Portaria n.º 1125/91

Portaria n.º 1125/91

de 30 de Outubro

O número de documentos e de processos existentes nos arquivos da Maternidade do Dr. Alfredo da Costa e o aumento constante do seu volume têm vindo a gerar graves problemas de espaço nas instalações que lhe estão afectas, bem como grandes dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação, quando necessária.

Tal acumulação de documentação, clínica e administrativa, resultou fundamentalmente da inexistência da legislação específica aplicável à Maternidade regulamentando a conservação, a microfilmagem e a destruição da documentação arquivística, e só o recurso a um instrumento legal que lhe permita regular o ciclo de vida da documentação, utilizando tecnologias adequadas, poderá proporcionar um quadro de soluções satisfatório.

Pretende-se, com a presente portaria, dotar a Maternidade do Dr. Alfredo da Costa de um instrumento legal que, para além de regular o ciclo de vida da respectiva documentação, por meio de tabelas de avaliação e selecção, possa enquadrar a criação de sistemas ou programas que, de forma articulada e contínua, permitam aos serviços a gestão aficaz e rentável dos seus documentos no tocante à respectiva avaliação, selecção, microfilmagem, eliminação e remessa para arquivo intermédio e definitivo.

Nesta perspectiva, é ainda de salientar o papel fundamental do Instituto Português de Arquivos, resultante do disposto no Decreto-Lei n.º 152/88, de 29 de Abril, como entidade cuja intervenção é obrigatória em matéria de política arquivística nacional.

Nestes termos, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro

Manda o Governo, pelo Ministro da Saúde e pelo Secretário de Estado da Cultura, que seja aprovado o Regulamento Arquivístico da Maternidade do Dr. Alfredo da Costa, no que se refere a avaliação, selecção, transferência, incorporação em arquivo definitivo, microfilmagem e eliminação da sua documentação, que consta do anexo a esta portaria e da qual faz parte integrante.

Presidência do Conselho de Ministros e Ministério da Saúde.

Assinada em 4 de Outubro de 1991.

Pelo Ministro da Saúde, Jorge Augusto Pires, Secretário de Estado da Administração da Saúde. - Pelo Secretário de Estado da Cultura, Maria Natália Brito da Silva Correia Guedes, Subsecretária de Estado da Cultura.

Regulamento Arquivístico da Maternidade do Dr. Alfredo da Costa

Âmbito de aplicação

1 - O presente Regulamento é aplicável aos documentos produzidos e recebidos pela Maternidade do Dr. Alfredo da Costa, adiante abreviadamente designada por MAC, no âmbito das suas actividades.

2 - O presente Regulamento aplica-se aos documentos de arquivo, de utilização tanto em fase corrente como intermédia.

Avaliação

1 - O processo de avaliação pressupõe o estabelecimento de prazos de conservação administrativa da documentação e a determinação do seu destino final.

2 - É da responsabilidade da MAC a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos seus documentos.

3 - Cabe ao Instituto Português de Arquivos, adiante abreviadamente designado por IPA, a determinação do destino final da documentação, sob proposta da MAC.

Tabelas de avaliação e selecção de documentos

1 - As tabelas de avaliação e selecção de documentos consignam e sintetizam as disposições relativas à avaliação documental.

2 - As tabelas de avaliação e selecção de documentos devem ser sujeitas a revisões quinquenais, de forma a poderem adequar-se às alterações da produção documental.

Selecção

A selecção de documentos, realizada de acordo com o disposto nas tabelas de avaliação e selecção de documentos, é da responsabilidade directa do Gabinete de Avaliação e Selecção de Documentos da MAC, adiante abreviadamente designado por GASD.

Eliminação

1 - A documentação destituída de valor secundário deve ser eliminada após a prescrição dos respectivos prazos de conservação administrativa.

2 - A eliminação de documentos pode ser feita por

a) Inutilização seguida de venda;

b) Incineração;

c) Maceração.

3 - A MAC reserva-se o direito de optar por qualquer das formas referidas no número anterior, tendo em conta critérios de confidencialidade e racionalidade.

4 - No acto da eliminação de documentos será lavrado auto de eliminação, no qual deve constar uma relação das unidades arquivísticas objecto de destruição ou alienação, identificadas quanto à sua proveniência.

5 - O auto de eliminação constitui prova jurídica de abate patrimonial.

6 - É vedada a eliminação de documentos de arquivo que não estejam previstos nas tabelas de avaliação e selecção.

7 - O auto referido nos números anteriores será normalizado de acordo com directrizes definidas pelo IPA.

Remessa de documentos para arquivo intermédio

1 - A documentação com taxas reduzidas de utilização administrativa, de acordo com o estipulado nas tabelas de avaliação e selecção, é remetida para arquivo intermédio.

2 - Os conjuntos documentais remetidos para arquivo intermédio permanecem aí a título de simples depósito e são considerados, para todos os efeitos, propriedade do serviço de origem.

3 - As remessas de documentos dos serviços devem ser feitas com a periodicidade que o GASD vier a estabelecer.

Remessa de documentos para arquivo definitivo

A documentação considerada de conservação permanente deve ser remetida para arquivo definitivo, após prescrição dos prazos de conservação administrativa.

Formalidades das remessas

As remessas referidas nos artigos 6.º e 7.º devem obedecer às seguintes formalidades

a) Ser acompanhadas por um auto de entrega que delas fará prova jurídica;

b) Ter em anexo ao auto de entrega uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) Os documentos referidos nas alíneas anteriores serão normalizados de acordo com directrizes definidas pelo IPA.

Acessibilidade e confidencialidade

1 - O acesso aos documentos do arquivo intermédio é facultado aos funcionários devidamente identificados e nos termos que vierem a ser definidos pelo GASD.

2 - O acesso aos documentos do arquivo definitivo deve obedecer a um regulamento interno deste arquivo.

3 - O acesso referido nos números anteriores obedecerá aos critérios de confidencialidade da informação definidos internamente pela MAC.

Substituição de suporte

1 - É autorizada a substituição de suporte de documentos de acordo com critérios de segurança, autenticação e legalidade.

2 - No caso específico da microfilmagem, e para efeitos do presente Regulamento, são os microfilmes classificados nos seguintes termos

a) Microfilme de substituição - microfilme de documentos originais com interesse administrativo, eliminados por razões de aproveitamento de espaço.

b) Microfilme para uso administrativo - microfilme de documentos originais utilizados para criação e ou uso de arquivos, nomeadamente como auxiliar de referência;

c) Microfilme de complemento - microfilme através do qual se complementam e ou completam unidades arquivísticas a partir de documentos originais conservados noutro local;

d) Microfilme de segurança - microfilme efectuado para preservar e salvaguardar documentos.

3 - Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emendas e devem reproduzir termos de abertura e encerramento, autenticados pela assinatura do responsável sob selo branco ou de perfuração especial.

4 - A microfilmagem é feita em duplicado, em filmes de sais de prata, devendo conservar-se em locais distintos.

5 - As cópias obtidas a partir de microfilme autenticado têm a força probatória do original.

6 - É autorizada a distribuição dos originais após microfilmagem, salvo os documentos considerados de conservação permanente, os quais devem ser mantidos no seu suporte original.

Recursos e estruturas arquivísticas

1 - É criado um Gabinete de Avaliação e Selecção de Documentação para a elaboração e ou revisão das tabelas de avaliação e selecção de documentação, bem como a gestão de documentos, coordenado, preferencialmente, por um técnico superior da carreira de BAD da área de arquivo e constituído por um jurista e por técnicos que possuam conhecimentos sobre a produção e a tramitação documentais.

2 - Ao GASD competirá, designadamente

a) Apresentar propostas fundamentadas de avaliação de documentos;

b) Discutir e apresentar propostas de regulamento interno parao serviço de arquivo intermédio;

c) Elaborar o regulamento interno sobre gestão de documentos;

d) Coordenar a execução das funções arquivísticas consignadas no presente Regulamento.

Fiscalização

Cabe ao IPA, de acordo com o disposto na alínea f) do n.º 1 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 152/88, de 29 de Abril, exercer inspecção técnica sobre a execução do disposto no presente Regulamento.

Lista de documentos a conservar em arquivo e respectivos prazos (de conservação)

(ver documento original)