Portaria n.º 562/77

Portaria n.º 562/77

de 8 de Setembro

O Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, estabeleceu no artigo 1.º que sejam fixados em portaria ministerial os prazos mínimos de conservação em arquivo de documentos na posse de diversos serviços, designadamente empresas públicas.

A Portaria n.º 390/72, de 15 de Julho, publicada no desenvolvimento do citado decreto-lei, tem-se mostrado pouco flexível e desajustada à realidade actual dos CTT e dos TLP.

Nestes termos

Manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro dos Transportes e Comunicações, ao abrigo do disposto na alínea c) do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, o seguinte

(Prazos de conservação de documentos)

1. Nas empresas públicas Correios e Telecomunicações de Portugal e Telefones de Lisboa e Porto os documentos, incluídos ou não em processos, serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção.

2. O conselho de administração dos CTT/TLP determinará, em regulamentação interna destas duas empresas públicas, a duração mínima de conservação dos documentos não contemplados no número anterior.

(Documentos que não podem inutilizar-se)

Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para os correspondentes arquivos históricos dos CTT e dos TLP.

(Microfilmagem de documentos)

1. É autorizada a microfilmagem dos documentos que devem manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.

2. As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, que ficarão guardadas em locais diferentes.

3. Os filmes não poderão sofrer cortes ou emendas e deverão reproduzir termos de abertura e encerramento. O primeiro mencionará o início do microfilme e do segundo constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

(Pessoal responsável pela microfilmagem)

Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro.

(Força probatória das fotocópias)

As fotocópias têm força probatória legal, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, devendo ser autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e com o selo branco.

(Inutilização de documentos)

A inutilização dos documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, da qual se lavrará um auto de destruição de documentos a anexar à declaração referida no n.º 3 do artigo 3.º

(Legislação subsidiária)

Em tudo o que não estiver especialmente regulado neste diploma, aplica-se, subsidiariamente, o disposto no regulamento aprovado pela Portaria n.º 597/75, de 9 de Outubro.

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas surgidas na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitem à manutenção em arquivo de documentos com interesse administrativo, técnico ou histórico, bem como à definição da natureza deste interesse, serão submetidas a despacho ministerial.

(Legislação revogada)

Fica revogada a Portaria n.º 390/72, de 15 de Julho.

Ministério dos Transportes e Comunicações, 17 de Agosto de 1977. - O Ministro dos Transportes e Comunicações, Emílio Rui da Veiga Peixoto Vilar.