Decreto Legislativo Regional n.º 9/87/A

Decreto Legislativo Regional n.º 9/87/A

Criação do ficheiro central de pessoal

Considerando que existe necessidade de institucionalizar os mecanismos que permitam implementar e desenvolver um sistema de informação sobre os recursos humanos da função pública, a fim de que este forneça os indicadores de gestão necessários à fundamentação das medidas de política de pessoal e de emprego público;

Considerando que o sistema de inquérito, utilizado nos anos anteriores, apesar do papel importante que representou para o conhecimento do funcionalismo público regional, evidenciou-se excessivamente pesado e limitativo em termos de análise e periodicidade de actualização, situação que não se compadece com as exigências actuais nesta matéria;

Considerando ainda que a gestão de recursos humanos vai obrigar, a curto prazo, que os vários departamentos e autarquias possuam os seus ficheiros de pessoal para gestão e apoio administrativo

Mostrou-se oportuno criar um ficheiro central de pessoal versátil, permitindo consultas diversificadas, ao mesmo tempo assente num sistema simplificado de recolha de informação, necessariamente descentralizado, recorrendo aos dados existentes nos ficheiros de pessoal de cada departamento, organismo ou autarquia.

A Assembleia Regional dos Açores, nos termos do artigo 229.º, alínea a), da Constituição, decreta o seguinte

Ficheiro central de pessoal

É criado, na Secretaria Regional da Administração Pública, o ficheiro central de pessoal das administrações regional e local da Região Autónoma dos Açores.

Objectivos

O ficheiro central de pessoal tem por objectivos a recolha, tratamento e divulgação de dados nominativos e estatísticos, bem como o fornecimento de indicadores de gestão sobre o funcionalismo público regional, tendo em vista fundamentar o estudo e a definição de medidas globais de pessoal, de emprego público e a análise das necessidades de promoção e desenvolvimento de operações sectoriais de gestão e administração de pessoal.

Âmbito

O ficheiro central de pessoal integra todos os funcionários, agentes e tarefeiros das administrações regional e local da Região Autónoma dos Açores, assim como dos institutos públicos regionais que revistam a natureza de serviços personalizados ou de fundos públicos.

Constituição do ficheiro central

1 - O ficheiro central de pessoal compreende o ficheiro de identificação e o ficheiro profissional.

2 - Cada registo do ficheiro central é constituído pelos seguintes dados

a) Identificação do registo

Activo;

Não activo;

Identificação do organismo onde se encontra o indivíduo;

b) Identificação do organismo

Administração regional ou local;

Departamento ou autarquia;

Serviço ou organismo;

c) Identificação do funcionário ou agente

Número de identificação;

Nome;

Data de nascimento;

Sexo;

d) Local de trabalaho

Concelho e ilha;

e) Situações profissionais anteriores à actual

Categorias - datas;

Vínculos - datas;

Organismos - datas;

f) Situação profissional actual

Categoria - data;

Vínculo - data;

Letra de vencimento;

Cargo em exercício - data;

g) Situações especiais

Tarefa;

Acumulação;

Tempo parcial;

Cargo sem letra de vencimento;

Montante mensal;

h) Se o vínculo em f) for nomeação interina, em comissão de serviço, requisição, destacamento, regime de substituição ou se se encontrar em regime de acumulação, indicar

Organismo de origem;

i) Interrupções de actividade

Cessação temporária de actividade;

Saída definitiva;

Saída para outro serviço ou organismo público;

j) Habilitações literárias

Nível;

Designação de curso;

l) Formação complementar

Designação da acção;

Organismo promotor;

Data;

m) Situações económico-sociais

Número de diuturnidades;

Número de abonos de família;

Remunerações e abonos complementares;

Número de horas de trabalho por semana;

Número de faltas;

Classificação de serviço.

Manutenção e desenvolvimento do ficheiro central de pessoal

1 - A criação, manutenção e exploração do ficheiro central de pessoal é da responsabilidade da Secretaria Regional da Administração Pública.

2 - A manutenção do ficheiro central de pessoal será feita a partir dos dados fornecidos por ficheiros descentralizados existentes nos diversos departamentos, pelo que aqueles deverão compreender necessariamente os dados constitutivos de cada registo do ficheiro central.

3 - Até à implementação generalizada dos ficheiros descentralizados, e sempre que se julgue necessário, proceder-se-á à actualização por inquéritos, ou por qualquer outro processo a definir por decreto regulamentar regional.

4 - Os inquéritos a que se refere o número anterior, cuja resposta é de carácter obrigatório, serão desenvolvidos junto dos funcionários e agentes ou dos departamentos e autarquias.

Manutenção e desenvolvimento dos ficheiros descentralizados

1 - A implementação, manutenção e exploração dos ficheiros descentralizados de pessoal são da competência de cada departamento regional, autarquia e institutos públicos regionais que revistam a natureza de serviços personalizados ou fundos públicos.

2 - Os ficheiros descentralizados de pessoal deverão ser organizados de forma a assegurar a sua compatibilidade com o ficheiro central.

3 - A Secretaria Regional da Administração Pública prestará, sempre que possível, o apoio técnico necessário à construção dos ficheiros descentralizados, quer se trate de ficheiros informatizados ou manuais.

4 - No caso de estes serem informatizados, o apoio da Secretaria Regional da Administração Pública incidirá essencialmente sobre a compatibilização com o ficheiro central, nomeadamente no que se refere à estrutura de códigos.

Articulação com subsistemas

Por despacho conjunto do Secretário Regional da Administração Pública e do membro do Governo competente serão estabelecidas as formas de articulação entre o ficheiro central de pessoal e outros subsistemas existentes ou a criar ao nível da Administração Pública, nomeadamente no que respeita ao sistema estatístico regional, ao processamento automático de vencimentos, à assistência na doença, ao processo de aposentação e ao controle dos actos de admissão de pessoal ou de quaisquer modificações estatutárias subsequentes.

Segurança e privacidade

1 - É proibida a recolha de dados feita por qualquer processo fraudulento, desleal ou ilícito.

2 - Os dados do ficheiro de identificação são confidenciais.

3 - A ligação entre os ficheiros de identificação e profissional será efectuada através de um número de identificação, não significativo e não coincidente com qualquer outro número em vigor na Administração.

4 - Do ficheiro profissional não constam quaisquer identificativos pessoais, tais como o nome, o número do bilhete de identidade ou número fiscal de contribuinte, sendo apenas comum o número de identificação.

5 - Dos suportes de informação - manuais, mecanográficos ou magnéticos - do ficheiro central de pessoal não podem constar quaisquer dados de natureza opinativa ou respeitante à vida privada, às opções políticas, partidárias, religiosas ou filosóficas dos titulares dos registos.

6 - As entidades responsáveis pela gestão dos ficheiros tomarão todas as precauções úteis a fim de garantir a segurança das informações, impedindo que as mesmas sejam deformadas ou divulgadas de forma ilícita ou para fins diferentes dos estabelecidos no presente diploma, incorrendo na respectiva responsabilidade disciplinar, civil ou criminal.

7 - Enquanto não for publicada a lei sobre a defesa dos direitos do homem perante a informática, são vedadas as interconexões, por meios automáticos, dos suportes de informação que integram o ficheiro central e os ficheiros descentralizados, no que se refere aos campos de informação que não lhes sejam comuns e, bem assim, as interconexões do ficheiro central de pessoal com outros ficheiros existentes na Administração Pública.

Direito de acesso

Todo o indivíduo tem direito a tomar conhecimento do conteúdo dos registos de que sejam titulares, devendo o mesmo ser informado das subsequentes alterações, podendo exigir a rectificação dos dados inexactos e a sua actualização.

Utilizadores do ficheiro central de pessoal

O ficheiro central de pessoal tem como utilizadores

a) Os serviços com competência em matéria de pessoal da Secretaria Regional da Administração Pública, em relação ao total da informação contida no ficheiro central;

b) Os serviços com competência em matéria de pessoal de cada departamento ou autarquia, em relação ao ficheiro profissional e à parte do ficheiro de identificação referente aos seus funcionários e agentes;

c) Os órgãos com vocação para operações de administração centralizada, designadamente a Secretaria Regional das Finanças, Caixa Geral de Aposentações, Tribunal de Contas e Serviço Regional de Estatística, em relação à informação contida no ficheiro profissional e mediante despacho do Secretário Regional da Administração Pública no que concerne ao ficheiro de identificação;

d) As estruturas sindicais, relativamente aos funcionários e agentes que representam, mediante apresentação de autorização passada pelo próprio.

Regulamentação

1 - A periodicidade de actualização do ficheiro central de pessoal será estabelecida por despacho do Secretário Regional da Administração Pública.

2 - A forma, bem como os deveres que recaem sobre os serviços ou organismos, no que concerne à transmissão da informação dos ficheiros descentralizados para o ficheiro central, serão definidos por despacho conjunto do Secretário Regional da Administração Pública e do membro do Governo Regional competente.

Aprovado pela Assembleia Regional dos Açores, na Horta, em 8 de Abril de 1987.

O Presidente da Assembleia Regional dos Açores, José Guilherme Reis Leite.

Assinado em Angra do Heroísmo em 25 de Maio de 1987.

Publique-se.

O Ministro da República para a Região Autónoma dos Açores, Vasco Joaquim Rocha Vieira.