REGULAMENT din 4 martie 2011

(1) Oficiul responsabilului cu protecţia datelor personale, denumit în continuare Oficiu, a fost înfiinţat ca structură specializată din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, fără personalitate juridică, ce exercită îndrumarea, coordonarea şi monitorizarea aplicării unitare a legislaţiei în domeniul protecţiei persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, în cadrul structurilor/unităţilor Ministerului Administraţiei şi Internelor.

(2) Oficiul face parte din structura aparatului central al Ministerului Administraţiei şi Internelor şi se află în subordonarea directă a ministrului şi în coordonarea secretarului general.

la regulament

ORGANIGRAMA

Oficiului responsabilului cu protecţia datelor personale

┌──────────────────────┐

│ │

│ Conducerea Oficiului │

│ │

└─────────┬────────────┘

│

│

┌─────────────────┴─────────────────┐

┌────────┴───────┐ ┌─────────┴──────┐

│Compartimentul │ │ Compartimentul │

│ legislaţie │ │ consiliere │

│ şi proceduri │ │ operatori │

└────────────────┘ └────────────────┘

Structura organizatorică a Oficiului este stabilită conform statutului de organizare aprobat prin ordin al ministrului administraţiei şi internelor.

la regulament

DIAGRAMA DE RELAŢII

a Oficiului responsabilului cu protecţia datelor personale

┌─────────────────────────┐

│AUTORITATEA NAŢIONALĂ DE │

│ SUPRAVEGHERE A │

│PRELUCRĂRII DATELOR CU │

│ CARACTER PERSONAL │

└─────────────────────────┘

▲ ┌─────────────────────────┐

│ │MINISTRUL ADMINISTRAŢIEI │

│ │ ŞI INTERNELOR │

│ │ SECRETARUL GENERAL │

│ └──────────●──────────────┘

└────────────┐ ║

│ ║

┌──────────────────────┐ ▼ ▼ ┌───────────────────┐

│STRUCTURILE SIMILARE │ ┌───────────────────────┐ │ INSPECTORATE │

│CONSTITUITE LA NIVELUL│ │OFICIUL RESPONSABILULUI│ │ GENERALE, │

│AUTORITĂŢOR PUBLICE │◄--►│CU PROTECŢIA DATELOR ●───►│DIRECŢII GENERALE, │

│ CENTRALE │ │ PERSONALE │ │DIRECŢII (SIMILARE)│

│ │ └────────────●──────────┘ │ │

└──────────────────────┘ ▐ └───────────────────┘

▐

▼

┌──────────────────────────────────────────┐

│ RESPONSABILII/STRUCTURILE RESPONSABILE │

│ CU PROTECŢIA DATELOR CU CARACTER │

│ PERSONAL DIN CADRUL OPERATORILOR │

│ MINISTERULUI ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR│

└──────────────────────────────────────────┘

LEGENDĂ: ◄─────► relaţii de colaborare

●═════► relaţii ierarhice; ◄-----► relaţii cooperare;

●─────► relaţii de cooperare şi consiliere;

●■■■■■■ ► relaţii de coordonare

Oficiul este condus de un şef de serviciu care îndeplineşte şi funcţia de responsabil cu protecţia datelor personale în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor.

la regulament

MINISTERUL ADMINISTRAŢIEI ŞI INTERNELOR

[STEMA]

ROMÂNIEI

Oficiul responsabilului cu protecţia datelor personale

FIŞA POSTULUI

*Font 9*

A. IDENTIFICAREA POSTULUI

1. Compartimentul: - Oficiul responsabilului cu protecţia datelor personale

- conducerea serviciului

2. Denumirea postului: - şef serviciu

3. Poziţia postului

în statul de organizare: - 1

4. Relaţii cu alte posturi

a) ierarhice: - este subordonat nemijlocit ministrului administraţiei

şi internelor şi nemijlocit secretarului general;

- se află în coordonarea secretarului general;

- este şeful întregului personal al Oficiului responsabilului

cu protecţia datelor personale;

- coordonează şi îndrumă nemijlocit activitatea

● Compartimentului legislaţie şi proceduri;

● Compartimentului consiliere operatori;

b) funcţionale: - asigură colaborarea cu celelalte unităţi din aparatul

central al Ministerului Administraţiei şi Internelor, cu

instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea

acestuia, precum şi cu operatorii din Ministerul

Administraţiei şi Internelor pentru exercitarea atribuţiilor

pe linia prelucrării de date cu caracter personal;

- asigură relaţionarea cu instituţia abilitată să coordoneze

activitatea şi să controleze măsurile privitoare la

protecţia informaţiilor clasificate, potrivit legii;

- acordă sprijin reprezentanţilor autorizaţi ai instituţiilor

abilitate, potrivit competenţelor legale, pe linia

verificării persoanelor pentru care se solicită accesul la

informaţii clasificate;

- solicită instituţiilor abilitate efectuarea de verificări

pentru avizarea eliberării certificatului de securitate şi

a autorizaţiei de acces la informaţii clasificate pentru

angajaţii proprii;

- notifică la Oficiul Registrului Naţional al Informaţiilor

Secrete de Stat (ORNISS) eliberarea certificatului de

securitate sau a autorizaţiei de acces pentru fiecare

angajat care lucrează cu informaţii clasificate;

- solicită asistenţă de specialitate instituţiilor abilitate

să coordoneze activitatea şi să controleze măsurile

privitoare la protecţia informaţiilor secrete de stat;

- comunică instituţiilor abilitate, potrivit competenţelor,

lista funcţiilor din subordine care necesită acces la

informaţii secrete de stat;

- sesizează instituţiile prevăzute la art. 25 din Legea

nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate,

cu modificările şi completările ulterioare, conform

competenţelor, în legătură cu incidentele de securitate

şi riscurile la adresa informaţiilor secrete de stat;

- dispune efectuarea de cercetări şi, după caz, sesizează

organele de urmărire penală în situaţia compromiterii

informaţiilor clasificate;

c) de control: - controlează activitatea personalului din subordine şi

monitorizează activitatea unităţilor din aparatul central,

instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/

coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, în

domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

- monitorizează activitatea de aplicare a normelor de

protecţie a informaţiilor clasificate şi modul de

respectare a acestora;

d) de reprezentare: - reprezintă Oficiul responsabilului cu protecţia datelor

personale în raporturile cu celelalte unităţi din aparatul

central, cu instituţiile şi structurile aflate în

subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi

Internelor, cu instituţiile şi organismele din afara

Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi cu

cele din străinătate;

- reprezintă Oficiul responsabilului cu protecţia datelor

personale în relaţiile cu publicul, asigurând mediatizarea

principalelor evenimente ale acestuia;

- la încheierea contractelor individuale de muncă, a

contractelor de colaborare sau a convenţiilor de orice

natură precizează obligaţiile ce revin părţilor pentru

protecţia informaţiilor clasificate în interiorul şi în

afara unităţii, în timpul programului şi după terminarea

acestuia, precum şi la încetarea activităţii în unitatea

respectivă;

e) relaţii cu autorităţi, - colaborează cu Autoritatea Naţională de Supraveghere

instituţii publice, a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP),

organizaţii internaţionale precum şi cu alte autorităţi sau instituţii publice, cu

sau persoane juridice: organisme ale societăţii civile, precum şi cu organizaţii

neguvernamentale şi experţi independenţi care desfăşoară

activităţi în domeniul protecţiei datelor cu caracter

personal;

- colaborează cu instituţii similare şi organizaţii

internaţionale, în baza mandatului acordat.

5. Definirea sumară - exercită managementul serviciului, pe domeniile date în

a atribuţiilor postului: responsabilitate, conform prevederilor actelor normative în

vigoare şi ale regulamentului de organizare şi funcţionare

al Oficiului responsabilului cu protecţia datelor personale;

- îndeplineşte funcţia de responsabil cu protecţia datelor

personale în Ministerul Administraţiei şi Internelor;

- este desemnat, potrivit prevederilor legale în vigoare,

funcţionar de securitate.

B. CERINŢELE POSTULUI

1. Categoria de personal

ce poate ocupa postul: - funcţionar public cu statut special

2. Gradul profesional

necesar ocupantului - comisar-şef de poliţie

postului

3. Pregătirea necesară

ocupantului postului

3.1. pregătire de bază: - studii superioare de lungă durată, civile şi/sau militare,

cu diplomă de licenţă în domeniul juridic sau militar;

3.2. pregătire de - masterat/curs postuniversitar în domeniile juridic,

specialitate: management sau administraţie publică;

3.3. alte cunoştinţe: - în domeniile management general/administraţie publică;

3.4. autorizaţii speciale - autorizaţie de acces la informaţii clasificate nivel

pentru exercitarea STRICT SECRET;

atribuţiilor

3.5. limbi străine: - limbă de circulaţie internaţională la nivel "bine"

pentru citit/vorbit.

4. Experienţă

4.1. vechime în muncă/

din care: în Ministerul

Administraţiei şi

Internelor: - 3 ani/3 ani

4.2. vechime în specialitate:- 3 ani în structuri cu atribuţii în domeniul juridic;

4.3. vechime în funcţii

de conducere: -

4.4. perioada pentru

acomodarea la cerinţele

postului: - 6 luni.

5. Aptitudini şi abilităţi

necesare: - capacitate de evaluare, analiză şi sinteză;

- spirit de observaţie, simţ organizatoric, prestanţă, tact

şi discernământ;

- capacitate de a lucra sub presiunea timpului, abilitate

în comunicare;

- capacitate de a lucra în echipă, bun negociator;

- spontaneitate, operativitate în luarea deciziilor;

- abilităţi manageriale (organizatorice, decizionale, de

prevedere, conducere, coordonare şi control).

6. Atitudini necesare/

comportament solicitat: - flexibilitate în gândire, receptivitate, previziune;

- deschidere pentru lucru în echipă, sociabilitate;

- iniţiativă, conduită morală ireproşabilă;

- comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli

de politeţe);

- obiectivitate, spirit critic.

7. Parametri privind starea

sănătăţii somatice: - apt medical pentru funcţii de conducere.

8. Trăsături psihice şi de

personalitate: - inteligenţă, flexibilitate a gândirii;

- stabilitate comportamentală;

- echilibru emoţional;

- apt psihologic pentru funcţii de conducere.

C. CONDIŢII SPECIFICE

DE MUNCĂ

1. Locul de muncă: - sediul Oficiului responsabilului cu protecţia datelor

personale şi al operatorilor de date cu caracter personal/

împuterniciţilor ministerului.

2. Programul de lucru: - zilnic 8 ore; 40 ore/săptămână.

3. Deplasări curente: - la sediul operatorilor de date cu caracter personal.

4. Condiţii deosebite - loc de muncă în condiţii determinate de acţiunea câmpurilor

de muncă: electromagnetice;

- încadrat ca loc de muncă şi activităţi în condiţii speciale.

5. Riscuri implicate - stres, afectarea stării fizice generale din cauza

de post: radiaţiilor electromagnetice şi a celor emise de

echipamentele şi tehnica informatică.

6. Compensări: - cele prevăzute de actele normative în vigoare;

- condiţii speciale de muncă.

D. DESCRIEREA SARCINILOR,

ÎNDATORIRILOR ŞI

RESPONSABILITĂŢILOR

POSTULUI

1. Sarcini şi îndatoriri

a) munca de fiecare zi: - monitorizează principalele activităţi planificate la

nivelul compartimentelor aflate în coordonare, oferind

sprijin şi îndrumare pentru realizarea lucrărilor şi

activităţilor la un nivel calitativ adecvat;

- repartizează corespondenţa sosită, formulând rezoluţii

specifice;

- dispune măsuri pentru promovarea, în cadrul comparti-

mentelor, a unui climat de muncă principial, precum şi

pentru menţinerea disciplinei şi ordinii interioare;

- urmăreşte permanent cunoaşterea activităţii şi a comporta-

mentului personalului din subordine, perfecţionarea

pregătirii continue a acestuia şi modul de îndeplinire a

sarcinilor şi atribuţiilor;

- verifică permanent modul de transmitere şi de îndeplinire

a ordinelor şi instrucţiunilor ministrului administraţiei

şi internelor şi dispoziţiilor secretarului general,

referitoare la problemele specifice compartimentelor

coordonate;

- coordonează activitatea de protecţie a informaţiilor

clasificate în toate componentele acesteia;

- asigură păstrarea şi organizează evidenţa certificatelor

de securitate şi autorizaţiilor de acces la informaţii

clasificate şi actualizează permanent evidenţa acestora;

- întocmeşte şi actualizează listele informaţiilor clasificate

elaborate sau păstrate de unitate, pe clase şi niveluri

de secretizare;

- stabileşte obiectivele, sectoarele şi locurile de importanţă

deosebită pentru protecţia informaţiilor clasificate din

sfera de responsabilitate şi, după caz, solicită sprijinul

instituţiilor abilitate;

- efectuează controale privind modul de aplicare a măsurilor

legale de protecţie a informaţiilor clasificate;

b) săptămânal: - stabileşte obiective şi sarcini pentru compartimentele

subordonate nemijlocit;

- analizează şi urmăreşte îndeplinirea obiectivelor şi

activităţilor planificate;

c) lunar: - aprobă graficul cu principalele activităţi ale Oficiului

responsabilului cu protecţia datelor personale;

- coordonează desfăşurarea pregătirii de specialitate a

compartimentelor subordonate;

d) trimestrial: - aprobă planurile de activitate ale compartimentelor aflate

în coordonare;

- participă la activităţile de evaluare a modului de

executare a sarcinilor stabilite;

e) anual: - aprobă planul unic cu principalele activităţi ale Oficiului

responsabilului cu protecţia datelor personale;

- susţine raportul de evaluare a activităţii Oficiului

responsabilului cu protecţia datelor personale;

- organizează şi asigură realizarea unui sistem coerent şi

unitar de scopuri, obiective şi indicatori de performanţă,

în vederea derulării în condiţii optime a activităţilor

cuprinse în documentele aprobate;

- prezintă conducerii Ministerului Administraţiei şi

Internelor un studiu cu privire la asigurarea protecţiei

datelor cu caracter personal în cadrul structurilor

ministerului;

f) ocazional: - consiliază conducerea Ministerului Administraţiei şi

Internelor în domeniul protecţiei datelor cu caracter

personal;

- consiliază şi coordonează activităţile operatorilor din

cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor în

domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

- coordonează adoptarea măsurilor necesare pentru aplicarea

unitară a prevederilor legale din domeniul protecţiei

datelor cu caracter personal la nivelul instituţiilor şi

structurilor aflate în subordinea/coordonarea Ministerului

Administraţiei şi Internelor;

- asigură cooperarea cu structurile aparatului central al

Ministerului Administraţiei şi Internelor în scopul

armonizării legislaţiei, a reglementărilor şi practicilor

cu acquis-ul european din domeniul protecţiei datelor cu

caracter personal;

- asigură colaborarea cu ANSPDCP în domeniul protecţiei

datelor cu caracter personal;

- participă, la solicitarea ANSPDCP, la efectuarea unor

controale prealabile şi investigaţii în domeniul protecţiei

datelor cu caracter personal;

- asigură includerea personalului structurii/funcţionarului

de securitate în sistemul permanent de pregătire şi

perfecţionare, conform standardelor în vigoare;

- planifică, organizează şi efectuează misiuni de evaluare

a nivelului de conformitate a măsurilor instituite la

nivelul structurilor Ministerului Administraţiei şi

Internelor, privind protecţia datelor cu caracter personal,

cu cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date

cu caracter personal prevăzute de dispoziţiile legale

în vigoare;

- iniţiază şi propune măsuri în scopul asigurării protecţiei

datelor cu caracter personal la nivelul structurilor

Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit

dispoziţiilor legale în vigoare;

- avizează procedurile privind măsurile de protecţie a

persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter

personal, elaborate de către structurile/unităţile

Ministerului Administraţiei şi Internelor, care au

calitatea de operator şi monitorizează implementarea

acestora;

- asigură cooperarea cu responsabilii cu protecţia datelor

personale ai celorlalte instituţii şi organisme la nivel

naţional şi european, cu ataşaţii de afaceri interne şi

cu reprezentanţii României pe lângă instituţiile Uniunii

Europene şi internaţionale pe problematica protecţiei

datelor cu caracter personal;

- asigură participarea, în funcţie de problematică, pe bază

de mandat, avizat de structura centrală a Ministerului

Administraţiei şi Internelor care coordonează domeniul

afacerilor europene şi al relaţiilor internaţionale, la

reuniunile comitetelor şi comisiilor instituite în cadrul

instituţiilor Uniunii Europene, precum şi la diverse

reuniuni/seminare/conferinţe cu relevanţă în domeniu, atât

pe plan naţional, cât şi internaţional;

- asigură organizarea registrului de evidenţă a operatorilor

de date cu caracter personal din cadrul Ministerului

Administraţiei şi Internelor;

- participă la verificările efectuate la structurile din

cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, la

solicitarea structurilor cu atribuţii de control din

cadrul ministerului;

- coordonează implementarea metodelor, mijloacelor şi

măsurilor necesare gestionării şi protecţiei informaţiilor

clasificate;

- coordonează organizarea de către Oficiul responsabilului

cu protecţia datelor personale a seminarelor de pregătire

în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal şi

participă la programe de pregătire, seminare şi conferinţe

în domeniul de referinţă;

- iniţiază convocări şi întâlniri de instruire, informare şi

diseminare a experienţei pozitive a personalului

ministerului care desfăşoară activităţi în domeniul

protecţiei datelor cu caracter personal;

- participă, prin delegare, împuternicire sau pe bază de

invitaţie, la misiuni şi activităţi cum ar fi

● simpozioane, consfătuiri, conferinţe, cursuri, instruiri

şi expoziţii utile în activitatea structurilor Ministerului

Administraţiei şi Internelor, organizate în ţară sau în

străinătate;

● şedinţe organizate de diferite instituţii publice, care au

ca teme de dezbatere aspecte ce vizează domeniul de

responsabilitate.

2. Responsabilităţi - aprobă planurile de muncă ale compartimentelor Oficiului

de planificare: responsabilului cu protecţia datelor personale şi documen-

tele de analiză a modului de îndeplinire a sarcinilor;

- aprobă graficul lunar cu principalele activităţi ale

Oficiului responsabilului cu protecţia datelor personale,

planul anual cu acţiunile serviciului şi planul unic anual

cu principalele activităţi;

- aprobă normele interne privind protecţia informaţiilor

clasificate, potrivit legii;

- întocmeşte programul de prevenire a scurgerii de informaţii

clasificate şi acţionează pentru punerea în aplicare a

acestuia;

- supune avizării instituţiilor abilitate programul propriu

de prevenire a scurgerii de informaţii clasificate şi

asigură aplicarea acestuia;

- elaborează şi aplică măsurile procedurale de protecţie

fizică şi de protecţie a personalului care are acces la

informaţii clasificate;

- întocmeşte ghidul pe baza căruia se va realiza încadrarea

corectă şi uniformă în nivelurile de secretizare a

informaţiilor secrete de stat, în strictă conformitate cu

legea, şi îl prezintă, spre aprobare, împuterniciţilor şi

funcţionarilor superiori abilitaţi prin lege să atribuie

nivelurile de secretizare;

- asigură aplicarea şi respectarea regulilor generale privind

evidenţa, întocmirea, păstrarea, procesarea, multiplicarea,

manipularea, transportul, transmiterea şi distrugerea

informaţiilor secrete de stat şi a interdicţiilor de

reproducere şi circulaţie, în conformitate cu actele

normative în vigoare;

- aprobă listele cu personalul verificat şi avizat pentru

lucrul cu informaţiile secrete de stat şi evidenţa

deţinătorilor de certificate de securitate şi autorizaţii

de acces şi le comunică la ORNISS şi la instituţiile

abilitate să coordoneze activitatea şi controlul măsurilor

privitoare la protecţia informaţiilor clasificate,

potrivit legii;

- asigură inventarierea anuală a documentelor clasificate şi,

pe baza acesteia, dispune măsuri în consecinţă, conform

legii;

- asigură fondurile necesare pentru implementarea măsurilor

privitoare la protecţia informaţiilor clasificate,

conform legii;

- aprobă normele interne de aplicare a măsurilor privind

protecţia informaţiilor clasificate, în toate componentele

acesteia, şi controlează modul de respectare în cadrul

unităţii;

- întocmeşte lista informaţiilor secrete de stat şi a

termenelor de menţinere în nivelurile de secretizare şi o

înaintează Direcţiei generale de informaţii şi protecţie

internă în vederea obţinerii aprobării Guvernului,

potrivit legii.

3. Responsabilităţi - prezintă secretarului general stadiul îndeplinirii

de raportare: atribuţiilor Oficiului responsabilului cu protecţia datelor

personale;

- informează Direcţia generală de informaţii şi protecţie

internă despre vulnerabilităţile şi riscurile existente în

sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate, propune

şi ia măsuri pentru înlăturarea acestora.

4. Luare a deciziilor: - organizează, coordonează, controlează, îndrumă, dă

dispoziţii şi răspunde de desfăşurarea activităţilor din

cadrul Oficiului responsabilului cu protecţia datelor

personale referitoare la domeniile din competenţa comparti-

mentelor subordonate, în strictă conformitate cu

prevederile actelor normative în vigoare;

- răspunde, în faţa ministrului administraţiei şi internelor

şi a secretarului general, de modul de îndeplinire a

atribuţiilor date în competenţă;

- organizează activităţi de pregătire specifică a persoanelor

care au acces la informaţii clasificate şi ia măsuri de

respectare strictă a prevederilor actelor normative

în domeniu.

5. Accesul la informaţii: - are acces şi participă la întocmirea de documente

clasificate, în condiţiile legii.

E. STANDARDE

DE PERFORMANŢĂ

ASOCIATE POSTULUI

1. Indicatori cantitativi: - asigură îndeplinirea tuturor atribuţiilor, sarcinilor şi

responsabilităţilor care revin postului pe care îl ocupă.

2. Indicatori calitativi: - asigurarea managementului performant al resurselor şi

activităţilor Oficiului responsabilului cu protecţia

datelor personale, conform prevederilor legale.

3. Costuri: - asigură planificarea, organizarea şi desfăşurarea activi-

tăţilor, cu respectarea şi încadrarea strictă în limitele

resurselor materiale şi financiare aprobate în acest scop.

4. Timp: - în termenele stabilite de actele normative specifice,

precum şi de ordinele/dispoziţiile primite.

5. Utilizarea resurselor: - dispune de toate mijloacele legale aflate la dispoziţie.

6. Mod de realizare: - individual şi în colaborare cu personalul Oficiului

responsabilului cu protecţia datelor personale.

Ministrul administraţiei şi internelor,

.......................................

Secretarul general,

..................

Avizat

──────

Directorul general al Direcţiei generale de informaţii

şi protecţie internă,

.............................

Titularul postului

.............................

(gradul, numele şi prenumele)

-------------

(1) Oficiul coordonează, îndrumă şi monitorizează activitatea unităţilor din aparatul central, instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.

(2) Oficiul colaborează cu Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, denumită în continuare Autoritatea naţională, cu alte autorităţi sau instituţii publice, cu organisme ale societăţii civile, precum şi cu organizaţii neguvernamentale şi experţi independenţi care desfăşoară activităţi în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.

(3) Pe plan internaţional, Oficiul stabileşte şi menţine contactele profesionale necesare îndeplinirii atribuţiilor sale cu instituţiile ce au competenţe în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal din cadrul instituţiilor Uniunii Europene şi ale statelor membre, precum şi cu ataşaţii de afaceri interne de pe teritoriul României sau din străinătate, pe domeniul de competenţă, potrivit dispoziţiilor legale în vigoare.

(1) Oficiul are competenţă generală în domeniul aplicării unitare, la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor, a măsurilor tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal în conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare, ale Legii nr. 238/2009 privind reglementarea prelucrării datelor cu caracter personal de către structurile/unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor în activităţile de prevenire, cercetare şi combatere a infracţiunilor, precum şi de menţinere şi asigurare a ordinii publice şi ale Instrucţiunilor ministrului administraţiei şi internelor nr. 27/2010 privind măsurile de natură organizatorică şi tehnică pentru asigurarea securităţii prelucrărilor de date cu caracter personal efectuate de către structurile/unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor.

(2) Personalul Oficiului are acces, în condiţiile legii, la informaţiile, documentele sau actele pe care le deţin operatorii, precum şi, în condiţiile legii, la documentele clasificate necesare clarificării situaţiei supuse monitorizării.

(3) Oficiul valorifică activităţile realizate prin rapoarte, studii, analize şi poate formula propuneri de optimizare a activităţilor de instruire, prevenire şi combatere a încălcării normelor legale în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal desfăşurate de structurile Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Oficiul constituie şi actualizează, în condiţiile legii, Registrul de evidenţă a operatorilor din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Oficiul are în structura organizatorică Compartimentul legislaţie şi proceduri şi Compartimentul consiliere operatori.

Conducerea Oficiului este exercitată de către şeful Oficiului, iar în lipsa acestuia de un ofiţer desemnat prin dispoziţie scrisă a şefului Oficiului.

(1) Întregul personal al Oficiului este subordonat direct şefului Oficiului, care este responsabil pentru întreaga activitate pe care o desfăşoară personalul din subordine.

(2) Personalul Oficiului răspunde pentru executarea sarcinilor de serviciu încredinţate, potrivit fişelor posturilor.

(3) Organigrama Oficiului este prezentată în anexa nr. 1 şi diagrama de relaţii în anexa nr. 2.

Oficiul are următoarele atribuţii principale

a) coordonează adoptarea măsurilor necesare în vederea aplicării unitare a prevederilor legale din domeniul protecţiei datelor cu caracter personal la nivelul instituţiilor şi structurilor aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor;

b) coordonează aplicarea, la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor, a măsurilor tehnice şi organizatorice adecvate pentru protecţia datelor cu caracter personal în conformitate cu prevederile Legii nr. 677/2001, cu modificările şi completările ulterioare;

c) asigură susţinerea şi promovarea intereselor Ministerului Administraţiei şi Internelor în domeniul de competenţă, în relaţia cu instituţiile Uniunii Europene şi cu cele cu atribuţii în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, potrivit dispoziţiilor legale în vigoare;

d) monitorizează, la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor, activitatea de implementare a legislaţiei Uniunii Europene în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, analizează cadrul legislativ intern existent şi iniţiază/analizează proiecte de active normative în domeniu;

e) monitorizează activitatea operatorilor şi împuterniciţilor acestora din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi a responsabililor cu protecţia datelor cu caracter personal desemnaţi;

f) iniţiază şi propune măsuri în scopul asigurării protecţiei datelor cu caracter personal la nivelul structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor, potrivit legii;

g) planifică, organizează şi efectuează misiuni de evaluare a nivelului de conformitate a măsurilor instituite la nivelul structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor privind protecţia datelor cu caracter personal, cu cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal prevăzute de lege, iar la finalizarea acestora elaborează, după caz, rapoarte, analize, sinteze şi formulează recomandări;

h) consiliază şi coordonează activităţile operatorilor din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

i) avizează procedurile privind măsurile de protecţie a persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, elaborate de către structurile/unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor, care au calitatea de operator şi monitorizează implementarea acestora;

j) asigură legătura funcţională cu Autoritatea naţională în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal şi urmăreşte implementarea deciziilor, instrucţiunilor şi recomandărilor emise de către aceasta;

k) la solicitarea Autorităţii naţionale, poate participa la efectuarea unor controale prealabile şi investigaţii în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal efectuate la operatorii ori împuterniciţii acestora din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor;

l) ţine evidenţa operatorilor din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi a sancţiunilor aplicate acestora de către Autoritatea naţională;

m) urmăreşte modul de realizare de către structurile din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor a măsurilor cuprinse în recomandările formulate de Autoritatea naţională, ca urmare a controalelor şi investigaţiilor întreprinse de aceasta;

n) participă la verificările efectuate la structurile din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, la solicitarea structurilor cu atribuţii de control din cadrul ministerului;

o) anual, prezintă conducerii Ministerului Administraţiei şi Internelor un studiu cu privire la asigurarea protecţiei datelor cu caracter personal în cadrul structurilor ministerului;

p) asigură participarea, în funcţie de problematică, pe bază de mandat avizat de structura centrală a Ministerului Administraţiei şi Internelor care coordonează domeniul afacerilor europene şi al relaţiilor internaţionale, la reuniunile comitetelor şi comisiilor constituite la nivelul instituţiilor Uniunii Europene, în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, precum şi la diverse reuniuni/seminare/conferinţe cu relevanţă în domeniu organizate pe plan internaţional şi colaborează cu structurile interesate în vederea elaborării mandatelor reprezentanţilor ministerului care participă la astfel de reuniuni;

q) colaborează cu structura centrală a Ministerului Administraţiei şi Internelor cu atribuţii în domeniul comunicaţiilor şi tehnologiei informaţiei la proiectele de realizare şi modernizare a sistemelor informatice din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, în vederea asigurării conformităţii cu cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal;

r) avizează/sprijină/coordonează, după caz, acţiunile întreprinse de unităţile din aparatul central al Ministerului Administraţiei şi Internelor, de instituţiile şi structurile aflate în subordinea/coordonarea acestuia, în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

s) cooperează cu ataşaţii de afaceri interne şi cu reprezentanţii României pe lângă instituţiile Uniunii Europene şi internaţionale pe problematica protecţiei datelor cu caracter personal, potrivit legii;

t) formulează propuneri pentru asigurarea pregătirii profesionale în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal şi participă la programe de pregătire, seminare şi conferinţe organizate de structurile Ministerului Administraţiei şi Internelor sau organizează astfel de reuniuni în domeniul de referinţă;

u) cooperează cu entităţi similare din străinătate şi, după caz, iniţiază, promovează, gestionează şi coordonează încheierea unor documente de cooperare cu acestea, conform competenţelor care îi revin, în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

v) asigură toate activităţile legate de primirea şi transmiterea corespondenţei Oficiului, procurarea şi distribuirea ştampilelor şi a sigiliilor, ţine evidenţa acestora şi răspunde de manipularea şi folosirea lor;

w) asigură executarea operaţiunilor de păstrare, clasare, arhivare şi inventariere a documentaţiei Oficiului, inclusiv a informaţiilor clasificate, în condiţiile prevăzute de lege;

x) implementează metodele, mijloacele şi măsurile necesare gestionării şi protecţiei informaţiilor în format electronic la nivelul Oficiului;

y) evaluează vulnerabilităţile şi riscurile existente în sistemul de protecţie a informaţiilor clasificate la nivelul Oficiului şi, după caz, informează conducerea ministerului şi a Direcţiei generale de informaţii şi protecţie internă, în acest sens propunând măsuri pentru înlăturarea acestora;

z) elaborează/întocmeşte, în condiţiile legii, documentele interne privind protecţia informaţiilor clasificate şi asigură funcţionarea în condiţii de securitate a sistemelor informatice;

aa) asigură păstrarea şi organizează, la nivelul Oficiului, evidenţa certificatelor de securitate şi autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate;

ab) ţine, la nivelul Oficiului, evidenţa statistică privind bunurile de comunicaţii şi informatică;

ac) asigură aprovizionarea cu materiale consumabile, imprimate tipizate, rechizite şi instrumentar, necesare desfăşurării activităţilor din cadrul Oficiului şi urmăreşte încadrarea acestora în normele legale de consum.

(1) Şeful Oficiului conduce întreaga activitate a acestuia şi îl reprezintă în relaţiile cu celelalte unităţi din aparatul central, cu instituţiile şi structurile aflate în subordinea/ coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor, cu instituţiile şi organismele din afara Ministerului Administraţiei şi Internelor, precum şi cu cele din străinătate.

(2) În baza şi în executarea actelor normative de nivel superior, a ordinelor/instrucţiunilor ministrului administraţiei şi internelor, şeful Oficiului emite recomandări şi avize în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal.

(3) În baza şi în executarea actelor normative de nivel superior, a ordinelor/instrucţiunilor ministrului administraţiei şi internelor şi a dispoziţiilor secretarilor de stat, şefilor de departament, secretarului general şi secretarilor generali adjuncţi, şeful Oficiului emite dispoziţii obligatorii pentru personalul propriu.

Planificarea, precum şi evaluarea activităţilor desfăşurate de Oficiu se realizează trimestrial.

Şeful serviciului răspunde, potrivit prevederilor fişei postului, prevăzută în anexa nr. 3, de întreaga activitate pe care o desfăşoară Oficiul.

Compartimentul legislaţie şi proceduri îndeplineşte următoarele atribuţii

a) elaborează puncte de vedere cu privire la proiecte de acte normative şi alte lucrări cu incidenţă în domeniul de activitate al Oficiului;

b) elaborează proiecte de acte normative în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

c) monitorizează elaborarea procedurilor privind măsurile de protecţie a persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către operatorii din cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, analizează conţinutul acestora şi, după caz, propune avizarea sau formulează recomandări pentru îmbunătăţirea acestora;

d) colaborează cu structurile Ministerului Administraţiei şi Internelor în vederea definitivării mandatelor reprezentanţilor ministerului care participă la grupurile de lucru/comitetele constituite la nivelul instituţiilor Uniunii Europene în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, urmărind relevanţa şi corelarea poziţiei exprimate prin mandat cu legislaţia şi procedurile naţionale în domeniul de referinţă;

e) execută activităţi de evaluare, sprijin şi îndrumare la nivelul structurilor aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor cu atribuţii în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal, monitorizând aplicarea unitară şi eficientă a dispoziţiilor legale în materie;

f) desfăşoară activităţi specifice pe linie de resurse umane pentru personalul Oficiului, sub coordonarea Direcţiei generale management resurse umane din Ministerul Administraţiei şi Internelor;

g) elaborează planurile de pregătire profesională la nivelul Oficiului şi monitorizează modul de desfăşurare a activităţilor de pregătire iniţială şi continuă;

h) elaborează, împreună cu instituţiile şi autorităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor competente, fişe de proiect propuse spre finanţare din fondurile Uniunii Europene;

i) urmăreşte, la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor, armonizarea legislaţiei, a reglementărilor şi practicilor cu acquis-ul european din domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

j) consiliază operatorii în elaborarea procedurilor privind măsurile de protecţie a persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal;

k) efectuează studii, analize comparative şi sinteze cu privire la legislaţia, jurisprudenţa şi practica internaţională referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal;

l) participă în cadrul grupurilor de lucru la elaborarea legislaţiei în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal şi evaluează respectarea/aplicarea prevederilor acestora de către structurile/unităţile Ministerului Administraţiei şi Internelor;

m) organizează şi ţine evidenţa ordinelor, instrucţiunilor şi a literaturii de specialitate ce interesează activitatea serviciului, asigură distribuirea acestora pe compartimente şi cadre, în funcţie de necesităţi.

Compartimentul consiliere operatori îndeplineşte următoarele atribuţii

a) coordonează activităţile operatorilor de date în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal şi asigură consilierea acestora;

b) evaluează stadiul îndeplinirii măsurilor necesare pentru îndeplinirea cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal de către structurile aflate în subordinea/coordonarea Ministerului Administraţiei şi Internelor;

c) planifică, organizează şi efectuează misiuni de evaluare a stadiului de conformitate a măsurilor instituite în cadrul structurilor Ministerului Administraţiei şi Internelor privind protecţia datelor cu caracter personal, cu cerinţele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal prevăzute de dispoziţiile legale în vigoare;

d) ţine evidenţa operatorilor la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor şi a sancţiunilor aplicate acestora de către Autoritatea naţională;

e) consiliază operatorii în elaborarea procedurilor privind măsurile de protecţie a persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor;

f) monitorizează implementarea măsurilor şi recomandărilor subsecvente misiunilor de evaluare efectuate;

g) asigură participarea la acţiunile desfăşurate, la nivel naţional şi internaţional, în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

h) elaborează informări către conducerea Ministerului Administraţiei şi Internelor cu privire la evoluţiile înregistrate în domeniul protecţiei datelor cu caracter personal;

i) urmăreşte modul de realizare, de către structurile Ministerului Administraţiei şi Internelor, a măsurilor dispuse de Autoritatea naţională ca urmare a controalelor şi investigaţiilor întreprinse de această instituţie;

j) redactează dispoziţia de zi pe unitate, pe care o prezintă spre aprobare şefului Oficiului;

k) primeşte, înregistrează şi prezintă conducerii Oficiului corespondenţa adresată unităţii, pe care o distribuie celor abilitaţi potrivit ordinelor rezolutive;

l) ţine evidenţa ştampilelor şi sigiliilor folosite de Oficiu şi răspunde de manipularea şi folosirea acestora;

m) întocmeşte documentele de planificare şi de evidenţă stabilite de conducerea unităţii.

Personalul Oficiului este obligat să cunoască şi să aplice întocmai prevederile prezentului regulament.

Anexele nr. 1-3 fac parte integrantă din prezentul regulament.

de organizare şi funcţionare a Oficiului responsabilului cu protecţia datelor personale

Capitolul I

Dispoziţii generale

Capitolul II

Organizarea Oficiului

Capitolul III

Atribuţiile Oficiului

Capitolul IV

Conducerea Oficiului

Capitolul V

Atribuţiile compartimentelor Oficiului

Capitolul VI

Dispoziţii finale