Obwieszczenie Ministra Sportu i Turystyki z dnia 11 lipca 2024 r. w sprawie włączenia kwalifikacji wolnorynkowej "Planowanie i realizowanie usług konferencyjnych" do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji

DZIENNIK URZĘDOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Warszawa, dnia 30 lipca 2024 r.

Poz. 711

OBWIESZCZENIE

MINISTRA SPORTU I TURYSTYKI 1)

z dnia 11 lipca 2024 r.

w sprawie włączenia kwalifikacji wolnorynkowej „Planowanie i realizowanie usług konferencyjnych”

do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji

Na podstawie art. 25 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (Dz. U.

z 2020 r. poz. 226 oraz z 2023 r. poz. 2005) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia informacje o włączeniu

kwalifikacji wolnorynkowej „Planowanie i realizowanie usług konferencyjnych” do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji.

Minister Sportu i Turystyki: wz. P. Borys

1)

Minister Sportu i Turystyki kieruje działem administracji rządowej – turystyka, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa

Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Sportu i Turystyki (Dz. U. poz. 2722).

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

– uzyskuje informacje dotyczące oczekiwań odbiorcy w zakresie usługi konferencyjnej,

– określa termin i czas trwania usługi,

– określa liczbę osób, które będą uczestniczyć w wydarzeniu.

– określa warunki potrzebne do realizacji usługi konferencyjnej (np. wielkość i liczba sal, sposób ustawienia),

– określa niezbędne wyposażenie miejsca organizacji (np. liczbę stołów, flipcharty, rzutnik, nagłośnienie, oświetlenie, zaciemnienie sali),

– określa usługi dodatkowe (np. tłumaczenie symultaniczne, noclegi, parkingi),

– określa menu z uwzględnieniem indywidualnych oczekiwań w zakresie diet i formę jego podania (bufet czy dania serwowane),

– wymienia źródła informacji w zakresie bieżących trendów rynkowych i społecznych.

Poszczególne efekty

uczenia się

Diagnozuje potrzeby

odbiorcy usługi

konferencyjnej

Określa warunki

realizacji usługi

konferencyjnej w oparciu

o bieżące trendy

rynkowe i społeczne

Zestaw 1. Planowanie usługi konferencyjnej

Monitor Polski

Syntetyczna charakterystyka efektów uczenia się

Osoba posiadająca kwalifikację samodzielnie przygotowuje oferty w oparciu o bieżące trendy rynkowe i społeczne. Przygotowuje plan i koordynuje organizację usług konferencyjnych. Na etapie planowania diagnozuje potrzeby związane z organizacją usługi konferencyjnej, pozyskuje niezbędne dane dotyczące liczby uczestników, warunków realizacji,

grupy odbiorców, budżetu związanego z realizacją usługi konferencyjnej itp. Jest również przygotowana do ustalenia planu – agendy dotyczącej realizacji usługi, w tym koordynuje działania i wykonywanie zadań. Na etapie realizacji nadzoruje i koordynuje procesy związane z właściwym wykonaniem usługi konferencyjnej. Utrzymuje bieżący kontakt

z wykonawcami usługi, a także ze zlecającym realizację usługi oraz podmiotami zewnętrznymi. Monitoruje realizację warunków umowy i ustaleń. W sytuacjach trudnych wdraża

działania prowadzące do optymalnej realizacji usługi. Rozlicza projekt i tworzy raporty, a także dba o obsługę posprzedażową. Osoba komunikuje się samodzielnie z podmiotem,

na rzecz którego planuje i realizuje usługę konferencyjną. Posługuje się wiedzą związaną z branżą (w aspekcie pojęć fachowych oraz praktycznego działania) i potrafi ją wykorzystać. Jako wiedzę związaną z branżą należy rozumieć wiedzę związaną z planowaniem i realizacją usług konferencyjnych, w szczególności związaną z zakresem usług hotelowych (wynajem sali), gastronomicznych i innych usług towarzyszących.

3. Efek ty u czen ia się wymagan e d la k walifikacji wolnorynkowej

5 poziom Polskiej Ramy Kwalifikacji (dalej jako PRK), 5 poziom Sektorowej Ramy Kwalifikacji w sektorze turystyka

2. Poziom Polsk iej Ramy K wal ifi kacji p rzyp isany do kwalifikacji wolnorynkowej oraz odnie sie nie do poz iom u Se kt or ow e j R am y Kw alifi kacji

Planowanie i realizowanie usług konferencyjnych

1. Nazwa k wal ifi kacji wolnorynk owej

INFORMACJE O WŁĄCZENIU KWALIFIKACJI WOLNORYNKOWEJ „PLANOWANIE I REALIZOWANIE USŁUG KONFERENCYJNYCH”

DO ZINTEGROWANEGO SYSTEMU KWALIFIKACJI

Załącznik do obwieszczenia Ministra Sportu i Turystyki

z dnia 11 lipca 2024 r. (M.P. poz. 711)

– uwzględnia liczbę osób, termin, charakter usługi, ustawienie sali, wyposażenia, oświetlenie,

– określa scenariusz usługi konferencyjnej,

– określa zakres odpowiedzialności poszczególnych osób za realizację działań.

Tworzy agendę usługi

konferencyjnej

– omawia sposób realizacji i rozliczenia usługi konferencyjnej zgodnie z agendą,

– omawia sposób weryfikacji poziomu i zakresu wykonania poszczególnych działań,

– omawia sposoby postępowania w przypadku wystąpienia nietypowych sytuacji, wymuszających konieczność wprowadzenia zmian w agendzie,

– wskazuje czynniki, które wpłynęły na konieczność modyfikacji agendy,

– odnosząc się do agendy, przygotowuje raport z realizacji usługi konferencyjnej, uwzględniający napotkane problemy/błędy w trakcie realizacji

usługi konferencyjnej.

– omawia problemy/błędy napotkane w trakcie realizacji usługi konferencyjnej,

– omawia sposoby radzenia sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami,

– wskazuje obszary, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę w kontekście realizacji kolejnych usług.

– prezentuje sposoby komunikowania się ze współpracownikami i podmiotami zewnętrznymi,

– posługuje się językiem branżowym.

Charakteryzuje sposoby

koordynacji realizacji

usługi konferencyjnej

Przeprowadza ewaluację

Współpracuje z innymi

osobami lub podmiotami

zewnętrznymi

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

– omawia treść, elementy i warunki umowy na realizację usługi konferencyjnej, w tym zapisy regulujące przetwarzanie danych osobowych,

– omawia formy rozliczeń, w tym pojęcia: zaliczka, zadatek.

Poszczególne efekty

uczenia się

Charakteryzuje przepisy

prawne odnoszące się

do branży usług

konferencyjnych

Monitor Polski

Zestaw 3. Wiedza o branży usług konferencyjnych

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Poszczególne efekty

uczenia się

Zestaw 2. Realizacja usługi konferencyjnej

– weryfikuje oczekiwania klienta z możliwościami organizacyjnymi (zasoby kadrowe, budżet),

– wybiera rozwiązania i materiały zgodnie z założeniami i budżetem wydarzenia i uzasadnia swój wybór,

– określa miejsce do realizacji usługi,

– tworzy ofertę zgodną z oczekiwaniami i potrzebami klienta zawierającą zakres proponowanej usługi (w tym cenę, termin, miejsce, liczbę osób,

wyżywienie, dodatkowe koszty).

Planuje usługę

konferencyjną

w aspekcie

opracowywanej oferty

– omawia pojęcia związane z organizacją usługi: agenda, scenariusz usługi konferencyjnej, ustawienia stołów i krzeseł (np. teatralne, szkolne, kinowe),

usługi dodatkowe (np. zakwaterowanie, wyżywienie),

– omawia pojęcia branżowe, np.: event, prelegent, MICE,

– omawia typy wyżywienia (bufet, dania serwowane, przerwy kawowe),

– omawia zagadnienia związane z obsługą posprzedażową (np. rozliczenie usługi, referencje/opinie, współpraca z podmiotami zewnętrznymi,

w tym sposób dokonywania zwrotów użytych przedmiotów).

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

– wymienia sposoby nawiązania pierwszego kontaktu z klientem,

– przedstawia się i informuje o zajmowanym przez siebie stanowisku oraz celu nawiązania kontaktu,

– stosuje formy grzecznościowe.

– wyjaśnia terminy, które mogłyby być niezrozumiałe dla klienta,

– podaje przykłady zamiany żargonu branżowego na komunikat zrozumiały dla przeciętnego odbiorcy niebędącego fachowcem w branży,

– omawia przykładowe reakcje klienta mogące świadczyć o braku zrozumienia przedstawianej propozycji.

– podaje przykłady zastosowania metod/technik zbierania informacji o potrzebach klienta,

– podaje przykład podsumowania i sklasyfikowania informacji uzyskanych od klienta,

– podaje przykłady informacji uzyskanych w badaniu potrzeb, które są kluczowe dla opracowania propozycji/oferty dostosowanej do potrzeb klienta,

– przedstawia propozycję/ofertę klientowi z wykorzystaniem języka korzyści,

– podaje przykład komunikowania klientowi słabych stron oferty,

– rozpoznaje sygnały werbalne i niewerbalne świadczące o pojawiających się wątpliwościach u klienta, dotyczących przedstawianej propozycji/

oferty,

– charakteryzuje techniki radzenia sobie z obiekcjami klienta i podaje przykłady każdej z omawianych technik,

– omawia sytuacje, w których rezygnuje z oferowania usługi klientowi.

– przedstawia ostateczny kształt oferty / propozycji / sposobu załatwienia sprawy,

– wyjaśnia wątpliwości klienta, wynikające z prezentowanych treści,

– omawia zasady przetwarzania danych osobowych (RODO),

– uzgadnia kolejne etapy współpracy i ustala harmonogram wykonania usługi / dostarczenia towaru / załatwienia sprawy,

– uzgadnia z klientem preferowane w przyszłości czas i formy komunikacji lub informuje o standardowo przyjętych w organizacji kanałach komunikacji z klientem,

– podaje przykład uzgodnienia z klientem sposobu działania w razie niespełniania uzgodnionych standardów usługi / produktu / załatwianej sprawy.

Poszczególne efekty

uczenia się

Nawiązuje kontakt

z klientem, zachowując

zasady kultury osobistej

Używa języka

zrozumiałego dla klienta

Rozpoznaje i precyzuje

potrzeby klienta oraz

formułuje propozycje

nastawione na realizację

tych potrzeb

Uzgadnia z klientem

zasady załatwienia

sprawy lub otrzymania

przez klienta usługi/

produktu

Zestaw 4. Komunikowanie się w sytuacji nawiązywania relacji z klientem

Charakteryzuje pojęcia

dotyczące branży usług

konferencyjnych

– charakteryzuje różne sytuacje problemowe z klientami i sposoby komunikacji z nimi sprzyjające ograniczaniu potencjalnie trudnych sytuacji,

– omawia, czym jest asertywność i w jaki sposób sprzyja ona merytorycznej komunikacji z poszanowaniem wszystkich stron interakcji,

– podaje przykłady zastosowania asertywnych technik radzenia sobie w trudnej sytuacji podczas obsługi klienta,

– podaje przykład sytuacji, w której przyznała się do błędu i przeprosiła klienta,

– omawia przykładowe procedury reagowania w sytuacji problemowej, która przekracza kompetencje obsługującego, i przykłady ich zastosowania.

Rozwiązuje problemy

pojawiające się w relacji

z klientem

– 5 –

Poz. 711

1. Etap weryfikacji

1.1. Metody

Na etapie weryfikacji efektów uczenia się wykorzystuje się następujące metody

– test teoretyczny,

– analiza dowodów i deklaracji,

– wywiad ustrukturyzowany,

– wywiad swobodny (rozmowa z komisją),

– obserwacja w warunkach rzeczywistych.

1.2. Zasoby kadrowe

Instytucja certyfikująca powołuje komisję, która odpowiada za przebieg weryfikacji efektów uczenia się. Komisja składa się z co najmniej trzech członków, w tym przewodniczącego komisji, który ma decydujący głos.

Każdy członek komisji musi znać zasady przeprowadzania walidacji i stosowane metody oraz spełniać przynajmniej jedno z następujących kryteriów

– udokumentować posiadanie kwalifikacji pełnej z 6 PRK z obszaru turystyki,

– udokumentować co najmniej 5-letnie doświadczenie praktyczne w planowaniu i realizacji usług konferencyjnych w okresie ostatnich 8 lat,

– udokumentować co najmniej 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu szkoleń lub walidacji w zakresie planowania i realizacji usług konferencyjnych w okresie ostatnich 8 lat.

Warunkiem jest, aby oba te kryteria były spełnione przez skład komisji walidacyjnej.

– podaje przykłady sposobów kontaktowania się z klientem w celu zbadania stopnia zadowolenia z otrzymanej usługi / zakupionego produktu / sposobu

załatwienia sprawy,

– uzyskuje informacje dotyczące poziomu satysfakcji klienta i powody jego zadowolenia lub braku satysfakcji, wykorzystując do tego celu różne

metody, np. ankiety,

– podaje przykłady pytań zmierzających do uszczegółowienia powodów zadowolenia klienta,

– na przykładzie najczęściej zadawanych pytań przez klientów lub pojawiających się wątpliwości, podaje przykładowe swoje reakcje,

– podaje przykłady komunikatów kierowanych do klienta w celu zachęcenia do podzielenia się z innymi potencjalnymi klientami swoją pozytywną

opinią o organizacji, sposobie załatwienia sprawy / usłudze / produkcie.

Monitoruje poziom

zadowolenia klienta

z otrzymanej usługi /

zakupionego produktu /

sposobu załatwienia

sprawy

Monitor Polski

4. Ramowe wymagani a dotyczące metod przep rowad zania walidacji, osób przeprowadzaj ąc yc h walidac j ę or az w ar unków or ganiz ac yj nyc h

i materialn ych ni ezb ęd n ych do prawidłowego i bezpiecznego przeprowadzania walidac j i

Kryteria weryfikacji ich osiągnięcia

Poszczególne efekty

uczenia się

Zestaw 5. Komunikowanie się podczas podtrzymywania relacji z klientem zewnętrznym

Certyfikat wydawany jest na okres 5 lat, warunkiem przedłużenia (na okres kolejnych 5 lat) jest realizacja (planowanie i realizacja) minimum 10 usług konferencyjnych lub wykazanie aktywności zawodowej w wymiarze min. roku na stanowisku bezpośrednio związanym z planowaniem i realizacją usług konferencyjnych.

7. Okres ważności certyfik atu kwali fikacji wolnorynkowej

Brak innych, poza pozytywnym wynikiem walidacji, warunków uzyskania kwalifikacji wolnorynkowej

6. Inn e, p oza p ozytywnym wynik iem walid acji, waru nki uzyskania kwalifikacji wolnorynkowe j

Nie określa się

5. Warun ki, jaki e mu si spełni ać osob a przystęp u jąca do walidacji

2.1. Metody

Nie określa się wymagań dla etapu identyfikowania i dokumentowania.

Monitor Polski

2. Etapy identyfikowania i dokumentowania

Instytucja prowadząca walidację musi zapewnić wsparcie osobie przystępującej do walidacji w zakresie identyfikowania oraz dokumentowania posiadanych efektów uczenia się.

1.3. Sposób organizacji walidacji oraz warunki organizacyjne i materialne

Etap weryfikacji efektów uczenia się musi składać się z dwóch części: teoretycznej i praktycznej.

W części teoretycznej wiedza jest weryfikowana poprzez test teoretyczny. Warunkiem przystąpienia do części praktycznej jest zaliczenie części teoretycznej. Część praktyczna

wymaga zastosowania następujących metod

– wywiad ustrukturyzowany;

– case study – przykładowo znajomość i umiejętność stosowania zagadnień branżowych i języka, np. czym jest układ sali (ustawienie krzeseł) kinowy, bezprzewodowy system

nagłośnienia, zaplecze techniczne i cateringowe, itp. – jak również umiejętność opowiedzenia, jak należy przygotować plan (agendę) usługi konferencyjnej, jakie pytania należy zadać odbiorcy usługi, aby prawidłowo zaplanować i zrealizować usługę konferencyjną;

– wywiad swobodny (rozmowa z komisją);

– prezentacja (przedstawienie przygotowanej oferty);

– analiza dowodów i deklaracji (np. opracowanych ofert, planów (agend) usługi konferencyjnej).

Instytucja certyfikująca zapewnia

– pomieszczenie umożliwiające samodzielną pracę,

– materiały niezbędne do przeprowadzenia walidacji, w tym studia przypadków, artykuły papiernicze (kartki do notatek, narzędzia do pisania: długopis lub ołówek lub marker),

– laptop lub inne urządzenia mobilne (np. tablet lub smartfon),

– urządzenie umożliwiające przedstawienie prezentacji (np. rzutnik, ekran).

W trakcie przeprowadzania weryfikacji osoby przystępujące do walidacji nie mogą korzystać z materiałów innych niż niezbędne do realizacji etapu weryfikacji lub przekazane

przez podmiot organizacyjny.

Nie rzadziej niż raz na 10 lat

8. T ermin d okon ywania przegl ądu k walifikacji, z u względnieniem terminu, o którym m owa w ar t . 27 ust . 1 ust aw y z dnia 22 gr udnia

2015 r. o Zin tegrowan ym Systemie Kwalifik acji