Decreto-Lei n.º 49/94

Decreto-Lei n.º 49/94

de 24 de Fevereiro

Pelo presente diploma é estabelecida a orgânica da Secretaria-Geral do Ministério dos Negócios Estrangeiros, serviço ao qual é cometida a coordenação da actividade deste Ministério no domínio das áreas que não relevam directamente da actividade político-diplomática.

Ao aprovar, na sequência da nova Lei Orgânica do Ministério dos Negócios Estrangeiros, a estrutura orgânica da Secretaria-Geral, o presente diploma integra num único serviço interno a coordenação da gestão do Ministério, tendo em vista a optimização dos respectivos recursos humanos, financeiros e patrimoniais, afectos quer aos serviços internos, quer aos seus serviços externos. No domínio da organização caberá à Secretaria-Geral a função de promover a melhoria e aperfeiçoamento da gestão do Ministério dos Negócios Estrangeiros e a modernização de procedimentos, introduzindo maior racionalidade no respectivo funcionamento.

Concomitantemente, cabe ainda à Secretaria-Geral assegurar o exercício de importantes funções legalmente cometidas ao Ministério - Protocolo do Estado - em função da especial dignidade que assumem e da sua natureza institucional, que aconselham a sua colocação na esfera do secretário-geral, que continua a ser considerado o funcionário mais categorizado na hierarquia do Ministério.

Assim

Nos termos da alínea a) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte

CAPÍTULO I

Natureza

Natureza

1 - A Secretaria-Geral do Ministério dos Negócios Estrangeiros é um serviço central, dotado de autonomia administrativa, ao qual incumbe assegurar e coordenar a administração do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

2 - A Secretaria-Geral compreende

a) O secretário-geral;

b) O conselho administrativo;

c) O Departamento Geral de Administração;

d) O Protocolo do Estado;

e) O Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação;

f) O Serviço da Cifra;

g) O Centro de Informática;

h) O Serviço de Arquivo e Expediente.

CAPÍTULO II

Órgãos e serviços

Secretário-geral

1 - O secretário-geral é o funcionário que ocupa na hierarquia do Ministério dos Negócios Estrangeiros o grau mais elevado.

2 - O secretário-geral é coadjuvado por um secretário-geral-adjunto, equiparado, para todos os efeitos, a subdirector-geral.

3 - Junto do secretário-geral, que a eles preside, funcionam o Conselho Diplomático e o Conselho de Directores-Gerais.

4 - Para apoio do secretário-geral no exercício das suas funções poderá ser designado o seguinte pessoal do serviço diplomático do quadro do Ministério

a) Um funcionário com a categoria não inferior a conselheiro de embaixada, equiparado a director de serviços;

b) Dois funcionários com a categoria de secretário de embaixada.

Competência do secretário-geral

Ao secretário-geral compete

a) Prestar o apoio necessário ao Ministro e demais membros do Governo;

b) Representar o Ministério, no caso de ausência ou impedimento dos membros do Governo;

c) Coordenar a actividade dos serviços do Ministério, de modo a garantir o seu normal funcionamento;

d) Promover as acções indispensáveis à adequada gestão dos funcionários diplomáticos e da respectiva carreira, exercendo as competências que lhe são cometidas pelo estatuto daqueles funcionários;

e) Articular a acção do Fundo para as Relações Internacionais e do Instituto Diplomático;

f) Receber e conferenciar com os membros do corpo diplomático em Lisboa e comunicar-lhes respostas que obriguem o Governo;

g) Participar nas cerimónias de entrega de cartas credenciais pelos chefes das missões diplomáticas acreditados em Portugal;

h) Convocar e presidir às reuniões do Conselho Diplomático e do Conselho de Directores-Gerais;

i) Transferir ou afectar os funcionários do quadro do Ministério colocados nos serviços internos, excepto os que ocupem cargos dirigentes, ouvido o responsável máximo do respectivo serviço;

j) Dar posse aos funcionários diplomáticos colocados nos serviços internos, à excepção dos directores-gerais ou equiparados;

l) Transmitir, no âmbito da sua competência, instruções gerais aos funcionários diplomáticos colocados nos serviços internos ou em missões diplomáticas.

Conselho administrativo

1 - O conselho administrativo é o órgão de acompanhamento da gestão financeira da Secretaria-Geral.

2 - Compete, em especial, ao conselho administrativo

a) Dar parecer sobre os projectos de orçamento, bem como sobre os documentos de prestação de contas;

b) Verificar e controlar a realização de despesas;

c) Proceder à verificação dos fundos em depósito e fiscalizar a contabilidade;

d) Apreciar a situação financeira da Secretaria-Geral.

Composição e funcionamento do conselho administrativo

1 - O conselho administrativo tem a seguinte composição

a) O secretário-geral, que preside;

b) O director do Departamento Geral de Administração;

c) O director de Serviços de Administração Financeira.

2 - O conselho administrativo reúne, ordinariamente, uma vez por mês e, extraordinariamente, sempre que convocado pelo presidente, por sua iniciativa ou por solicitação de qualquer dos seus membros.

Departamento Geral de Administração

1 - O Departamento Geral de Administração é o serviço do Ministério dos Negócios Estrangeiros ao qual incumbe, na directa dependência do secretário-geral, a responsabilidade nas áreas da administração financeira, patrimonial e de gestão dos recursos humanos, sem prejuízo das competência atribuídas a outros serviços do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

2 - O Departamento Geral de Administração é dirigido por um director, equiparado, para todos os efeitos, a director-geral.

3 - O director é coadjuvado no exercício das suas funções por um director-adjunto, equiparado, para todos os efeitos, a subdirector-geral.

Competências do Departamento Geral de Administração

1 - Compete ao Departamento Geral de Administração

a) Assegurar a gestão e formação dos recursos humanos do Ministério;

b) Assegurar a gestão financeira e orçamental do Ministério;

c) Assegurar a gestão dos recursos patrimoniais do Ministério;

d) Coordenar e prestar apoio técnico e administrativo, no âmbito da gestão financeira e orçamental, aos serviços externos;

e) Assegurar a articulação dos serviços externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros com os serviços competentes do Ministério das Finanças no domínio da administração financeira.

2 - Os serviços internos e externos e demais entidades do Ministério devem fornecer ao Departamento Geral de Administração a informação necessária ao exercício das respectivas competências.

Serviços do Departamento Geral de Administração

O Departamento Geral de Administração compreende

a) A Direcção de Serviços de Recursos Humanos;

b) A Direcção de Serviços de Administração Financeira;

c) A Direcção de Serviços de Administração Patrimonial;

d) A Divisão de Apoio Jurídico.

Direcção de Serviços de Recursos Humanos

1 - Compete à Direcção de Serviços de Recursos Humanos assegurar a gestão dos recursos humanos do quadro de pessoal do Ministério, dispondo, para o efeito, de duas divisões

a) A Divisão de Formação;

b) A Divisão de Gestão de Recursos Humanos.

2 - Compete à Divisão de Formação

a) Proceder ao levantamento das necessidades de formação dos funcionários do Ministério e propor os programas e planos, a curto e médio prazos, adequados à respectiva valorização profissional, em conexão com a exigência das funções e a estrutura e dinâmica das carreiras profissionais;

b) Promover a realização de acções de formação e aperfeiçoamento profissional de acordo com as políticas e programas superiormente aprovados;

c) Estudar e propor os processos e métodos de formação profissional dos funcionários.

3 - Compete à Divisão de Gestão de Recursos Humanos

a) Elaborar planos, a curto e médio prazos, destinados a assegurar uma correcta gestão dos recursos humanos;

b) Assegurar a recolha e o tratamento de dados estatísticos necessários à elaboração de indicadores de gestão, remetendo-os ao Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação;

c) Estudar e promover a aplicação de métodos adequados à selecção do pessoal, tendo em vista o seu recrutamento e promoção;

d) Elaborar estudos e pareceres técnicos nos domínios da análise, descrição e qualificação de funções, planos de carreiras, sistemas de avaliação, reclassificação e reconversão;

e) Propor e dar parecer sobre os esquemas de segurança social;

f) Elaborar estudos técnicos sobre as condições de vida nos locais onde os funcionários do Ministério sejam designados a prestar serviços;

g) Assegurar todos os procedimentos necessários à selecção, recrutamento e mobilidade dos funcionários do quadro do Ministério;

h) Executar as acções necessárias à instrução dos processos relativos ao pessoal do quadro do Ministério, bem como organizar e manter actualizado o respectivo cadastro;

i) Assegurar a passagem aos interessados das certidões que requererem, nos termos legais;

j) Assegurar a tramitação legal das reclamações respeitantes a funcionários;

l) Assegurar o processamento dos vencimentos, abonos, salários e outras remunerações devidas ao pessoal afecto aos serviços internos e externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros e contratados localmente, bem como o processamento de descontos para os diversos sistemas de segurança social;

m) Assegurar o processamento dos encargos relativos a viagens e transporte dos funcionários e suas bagagens, executando todos os procedimentos necessários;

n) Propor e dar parecer sobre a fixação e revisão dos salários do pessoal contratado no estrangeiro;

o) Promover e executar todas as actividades necessárias à gestão e administração do pessoal contratado no estrangeiro.

4 - Para assegurar o exercício das competências referidas no número anterior, a Divisão de Gestão de Recursos Humanos dispõe de três repartições

a) A Repartição de Administração de Pessoal, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas h) a j);

b) A Repartição de Vencimentos, Abonos e Missões, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas l) e m);

c) A Repartição do Pessoal Contratado nos serviços externos, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas n) e o).

Direcção de Serviços de Administração Financeira

1 - Compete à Direcção de Serviços de Administração Financeira promover e assegurar a administração dos recursos financeiros afectos ao Ministério.

2 - A Direcção de Serviços de Administração Financeira compreende

a) A Divisão de Gestão Financeira;

b) A Divisão de Gestão Orçamental.

3 - Compete à Divisão de Gestão Financeira

a) Fazer aplicar técnicas e métodos de gestão financeira necessários ao adequado aproveitamento dos recursos financeiros do Ministério;

b) Preparar e emitir instruções para os serviços externos;

c) Processar as requisições de fundos por conta das dotações inscritas no Orçamento do Estado;

d) Instruir os processos relativos a despesas e informar quanto à sua legalidade e cabimento, efectuando processamentos, liquidações e pagamentos;

e) Escriturar a actividade financeira do Ministério;

f) Assegurar a gestão dos encargos comuns das relações externas, designadamente das contribuições e quotizações para organismos internacionais e das visitas de Estado e equiparadas;

g) Proceder à conferência das despesas relativas à execução dos orçamentos dos serviços externos;

h) Fiscalizar o cumprimento dos contratos de arrendamento para instalação dos serviços externos ou residências no exterior;

i) Conferir os autos de transmissão de gerência dos serviços externos que para o efeito lhe devem ser remetidos pelos responsáveis dos postos e comunicar à Direcção-Geral da Contabilidade Pública a mudança de gerência;

j) Acompanhar o cumprimento das formalidades aduaneiras.

4 - A Divisão de Gestão Financeira compreende

a) A Repartição dos Serviços Internos, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas c) a e) do número anterior;

b) A Repartição dos Serviços Externos, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas f) a j) do número anterior.

5 - Compete à Divisão de Gestão Orçamental

a) Elaborar o plano de actividades e relatório anuais da Secretaria-Geral, consolidando os planos e relatórios dos serviços externos;

b) Definir a estrutura orçamental a adoptar pelos serviços externos em harmonia com o Orçamento do Estado;

c) Prestar apoio técnico aos serviços externos, nomeadamente através da normalização de documentos e da uniformização de procedimentos e circuitos;

d) Elaborar o orçamento da Secretaria-Geral, consolidando os orçamentos dos serviços externos;

e) Propor as alterações orçamentais julgadas convenientes, sem prejuízo das competências atribuídas aos chefes de missão dos serviços externos;

f) Acompanhar e coordenar a execução orçamental dos serviços externos e da Secretaria-Geral, propondo as medidas de correcção consideradas mais adequadas;

g) Proceder à constituição, junto de cada posto, de fundos de maneio em moeda estrangeira para fazer face a despesas imprevistas e inadiáveis por conta das dotações do respectivo orçamento, a liquidar até à data que for fixada anualmente no diploma de execução orçamental;

h) Remeter mensalmente ao Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação os elementos relativos à execução orçamental consolidada da Secretaria-Geral e dos serviços externos.

2 - A Divisão de Gestão Orçamental compreende

a) A Repartição do Orçamento, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas d) e e) do número anterior;

b) A Repartição da Execução Orçamental, à qual incumbe o exercício das competências referidas nas alíneas f) a h) do número anterior.

Direcção de Serviços de Administração Patrimonial

1 - Compete à Direcção de Serviços de Administração Patrimonial assegurar a gestão dos recursos patrimoniais do Ministério, bem como a execução e controlo dos planos financeiros plurianuais estabelecidos.

2 - A Direcção de Serviços de Administração Patrimonial compreende

a) A Divisão de Economato e Património;

b) A Divisão de Investimento.

3 - Compete à Divisão de Economato e Património

a) Manter actualizado o cadastro dos edifícios dos serviços internos e externos do Ministério;

b) Promover a respectiva decoração de forma que todos apresentem um nível adequado à representação externa do Estado;

c) Promover e assegurar a elaboração e actualização dos inventários dos bens afectos aos serviços internos e externos do Ministério;

d) Conferir os inventários dos bens do Estado anexos aos autos de transmissão de gerência dos serviços externos;

e) Conservar em depósito, devidamente arrolados, os objectos de arte e outros utensílios para uso em recepções ou cerimónias no Ministério, cedê-los ao Serviço de Protocolo sempre que este lhos requisite e verificar, ao recebê-los, as faltas e o estado de conservação;

f) Conservar em depósito, devidamente arrolados, os objectos necessários às recepções ou cerimónias dos serviços externos que constituírem tipos comuns e expedir para esses serviços os que lhe forem requisitados;

g) Assegurar a gestão do economato, procedendo ao apetrechamento dos serviços;

h) Verificar o estado e condições de segurança dos edifícios afectos ao Ministério;

i) Superintender nos serviços de recepção e de guarda desses edifícios

j) Promover a aplicação das medidas e sistemas de segurança mais adequados, recorrendo para tanto às entidades ou instâncias competentes.

4 - Compete à Divisão de Investimento

a) Promover a aquisição, arrendamento ou alienação dos edifícios de acordo com os planos aprovados, bem como propor e promover a realização de obras de conservação necessárias;

b) Prever as necessidades em termos de equipamentos e outros bens necessários ao funcionamento dos serviços, providenciando a sua aquisição, manutenção e renovação;

c) Definir as necessidades do parque automóvel do Ministério e promover a sua aquisição e gestão em termos de eficiência e economia, de acordo com as regras legalmente fixadas;

d) Promover e acompanhar os concursos públicos ou limitados necessários à aquisição de bens e serviços.

Divisão de Apoio Jurídico

Compete à Divisão de Apoio Jurídico

a) Elaborar informações e emitir pareceres sobre questões de natureza jurídica;

b) Assegurar a instrução de processos disciplinares de que seja incumbida;

c) Acompanhar os processos dos concursos públicos e limitados e respectivos actos de adjudicação;

d) Dar o apoio que lhe for solicitado na celebração de contratos.

Protocolo do Estado

1 - Compete ao Protocolo do Estado

a) Definir as regras que devem presidir ao cerimonial, etiqueta e pragmática de acordo com a prática internacional e as tradições do Estado Português;

b) Vigiar a observância e promover a execução das normas e preceitos referentes às dispensas e privilégios que consubstanciam o estatuto diplomático;

c) Ocupar-se das mercês cuja concessão está ligada à vida internacional e às relações diplomáticas;

d) Tratar dos passaportes concedidos em regime de prerrogativa;

e) Cuidar das deslocações oficiais no âmbito das relações diplomáticas entre Estados soberanos ou entre estes e as organizações internacionais.

2 - O Protocolo do Estado é dirigido pelo chefe do Protocolo do Estado, equiparado a director-geral.

3 - O chefe do Protocolo do Estado é coadjuvado pelo subchefe do Protocolo, o qual é equiparado a subdirector-geral.

Competência do chefe do Protocolo do Estado

Compete ao chefe do Protocolo do Estado

a) Dar unidade à actuação protocolar dos órgãos de soberania em tudo o que tenha incidência na vida internacional;

b) Acompanhar o Chefe de Estado nas suas deslocações oficiais ao estrangeiro;

c) Acompanhar os chefes das missões diplomáticas acreditados em Portugal na cerimónia de entrega das suas cartas credenciais;

d) Dar parecer sobre os programas de recepção em visitas oficiais de membros de governos estrangeiros ou de altos funcionários de organizações internacionais;

e) Integrar comissões organizativas de grandes celebrações nacionais;

f) Participar em reuniões no âmbito da política externa e de segurança comum, na sua área de competência.

Serviços do Protocolo do Estado

1 - O Protocolo do Estado compreende

a) A Direcção de Serviços do Cerimonial e Deslocações;

b) A Divisão das Dispensas e Privilégios.

2 - À Direcção de Serviços do Cerimonial e Deslocações compete

a) Preparar e acompanhar as recepções, solenidades e cerimónias em que participem o Chefe de Estado, o Primeiro-Ministro ou o Ministro dos Negócios Estrangeiros;

b) Preparar e acompanhar as recepções, solenidades e cerimónias em que participem outros membros do Governo, especialmente quando àquelas assistam elementos do corpo diplomático acreditados permanente ou temporariamente em Portugal ou entidades oficiais estrangeiras;

c) Encaminhar, sempre que lhe seja solicitado, os pedidos de audiência junto do Ministro e demais membros do Governo e ainda do secretário-geral, apresentados pelos membros do corpo diplomático ou por outras autoridades ou individualidades estrangeiras;

d) Dar parecer acerca das normas a aplicar em matéria de etiqueta e de precedências;

e) Tratar do acolhimento e da despedida dos chefes de missão acreditados em Portugal;

f) Preparar e acompanhar a realização das visitas e deslocações oficiais e oficiosas dos chefes de Estado, primeiros-ministros e ministros dos Negócios Estrangeiros a Portugal, bem assim como de outras autoridades ou entidades estrangeiras, de que seja especificamente incumbido;

g) Preparar e acompanhar a realização de visitas e deslocações ao estrangeiro do Chefe de Estado, do Primeiro-Ministro e do Ministro dos Negócios Estrangeiros e, sempre que expressamente incumbido, daquelas que digam respeito a altas autoridades portuguesas;

h) Encaminhar as propostas de agraciamento da iniciativa do Ministro dos Negócios Estrangeiros, bem como recolher e encaminhar os agraciamentos estrangeiros de que beneficiem os cidadãos portugueses;

i) Emitir os passaportes diplomáticos concedidos pelo Ministro dos Negócios Estrangeiros e promover a distribuição pelas missões diplomáticas portuguesas no estrangeiro dos passaportes que estas, nos termos da lei, podem conceder;

j) Zelar pela observância dos preceitos legais em matéria de concessão e uso dos passaportes diplomáticos;

l) Obter das missões diplomáticas acreditadas em Portugal os vistos de que careçam, para as suas deslocações, os detentores de passaportes diplomáticos ou especiais de serviço portugueses;

m) Ocupar-se dos pedidos de acreditação ou dos pedidos de aceitação dos enviados diplomáticos ou dos agentes consulares portugueses no estrangeiro;

n) Tratar da formulação de cartas de ratificação, cartas credenciais e recredenciais, cartas de plenos poderes, cartas de gabinete e cartas patentes;

o) Sempre que solicitado, preparar e expedir mensagens de congratulações ou de condolências, a endereçar a autoridades ou entidades estrangeiras em nome do Chefe de Estado, do Primeiro-Ministro ou do Ministro dos Negócios Estrangeiros;

p) Registar, dar expediente e arquivar a correspondência recebida ou expedida que respeite a assuntos da sua competência.

3 - À Divisão das Dispensas e Privilégios compete

a) Vigiar a observância e cumprimento das normas e preceitos internacionais que regem as relações entre o Estado Português e as representações diplomáticas e consulares estrangeiras instaladas no território nacional e ainda com as representações das organizações internacionais àquelas equiparadas;

b) Promover a execução das normas e preceitos internacionais em que se consubstancia o estatuto diplomático, facultando aos estrangeiros residentes em Portugal e que dele beneficiem as isenções e as franquias a que têm direito;

c) Ocupar-se do registo e matrícula em Portugal das viaturas automóveis propriedade das representações diplomáticas aqui instaladas ou dos estrangeiros residentes no território nacional que beneficiem do estatuto diplomático;

d) Zelar pela observância e cumprimento das normas e preceitos internacionais que obrigam o Estado Português a garantir aos estrangeiros residentes em Portugal que beneficiem do estatuto diplomático a sua inviolabilidade e a dar-lhes a protecção adequada;

e) Emitir documentos de identificação dos estrangeiros residentes no território nacional que beneficiem do estatuto diplomático;

f) Editar a lista do corpo diplomático acreditado em Lisboa, bem assim como a lista do corpo consular aceite em Portugal;

g) Registar, dar expediente e arquivar a correspondência recebida ou expedida que respeite a assuntos da sua competência.

Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação

1 - Compete ao Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação assegurar o planeamento e avaliação das áreas financeira, patrimonial e de pessoal, tendo em vista a gestão integrada do Ministério.

2 - O Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação compreende

a) A Divisão de Planeamento e Avaliação;

b) A Divisão de Estudos e Organização.

3 - Compete à Divisão de Planeamento e Avaliação

a) Assegurar a elaboração do orçamento do Ministério;

b) Assegurar a elaboração dos planos financeiros plurianuais do Ministério em colaboração com os demais serviços, bem como o seu acompanhamento e avaliação;

c) Coordenar as tarefas de preparação do plano de actividades do Ministério e assegurar a sua elaboração em colaboração com os restantes serviços;

d) Assegurar a avaliação da gestão financeira e orçamental do Ministério;

e) Assegurar mecanismos de acompanhamento da gestão e execução dos programas e planos do Ministério nas vertentes financeira, de pessoal e patrimonial;

f) Conceber, propor e proceder à aplicação de um sistema integrado de indicadores de gestão, estabelecendo o conteúdo, a periodicidade dos dados e os circuitos de informação necessários;

g) Preparar o relatório anual do Ministério em colaboração com os demais serviços;

h) Recolher junto de todos os serviços e organismos do Ministério os elementos e informações que se revelem necessários ao exercício das suas competências.

4 - Compete à Divisão de Estudos e Organização

a) Apoiar tecnicamente os serviços e organismos do Ministério, nomeadamente nas tarefas de planeamento e programação, nas vertentes da gestão financeira, de pessoal e patrimonial;

b) Elaborar estudos e pareceres de carácter técnico que possibilitem a tomada de decisões nas áreas de gestão referidas;

c) Elaborar regras internas e instruções destinadas a garantir a aplicação, no âmbito do Ministério, dos diplomas legais e orientações emitidas pelos serviços competentes da Administração Pública;

d) Proceder a estudos de carácter organizativo e de análise dos circuitos administrativos e procedimentos tendo em vista a melhoria do funcionamento dos serviços, propondo as medidas necessárias.

5 - O Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação é dirigido por um director, equiparado, para todos os efeitos legais, a subdirector-geral.

Serviço da Cifra

1 - O Serviço da Cifra desenvolve a sua actividade nas seguintes áreas

a) Comunicações;

b) Criptografia;

c) Transmissão de mensagens (COREU);

d) Assistência técnica;

e) Arquivo.

2 - Na área das comunicações, compete ao Serviço da Cifra a expedição, recepção e processamento dos telegramas e aerogramas enviados e recebidos através do Ministério dos Negócios Estrangeiros.

3 - Na área da criptografia, compete ao Serviço da Cifra

a) Elaborar as espécies criptográficas do Ministério dos Negócios Estrangeiros;

b) Utilizar e disciplinar a utilização dos dicionários, chaves e tabelas, bem como das máquinas de cifra;

c) Codificar e descodificar as comunicações telegráficas emitidas e recebidas pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros;

d) Assegurar a guarda e arquivo das espécies criptográficas, assim como a elaboração e arquivo dos autos de transferência de material técnico e criptográfico.

4 - Na área da política externa e de segurança comum, compete ao Serviço da Cifra assegurar a participação do Ministério dos Negócios Estrangeiros no sistema permanente de transmissão de mensagens (COREU).

5 - Na área da assistência técnica, compete ao Serviço da Cifra

a) Instalar os equipamentos de telecomunicações e de cifra dos serviços internos e externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros;

b) Providenciar a manutenção das condições técnicas de funcionamento dos equipamentos referidos na alínea anterior e assegurar a sua reparação;

c) Emitir pareceres sobre os aspectos técnicos relativos à adopção de novas tecnologias e equipamentos.

6 - Na área de arquivo, compete ao Serviço da Cifra

a) Distribuir os telegramas e aerogramas enviados e recebidos, através do Ministério dos Negócios Estrangeiros, pelos serviços competentes;

b) Assegurar a organização do arquivo das comunicações expedidas e recebidas;

c) Efectuar a microfilmagem e organizar o arquivo microfilmado das comunicações referidas na alínea anterior.

7 - Compete, em especial, ao Serviço da Cifra, elaborar instruções e directrizes relativas ao tratamento e à garantia de confidencialidade das telecomunicações e à fiscalização do seu cumprimento pelos serviços do Ministério.

Pessoal do Serviço da Cifra

1 - O Serviço da Cifra é dirigido por um director de serviços.

2 - O pessoal administrativo afecto ao Serviço da Cifra é colocado nesse Serviço por um período de tempo não inferior a três anos, excepto se razões ponderosas o determinarem, não podendo ser transferido para o quadro externo antes de transcorrido um ano sobre a data da sua saída do Serviço da Cifra.

3 - O pessoal colocado no Serviço da Cifra está sujeito a segredo profissional.

Centro de Informática

1 - O Centro de Informática é uma estrutura de apoio instrumental a todos os serviços internos e externos do Ministério dos Negócios Estrangeiros, cuja acção se enquadra no domínio do tratamento automático da informação e ao qual compete

a) Executar as actividades relacionadas com a recolha, preparação e registo das informações a tratar em ordenador e controlar e difundir os produtos do tratamento;

b) Organizar e executar os trabalhos de índole técnica relacionados com as aplicações informáticas;

c) Assegurar a correcta operação e manutenção dos equipamentos, zelando pela imediata reparação das avarias detectadas;

d) Participar na definição dos sistemas de informação e na elaboração do plano director de informática;

e) Promover a utilização de normas e procedimentos comuns relativos a códigos, linguagens, documentação, segurança, confidencialidade e gestão de informação.

2 - O Centro de Informática é dirigido por um director de serviços.

3 - O pessoal de informática pode ser designado para o exercício de cargos correspondentes nas missões diplomáticas e nos postos consulares.

4 - O pessoal colocado no Centro de Informática está sujeito ao segredo profissional.

Serviço de Arquivo e Expediente

1 - Compete ao Serviço de Arquivo e Expediente

a) Conservar, classificar, catalogar e registar todos os documentos do Ministério que, para o efeito, lhe sejam remetidos pelos serviços;

b) Coligir em microfilme os documentos de maior interesse e valor;

c) Promover a incorporação no arquivo da documentação das missões diplomáticas e dos consulados cuja conservação nos respectivos arquivos se julgue dispensável do ponto de vista político e administrativo;

d) Fornecer aos diferentes serviços do Ministério, mediante requisição, os processos e mais documentos necessários para consulta;

e) Fornecer aos arquivistas dos diferentes serviços do Ministério instruções técnicas sobre a forma como deverão executar os trabalhos a seu cargo;

f) Dar entrada à correspondência, registá-la, microfilmá-la e distribuí-la pelos serviços competentes;

g) Expedir a correspondência que lhe for entregue pelos diferentes serviços do Ministério;

h) Proceder à organização, encerramento e expedição de malas diplomáticas e receber, abrir e distribuir a correspondência dirigida ao Ministério pelas missões em mala diplomática;

i) Cuidar dos veículos que estejam ao seu serviço para recepção e expedição do correio e malas diplomáticas;

j) Fiscalizar o devido uso das malas diplomáticas, comunicando superiormente qualquer infracção às regras e determinações existentes.

2 - O Serviço de Arquivo e Expediente é dirigido por um director de serviços.

3 - O Serviço de Arquivo e Expediente dispõe de uma repartição administrativa, que presta apoio nas áreas de recepção, expedição e microfilmagem de documentos e correspondência.

4 - A Repartição Administrativa compreende

a) A Secção de Recepção;

b) A Secção de Expediente;

c) A Secção de Microfilmagem.

Órgãos de coordenação

1 - Junto do secretário-geral funcionam

a) O Conselho Diplomático

b) O Conselho de Directores-Gerais.

2 - O Conselho Diplomático tem a competência e a composição previstas no estatuto profissional dos funcionários do serviço diplomático e funciona nos termos previstos no seu regulamento interno.

3 - Ao Conselho de Directores-Gerais compete dar apoio ao secretário-geral, contribuindo para a permanente articulação da administração do Ministério.

4 - Participam nas reuniões do Conselho de Directores-Gerais, todos os directores-gerais ou equiparados do Ministério dos Negócios Estrangeiros, o presidente do Instituto Camões, o presidente do Instituto da Cooperação Portuguesa e o presidente do Instituto Diplomático.

CAPÍTULO III

Pessoal

Cargos dirigentes

Podem ser, também, providos nos termos da lei geral os seguintes cargos dirigentes

a) Director, director-adjunto, director de serviço e chefe de divisão do Departamento Geral de Administração;

b) Director e chefe de divisão do Gabinete de Organização, Planeamento e Avaliação;

c) Director de serviços do Centro de Informática;

d) Director de serviços do Arquivo e Expediente.

Pessoal

1 - A Secretaria-Geral dispõe do pessoal dirigente constante do quadro anexo ao presente diploma, que dele faz parte integrante.

2 - O restante pessoal consta de um quadro de afectação a fixar por despacho do Ministro dos Negócios Estrangeiros e integrado por pessoal do quadro do Ministério.

3 - A afectação à Secretaria-Geral do pessoal do quadro é feita por despacho do secretário-geral.

CAPÍTULO IV

Disposições finais e transitórias

Afectação do pessoal adstrito

Ao pessoal a que se refere o artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 367/80, de 10 de Setembro, é aplicável o disposto no artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 247/92, de 7 de Novembro.

Visto e aprovado em Conselho de Ministros de 4 de Novembro de 1993. - Aníbal António Cavaco Silva - Jorge Braga de Macedo - José Manuel Durão Barroso.

Promulgado em 21 de Janeiro de 1994.

Publique-se.

O Presidente da República, MÁRIO SOARES.

Referendado em 24 de Janeiro de 1994.

O Primeiro-Ministro, Aníbal António Cavaco Silva.

ANEXO

Quadro a que se refere o n.º 1 do artigo 23.º

Secretário-geral ... 1

Secretário-geral-adjunto ... 1

Equiparado a director-geral ... 2

Equiparado a subdirector-geral ... 3

Director de serviços ... 8

Chefe de divisão ... 10