Determina a estrutura nuclear da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças e estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares

Portaria n.º 112/2012

de 27 de abril

O Decreto Regulamentar n.º 37/2012, de 10 de abril, definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças. Importa agora, no desenvolvimento daquele decreto regulamentar, determinar a estrutura nuclear e estabelecer o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares.

Assim

Ao abrigo dos n.os 4 e 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, manda o Governo, pelo Ministro de Estado e das Finanças, o seguinte

Estrutura nuclear da Secretaria-Geral

1 - A Secretaria-Geral do MF (SGMF) estrutura-se nas seguintes unidades orgânicas nucleares

a) Direção de Serviços de Inovação e Qualidade;

b) [Revogado];

c) Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso;

d) [Revogado];

e) Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas;

f) Unidade Ministerial de Compras.

g) Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental;

h) Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno.

2 - As unidades referidas no número anterior são dirigidas por diretores de serviços, cargos de direção intermédia de 1.º grau.

Direção de Serviços de Inovação e Qualidade

À Direção de Serviços de Inovação e Qualidade, abreviadamente designada por DSIQ, compete

a) Estudar, propor e coordenar a implementação de medidas de inovação e qualidade, bem como de métricas que permitam o seu controlo e gestão;

b) Preparar a elaboração dos instrumentos de apoio à implementação do ciclo anual de gestão, nomeadamente o plano e relatório anual de atividades da SG;

c) Assegurar as atividades relativas ao sistema de avaliação da SGMF, em articulação com o GPEARI;

d) Articular com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., e com o CEGER, a realização de projetos nas áreas de responsabilidade da SGMF e assegurar a gestão da rede local e dos recursos tecnológicos que lhe estejam afetos;

e) Assegurar o apoio aos gabinetes dos membros do Governo e às demais unidades da Secretaria-Geral na gestão e operacionalização dos recursos informáticos que lhes estejam afetos;

f) Assegurar o estudo e implantação de aplicações e a adoção de soluções informáticas, garantindo a sua compatibilidade e eficiência;

g) Gerir a exploração dos serviços de Internet, intranet e extranet;

h) Estudar e apresentar medidas de simplificação e racionalização dos processos, procedimentos e circuitos administrativos, fomentando, nomeadamente, o recurso às tecnologias de informação e comunicações, com vista a uma maior eficácia na prestação de serviços;

i) Propor, desenvolver e coordenar a formação e aperfeiçoamento profissional dos recursos humanos da Secretaria-Geral;

j) Identificar as necessidades de formação e aperfeiçoamento profissional e elaborar o programa anual de formação, numa perspetiva integrada, com vista ao enquadramento e desenvolvimento dos recursos humanos, bem como o respetivo relatório anual.

Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros

1 - Compete à Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros, abreviadamente designada por DSGRHF, em matéria de recursos humanos

a) Promover a aplicação das medidas de política de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos do Ministério na respetiva implementação;

b) Emitir pareceres em matéria de recursos humanos e criação ou alteração de mapas de pessoal;

c) Programar e acompanhar as ações de recrutamento, seleção e acolhimento de pessoal;

d) Assegurar o processamento das remunerações e outros abonos do pessoal dos gabinetes dos membros do Governo, dos trabalhadores da Secretaria-Geral, bem como dos órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho a que preste apoio;

e) Promover e organizar o processo de aplicação do SIADAP no âmbito da Secretaria-Geral e assegurar a elaboração do relatório síntese da aplicação do sistema de avaliação ao nível do Ministério;

f) Elaborar o balanço social da Secretaria-Geral e o balanço social consolidado do Ministério.

2 - Compete à DSGRHF em matéria de recursos financeiros

a) Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da Secretaria-Geral bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;

b) Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão e com as disposições legais aplicáveis;

c) Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela Secretaria-Geral, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos;

d) Organizar a conta anual de gerência da Secretaria-Geral e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

e) Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;

f) Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no País e no estrangeiro;

g) Pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;

h) Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, nos termos legais;

i) Elaborar relatórios financeiros e preparar a prestação anual de contas.

3 - Compete à DSGRHF em matéria de receção e expedição de correspondência

a) Assegurar a receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na Secretaria-Geral;

b) Assegurar o serviço de expedição da correspondência da Secretaria-Geral e dos serviços, comissões e grupos de trabalho aos quais preste apoio.

Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso

À Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso, abreviadamente designada por DSAJC, compete

a) Prestar apoio jurídico e contencioso a todos os organismos do MF;

b) Elaborar estudos, pareceres e informações de caráter jurídico;

c) Elaborar os projetos de resposta nos recursos contenciosos;

d) Intervir nos recursos e demais processos de contencioso administrativo, acompanhando a respetiva tramitação;

e) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de diplomas legais, produzindo, quando tal lhe seja determinado, os prévios estudos jurídicos;

f) Emitir, quando tal lhe seja determinado, parecer que habilite os membros do Governo a proferir decisão em processos disciplinares;

g) Intervir, quando tal lhe seja determinado, em quaisquer processos de sindicância, inquéritos ou disciplinares;

h) Propor a difusão pelos serviços do Ministério das decisões proferidas pelos tribunais administrativos nos processos que acompanhem e que revelem interesse direto para o Ministério;

i) Analisar e instruir os processos resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei.

Direção de Serviços de Arquivos e Documentação

À Direção de Serviços de Arquivos e Documentação, abreviadamente designada por DSAD, compete

1 - Em matéria de documentação e biblioteca

a) Organizar e gerir a Biblioteca Central do Ministério;

b) Assegurar a coordenação do Catálogo Central, base de dados bibliográfica das bibliotecas e centros de documentação do Ministério;

c) Garantir a manutenção das bases de dados sob a sua direta responsabilidade, em particular a base de dados de recortes de imprensa;

d) Integrar fundos documentais e bases de dados de organismos do Ministério que tenham sido ou venham a ser extintos;

e) Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos organismos do Ministério no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos nacionais e internacionais;

f) Divulgar a informação produzida pelos Serviços do Ministério, através da Biblioteca Digital;

g) Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e difusão da informação existente nos fundos documentais à sua guarda;

h) Proceder à integração de exemplares de todas as publicações editadas pelos Serviços do Ministério que não disponham de bibliotecas próprias;

i) Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental através de exposições, colóquios e outras atividades.

2 - Em matéria de arquivos

a) Gerir o Arquivo Contemporâneo do Ministério, assegurando, designadamente

i) A recolha, conservação, tratamento e disponibilização da informação considerada de conservação permanente produzida pelos serviços dependentes do MF;

ii) A recolha, organização e elaboração de instrumentos de descrição e recuperação da informação dos fundos documentais provenientes de organismos extintos que fiquem à sua guarda;

iii) A promoção e realização da transferência de suportes de informação em ordem à salvaguarda da documentação de valor permanente;

iv) A orientação dos utilizadores, tanto internos como externos, fornecendo-lhes informação sobre a documentação existente e disponível no arquivo;

b) Prestar apoio e orientar tecnicamente, de acordo com as normas nacionais e internacionais, os arquivos dos gabinetes dos membros do Governo e dos serviços do Ministério, com vista a uniformizar procedimentos que garantam a integridade e o acesso à informação;

c) Organizar o sistema de arquivo geral da Secretaria-Geral de forma a proporcionar um meio rápido e eficiente de recuperação da informação;

d) Elaborar e atualizar as tabelas gerais de avaliação, seleção e eliminação de documentos;

e) Organizar e manter o arquivo histórico de acordo com as regras arquivísticas nacionais e internacionais.

Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas

À Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas, abreviadamente designada por DSIRP, compete

a) Recolher, analisar e difundir a informação noticiosa escrita portuguesa e estrangeira sobre matérias de interesse para o Ministério;

b) Assegurar a organização dos atos sociais dos membros do Governo e superintender em todos os assuntos protocolares no âmbito do Ministério;

c) Assegurar, no âmbito das suas atribuições, os contactos com entidades nacionais e estrangeiras ou de organizações internacionais, bem como o seu acompanhamento;

d) Preparar e organizar, quer a estada de personalidades ou missões estrangeiras em visita ao País quer a estada de delegações portuguesas no estrangeiro;

e) Prestar apoio aos órgãos de comunicação social, promovendo a eficiência e oportunidade das relações e coordenando as ações sectoriais dos diversos serviços do Ministério nesse âmbito, nos termos que lhe forem superiormente determinados;

f) Participar na divulgação das atividades dos serviços do Ministério;

g) Organizar e assegurar o serviço de receção e atendimento do público no edifício sede do Ministério;

h) Assegurar o serviço de receção dos gabinetes dos membros do Governo;

i) Atender sugestões, iniciativas e reclamações do público, prestando os necessários esclarecimentos ou promovendo o respetivo encaminhamento para os serviços e organismos responsáveis.

Unidade Ministerial de Compras

À Unidade Ministerial de Compras, abreviadamente designada por UMC, compete

a) Promover a centralização, ao nível ministerial, da celebração de contratos públicos, no âmbito dos acordos quadro celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;

b) Promover a centralização, ao nível ministerial, da negociação e celebração de acordos quadro ou outros contratos públicos em matérias não centralizadas pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;

c) Assegurar as funções de interlocutor entre os serviços do Ministério e a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P., no âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas;

d) Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos termos definidos pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.;

e) Monitorizar os consumos e supervisionar a aplicação das condições negociadas, em articulação com as entidades compradoras;

f) Supervisionar a execução orçamental de compras, nomeadamente com vista a assegurar que as reduções de custos unitários se traduzam em poupança efetiva.

Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental

À Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental, abreviadamente designada por DSCGO, compete

a) Apresentar mensalmente a projeção de despesa para o conjunto do programa, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos;

b) Analisar os desvios de execução orçamental, os respetivos riscos para o conjunto do ano, elaborando para o efeito um relatório mensal de análise do programa, nos termos definidos pela Direção-Geral do Orçamento;

c) Definir os indicadores de economia, eficiência e eficácia do programa, nomeadamente os respetivos objetivos e metas;

d) Avaliar o grau de realização dos objetivos do programa, incluindo as respetivas medidas de política, atividades e projetos, bem como produzir os relatórios de acompanhamento e controlo da execução financeira e material;

e) Propor as alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do programa orçamental, tendo em conta as competências definidas na lei;

f) Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrições de projetos;

g) Elaborar, tendo em consideração o plano de atividades anual, as propostas de orçamento dos Gabinetes dos membros do Governo que integram o Ministério, da SGMF bem como dos serviços, comissões e grupos de trabalho a que presta apoio;

h) Assegurar a execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, garantindo todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com princípios de boa gestão, em conformidade com as disposições legais aplicáveis;

i) Instruir os processos relativos a despesas resultantes dos orçamentos geridos pela SGMF, informar quanto à sua legalidade e cabimento e efetuar processamentos, liquidações e pagamentos;

j) Organizar a conta anual de gerência da SGMF e das demais estruturas a que presta apoio, bem como preparar os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

k) Proceder à análise permanente da evolução da execução dos orçamentos sob a sua responsabilidade, prestando informações periódicas que permitam o seu controlo;

l) Elaborar todos os processos relativos a missões e deslocações no país e no estrangeiro;

m) Pagar as despesas resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei;

n) Assegurar a transferência de verbas para pagamento de despesas decorrentes de acidentes de trabalho e doenças profissionais, nos termos legais;

o) Elaborar relatórios financeiros da SGMF e da Ação Governativa e preparar a prestação anual de contas.

Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno

À Direção de Serviços de Auditoria e Controlo Interno, abreviadamente designada por DSACI, compete

a) Propor anualmente um plano de atividades de auditoria e controlo interno na SGMF, que, em função dos fins a alcançar e da avaliação do risco, possa incidir na atividade de qualquer unidade orgânica da SGMF;

b) Realizar ações de auditoria e controlo nos domínios operacional, contabilístico, financeiro, patrimonial, informático e de recursos humanos, visando, em conjunto com as demais unidades orgânicas, promover uma cultura rigor, segurança e qualidade, de acordo com a especificidade das áreas de atividade prosseguidas;

c) Elaborar um relatório sobre cada auditoria ou verificação realizadas, apresentando recomendações para a correção de procedimentos considerados incorretos, ineficazes ou ilegais, tendo em vista a melhoria do funcionamento dos serviços;

d) Acompanhar a implementação das recomendações apresentadas;

e) Analisar a salvaguarda dos ativos, desde o seu registo contabilístico até à verificação física;

f) Analisar o processo de utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

g) Verificar o nível de cumprimento, por parte de toda a estrutura orgânica, das diretrizes emanadas pela direção da SGMF e avaliar sobre a sua compreensibilidade e adequação aos objetivos de economia, eficiência e eficácia;

h) Examinar e apreciar a razoabilidade, suficiência, fiabilidade e aplicação dos controlos contabilísticos, financeiros e operacionais com vista à promoção de um controlo interno eficaz;

i) Avaliar o nível de confiança, exatidão e integridade dos registos contabilísticos e aferir a fiabilidade da informação financeira produzida e dos instrumentos de gestão;

j) Analisar a fiabilidade, adequação e eficácia dos sistemas de informação organizacional com vista à identificação das áreas de risco e apresentação de recomendações que melhorem o funcionamento destes sistemas;

k) Acompanhar as auditorias realizadas à SGMF por entidades externas;

l) Emitir parecer sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência dos serviços e a modernização do seu funcionamento, quando tal lhe for determinado pela Direção;

m) Desenvolver ações de sensibilização junto das várias unidades orgânicas e das demais estruturas a que a SGMF presta apoio no sentido da promoção do maior aperfeiçoamento dos procedimentos adotados;

n) Apoiar na elaboração do plano de prevenção de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas e monitorizar a sua execução, contribuindo para a elaboração dos relatórios periódicos da sua implementação;

o) Fomentar e monitorizar a implementação das medidas de Simplificação e Modernização Administrativa;

p) Elaborar um relatório anual da atividade desenvolvida.

Unidades orgânicas flexíveis

O número máximo de unidades orgânicas flexíveis da SGMF é fixado em quatro.

Entrada em vigor

A presente portaria entra em vigor no 1.º dia do mês seguinte ao da sua publicação.

O Ministro de Estado e das Finanças, Vítor Louçã Rabaça Gaspar, em 16 de abril de 2012.