PROCEDURI din 19 aprilie 2007

privind cadrul general de desfăşurare a misiunilor de audit intern

1. PROCEDURA PLAN DE AUDIT INTERN

Scopul

Întocmirea planului de audit intern în conformitate cu cerinţele Standardelor de audit intern

Premise

Planul de audit intern reprezintă cadrul de acţiune pentru Departamentul de audit intern şi se întocmeşte de către şeful acestui departament

Procedura

Şeful Departamentului de audit intern 1. întocmeşte planul anual de audit intern (anexa nr. 1); 2. întocmeşte referatul cuprinzând criteriile de selectare a misiunilor de audit.

Comitetul de audit 3. analizează şi aprobă planul anual de audit.

Consiliul de administraţie 4. analizează şi aprobă planul anual de audit.

NOTĂ

Planul anual de audit intern poate fi modificat în cursul anului în condiţiile reiterării procedurii.

Anexa 1

───────

la proceduri

────────────

PLAN DE AUDIT INTERN

PLAN DE AUDIT INTERN

pe anul .......

Nr. crt. Tema misiunii de audit Obiective Perioada supusă auditării Unitatea auditată Perioada desfăşurării misiunii de audit

0 1 2 3 4 5

1

Şeful Departamentului de audit intern,

.....................................

2. PROCEDURA ORDIN DE MISIUNE

Scopul

Declanşarea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit aprobat

Premise

Ordinul de misiune reprezintă mandatul dat de Comitetul de audit Departamentului de audit intern pentru demararea misiunilor de audit intern în conformitate cu planul de audit intern aprobat. Ordinul de misiune are rolul de a preciza clar obiectivele misiunii de audit intern

Procedura

Şeful Departamentului de audit intern planul de audit intern. 1. întocmeşte ordinul de misiune (anexa nr. 2) în conformitate cu

Comitetul de audit 2. semnează ordinul de misiune întocmit în conformitate cu planul de audit intern aprobat de către Consiliul de administraţie.

Şeful Departamentului de audit intern 3. primeşte ordinul de misiune semnat şi iniţiază procedurile de demarare a misiunii de audit intern

Anexa 2

───────

la proceduri

────────────

ORDIN DE MISIUNE

Data ......

ORDIN DE MISIUNE

Destinatar Şeful Departamentului de audit intern

Copie pentru informare Şeful activităţii auditate

Obiectul misiunii

Comitetul de audit

..................

3. PROCEDURA ORDINUL DE SERVICIU

Scopul

Repartizarea sarcinilor de serviciu pe auditorii interni, astfel încât să se poată demara misiunea de audit intern

Premise

Ordinul de serviciu reprezintă mandatul de misiune dat de către Departamentul de audit intern şi se întocmeşte de către şeful acestui departament, pe baza planului anual de audit intern şi a ordinului de misiune

Procedura

Şeful Departamentului de audit intern 1. numeşte şeful misiunii de audit intern; 2. repartizează sarcinile de serviciu pe fiecare auditor în parte; 3. întocmeşte ordinul de serviciu (anexa nr. 3) pe baza planului de audit intern.

Secretariatul 4. alocă un număr ordinului de serviciu; 5. asigură copii ale ordinului de serviciu fiecărui membru al misiunii de audit intern.

Auditorii interni 6. iau cunoştinţă de ordinul de serviciu şi sarcinile repartizate.

Anexa 3

───────

la proceduri

────────────

ORDIN DE SERVICIU

Nr. ....... Data ..........

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile Ordinului de misiune nr. ...... şi cu planul anual de audit intern, se va efectua o misiune de audit intern la ........... (locaţia, unitatea), în perioada ......... . Scopul misiunii de audit intern este ........., iar obiectivele acesteia sunt .......................... .

Menţionăm că se va efectua un audit de ................. (se precizează tipul de audit).

Echipa misiunii de audit intern este formată din următorii auditori ...... (şeful misiunii), ......................... (auditori).

Şeful Departamentului de audit intern,

......................................

4. PROCEDURA NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Scopul

Informarea şefului activităţii ce urmează a fi auditată, în baza ordinului de misiune semnat de Comitetul de audit, cu privire la declanşarea misiunii de audit intern

Premise

Prin această notificare se urmăreşte să se asigure desfăşurarea în condiţii corespunzătoare a misiunii de audit

Procedura

Auditorii 1. pregătesc notificarea (anexa nr. 4) către serviciul/activitatea ce urmează a fi auditată în vederea transmiterii acesteia cu 30 de zile înainte de declanşarea misiunii de audit intern.

Şeful Departamentului de audit intern 2. verifică notificarea; 3. semnează notificarea.

Auditorii 4. reţin domeniile de interes în vederea includerii în planul de audit al misiunii, studiază particularităţile activităţii în contextul general al afacerii.

Anexa 4

───────

la proceduri

─────────────

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA

MISIUNII DE AUDIT INTERN

Nr. ............ Data ............

NOTIFICARE

privind declanşarea misiunii de audit intern

Către: ................ (conducătorul activităţii auditate)

De la: Şeful Departamentului de audit intern

Referinţe: Denumirea misiunii de audit intern

În conformitate cu Planul anual de audit intern, urmează ca în perioada ........... să se efectueze o misiune de audit intern cu tema .............. la (numele activităţii/structurii auditate). Misiunea de audit se va desfăşura sub coordonarea dlui/dnei ....................... .

Vă vom contacta ulterior pentru a stabili, de comun acord, o şedinţă de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, şi anume

- prezentarea auditorilor;

- scopul misiunii de audit;

- prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern;

- programul misiunii de audit;

- alte aspecte.

Pentru pregătirea misiunii de audit intern, vă rugăm să ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie: ..................................................................... .

Dacă aveţi întrebări privind această misiune de audit sau aveţi domenii care aţi dori să facă obiectul investigaţiei noastre, vă rog să mă contactaţi pe mine sau să luaţi legătura cu dl/dna ............................. (numele şefului misiunii de audit).

Şeful Departamentului de audit intern,

......................................

Data ..............

5. PROCEDURA COLECTAREA ŞI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

Scopul

Colectarea de informaţii privitoare la structura/ activitatea auditată, astfel încât auditorul să se familiarizeze cu domeniul ce urmează a fi auditat, şi identificarea factorilor de reuşită a misiunii de audit

Premise

Colectarea informaţiilor în această etapă va permite ulterior divizarea proceselor sau activităţilor auditate în sarcini elementare, identificarea riscurilor proprii fiecărei sarcini şi evaluarea lor.

Colectarea informaţiilor presupune

- identificarea principalelor elemente ale contextului economic în care entitatea/activitatea auditată îşi desfăşoară activitatea;

- cunoaşterea cadrului legislativ-normativ care reglementează activitatea entităţii/activităţii auditate;

- identificarea sistemelor de control pentru o evaluare prealabilă a punctelor forte şi slabe;

- reţinerea constatărilor semnificative şi recomandărilor din dosarul permanent şi rapoartele de audit intern precedente, relevante pentru stabilirea obiectivelor misiunii de audit intern;

- identificarea şi evaluarea riscurilor semnificative;

- identificarea surselor potenţiale de informaţii care ar putea fi folosite ca probe ale auditului.

Activităţi

Auditorii 1. identifică legile, regulamentele şi normele aplicabile structurii/activităţii auditate; 2. apreciază factorii de reuşită a misiunii de audit; 3. obţin în vederea analizei: organigrama, regulamentele de funcţionare, fişe ale posturilor, proceduri scrise ale structurii/activităţii auditate etc.; 4. identifică responsabilităţile pe persoane; 5. studiază circuitul informaţiilor în cadrul structurii auditate; 6. realizează proceduri analitice privind performanţa structurii/activităţii auditate, în vederea analizei riscurilor şi calităţii managementului (dacă acesta este unul dintre obiectivele misiunii).

6. PROCEDURA IDENTIFICAREA ŞI ANALIZA RISCURILOR

Scopul

Procedura urmăreşte identificarea riscurilor specifice structurii/activităţii auditate. Evaluarea controlului intern din cadrul structurii/activităţii auditate

Premise

Aprecierea unui risc se realizează în funcţie de

- natura şi specificul activităţii/funcţiei auditate;

- calitatea controlului intern;

- gravitatea consecinţelor directe şi indirecte ale producerii riscului;

- probabilitatea producerii riscului.

Riscurile potenţiale impun recomandări de audit, aceste riscuri fiind identificate pe baza concluziilor misiunilor de audit anterioare.

Procedura

Auditorii 1. realizează, pe baza informaţiilor culese, lista activităţilor auditabile; 2. pentru fiecare activitate auditabilă stabilesc sarcini elementare; 3. identifică riscurile asociate pentru fiecare sarcină elementară; 4. precizează criteriile de evaluare a riscurilor; 5. evaluează riscurile identificate; 6. stabilesc obiectivele de auditat ca urmare a riscurilor identificate; 7. precizează dispozitivele specifice fiecărei sarcini (obiective, mijloace, sistem informaţional); 8. întocmesc tabelul Analiza riscurilor (anexa nr. 5).

Şeful Depar- tamentului de audit intern 9. organizează o şedinţă de analiză a obiectivelor de audit, a riscurilor şi criteriilor de evaluare a acestora. După caz, poate dispune reevaluarea obiectivelor şi riscurilor identificate; 10. aprobă tabelul Analiza riscurilor.

Auditorii 11. reţin tabelul Analiza riscurilor în dosarul misiunii de audit intern.

Anexa 5

────────

la proceduri

─────────────

TABEL ANALIZA RISCURILOR

Risc Clasificarea riscului Proba- bilitate Impact Descrierea consecinţei Strategia existentă Clasifi- carea riscului rezidual Strategii necesare

7. PROCEDURA ELABORAREA PROGRAMULUI MISIUNII DE AUDIT

Scopul

Desfăşurarea în bune condiţii a misiunii de audit intern, cu respectarea tuturor etapelor şi procedurilor, în vederea acoperirii tuturor obiectivelor auditabile şi a riscurilor asociate

acestora

Premise

Programul misiunii de audit este un document de lucru al echipei de audit intern desemnate, întocmit în baza tematicii detaliate. Pentru fiecare obiectiv sunt precizate activităţile concrete de efectuat (studii, cuantificări, teste, controale, analize etc.), precum şi repartizarea acestor activităţi pe membrii echipei de audit intern şi perioadele de timp în care respectivele activităţi vor fi executate

Procedura

Şeful Departamentului de audit intern 1. întocmeşte programul misiunii de audit intern (anexa nr. 6); 2. organizează o şedinţă de analiză a programului misiunii de audit intern cu toţi auditorii desemnaţi.

Auditorii 3. reţin programul de audit în dosarul misiunii; 4. aplică prevederile programului în efectuarea misiunii de audit intern.

Anexa 6

────────

la proceduri

─────────────

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT

Componente de bază

1. Definirea obiectivului auditului intern

2. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor cu privire la activitatea auditată

3. Evaluarea riscurilor şi ierarhizarea acestora

4. Elaborarea procedurilor de audit

5. Elaborarea chestionarelor

6. Completarea chestionarelor

7. Prelucrarea rezultatelor

8. Elaborarea foii de identificare şi analiză a problemei

9. Colectarea probelor de audit

10. Revizuirea documentelor

11. Elaborarea proiectului de raport de audit intern

12. Discutarea proiectului de raport de audit intern cu structurile auditate şi soluţionarea contradicţiilor

13. Finalizarea raportului de audit intern

14. Prezentarea raportului de audit intern Comitetului de audit

15. Urmărirea aplicării recomandărilor

8. PROCEDURA ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

Scopul

Prezentarea, într-un cadru organizat, a membrilor echipei de audit intern, a scopului misiunii, obiectivelor urmărite şi procedurilor de lucru

Premise

Participanţii la şedinţa de deschidere sunt membrii echipei de audit şi şefii structurii/activităţii auditate. Locul de desfăşurare este locul de desfăşurare al activităţii auditate

Procedura

1. prezentarea echipei de audit intern; 2. prezentarea aprofundată a obiectivelor generale ale auditului intern; 3. prezentarea tematicii şi obiectivelor misiunii de audit, programului de audit etc.; 4. stabilirea persoanelor cu care auditorii trebuie să lucreze, fie pentru a efectua teste, fie pentru a lua interviuri şi a culege informaţii, precum şi stabilirea calendarului întâlnirilor; 5. logistica misiunii; 6. prezentarea procedurilor de audit.

9. PROCEDURA COLECTAREA PROBELOR DE AUDIT

Scopul

Asigurarea unei baze documentare relevante şi rezonabile pentru formularea constatărilor şi concluziilor auditorilor

Premise

Colectarea informaţiilor şi probelor de audit în conformitate cu obiectivele fixate. Se produc astfel probele de audit în baza cărora auditorii vor formula constatări, concluzii şi propuneri pentru înlăturarea deficienţelor identificate.

Procedura

Auditorii 1. efectuează testările şi procedurile stabilite în programul de audit; 2. apreciază dacă probele obţinute sunt suficiente, relevante, complete; 3. colectează documente care să servească la argumentarea concluziilor finale; 4. întocmesc foile de lucru [anexa nr. 7a)] şi fişele de identificare şi analiză a problemelor - FIAP [anexa nr. 7b)].

Şeful misiunii de audit 5. analizează şi aprobă testele; 6. revede şi aprobă fişele de lucru şi fişele de identificare şi analiză a problemelor; 7. în funcţie de constatările incluse în FIAP, poate propune şefului Departamentului de audit intern extinderea verificărilor şi testelor în limita obiectivelor de audit ale misiunii.

Şeful Departamen- tului de audit intern 8. în cazuri deosebite, dispune extinderea testelor şi verificărilor şi orice alte măsuri pe care le consideră necesare.

Anexa 7a)

─────────

la proceduri

────────────

Foi de lucru

Conţinut

1. Scopul

2. Sursa datelor

3. Aria de cuprindere a misiunii

4. Constatări şi rezultate

5. Concluzii

Secţiuni principale

1. Referenţiere

2. Natura şi durata procedurilor

3. Aria de acoperire a procedurilor

4. Judecata profesională aplicată

5. Natura şi implicaţiile excepţiilor identificate

6. Concluzii

Anexa 7 b)

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Entitatea/Structura auditată ......................

Tema misiunii de audit intern .....................

Numele auditorului ................................

Data realizării ...................................

FIŞA DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Nr. ..............

1. Problema

2. Constatări

3. Cauze

4. Consecinţe

5. Recomandări şi soluţii propuse

Întocmit de Revizuit de

............ ..................

10. PROCEDURA REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Scopul

Pregătirea şi organizarea documentelor, astfel încât acestea să reprezinte o bază documentară relevantă, riguroasă şi solidă pentru formarea unei opinii privind obiectivele auditate

Premise

Auditorii revăd documentele de lucru din punctul de vedere al conţinutului şi formei, asigurându-se că probele de audit cuprinse în dosarul misiunii de audit intern asigură formarea opiniei.

Procedura

1. revizuirea documentelor din punctul de vedere al conţinutului şi formei; 2. efectuarea modificărilor necesare în documentele întocmite; 3. întocmirea notei centralizatoare a documentelor de lucru.

11. PROCEDURA ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Scopul

Prezentarea cadrului general, a obiectivelor, constatărilor, concluziilor şi recomandărilor făcute de auditorii interni

Premise

În elaborarea proiectului de raport de audit intern, auditorii utilizează probele de audit consemnate în fişele de identificare şi analiză a problemelor şi în Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor.

Procedura

Auditorii 1. redactează proiectul raportului de audit intern (anexa nr. 8). 2. precizează pentru fiecare constatare din proiectul raportului de audit intern proba de audit care susţine respectiva constatare; 3. transmite şefului Departamentului de audit intern proiectul raportului de audit intern împreună cu probele de audit.

Şeful Departamentului de audit intern 4. analizează proiectul raportului de audit intern; 5. stabileşte dacă există constatări în proiectul de raport de audit intern care trebuie să fie transmise departamentului juridic pentru revizuire din punct de vedere juridic.

Auditorii 6. efectuează modificările propuse de şeful Departamentului de audit intern; 7. includ proiectul raportului de audit intern în dosarul misiunii de audit intern.

Anexa 8

───────

la proceduri

────────────

PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN

PROIECT RAPORT DE AUDIT INTERN

Pagina de titlu şi cuprinsul

Cuprinde denumirea misiunii de audit intern.

Introducere

Se precizează denumirea misiunii, tipul de audit şi baza legală a misiunii (planul anual de audit, solicitări speciale).

Se prezintă datele de identificare a misiunii de audit intern (echipa de auditori, structura/activitatea auditată, durata misiunii de audit, perioada auditată, persoanele contactate în timpul misiunii de audit).

Se precizează activitatea/activităţile auditată(e) şi sunt prezentate informaţiile sintetice referitoare la aceasta (acestea).

Se prezintă modul de desfăşurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de audit şi tehnicile de audit utilizate: sondaj/verificări exhaustive, documentare; proceduri şi metode utilizate; documente utilizate în cursul misiunii; materiale întocmite în cursul misiunii de audit intern).

Sunt sintetizate recomandările misiunilor de audit anterioare şi sunt subliniate acele recomandări care, până în momentul derulării prezentei misiuni de audit intern, nu au fost implementate.

Precizarea obiectivelor

Obiectivele de audit intern prezentate în raportul de audit intern coincid cu cele înscrise în programul de audit.

Precizarea elementelor metodologice

Sunt precizate: metodologia, tehnicile şi instrumentele de audit intern folosite în cadrul misiunii de audit intern.

Constatările şi recomandările auditorilor

Auditorul trebuie să se pronunţe asupra obiectivelor de audit intern în ordinea în care sunt înscrise în programul de audit.

Constatările efectuate trebuie prezentate sintetic, clar, cu trimiteri la anexele raportului de audit intern unde se află probele de audit reţinute. Se prezintă distinct constatările cu caracter pozitiv (în vederea generalizării) de constatările precizând iregularităţile semnalate, pentru care se precizează căile de eliminare a deficienţelor semnalate.

Concluziile auditorilor sunt formulate în baza constatărilor făcute şi a probelor de audit reţinute. Concluziile trebuie să fie pertinente, obiective şi nu trebuie să fie disproporţionate în raport cu constatările pe care se bazează.

Constatările care implică răspundere juridică vor fi redactate cu precizarea explicită a actelor normative încălcate şi vor fi consemnate în acte constatative bilaterale anexate raportului de audit intern. Aceste cazuri vor fi comunicate imediat atât conducerii, cât şi celor ce se ocupă cu guvernanţa.

12. PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

Scopul

Activitatea/structura auditată să aibă posibilitatea de a analiza proiectul raportului de audit intern şi de a formula punctul său de vedere la constatările şi recomandările echipei de audit.

Premise

Proiectul raportului de audit transmis la activitatea/structura auditată trebuie să fie complet, bine fundamentat pe baza probelor colectate, cuprinzând toate opiniile şi recomandările echipei de audit.

Procedura

Şeful Departamen- tului de audit intern 1. transmite proiectul raportului de audit intern la structura/activitatea auditată.

Structura/entitatea auditată 2. analizează proiectul raportului de audit intern; 3. solicită, dacă se consideră necesar, o reuniune de conciliere; 4. transmite contestaţia sa la proiectul raportului de audit intern în termen de 7 zile de la data primirii proiectului raportului de audit intern.

Şeful Departamen- tului de audit intern 5. analizează contestaţia depusă de structura auditată; 6. stabileşte dacă se justifică convocarea unei reuniuni de conciliere;

Auditorii 7. precizează în raportul de audit intern aspectele reţinute din contestaţia entităţii auditate, dacă este cazul; 8. includ în dosarul misiunii de audit intern contestaţia structurii auditate.

13. PROCEDURA REUNIUNEA DE CONCILIERE

Scopul

Discutarea contestaţiei depuse de conducătorul structurii/activităţii auditate şi a constatărilor şi propunerilor formulate în proiectul raportului de audit intern. Stabilirea calendarului de implementare a recomandărilor şi a persoanelor responsabile cu implementarea recomandărilor.

Premise

Reuniunea de conciliere este pregătită de auditori, care formulează punctele lor de vedere referitoare la contestaţia depusă de entitatea auditată.

Procedura

Auditorii 1. pregătesc, în termen de 15 zile de la primirea contestaţiei depuse de structura/activitatea auditată, reuniunea de conciliere; 2. informează conducerea structurii/activităţii auditate asupra locului, datei şi orei reuniunii de conciliere.

Auditorii, sefului Departamentului de audit intern şi conducerea structurii/ activităţii auditate 3. analizează constatările, concluziile şi recomandările din proiectul raportului de audit intern în vederea clarificării punctelor de vedere divergente; stabilesc calendarul de implementare a recomandărilor.

Auditorii 4. întocmesc o minută a reuniunii de conciliere.

14. PROCEDURA MONITORIZAREA MISIUNII

Scopul

Asigurarea faptului că în misiunea de audit intern au fost atinse, în condiţii de calitate, toate obiectivele stabilite.

Premise

Şeful Departamentului de audit intern răspunde de supervizarea misiunii de audit intern.

Procedura

Auditorii 1. prezintă şefului Departamentului de audit intern documentele din dosarul misiunii de audit intern.

Şeful Departamen- tului de audit intern 2. stabileşte măsurile necesare pentru ca misiunea de audit să-şi realizeze obiectivele; 3. verifică executarea riguroasă a programului de audit al misiunii; 4. verifică existenţa şi relevanţa probelor reţinute de auditori; 5. verifică dacă raportul de audit intern este clar, riguros, concis şi dacă acoperă obiectivele de audit stabilite etc.; 6. verifică dacă raportul de audit intern a fost elaborat la termenul fixat.

15. PROCEDURA DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

Scopul

Se urmăreşte trimiterea raportului de audit intern la persoanele cuprinse în lista de difuzare a raportului.

Premise

Raportul de audit intern este trimis conducerii structurii/activităţii auditate, managementului societăţii şi celor însărcinaţi cu guvernanţa.

Procedura

Auditorii 1. transmit raportul de audit intern şi planul de acţiune pentru implementarea recomandărilor şefului Departamentului de audit intern.

Şeful Departamen- tului de audit intern 2. semnează raportul de audit intern şi planul de acţiune pentru implementarea recomandărilor.

Auditorii 3. transmit raportul de audit intern şi planul de acţiune pentru implementarea recomandărilor structurii/ activităţii auditate, managementului şi Comitetului de audit.

Conducătorul structurii/ activităţii auditate 4. primeşte raportul de audit intern şi planul de acţiune pentru implementarea recomandărilor.

16. PROCEDURA MONITORIZAREA IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Scopul

Verificarea măsurii în care recomandările auditorilor au fost implementate

Premise

Urmărirea implementării recomandărilor de către auditorii interni este un proces prin care se constată caracterul adecvat, eficacitatea şi oportunitatea acţiunilor întreprinse de către conducerea structurii/activităţii auditate pe baza recomandărilor cuprinse în raportul de audit intern.

Procedura

Auditorii 1. întocmesc fişa de urmărire a recomandărilor; 2. verifică implementarea recomandărilor la termenele stabilite.

Structura/ activitatea auditată 3. transmite auditorilor, la termenele stabilite, o notă de informare cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor auditorilor.

Şeful Departamentului de audit intern 4. sintetizează notele de informare primite şi raportează periodic celor însărcinaţi în guvernanţa stadiul de implementare a recomandărilor auditorilor interni, subliniind cazurile de nerespectare a termenelor de implementare.

____________