Portaria n.º 111/85

Portaria n.º 111/85

de 21 de Fevereiro

O grande volume de documentos existentes na Direcção-Geral das Alfândegas, não obstante terem sido recentemente reduzidos os respectivos prazos de conservação pelos Despachos Normativos n.os 124/83, de 24 de Maio, 50/84, de 12 de Março, continua a exigir vastas áreas de arquivo de incomportáveis custos.

O progresso técnico, porém, que se tem verificado no âmbito da microfilmagem não só garante, uma resposta altamente satisfatória na fixação, conservação e armazenagem da informação, como ainda propicia, cumulativamente, um conjunto de poupanças resultantes da libertação de espaço e da maior celeridade de recuperação da informação.

Nestes termos

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Secretário de Estado do Orçamento, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte

1.º É autorizado proceder à microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo na Direcção-Geral das Alfândegas o à inutilização dos respectivos originais.

2.º É igualmente permitida a microfilmagem efectuada directamente a partir de suporte magnético e da informação obtida pelo tratamento automático de dados.

3.º As operações de microfilmagem deverão ser executadas com equipamento adequado e o maior rigor técnico, por forma a garantir a reprodução fiel dos documentos sobre que incidem.

4.º Deverá proceder-se à realização de estudos com vista e seleccionar as microformas mais adequadas a cada espécie documental, assegurando-se a melhor funcionalidade do sistema e a maior economia dos respectivos custos.

5.º Jamais se poderão inutilizar os documentos que, pelo seu interesse histórico, artístico, administrativo ou outro motivo atendível, devem ser conservados em original.

6.º A Direcção-Geral das Alfândegas designará um ou mais funcionários, a quem será facultada a indispensável preparação técnica e que ficarão responsáveis pela boa execução das tarefas inerentes à produção e conservação das microformas, bem como pela segurança da inutilização dos documentos.

7.º As microformas devem ser guardadas em ficheiros próprios, que deverão assegurar as condições exigíveis de localização, conservação e segurança.

8.º A inutilização dos documentos será feita de modo a não possibilitar a sua reconstituição.

9.º As fotocópias obtidas a partir dos fotogramas têm a força probatória dos originais, nos termos do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, desde que

1) Em relação aos serviços centrais, tenham a assinatura do responsável pelo respectivo arquivo, devidamente autenticada com o selo branco em uso na Divisão de Documentação e Informação;

2) Em relação às alfândegas, tenham a assinatura dos responsáveis pelos arquivos gerais, devidamente autenticada com o selo branco em uso nas mesmas.

Secretaria de Estado do Orçamento.

Assinada em 4 de Fevereiro de 1985.

O Secretário de Estado do Orçamento, Alípio Barrosa Pereira Dias.