Portaria n.º 740/2009

Portaria n.º 740/2009

de 10 de Julho

A Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação, no exercício das suas actividades específicas e no decorrer dos processos de negócio, produz documentos que carecem de gestão arquivística, tendo em vista a eficácia administrativa e o direito à informação por parte do cidadão, de acordo com o princípio da administração aberta.

Com efeito, a adequada gestão de documentos de arquivo com eficazes práticas na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos impõe-se face ao crescimento da produção documental junto das administrações produtoras e responsáveis pelo seu tratamento.

Tendo em vista racionalizar a acumulação futura de documentos de arquivo produzidos pela Direcção-Geral das Actividades Económicas, procedeu-se à elaboração de um regulamento arquivístico para melhor avaliar, atribuir prazos de conservação e eliminar criteriosamente os documentos e salvaguardar os de interesse histórico e informativo.

Nestes termos, ao abrigo da alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro, do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro

Manda o Governo, pelo Secretário de Estado Adjunto, da Indústria e da Inovação, ao abrigo do despacho n.º 13 027/2005, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 14 de Junho de 2005, e pelo Ministro da Cultura, o seguinte

1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação e respectivos anexos, os quais fazem parte integrante da presente portaria.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 30 de Março de 2009.

O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro. - O Secretário de Estado Adjunto, da Indústria e da Inovação, António José de Castro Guerra.

Regulamento Arquivístico da Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação

1.º

Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral das Actividades Económicas do Ministério da Economia e da Inovação adiante designada por DGAE.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGAE tem por objectivo a determinação do seu valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase administrativa.

2 - É da responsabilidade da DGAE a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase administrativa.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da Tabela de Selecção, Anexo I ao presente Regulamento.

4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há qualquer possibilidade de serem reabertos.

5 - Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante designada por DGARQ, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGAE.

3.º

Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGAE, de acordo com as orientações estabelecidas na Tabela de Selecção.

2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 9.º

4.º

Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

3 - Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a DGAE obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada.

5.º

Remessas para arquivo geral

1 - Findos os prazos de conservação em fase administrativa, a documentação deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo geral.

2 - As remessas dos documentos para arquivo definitivo devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGAE vier a determinar.

3 - Os documentos e ou a informação contida em suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.

4 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

6.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados no artigo 5.º devem obedecer às seguintes formalidades

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do Anexo II e III ao presente Regulamento.

7.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 9.º

2 - Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde que não prejudique o bom funcionamento dos serviços.

3 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa da DGARQ.

4 - A eliminação dos documentos aos quais tenha sido reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam microfilmados de acordo com as disposições do artigo 9.º

5 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

8.º

Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 7.º devem obedecer às seguintes formalidades

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento.

2 - O modelo consta do Anexo IV ao presente Regulamento.

9.º

Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Organization for Standardization, abreviadamente designada por ISO.

2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1 - Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente: Identificação dos responsáveis pela transferência da informação; Local e data da execução da transferência; Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.

4 - A substituição do suporte dos documentos a que se alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de Julho.

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

10.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGAE atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

11.º

Auditoria

Compete à DGARQ auditar sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver documento original)

ANEXO III

Guia de remessa

(ver documento original)

ANEXO IV

Auto de eliminação

(ver documento original)