METODOLOGIE din 18 septembrie 2020 privind modalitatea de gestionare a certificatelor de absolvire a programelor de formare profesională organizate de Institutul Național de Administrație

Prezenta metodologie reglementează modalitatea de gestionare a certificatelor de absolvire obținute ca urmare a participării la programele de formare profesională organizate de Institutul Național de Administrație (INA), denumit în continuare Institut, în condițiile prevăzute de Ordonanța Guvernului nr. 23/2016 privind înființarea Institutului Național de Administrație, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 44/2017, cu modificările ulterioare, de Hotărârea Guvernului nr. 645/2020 privind organizarea și funcționarea Institutului Național de Administrație și de cap. II din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, republicată, cu completările ulterioare.

la metodologie

*) Anexa nr. 1 este reprodusă în facsimil.

(1) Atestarea absolvirii unui program de formare profesională organizat de Institut se face prin certificat digital de absolvire semnat electronic de președintele Institutului.

(2) Certificatul de absolvire se eliberează însoțit de o anexă, în format digital, denumită supliment descriptiv al certificatului, în care se precizează competențele profesionale dobândite, semnată electronic de către directorul Direcției programe de formare specializată sau, după caz, de către directorul Direcției programe de perfecționare și apoi semnată electronic de președintele Institutului.

la metodologie

*) Anexa nr. 2 este reprodusă în facsimil.

Se eliberează certificate de absolvire participanților care au obținut minimum nota finală 7 la evaluarea competențelor profesionale.

la metodologie

*) Anexa nr. 3 este reprodusă în facsimil.

Certificatele de absolvire vor fi generate automat din platforma de training INA, în format digital, pe baza notelor finale din catalogul privind evaluarea competențelor profesionale asumate de formatorul care a susținut modulul/programul și vor avea un cod de tip QR (Quick Response code) distinct, asociat fiecăruia dintre acestea.

la metodologie

*) Anexa nr. 4 este reprodusă în facsimil.

(1) Certificatele de absolvire, precum și suplimentul descriptiv vor fi securizate prin QR codul acestora, care prin scanare va permite vizualizarea emitentului și verificarea conținutului, și poartă antetul Institutului Național de Administrație.

(2) Modelele certificatelor de absolvire pentru programele de formare specializată și pentru programele de perfecționare, precum și ale suplimentului descriptiv al certificatelor sunt prevăzute în anexele nr. 1-4.

la metodologie

REGISTRU DE EVIDENȚĂ NOMINALĂ

a eliberării certificatelor de absolvire pentru programele de formare specializată organizate de Institutul Național de Administrație

Nr. crt. Data eliberării Numele și prenumele absolventului Codul numeric personal Denumirea programului de formare Perioada de desfășurare Durata (zile/ore) Nota obținută Codul certificatului (QR) Observații

(1) Evidența eliberării certificatelor de absolvire pentru participanții la programele de formare specializată se asigură prin următoarele documente

a) registrul de evidență a programelor de formare specializată, generat automat din platforma de training INA;

b) catalogul de evaluare a participanților la programele de formare specializată, generat automat din platforma de training INA pe baza notelor acordate de către formatorul fiecărui modul și care evidențiază notele obținute la modulele de formare, precum și nota finală;

c) catalogul de evaluare a participanților la programul de formare specializată pentru ocuparea unei funcții publice corespunzătoare categoriei înalților funcționari publici, generat automat din platforma de training INA pe baza notelor acordate de către formatorul fiecărui modul și care evidențiază notele obținute la modulele de formare și la evaluarea proiectului de absolvire, precum și nota finală;

d) lista de prezență pentru programele de formare specializată, generată automat din platforma de training INA;

e) registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire pentru programele de formare specializată, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 5, care se generează automat din platforma de training INA.

(2) Evidența eliberării certificatelor de absolvire pentru participanții la programele de perfecționare se asigură prin următoarele documente

a) registrul de evidență a programelor de perfecționare, generat automat din platforma de training INA;

b) catalogul de evaluare a participanților la programele de perfecționare, generat automat din platforma de training INA pe baza notelor acordate de către formatorul programului și care evidențiază notele obținute pe parcursul derulării programului, precum și nota finală;

c) lista de prezență pentru programele de perfecționare, generată automat din platforma de training INA;

d) registrul de evidență nominală a eliberării certificatelor de absolvire pentru programele de perfecționare, potrivit modelului prezentat în anexa nr. 6, generat automat din platformă.

la metodologie

REGISTRU DE EVIDENȚĂ NOMINALĂ

a eliberării certificatelor de absolvire pentru programele de perfecționare organizate de Institutul Național de Administrație

Nr. crt. Data eliberării Numele și prenumele absolventului Codul numeric personal Denumirea programului de formare Perioada de desfășurare Durata (zile/ore) Nota obținută Codul certificatului (QR) Observații

Documentele prevăzute la art. 6 sunt formulare aprobate în cadrul procedurilor operaționale ale Institutului, care se completează și se gestionează conform instrucțiunilor în vigoare.

(1) Pe baza catalogului electronic, platforma de training generează lista de certificate digitale și suplimentele descriptive ale acestora, în format PDF, care sunt accesibile responsabilului de program în vederea validării finale: concordanța dintre datele de identificare a absolventului înscrise pe certificat și cele din contul acestuia pentru acces la platforma de training INA. În cazul în care există neconcordanțe, responsabilul de program va contacta absolventul, care va face corecțiile necesare, și apoi responsabilul de program va genera un nou certificat.

(2) După validarea de către responsabilul de program, certificatele și suplimentele descriptive ale acestora sunt trecute în lista de semnare pentru directorul Direcției programe de formare specializată sau, după caz, de către directorul Direcției programe de perfecționare, care le semnează folosind semnătura electronică extinsă, creată cu ajutorul unui certificat digital calificat.

(3) După semnarea suplimentelor descriptive ale certificatelor de către directorii menționați la alin. (2), certificatele sunt trecute în lista de semnare pentru președintele Institutului, care le semnează folosind semnătura electronică extinsă, creată cu ajutorul unui certificat digital calificat.

(4) Certificatul digital semnat electronic de către directorii menționați la alin. (2) și de președintele Institutului se atașează fișierelor private din spațiul de stocare asociat absolventului pentru care a fost emis și este transmis prin e-mail absolventului, cu solicitarea confirmării de primire.

În situația în care un absolvent a pierdut certificatul digital sau nu mai poate să îl vizualizeze și să îl imprime din motive bine întemeiate, acesta solicită printr-o cerere adresată președintelui Institutului eliberarea unui duplicat. Cererea aprobată de către președintele Institutului va fi transmisă directorului Direcției programe de formare specializată sau, după caz, directorului Direcției programe de perfecționare, care va intra în arhiva platformei de training INA și va transmite prin email absolventului certificatul solicitat. Totodată, în registrul certificatelor respective, în coloana „Observații“ se va marca cuvântul „DUPLICAT“.

(1) În situația în care datele din certificat sunt eronate, absolventul poate solicita, printr-o cerere adresată președintelui Institutului, anularea certificatului eronat și eliberarea unui nou certificat. Cererea aprobată de către președintele Institutului va fi transmisă directorului Direcției programe de formare specializată sau, după caz, directorului Direcției programe de perfecționare, care va intra în arhiva platformei de training INA, va da acces absolventului la platforma de training INA să își actualizeze datele personale și va genera un nou certificat, care va urma fluxul de validare, semnare și transmitere ca și certificatul inițial. Totodată, în registrul certificatelor respective, în coloana „Observații“ se va marca cuvântul „ANULAT“.

(2) În cazul certificatelor de absolvire eliberate anterior intrării în vigoare a prezentei metodologii și restituite pentru date completate incorect, Institutul va anula certificatul și suplimentul descriptiv, după caz, prin scrierea cu litere mari, de tipar, pe toată diagonala imprimatului, a cuvântului „ANULAT“, și va elibera un nou certificat și supliment descriptiv, după caz, conform modelului aprobat prin metodologia în vigoare la data solicitării.

(3) În cazul certificatelor de absolvire declarate nule, eliberate anterior intrării în vigoare a prezentei metodologii, Institutul eliberează un duplicat al acestora, conform modelului aprobat prin metodologia în vigoare la data solicitării, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva Institutului, în baza unei cereri scrise a solicitantului.

(4) În cazul certificatelor de la alin. (3), cererea de eliberare a duplicatului este însoțită de următoarele acte

a) declarația scrisă dată de titularul certificatului de absolvire în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care acesta a fost pierdut, precum și alte precizări care să confirme pierderea sau distrugerea certificatului respectiv;

b) dovada declarării nulității certificatului de absolvire, care se va face în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;

c) copie a actului de identitate.

(5) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de 30 de zile de la data înregistrării cererii.

(6) Duplicatele se eliberează o singură dată, fapt ce se aduce la cunoștință titularilor.

(1) Pentru programele de formare profesională, certificatul de absolvire și suplimentul descriptiv se eliberează în termen de 15 zile de la absolvirea programului, prin transmiterea pe e-mail absolventului de către responsabilul de program din partea INA.

(2) După 30 de zile de la terminarea programului, certificatele vor fi stocate digital pe un suport electronic în cadrul arhivei Institutului.

Notă

Aprobată prin ORDINUL nr. 3.836 din 18 septembrie 2020, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 865 din 22 septembrie 2020.

----