Portaria n.º 604/2001

Portaria n.º 604/2001

de 12 de Junho

A Lei n.º 30/2000, de 29 de Novembro, no seu artigo 6.º, remete para portaria conjunta do Ministro da Justiça e do membro do Governo responsável pela coordenação da política da droga e da toxicodependência a regulamentação respeitante ao registo central dos processos de contra-ordenação.

É o que se concretiza pela presente portaria, que regula todos os aspectos desse registo central.

Foi ouvida a Comissão Nacional de Protecção de Dados, nos termos legais, tendo o respectivo parecer sido seguido.

Assim, ao abrigo do disposto no artigo 6.º da Lei n.º 30/2000, de 29 de Novembro, manda o Governo, pelo Ministro da Justiça e pelo Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, o seguinte

1.º

Objecto

O presente diploma tem por objecto proceder à regulamentação do registo central dos processos de contra-ordenação, previstos na Lei n.º 30/2000, de 29 de Novembro, doravante designado «registo central».

2.º

Âmbito e finalidade do tratamento

1 - O Instituto Português da Droga e da Toxicodependência (IPDT) mantém e gere o registo central.

2 - O registo central é constituído por ficheiros de dados informatizados que têm por finalidade organizar e manter actualizada a informação respeitante aos processos de contra-ordenação das comissões para a dissuasão da toxicodependência.

3.º

Organização do registo central

1 - O registo central organiza os dados nominativos dividindo os processos em duas categorias

a) Aqueles em que ainda não houve nenhuma decisão, suspensiva ou final, de uma comissão;

b) Aqueles em que já houve uma decisão, suspensiva ou final, de uma comissão.

2 - Os dados respeitantes aos processos onde não houve nenhuma decisão nem poderá haver supervenientemente por motivo de prescrição ou de qualquer outra forma de extinção do processo terão fins meramente estatísticos.

3 - Os dados respeitantes aos processos em que já foi proferida decisão de uma comissão terão fins meramente estatísticos quando a decisão tenha sido de absolvição ou de arquivamento do processo por menoridade do indiciado.

4.º

Dados objecto de tratamento

1 - Logo que uma comissão recebe um auto de ocorrência de uma entidade policial, nos termos da lei, promove a abertura de um registo individual no registo central.

2 - Em cada processo de contra-ordenação fica a comissão de dissuasão competente autorizada a registar e introduzir no registo central as seguintes categorias de dados respeitantes ao indiciado

a) Nome completo;

b) Sexo;

c) Estado civil;

d) Data de nascimento;

e) Filiação;

f) Nacionalidade;

g) Naturalidade;

h) Residência;

i) Número do bilhete de identidade;

j) Local e data onde foi encontrado a consumir ou na posse da substância ilícita;

k) Tipo e quantidade da substância ilícita encontrada;

l) Profissão e situação profissional;

m) Habilitações literárias;

n) Composição do agregado doméstico.

3 - Se alguns destes dados não constarem do auto de ocorrência ou tiverem de ser alterados no decurso do processo, a comissão assim promove, sem prejuízo dos direitos de informação e de acesso previstos na lei.

4 - Do registo individual consta a identificação e o número do processo de contra-ordenação.

5.º

Decisão suspensiva ou final

Quando uma comissão profere decisão de suspensão do processo de contra-ordenação, de suspensão da determinação da sanção, de aplicação de uma sanção ou de suspensão da execução da sanção, o registo individual referido no n.º 1 do artigo 4.º é actualizado pela comissão logo que a decisão transite em julgado, aditando-se todos os elementos identificadores da decisão tomada.

6.º

Conservação e eliminação da informação

1 - Decorridos cinco anos sobre a data em que foi proferida a última das decisões enumeradas no artigo 5.º sem que tenha sido instaurado outro processo por razões idênticas, são os respectivos registos individuais imediatamente eliminados pelo IPDT, mantendo-se apenas a informação constante das alíneas b) a d), f), g) e j) a n) do artigo 4.º, n.º 1, bem como o concelho de residência e o tipo de decisão proferida, para fins meramente estatísticos.

2 - Após o trânsito em julgado de decisão absolutória da comissão, de arquivamento do processo por menoridade do indiciado e no caso de prescrição ou qualquer outra forma de extinção do procedimento, é também eliminada toda a informação constante do respectivo registo individual, mantendo-se apenas a informação constante do número anterior para os mesmos fins ali indicados.

7.º

Entidade responsável pelo registo central

1 - O director do Departamento de Apoio ao Processamento de Contra-Ordenações do IPDT é o responsável pelo tratamento dos dados.

2 - Os presidentes das comissões para a dissuasão da toxicodependência indicam à entidade referida no n.º 1 a quem do seu pessoal de apoio compete processar a informação.

8.º

Direito de informação e de acesso

Cabe à entidade referida no n.º 1 do número anterior assegurar o direito de informação e de acesso aos dados pelos respectivos titulares ou pelos seus representantes legais, a correcção de inexactidões, o completamento de omissões, a supressão de dados indevidamente registados, velar pela legalidade da consulta ou da comunicação da informação, bem como definir os termos do controlo necessário à segurança da informação.

9.º

Acesso por outras entidades

1 - A comunicação de dados relevantes para efeitos do cumprimento do disposto nos artigos 9.º, 17.º, 21.º, 22.º e 25.º da Lei n.º 30/2000, de 29 de Novembro, cabe à comissão.

2 - À entidade a quem é concretamente cometido o cumprimento do disposto nos preceitos enunciados no número anterior são apenas transmitidos, por via informática ou outra, os dados estritamente necessários para assegurar esse cumprimento.

10.º

Acesso à informação para investigação

Compete ao conselho de administração do IPDT autorizar e definir os termos de acesso aos dados para fins de investigação, desde que não sejam identificáveis as pessoas a que respeitam.

11.º

Segurança da informação

1 - Sem prejuízo do disposto na legislação aplicável, são objecto de controlo, tendo em vista a segurança da informação

a) Os suportes de dados e os meios de transporte, a fim de impedir que possam ser lidos, copiados, alterados ou eliminados por qualquer pessoa ou por qualquer forma não autorizadas;

b) A manipulação de dados, a fim de impedir a inserção, bem como qualquer tomada de conhecimento, alteração ou eliminação, não autorizada, de dados pessoais;

c) Os sistemas de tratamento automatizado de dados, para impedir que possam ser utilizados por pessoas não autorizadas;

d) O acesso aos dados, para que as pessoas autorizadas só possam ter acesso aos dados que interessem ao exercício das suas atribuições legais;

e) A transmissão de dados, para garantir que a sua utilização seja limitada a quem está para tal autorizado;

f) A inserção, alteração e eliminação de dados no sistema, de forma a verificar-se por quem foram inseridos, alterados e eliminados, como e quando.

2 - O gestor do registo central promoverá o registo aleatório de acessos à informação, na razão de 1 por cada 20.

12.º

Sigilo

Quem, no exercício das suas funções, tomar conhecimento de dados registados nos ficheiros fica obrigado a sigilo profissional, nos termos da legislação aplicável.

O Ministro da Justiça, António Luís Santos Costa, em 24 de Maio de 2001. - O Secretário de Estado da Presidência do Conselho de Ministros, Vitalino José Ferreira Prova Canas, em 23 de Maio de 2001.