PROCEDURĂ din 27 iulie 2021 de înregistrare a contractelor de fiducie sau ale construcțiilor juridice similare fiduciei și de organizare și funcționare a Registrului central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor

Notă

Aprobată prin ORDINUL nr. 1.193 din 27 iulie 2021, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 779 din 12 august 2021.

I. Înregistrarea contractelor de fiducie și ale construcțiilor juridice similare fiduciilor

1. Prezenta procedură se aplică persoanelor care dețin calitatea de fiduciar și au obligația de a înregistra contractele de fiducie și modificările acestora la organul fiscal competent, precum și persoanelor care dețin o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei.

2. Organul fiscal competent este organul fiscal în a cărui evidență fiscală este înregistrat ca plătitor de impozite, taxe și contribuții fiduciarul desemnat sau persoana desemnată care deține o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei.

3.

(1) Pentru înregistrarea contractului de fiducie, fiduciarul depune în termen de o lună de la data încheierii contractului de fiducie „Declarația de înregistrare a contractelor de fiducie sau a construcțiilor juridice similare fiduciei“, prevăzută în anexa nr. 3 la ordin, denumită în continuare declarație, însoțită de o copie a contractului de fiducie. Conformitatea cu originalul a copiei se efectuează de către fiduciar prin înscrierea mențiunii „conform cu originalul“ și prin semnătura acestuia.

(2) Declarația, însoțită de copia contractului de fiducie și orice documente justificative, se depune prin intermediul serviciului Spațiul Privat Virtual (SPV).

4. În declarație, fiduciarul desemnat are obligația de a declara informații corecte și complete despre beneficiarul real al fiduciei.

5.

(1) Mențiunile privind modificarea sau încetarea contractului de fiducie se declară, prin completarea și depunerea declarației, având bifată în formular căsuța „Modificare“ sau „Încetare“, după caz, însoțită de documentele justificative.

(2) Modificarea informațiilor privind beneficiarul real se declară în termen de 30 de zile de la data la care a intervenit modificarea, prin completarea și depunerea declarației, având bifată în formular căsuța „Mențiuni privind beneficiarul real“, însoțită de documentele justificative.

6. Data înregistrării la organul fiscal, potrivit art. 780 din Legea nr. 287/2009 privind Codul civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare, a declarației de înregistrare a contractului de fiducie, a modificărilor ulterioare sau a încetării acestuia este data înregistrării declarației pe portal, astfel cum rezultă din mesajul electronic transmis de sistemul de tranzacționare a informațiilor, cu condiția validării conținutului declarației.

7. Prevederile pct. 3-6 se aplică în mod corespunzător și pentru depunerea declarației pentru înregistrarea, modificarea sau încetarea construcțiilor juridice similare fiduciei.

8. Compartimentul cu atribuții în domeniul gestionării registrului contribuabililor din cadrul organului fiscal competent, denumit în continuare compartiment de specialitate, organizează evidența contractelor de fiducie și ale construcțiilor juridice similare fiduciilor în „Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor“, care se organizează și se gestionează în format electronic, potrivit modelului prevăzut în anexa care face parte integrantă din prezenta procedură.

9.

(1) Compartimentul de specialitate verifică dacă în declarație au fost înscrise informații corecte și complete privind beneficiarul real, conform documentelor justificative depuse.

(2) Compartimentul de specialitate verifică concordanța informațiilor înscrise în declarație cu cele din copia contractului de fiducie sau al construcției juridice similare fiduciei.

(3) În cazul în care nu există neconcordanțe între declarație și contractul de fiducie sau cel al construcției juridice similare fiduciei și dacă au fost declarate informații corecte și complete privind beneficiarul real, înregistrarea în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor se efectuează de către compartimentul de specialitate în maximum 5 zile de la data depunerii declarației.

10.

(1) După efectuarea înregistrării în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor, compartimentul de specialitate notifică, prin intermediul SPV, fiduciarul desemnat sau persoana desemnată care deține o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei, cu privire la data înregistrării contractului.

(2) Data înregistrării contractului de fiducie sau al construcției juridice similare fiduciei, a modificărilor ulterioare sau a încetării acestuia este data înscrierii acestuia în registru.

(3) Dovada înregistrării la organul fiscal competent a contractului de fiducie sau al construcției juridice similare fiduciei, a modificărilor ulterioare sau a încetării acestuia este declarația, însoțită de notificarea prin care organul fiscal notifică data înregistrării în registru, potrivit alin. (1).

11.

(1) În cazul în care se constată că există neconcordanțe între datele din declarație și cele din contractul de fiducie sau cel al construcției juridice similare fiduciei sau dacă nu au fost declarate informații corecte și complete despre beneficiarul real al fiduciei sau al construcției juridice similare fiduciei, compartimentul de specialitate notifică, în maximum 5 zile de la depunerea declarației, prin intermediul SPV, fiduciarul desemnat sau persoana desemnată care deține o poziție echivalentă întro construcție juridică similară fiduciei, după caz, prin transmiterea unui mesaj cu privire la neconcordanțele constatate.

(2) În această situație, contractul, respectiv modificarea sau încetarea acestuia nu se înscriu în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor.

(3) Fiduciarul sau persoana care deține o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei, după caz, va depune o nouă declarație pentru înregistrarea/modificarea/încetarea contractului.

12. Declarația și documentele depuse de contribuabil se arhivează în arhiva de documente electronice.

13. Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor se gestionează la nivel central, cu ajutorul aplicației informatice puse la dispoziție de către Centrul Național pentru Informații Financiare din cadrul Ministerului Finanțelor.

II. Fluxul procedural privind radierea, din oficiu, a fiduciei sau a construcției juridice similare fiduciei din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor, pentru nedeclararea în termen/neactualizarea informațiilor privind beneficiarul real

14.

(1) În situația în care compartimentul de specialitate constată că informațiile privind beneficiarul real nu au fost declarate în termen de 30 de zile de la data la care a survenit modificarea, acesta constată contravenția și aplică amenda prevăzută la art. 57^1 alin. (4) din Legea nr. 129/2019.

(2) În cazul în care organele de control fiscal constată că modificarea informațiilor privind beneficiarul real nu a fost declarată în termenul legal de 30 de zile, acestea constată contravenția și aplică amenda prevăzută la art. 57^1 alin. (4) din Legea nr. 129/2019.

15. În procesul-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor se consemnează că neactualizarea, în termen de 30 de zile de la data comunicării procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor, a informațiilor privind beneficiarul real al fiduciei sau al construcției juridice similare fiduciei conduce la aplicarea procedurii de radiere, din oficiu, a fiduciei sau a construcției juridice similare fiduciei din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor.

16. În termen de 5 zile de la comunicarea procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor, organele de control fiscal transmit compartimentului de specialitate o copie a procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor, precum și dovada datei comunicării acestuia.

17. În maximum 5 zile de la expirarea termenului de 30 de zile de la data comunicării procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor, compartimentul de specialitate verifică dacă persoanele sancționate au îndeplinit obligația de declarare/actualizare a informațiilor privind beneficiarul real.

18. În cazul fiduciarilor, respectiv al persoanelor desemnate care dețin o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei, care nu au declarat/actualizat informațiile privind beneficiarul real, compartimentul de specialitate inițiază procedura de radiere, din oficiu, a fiduciei sau a construcției juridice similare fiduciei din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor.

19.

(1) Compartimentul de specialitate întocmește „Decizia privind radierea, din oficiu, a fiduciei sau a construcției juridice similare fiduciei din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor, pentru nedeclararea/neactualizarea informațiilor privind beneficiarul real“. Decizia se înaintează, spre semnare, șefului de administrație, în cazul administrațiilor județene ale finanțelor publice/administrațiilor de sector ale finanțelor publice/administrației pentru contribuabili mijlocii, șefului unității fiscale, în cazul unităților fiscale municipale/ orășenești/comunale, sau directorului general al Direcției generale de administrare a marilor contribuabili, după caz. Modelul deciziei de radiere din oficiu este prevăzut în anexa nr. 10 la ordin.

(2) Decizia de radiere din oficiu se emite în două exemplare, din care un exemplar se comunică, prin intermediul SPV, fiduciarului desemnat sau persoanei desemnate care deține o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei.

(3) Exemplarul 2 al deciziei de radiere din oficiu se semnează de către persoanele implicate potrivit competențelor stabilite prin Regulamentul de organizare și funcționare al direcțiilor generale regionale ale finanțelor publice București, Iași, Galați, Ploiești, Craiova, Timișoara, Cluj-Napoca, Brașov (aparat propriu și unități subordonate) și al Direcției generale de administrare a marilor contribuabili, precum și prin prezenta procedură și se arhivează la dosarul fiscal al contribuabilului.

20. După comunicarea deciziei, compartimentul de specialitate radiază fiducia sau construcția juridică similară fiduciei din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor. Data comunicării deciziei de radiere se înscrie în registru și reprezintă data radierii din registru a contractului de fiducie sau a construcției juridice similare fiduciei.

III. Înregistrarea și radierea neconcordanțelor privind beneficiarii reali

21.

(1) Autoritățile care au acces la registrele beneficiarilor reali sau entitățile raportoare prevăzute la art. 5 din Legea nr. 129/2019 informează, în condițiile prevăzute la art. 19 alin. (7) și (7^1) din Legea nr. 129/2019, Agenția Națională de Administrare Fiscală și Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor cu privire la existența oricăror neconcordanțe între informațiile privind beneficiarii reali disponibile în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor și informațiile privind beneficiarii reali pe care le dețin.

(2) Pentru raportarea neconcordanțelor, autoritățile/entitățile raportoare transmit formularul „Declarație privind neconcordanțele dintre informațiile privind beneficiarii reali disponibile în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor și informațiile deținute de autorități/entități raportoare“, al cărui model este prevăzut în anexa nr. 6 la ordin.

(3) Entitățile raportoare transmit declarația de la alin. (2), în format electronic, prin SPV.

(4) Autoritățile care au acces la registrele beneficiarilor reali transmit declarația de la alin. (2) prin intermediul SPV sau prin intermediul altor modalități tehnice stabilite de comun acord cu Agenția Națională de Administrare Fiscală.

22.

(1) Structurile din subordinea Agenției Naționale de Administrare Fiscală, care sesizează neconcordanțe între informațiile privind beneficiarii reali disponibile în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor și informațiile privind beneficiarii reali, pe care le constată în urma desfășurării activităților specifice, sesizează aceste neconcordanțe prin completarea declarației de la pct. 21 alin. (2). Declarația se transmite compartimentului de specialitate din cadrul organului fiscal competent, prin intranet.

(2) Odată cu informarea organului fiscal competent, structurile de la alin. (1) au obligația să informeze și Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor despre neconcordanța sesizată, potrivit art. 19 alin. (7^2) din Legea nr. 129/2019.

23. Informațiile din declarația de la pct. 21 alin. (2) se preiau de compartimentul de specialitate în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor, în secțiunea „Mențiune provizorie cu privire la existența unei neconcordanțe“, la poziția corespunzătoare înregistrării contractului de fiducie sau al construcției similare la care se referă.

24. După soluționarea neconcordanței, Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor transmite solicitarea de radiere a mențiunii provizorii. Modalitatea de transmitere și conținutul solicitării se stabilesc prin protocol.

25.

(1) În termen de o zi lucrătoare de la data primirii solicitării Oficiului Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor de radiere a mențiunii provizorii, compartimentul de specialitate va radia mențiunea provizorie din registru.

(2) Informațiile privind mențiunea provizorie, data înscrierii și data radierii acesteia din registru se mențin în istoricul înregistrărilor în registru pentru respectivul contract de fiducie.

IV. Solicitarea și eliberarea certificatului prevăzut la art. 19 alin. (5^2) din Legea nr. 129/2019

26. În cazul în care fiduciarii sau persoanele care dețin poziții echivalente într-o construcție juridică similară fiduciei sunt stabilite sau își au reședința în state membre diferite sau în cazul în care fiduciarul sau persoana care deține o poziție echivalentă în construcția juridică similară fiduciei se angajează în relații de afaceri multiple în numele fiduciei sau al construcției juridice similare fiduciei în diferite state membre, organul fiscal eliberează, la cerere, formularul „Certificat de dovadă a înregistrării contractului de fiducie sau al construcției juridice similare fiduciei în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor“, prevăzut în anexa nr. 5 la ordin.

27. Cererea pentru eliberarea certificatului de dovadă se depune, prin intermediul serviciului SPV, de către fiduciarul/persoana care deține o poziție echivalentă într-o construcție echivalentă similară fiduciei, care a înregistrat contractul de fiducie/contractul construcției juridice similare fiduciei. Modelul și conținutul cererii sunt prevăzute în anexa nr. 4 la ordin.

V. Dispoziții tranzitorii privind declararea sau actualizarea informațiilor privind beneficiarul real în cazul contractelor de fiducie sau ale construcțiilor juridice similare fiduciei înregistrate în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor

28. În termen de 90 de zile de la data intrării în vigoare a Legii nr. 164/2025 pentru aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 123/2022 privind modificarea Legii nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, fiduciarii/persoanele care dețin o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei, care nu au declarat sau nu au actualizat informațiile privind beneficiarul real din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor, depun declarația de la pct. 3. alin. (1) cuprinzând informațiile privind beneficiarul real în cazul contractelor de fiducie sau al construcțiilor juridice similare fiduciei, în vederea înregistrării în Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor.

29. În maximum 5 zile de la împlinirea termenului prevăzut la pct. 28, compartimentul de specialitate întocmește în format electronic „Lista contractelor de fiducie/construcțiilor juridice similare fiduciei pentru care nu au fost declarate informații privind beneficiarul real“.

30. Lista prevăzută la pct. 29 conține, în mod obligatoriu, următoarele informații

a) denumirea fiduciarului/persoanei care deține o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei;

b) codul de identificare fiscală al fiduciarului/persoanei care deține o poziție echivalentă într-o construcție juridică similară fiduciei;

c) numărul contractului inițial de fiducie/al construcției juridice similare fiduciei;

d) data contractului inițial de fiducie/al construcției juridice similare fiduciei;

e) numărul contractului conex de fiducie/al construcției juridice similare fiduciei;

f) data contractului conex de fiducie/al construcției juridice similare fiduciei.

31. Pentru fiecare contract din listă, compartimentul de specialitate constată contravenția și aplică sancțiunea prevăzută la art. II alin. (2) din Legea nr. 164/2025, consemnând în procesul-verbal de constatare și sancționare a contravenției că nedeclararea/neactualizarea, în termen de 30 de zile de la data comunicării procesului-verbal de constatare și sancționare a contravenției, a informațiilor privind beneficiarul real al fiduciei sau al construcției juridice similare fiduciei conduce la aplicarea procedurii de radiere, din oficiu, a fiduciei sau a construcției juridice similare fiduciei din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor.

32. Contractele de fiducie/Contractele construcției juridice similare fiduciei pentru care, în termenul de 30 de zile de la comunicarea procesului-verbal de constatare și sancționare a contravențiilor, au fost declarate informațiile privind beneficiarul real sunt eliminate din lista prevăzută la pct. 29.

33. În cazul contractelor de fiducie/contractelor construcției juridice similare fiduciei pentru care nu au fost declarate informațiile privind beneficiarul real, compartimentul de specialitate inițiază procedura de radiere, din oficiu, a fiduciei sau a construcției juridice similare fiduciei din Registrul central al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor.

34. Prevederile pct. 19 și 20 se aplică în mod corespunzător.

ANEXĂ^1)

la procedură

^1) Anexa este reprodusă în facsimil.

REGISTRUL CENTRAL

al fiduciilor și al construcțiilor juridice similare fiduciilor

(la 28-04-2026, Procedura a fost modificată de Punctul 3. , Articolul I din ORDINUL nr. 505 din 20 aprilie 2026, publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 340 din 28 aprilie 2026 )

----