Portaria n.º 360/98

Portaria n.º 360/98

de 26 de Junho

A Direcção-Geral de Viação acumulou, ao longo da sua existência, grande acervo documental, que justifica a criação de um sistema de conservação e gestão do património arquivístico que permita, por um lado, proceder ao descongestionamento dos arquivos, mediante eliminação de documentos sem valor arquivístico e, por outro, assegurar a preservação da documentação que, não sendo indispensável à sua gestão, deva ser conservada perpetuamente, em virtude do seu valor histórico, científico, cultural ou administrativo.

Por outro lado, o crescente aumento de processos de contra-ordenação determina que, com urgência, se adoptem critérios específicos para o seu tratamento arquivístico, conservando-os apenas durante a sua vida útil e determinando a sua eliminação logo que decorrido esse prazo.

Assim, ao abrigo do disposto na alínea a) do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro

Manda o Governo, pelos Ministros da Administração Interna e da Cultura, o seguinte

Regulamento de Conservação Arquivística da Direcção-Geral de Viação

1.º

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento aplica-se a toda a documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Direcção-Geral de Viação, adiante designada por DGV.

2 - São abrangidos pelas disposições desta portaria os arquivos de todos os serviços da DGV.

2.º

Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGV tem por objectivo a determinação do seu valor, para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação administrativa.

2 - A fixação dos prazos de conservação administrativa é da responsabilidade da DGV.

3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção que constitui o anexo I ao presente Regulamento, sendo contados a partir da data final dos processos dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.

4 - Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGV.

3.º

Selecção

A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela DGV, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.

4.º

Tabela de selecção

A tabela de selecção que consigna e sintetiza as disposições relativas a avaliação documental deve ser sujeita a revisões periódicas, de modo a adequá-la às alterações na produção documental que a organização dos serviços vier a determinar, devendo para o efeito a DGV obter parecer favorável do IAN/TT.

5.º

Remessas para arquivo intermédio

1 - Os documentos que ainda não tenham cumprido os prazos de conservação administrativa, mas cuja utilização seja reduzida, devem ser remetidos para arquivo intermédio de acordo com a tabela de selecção.

2 - A remessa dos documentos para arquivo intermédio é feita com a periodicidade que vier a ser determinada pela DGV.

6.º

Remessas para arquivo definitivo

1 - Cumpridos os prazos de conservação administrativa, devem ser remetidos para arquivo definitivo de acordo com a tabela de selecção os documentos que sejam de conservação permanente.

2 - Os documentos seleccionados a título permanente devem ser conservados no suporte original.

3 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

4 - A documentação remetida para arquivo definitivo deve ser acompanhada dos respectivos índices e outros elementos úteis de referência.

7.º

Formalidades das remessas

1 - As remessas atrás referidas devem obedecer às seguintes formalidades

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter anexa uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia é feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem.

2 - Os modelos do auto de entrega e da guia de remessa são os constantes do anexo II ao presente Regulamento.

8.º

Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela.

2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do IAN/TT.

3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e de racionalidade de custos e meios.

9.º

Formalidades da eliminação

1 - A eliminação dos documentos atrás referidos deve obedecer às seguintes formalidades

a) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo responsável do arquivo;

b) O auto de eliminação será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido para o IAN/TT.

2 - O modelo do auto consta do anexo III ao presente Regulamento.

10.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGV atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente em conformidade com a lei geral.

11.º

Fiscalização

Compete ao IAN/TT a fiscalização do disposto na presente portaria.

12.º

Entrada em vigor

O disposto na presente portaria entra em vigor 30 dias após a sua publicação.

Ministérios da Administração Interna e da Cultura.

Assinada em 27 de Abril de 1998.

Pelo Ministro da Administração Interna, Armando António Martins Vara, Secretário de Estado Adjunto do Ministro da Administração Interna. - O Ministro da Cultura, Manuel Maria Ferreira Carrilho.

ANEXO I

Tabela de selecção

(ver tabela no documento original)

ANEXO II

Auto de entrega

(ver modelo no documento original)

ANEXO III

Auto de eleminação

(ver modelo no documento original)