NORME METODOLOGICE din 18 aprilie 2003

Termenii şi expresiile folosite în prezentele norme metodologice au înţelesul prevăzut la art. 2 din anexa nr. 1 la hotărâre.

(1) Prezentele norme metodologice reglementează condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească persoanele fizice sau juridice, române ori străine, autorizate în conformitate cu reglementările în vigoare, pentru a fi mandatate de MLPTL să efectueze auditul privind operarea în siguranţa a navelor şi prevenirea poluarii navelor, conform cerinţelor Codului I.S.M. şi ale convenţiilor internaţionale aplicabile.

(2) Mandatarea se face pe bază de contract de mandat special, încheiat între respectivele persoane fizice sau juridice prevăzute la alin. (1) şi MLPTL.

Auditul se efectuează pe bază de contract încheiat între auditor/echipa de auditori şi compania care a solicitat auditarea.

(1) În contractul încheiat între companie şi echipa de audit se va stipula persoana conducatoare a echipei. Acestei persoane trebuie să i se confere prin contractul încheiat competenţa în luarea hotărârilor finale privind executarea auditului, formularea observaţiilor şi redactarea textului privind nonconformitatile constatate.

(2) În cazul în care, pentru efectuarea auditului, este necesară o echipa formată din mai mulţi auditori, aceştia răspund solidar pentru asigurarea derulării procesului de auditare în conformitate cu Codul I.S.M., cu convenţiile internaţionale aplicabile şi cu normele metodologice emise de MLPTL.

(3) Conducătorului echipei de audit îi revin şi responsabilităţile privind

a) stabilirea planului auditului;

b) prezentarea raportului de audit.

În cazul în care compania angajează o persoană juridică mandatata de MLPTL pentru efectuarea auditului, echipa de audit desemnată de aceasta va trebui să aibă nominalizat conducătorul, precum şi membrii acesteia.

Auditorii sunt răspunzători pentru conformarea cu cerinţele necesare efectuării auditului, pentru asigurarea secretului privind documentele referitoare la certificare şi pentru asigurarea confidenţialităţii informaţiilor.

Persoanele fizice sau juridice, române şi străine, care efectuează activitatea de consultanţa pentru organizarea sistemului de management al siguranţei (SMS) în cadrul companiei, nu pot efectua auditul respectivei companii.

(1) Auditorii independenţi, persoane fizice sau juridice mandatate de MLPTL pentru efectuarea auditurilor, trebuie să corespundă cerinţelor specifice prevăzute în prezentele norme metodologice.

(2) Auditul va fi efectuat numai de auditori independenţi, persoane fizice sau persoane juridice specializate şi autorizate, care au fost mandatate pe baza cererii acestora şi a îndeplinirii condiţiilor prevăzute în prezentele norme metodologice.

MLPTL trebuie să se asigure, pe baza actelor doveditoare, ca exista independenta între auditorii mandataţi şi personalul care furnizează serviciile de consultanţa pentru companie sau cei care sunt implicaţi în managementul companiei ori sunt acţionari la aceasta.

Personalul care participa la verificarea conformitatii cu cerinţele Codului I.S.M. trebuie să aibă o pregătire minima, astfel

a) să fie absolvenţi de studii superioare cu o vechime în munca de minimum doi ani; sau

b) să aibă o calificare într-o instituţie maritima şi experienta relevanta ca ofiţer maritim la bordul navelor.

(1) Pe lângă pregătirea minima, personalul prevăzut la art. 10 trebuie să fi urmat şi un curs de perfecţionare aprobat sau recunoscut de către ANR, cu respectarea reglementărilor specifice în vigoare, care să le asigure competenţa şi deprinderile necesare pentru verificarea conformitatii cu cerinţele Codului I.S.M. şi, în special, privind

a) cunoaşterea şi înţelegerea Codului I.S.M.;

b) regulile şi reglementările obligatorii;

c) termenii de referinţa pe care companiile trebuie să le aibă în vedere, asa cum este prevăzut în Codul I.S.M.;

d) tehnici de efectuare a examinarilor, a sondajelor, a evaluărilor şi a raportarilor;

e) aspecte tehnice şi operationale privind SMS;

f) cunoştinţe de baza privind transportul naval;

g) participarea la cel puţin un audit privind SMS.

(2) Cunoştinţele prevăzute la alin. (1) se dovedesc cu diplome sau certificate obţinute în urma unor examene scrise sau orale.

Pentru o evaluare corecta a îndeplinirii de către o companie sau de o nava a cerinţelor Codului I.S.M. persoanele care urmează să efectueze verificarea iniţială sau verificările pentru reînnoirea DOC şi SMC trebuie să aibă calitatea de auditor-şef şi să facă dovada următoarelor competente suplimentare necesare, faţă de cele prevăzute la art. 9 şi 10, pentru

a) a determina dacă elementele SMS se conformează sau nu cerinţelor Codului I.S.M.;

b) a determina eficienta SMS al companiei sau al navei, pentru a verifica conformitatea cu regulile şi reglementările aplicabile, asa cum au fost evidentiate de documentele inspecţiilor statutare şi de clasificare;

c) a estima eficienta SMS în asigurarea conformitatii cu alte reguli şi reglementări tehnice care nu sunt cuprinse în inspecţiile statutare şi de clasificare şi de a avea posibilitatea verificării conformitatii cu aceste reguli şi reglementări;

d) a evalua dacă au fost luate în considerare practicile recomandate de Organizaţie, MLPTL, societăţile de clasificare şi de alte organizaţii maritime.

(1) Pentru a li se recunoaşte calitatea de auditor-şef, conform prevederilor art. 12, auditorii trebuie să demonstreze participarea, în calitate de asistenţi sau membri ai echipei de audit, la cel puţin 5 audituri, efectuate conform cerinţelor Codului I.S.M., dintre care 3 trebuie să fie audituri iniţiale sau pentru reînnoirea certificatelor, complete atât la companie, cat şi la bordul navelor.

(2) În cazul în care auditorul a efectuat 3 sau mai multe audituri conform standardelor internaţionale de asigurare a calităţii ISO, acestea pot fi echivalate cu un număr de maximum 3 audituri conform Codului I.S.M.

Persoanele care urmează să efectueze verificarea anuală, intermediara şi interimara trebuie să satisfacă cerinţele de baza pentru personalul care efectuează verificări şi să facă dovada ca a participat la minimum doua verificări anuale sau verificări iniţiale. Aceste persoane trebuie să primească instrucţiuni speciale necesare care să le asigure competenţa cerută pentru determinarea eficientei SMS al companiei.

(1) Pentru încheierea contractului de mandat special persoanele fizice sau juridice prevăzute la art. 2 alin. (1) vor depune o cerere scrisă la MLPTL, însoţită de documentele, certificatele şi de alte materiale relevante în susţinerea cererii. În cerere se va menţiona în mod expres tipul de activitate pentru care se solicita mandatarea, respectiv

a) evaluarea SMS, implementat de companiile de navigaţie româneşti;

b) evaluarea SMS, organizat la bordul navelor care arboreaza pavilionul român;

c) emiterea certificatului de management al siguranţei interimar pentru navele care arboreaza pavilionul român, aflate la momentul auditarii în afară graniţelor tarii, în baza mandatului acordat de către ANR.

(2) Auditorii mandataţi sunt obligaţi să efectueze procesul de auditare conform cerinţelor Codului I.S.M., convenţiilor internaţionale aplicabile şi ale legislaţiei în vigoare.

(3) Aceasta obligaţie va fi înscrisă în contractul de mandat special care se încheie între MLPTL şi auditori. În contractul de mandat special va fi stipulat şi dreptul de control al MLPTL, exercitat prin ANR, asupra activităţii auditorilor.

Contractul de mandat special încheiat între MLPTL şi auditor, la solicitarea auditorului, este valabil timp de 5 ani de la data încheierii, cu posibilitatea prelungirii acestuia, la cererea auditorului, depusa cu 30 de zile înainte de data expirării.

(1) Contractul de mandat special se va încheia cu respectarea legislaţiei în vigoare şi luându-se în considerare cerinţele prevăzute în Rezoluţia IMO A.739 (18) şi va conţine cel puţin prevederi referitoare la

a) tipurile de activităţi pentru care este valabil auditul în conformitate cu cerinţele Codului I.S.M.;

b) angajamentul de a nu se implica în managementul sau în administrarea companiilor de navigaţie ori a navelor;

c) respectarea condiţiilor prevăzute la art. 15 alin. (2);

d) efectuarea auditului cu personal propriu sau cu alţi auditori, în funcţie de situaţiile concrete.

(2) Auditorii mandataţi îşi vor desfăşura activitatea în conformitate cu legislaţia în vigoare, luând în considerare prevederile anexei la Rezoluţia Organizaţiei A.789 (19) privind activităţile de supraveghere şi certificare specifice ale unei organizaţii recunoscute care acţionează în numele administraţiei.

(3) Pentru efectuarea auditurilor auditorii mandataţi vor putea utiliza personal propriu, precum şi alţi auditori, în funcţie de fiecare situaţie concretă. Pentru efectuarea auditului iniţial al companiilor şi al navelor vor fi folosiţi numai auditori proprii având statut de angajat permanent. Pentru efectuarea celorlalte tipuri de audit se vor putea folosi şi auditori care nu au statut de angajat permanent, dar se va avea întotdeauna în vedere respectarea cerinţelor înscrise la cap. II-V din prezentele norme metodologice.

Contractul de mandat special poate fi revocat de MLPTL în cazul în care se constata abateri grave ale auditorului de la prevederile contractului sau de la procedurile de auditare. Revocarea se face pe baza rapoartelor înaintate de ANR.

---------

privind mandatarea auditorilor

Capitolul 1

Dispoziţii generale

Capitolul 2

Cerinţe privind competenţa de baza a auditorilor independenţi care efectuează audit pentru verificările anuale ale DOC sau pentru verificările intermediare/suplimentare ale SMC

Capitolul 3

Cerinţe privind competenţa auditorilor pentru verificarea iniţială şi verificarea pentru reinnoire

Capitolul 4

Cerinţe privind competenţa auditorilor-şefi (lead auditor)

Capitolul 5

Cerinţe privind competenţa auditorilor pentru verificarea anuală, intermediara şi interimara

Capitolul 6

Condiţii minime pentru mandatarea auditorilor