Portaria n.º 560/83

Portaria n.º 560/83

de 11 de Maio

A gestão das organizações exige uma capacidade de resposta rápida, apoiada numa informação segura, aos problemas que lhe são postos.

Daí a importância do arquivo, não como mero depósito de documentos, mas como centro activo de informações.

Importa, pois, resolver os problemas de rapidez de consulta, e mesmo de espaço, que afectam a maioria dos arquivos e que resultam, fundamentalmente, do grande volume de documentação existente.

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, determina que serão fixados por portaria os prazos mínimos de conservação em arquivo dos documentos na posse dos serviços públicos. O mesmo diploma permite a microfilmagem e consequente destruição dos documentos, antes de decorridos os respectivos prazos de conservação.

Assim, o MIEE, quer pelas necessidades existentes, quer pelo acolhimento legal já estabelecido nesta matéria através da Portaria n.º 315/82, de 24 de Março, procura encontrar, através da racionalização do processo de arquivo, soluções para uma melhor operacionalidade dos serviços.

Nestes termos e ao abrigo do disposto nos artigos 1.º e 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro da Indústria, Energia e Exportação, aprovar o seguinte

REGULAMENTO DA CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO MIEE

1.º

(Âmbito de aplicação)

Este regulamento é aplicável a todos os serviços do MIEE que não disponham de regulamento próprio sobre a matéria.

2.º

(Prazo de conservação de documentos)

1 - Os prazos mínimos de conservação de documentos são os que constam do presente regulamento, ressalvado, contudo, o que estiver fixado por legislação especial.

2 - Os documentos de conservação indefinida deverão, decorrido o prazo de 30 anos, ser apreciados pela comissão prevista no n.º 3.º da Portaria n.º 315/82, que avaliará os que, pelo seu interesse, deverão ser conservados permanentemente.

3.º

(Documentos de interesse histórico)

1 - Os documentos considerados de interesse histórico deverão ser conservados na forma original, mesmo quando se decida a sua microfilmagem.

2 - Em casos de dúvida quanto ao interesse histórico dos documentos mencionados no número anterior, deverá ser consultado o Instituto Português do Património Cultural (IPPC), criado pelo Decreto Regulamentar n.º 34/80, de 2 de Agosto.

4.º

(Documentação de conservação indefinida)

1 - Consideram-se documentos de conservação indefinida os seguintes

a) Estudos de planeamento, programas aprovados e relatórios da execução respectiva;

b) Estatísticas fundamentais para o planeamento e gestão dos serviços quando não publicadas;

c) Documentos básicos relativos à criação, estrutura ou alteração dos serviços do MIEE;

d) Documentos relativos às grandes linhas de política prosseguida pelo MIEE, nos sectores de actividade que lhe estão adstritos

Estudos prévios, relatórios e actas;

Versões sucessivas dos diplomas fundamentais e suas interpretações;

Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiverem resolução final e depois de aliviados dos documentos de mero expediente;

e) Documentos respeitantes às funções específicas dos serviços nos seus aspectos basilares, tais como

Regulamentos internos;

Relatórios sobre tarefas fundamentais realizadas;

f) Documentos relativos às funções não específicas e fundamentais dos serviços, tais como

Relatórios, livros de actas e mapas de despesas anuais elaboradas ao abrigo do artigo 3.º do Decreto n.º 27327, de 15 de Dezembro de 1936;

Contas de gerência e as respectivas peças justificativas fundamentais;

Folhas de vencimentos, salários, gratificações e outros abonos (até à aposentação ou morte de todos os funcionários nelas inscritos);

Cadastro de bens do domínio privado;

Processos individuais dos servidores quanto aos documentos relativos a nascimentos, estado civil, situação militar, habilitações literárias, formação profissional, números identificadores, remunerações, méritos, deméritos, admissões, exercício de funções alheias ao Ministério, acumulações, promoções, transferências, comissões de serviço e extinção do exercício das funções públicas e, bem assim, dos processos disciplinares ou de certidões requeridas e passadas, sua integração em órgãos sociais e sindicais;

Fichas de cadastro de pessoal;

Documentos definidores da organização arquivística dos serviços ao longo de toda a sua existência;

g) Todas as unidades arquivísticas organizadas com base no assunto tratado ou na entidade que lhes deu origem, quando

Iniciadas no ano de criação de serviços e em anos terminados em 0;

Concluídas em anos de extinção de serviços;

h) Documentos de grande interesse administrativo ou outros, expressamente reconhecidos pelos membros do Governo, sob proposta dos directores-gerais ou equiparados.

2 - Os documentos de conservação indefinida, ao fim de 30 anos, e ouvida a comissão, serão enviados ao arquivo erudito do Ministério, se considerados de interesse histórico, e inutilizados, em caso contrário.

5.º

(Documentos que podem ser inutilizados após certo prazo)

Podem ser inutilizados os documentos seguintes, após os prazos mínimos que se indicam

a) 20 anos a partir do ano em que os assuntos respectivos obtiverem resolução final ou, quando não sujeitos a resolução final, a partir do ano de realização da actividade respectiva, tais como

1) Informações;

2) Processos de contencioso;

3) Recursos contenciosos ou hierárquicos;

4) Processos de sindicância e de inquérito aos serviços;

5) Documentação relativa ao sistema de classificação de serviço;

6) Instrumentos de pesquisa dos arquivos próprios, designadamente inventário, catálogo e índice ou, na sua falta, sucessivamente, fichas de registo de documentação por assuntos, ou livros ou fichas de registo de entrada de correspondência e copiadores de correspondência expedida;

7) Mapas de Conta Geral do Estado;

8) Registo das folhas e das respectivas autorizações de pagamento;

9) Notas de lançamento e extractos enviados por entidades bancárias;

10) Ordens de recebimento;

11) Ordens de pagamento por transferência bancária;

12) Processos relativos a concurso de admissão e promoção de pessoal e respectivas provas práticas, com excepção dos trabalhos originais, que deverão ser conservados no serviço de biblioteca;

b) 10 anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em processos de entre os quais

1) Documentos referentes a aquisição ou a fornecimento de bens e serviços por entidades estranhas ao Ministério, a partir da sua liquidação;

2) Registo da correspondência entrada e saída, por entidades, em livros ou fichas;

3) Informações ou propostas de carácter geral;

4) Pareceres de contencioso;

5) Projectos de orçamento;

6) Contas correntes com os orçamentos nos serviços não autónomos;

7) Alterações orçamentais;

8) Registo de guias de depósito e reposição;

9) Listas de antiguidade;

10) Folhas de ajudas de custo e subsídio de viagem e marcha;

11) Fundos permanentes;

12) Documentos de operações diversas;

13) Requisições de fundos e respectivas restituições;

14) Guias de depósito e de reposição;

15) Processos que, nas delegações regionais, ou noutros serviços externos, constituam mera duplicação dos existentes nos respectivos serviços centrais;

c) 5 anos a partir do ano em que findou o tratamento administrativo ou técnico dos documentos, integrados ou não em copiadores ou processos, de entre os quais

1) Todos os documentos avulsos ou integrados em unidades arquivísticas organizadas cronologicamente com base na forma dos documentos ou no tipo de acção a executar, tais como copiadores, livros de registo, etc.;

2) Copiadores de requerimentos de certidões e expediente subsequente;

3) Livros ou fichas de ponto (após a publicação da lista de antiguidade definitiva);

4) Relações de frequência dos trabalhadores da função pública;

5) Copiadores de expediente relacionado com acidentes em serviço;

6) Protocolos de entrega de correspondência;

7) Livros de balancetes;

8) Registo de cabimento prévio;

9) Requisições internas de material e respectivas fichas de suporte;

10) Guias de remessa de material;

11) Boletins diários e mapas mensais de controle da gestão das viaturas;

12) Pedidos de antecipação de duodécimos;

13) Registo de cheques emitidos relativos a SOFE e ADSE;

174) Contratos de assistência, aluguer e aquisição de serviços (após o seu término ou rescisão).

6.º

(Documentos que podem ser inutilizados com prévia microfilmagem)

1 - Por necessidade de espaço, os documentos referidos no artigo precedente poderão ser inutilizados antes dos prazos indicados, contanto que sejam microfilmados.

2 - Deve ser dada prioridade à microfilmagem de documentos de maior prazo de conservação e mais volumosos.

3 - A microfilmagem dos documentos implica as operações seguintes

a) Selecção da documentação;

b) Preparação dos originais a microfilmar;

c) Ordenação e inserção de elementos de identificação das unidades arquivísticas;

d) Microfilmagem propriamente dita e revelação;

e) Conferência do microfilme com o original, no sentido de verificar que não foi omitido nenhum documento e que a fotografia se encontra em boas condições técnicas;

f) Identificação das microcópias;

g) Descrição e armazenamento, das microcópias.

4 - A autenticidade das microcópias, quer no que respeita a cada uma em si própria, quer em relação ao conjunto de documentos de cada unidade arquivística, é garantida por

a) Um termo de abertura e outro de encerramento, com visto do responsável pelo serviço, que serão microfilmados, respectivamente, no início e no fim do filme correspondente;

b) Uma lista de verificação das microcópias, de cada unidade arquivística, donde conste o número, o conteúdo, a exactidão com o original e se existem ou não cortes ou emendas no filme, garantida por declaração assinada pelo conferente responsável pela autenticidade;

5 - Os responsáveis pelas operações de microfilmagem e segurança de documentos cuja inutilização seja permitida serão designados pelos dirigentes dos serviços.

6 - A microfilmagem será realizada quando os dirigentes a considerem justificada económica e funcionalmente.

7.º

(Documentos de inutilização imediata)

Podem ser inutilizados, logo após o seu conhecimento ou depois do expediente que originem, os documentos de interesse efémero e diminuto, tais como

a) Recortes de publicações periódicas de informação geral, quando não dêem origem a actuação administrativa;

b) Notas de simples conhecimento, tais como cartas, postais, ofícios e comunicações;

c) Pedidos de informação e respectivas respostas quando não requeiram qualquer acção ou decisão consequente;

d) Correspondência referente a convites;

e) Comunicados e notas de actividades públicas e privadas recebidos para simples conhecimento ocasional;

f) Recordatórias a que foi dado cumprimento.

8.º

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria serão resolvidas por despacho do Ministro da Indústria, Energia e Exportação, ouvido o secretário-geral.

Ministério da Indústria, Energia e Exportação.

Assinada em 26 de Abril de 1983.

O Ministro da Indústria, Energia e Exportação, Ricardo Manuel Simões Bayão Horta.