Portaria n.º 918/80

Portaria n.º 918/80

de 3 de Novembro

Considerando as vantagens funcionais e económicas que para os órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência representará a possibilidade de inutilizar documentos há muito arquivados e já sem qualquer interesse ou utilidade administrativa ou técnica;

Considerando ainda a indispensabilidade de assegurar a conservação de documentos de interesse histórico, científico, cultural ou outro atendível;

Considerando, finalmente, a necessidade de regulamentar a conservação, microfilmagem e destruição da documentação em arquivo dos órgãos e serviços centrais do MEC

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Educação e Ciência, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, que os órgãos e serviços centrais do Ministério observem quanto à conservação da sua documentação em arquivo o regulamento anexo.

Ministério da Educação e Ciência, 15 de Outubro de 1980. - O Ministro da Educação e Ciência, Vítor Pereira Crespo.

REGULAMENTO

(Prazo de conservação de documentos)

Os documentos incluídos ou não em processos e mantidos em arquivos dos órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência poderão ser inutilizados após expirarem os prazos fixados no mapa anexo a este regulamento e que dele faz parte integrante.

(Documentação de conservação permanente)

1 - Devem ser conservados permanentemente os originais dos documentos com interesse histórico, científico, cultural ou administrativo fora do vulgar.

2 - Quando os documentos de conservação permanente deixarem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços que os detêm, ou neles sejam microfilmados, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao arquivo histórico do Ministério, a criar oportunamente, sem prejuízo do disposto no n.º 3 deste artigo.

3 - Para efeitos de selecção dos documentos referidos no n.º 2 poderá estabelecer-se protocolo de cooperação entre a Secretaria-Geral do Ministério da Educação e Ciência e o departamento responsável pelo património cultural.

(Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo)

Podem ser inutilizados, após os prazos mínimos que se indicam no mapa anexo, os documentos não abrangidos pelo artigo anterior.

(Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)

1 - Os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, conquanto sejam microfilmados.

2 - Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos volumosos ou de grande formato e de grandes séries documentais.

3 - Os microfilmes dos documentos, acompanhados dos elementos respeitantes ao arranjo, descrição e indexação das peças arquivísticas reproduzidas, quando deixem de ter interesse administrativo ou técnico para os serviços, serão enviados à Secretaria-Geral, com destino ao arquivo histórico do Ministério, cabendo a este decidir se deve ou não conservar os microfilmes.

(Documentos de inutilização imediata)

Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem, os documentos de interesse efémero e diminuto que se indicam no mapa anexo.

(Casos omissos ou alteração de prazos)

Por despacho do Ministro do Educação e Ciência, ouvida a Secretaria-Geral do Ministério, poderão ser acrescentados ao mapa anexo à presente portaria outros documentos susceptíveis de inutilização imediata ou de incluir entre os sujeitos a prazos de conservação em arquivo e, bem assim, ser alterados, quando assim se justifique, os prazos ora fixados relativamente aos documentos contidos no referido mapa.

(Autorização para microfilmagem)

1 - A necessidade de microfilmagem dos documentos será definida pelo director-geral ou equiparado quando a considere justificada económica e funcionalmente para o respectivo serviço.

2 - A autorização para a realização da microfilmagem carece de despacho ministerial, que determinará igualmente as prioridades a estabelecer em relação aos diversos órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência.

(Centros de microfilmagem)

1 - A criação dos centros de microfilmagem carece de despacho ministerial, mediante parecer da Secretaria-Geral.

2 - Os centros de microfilmagem independentemente do seu enquadramento orgânico, deverão, sempre que possível, prestar apoio, no âmbito das suas atribuições, às diversas direcções-gerais ou serviços equiparados.

(Microfilmagem)

1 - A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes

a) Selecção da documentação;

b) Preparação dos originais a microfilmar;

c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;

d) Microfilmagem propriamente dita;

e) Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;

f) Identificação das microcópias;

g) Descrição e armazenamento das microcópias.

2 - A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivísticas, é garantida por

a) Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo centro e aposição de selo branco, ou perfuração especial, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;

b) Um livro de registo das microcópias de cada unidade arquivística, donde conste o número e conteúdo, a exactidão como original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantido por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade.

3 - As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas microcópias, devidamente referenciadas, ficando uma no órgão ou serviço interessado e a outra no arquivo histórico do Ministério.

(Pessoal responsável pela microfilmagem)

Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelo director-geral ou equiparado.

(Força probatória)

As fotocópias têm força probatória legal, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, devendo ser autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto legal e com o selo branco.

(Inutilização de documentos)

1 - A inutilização de documentos será feita por meio de máquinas de destruição de papel, com largura de resíduo não superior a 15 mm, ou por incineração, quando se trate de documentos confidenciais ou reservados; por corte ou rasgamento em cruz, pelo menos em quatro partes iguais, nos restantes casos.

2 - Da inutilização de documentos referida no parágrafo anterior será lavrado, em livro próprio, auto de inutilização.

(Disposições gerais)

1 - As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitem à definição de interesse cultural ou à manutenção em arquivo de documentos sem interesse administrativo ou técnico, serão postas à Secretaria-Geral do Ministério, a fim de serem submetidas, com o seu parecer, a despacho ministerial.

2 - É revogada a Portaria n.º 303/75, de 10 de Maio.

Ministro da Educação e Ciência, Vítor Pereira Crespo.

MAPA ANEXO

(À portaria sobre conservação de documentos em arquivo dos órgãos e serviços centrais do Ministério da Educação e Ciência)

Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos

(ver documento original)