Decreto-Lei n.º 279/2000

Decreto-Lei n.º 279/2000

de 10 de Novembro

As instituições de crédito são obrigadas a manter em arquivo um volume considerável de documentos justificativos das operações de liquidação que efectuam, com especial destaque para os cheques pagos. A gestão, manutenção e acesso ao arquivo de tais documentos constitui um problema que o Decreto-Lei n.º 110/89, de 13 de Abril, e a Portaria n.º 974/89, de 13 de Novembro, vieram solucionar com a possibilidade de destruição dos originais, findo o prazo de guarda, e a atribuição de força probatória às cópias obtidas a partir do microfilme.

Volvida uma década, a experiência bancária vem aconselhando a adopção de outros suportes arquivísticos de informação tecnologicamente mais evoluídos e que permitem, com redução de custos e maior rapidez e eficiência, obter melhores resultados. Entre eles, o disco óptico tem-se mostrado apto a armazenar uma quantidade significativa de imagens de documentos e a garantir a reprodução fiel e integral dos originais. Por outro lado, em face do crescente volume e do tratamento uniforme, outros documentos requerem a atenção que o cheque mereceu, designadamente a letra de câmbio, não se vislumbrando fundamentos que justifiquem a aplicação de regime diferenciado.

Foi ouvido o Banco de Portugal.

Assim

Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 198.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte

Objecto

1 - As instituições de crédito ficam autorizadas a destruir os originais dos documentos indicados no artigo 2.º, desde que observado o disposto neste diploma.

2 - A destruição dos originais deve ser feita de modo a não permitir a sua reconstituição, sem prejuízo do aproveitamento industrial do papel.

Documentos

São documentos, na acepção deste diploma, as letras e livranças pagas, respectivamente, pelo aceitante ou subscritor, os cheques e os avisos ou ordens bancárias de pagamento ou de transferência pagos, bem como os talões de depósito de valores.

Prazo de guarda

Os originais dos documentos devem ser mantidos em arquivo pelo período mínimo de seis meses contados a partir da data de

a) Pagamento, no caso de cheques e avisos ou ordens bancárias de pagamento ou de transferência;

b) Envio aos interessados da advertência a que se refere o n.º 3 do artigo seguinte, no caso de letras e livranças;

c) Certificação do caixa, no caso de talões de depósito de valores.

Requisitos

1 - A destruição dos originais dos documentos enunciados no artigo 2.º só é admitida se for precedida de recolha da respectiva imagem em suporte não regravável, designadamente microfilme ou disco óptico.

2 - A imagem recolhida deve reproduzir integralmente a frente e o verso do documento original e permitir a extracção de cópia fiel e legível do mesmo.

3 - Quando não seja feita a devolução do respectivo título, os documentos de quitação de letras e de livranças devem conter a menção de que os originais poderão ser destruídos se não forem reclamados no prazo referido no artigo 3.º, deste diploma legal.

Segurança

1 - Os suportes de recolha de imagem, bem como os respectivos duplicados, devem garantir a impossibilidade de perda e alteração das imagens neles contidas, não possuir cortes ou emendas nem permitir nova gravação.

2 - O microfilme deve ser autenticado com selo branco apropriado, aposto imediatamente antes da primeira e após a última imagens recolhidas.

3 - Os suportes de recolha de imagem devem conter de origem número de série alfabético, numérico ou alfanumérico que os identifiquem e individualizem.

4 - É obrigatória a criação e manutenção de índices de

a) Imagens recolhidas, com indicação da data de recolha;

b) Identificação dos suportes que lhes correspondem.

5 - As instituições de crédito ficam ainda obrigadas a manter duplicados dos suportes das imagens recolhidas e dos índices, depositados em local de acesso reservado e distinto daquele onde se encontram os originais respectivos.

Força probatória

As cópias obtidas a partir dos suportes de recolha referidos no n.º 1 do artigo 4.º têm a força probatória dos documentos originais, obrigando-se as instituições de crédito a cumprir os procedimentos seguintes

a) Tenham sido observadas as disposições do presente diploma relativas aos requisitos da destruição dos originais e à segurança dos suportes de recolha de imagem;

b) As cópias sejam autenticadas com selo branco e duas assinaturas que obriguem a instituição de crédito.

Norma revogatória

São revogados o Decreto-Lei n.º 110/89, de 13 de Abril, e a Portaria n.º 974/89, de 13 de Novembro.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 21 de Setembro de 2000. - António Manuel de Oliveira Guterres - Joaquim Augusto Nunes Pina Moura - Eduardo Arménio do Nascimento Cabrita.

Promulgado em 24 de Outubro de 2000.

Publique-se.

O Presidente da República, JORGE SAMPAIO.

Referendado em 26 de Outubro de 2000.

O Primeiro-Ministro, António Manuel de Oliveira Guterres.