Portaria n.º 404/80

Portaria n.º 404/80

de 14 de Julho

Considerando a necessidade de regulamentar a conservação e a microfilmagem da documentação arquivística dos órgãos e serviços do MAP;

Considerando as opiniões expendidas sobre o assunto pelos diversos serviços deste Ministério;

Nestes termos

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Agricultura e Pescas, em execução do preceituado no Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, que os serviços do Ministério observem, quanto à conservação da sua documentação arquivística, o regulamento anexo.

Regulamento da Conservação Arquivística do Ministério da Agricultura e Pescas

(Prazos mínimos de conservação dos documentos)

1 - Deverão ser conservados, pelos prazos mínimos assinalados, os documentos indicados no mapa anexo, que faz parte integrante desta portaria.

2 - Os originais dos documentos de conservação permanente, após decorrido o prazo de cinquenta anos, deverão ser subdivididos em documentos de interesse técnico e administrativo, que permanecerão nos arquivos do Ministério, e de interesse histórico, que serão remetidos ao arquivo histórico.

3 - Os documentos de inutilização imediata serão destruídos logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem.

4 - Os documentos cuja conservação seja fixada por lei especial ficam sujeitos às disposições da respectiva lei.

(Inutilização de documentos)

1 - Decorridos os prazos mínimos de conservação fixados no artigo 1.º, os documentos poderão ser inutilizados.

2 - A inutilização dos documentos será feita por máquina de destruição de papéis, em tiras com largura de resíduo não superior a 15 mm, de modo que seja impossível a sua leitura, ou ainda por corte ou rasgamento total, ao meio, pelo menos em quatro partes.

3 - Na inutilização dos documentos lavrar-se-á um auto de destruição.

(Selecção de documentos a conservar)

A selecção de documentos será feita por pessoal de documentação da Secretaria-Geral ou dos órgãos e serviços respectivos, mas sob orientação da Divisão de Documentação da Secretaria-Geral.

(Microfilmagem)

Poderão os órgãos e serviços proceder à microfilmagem dos documentos em casos devidamente fundamentados e depois de ouvidos os Serviços Centrais de Organização do Ministério, com a imediata destruição dos documentos escritos, salvo aqueles que são de conservação permanente.

(Segurança do microfilme)

1 - Na microfilmagem dos documentos deverão observar-se as operações seguintes

a) Selecção da documentação;

b) Preparação dos originais a microfilmar;

c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;

d) Microfilmagem propriamente dita;

e) Conferência do microfilme com o original no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;

f) Identificação das microcópias;

g) Descrição e armazenamento das microcópias.

2 - Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem, bem como pela segurança da inutilidade dos documentos, de modo a impedir a sua leitura ou utilização, o chefe do serviço onde funciona o respectivo centro de microfilmagem.

3 - O início e o termo de cada filme e ainda qualquer parte intermédia, por colagem, deverão ser autenticados com selo branco ou de perfuração especial e a assinatura do responsável.

4 - Os filmes não deverão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e encerramento.

5 - Será elaborado um livro de registo de filmes conservados, que possuirá termos de abertura e encerramento, bem como a referência de eventuais colagens, cortes ou emendas, cujas páginas serão rubricadas pelo respectivo chefe de serviço.

6 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que deverão ficar guardadas em locais diferentes.

7 - A conservação dos filmes será feita em bobinas convenientemente referenciadas.

8 - O serviço de microfilmagem deverá elaborar um livro de registo de todas as fotocópias emitidas, referenciando a requisição que justificou a reprodução.

9 - As fotocópias obtidas a partir de microfilmes têm a mesma força probatória dos originais, desde que contenham a assinatura do responsável, devidamente autenticada com selo branco.

10 - Quando se proceder à microfilmagem, efectuar-se-á uma declaração donde conste que as imagens reproduzidas em filme são reproduções totais exactas dos originais.

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitam à manutenção em arquivo de documentos com interesse técnico-administrativo, técnico-profissional ou histórico, bem como à definição da natureza deste interesse, serão submetidas a despacho do Ministro.

Ministério da Agricultura e Pescas, 30 de Junho de 1980. - O Ministro da Agricultura e Pescas, António José Baptista Cardoso e Cunha.

Mapa anexo a que se refere o artigo 1.º

(ver documento original)

O Ministro da Agricultura e Pescas, António José Baptista Cardoso e Cunha.