Portaria n.º 78/2008

Portaria n.º 78/2008

de 25 de Janeiro

No sentido de contribuir para o reforço do espaço de liberdade, de segurança e de justiça e integrado no âmbito do programa geral «Solidariedade e gestão dos fluxos migratórios», foi, através da Decisão n.º 573/2007/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de Maio, criado o Fundo para os Refugiados, para o período de 1 de Janeiro de 2008 a 31 de Dezembro de 2013.

Com vista à execução nacional deste Fundo, justifica-se a criação de um regulamento que estabeleça as regras específicas do financiamento público das acções elegíveis a desenvolver no respectivo âmbito e no quadro da legislação comunitária e nacional aplicável.

Assim

Ao abrigo da alínea g) do artigo 199.º da Constituição da República Portuguesa e considerando o disposto nos n.os 1 e 3, alínea b), da Resolução do Conselho de Ministros n.º 155-A/2006, de 17 de Novembro, manda o Governo, pelo Ministro da Administração Interna, o seguinte

1.º É aprovado o Regulamento do Financiamento pelo Fundo Europeu para os Refugiados em anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante.

2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

O Ministro da Administração Interna, Rui Carlos Pereira, em 7 de Janeiro de 2008.

ANEXO

REGULAMENTO DO FINANCIAMENTO PELO FUNDO EUROPEU PARA OS REFUGIADOS

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Objecto

O presente Regulamento define o regime jurídico do financiamento público das acções elegíveis a desenvolver no âmbito do Fundo Europeu para os Refugiados, para o período de 1 de Janeiro de 2008 a 31 de Dezembro de 2013 (Fundo), criado pela Decisão n.º 573/2007/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de Maio (Decisão).

Análise e selecção das candidaturas

1 - São indeferidas as candidaturas de cuja análise técnico-financeira se conclua

a) Pela inelegibilidade dos projectos;

b) Pela insuficiente valia dos projectos, aferida pelos critérios de selecção aplicáveis;

c) Pela falta de dotação financeira disponível.

2 - Os critérios de selecção são os seguintes

a) Grau de conformidade com a situação e necessidades nacionais;

b) Pertinência, oportunidade e coerência dos objectivos e actividades, face ao programa anual;

c) Adequação do perfil do titular do pedido de financiamento, experiência e grau de concretização demonstrados;

d) Relação entre o custo e a eficácia das despesas previstas;

e) Grau de complementaridade com outros projectos financiados por apoios públicos.

3 - As candidaturas que não tenham sido indeferidas nos termos do número anterior são hierarquizadas de acordo com a valoração obtida, face aos referidos critérios e em função da dotação financeira disponível.

4 - A dotação financeira é fixada por critério gestionário, tendo como referencial o programa nacional anual, sem prejuízo de eventual reafectação dos montantes disponíveis.

5 - São submetidos à comissão mista, para parecer, os projectos de decisão sobre as candidaturas.

Decisão de aprovação

1 - A decisão de aprovação do pedido de financiamento é notificada ao titular do pedido e é acompanhada pelo formulário do termo de aceitação (TA), do qual faz parte integrante o mapa de estrutura de custos elegíveis a ele anexo.

2 - A eficácia da decisão de aprovação está condicionada à devolução do TA, nos termos do artigo seguinte.

Termo de aceitação

1 - O TA traduz o compromisso de execução do projecto, nos exactos termos do acto de aprovação do financiamento.

2 - A devolução do TA é efectuada em suporte de papel, com assinaturas dos representantes legais do beneficiário, reconhecidas notarialmente, na qualidade e com poderes para o acto ou, tratando-se de serviço ou organismo da Administração Pública, de quem detenha competência para a prática do acto, autenticada com o selo branco.

3 - Quando o TA seja devolvido com preterição de requisitos nele exigidos, que a autoridade responsável reconheça, em despacho fundamentado, ter sido causada por motivo de força maior, o prazo de 15 dias conta-se a partir da notificação do reenvio para correcção das deficiências.

CAPÍTULO III

Financiamento

Secção I

Elegibilidade das despesas

Pressupostos e requisitos da elegibilidade

1 - Só é elegível a despesa efectuada e paga, comprovada por documento válido, designadamente recibo ou outro documento contabilístico equivalente, fiscalmente aceite.

2 - A elegibilidade da despesa depende, ainda, da legalidade substancial e dos procedimentos de que resulta, designadamente, em matéria de contratação pública, bem como, tratando-se de actividades de formação, de terem sido executadas por entidades acreditadas e ministradas por formadores certificados.

3 - A elegibilidade das despesas e seus montantes é aferida por critérios de boa gestão e de razoabilidade financeira.

Elegibilidade temporal

1 - São elegíveis a financiamento do Fundo as despesas efectivamente pagas a partir de 1 de Janeiro do ano a que se refere a decisão de financiamento que aprova o programa anual até à data indicada no anúncio para a apresentação de candidaturas.

2 - Os projectos financiados não devem ter sido concluídos antes da data de início de elegibilidade.

3 - O período de elegibilidade temporal das despesas, no âmbito de cada projecto, decorre desde a data em que tenha tido início, se for posterior à data indicada no anúncio à apresentação de candidaturas, até à data da apresentação do pedido de saldo que as integre.

Custos elegíveis

Os custos elegíveis a financiamento são os constantes das normas comunitárias que, nessa matéria, dêem execução à Decisão.

Secção II

Financiamento

Regime de financiamento

1 - Na medida das disponibilidades, decorrente do ritmo dos fluxos financeiros comunitários, os pagamentos do financiamento do Fundo são efectuados do seguinte modo

a) Pré-financiamento de 15 % do montante financiado pelo Fundo, após a comunicação à autoridade responsável da data do início de execução do projecto;

b) Reembolso das despesas efectuadas e pagas, nos termos do disposto nos artigos 25.º e 30.º, até ao limite de 85 % do quantitativo do financiamento pelo Fundo;

c) O restante valor de 15 %, após aprovação do saldo.

2 - O pagamento só é efectuado se o beneficiário se encontrar com a situação regularizada face à administração fiscal e à segurança social, bem como se inexistirem dívidas no âmbito do Fundo.

Regime de tesouraria

As verbas do Fundo devem ser mantidas em conta específica junto do Instituto de Gestão da Tesouraria e do Crédito Público, I. P., entidade responsável pela Tesouraria do Estado, nos termos do Decreto-Lei n.º 273/2007, de 30 de Julho.

Reembolso

1 - O pedido de reembolso de despesa é efectuado através da apresentação do formulário de declaração trimestral de despesa (DTD), que inclui as seguintes componentes

a) TR;

b) Resumo da despesa trimestral e acumulada;

c) Listagem de custos trimestral;

d) Informação física.

2 - O formulário de pedido de reembolso deve, com excepção da componente TR, ser apresentado por meio electrónico, até ao dia 10 do mês seguinte àquele a que se reporta.

3 - Sem prejuízo do disposto no número seguinte, a apresentação do formulário de pedido de reembolso, sem os requisitos nele exigidos, determina o diferimento do reembolso da despesa correspondente, até que estejam reunidos os referidos requisitos.

4 - O atraso na apresentação de DTD ou o seu incorrecto ou não integral preenchimento pode determinar a suspensão do correspondente reembolso, que só será retomado com a apresentação tempestiva de ulterior DTD, devidamente preenchida, acompanhada das DTD em falta.

5 - A efectivação de qualquer reembolso não supõe nem dispensa, em caso algum, a ulterior apreciação da elegibilidade e razoabilidade das correspondentes despesas, a efectuar, designadamente, em sede de acompanhamento, de controlo ou de decisão sobre o pedido de pagamento de saldo (PPS).

Pedido de pagamento de saldo

1 - O PPS, com excepção da componente TR, é apresentado por meio electrónico, em formulário próprio e após a conclusão do projecto.

2 - O prazo para apresentação do PPS é de 45 dias a contar da conclusão do projecto.

CAPÍTULO IV

Obrigações dos beneficiários

Beneficiários

1 - Podem apresentar pedidos de financiamento

a) Serviços e organismos da Administração Pública com competências legais nas áreas de intervenção do Fundo estabelecidas na Decisão n.º 573/2007/CE, do Parlamento Europe e do Conselho, de 23 de Maio;

b) Organizações não governamentais, organizações internacionais ou outras entidades colectivas, mesmo privadas, desde que igualmente sem fins lucrativos, que desenvolvam a sua actividade nas áreas de intervenção do Fundo estabelecidas na Decisão n.º 573/2007/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de Maio.

2 - As entidades referidas no número anterior podem submeter projectos em parceria entre si, ou com entidades terceiras de reconhecido mérito no âmbito da prossecução dos objectivos do Fundo, devendo o projecto, nesta situação, ser liderado por entidade que se enquadre no número anterior, que assume perante a autoridade responsável o estatuto de beneficiário, independentemente da relação que estabeleça com os outros parceiros.

3 - O beneficiário é a entidade legalmente responsável pela implementação do projecto e é o destinatário final do financiamento.

Organização contabilística

1 - Os beneficiários devem dispor de contabilidade organizada segundo o POC ou outro plano de contas sectorial que os abranja, ficando obrigados, designadamente, a respeitar os princípios e conceitos contabilísticos, critérios de valorimetria e métodos de custeio legalmente definidos na contabilização dos custos.

2 - A contabilidade específica do projecto exige a aposição, no rosto do original de cada documento contabilístico imputado ao projecto, da menção «Financiamento pelo Fundo Europeu para os Refugiados», o número do pedido de financiamento, valor imputado e respectiva taxa de imputação e a correspondente rubrica da estrutura de custos.

Dossier técnico-financeiro

1 - Os beneficiários devem constituir e manter permanentemente actualizado um dossier técnico-financeiro do projecto, não sendo admissível atraso superior a 45 dias na sua organização.

2 - O dossier técnico-financeiro do projecto deve conter os seguintes elementos

a) Listagens de custos;

b) Cópias fiéis, extraídas após a aposição das menções referidas no n.º 2 do artigo anterior, dos documentos de despesa imputada ao projecto, referenciando o respectivo número de lançamento na contabilidade geral;

c) Documentos comprovativos da execução das diferentes actividades, de modo que seja possível discernir a relação entre as despesas e a respectiva imputação ao projecto;

d) Justificação, para cada documento, da taxa de imputação ao projecto e respectivo método de cálculo.

3 - O dossier técnico-financeiro deve estar disponível no local onde normalmente decorrem as actividades, e os beneficiários ficam obrigados a, sempre que solicitados, entregar à autoridade responsável cópia dos documentos que o integrem, sem prejuízo da confidencialidade exigível.

Conservação da documentação

1 - Toda a documentação referente ao projecto deve ser conservada pelo beneficiário durante cinco anos, a contar da data de encerramento do programa anual, para eventual apresentação às entidades nacionais e comunitárias, salvo se, até ao termo desse prazo, lhe for indicado prazo superior.

2 - Os documentos são conservados sob a forma de documentos originais ou de cópias autenticadas, em suporte de dados geralmente aceite.

Conta bancária específica

Os pagamentos e recebimentos referentes ao financiamento pelo Fundo são exclusivamente efectuados através de conta bancária específica indicada para o efeito no TA.

CAPÍTULO V

Factos modificativos e extintivos da decisão de financiamento

Pedido de alteração

1 - Qualquer pretensão de alteração da decisão inicial de aprovação do financiamento carece da apresentação de pedido de alteração (PA), em formulário próprio, que inclui o correspondente TR.

2 - Ao PA e à alteração da decisão, inicial ou proferida sobre PA, aplicam-se, respectivamente, as disposições referentes à candidatura e à decisão inicial, designadamente as relativas à inadmissibilidade e ao TA.

Revisão da decisão sobre o saldo

A decisão sobre qualquer PPS pode ser revista, nomeadamente com fundamento em auditoria contabilístico-financeira, no prazo de cinco anos após o encerramento do programa anual, ou em prazo superior se, entretanto, tiver sido indicado ao beneficiário prazo superior para conservação da documentação do projecto.

Suspensão dos pagamentos

1 - Os fundamentos para a suspensão dos pagamentos são os seguintes

a) Inexistência ou deficiência grave dos processos contabilísticos ou técnicos;

b) Inexistência ou não utilização de conta bancária específica;

c) Falta de transparência ou de rigor de custos verificada em relatório final de controlo ou de auditoria;

d) Superveniência de situação não regularizada face à administração fiscal, à segurança social ou ao Fundo;

e) Não cumprimento das normas e determinações relativas à informação e publicidade;

f) Mudança de domicílio do beneficiário ou de conta bancária específica, sem comunicação à autoridade responsável, no prazo de 30 dias;

g) Não envio, dentro do prazo determinado, de elementos solicitados pela autoridade responsável, salvo se este aceitar a justificação que venha a ser apresentada.

2 - Para efeitos de regularização das faltas detectadas e envio dos elementos solicitados deve ser concedido um prazo, não superior a 90 dias, findo o qual, persistindo a situação, a decisão de aprovação do pedido de financiamento é revogada.

Redução do financiamento

Os fundamentos para a redução do financiamento são os seguintes

a) Consideração de valores superiores aos legalmente permitidos e aprovados ou de valores não elegíveis;

b) Não consideração de receitas provenientes das actividades no montante imputável a estas;

c) Não execução integral do pedido nos termos em que foi aprovado ou não cumprimento integral dos seus objectivos;

d) Recurso a entidades formadoras não acreditadas nos domínios em que é realizada a formação ou a formadores sem formação pedagógica certificada para o efeito;

e) Despesas relacionadas com contratos, designadamente de aquisição de bens ou prestação de serviços, com inobservância do disposto no n.º 2 do artigo 13.º;

f) Despesas que não estejam documentadas através de factura e recibo ou documento de quitação fiscalmente aceite;

g) Falta de razoabilidade das despesas verificadas.

Restituições

1 - Quando ocorra desistência da realização das acções, quando a decisão de financiamento seja revogada, independentemente da causa que a determinou, ou quando se verifique que os beneficiários receberam indevidamente ou não justificaram os apoios recebidos, há lugar à restituição dos mesmos, a promover por iniciativa dos beneficiários ou da autoridade responsável, através de compensação de créditos já apurados no âmbito do Fundo, quando os haja.

2 - Na impossibilidade da compensação de créditos, realizada nos termos do número anterior, e após a audição dos beneficiários, a autoridade responsável deve promover a restituição dos mesmos, notificando os beneficiários para procederem à restituição no prazo de 30 dias, decorridos os quais começam a contar os juros à taxa legal aplicável às dívidas fiscais, excepto em caso de revogação, em que a contagem de juros tem início à data da notificação da decisão.

3 - Sempre que qualquer beneficiário obrigado à restituição de quantia recebida no âmbito do financiamento pelo Fundo não cumpra a obrigação de restituição no prazo referido, a autoridade responsável emite certidão, para remessa ao competente serviço de finanças, da qual conste a data limite para restituição voluntária ou a data da decisão de revogação, para efeito da correspondente liquidação de juros.

Causas de extinção

A decisão de aprovação do pedido de financiamento extingue-se por caducidade ou por revogação.

Estrutura de financiamento

1 - As contribuições financeiras ao abrigo do Fundo assumem a forma de subvenções não reembolsáveis.

2 - As acções financiadas pelo Fundo não podem ter fins lucrativos, nem beneficiar de outras fontes de financiamento comunitárias.

3 - As dotações do Fundo são complementares das despesas públicas realizadas pelas entidades referidas no artigo anterior.

4 - O Fundo financia 75 % do valor do financiamento elegível aprovado para cada projecto, sendo o custo restante do projecto assegurado pelo beneficiário, directamente ou através de financiamento de outras entidades.

Caducidade

Constituem causas da caducidade da decisão de aprovação do pedido de financiamento

a) Não devolução à autoridade responsável, decorridos 15 dias a contar da notificação da correspondente decisão, do exemplar do TA;

b) Atraso no início do projecto por mais de 60 dias.

Revogação da decisão

1 - Os fundamentos para a revogação da decisão de aprovação do pedido de financiamento são os seguintes

a) Falsas declarações, nomeadamente sobre o início do projecto, para efeitos da percepção efectiva do pré-financiamento;

b) Sobreposição de pedidos de financiamento público para as mesmas actividades;

c) Não consecução dos objectivos essenciais previstos no pedido de financiamento, nos termos constantes da decisão de aprovação;

d) Não comunicação ou não aceitação pela autoridade responsável das alterações aos elementos determinantes da decisão de aprovação, que ponham em causa o mérito da acção ou a sua razoabilidade financeira;

e) Interrupção não autorizada do projecto por prazo superior a 60 dias;

f) Verificação posterior, em sede de acompanhamento ou auditoria, do incumprimento dos normativos nacionais ou comunitários aplicáveis no âmbito do financiamento;

g) Constatação de situação não regularizada face à administração fiscal, à segurança social ou ao Fundo, que coloque em causa a continuação das actividades;

h) Não regularização das deficiências detectadas no prazo previsto no n.º 2 do artigo 26.º;

i) Recusa por parte das entidades de submissão ao controlo a que estejam legalmente sujeitas;

j) Declarações inexactas, incompletas ou desconformes sobre o processo de formação ou outras actividades do projecto que afectem de modo substantivo a justificação do apoio financeiro recebido ou a receber;

l) Inexistência de contabilização das despesas;

m) Inexistência de conta bancária específica ou a sua não utilização;

n) Não apresentação atempada dos formulários relativos à execução e ao pedido de saldo, salvo nos casos em que a eventual fundamentação invocada para este incumprimento venha a ser aceite pela autoridade responsável.

2 - No caso de revogação da decisão pelos fundamentos constantes das alíneas b) e i) do número anterior, a entidade beneficiária apenas pode aceder a novos apoios do Fundo, dentro dos dois anos subsequentes, mediante a prestação de garantia bancária.

CAPÍTULO VI

Disposições finais

Formulários

1 - Todos os formulários referidos no presente Regulamento são disponibilizados pela autoridade responsável em formato digital.

2 - Os formulários, em todas as suas componentes, devem ser integralmente preenchidos, nos termos e com o conteúdo e requisitos que deles constam.

Prazos

1 - Salvo prazo especialmente previsto no presente Regulamento, o prazo para a prática de qualquer acto é fixado pela autoridade responsável, com a duração mínima de cinco dias úteis.

2 - À contagem dos prazos aplicam-se as seguintes regras

a) Não se inclui na contagem o dia em que ocorrer o evento a partir do qual o prazo começa a correr;

b) O prazo começa a correr independentemente de quaisquer formalidades e suspende-se nos sábados, domingos e feriados;

c) O termo do prazo que caia em dia em que o serviço perante o qual deva ser praticado o acto não esteja aberto ao público, ou não funcione durante o período normal, transfere-se para o primeiro dia útil seguinte.

3 - Os formulários, documentos ou elementos, quando não enviados por meio electrónico, devem ser entregues à autoridade responsável até às 18 horas ou para aí expedido, sob registo postal, em ambos os casos até ao último dia do prazo.

Normas subsidiárias

1 - Em matérias não especialmente reguladas no presente Regulamento, são aplicáveis as regras estabelecidas na Decisão e demais legislação comunitária ou nacional que proceda à respectiva regulamentação.

2 - As normas nacionais ou comunitárias referidas no número anterior são publicitadas pela autoridade responsável em página da Internet.

Estrutura orgânica

1 - A autoridade responsável pelo Fundo, na acepção e para efeitos do disposto na Decisão, é a estrutura de missão criada pela Resolução do Conselho de Ministros n.º 155-A/2006, de 17 de Novembro (resolução), que assegura, na dependência do Ministro da Administração Interna, a gestão técnica, administrativa e financeira do Fundo.

2 - A comissão mista é o órgão consultivo da autoridade responsável, definido no n.º 8 da resolução.

3 - A autoridade de certificação, na acepção e para efeitos do disposto na Decisão, é o Serviço de Estrangeiros e Fronteiras.

4 - A autoridade de auditoria, na acepção e para efeitos do disposto na Decisão, é a Inspecção-Geral de Finanças, tal como estabelecido na alínea d) do n.º 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 79/2007, de 29 de Março.

Níveis de controlo

1 - A execução do Fundo é objecto de um controlo de primeiro nível, da competência da autoridade responsável, a exercer directamente, respeitando o princípio de segregação de funções, ou através de auditoria por entidade externa.

2 - O controlo de primeiro nível incide sobre uma amostra representativa e compreende a verificação física e financeira dos projectos, no local da realização das actividades e junto dos beneficiários que detêm os originais dos processos técnicos e documentos de despesa, bem como sobre a actuação da gestão na sua relação com os projectos objecto do controlo.

3 - O controlo de segundo nível é exercido pela Inspecção-Geral da Administração Interna.

4 - O controlo de alto nível é exercido pela autoridade de auditoria.

5 - Os técnicos que representam as entidades referidas nos números anteriores gozam, para além de outros previstos na lei, dos seguintes direitos e prerrogativas

a) Aceder aos serviços e instalações das entidades objecto de controlo;

b) Utilizar instalações adequadas ao exercício das suas funções e obter a colaboração que se mostre indispensável;

c) Corresponder-se com quaisquer entidades públicas ou privadas sobre assuntos de interesse para o exercício das suas funções ou para obtenção dos elementos que se mostrem indispensáveis.

CAPÍTULO II

Procedimento de candidatura

Anúncio para apresentação de candidaturas

1 - As candidaturas a financiamento de projectos são apresentadas na sequência de anúncio da autoridade responsável, publicado em órgão de comunicação social escrita de grande difusão nacional e na Internet.

2 - Do anúncio consta, directamente ou por remissão para a página electrónica nele indicada, o prazo da apresentação das candidaturas e outros elementos relevantes, designadamente os objectivos do Fundo nos quais as candidaturas se devem enquadrar, a dotação financeira disponível e o período de elegibilidade temporal.

Requisitos de acesso

1 - Constituem requisitos do titular do pedido

a) Inexistência de dívidas à administração fiscal e à segurança social;

b) Inexistência de dívidas ao Fundo.

2 - Constituem requisitos do projecto

a) Projecto técnico de engenharia/arquitectura aprovado nos termos legais, sempre que aplicável;

b) Cumprimento da legislação nacional e comunitária, em matéria de igualdade de oportunidades, informação e publicidade;

c) Cumprimento das disposições legais nacionais e comunitárias, nos procedimentos de contratação pública;

d) Acreditação, nos termos legais, do titular do pedido, ou das entidades a que recorra, para efeitos de execução de actividades de formação.

Apresentação da candidatura

1 - A apresentação das candidaturas é efectuada em formulário próprio que contém, além da identificação e caracterização do candidato, a descrição dos elementos técnicos do projecto e o orçamento proposto, apresentado nos termos do mapa de estrutura de custos elegíveis a ele anexo.

2 - Sem prejuízo de outra documentação que venha a ser exigida pela autoridade responsável, a candidatura exige ainda a apresentação do formulário de termo de responsabilidade (TR) de que conste o preenchimento dos requisitos constantes do artigo anterior.

3 - A entrega do TR é efectuada em suporte de papel, com assinaturas dos representantes legais do beneficiário, reconhecidas notarialmente, na qualidade e com poderes para o acto ou, tratando-se de serviço ou organismo da Administração Pública, de quem detenha competência para a prática do acto, autenticada com o selo branco.

Inadmissibilidade

1 - Determina a inadmissibilidade do pedido e o seu imediato arquivamento

a) A intempestividade da apresentação candidatura;

b) O titular do pedido não ser uma das entidades referidas no artigo 2.º;

c) A inelegibilidade manifesta do projecto;

d) A inexistência de comprovativo de que está assegurada a contrapartida pública nacional;

e) A falta de apresentação nos formulários próprios.

2 - Constitui igualmente motivo de arquivamento a inobservância de qualquer outro requisito de apresentação da candidatura, quando a correcção da deficiência ou a apresentação de documentos ou elementos não seja efectuada dentro do prazo estabelecido, salvo justificação aceite pela autoridade responsável.