Portaria n.º 437/72

Portaria n.º 437/72

de 7 de Agosto

Ao abrigo do disposto no artigo 18.º do Decreto-Lei n.º 42840, de 10 de Fevereiro de 1960, com a redacção que lhe foi dada pelo Decreto-Lei n.º 538/71, de 4 de Dezembro;

Tendo em conta o disposto no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Marinha, aprovar e pôr em execução o seguinte

Regulamento do Arquivo Geral da Marinha

O Arquivo Geral da Marinha (A. G. M.), criado pelo Decreto-Lei n.º 42840, de 10 de Fevereiro de 1960, alterado pelo Decreto-Lei n.º 538/71, de 4 de Dezembro, é um organismo que funciona na dependência directa do Ministro da Marinha, destinado a

a) Guardar e conservar todos os arquivos das unidades e serviços do Ministério da Marinha ali depositados;

b) Colaborar na difusão da história da Marinha portuguesa, publicar trabalhos de reconhecido mérito sobre o assunto, incluindo índices e inventários, quer da documentação do Arquivo, quer da referente à Marinha existente noutros arquivos.

O Arquivo Geral da Marinha compreende

a) Director;

b) Subdirector;

c) Arquivo Central;

d) Arquivo Histórico;

e) Biblioteca;

f) Gabinete de Microfilmagem;

g) Secretaria;

h) Oficina de Encadernação.

1. Ao director do Arquivo Geral da Marinha compete, de uma maneira geral

a) Dirigir e fiscalizar todas as actividades do Arquivo;

b) Corresponder-se directamente com as unidades e serviços do Ministério da Marinha, bem como com outros organismos e entidades, designadamente bibliotecas e arquivos nacionais ou estrangeiros;

c) Informar, conceder licenças e exercer competência disciplinar, em relação ao pessoal do Arquivo, nos termos da legislação em vigor;

d) Elaborar o relatório anual.

2. O director é um oficial general ou superior da reserva da Armada.

1. Ao subdirector compete, de uma maneira geral

a) Auxiliar o director no desempenho das suas funções, de acordo com a orientação que nesse sentido lhe for dada;

b) Orientar e fiscalizar o funcionamento do Gabinete de Microfilmagem, da Secretaria e da Oficina de Encadernação;

c) Desempenhar as atribuições que nas unidades competem aos oficiais imediatos.

2. O subdirector é um oficial superior da Armada.

1. Ao Arquivo Central compete guardar e conservar toda a documentação imediatamente necessária às unidades e serviços do Ministério da Marinha que estes ali depositem, dispondo-a de modo a satisfazer ràpidamente as suas requisições e a facilitar a futura passagem ao Arquivo Histórico dos documentos que interessa conservar e a promover a inutilização, passado o período de interesse administrativo, dos que não tiverem importância histórica.

2. O Arquivo Central é chefiado por um oficial da Armada ou por um funcionário civil do quadro do pessoal civil do Ministério da Marinha (Q. P. C. M. M.).

Como regra geral em relação a cada unidade ou serviço do Ministério da Marinha, a entrega de documentação no A. G. M. efectua-se

a) De cinco em cinco anos; ou

b) Quando a unidade for abatida ou quando o serviço extinto ou profundamente reorganizado.

1. Na entrega ao A. G. M. da documentação das unidades e serviços do Ministério da Marinha devem ser seguidas as normas seguintes

a) A documentação deve ser ordenada por assuntos e datas e encadernada ou arrumada em pastas-arquivos;

b) Desde que o número de documentos o justifique, cada volume ou pasta-arquivo deve corresponder a um ano;

c) Apenas serão entregues documentos considerados como desnecessários e com mais de cinco anos;

d) A documentação é acompanhada por guia de remessa em triplicado, sendo os livros, álbuns, fotografias e desenhos identificados unitàriamente.

2. No continente, as unidades e serviços devem prèviamente acordar com a direcção do Arquivo a data mais conveniente para a entrega da documentação.

3. Fora do continente, as unidades e serviços devem informar o Arquivo, por mensagem, da remessa da documentação.

1. Decorridos dez anos sobre a data da incorporação dos documentos no Arquivo Central, estes poderão ser

a) Inutilizados, desde que se verifique que não possuem interesse histórico ou administrativo;

b) Transferidos para o Arquivo Histórico, desde que tenham valor histórico e não ofereçam interesse administrativo;

c) Microfilmados;

d) Mantidos em arquivo, enquanto não for julgado possível ou conveniente adoptar qualquer dos procedimentos referidos nas alíneas anteriores.

2. Os originais dos documentos microfilmados são inutilizados, a menos que a sua conservação se imponha por interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo, quando assim suceder, ser transferidos para o Arquivo Histórico.

3. A inutilização de documentos é da responsabilidade

a) Do director do Arquivo Central, no que respeita completa eliminação de documentos classificados;

b) Do director do Arquivo Histórico, no que se refere ao reconhecimento de falta de interesse histórico.

4. Sempre que o director do Arquivo Histórico tenha dúvidas sobre o interesse histórico dos documentos deverá consultar o director do A. G. M., o qual, quando o julgar conveniente, poderá ouvir o Centro de Estudos da Marinha.

5. Para a destruição da documentação poderá o director do A. G. M. requisitar a colaboração do pessoal da unidade ou serviço a que a mesma respeita.

1. Ao Arquivo Histórico compete guardar, conservar e valorizar toda a documentação sem imediato interesse administrativo que possa ser utilizável como fonte de estudos históricos, sendo constituído

a) Por todos os documentos manuscritos que interessem à história da Marinha existentes nos arquivos ou museus dependentes do Ministério da Marinha;

b) Por documentos de natureza idêntica obtidos por oferta ou compra ou de que se tenham obtido cópias;

c) Pelos documentos provenientes do Arquivo Central;

d) Pela cartografia portuguesa (mapas e cartas, plantas, roteiros e guias) no seu ramo marítimo;

e) Pelos livros e publicações de carácter histórico naval.

2. No que se refere aos documentos de que trata a alínea e) do número anterior apenas devem ser mantidos no Arquivo os que não interessem à Biblioteca Central da Marinha ou à Biblioteca do A. G. M.

3. O Arquivo Histórico é dirigido por um oficial da Armada ou por um bibliotecário-arquivista do Q. P. C. M. M.

Como regra geral, e tendo em conta o disposto no artigo 8.º, a transferência dos documentos do Arquivo Central para o Arquivo Histórico efectua-se

a) Quando se trate de originais de documentos microfilmados a que for reconhecido interesse histórico, após a microfilmagem;

b) Quando se trate de documentos que não foram microfilmados e a que for reconhecido valor histórico, logo que deixem de oferecer interesse administrativo.

1. A Biblioteca é constituída por obras de que o Arquivo necessite para o desempenho das suas funções e pelas que respeitem legislação naval portuguesa.

2. Na Biblioteca serão conservadas, devidamente, as gravuras pertencentes à extinta Imprensa da Armada.

3. Compete à Biblioteca distribuir as publicações da Armada que forem designadas por despacho do Ministro da Marinha.

4. A Biblioteca é dirigida por um oficial da Armada ou funcionário civil do Q. P. C. M. M., na directa dependência do director do Arquivo Histórico.

1. No âmbito do Arquivo Histórico e da Biblioteca funciona uma sala de leitura pública, sob a fiscalização de um oficial da Armada ou funcionário civil do Q. P. C. M. M.

2. O horário de funcionamento da sala de leitura é estabelecido por despacho do Ministro da Marinha, mediante proposta do director do A. G. M.

3. As condições a que se devem subordinar os indivíduos que desejem utilizar a sala de leitura, tendo em conta a necessidade de preservar devidamente os documentos, são estabelecidas por despacho do Ministro da Marinha, mediante proposta do director do A. G. M.

4. Os documentos com classificação superior a reservado não podem ser consultados enquanto mantiverem tal classificação.

1. O Gabinete de Microfilmagem destina-se a executar os trabalhos de microfilmagem a que se refere o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, e este Regulamento, os quais serão realizados nas condições neles estabelecidas.

2. O Gabinete é utilizado, para os fins atrás referidos, não só pelos serviços do A. G. M., mas também por todas as unidades e serviços do Ministério da Marinha, aos quais fica vedada a aquisição e utilização de material de microfilmagem para os mesmos fins.

3. A responsabilidade das operações de microfilmagem pertence ao subdirector do Arquivo.

O Gabinete de Microfilmagem também disporá de instalações de fotocópia e de fotografia adequadas aos trabalhos necessários ao A. G. M.

1. À Secretaria compete

a) Executar o serviço de correspondência, expediente e arquivo;

b) Inventariar o material do Arquivo e manter actualizadas as respectivas contas;

c) Preparar, para assinatura do director do A. G. M., as certidões e fotocópias a que se referem os artigos seguintes;

d) Exercer as funções próprias das secretarias das unidades da Armada em relação ao pessoal que presta serviço no A. G. M.

2. A Secretaria é chefiada por um oficial da Armada ou por um funcionário civil do Q. P. C. M. M.

1. O A. G. M. pode passar certidões extraídas dos livros ou dos documentos existentes, com observância dos preceitos legais que se referem ao imposto do selo.

2. As certidões são autenticadas com a assinatura do director do A. G. M. e o selo em branco.

As fotocópias obtidas a partir do microfilme têm a força probatória dos originais, desde que sejam autenticadas com a assinatura do director do A. G. M. e o selo em branco.

À Oficina de Encadernação compete executar os trabalhos de encadernação necessários à conveniente arrumação e conservação dos documentos existentes no Arquivo, quando tais trabalhos não possam ser executados no Instituto Hidrográfico.

As lotações de pessoal militar e civil do Arquivo Geral da Marinha são fixadas, respectivamente, por portaria e por despacho do Ministro da Marinha, mediante proposta do director.

Ministério da Marinha, 20 de Julho de 1972. - O Ministro da Marinha, Manuel Pereira Crespo.