METODOLOGIE din 13 decembrie 2010

de monitorizare şi evaluare a documentelor de planificare strategică şi planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor

I. Introducere

Procesul de planificare strategică şi planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor se desfăşoară în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 1.807/2006 pentru aprobarea Componentei de management din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţiei publice de la nivel central, ale Hotărârii Guvernului nr. 158/2008 pentru aprobarea Componentei de programare bugetară din cadrul Metodologiei privind sistemul de planificare strategică pe termen mediu al instituţiilor administraţiei publice de la nivel central, ale Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Ordinului ministrului administraţiei şi internelor nr. 285/2009 pentru aprobarea Metodologiei de lucru privind planificarea strategică şi planificarea bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Pentru a răspunde necesităţii transformării Planului Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru perioada 2010-2013 într-un instrument real de management pentru factorii de decizie ai ministerului, menit să asigure standardul necesar de calitate a serviciilor în domeniu, în perioada ianuarie-iunie 2010 au fost elaborate şi aprobate la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor 7 planuri strategice pe fiecare sector de activitate gestionat de minister, respectiv

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Reforma administraţiei publice;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Instituţia prefectului şi servicii deconcentrate;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Comunităţi locale;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Ordine publică şi siguranţa cetăţeanului;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Schengen şi cooperare europeană;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Prevenire şi combatere corupţie, protecţie internă, control şi audit intern;

● Planul strategic pe sectorul de activitate - Suport.

Informaţiile fundamentale identificate de către structurile de specialitate prin planurile strategice sectoriale ale Ministerului Administraţiei şi Internelor au fost reunite într-o manieră integrată, de către Unitatea de politici publice, în cadrul Planului Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru perioada 2010-2013.

În vederea îmbunătăţirii calităţii serviciilor publice din domeniul de activitate al Ministerului Administraţiei şi Internelor, Unităţii de politici publice îi revine rolul de a monitoriza implementarea sarcinilor asumate prin planurile strategice sectoriale de către fiecare structură de specialitate a ministerului, de a evalua progresul şi de a raporta rezultatele constatate către conducerea Ministerului Administraţiei şi Internelor.

II. Scop

Metodologia de monitorizare şi evaluare a documentelor de planificare strategică şi planificare bugetară pe programe în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor are ca scop eficientizarea activităţilor de monitorizare şi evaluare a documentelor de planificare strategică şi bugetară, pe de o parte, şi dezvoltarea proceselor de monitorizare şi evaluare ca instrumente de management în cadrul Ministerului Administraţiei şi Internelor, pe de altă parte.

Monitorizarea şi evaluarea sunt procese conexe. Evaluarea înglobează procesele de implementare şi gestionare, precum şi constatarea rezultatelor, beneficiilor şi progreselor obţinute. Procesul de implementare şi gestionare trebuie dublat de cele de monitorizare şi raportare.

Beneficiile abordării acestor procese sunt vizibile şi cuantificabile, întrucât permit compararea a ceea ce a fost stabilit iniţial că trebuie realizat cu ce şi cum a fost realizat la termenul propus. Mai mult, se asigură astfel analizarea resurselor alocate şi utilizate prin raportare la beneficiile obţinute, identificarea dificultăţilor sau erorilor apărute în procesul de implementare, precum şi a modului de depăşire/corectare a acestora. Datele şi informaţiile obţinute sunt valoroase întrucât reprezintă suportul necesar identificării ariilor de îmbunătăţire şi prioritizării domeniilor viitoare de dezvoltare.

III. Procedura de monitorizare şi evaluare a planurilor strategice sectoriale

Unitatea de politici publice va gestiona procesul de monitorizare şi evaluare a planurilor strategice sectoriale ale Ministerului Administraţiei şi Internelor, prin parcurgerea următoarelor etape

A. Monitorizare

În cadrul acestei etape se va proceda la întocmirea rapoartelor de progres şi monitorizarea propriu-zisă a planurilor strategice sectoriale, astfel

A.1. Întocmirea rapoartelor de progres

Structurile de specialitate ale Ministerului Administraţiei şi Internelor care contribuie la îndeplinirea obiectivelor stabilite pe fiecare sector de activitate gestionat de minister sunt obligate să întocmească rapoarte de progres în care vor prezenta modul de îndeplinire a sarcinilor asumate prin planurile de acţiuni pentru implementarea planurilor strategice sectoriale elaborate la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Rapoartele de progres se întocmesc conform anexei nr. 1 la prezenta metodologie, pe baza următoarelor coordonate

- date privind activitatea structurii de specialitate (analiza mediului intern, actele normative şi documentele de politici publice iniţiate/modificate/completate);

- date privind planul de acţiuni pentru implementarea planului strategic sectorial (obiectivele atinse sau în curs de îndeplinire, activităţile desfăşurate pentru realizarea obiectivelor, indicatorii de performanţă, rezultatele preconizate şi cele obţinute pentru fiecare obiectiv specific stabilit prin planurile strategice sectoriale, termenul de realizare);

- probleme întâmpinate în procesul de implementare, propuneri de modificare/completare a informaţiilor prezentate în planul strategic sectorial şi planul de acţiuni pentru implementarea acestuia.

În plus, structurile de specialitate ai căror conducători au calitatea de ordonatori de credite, secundari sau terţiari, trebuie să întocmească semestrial raportul privind gradul de realizare a indicatorilor de performanţă şi raportul privind execuţia financiară, prin completarea modelelor de raportare prevăzute în anexelor nr. 2 şi 3 la prezenta metodologie, iar, anual, să îşi actualizeze subprogramele bugetare, conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 la prezenta metodologie.

Rapoartele de progres şi, după caz, rapoartele privind gradul de realizare a indicatorilor de performanţă şi rapoartele privind execuţia financiară se transmit Unităţii de politici publice, la solicitare, semestrial, în perioadele ianuarie-februarie şi iulie-august ale fiecărui an, începând cu anul 2011.

Subprogramele bugetare aferente anului următor raportării, actualizate, se transmit Unităţii de politici publice, la solicitare, anual, în perioada iulie-august.

A.2. Monitorizarea propriu-zisă

Datele furnizate de către fiecare structură de specialitate prin intermediul rapoartelor de progres se colectează de către Unitatea de politici publice, care va întocmi, semestrial, în lunile martie şi septembrie ale fiecărui an, începând cu anul 2011, rapoarte de monitorizare ale fiecărui plan strategic sectorial, utilizând instrumentul de monitorizare integrată prevăzut în anexa nr. 5 la prezenta metodologie.

Monitorizarea propriu-zisă se realizează prin înregistrarea rezultatelor concrete obţinute în activitatea fiecărei structuri de specialitate a Ministerului Administraţiei şi Internelor. În acest sens, rezultatele monitorizării vor consta în identificarea stadiului îndeplinirii obiectivelor, rezultatelor fiecărei activităţi măsurate cu ajutorul indicatorilor de performanţă stabiliţi şi descrişi în planul de acţiuni pentru implementarea fiecărui plan strategic sectorial, compararea rezultatelor obţinute cu estimările făcute de fiecare structură în parte, precum şi încadrarea în termenele stabilite.

Pe baza subprogramelor bugetare actualizate de fiecare structură de specialitate al cărei conducător are calitatea de ordonator de credite, secundar sau terţiar, în luna septembrie a fiecărui an, începând cu anul 2011, Unitatea de politici publice va actualiza programele bugetare aprobate prin Planul Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru perioada 2010-2013.

B. Evaluare

Scopul procesului de evaluare este ca pe fiecare sector de activitate al Ministerului Administraţiei şi Internelor, cel puţin la anumite momente în timp, să fie cunoscute rezultatele obţinute şi modul în care acestea au fost obţinute, pentru a înţelege cum se poate eficientiza activitatea pe aceste sectoare, astfel încât serviciile în domeniu să fie îmbunătăţite.

Informaţiile rezultate din monitorizare se analizează de către Unitatea de politici publice, care va întocmi rapoarte de evaluare pentru fiecare sector de activitate gestionat de Ministerul Administraţiei şi Internelor.

Rapoartele de evaluare trebuie să reflecte în ce măsură activităţile stabilite prin fiecare plan strategic sectorial îşi ating obiectivele specifice, dacă s-a reuşit atingerea obiectivelor generale şi dacă managementul intervenţiei poate fi îmbunătăţit (în cazul evaluării intermediare) sau să stabilească ce a fost realizat, ce diferenţe au produs activităţile realizate şi cum pot fi acestea îmbunătăţite în viitor (în cazul evaluării ex-post).

Rapoartele de evaluare trebuie să evidenţieze progresul înregistrat în îndeplinirea obiectivelor stabilite pe fiecare sector de activitate în parte şi, după caz, motivele îndeplinirii parţiale sau neîndeplinirii obiectivelor, respectiv să cuprindă concluzii şi recomandări privind posibile măsuri de îmbunătăţire a procesului de implementare (propuneri de îmbunătăţire/revizuire a obiectivelor propuse, propuneri de soluţii pentru remedierea situaţiilor constatate, măsuri de corecţie astfel încât evoluţia indicatorilor să fie cea scontată).

Rapoartele de evaluare se întocmesc anual, în perioada octombrie-noiembrie a fiecărui an, începând cu anul 2011.

C. Raportare

Rezultatele procesului de monitorizare şi evaluare se prezintă de către Unitatea de politici publice fiecărui factor de decizie pentru sectorul de activitate pe care îl coordonează, care va decide cu privire la implementarea recomandărilor propuse prin rapoartele de evaluare. Conform dispoziţiilor secretarilor de stat, respectiv secretarului general, Unitatea de politici publice va efectua, în perioada decembrie-ianuarie, eventualele ajustări/actualizări ale planurilor strategice sectoriale elaborate la nivelul Ministerului Administraţiei şi Internelor.

Pe baza rapoartelor de monitorizare şi evaluare întocmite pentru fiecare plan strategic sectorial, anual, în perioada noiembrie-decembrie, începând cu anul 2011, se va întocmi raportul de monitorizare şi evaluare a Planului Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor pentru anul 2010-2013, care va fi prezentat de către Unitatea de politici publice ministrului administraţiei şi internelor.

Planul Strategic al Ministerului Administraţiei şi Internelor se actualizează anual, în perioada ianuarie-februarie, pe baza modificărilor survenite în cadrul planurilor strategice sectoriale.

Anexa 1

la metodologie

RAPORT DE PROGRES

Semestrul ........ anul ........

A. Date privind activitatea structurii de specialitate

- Analiza mediului intern

- Acte normative iniţiate/modificate/completate

- Documente de politici publice iniţiate/modificate/completate

B. Date privind planul de acţiuni pentru implementarea planului strategic sectorial

OBIECTIVE GENERALE OBIECTIVE SPECIFICE ACTIVITĂŢI INDICATORI DE PERFORMANŢĂ REZULTATE TERMEN

Rezultat estimat Rezultat intermediar*) Rezultat final Termen propus Termen final

Introducerea obiectivelor generale ale sectorului de activitate Introducerea obiectivelor specifice ale structurii de specialitate Introducerea activităţilor specifice fiecărei structuri de specialitate Introducerea indicatorilor stabiliţi de fiecare structură de specialitate Introducerea rezultatelor estimate prin intermediul indicatorilor de performanţă stabiliţi Introducerea rezultatelor parţiale obţinute (semestrial) Introducerea rezultatelor finale înregistrate Data propusă pentru realizarea activităţii Data la care activitatea a fost realizată

----------

Notă *) Se va completa în cazul în care activitatea este complexă şi se derulează pe o perioadă mai mare de timp.

C. Probleme întâmpinate în procesul de implementare

D. Propuneri de modificare/completare a informaţiilor prezentate în planul strategic sectorial şi planul de acţiuni pentru implementarea acestuia

Anexa 2

la metodologie

RAPORT

privind gradul de realizare a indicatorilor de performanţă

*Font 9*

Indicatori de performanţă Valoarea realizată în anul anterior raportării Valoarea-ţintă pentru anul raportării Valoarea realizată în anul raportării (semestrul I)

Introducerea indicatorilor de perfor- manţă specificaţi în subprogramul bugetar Introducerea valorii indicatorilor realizată la data de 31 decembrie Introducerea valorii indicatorilor previzionată în subprogramul bugetar Introducerea valorii indicatorilor realizată la data de 30 iunie

Anexa 3

la metodologie

RAPORT

privind execuţia financiară

Sursa de finanţare

Cod: 01 Denumire: Bugetul de stat

Tip Denumire Cod Realizat (anul anterior raportării) Aprobat (anul raportării) Realizat (anul raportării)

50 Cheltuieli totale 50.01

Ordine şi siguranţă naţională 61.01

10 Cheltuieli de personal 61.01.10

.... ..... ..... ..... ....... .....

Sursa de finanţare

Cod: 06 Denumire: Credite externe

Tip Denumire Cod Realizat (anul anterior raportării) Aprobat (anul raportării) Realizat (anul raportării)

50 Cheltuieli totale 50.06

Ordine şi siguranţă naţională 61.06

20 Bunuri şi servicii 61.06.20

.... ............... ....... ......... ........ ............

Sursa de finanţare

Cod: 08 Denumire: Fonduri externe nerambursabile

Tip Denumire Cod Realizat (anul anterior raportării) Aprobat (anul raportării) Realizat (anul raportării)

50 Cheltuieli totale 50.08

Ordine şi siguranţă naţională 61.08

10 Cheltuieli de personal 61.08.10

.... ..... ..... ..... ....... .....

Sursa de finanţare

Cod: 10 Denumire: Venituri proprii

Tip Denumire Cod Realizat (anul anterior raportării) Aprobat (anul raportării) Realizat (anul raportării)

50 Cheltuieli totale 50.10

Învăţământ 65.10

10 Cheltuieli de personal 65.10.10

.... ..... ..... ..... ....... .....

Anexa 4

la metodologie

FIŞA SUBPROGRAMULUI BUGETAR

1. Prezentarea subprogramului bugetar

DENUMIREA SUBPROGRAMULUI

DESCRIEREA SUCCINTĂ A SUBPROGRAMULUI

DIRECTOR SUBPROGRAM

OBIECTIVELE SUBPROGRAMULUI (OBIECTIVELE SPECIFICE ALE STRUCTURII DE SPECIALITATE)

DATA DE ÎNCEPERE

DATA DE ÎNCHIDERE

2. Fişă indicatori subprogram bugetar

Rezultatul acţiunii nr. 1 Titlu

Modalitatea de calcul Indicatori de performanţă

2010 2011 2012 2013

Informaţii despre indicator

Titlul indicatorului

Frecvenţa măsurării (într-o perioadă de timp dată)

Sursa informaţiilor

Mecanismul de colectare a datelor

Ultimul rezultat cunoscut: An: Valoare

Tendinţa prognozată a evoluţiei (crescătoare/descrescătoare)

Rezultatul acţiunii nr. 2 Titlu

Modalitatea de calcul Indicatori de performanţă

2010 2011 2012 2013

Informaţii despre indicator

Titlul indicatorului

Frecvenţa măsurării (într-o perioadă de timp dată)

Sursa informaţiilor

Mecanismul de colectare a datelor

Ultimul rezultat cunoscut: An: Valoare

Tendinţa prognozată a evoluţiei (crescătoare/descrescătoare)

Rezultatul acţiunii nr. 3 Titlu

Modalitatea de calcul Indicatori de performanţă

2010 2011 2012 2013

Informaţii despre indicator

Titlul indicatorului

Frecvenţa măsurării (într-o perioadă de timp dată)

Sursa informaţiilor

Mecanismul de colectare a datelor

Ultimul rezultat cunoscut: An: Valoare

Tendinţa prognozată a evoluţiei (crescătoare/descrescătoare)

3. Finanţarea subprogramului bugetar

Sursa de finanţare

Cod: 01 Denumire: Bugetul de stat

- mii lei -

Tip Denumire Cod Execuţie (n-1) 2009 Aprobat (n) 2010 Proiect (n+1) 2011 Estimări (n+2) 2012 Estimări (n+3) 2013

50 Cheltuieli totale 50.01

Ordine publică şi siguranţă naţională 61.01

10 Cheltuieli de personal 61.01.10

20 Bunuri şi servicii 61.01.20

... .................... ...... ...... ..... ..... ...... ......

Sursa de finanţare

Cod: 06 Denumire: Credite externe

- mii lei -

Tip Denumire Cod Execuţie (n-1) 2009 Aprobat (n) 2010 Proiect (n+1) 2011 Estimări (n+2) 2012 Estimări (n+3) 2013

50 Cheltuieli totale 50.06

Ordine publică şi siguranţă naţională 61.06

20 Bunuri şi servicii 61.06.20

... .................... ...... ...... ..... ..... ...... ......

Sursa de finanţare

Cod: 08 Denumire: Fonduri externe nerambursabile

- mii lei -

Tip Denumire Cod Execuţie (n-1) 2009 Aprobat (n) 2010 Proiect (n+1) 2011 Estimări (n+2) 2012 Estimări (n+3) 2013

50 Cheltuieli totale 50.08

Ordine publică şi siguranţă naţională 61.08

10 Cheltuieli de personal 61.08.10

... .................... ...... ...... ..... ..... ...... ......

Sursa de finanţare

Cod: 10 Denumire: Venituri proprii

- mii lei -

Tip Denumire Cod Execuţie (n-1) 2009 Aprobat (n) 2010 Proiect (n+1) 2011 Estimări (n+2) 2012 Estimări (n+3) 2013

50 Cheltuieli totale 50.10

Învăţământ 65.10

10 Cheltuieli de personal 65.10.10

... .................... ...... ...... ..... ..... ...... ......

NOTĂ

Instrucţiuni de completare fişă indicatori subprogram bugetar

Rezultatul acţiunii nr. Rezultatele acţiunii (outputs) vor deriva din obiectivele specifice ale subprogramului. Acestea vor fi în număr de maximum 3.

Titlul rezultatului acţiunii Definiţia rezultatului acţiunii*1) (maximum o frază).

Modalitatea de calcul Se va calcula indicatorul pornind de la informaţiile de bază. Dacă este o proporţie, aceasta se va calcula separând împărţitul de împărţitor.

Indicatorii de performanţă Număr prevăzut care arată nivelul de atingere a rezultatului acţiunii sau politicii (exprimat în cifre absolute sau procente) în ani diferiţi. Începând cu al treilea an, predicţia indicatorului de performanţă poate fi crescătoare sau descrescătoare, evitându-se astfel o prognoză imprecisă.

Titlul indicatorului Descrierea concisă a indicatorului.

Frecvenţa măsurării (într-o perioadă de timp dată) Perioada de timp în care este definit indicatorul. Rezultatele acţiunii se vor măsura anual.

Sursa informaţiilor Se va preciza numele exact al instituţiei care este responsabilă cu strângerea datelor pentru indicatorii de performanţă. Dacă pentru măsurarea indicatorului este necesar un studiu (de exemplu un sondaj de opinie publică), instituţia care va elabora sau va comanda studiul respectiv trebuie şi ea menţionată în această secţiune.

Mecanismul de colectare a datelor Se menţionează metoda de cercetare calitativă sau cantitativă utilizată în strângerea datelor. Se va preciza dacă este vorba despre un sistem intraministerial de colectare şi monitorizare a datelor.

Ultimul rezultat cunoscut Anul şi valoarea indicatorului la ultima colectare.

Tendinţa prognozată a evoluţiei (crescătoare/descrescătoare) Se va preciza tendinţa posibilă pentru indicatorii de performanţă (creştere, respectiv descreştere a valorii acestora).

-----------

*1) Rezultatele acţiunilor sunt servicii sau produse furnizate de o instituţie în funcţie de scopul propus şi pentru care instituţia este pe deplin responsabilă. Rezultatele acţiunilor trebuie să fie măsurabile şi bazate pe surse de date fiabile.

Anexa 5

la metodologie

INSTRUMENT DE MONITORIZARE INTEGRATĂ

Obiective generale Obiective specifice Activităţi Indicatori de performanţă Rezultate Termen Responsabili

Rezultat estimat Rezultat intermediar*) Rezultat final înregistrat Termen propus Termen final

Obiectivele majore stabilite pe fiecare sector de activitate gestionat de minister Obiectivele urmărite de structurile de specialitate din respectivul sector de activitate, care conduc la îndeplinirea obiectivelor generale Modalităţile concrete prin care se acţionează în vederea atingerii obiectivelor specifice stabilite Instrumentul de măsurare a performanţei activităţilor întreprinse de fiecare structură de specialitate Rezultatele estimate pentru fiecare dintre activităţi Rezultatele parţiale obţinute pentru fiecare dintre activităţi Rezultatele finale înregistrate pentru fiecare dintre activităţi Data propusă pentru realizarea activităţii Data la care activitatea a fost realizată Structurile responsabile cu îndeplinirea activităţilor stabilite

NOTĂ

Aceste coloane vor fi completate cu datele furnizate de fiecare structură de specialitate prin intermediul rapoartelor semestriale de progres.

----------

Notă *) Numărul de coloane asociate rezultatului intermediar variază în funcţie de complexitatea şi perioada de desfăşurare a activităţii propuse.

------