în ceea ce priveşte principiile şi tehnicile contabile;

- cunoaşterea principiilor de baza în economie, în domeniul juridic şi în domeniul tehnologiilor informatice;

- cunoştinţe suficiente pentru a identifica elementele de iregularitate şi frauda, nefiind în sarcina auditorilor interni investigarea acestora;

- capacitatea de a comunică oral şi în scris, de a putea expune clar şi convingător obiectivele, constatările şi recomandările fiecărei misiuni de audit public intern.

--------

A cincea liniuţa a paragr. 2 al pct. 5.3.1. a fost modificată de pct. 7 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună în mod colectiv de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane care au pregătirea şi experienţa corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.

--------

Paragraful 4 al pct. 5.3.1. a fost modificat de pct. 8 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii şi sisteme IT moderne, de metode de analiza analitica, eşantioane statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice.

Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să se asigure ca pentru fiecare misiune de audit public intern, auditorii desemnaţi poseda cunoştinţele, indemanarea şi competentele necesare pentru desfăşurarea corecta a misiunii.

Pentru cunoştinţe de stricta specialitate pot fi contractate servicii de expertiza/ consultanţa din afară entităţii publice.

5.3.2. Constiinta profesională

Auditorul intern trebuie să depună toate eforturile în decursul exercitării funcţiei sale şi sa ia în consideraţie următoarele elemente

- perioada de lucru necesară pentru atingerea obiectivelor misiunii de audit;

- complexitatea şi importanţa domeniilor auditate;

- pertinenta şi eficacitatea procesului de gestiune a riscurilor şi de control;

- probabilitatea existenţei erorilor, iregularitatilor şi a unor disfuncţionalităţi semnificative;

- costurile implementării unor controale suplimentare în raport cu avantajele preconizate.

Fiind constient ca procedurile de audit public intern nu pot garanta ca toate riscurile semnificative au fost detectate, auditorul intern trebuie să dea dovadă de o vigilenta sporită în ceea ce priveşte riscurile semnificative susceptibile sa afecteze obiectivele, activităţile şi resursele entităţii publice.

5.3.3. Pregătirea profesională continua

Auditorii interni trebuie să-şi imbunatateasca cunoştinţele şi practica profesională printr-o pregătire continua.

Şeful compartimentului de audit public intern, respectiv conducerea entităţii publice, va asigura condiţiile necesare perfecţionării profesionale, perioada destinată în acest scop fiind de minimum 15 zile pe an.

---------

Paragraful 2 al pct. 5.3.3. a fost modificat de pct. 9 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultanţa din afară entităţii publice. Competenţa şi capacitatea acestor servicii trebuie să fie verificate şi lucrările supervizate de către structura de audit public intern solicitanta.

5.4. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii

5.4.1. Definire

Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie să asigure ca normele, instrucţiunile şi codul etic să fie respectate de auditorii interni.

---------

Pct. 5.4.1. a fost modificat de pct. 10 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

5.4.2 Evaluarea programului de calitate

Auditul public intern necesita adoptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe.

5.4.2.1. Evaluarea interna

Evaluarea interna presupune efectuarea de controale permanente, prin care şeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit public intern pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii misiunilor de audit intern sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit public intern. În acest cadru supervizarea realizării misiunilor de audit public intern va permite depistarea deficienţelor, iniţierea imbunatatirilor necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit public intern şi planificarea activităţilor de perfecţionare profesională.

5.4.2.2. Evaluarea externa

Evaluarea externa este efectuată de către UCAAPI prin

- verificarea respectării normelor, instrucţiunilor şi a Codului privind conduita etica a auditorului intern, cel puţin o dată la cinci ani, initiindu-se măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entităţii publice în cauza;

- avizarea numirii/destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entităţile publice.

6. Norme de funcţionare a auditului public intern

6.1. Cerinţe privind funcţionarea compartimentului de audit public intern

Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern.

6.1.1. Planificarea activităţii de audit public intern bazată pe analiza riscurilor

6.1.1.1. Elaborarea planului de audit public intern

Planul de audit public intern se întocmeşte anual de către compartimentul de audit public intern.

Selectarea misiunilor de audit public intern se face în funcţie de următoarele elemente de fundamentare

a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni;

b) Criteriile semnal/sugestiile conducătorului entităţii publice, respectiv: deficiente constatate anterior în rapoartele de audit; deficiente constatate în procesele-verbale încheiate în urma inspecţiilor; deficiente consemnate în rapoartele Curţii de Conturi; alte informaţii şi indicii referitoare la disfuncţionalităţi sau abateri; aprecieri ale unor specialişti, experţi etc. cu privire la structura şi dinamica unor riscuri interne sau de sistem;analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcţionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificări petrecute în mediul în care evoluează sistemul auditat;

c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Conducătorii entităţilor publice sunt obligaţi sa ia toate măsurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI să fie introduse în planul anual de audit public intern al entităţii publice, realizate în bune condiţii şi raportate în termenul fixat;

d) Numărul entităţilor publice subordonate;

e) Respectarea periodicitatii în auditare, cel puţin o dată la 3 ani;

f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata;

g) Recomandările Curţii de Conturi.

Proiectul planului anual de audit public intern este întocmit până la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaborează.

Conducătorul entităţii publice aproba proiectul planului anual de audit public intern până la 20 decembrie a anului precedent.

Planul anual de audit public intern reprezintă un document oficial. El este păstrat în arhiva instituţiei publice împreună cu referatul de justificare în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale.

6.1.1.2. Referatul de justificare

Proiectul planului anual de audit public intern este însoţit de un referat de justificare a modului în care sunt selectate misiunile de audit cuprinse în plan.

Referatul de justificare trebuie să cuprindă pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal şi alte elemente de fundamentare, care au fost avute în vedere la selectarea misiunii respective.

6.1.1.3. Structura planului de audit public intern

Planul anual de audit intern are următoarea structura

- scopul acţiunii de auditare;

- obiectivele acţiunii de auditare;

- identificarea/descrierea activităţii/operaţiunii supuse auditului public intern;

- identificarea/descrierea entităţii/entităţilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfăşura acţiunea de auditare;

- durata acţiunii de auditare;

- perioada supusă auditării;

- numărul de auditori proprii antrenaţi în acţiunea de auditare;

- precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunoştinţe de specialitate, precum şi a numărului de specialişti cu care urmează să se încheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanţa (dacă este cazul);

- numărul de auditori care urmează să fie atraşi în acţiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

6.1.1.4. Actualizarea planului de audit public intern

Actualizarea planului de audit public intern se face în funcţie de

- Modificările legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificaţie a auditării anumitor operaţiuni, activităţi sau acţiuni ale sistemului;

- Solicitarile UCAAPI/entitatea publică ierarhic imediat superioară de a introduce/înlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern.

Actualizarea planului de audit public intern se realizează prin întocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern, aprobat de conducătorul entităţii publice.

6.1.2. Gestiunea resurselor umane

Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil pentru organizarea şi desfăşurarea activităţilor de audit public intern şi trebuie să asigure resursele necesare îndeplinirii planului de audit public intern în mod eficient.

6.1.3. Reglementarea activităţii compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern elaborează norme specifice entităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic imediat superior în cazul entităţilor publice subordonate.

În termen de 90 de zile de la publicarea prezentelor norme în Monitorul Oficial al României, fiecare compartiment de audit public intern, organizat în conformitate cu prevederile Legii auditului public intern, este obligat sa elaboreze norme metodologice proprii.

Pentru entităţile publice care nu au compartiment de audit public intern organizat la data publicării prezentelor norme, termenul curge din momentul înfiinţării acestora.

Organul ierarhic imediat superior poate decide elaborarea de norme proprii pentru fiecare unitate subordonata, dacă specificul activităţii acestora o impune.

Entităţile publice subordonate transmit normele proprii spre avizare la organul ierarhic imediat superior care a decis obligativitatea elaborării acestora.

Normele proprii se transmit pentru avizare cu aprobarea conducătorului entităţii publice, semnate pe fiecare pagina, de auditorul intern care le-a elaborat.

Compartimentele de audit public intern abilitate sa avizeze normele proprii entităţilor publice sunt obligate să le avizeze în termen de 30 de zile şi sa înştiinţeze entitatea în cauza.

Compartimentele de audit public intern abilitate sa avizeze normele proprii entităţilor publice, pot solicita eventuale clarificări, modificări, completări ale acestora. Conducătorii entităţilor publice vor lua măsurile necesare pentru soluţionarea operativă a acestor solicitări.

Următoarele entităţi publice nu elaborează norme proprii

a) Instituţiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entităţi publice. Misiunile de audit public intern desfăşurate la nivelul instituţiilor publice mici se efectuează în conformitate cu normele proprii Ministerului Finanţelor Publice;

b) Entităţile publice subordonate pentru care entitatea publică de la nivelul ierarhic imediat superior a decis organizarea compartimentului de audit public intern fără obligaţia elaborării de norme proprii. Misiunile de audit public intern se desfăşoară în conformitate cu normele proprii organului ierarhic imediat superior;

c) Entităţile publice subordonate pentru care entitatea publică de la nivelul ierarhic imediat superior a decis neinfiintarea compartimentului de audit public intern. Misiunile de audit public intern desfăşurate la nivelul acestor entităţi se efectuează în conformitate cu normele proprii Ministerului Finanţelor Publice.

6.1.4. Raportarea activităţii de audit public intern

Raportul de audit public intern finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, este transmis conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza şi avizare. Pentru instituţia publică mica, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

Compartimentul de audit public intern asigura

a) raportarea periodică asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;

b) elaborarea raportului anual al activităţii de audit public intern;

c) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, se raportează imediat conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate;

d) informarea UCAAPI despre recomandările neinsusite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;

e) verificarea şi raportarea la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

6.2. Obiective aferente unei activităţi de audit public intern

6.2.1. Evaluarea managementului riscurilor

Auditul public intern trebuie să sprijine conducătorul entităţii publice în identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative contribuind la îmbunătăţirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie să supravegheze şi sa evalueze eficacitatea acestui sistem.

Auditul public intern trebuie să evalueze riscurile aferente operaţiilor şi sistemelor informatice ale entităţii publice, privind

- fiabilitatea şi integritatea informaţiilor financiare şi operaţionale;

- eficacitatea şi eficienţa operaţiilor;

- protejarea patrimoniului;

- respectarea legilor, reglementărilor şi procedurilor.

--------

Paragraful 2 al pct. 6.2.1. a fost modificat de pct. 11 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

În cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care exced perimetrul misiunii, în cazul în care acestea sunt semnificative.

6.2.2. Evaluarea sistemelor de control

Auditul public intern ajuta entitatea publică sa menţină un sistem de control adecvat prin evaluarea eficacitatii şi eficientei acestuia, contribuind la îmbunătăţirea lui continua.

Evaluarea pertinentei şi eficacitatii sistemului de control intern se va face pe baza rezultatelor evaluării riscurilor şi va viza operaţiile şi sistemele informatice ale entităţii publice din următoarele puncte de vedere

- fiabilitatii şi integrităţii informaţiilor financiare şi operaţionale;

- eficacitatii şi eficientei operaţiilor;

- protejării patrimoniului;

- respectării legilor, reglementărilor şi procedurilor.

În cursul misiunilor, auditorul intern trebuie să examineze procedurile de control intern în acord cu obiectivele misiunii în vederea identificarii tuturor deficienţelor semnificative ale acestora.

Auditorii interni trebuie să analizeze operaţiile şi activităţile şi sa determine măsura în care rezultatele corespund obiectivelor stabilite şi dacă operaţiile/activităţile sunt aplicate sau realizate conform prevederilor.

Pentru evaluarea sistemului de control sunt necesare utilizarea unor criterii adecvate. Auditorii interni trebuie să determine măsura în care conducătorul entităţii publice a definit criterii adecvate de apreciere şi dacă obiectivele au fost realizate. Dacă aceste criterii sunt adecvate, acestea pot fi utilizate şi de auditorii interni în evaluarea sistemului de control intern. Dacă acestea sunt inadecvate, auditorii interni trebuie, împreună cu conducerea entităţii publice, sa elaboreze în mod corespunzător aceste criterii.

Partea II NORMELE METODOLOGICE PRIVIND MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN

Aceasta parte prezintă metodele şi instrumentele utilizate în derularea unei misiuni de audit public intern.

7. Schema generală privind derularea misiunii de audit public intern

Graficul prezentat mai jos oferă o viziune globală asupra procesului de audit public intern. În partea stângă a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit public intern, cu referire la procedurile de urmat, iar în partea dreaptă rezultatele obţinute cu referire la documentele corespunzătoare.

În Ghidul procedural sunt descrise procedurile şi modelele standard ale documentelor utilizate.

Derularea misiunii de audit public intern

Etape Proceduri Documente

┌────────────────────────┐

│Ordinul de serviciu A-01│

┌──────────────────────────┐ │Declaraţia de │

┌─────>│Iniţierea auditului │ ──>│independenta A-02│

│ │P01, P02, P03 │ │Notificarea privind │

│ └──────────────────────────┘ │declanşarea misiunii │

│ ┌──────────────────────────┐ │de audit public │

├─────>│Colectarea şi prelucrarea │ │intern B-01│

│ │informaţiilor P04 │ └────────────────────────┘

│ └──────────────────────────┘

┌────────────┐ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│Pregătirea ├─┼────> │ Analiza riscurilor P05 │ ──>│Tabelul <

│misiunii de │ │ │ │ │puncte slabe>> C-01 │

│ audit │ │ └──────────────────────────┘ └────────────────────────┘

└────┬───────┘ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ │ │Elaborare programului de │ ──>│Programul de audit A03 │

│ │ │audit public intern P06 │ │Programul preliminar al │

│ │ └──────────────────────────┘ │interventiilor la faţa │

│ │ │locului A03-1 │

│ │ └────────────────────────┘

│ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ └────> │Deschiderea şedinţei P07 │ ──>│Minuta şedinţei de │

│ └──────────────────────────┘ │deschidere B-02 │

│ └────────────────────────┘

│ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ ┌────> │Colectarea dovezilor P08 │ ──>│Teste A-04│

│ │ └──────────────────────────┘ │Formularele constata- │

│ │ │rilor de audit A-05│

│ │ └────────────────────────┘

│ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

V ├────> │Constatarea şi raportarea │ │Formular de constatare │

┌───────────┐ │ │iregularitatilor P09 │ ──>│şi raportare a iregula- │

│Intervenţia│ │ └──────────────────────────┘ │ritatilor A-06│

│la faţa ├──┤ └────────────────────────┘

│locului │ │

└───┬───────┘ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ ├────> │Revizuirea documentelor de│ ──>│Nota centralizatoare a │

│ │ │lucru P10 │ │documentelor de lucru │

│ │ └──────────────────────────┘ │ C-02│

│ │ └────────────────────────┘

│ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ └────> │Închiderea sediului P11 │ ──>│Minuta şedinţei de │

│ └──────────────────────────┘ │închidere B-03 │

│ └────────────────────────┘

│ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

V ┌────> │Elaborarea proiectului de │ ──>│Proiect de raport A 07-1│

┌───────────┐ │ │raport de audit P12 │ │ │

│Raportul de│ │ └──────────────────────────┘ └────────────────────────┘

│audit ├──┤

│public │ │ ┌──────────────────────────┐

│intern │ ├────> │Transmiterea proiectului │

└───┬───────┘ │ │de Raport P13 │

│ │ └──────────────────────────┘

│ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ ├────> │Reuniunea de conciliere │ ──>│Minuta Reuniunii de │

│ │ │P14 │ │conciliere B-04 │

│ │ └──────────────────────────┘ └────────────────────────┘

│ │ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ ├────> │Raportul final P15 │ ──>│Raportul final A07-2 │

│ │ └──────────────────────────┘ └────────────────────────┘

│ │ ┌──────────────────────────┐

│ ├────> │Supervizarea P16 │

│ │ └──────────────────────────┘

│ │ ┌──────────────────────────┐

│ └────> │Difuzarea Raportului de │

│ │audit public intern P17 │

│ └──────────────────────────┘

│

V

┌───────────┐ ┌──────────────────────────┐ ┌────────────────────────┐

│ Urmărirea │ │Urmărirea recomandărilor │ ──>│Fişa de urmărire a │

│recomanda- ├────── > │P18 │ │Recomandărilor A-08 │

│rilor │ └──────────────────────────┘ └────────────────────────┘

│ │

└───────────┘

8. Pregătire misiunii de audit public intern

8.1. Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se întocmeşte de şeful compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern aprobat de conducătorul entităţii publice. Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către compartimentul de audit public intern.

Ordinul de serviciu repartizează sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit.

8.2. Declaraţia de independenta

Independenta auditorilor interni selectaţi pentru realizarea unei misiuni de audit public intern, trebuie declarata. În acest sens fiecare auditor intern trebuie să întocmească o declaraţie de independenta.

8.3. Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern

Compartimentul de audit public intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum şi despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc intervenţii la faţa locului al căror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

8.4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

8.4.1. Colectarea informaţiilor

În aceasta etapa auditorii interni solicita şi colectează informaţii cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste informaţii trebuie să fie pertinente şi utile pentru a atinge următoarele scopuri

a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea/structura auditata îşi desfăşoară activitatea;

b) cunoaşterea organizării entităţii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru şi a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;

c) identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entităţii/structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;

d) identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţa semnificativă;

e) identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului şi selectionarii tehnicilor de investigare adecvate.

8.4.2. Prelucrarea informaţiilor

Prelucrarea informaţiilor consta în

a) analiza structurii/entităţii auditate şi activităţii sale (organigrama, regulamente de funcţionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor);

b) analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditate;

c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public intern;

d) analiza rezultatelor controalelor precedente;

e) analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura auditata.

8.5. Identificarea obiectelor auditabile

8.5.1 Obiectul auditabil

Obiectul auditabil reprezintă activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practica.

8.5.2. Etapele identificarii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizează în 3 etape

a) detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până la înregistrarea ei (circuitul auditului);

b) definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate);

c) determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul şi sa elimine riscul.

8.5.3. Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice şi ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

8.6. Analiza riscurilor

8.6.1. Definirea riscului

Riscul reprezintă orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele.

8.6.1.1. Categorii de riscuri

Categorii de riscuri

a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilităţi precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaţia insuficienta, neactualizata;

b) Riscuri operaţionale: neînregistrarea în evidentele contabile; arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaţiilor cu risc ridicat;

c) Riscuri financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operaţiilor cu risc financiar;

d) Riscuri generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc.

8.6.1.2. Componentele riscului

Componentele riscului sunt

- probabilitatea de apariţie;

- nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinţelor şi durata acestora.

8.6.2. Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri

a) sa identifice pericolele din entitatea/structura auditata;

b) sa identifice dacă controalele interne sau procedurile entităţii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;

c) sa evalueze structura/evoluţia controlului intern al entităţii/structurii auditate.

8.6.3. Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt următoarele

a) analiza activităţii entităţii/structurii auditate;

b) identificarea şi evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativă a activităţilor entităţii/structurii auditate, cu incidenţa asupra operaţiilor financiare;

c) verificarea existenţei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum şi evaluarea acestora;

d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie să integreze în procesul de identificare şi evaluare a riscurilor semnificative şi pe cele depistate în cursul altor misiuni.

8.6.4. Măsurarea riscurilor

Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariţie a riscului şi de gravitatea consecinţelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizează drept instrumente de măsurare, criteriile de apreciere.

8.6.4.1. Măsurarea probabilitatii

Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilitatii de apariţie a riscului sunt

a) aprecierea vulnerabilitatii entităţii;

b) aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de apariţie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine şi este exprimată pe o scara de valori pe trei nivele

- probabilitate mica;

- probabilitate medie;

- probabilitate mare.

a) Aprecierea vulnerabilitatii entităţii

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţa asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi

- resursele umane;

- complexitatea prelucrării operaţiilor;

- mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele

- vulnerabilitate redusă;

- vulnerabilitate medie;

- vulnerabilitate mare.

b) Aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern al entităţii, pe trei nivele

- control intern corespunzător;

- control intern insuficient;

- control intern cu lipsuri grave.

8.6.4.2. Măsurarea gravitatii consecinţelor evenimentului (nivelul impactului)

Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate exprima pe o scara valorică pe trei nivele

- impact scăzut;

- impact moderat;

- impact ridicat.

Probabilitate

^ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐

mare │ │ │ │ │ │ │

│ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘

│ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐

medie │ │ │ │ │ │ │

│ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘

│ ┌──────────┐ ┌──────────┐ ┌──────────┐

mica │ │ │ │ │ │ │

│ └──────────┘ └──────────┘ └──────────┘

└──────────────────────────────────────────────────────>

Impact

scăzut moderat ridicat

8.6.5. Metoda - model de analiza a riscurilor

Prezentele norme metodologice exemplifica efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea următorilor pasi

a) identificarea (listarea) operaţiilor/activităţilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. În aceasta faza se analizează şi se identifica activităţile/operaţiile precum şi a interdependentele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiza;

b) identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaţiuni/activităţi, prin determinarea impactului financiar al acestora;

c) stabilirea criteriilor de analiza a riscului. Recomandam utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă;

d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel

d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3;

d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3;

d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3.

e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate şi un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabilă conduce la determinarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective. Punctajul total al riscului se obţine utilizându-se formula

n

T = Σ P(i) x N(i),

i=1

unde

P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;

N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

--------

Lit. e) a pct. 8.6.5. a fost modificată de pct. 12 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare;

g) ierarhizarea/operaţiunilor activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari şi puncte slabe. Tabelul punctelor tari şi punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi/operaţiuni/teme analizate şi permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientarii activităţii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă în partea stângă rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori şi indici), iar în partea dreaptă opinia şi comentariile auditorului intern.

┌────────────┬────────────┬──────────┬─────────────────────────────┬───────────┐

│ Domeniu │ Obiective │ Riscuri │ Opinie │Comentariu │

├────────────┼────────────┼──────────┼──────┬────────────┬─────────┼───────────┤

│ │ │ │ T/S │ Consecinţe │Gradul de│ │

│ │ │ │ │ │încredere│ │

├────────────┼────────────┼──────────┼──────┼────────────┼─────────┼───────────┤

├────────────┼────────────┼──────────┼──────┼────────────┼─────────┼───────────┤

└────────────┴────────────┴──────────┴──────┴────────────┴─────────┴───────────┘

unde

T = tare;

S = slab.

--------

Tabelul de la lit. g) a pct. 8.6.5. a fost modificat de pct. 13 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

8.7. Elaborarea tematicii în detaliu a misiunii de audit public intern

Tematica în detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de îndeplinit), este semnată de şeful compartimentului de audit public intern şi adusă la cunoştinţa principalilor responsabili ai entităţii/structurii auditate în cadrul şedinţei de deschidere.

8.7.1. Programul de audit public intern

Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit public intern are drept scopuri

a) asigura şeful compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern;

b) asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor, de către supervizor.

8.7.2 Programul preliminar al interventiilor la faţa locului

Programul preliminar al interventiilor la faţa locului se întocmeşte în baza programului de audit public intern şi prezintă în mod detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului.

8.8. Deschiderea intervenţiei la faţa locului

8.8.1. Şedinţa de deschidere

Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului se derulează la unitatea auditata, cu participarea auditoriilor interni şi a personalului entităţii/structurii auditate.

Ordinea de zi a şedinţei de deschidere trebuie să cuprindă

a) prezentarea auditorilor interni;

b) prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern;

c) stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

d) prezentarea tematicii în detaliu;

e) acceptarea calendarului întâlnirilor;

f) asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern.

Entitatea auditată poate solicita amânarea misiunii de audit, în cazuri justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstanţe). Amânarea trebuie discutată cu şeful compartimentului de audit public intern şi notificată la conducătorul entităţii publice.

---------

Ultimul paragraf al pct. 8.8.1. a fost modificat de pct. 14 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

8.8.2. Minuta şedinţei de deschidere

Data şedinţei de deschidere, participanţii, aspectele importante discutate trebuie consemnate în minuta şedinţei de deschidere.

8.9. Notificarea privind realizarea interventiilor la faţa locului

Compartimentul de audit public intern trebuie să notifice entitatea/structura auditata despre programul verificărilor la faţa locului, inclusiv perioadele de desfăşurare. Odată cu aceasta notificare trebuie să se transmită şi Carta auditului intern.

9. Intervenţia la faţa locului (munca de teren)

9.1. Definire şi etape

Intervenţia la faţa locului consta în colectarea documentelor, analiza şi evaluarea acestora.

Intervenţia la faţa locului cuprinde următoarele etape

a) cunoaşterea activităţii/sistemului/procesului supus verificării şi studierea procedurilor aferente;

b) intervievarea personalului auditat;

c) verificarea înregistrărilor contabile;

d) analiza datelor şi informaţiilor;

e) evaluarea eficientei şi eficacitatii controalelor interne;

f) realizarea de testări;

g) verificarea modului de realizare a corectării acţiunilor menţionate în auditarile precedente (verificarea realizării corectării )

9.2. Tehnici şi instrumente de audit intern

9.2.1. Principalele tehnici de audit intern

9.2.1.1. Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanta cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt

a) Comparaţia: confirma identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

b) Examinarea: presupune urmărirea în special a detectării erorilor sau a iregularitatilor;

c) Recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d) Confirmarea: solicitarea informaţiei din două sau mai multe surse independente (a treia parte) în scopul validării acesteia;

---------

Lit. d) a pct. 9.2.1.1. a fost modificată de pct. 15 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

e) Punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

f) Garantarea: verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative;

g) Urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate.

9.2.1.2. Observarea fizica reprezintă modul prin care auditorii interni îşi formează o părere proprie.

9.2.1.3 Interviul se realizează de către auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate. Informaţiile primite trebuie confirmate cu documente.

9.2.1.4. Analiza consta în descompunerea unei entităţi în elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate şi măsurate distinct.

9.2.2. Principalele instrumente de audit intern

9.2.2.1. Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează auditorii interni. Tipurile de chestionare sunt

a) chestionarul de luare la cunoştinţa (CLC) - cuprinde întrebări referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, funcţionarea entităţii/structurii auditate;

b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni în activitatea de identificare obiectivă a disfunctiilor şi cauzelor reale ale acestor disfuncţii;

c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de întrebări standard privind obiectivele definite, responsabilităţile şi metodele mijloacele financiare, tehnice şi de informare, resursele umane existente.

9.2.2.2. Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite

- stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor referitoare la acestea;

- stabilirea documentaţiei justificative complete;

- reconstituirea operaţiunilor de la suma totală până la detalii individuale şi invers.

9.2.2.3. Formularele constatărilor de audit public intern - se utilizează pentru prezentarea fundamentată a constatărilor auditului public intern.

a) Fişa de identificare şi analiza problemelor (FIAP) - se întocmeşte pentru fiecare disfunctionalitate constatată. Prezintă rezumatul acesteia, cauzele şi consecinţele, precum şi recomandările pentru rezolvare. FIAP trebuie să fie aprobată de către coordonatorul misiunii, confirmată de reprezentanţii entităţii/structurii auditate şi supervizata de şeful compartimentului de audit (sau de către inlocuitorul acestuia).

b) Formularul de constatare şi raportare a iregularitatilor - se întocmeşte în cazul în care auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat şefului compartimentului de audit public intern, care va informa în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura de control abilitata pentru continuarea verificărilor.

9.3. Dosarele de audit public intern

Dosarele de audit public intern - prin informaţiile conţinute asigura legătura între sarcina de audit, intervenţia la faţa locului şi raportul de audit public intern. Dosarele stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit public intern

a) Dosarul permanent cuprinde următoarele secţiuni

Secţiunea A - Raportul de audit public intern şi anexele acestuia

- ordinul de serviciu;

- declaraţia de independenta;

- rapoarte (intermediar, final, sinteza recomandărilor);

- fişele de identificare şi analiza problemelor (FIAP);

- formularele de constatare a iregularitatilor;

- programul de audit.

Secţiunea B - Administrativă:- notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern;

- minuta şedinţei de deschidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- minuta şedinţei de închidere;

- corespondenta cu entitatea/structura auditata.

Secţiunea C - Documentaţia misiunii de audit public intern

- strategii interne;

- reguli, regulamente şi legi aplicabile;

- proceduri de lucru;

- materiale despre entitatea/structura auditata (îndatoriri, responsabilităţi, număr de angajaţi, fişele posturilor, graficul organizaţiei, natura şi locaţia înregistrărilor contabile);

- informaţii financiare;

- rapoarte de audit public intern anterioare şi externe;

- informaţii privind posturile cheie/fluxuri de operaţii;

- documentaţia analizei riscului.

Secţiunea D - Supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern şi a rezultatelor acesteia

- revizuirea raportului de audit public intern;

- răspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit public intern.

b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox a documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie să confirme şi sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere şi cifre (E,F,G,...) pentru fiecare secţiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie să fie simpla şi uşor de urmărit.

9.4. Revizuirea

Revizuirea se efectuează de către auditorii interni, înainte de întocmirea proiectului Raportului de audit public intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregătite în mod corespunzător.

9.5. Păstrarea şi arhivarea dosarelor de audit public intern

Dosarele de audit public intern sunt proprietatea entităţii publice şi sunt confidenţiale. Ele trebuie păstrate până la îndeplinirea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhivează în concordanta cu reglementările legale privind arhivarea.

9.6. Şedinţa de închidere a intervenţiei la faţa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din proiectul Raportului de audit public intern şi a calendarului de implementare a recomandărilor. Se întocmeşte o minuta a şedinţei de închidere.

10. Raportul de audit public intern

10.1. Elaborarea proiectului de Raport de audit public intern (raport intermediar)

În elaborarea proiectului Raportului de audit public intern trebuie să fie respectate următoarele cerinţe

a) constatările trebuie să apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit public intern şi să fie susţinute prin documente justificative corespunzătoare;

b) recomandările trebuie să fie în concordanta cu constatările şi sa determine reducerea riscurilor potenţiale;

c) raportul trebuie să exprime opinia auditorului intern, bazată pe constatările efectuate;

d) se întocmeşte pe baza FIAP-urilor.

În redactarea proiectului Raportului de audit public intern, trebuie să fie respectate următoarele principii

10.2. Structura proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul Raportului de audit public intern trebuie să cuprindă cel puţin următoarele elemente

a) constatările trebuie să fie prezentate într-o maniera pertinenta şi incontestabila;

b) evitarea utilizării expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;

c) promovarea unui limbaj cat mai uzual şi a unui stil de exprimare concret;

d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

e) ierarhizarea constatărilor (numai cele importante vor fi prezentate în sinteza sau la concluzii);

f) evidenţierea aspectelor pozitive şi a imbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern.

a) scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern;

b) date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, unitatea/structura organizatorică auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata);

c) modul de desfăşurare a acţiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode şi tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale întocmite în cursul acţiunii de audit public intern);

d) constatări efectuate;

e) concluzii şi recomandări;

f) documentaţia-anexa (notele explicative; note de relaţii; situaţii, acte, documente şi orice alt material probant sau justificativ).

10.3. Transmiterea proiectului de Raport de audit public intern

Proiectul de Raport de audit public intern se transmite la structura auditata, iar aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de către auditorii interni.

10.4. Reuniunea de conciliere

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, auditorii interni organizează reuniunea de conciliere cu structura auditata în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate. Se întocmeşte o minuta privind desfăşurarea reuniunii de conciliere.

10.5. Definitivarea Raportului de audit public intern

--------

Titlul pct. 10.5. a fost modificat de pct. 16 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

Raportul de audit public intern trebuie să includă modificările discutate şi convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit public va fi însoţit de o sinteza a principalelor constatări şi recomandări.

Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să informeze UCAAPI sau organul ierarhic imediat superior despre recomandările care nu au fost avizate de conducătorul entităţii publice. Aceste recomandări vor fi însoţite de documentaţia de sustinere.

10.6. Difuzarea Raportului de audit public intern

Şeful compartimentului de audit public intern trimite Raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii şi punctul de vedere al entităţii/structurii auditate conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza şi avizare.

Pentru instituţia publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

După avizarea recomandărilor cuprinse în Raportul de audit public intern, acestea vor fi comunicate structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit public intern în timpul verificărilor pe care le efectuează.

11. Urmărirea recomandărilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandările menţionate în Raportul de audit public intern sunt aplicate întocmai, în termenele stabilite, în mod eficace şi ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandări.

Structura auditata trebuie să informeze compartimentul de audit public intern asupra modului de implementare a recomandărilor.

11.1. Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea structurii auditate în aplicarea recomandărilor consta în

- elaborarea unui plan de acţiune, însoţit de un calendar privind îndeplinirea acestuia;

- stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

- punerea în practica a recomandărilor;

- comunicarea periodică a stadiului progresului acţiunilor;

- evaluarea rezultatelor obţinute.

11.2. Responsabilitatea compartimentului de audit public intern

Compartimentul de audit public intern verifica şi raportează la UCAAPI sau la organul ierarhic imediat superior, după caz, asupra progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor.

Compartimentul de audit public intern va comunică conducătorului entităţii publice stadiul implementării recomandărilor.

12. Supervizarea misiunii de audit public intern

Şeful compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfăşurare a misiunii de audit public intern.

Scopul acţiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate, astfel

a) oferă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit;

b) verifica executarea corecta a programului misiunii de audit;

c) verifica existenta elementelor probante;

d) verifica dacă redactarea raportului de audit public intern, atât cel intermediar cat şi cel final, este exactă, clara, concisă şi se efectuează în termenele fixate.

În cazul în care şeful compartimentului de audit public intern este implicat în misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

Partea III-a GHID PROCEDURAL

13. PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU

Scopul

De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel încât aceştia să poată demara misiunea de audit public intern.

Premise

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de intervenţie dat de către compartimentul de audit public intern şi se întocmeşte de către şeful acestui compartiment, pe baza planului anual de audit public intern.

Procedura

Şeful Compartimentului de audit public intern

1. Repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte;

2. Întocmeşte Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit public intern.

Personalul de secretariat

3. Aloca un număr Ordinului de serviciu;

4. Asigura copii ale Ordinului de serviciu fiecărui membru al echipei de audit.

Auditorii

5. Iau la cunoştinţa de Ordinul de serviciu şi de sarcinile repartizate.

Exemplu

Model A-01

Entitatea publică

Nr. ..... Data ......

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile ....... şi cu Planul anual de audit public intern, se va efectua o misiune de audit public intern la ......... în perioada ........ Scopul misiunii de audit este ......... iar obiectivele acesteia sunt........

Menţionăm ca se va efectua un audit de ........

Echipa de audit public intern este formată din următorii auditori.....

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

14. PROCEDURA P - 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI

Scopul

De a demonstra independenta auditorilor faţă de entitatea/structura auditata.

Premise

În vederea desemnării auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va fi desemnat acolo unde exista incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este imperios necesară, fiind furnizată în acest sens o justificare din partea conducătorului Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligaţi sa informeze de urgenta conducerea.

Procedura

Auditorii

1. Completează Declaraţia de Independenta - Model A02;

Şeful de serviciu

2. Verifica Declaraţia de Independenta;

3. Identifica incompatibilitate semnalata de către auditori şi stabileşte modalitatea în care aceasta poate fi atenuata;

4. Aproba Declaraţiile de Independenta;

Auditorii

5. Indosariaza Declaraţia de independenta în dosarul de audit;

6. Dacă în timpul misiunii apare o incompatibilitate reală sau presupusa, informează de urgenta conducerea.

DECLARAŢIA DE INDEPENDENTA - Model A-02

Entitatea publică.............

-----------------------------------------

A fi completat de către auditori, inclusiv consultanţii

---------------------------------------------------------

Numele............................ Data .............

---------------------------------------------------------

Misiunea de audit public intern .........................

---------------------------------------------------------

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Incompatibilităţi │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┬─────┬─────┤

│ În legătura cu entitatea/structura auditata. ....... │ Da │ Nu │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│ Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu│ │ │

│cineva care ar putea sa va limiteze măsura în care puteti sa va │ │ │

│interesaţi, sa descoperiţi sau sa constatati slabiciuni de audit │ │ │

│în orice fel? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau│ │ │

│obiective care ar putea sa va influenteze în misiunea de audit? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(a) în ultimii│ │ │

│3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi│ │ │

│auditata? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor │ │ │

│finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de │ │ │

│control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditata? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Sunteţi soţ/sotie, ruda sau afin până la gradul al patrulea │ │ │

│inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditata │ │ │

│sau cu membrii organului de conducere colectivă? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aveţi vreo legătura politica, socială care ar rezultă dintr-o │ │ │

│fosta angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, │ │ │

│sau organizaţie sau nivel guvernamental? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată, şi alte instrumente │ │ │

│de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditata? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi │ │ │

│auditata? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la │ │ │

│entitatea/structura ce va fi auditata? │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────┼─────┼─────┤

│Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate │ │ │

│personală, externa sau organizaţională care ar putea sa va │ │ │

│afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit │ │ │

│impartiale, notificati şeful Compartimentului de audit public │ │ │

│intern de urgenta? │ │ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────┴─────┘

Auditor, Conducător Compartiment de audit public intern,

Model A-02

Entitatea publică

Se completează de către Şeful de serviciu

1. Incompatibilităţi personale (a se trece din pagina anterioară)

2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilităţile?

Dacă da, explicaţi cum anume

Data şi semnătura

__________________

15. PROCEDURA P - 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul

Sa informeze entitatea/structura auditata de declanşarea misiunii de audit public intern.

Premise

Se intenţionează ca prin notificarea entităţii/structurii auditate să se asigure desfăşurarea corespunzătoare a procedurilor de audit.

Procedura

Auditorii

1. Pregătesc adresa de notificare către părţile interesate în vederea transmiterii acesteia cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii de audit public intern;

Conducătorul Compartimentului de audit

2. Verifica adresa de notificare;

3. Semnează adresa de notificare;

Personalul de secretariat

4. Aloca un număr adresei de notificare şi o transmite entităţii/structurii auditate;

Auditorii

5. Includ domeniile de interes (dacă se comunică) în programul de audit;

6. indosariaza copia adresei de notificare în dosarul permanent.

Model B-01

Entitatea publică

Data

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Către Părţile interesate

De la Conducătorul Compartimentului de audit public intern

Ref Denumirea misiunii de audit public intern

Stimate(a)..........................

În conformitate cu Planul anual de audit public intern, urmează ca în perioada de ........... sa efectuam o misiune de audit public intern cu tema ...... la (numele entităţii/structurii auditate).

Auditul va examina responsabilităţile asumate de către (numele entităţii/structurii auditate) şi va determina dacă aceasta îşi îndeplineşte obligaţiile sale într-un mod eficient şi efectiv.

Va vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţa de deschidere în vederea discutarii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând

- prezentarea auditorilor;

- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern;

- programul intervenţiei la faţa locului;

- scopul misiunii de audit public intern;

- alte aspecte.

Pentru o mai buna înţelegere a activităţii dumneavoastră, va rugăm sa ne puneti la dispoziţie următoarea documentaţie necesară: .....................

Dacă aveţi unele întrebări privind aceasta acţiune, va rog sa contactati pe (numele auditorului) sau pe mine.

Cu stima Data

_____________ ___________

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

16. PROCEDURA P-04 COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

Scopul

Cunoaşterea domeniului auditabil îl ajuta pe auditor să se familiarizeze cu entitatea/structura auditata. Colectarea informaţiilor facilitează procedurile de analiza de risc şi cele de verificare.

Premise

Colectarea este, în fapt, pregătirea informaţiilor în vederea efectuării analizei de risc şi pentru identificarea informaţiilor necesare, fiabile, pertinente şi utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.

Colectarea informaţiilor presupune

- identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socio-economic în care entitatea/structura auditata îşi desfăşoară activitatea;

- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditate;

- analiza entităţii/structurii auditate şi activităţile sale (organigrama, regulamente de funcţionare, fise ale posturilor, procedurile scrise);

- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public intern;

- identificarea punctelor cheie ale funcţionarii entităţii/structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;

- sa identifice constatările semnificative şi recomandările din rapoartele de audit precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;

- identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţa semnificativă;

- sa identifice surse potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului şi sa considere validitatea şi credibilitatea acestor informaţii.

Procedura

Auditorii

1. Identifica legile şi regulamentele aplicabile entităţii/structurii auditate;

2. Obţin organigrama, regulamentele de funcţionare, fise ale posturilor, proceduri scrise ale entităţii/structurii auditate;

3. Identifica personalul responsabil;

4. Identifica circuitul documentelor;

5. Obţin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare;

6. Aduna date statistice asupra performantei pentru a-i sprijini în faza de analiza a riscului;

7. Se familiarizeaza cu activitatea entităţii/structurii auditate;

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

8. Revede documentaţia;

9. Organizează o şedinţa pentru identificarea obiectivelor auditabile şi a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi a metodologiei, după caz.

17. PROCEDURA P - 05 ANALIZA RISCURILOR

Scopul

Analiza riscului reprezintă o etapa majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, dacă controalele interne sau procedurile entităţii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele, evaluarea structurii/evoluţiei controlului intern al entităţii/structurii auditate

Premise

Reprezintă un punct de pornire în elaborarea tabelului "puncte tari şi puncte slabe".

Aprecierea unui risc are la baza doua estimări

- gradul de gravitate al pierderii care poate să rezulte ca urmare a riscului (sau al consecinţelor directe şi indirecte);

- probabilitatea ca riscul sa revină (notiune cuantificată formal).

Riscurile potenţiale se pot concretiza în recomandări de audit, acestea depinzand de rezultatele de la controalele, testarile şi verificările anterioare.

Punctele forte şi punctele slabe se exprima calitativ şi cantitativ în funcţie de rezultatele aşteptate şi de condiţiile de obţinere a acestora.

Un punct forte sau un punct slab trebuie să fie exprimat în funcţie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmărită, pentru a asigura buna funcţionare a entităţii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.

Procedura

Auditorii

1. Din activitatea desfăşurata în timpul colectării şi prelucrării informaţiilor, pregătesc o lista centralizatoare a obiectelor auditabile;

2. Identifica amenintarile (riscurile) asociate acestor operaţiuni/activităţi;

3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;

4. Stabilesc ponderea fiecărui criteriu al riscului;

5. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;

6. Stabilesc punctajul total al criteriului utilizat;

7. Clasează riscurile pe baza punctajelor totale obţinute;

8. Ierarhizeaza operaţiunile activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborează Tabelul puncte tari şi puncte slabe;

9. Transmit Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi constatările făcute către conducătorul Compartimentului de audit public intern;

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

10. Organizează o şedinţa pentru identificarea obiectivelor de audit şi a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a scopului auditului şi a metodologiei, după caz;

11. Avizează Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Fişele de Constatare şi Analiza a Problemelor iniţiate pentru fiecare control potenţial.

Auditorii

12. Indosariaza Tabelul puncte tari şi puncte slabe în dosarul permanent, secţiunea C.

Exemplu

Entitatea publică

Model C-01 Tabelul "PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE"

Denumirea misiunii de audit .... Perioada supusă auditului

Întocmit de ......... Data .....

Aprobat de .......... Data .....

┌────────────┬────────────┬──────────┬─────────────────────────────┬───────────┐

│ Domeniu │ Obiective │ Riscuri │ Opinie │Comentariu │

├────────────┼────────────┼──────────┼──────┬────────────┬─────────┼───────────┤

│ │ │ │ T/S │ Consecinţe │Gradul de│ │

│ │ │ │ │ │încredere│ │

├────────────┼────────────┼──────────┼──────┼────────────┼─────────┼───────────┤

├────────────┼────────────┼──────────┼──────┼────────────┼─────────┼───────────┤

└────────────┴────────────┴──────────┴──────┴────────────┴─────────┴───────────┘

unde

T = tare;

S = slab.

--------

Tabelul "PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE" a fost modificat de pct. 17 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

Ghidul de Evaluare al controlului intern

Controlul intern este

SLAB

Dacă

● conducerea şi/sau personalul demonstreaza o atitudine necooperanta şi nepasatoare cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor, sau reviziile externe.

● auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite.

● analiza dezvaluie că nu sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.

● procedurile de control intern lipsesc sau sunt puţin utilizate.

POTRIVIT

Dacă

● conducerea şi personalul demonstreaza o atitudine cooperantă cu privire la conformitate, păstrarea dosarelor şi reviziilor externe.

● Auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat măsuri de remediere şi a răspuns satisfăcător la recomandările auditului.

● analiza arata ca sunt în funcţiune tehnici de control adecvate şi suficiente.

PUTERNIC

Dacă

● conducerea şi personalul demonstreaza o atitudine constructivă, existând preocuparea de a anticipa şi înlătura problemele.

● auditurile anterioare şi studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme.

● analiza arata ca sunt în funcţiune numeroase şi eficiente tehnici de control intern.

● procedurile sunt bine susţinute de documente.

18. PROCEDURA P - 06 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Scopul

Asigura conducătorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern şi asigura repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor, de către supervizor.

Premise

Programul de audit este un document intern de lucru al Compartimentului de audit public intern, care se întocmeşte în baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul preliminar al interventiilor la faţa locului se întocmeşte în baza Programului de audit public intern şi prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni îşi propun să le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante şi perioadele în care se realizează aceste verificări la faţa locului.

Procedura

Auditorii

1. Pregătesc programul de audit, incluzând următoarele elemente

- obiectivele auditului;

- testarile care se vor efectua;

- alte proceduri de audit şi teste, după caz.

2. Pregătesc o Nota cu următoarele anexe

- colectarea şi prelucrarea datelor;

- tabelul "Puncte tari şi puncte slabe";

- programul preliminar al interventiilor la faţa locului.

Conducătorul Compartimentului de audit

3. Organizează şedinţa de analiza.

4. Verifica Nota şi anexele acesteia.

5. Analizează şi modifica după caz documentele prezentate.

6. Aproba Nota şi anexele.

Auditorii

7. Indosariaza programul de audit - Model A-03.

8. Utilizează programul de audit în efectuarea misiunii.

Exemplu

Model A-03

Entitatea publică

PROGRAMUL DE AUDIT

Denumirea misiunii de audit ..... Perioada

supusă auditului ....

Întocmit de ..... Data ....

Aprobat de ...... Data ....

┌────────────────┬────────────────────┬───────┬─────────────┬──────────────────┐

│OBIECTIVE │ Activităţi │Durata │Persoanele │ Locul │

│ │ │ │implicate │ desfăşurării │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│Tema generală │ │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ ........ │ │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│Obiective: │ │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│A. Enunţarea │ │ │ │ │

│obiectivului (A)│ │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│B. Enunţarea │ │ │ │ │

│obiectivului (B)│ │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │1. Ordinul de │ │Conducătorul │Entitatea publică │

│ │serviciu │ │Compartimen- │ │

│ │ │ │tului de │ │

│ │ │ │audit public │ │

│ │ │ │intern │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │2. Declaraţia de │ │Auditorii │ Entitatea publică│

│ │independenta │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │3. Notificarea │ │Auditorii │ Entitatea publică│

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│Obiectivul A │ │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Colectarea şi │ │Auditorii │Entitatea publică/│

│ │prelucrarea │ │ │Entitatea auditata│

│ │informaţiilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │- testul 1 │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │- testul 2 │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │ .......... │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Prelucrarea testelor│ │Auditorii │Entitatea publică/│

│ │ │ │ │Entitatea auditata│

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Elaborarea │ │ │ │

│ │FIAP-urilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │adunarea dovezilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Constatarea şi │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │raportarea │ │ │ │

│ │iregularitatilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Întocmirea │ │ │ │

│ │Formularului de │ │ │ │

│ │constatare şi │ │ │ │

│ │raportare a │ │ │ │

│ │iregularitatilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Revizuirea │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │documentelor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Indosarierea │ │Auditorii │Entitatea publică │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│Obiectivul B │Colectarea şi │ │Auditorii │Entitatea publică/│

│ │prelucrarea │ │ │Entitatea auditata│

│ │informaţiilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │- testul 1 │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │- testul 2 │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │ ........... │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Prelucrarea testelor│ │Auditorii │Entitatea publică/│

│ │ │ │ │Entitatea auditata│

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │elaborarea │ │ │ │

│ │FIAP-urilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │adunarea dovezilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Constatarea şi │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │raportarea │ │ │ │

│ │iregularitatilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Întocmirea │ │ │ │

│ │Formularului de │ │ │ │

│ │constatare şi │ │ │ │

│ │raportare a │ │ │ │

│ │iregularitatilor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Revizuirea │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │documentelor │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │Indosarierea │ │Auditorii │Entitatea publică │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │4. Şedinţa de │ │Auditorii │Entitatea publică/│

│ │ închidere │ │ │Entitatea auditata│

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │5. Elaborarea │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │ Proiectului de │ │ │ │

│ │ raport │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │6. Transmiterea │ │Conducătorul │Entitatea publică │

│ │ Proiectului de │ │Compartimen- │ │

│ │ raport │ │tului de │ │

│ │ │ │audit public │ │

│ │ │ │intern │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │7. Reuniunea de │ │Auditorii │Entitatea publică/│

│ │ conciliere │ │ │Entitatea auditata│

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │8. Raportul de │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │ audit final │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │9. Difuzarea │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │Raportului de audit │ │ │ │

├────────────────┼────────────────────┼───────┼─────────────┼──────────────────┤

│ │10. Urmărirea │ │Auditorii │Entitatea publică │

│ │ recomandărilor │ │ │ │

└────────────────┴────────────────────┴───────┴─────────────┴──────────────────┘

Model A03-1

B. PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI

Denumirea misiunii de audit ..... Perioada

supusă auditului ....

Întocmit de ..... Data ....

Aprobat de ...... Data ....

┌───────────┬───────────────┬──────────────┬───────────────┬─────────┐

│Obiectivele│Tipul │Locul testarii│Durata testarii│Auditorii│

│ │verificării │ │ │ │

├───────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┼─────────┤

│ │ │ │ │ │

├───────────┼───────────────┼──────────────┼───────────────┼─────────┤

│ │ │ │ │ │

└───────────┴───────────────┴──────────────┴───────────────┴─────────┘

19. PROCEDURA P - 07 ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

Scopul

Sa efectueze o şedinţa de deschidere cu reprezentanţii (denumirea entităţii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind auditul.

Premise

Şedinţa de deschidere serveşte ca intilnire de început a misiunii de audit. Ordinea de zi a şedinţei de deschidere va cuprinde

- prezentarea auditorilor;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit;

- stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificărilor;

- prezentarea în detaliu tematicii;

- acceptarea calendarului întâlnirilor;

- analiza şi acceptul cartei auditorului;

- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii.

Procedura

Auditorii

1. Contacteaza telefonic entitatea/structura auditata pentru a stabili data intalnirii.

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

Auditorii

Reprezentanţii

entităţii/structurii

auditate

2. Participa la desfăşurarea şedinţei de deschidere.

Auditorii

3. Întocmesc Minuta şedinţei de deschidere (Model B-02) cu următoarea structura

A. Menţiuni generale

-----------------

- tema misiunii de audit public intern;

- perioada auditata;

- numele celor care întocmesc Minuta şedinţei de deschidere;

- numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Minutei şedinţei de deschidere conform prezentei proceduri;

- lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionarea numelui, funcţiei, direcţiei şi a numărului de telefon.

B. Stenograma Şedinţei de deschidere

---------------------------------

- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor Şedinţei de deschidere.

4. Indosariaza Minuta Şedinţei de deschidere în dosarul permanent - Model B-02

Exemplu

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Model B-02 │

│ Entitatea publică │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ A. Menţiuni generale │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Tema misiunii de audit: Auditul .......... Perioada auditata ..... │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Întocmit de .......... Data .......... │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Verificat de ......... Data .......... │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ │

│ Lista participanţilor: │

│ │

│ │

│ Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ B. Stenograma Şedinţei de deschidere │

│ │

│ │

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

20. PROCEDURA P - 08 COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Scopul

Informaţiile colectate asigura o evidenta suficienta, competenţa şi relevanta şi oferă o baza rezonabila pentru constatările şi concluziile auditorilor.

Premise

În timpul fazei de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii efectuează testări în concordanta cu Programul de Audit aprobat. Munca în cadrul acestei faze produce dovezi de audit în baza cărora auditorii formulează constatări, concluzii şi recomandări.

Procedura

Auditorii

1. Efectuează testarile şi procedurile stabilite în programul de audit;

2. Apreciază dacă dovezile obţinute sunt suficiente, relevante, competente şi folositoare;

3. Colectează documente pentru toată misiunea de audit;

4. Eticheteaza şi numeroteaza toate documentele;

5. Pregătesc Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor;

6. La sfârşitul fazei de colectare a informaţiilor, finalizează Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor;

7. Transmit Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor şefului compartimentului de audit public intern;

8. Indosariaza documentele utilizate în cadrul misiunii de audit.

Conducătorul Compartimentului de audit

9. Analizează şi aproba testele - Model A-04;

10. Revede şi aproba Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor - Model A-05;

Auditorii

11. Eticheteaza, numeroteaza şi indosariaza testele - Model A-04 şi Fişele de Identificare şi Analiza Problemelor - Model A-05 - în dosarul permanent;

Exemplu

Model A-04

Entitatea publică

CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Denumirea misiunii de audit ..... Perioada

supusă auditului ....

Întocmit de ..... Data ....

Aprobat de ...... Data ....

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ Obiectivul 1 │

│ │

│ Sa evalueze eficienta şi eficacitatea controalelor interne asupra │

│ operaţiunilor entităţii/structurii auditate în următorul ciclu de │

│ operaţiuni: │

│ - plati │

│ - contabilitate │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────────────────────┬────┬────┬──────────┐

│ ACTIVITATEA DE AUDIT │ DA │ NU │ Auditori │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ PLATI │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 1. verificaţi dacă exista proceduri scrise │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 2. verificaţi dacă atribuirea responsabilităţilor │ │ │ │

│ şi delegarea competentelor sunt declarate în │ │ │ │

│ proceduri │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 3. controlaţi dacă angajaţii sunt informati despre │ │ │ │

│ procedurile care se aplică │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 4. verificaţi dacă procedurile asigura │ │ │ │

│ separarea sarcinilor │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 5. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 6. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 7. verificaţi dacă operaţiile de control sunt │ │ │ │

│ însoţite de liste de verificare (check-list) │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 8. apreciaţi calitatea listelor de verificare │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 9. verificaţi dacă controalele efectuate au fost │ │ │ │

│ formalizate (data, semnătura) │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 10. controlaţi conformitatea plăţii cu procedurile │ │ │ │

│ privind cursul de schimb │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 11. urmăriţi plăţile cu extrasele de cont │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 12. urmăriţi plăţile în cartea mare asigurându-va │ │ │ │

│ ca sunt transcrie corect │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 13. revizuiti procedurile referitoare la plăţile │ │ │ │

│ care nu sunt efectuate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 14. verificaţi dacă este stabilită atribuirea │ │ │ │

│ responsabilităţilor │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 15. verificaţi dacă procedurile asigura separarea │ │ │ │

│ responsabilităţilor │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 16. verificaţi dacă contabilul principal are o │ │ │ │

│ autoritate adecvată asupra angajaţilor din │ │ │ │

│ compartimentul contabil │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 17. verificaţi dacă procedurile sunt aprobate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 18. verificaţi dacă procedurile sunt actualizate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 19. verificaţi dacă procedurile stabilesc şi │ │ │ │

│ explica politica contabila şi procedurile │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 20. verificaţi dacă numai persoanele autorizate │ │ │ │

│ pot sa modifice sau sa stabilească noi politici │ │ │ │

│ sau proceduri │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 21. controlaţi ca procedurile de declaraţii │ │ │ │

│ sa includă: │ │ │ │

│ a) planul de conturi însoţit de explicaţii │ │ │ │

│ ale operaţiunilor; │ │ │ │

│ b) identificarea şi descrierea principalelor │ │ │ │

│ înregistrări contabile, intrările periodice; │ │ │ │

│ c) identificarea posturilor care au autoritatea │ │ │ │

│ sa aprobe ca intrările sunt efectuate; │ │ │ │

│ d) explicaţii pentru documentele şi necesităţile │ │ │ │

│ de aprobare pentru diversele tipuri de │ │ │ │

│ tranzacţii periodice şi neperiodice şi │ │ │ │

│ intrările în jurnal; │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 22. verificaţi pregătirea şi aprobarea funcţiilor │ │ │ │

│ pentru intrările în jurnal pentru a controla │ │ │ │

│ ca ele sunt separate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 23. verificaţi ca toate intrările în jurnal sunt │ │ │ │

│ revăzute şi aprobate de către persoanele │ │ │ │

│ competente la nivelurile adecvate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 24. toate intrările în jurnal sunt explicate │ │ │ │

│ corespunzător şi justificate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 26. rapoartele financiare sunt pregătite pentru │ │ │ │

│ perioadele contabile solicitate │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 27. revedeti procedurile privind corectarea │ │ │ │

│ rapoartelor │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 28. revizuiti procedurile de închidere │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 29. verificaţi dacă fiecare cont bancar │ │ │ │

│ corespunde unui cont în registre │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 30. revizuiti cartea mare pentru a verifica dacă │ │ │ │

│ tranzacţiile sunt trecute în contul corect │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 31. verificaţi sumele defalcate pe creditori │ │ │ │

│ şi debitori │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────────────────┼────┼────┼──────────┤

│ 32. verificaţi dacă cecurile din jurnal sunt │ │ │ │

│ trecute în ordine numerică şi dacă cele │ │ │ │

│ care lipsesc sunt semnalate │ │ │ │

└──────────────────────────────────────────────────────┴────┴────┴──────────┘

Model A-05

┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Entitatea publică: ......................... │

│ │

│ Tema misiunii de audit public intern: ....... │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ Numele auditorului: │

│ Data realizării: │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

│ FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZA A PROBLEMEI │

│ Nr. .............. │

│ │

│ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ 1. Problema: ......................... │

│ │

│ │

│ │

│ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ 2. Constatări: .............................. │

│ │

│ │

│ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ 3. Cauze: ................................... │

│ │

│ │

│ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ 4. Consecinţe: .............................. │

│ │

│ │

│ │

├────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ Recomandări şi soluţii propuse: .......... │

│ │

│ │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Întocmit de: Supervizat Pentru conformitate

│ Entitatea auditata │

│ ............ ........... ..................... │

│ │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

----------

Activitatea de audit de la nr. crt. 25. a fost eliminată de pct. 18 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

21. PROCEDURA P - 09 CONSTATAREA ŞI RAPORTAREA IREGULARITATILOR

Scopul

De a furniza un ghid în cazurile de descoperire de iregularitati

Premise

Când auditorii ajung la concluzia, bazată pe FIAP-uri, ca s-a comis o iregularitate, ei vor trebui să raporteze, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit public intern prin transmiterea Formularului de constatare şi raportare a iregularitatilor.

Procedura

Auditorii

1. Raportează, cel mai târziu a doua zi, conducătorului Compartimentului de audit public intern orice iregularitate constatată prin transmiterea Formularului de constatare şi raportare a iregularitatilor.

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

2. Informează în termen de 3 zile conducătorul entităţii publice şi structura de control abilitata pentru continuarea verificărilor.

FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITATILOR

Model A-06

Entitatea publică

Către: conducătorul Compartimentului de audit public intern

În urma misiunii de audit public intern ............................ efectuată la ............................................................ s-au constatat următoarele

a) constatarea (abaterea);

b) actul sau actele normative incalcate;

c) recomandări;

d) anexe.

Auditor ............

Data .../.../...

22. PROCEDURA P - 10 REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul

Sa asigure ca documentele sunt pregătite în mod corespunzător şi ca acestea furnizează un sprijin adecvat pentru munca efectuată şi pentru dovezile adunate în timpul misiunii de audit public intern.

Premise

Auditorii revad FIAP-urile şi documentele de lucru din punct de vedere al formatului şi al conţinutului, asigurindu-se ca dovezile de audit prezentate în actele dosarului pot trece testul de evidenta. Pentru a trece testul, evidenta trebuie să fie suficienta, concludenta şi relevanta.

Procedura

Auditorii

1. Pe măsura ce auditul progreseaza, eticheteaza şi numeroteaza toate documentele.

2. Apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru asigura un sprijin corespunzător pentru misiunea de audit public intern.

3. Revizuiesc lucrările din punctul de vedere al conţinutului şi al formei şi apreciază dacă FIAP-urile şi documentele de lucru pot trece testul de evidenta.

4. Efectuează modificările necesare la documente.

5. Întocmesc Nota centralizatoare a documentelor de lucru - Model C-02

Model C-02

Entitatea publică Entitatea auditata

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Denumirea misiunii de audit.

Perioada auditata .............

Întocmit de ...... Data .......

┌──────────────┬───────────────┬──────┬────────┐

│Constatarea │Documentul │Exista│Auditori│

│ │justificativ ├──┬───┤ │

│ │ │Da│Nu │ │

├──────────────┼───────────────┼──┼───┼────────┤

│Secţiunea E │ │ │ │ │

├──────────────┼───────────────┼──┼───┼────────┤

│ ........ │ │ │ │ │

├──────────────┼───────────────┼──┼───┼────────┤

│ │ │ │ │ │

├──────────────┼───────────────┼──┼───┼────────┤

│Secţiunea F │ │ │ │ │

├──────────────┼───────────────┼──┼───┼────────┤

│ ........ │ │ │ │ │

├──────────────┼───────────────┼──┼───┼────────┤

│ │ │ │ │ │

└──────────────┴───────────────┴──┴───┴────────┘

Auditori,

23. PROCEDURA P - 11 ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE

Scopul

Permite prezentarea către entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a recomandărilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.

Premise

Sa se asigure ca Proiectul Raportului de audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant, respectiv

--------

Expresia "Raportul de audit" a fost înlocuită cu expresia "Proiectul Raportului de audit", potrivit pct. 19 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

- Clar: să fie uşor de înţeles, evident, sa nu permită interpretări;

- Obiectiv: sa nu fie partinitor;

- Fundamentat: fiecare constatare să aibă la baza documente doveditoare şi să facă trimiteri la textul legal incident;

- Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entităţii/structurii auditate în luarea unor decizii manageriale pentru eliminarea deficienţelor constatate.

Procedura

Secretariatul

1. Planifica şedinţa de închidere

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

Auditorii

Conducătorii entităţii/structurii auditate

2. Participa la desfăşurarea şedinţei de închidere. Conducătorii entităţii/structurii auditate îşi declara părerile lor în privinţa constatărilor auditorilor, ale concluziilor şi recomandărilor, precum şi a corectiilor de efectuat.

Auditorii

3. Fac rezumatul discuţiilor într-o Minuta a şedinţei de închidere.

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

Auditorii

4. Cad de acord asupra modificărilor Proiectului Raportului de audit, dacă este nevoie.

--------

Expresia "Raportul de audit" a fost înlocuită cu expresia "Proiectul Raportului de audit", potrivit pct. 19 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

Auditorii

5. Pregătesc acte suplimentare necesare pentru a justifica modificările la Proiectul Raportului de audit.

--------

Expresia "Raportul de audit" a fost înlocuită cu expresia "Proiectul Raportului de audit", potrivit pct. 19 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

6. Indosariaza toate modificările aprobate la Proiectul Raportului de audit, Minuta şedinţei de închidere - Model B-03 şi revad Proiectul de raport de audit.

--------

Expresia "Raportul de audit" a fost înlocuită cu expresia "Proiectul Raportului de audit", potrivit pct. 19 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

Exemplu

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Model B-03 │

│ Entitatea publică │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ A. Menţiuni generale │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Tema misiunii de audit: Auditul .......... Perioada auditata ..... │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Întocmit de .......... Data .......... │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Verificat de ......... Data .......... │

├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ │

│ │

│ Lista participanţilor: │

│ │

│ │

│ Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ B. Concluzii: │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

24. PROCEDURA P - 12 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

Scopul

Prezintă cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările auditorilor publici interni.

Premise

În elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseşte dovezile de audit raportate în Fişele de Identificare şi Analiza a Problemelor şi în Formularul de constatare şi raportare a iregularitatilor.

Procedura

Auditorii

1. Redactează Proiectul raportului de audit utilizând formatul prezentat mai jos;

2. Indica pentru fiecare constatare din Proiectul raportului de audit dovada corespunzătoare;

3. Transmite conducătorului Compartimentului de audit public intern Proiectul raportului de audit, împreună cu dovezile constatărilor;

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

4. Analizează Proiectul raportului de audit;

5. Stabileşte dacă proiectul în întregime sau doar părţi din el, trebuie să fie transmise la compartimentul juridic pentru revizuirea lui din punct de vedere juridic;

Auditorii

6. Efectuează schimbările propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern;

7. Indosariaza proiectul de raport de audit - Model A-07, incluzând corecţiile aprobate de către conducătorul Compartimentului de audit public intern.

Model A-07-1

Entitatea publică

Pagina de titlu şi cuprinsul

Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor.

Semnătura

Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată şi de către şeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere

Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern

Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările şi recomandările auditului

Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinte negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura

1) Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienţa constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi minore.

25. PROCEDURA P - 13 TRANSMITEREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul

Sa-i asigure entităţii/structurii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit şi de a formula un punct de vedere la constatările şi recomandările auditului.

Premise

Proiectul de raport de audit transmis la entitatea/structura auditata trebuie să fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor şi concluziilor la care se face referire.

Procedura

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

1. Transmite Proiectul de raport de audit la entitatea/structura auditata.

Entitatea/structura auditata

2. Analizează Proiectul de raport de audit.

3. Solicita, dacă este cazul o Reuniune de conciliere.

4. Transmite punctul de vedere la Proiectul raportului de audit în termen de 15 zile de la primirea Proiectului de raport de audit.

Auditorii

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

5. Revad răspunsurile de la entitatea/structura auditata.

6. Discuta, dacă este cazul, pregătirea unei Reuniuni de conciliere.

Auditorii

7. Precizează în Raportul de audit aspectele reţinute din punctul de vedere al entităţii/structurii auditate, dacă este cazul.

8. Indosariaza punctul de vedere al entităţii/structurii auditate

26. PROCEDURA P-14 REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul

Acceptarea constatărilor şi recomandărilor formulate de către auditori în Proiectul raportului de audit public intern şi prezentarea calendarului de implementare a recomandărilor.

Premise

Auditorii pregătesc Reuniunea de conciliere.

Procedura

Auditorii

1. Pregătesc, în termen de 10 zile de la primirea punctului de vedere de la entitatea/structura auditata, Reuniunea de conciliere.

2. Informarea entităţii/structurii auditate asupra locului şi datei Reuniunii de conciliere

3. Întocmesc o Minuta a Reuniunii de conciliere.

Auditorii

Entitatea/structura auditata

4. Analizează constatările şi concluziile din Proiectul raportului de audit în vederea acceptării recomandărilor formulate

Exemplu

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Model B-04

Entitatea publică

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

A. Menţiuni generale

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Tema misiunii de audit: Auditul......... Perioada auditata.........

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Întocmit de .......... Data ............

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Verificat de ......... Data ............

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Lista participanţilor

Numele Funcţia Direcţia/Serviciul Nr. telefon

B. Rezultatele concilierii

───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────

27. PROCEDURA P - 15 RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul

Sa prelucreze raportul de audit pentru redactarea finala şi pentru tipărire.

Sa constate ca raportul de audit este complet, incluzind şi punctul de vedere al entităţii/structurii auditate.

Premise

Auditorii sunt responsabili pentru asigurarea unei prezentări de înalta calitate a Raportului de audit şi întocmirea unei liste corecte şi complete de difuzare.

Procedura

Auditorii

1. Constata ca toate modificările aprobate la Proiectul de raport sunt efectuate;

2. Finalizează raportul;

3. Constata dacă lista de difuzare este completa şi corecta.

Model A07-2

Entitatea publică

Pagina de titlu şi cuprinsul

Reprezintă pagina în care se menţionează denumirea misiunii de audit public intern. Rapoartele vor conţine un cuprins al lucrărilor şi documentelor.

Semnătura

Raportul de audit este semnat de către fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagina a acestuia. Ultima pagina a raportului este semnată şi de către şeful Compartimentului de audit public intern.

Introducere

Descrie tipul de audit şi baza legală a misiunii de audit (planul anual de audit, solicitări speciale).

Prezintă datele de identificare a misiunii de audit public intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditata, durata acţiunii de auditare, perioada auditata).

Identifica activitatea ce este auditata şi prezintă informaţii sintetice cu privire la misiunea de audit public intern.

Prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit public intern (caracterul misiunii de audit public intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate în cursul misiunii de audit public intern; materiale întocmite în cursul misiunii de audit public intern).

Face referire la recomandările misiunilor de audit public intern anterioare care, până la momentul prezentei misiuni de audit public intern, nu au fost implementate.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivele de audit prezentate în Raportul de audit public intern coincid cu cele înscrise în programul de audit;

Stabilirea metodologiei

Explica tehnicile şi instrumentele de audit public intern folosite pentru a îndeplini obiectivele misiunii de audit public intern.

Constatările şi recomandările auditului

Eventualele modificări stabilite la Reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către conducătorul Compartimentului de audit public intern vor fi cuprinse în Raportul de audit public intern final.

Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit în ordinea în care au fost stabilite în Programul de audit.

Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, cu trimitere explicita la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatările cu caracter pozitiv de constatările cu caracter negativ, în scopul generalizarii aspectelor pozitive, pe de o parte, şi al identificarii căilor de eliminare a deficienţelor stabilite, pe de altă parte.

Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatărilor făcute, având un caracter fundamentat. Trebuie să fie pertinente şi sa nu fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Recomandările din Raportul de audit trebuie să fie fezabile şi economice şi să aibă un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe aceasta baza, unul de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinte negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performantei de management.

Fiecare recomandare trebuie să fie elaborata după următoarea structura

1) Faptele;

2) Criteriile, cauzele, efectele;

3) Recomandările.

Vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficienţa constatată. Recomandările vor fi prezentate în funcţie de nivelul de prioritate stabilit în Fişa de Identificare şi Analiza Problemelor: majore, medii şi minore.

28. PROCEDURA P - 16 SUPERVIZAREA

Scopul

De a asigura ca obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse în condiţii de calitate.

Premise

Conducătorul Compartimentului de audit public intern este responsabil cu supervizarea misiunii de audit public intern.

Procedura

1. Auditorii

l. Prezintă conducătorului Compartimentului de audit public intern documentele din dosarul permanent al misiunii de audit public intern.

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

2. Oferă instrucţiunile necesare (adecvate) derulării misiunii de audit public intern;

3. Verifica executarea corecta a Programului de audit public intern;

4. Verifica existenta elementelor probante;

5. Supervizeaza FIAP-urile;

6. Verifica dacă redactarea Raportului de audit public intern este exactă, clara, concisă;

7. Verifica dacă Raportul de audit public intern este elaborat la termenul fixat.

29. PROCEDURA P - 17 DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Scopul

Analizarea şi avizarea recomandărilor din Raportul de audit.

Premise

Raportul de audit final trebuie să conţină şi o sinteza a constatărilor şi recomandărilor. Pentru instituţia publică mica, Raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia.

Proceduri

┌──────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────┐

│Auditorii │1. Transmit Raportul de audit public intern, rezultatele │

│ │ concilierii şi punctul de vedere al entităţii/structurii│

│ │ auditate la conducătorul entităţii care a aprobat misiu-│

│ │ nea de audit public intern. │

│ │2. Pentru instituţia publică mică Raportul de audit public │

│ │ intern se transmite conducătorului acesteia spre avizare│

├──────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤

│Conducătorul │3. Semnează şi transmite Raportul de audit public intern │

│Compartimentului │ conducătorului entităţii/structurii auditate. │

│de audit public │ │

│intern │ │

├──────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤

│Conducătorul │4. Analizează şi avizează Raportul de audit public intern. │

│entităţii/struc- │ │

│turii auditate │ │

├──────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤

│Auditorii │5. Transmit entităţii/structurii auditate recomandările │

│ │ aprobate. │

├──────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤

│Conducătorul │6. Transmite la UCAAPI sau la organul ierarhic superior o │

│entităţii/struc- │ informare despre recomandările care nu au fost avizate, │

│turii auditate │ însoţită de documentaţia de susţinere. │

└──────────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────┘

---------

Subpunctul "Proceduri" a fost modificat de pct. 20 al art. I din ORDINUL nr. 423 din 15 martie 2004, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 245 din 19 martie 2004.

30. PROCEDURA P - 18 URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Scopul

Este de a urmări dacă scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern au fost corect formulate.

Premise

Urmărirea recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea entităţii/structurii auditate pe baza recomandărilor din Raportul de audit public intern.

Procedura

Auditorii

1. Întocmesc Fişa de urmărire a recomandărilor;

2. Verifica implementarea recomandărilor la termenele stabilite;

Entitatea/structura auditata

3. Transmite auditorilor, la termenele stabilite, o Nota de informare cu privire la stadiul implementării recomandărilor din Raportul de audit public intern;

Conducătorul Compartimentului de audit public intern

4. Transmite, la UCAAPI sau la organul ierarhic superior, stadiul progreselor înregistrate în implementarea recomandărilor;

5. Dacă nu sunt respectate termenele de implementare, informează conducătorul entităţii publice.

Exemplu Entitatea publică

Model A-08

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

┌──────────────────────────────┬────────────────────────────────┬─────────────┐

│ Entitatea publică │ Direcţia/Serviciul │ Sfârşit de │

│ │ │ luna │

├──────────────────────────────┼────────────────────────────────┼─────────────┤

│ Entitatea/structura auditata │Misiunea de audit public intern │ Raport de │

│ │ │ Audit nr. │

├──────┬───────────────────────┼────────┬──────────┬────────────┼─────────────┤

│ Rec │ Recomandarea │Imple- │ Parţial │ Neimple- │ Data │

│ Nr. │ │mentat │ Imple- │ mentat │ planificata/│

│ │ │ │ mentat │ │ Data │

│ │ │ │ │ │ implemen- │

│ │ │ │ │ │ tarii │

├──────┼───────────────────────┼────────┼──────────┼────────────┼─────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

└──────┴───────────────────────┴────────┴──────────┴────────────┴─────────────┘

┌────────────────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐

│ Instrucţiuni │ │

│ 1. Introduceti recomandările de audit după │ Entitatea/structura auditata: │

│ cum sunt prezentate în Raportul de audit. │ │

│ 2. Verificaţi coloana corespunzătoare: │Data şi semnătura conducătorului│

│ implementat, parţial implementat, │ │

│ neimplementat │ │

│ 3. Introduceti data planificata pentru │ Auditor: │

│ implementare în Raportul de audit şi data │ │

│ implementării │ Data şi semnătura │

└────────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘

Partea A IV-A CARTA AUDITULUI INTERN

A. ROLUL ŞI OBIECTIVELE AUDITULUI PUBLIC INTERN

1. Rolul auditului intern

Carta auditului intern fixează drepturile şi obligaţiile auditorilor interni şi urmăreşte

- sa informeze despre obiectivele şi metodele de audit;

- sa clarifice misiunea de audit;

- sa fixeze regulile de lucru între auditor şi auditat;

- sa promoveze regulile de conduita.

Auditul public intern, conform Legii privind auditul public intern, este definit ca activitate funcţional independenta şi obiectivă, care da asigurări şi consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfectionand activităţile entităţii publice. Ajuta entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematica şi metodica, care evaluează şi imbunatateste eficienta şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administrare.

Auditul public intern nu trebuie să fie confundat cu controlul intern.

Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanta cu obiectivele acesteia şi reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

Rolul auditului public intern este de a contribui la buna şi efectivă gestiune a fondurilor publice.

Aportul compartimentului de audit public intern consta în promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv şi eficient în cadrul entităţii publice.

Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entităţii publice în scopul de a evalua eficacitatea şi performanta structurilor functionale în implementarea politicilor, programelor şi acţiunilor în vederea îmbunătăţirii continue a acestora.

2. Obiectivele auditului intern

2.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern

Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt

- de a ajuta entitatea publică atât în ansamblul cat şi structurile sale prin intermediul opiniilor şi recomandărilor;

- sa gestioneze mai bine riscurile;

- să asigure o mai buna administrare şi păstrare a patrimoniului;

- să asigure o mai buna monitorizare a conformităţii cu regulile şi procedurile existente;

- să asigure o evidenţa contabilă şi un management informatic fiabile şi corecte;

- sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului şi auditului intern;

- sa imbunatateasca eficienta şi eficacitatea operaţiilor.

2.2. Obiectivele misiunii de audit public intern

Unei misiuni de audit i se pot atribui doua obiective principale

- asigurarea conformităţii procedurilor şi a operaţiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate;

- evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmărite şi examinarea impactului efectiv - auditul de performanţă.

3. Organizarea auditului public intern în România

3.1. UCAAPI

În cadrul Ministerului Finanţelor Publice se constituie UCAAPI structurată pe compartimente de specialitate, în subordinea directa a ministrului finanţelor publice.

UCAAPI este condusă de un director general, numit de ministrul finanţelor publice, cu avizul CAPI.

UCAAPI are atribuţii de elaborare a strategiei şi a cadrului normativ general, de coordonare şi evaluare a activităţii de audit public intern la nivel naţional şi de realizare a misiunilor de audit public intern de interes naţional cu implicaţii multisectoriale.

3.2. CAPI

CAPI este un organism cu caracter consultativ care funcţionează pe lângă UCAAPI şi contribuie la definirea strategiei şi îmbunătăţirea activităţii de audit public intern în sectorul public. CAPI este condus de un preşedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioadă de 3 ani.

3.3. Compartimentul de audit public intern

Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul entităţilor publice.

Conducătorul instituţiei publice, sau în cazul altor entităţi publice, organul de conducere colectivă, are obligaţia instituirii cadrului organizatoric şi funcţional necesar desfăşurării activităţii de audit public intern.

La instituţiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entităţi publice, auditul public intern se limitează la audit de regularitate şi se efectuează de către compartimentele de audit public intern ale MFP.

Conducătorul entităţii publice subordonate poate stabili şi menţine un compartiment funcţional de audit public intern, cu acordul entităţii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dacă acest compartiment nu se înfiinţează, auditul entităţii respective se efectuează de către compartimentul de audit public intern al entităţii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

B. STATUTUL COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

Compartimentul de audit public intern funcţionează în subordinea directa a conducătorului entităţii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independenta de activităţile entităţii publice. Prin atribuţiile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern.

4. Atribuţiile compartimentului de audit public intern

Atribuţiile compartimentului de audit public intern sunt

a) elaborează norme metodologice specifice entităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior în cazul entităţilor publice subordonate;

b) elaborează proiectul planului anual de audit public intern;

c) efectuează activităţi de audit public intern pentru a evalua dacă sistemele de management financiar şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta şi eficacitate;

d) informează UCAAPI despre recomandările neinsusite de către conducătorul entităţii publice auditate, precum şi despre consecinţele acestora;

e) raportează periodic asupra constatărilor, concluziilor şi recomandărilor rezultate din activităţile sale de audit;

f) elaborează raportul anual al activităţii de audit public intern;

g) în cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raportează imediat conducătorului entităţii publice şi structurii de control intern abilitate.

C. PRINCIPIILE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN ŞI AUDITORULUI INTERN

5. Independenta şi obiectivitate

Activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerintelor (imixtiunilor) externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.

Conducătorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de către conducătorul entităţii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic superior.

Persoanele care sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul entităţii publice, nu pot fi auditori interni în cadrul aceleiaşi entităţi publice.

Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice.

Auditorii interni care au responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană, nu trebuie implicaţi în auditarea acestor programe.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Aceasta interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

6. Competenţa şi constiinta profesională

Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea eficacitatii activităţii de audit.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit.

Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienţa corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii.

În scopul auditării unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultanţa din afară entităţii publice, iar lucrările vor fi supervizate de către compartimentul de audit public intern contractant.

Compartimentul de audit public intern trebuie să dispună de metodologii şi sisteme IT moderne, de metode de analiza analitica, eşantioane statistice şi instrumente de control a sistemelor informatice.

Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregătire profesională iniţială şi permanenta, în acest sens auditorii interni au obligaţia de a participa la activităţi de pregătire profesională cel puţin 15 zile pe an.

7. Exercitarea unei activităţi normate

Compartimentul de audit public intern va elabora norme metodologice proprii în conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern.

8. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii

Şeful compartimentului de audit public intern trebuie să elaboreze un program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii sub toate aspectele activităţii de audit public intern. Programul trebuie să asigure ca normele, instrucţiunile şi codul etic sunt respectate de auditorii interni şi de compartimentele de audit public intern.

Auditul public intern necesita adaptarea unui proces permanent de supraveghere şi evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie să permită evaluări interne şi externe.

8.1. Evaluarea interna

Evaluarea interna presupune atât controale permanente privind buna funcţionare a auditului public intern cat şi controale periodice efectuate de către auditorii înşişi (autoevaluare).

Şeful compartimentului de audit public intern examinează eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dacă procedurile de asigurare a calităţii a misiunilor de audit sunt aplicate în mod satisfăcător, garantand calitatea rapoartelor de audit.

Evaluarea interna va permite depistarea insuficientelor şi va întreprinde îmbunătăţirile necesare unei derulari corespunzătoare a viitoarelor misiuni de audit şi de a planifica activităţi de perfecţionare profesională.

8.2. Evaluarea externa este exercitată de către Ucaapi

- verificarea respectării normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduita etica a auditorului intern; UCAAPI poate iniţia măsurile corective necesare în colaborare cu conducătorul entităţii publice în cauza

- avizarea de către UCAAPI a numirii/destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entităţile publice.

D. METODOLOGIE

9. Planul anual de audit public intern

Proiectul planului de audit public intern se elaborează de către compartimentul de audit public intern, pe baza evaluării riscului asociat diferitelor structuri, activităţi, programe/proiecte sau operaţiuni, precum şi prin preluarea sugestiilor conducătorului entităţii publice, prin consultare cu entităţile publice ierarhic superioare, ţinând cont de recomandările Curţii de Conturi.

Conducătorul entităţii publice aproba anual proiectul planului de audit public intern.

Auditorul intern desfăşoară audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepţional, necuprinse în planul anual de audit public intern.

10. Condiţiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern

10.1. Accesul auditorilor interni la informaţii şi documente

Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele şi informaţiile utile şi probante (inclusiv cele în format electronic) pe care le considera relevante pentru scopul şi obiectivele misiunii de audit public intern utilizând principiul circuitului auditului (pista de audit).

Reprezentanţilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li se asigura drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acest sens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau inspecţiei la faţa locului.

10.2. Relaţiile cu entitatea auditaTa, obiectul auditului

10.2.1. Contactarea responsabililor entităţii auditate

Responsabilul entităţii este informat înainte de misiune cu privire la data de intervenţie a auditului şi a conţinutului sau, definite într-un ordin de serviciu.

10.2.2. Realizarea misiunii la faţa locului

Auditul trebuie să fie realizat într-un climat de încredere, asigurat prin însuşi rolul auditului public intern, care în esenţa vizează îmbunătăţirea funcţionarii entităţii şi răspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie atât şedinţa de deschidere cat şi transmiterea cartei de audit public intern.

Şedinţa de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiţiilor sale materiale, stabilirea întâlnirilor şi a contactelor, şi diminuarea perturbarilor în funcţionarea entităţii.

10.2.3. Transmiterea rezultatelor

Constatările şi recomandările sunt aduse la cunoştinţa entităţii auditate pe măsura obţinerii acestora, dacă ele prezintă importanţa. Răspunsurile responsabililor entităţii reprezintă un element de validare şi de corectare pentru auditor, fără a fi necesar să se aştepte finalizarea raportului. Acestea pot sa determine corectarea aprecierii auditului şi reorientarea cercetărilor sale.

Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de încheiere, la faţa locului, prin care se realizează informarea responsabililor entităţii auditate asupra observaţiilor principale relevante, validarea acestor observaţii şi aplicarea primelor măsuri corective de către cei interesaţi.

Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite în maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni.

În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizează reuniunea de conciliere cu structura auditata, în cadrul căreia se analizează constatările şi concluziile în vederea acceptării recomandărilor formulate.

Şeful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entităţii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza şi avizare. Pentru instituţia publică mica, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducătorului acesteia. După avizare recomandările cuprinse în raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate.

10.2.4. Urmărirea misiunilor de audit

Reuniunea de conciliere fixează modalităţile de aplicare a recomandărilor.

Responsabilul entităţii auditate trebuie să propună planul de acţiune însoţit de un calendar de implementare, în cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate şi acceptate de comun acord.

Responsabilul entităţii auditate asigura urmărirea aplicării planului de acţiune. El îl informează pe auditor periodic în privinţa acestui lucru.

E. REGULI DE CONDUITA

Auditorul are acces la toate datele în cadrul misiunii sale şi trebuie să respecte secretul profesional în ceea ce priveşte informaţiile colectate.

Auditorul exercita o funcţie de evaluare independenta, care se concretizează în recomandări.

Auditorul trebuie să respecte codul privind conduita etica.

Auditorul trebuie să semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip şi neregulile grave care fac obiectul auditului.

Auditorul trebuie să comunice rezultatele muncii sale (constatările şi recomandările) responsabilului entităţii auditate.

Raportul de audit este supervizat, înainte de difuzarea sa, de către responsabilul misiunii de audit sau, în lipsa acestuia, de către un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigura ca constatările şi informaţiile probante sunt validate.

Auditatul are drept de răspuns la constatările şi recomandările prezentate în raport, în acest sens, el are la dispoziţie un termen de 15 zile.

Partea A V-A GLOSAR

Termen

Explicaţie

Neajunsuri

Printre neajunsurile aduse obiectivitatii individuale şi independentei în organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitarile ariei auditului, restricţiile de acces la dosare, la bunuri şi la personal, precum şi limitarile resurselor.

Cauza

Explicatia diferenţei între ceea ce ar trebui sa existe şi ceea ce exista efectiv.

Carta auditului intern

Document oficial care defineşte misiunea, competentele şi responsabilităţile acestei activităţi. Carta trebuie să

- definească poziţia auditului intern în cadrul entităţii;

- autorizeze accesul la documente, la bunuri şi la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor;

- definească aria de activitate a auditului intern.

Conflictul de interese

Toate relaţiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entităţii. Un conflict de interese poate să afecteze capacitatea unei persoane de a-şi asuma obiectiv obligaţiile şi responsabilităţile sale.

Controlul intern

Ansamblul măsurilor luate de către conducere în scopul îmbunătăţirii gestiunii riscului şi creşterii probabilitatii ca scopurile şi obiectivele stabilite să fie atinse.

Diagrama circulaţiei documentelor

Prezentarea schematica a circuitului documentelor între diverse posturi de lucru, indicandu-se originea şi destinaţia lor şi care oferă o viziune completa a traseului informaţiilor şi a suporturilor ei. Constituie un element în abordarea auditului, care tine cont de riscuri.

Mediul de control

Atitudinea şi acţiunile conducerii cu privire la importanţa controlului în entitate. Mediul de control reprezintă cadrul şi structura necesară realizării obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control înglobează următoarele elemente

- integritatea şi valorile etice;

- concepţia şi stilul conducerii;

- structura organizatorică;

- atribuţiile de competenţa şi de responsabilităţi;

- politicile şi practicile relativ la resursele umane;

- competenţa personalului.

FIAP

FIAP este un document sintetic care prezintă o disfunctie, indica natura problemei, faptele, cauzele, consecinţele şi recomandările pentru remediere.

Fişa de procedura

Document scris care analizează fiecare din funcţiile entităţii şi care prezintă la fiecare etapa posturile de lucru, sarcinile (operaţiile de executat , inclusiv controalele şi documentele de stabilit, de realizat şi de folosit). El constituie de asemenea, un element în abordarea analizei riscurilor.

Probele/documentele justificative

Informaţiile pe baza cărora se fundamentează concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie să fie

- Suficiente (informaţii cantitative suficiente pentru ca auditorul să poată sa îndeplinească bine munca şi calitativ impartiale, astfel încât pot fi considerate fiabile);

- Pertinente (informaţiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului);

- Au un cost de obţinere rezonabil (informaţiile au un cost de obţinere proporţional cu rezultatul pe care auditorul urmăreşte sa-l obţină).

Obiectivele misiunii

Enunturi generale elaborate de către auditorii interni şi definind ceea ce este prevăzut a se realiza în timpul misiunii.

Obiectivitate

Atitudinea impartiala, care reclama o independenta de spirit şi de judecată şi implica faptul ca auditorii interni nu se subordonează decât propriei lor judecati şi nu altor persoane. Aprecierile trebuie să fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile şi pe lucrări incontestabile, lipsite de prejudecati.

Ordinul de serviciu

Mandat general acordat de către o autoritate calificată unui auditor în vederea începerii unei misiuni.

Circuitul auditului

Înseamnă capacitatea de a identifica o informaţie şi de a urmări parcursul acesteia într-un proces. Permite regasirea unei informaţii până la sursa.

Instituţiile comunitare apreciază circuitul ca "suficient" atunci când permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate şi notificate la Comisia Europeană, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deţinute la diferite niveluri administrative, până la beneficiarii finali, inclusiv în cazul în care aceştia din urma nu sunt destinatarii finali ai fondurilor.

Planificarea sau programarea controalelor şi auditurilor

Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri şi testări destinate sa îndeplinească obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit.

Programul de activitate al misiunii de audit

Un document care enumera procedurile de urmat în vederea realizării misiunii de audit.

Raportul de audit

Opiniile scrise ale auditorului şi alte constatări, care se bazează pe un ansamblu de date financiare certe, rezultind dintr-un audit de regularitate, sau deductii ale auditorului ca urmare a realizării unui audit de performanţă.

Model de Raport de audit

Cadrul în care auditorul prezintă rezultatele misiunii de audit.

Procedura

Maniera specifică de efectuare a unei activităţi sau a unui proces.

Proces

Ansamblul de activităţi corelate sau interactive care transforma elementele de intrare în elemente de ieşire.

Recomandare

Propunerea formulată pentru a corecta/ameliora deficientele constatate.

Responsabil pentru auditul intern

Postul de nivel cel mai înalt în cadrul unei entităţi, responsabil de activitatea de audit intern. În cazul în care activităţile de audit intern sunt încredinţate unor prestatori de servicii externe, responsabilul auditului intern şi persoana însărcinata cu supravegherea executării contractului de servicii şi de asigurare a calităţii ansamblului acestor activităţi, răspund de activitatea de audit intern şi de urmărirea rezultatelor misiunii.

Rezultate, impact

Efectele unui program sau ale unui proiect, măsurate la nivelul cel mai semnificativ, ţinând cont de realizarea programului sau a proiectului.

Rezultate, concluzii şi recomandări ale auditului

Rezultatele sunt efectele muncii prestate de către auditori în concordanta cu obiectivele auditului. Concluziile reprezintă interpretarea constatărilor plecand de la rezultate. Recomandările sunt piste de acţiune avansate de către auditor în funcţie de rezultatele şi concluziile obţinute.

Riscul

Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizării obiectivelor. Riscul se măsoară în termeni de consecinţe şi de probabilitate.

Supervizarea

Supervizarea poate fi inteleasa în doua maniere: este mai întâi de toate un semn de unitate, funcţia de regularitate constând în urmărirea activităţilor şi validarea operaţiilor agenţilor prin încadrare; ele se integreaza sistemului de control intern; este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul încadrează, orienteaza şi controlează auditorii în toate etapele de natura sa ajusteze cu maximum de eficacitate operaţiile, procedurile şi testele obiectivelor urmărite.

Structura teritorială UCAAPI

Cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor teritoriale de audit ale Ministerului Finanţelor Publice, care exercită competente delegate de UCAAPI.

--------------