Portaria n.º 585/77

Portaria n.º 584/77

de 16 de Setembro

Tendo em conta que o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio permitir a microfilmagem de documentos em arquivo nas empresas públicas e subsequente inutilização de originais, e considerando a proposta do conselho de gerência dos Transportes Aéreos Portugueses, E. P., elaborada nos termos do n.º 1 do artigo 2.º daquele decreto-lei

Nestes termos, manda o Governo da República Portuguesa, pelo Ministro dos Transportes e Comunicações, o seguinte

(Prazos de conservação de documentos)

1. Na TAP - Transportes Aéreos Portugueses, E. P., os documentos incluídos ou não em processos serão mantidos em arquivo durante os prazos mínimos estabelecidos na legislação comercial, salvo se outro prazo for estabelecido em acordo, tratado ou convenção.

2. Toda a restante documentação poderá ser inutilizada por determinação do conselho de gerência ou órgão equivalente, decorridos cinco anos, a partir da data em que findou o interesse administrativo ou técnico relativo ao documento.

(Documentos que não podem inutilizar-se)

Não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para o Arquivo Histórico do Ministério dos Transportes e Comunicações, logo que inicie o seu funcionamento.

(Microfilmagem de documentos)

1. É autorizada a microfilmagem dos documentos que devam manter-se em arquivo e a consequente inutilização dos originais.

2. A microfilmagem será realizada quando o conselho de gerência ou órgão equivalente a considere justificada económica e funcionalmente.

(Operações de microfilmagem e livros de termos)

1. A microfilmagem deverá ser efectuada por sucessão ininterrupta de imagem.

2. As diversas espécies documentais serão microfilmadas em duas bobinas, devidamente referenciadas, que ficarão guardadas em locais diferentes.

3. O início e termo de cada filme e ainda qualquer ligação intermédia deverão ser autenticados com o selo branco ou de perfuração especial e assinatura do responsável indicado no artigo 5.º

4. Será elaborado um livro de registos dos filmes conservados, o qual possuirá termos de abertura e de encerramento, sendo todas as folhas rubricadas pelo chefe do respectivo serviço.

5. O termo de abertura mencionará o início dos filmes e do de encerramento constará a declaração de que as imagens nele contidas são reproduções totais e exactas dos originais.

(Pessoal responsável pela microfilmagem)

Será responsável pela regularidade das operações de microfilmagem e, bem assim, da segurança da inutilização dos documentos o dirigente do serviço onde funcionar o respectivo centro.

(Força probatória das fotocópias)

As fotocópias têm força probatória legal, mesmo quando se trate de ampliações obtidas a partir das microfilmagens, devendo ser autenticadas com a assinatura do responsável pelo serviço ou seu substituto e com o selo branco.

(Inutilização de documentos)

1. A inutilização dos documentos será feita por modo a impossibilitar a sua reconstituição, lavrando-se em livro próprio auto de inutilização de documentos.

2. O livro de autos de inutilização de documentos terá termos de abertura e de encerramento e todas as folhas serão rubricadas pelo responsável pelo serviço.

(Legislação subsidiária)

Em tudo o que não estiver regulado neste diploma aplica-se, subsidiariamente, o disposto no regulamento aprovado pela Portaria n.º 597/75, de 9 de Outubro.

(Resolução de dúvidas)

As dúvidas que surjam na aplicação da presente portaria, inclusive as que respeitem à manutenção em arquivo de documentos com interesse administrativo, técnico ou histórico, bem como à definição de natureza deste interesse, serão submetidas a despacho ministerial.

Ministério dos Transportes e Comunicações, 17 de Agosto de 1977. - O Ministro dos Transportes e Comunicações, Emílio Rui da Veiga Peixoto Vilar.