Portaria n.º 895/87

Portaria n.º 895/87

de 24 de Novembro

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir que o ministro competente fixe, em portaria, os prazos mínimos de conservação de documentos em arquivo e que se recorra à microfilmagem e à destruição dos documentos originais.

A necessidade urgente de se criarem espaços nos arquivos da Administração do Porto de Lisboa aconselha a adopção das medidas previstas no decreto-lei acima citado.

A vastidão e, em parte, a especificidade dos documentos usados naquela Administração impõe que ela seja dotada de um instrumento legal próprio que lhe permita atingir o objectivo em vista.

Nestes termos, ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, aprovar o Regulamento da Conservação Arquivística da Administração do Porto de Lisboa, constante do anexo a esta portaria, da qual faz parte integrante.

Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações.

Assinada em 10 de Novembro de 1987.

Pelo Ministro das Obras Públicas, Transportes e Comunicações, José Bernardo Veloso Falcão e Cunha, Secretário de Estado das Vias de Comunicação.

Regulamento da Conservação Arquivística da Administração do Porto de Lisboa

Prazos de conservação de documentos

1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os constantes do mapa anexo ao presente Regulamento.

2 - Os impressos, senhas e documentos similares fora de uso, os folhetos publicitários e quaisquer documentos manifestamente sem interesse para a APL são de destruição imediata. Igualmente serão de destruição imediata as cópias sem interesse de qualquer documentação, não especialmente previstas neste Regulamento e seu anexo.

3 - O início dos prazos de conservação de documentos conta-se

Documentos, livros e registos, referentes à assiduidade do pessoal: a partir da publicação da lista de antiguidade e resolução das eventuais reclamações ou recursos;

Licenças, concessões, termos de obrigatoriedade, garantias, avales e documentos similares: a partir do fim do prazo de validade ou do cancelamento;

Livros, fichas ou outros suportes de registos: a partir do último dado inscrito;

Processos individuais de cadastro: a partir da abertura ou data de emissão do primeiro documento nele arquivado;

Outros processos: a partir do encerramento do processo ou fim da utilidade do último documento nele arquivado;

Restantes documentos: a partir da data da emissão.

4 - Os processos poderão ser aliviados dos documentos que vão atingindo os respectivos prazos de validade, podendo estes ser destruídos.

5 - Sem prejuízo do disposto no número seguinte, os documentos de conservação indeterminada (CI) poderão, decorrido o prazo de 55 anos, ser destruídos, mediante despacho do membro do Governo da tutela, caso tenha deixado de haver interesse na sua conservação.

6 - Os livros, publicações periódicas, gravuras e obras similares só poderão ser alienados ou destruídos, após ser dado cumprimento ao disposto no artigo 54.º do Decreto n.º 19952, de 27 de Junho de 1931.

Forma de conservação de documentos

1 - Os pareceres e informações de carácter doutrinário, os estudos de reconhecido valor técnico, as colecções de legislação, os regulamentos, as ordens de serviço e documentos similares devem, sempre que possível, ser conservados em número de dois exemplares.

2 - A APL poderá recorrer à microfilmagem dos documentos, sob responsabilidade do funcionário a cargo de quem estiver o Arquivo Geral ou do chefe da secção, serviço ou divisão em que aquele se integre, inutilizando, posteriormente, os originais.

3 - Não poderão ser destruídos os originais de interesse histórico, podendo recorrer-se, em caso de dúvida sobre tal interesse, ao Instituto Português do Património Cultural.

Destruição de documentos

1 - A destruição de documentos será feita por processo mecânico ou manual que impossibilite a sua reconstituição. Da destruição será lavrado auto, que será assinado por uma das entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2.

2 - Exceptuam-se do disposto no número anterior os documentos cujos prazos mínimos de validade já tenham decorrido à data da entrada em vigor desta portaria, podendo tais documentos ser alienados sem destruição, no caso de não revestirem natureza confidencial ou reservada.

Microfilmagem de documentos

1 - A microfilmagem de documentos poderá ser feita em singelo ou em duplicado, em serviço da APL ou mediante recurso a entidade devidamente habilitada.

2 - As microformas não poderão sofrer cortes ou emendas, salvo em casos devidamente justificados, e deverão reproduzir termos de abertura e de encerramento autenticados mediante a assinatura de uma das entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2, sobre a qual será aposto selo branco.

3 - É autorizada a microfilmagem directa a partir dos suportes de sistemas informáticos.

Registo das microformas

1 - As microformas em arquivo deverão ser registadas em livro próprio com termos de abertura e encerramento assinados e folhas rubricadas por uma das entidades referidas no artigo 2.º, n.º 2. Poderão, igualmente, ser registadas em impressos próprios, sob a responsabilidade de uma daquelas entidades, os quais serão oportunamente encadernados.

2 - No termo de abertura será mencionada a natureza dos documentos microfilmados e no termo de encerramento será exarada a declaração de que as imagens constantes da microforma são reproduções totais e exactas dos documentos originais.

3 - Igualmente deverão constar do livro de registos das microformas ou dos correspondentes impressos as emendas e ou alterações que eventualmente as mesmas contenham.

Reprodução de documentos

1 - A reprodução de documentos conservados em microforma só poderá ser realizada a pedido dos serviços interessados e mediante requisição visada pelo respectivo responsável.

2 - As fotocópias obtidas a partir das microformas têm, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, a força probatória dos originais, desde que aquelas contenham a assinatura, devidamente autenticada com o selo branco, de uma das entidades mencionadas no artigo 2.º, n.º 2.

Resolução de dúvidas

1 - Poderá, mediante despacho do membro do Governo da tutela, ser criado um grupo de apoio consultivo dos arquivos da APL cujas atribuições, competência, constituição e funcionamento serão fixados naquele despacho.

2 - A esse grupo competirá, nomeadamente, emitir parecer sobre eventuais dúvidas quanto à aplicação do presente Regulamento, inclusive no caso do artigo 2.º, n.º 3, o qual será presente ao conselho de administração para homologação.

Enquanto não for criado o grupo, competirá ao conselho de administração resolver as dúvidas anteriormente mencionadas.

Prazos mínimos de conservação de documentos

(ver documento original)