Uchwała nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego "Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego" (MP_2023_1270) | PL

M.P. 2023 poz. 1270 notInForce

§ 1 Uchwała nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego "Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego" Open official source

§ 1. Ustanawia się program wieloletni „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, zwany dalej „Programem”, stanowiący załącznik do uchwały.

M.P. 2023 poz. 1270 notInForce

Załącznik nr 1 ......................................................................................................... Uchwała nr 206 Rady Ministrów z dnia 24 października 2023 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego "Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego" Open official source

Załącznik nr 1 ..................................................................................................................... 141

Etapy realizacji programu w formule PPP ........................................................................... 141

Spis wykresów

Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021

w metrach bieżących. ............................................................................................................. 20

Spis schematów

Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych......................................... 7

Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” ................................................................ 50

Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” .......................................... 73

Spis tabel

Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052

(tys. PLN) ............................................................................................................................... 15

Tabela 2 Ryzyka Etapu Inwestycyjnego ................................................................................ 32

Tabela 3 Ryzyka Etapu Operacyjnego ................................................................................... 42

Tabela 4 Ryzyka ogólnorynkowe ........................................................................................... 47

Tabela 5 Schemat terytorializacji przyjęty w Programie „Archiwa”. .................................... 58

Tabela 6 Zakres prac nad aktualizacją Programu „Archiwa” ................................................ 81

Tabela 7 Koszty opłaty za dostępność łącznie w okresie realizacji Programu

„Archiwa” (w złotych) ........................................................................................................... 95

Tabela 8 Wartość Programu „Archiwa” w podziale na lata realizacji

Programu „Archiwa” .............................................................................................................. 96

Tabela 9 Rozkład środków Programu „Archiwa” między Priorytety Programu „Archiwa”. 98

Tabela 10 Podział środków przypisanych do poszczególnych Priorytetów Programu

„Archiwa”, w podziale na wydatki inwestycyjne oraz wydatki bieżące (w złotych) .......... 100

Tabela 11 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa”, zestawienie danych

za lata 2023–2035................................................................................................................. 108

Tabela 12 Tabela wskaźników dla Programu „Archiwa” − kontynuacja, zestawienie danych

za lata 2036–2052................................................................................................................. 122

Spis opisów alternatywnych

Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny). .... 7

Opis 2 Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021

w metrach bieżących (opis alternatywny). ............................................................................. 20

Opis 3 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” (opis alternatywny). ................... 51

Opis 4 Schemat 3 Schemat poziomów wdrażania Programu „Archiwa” (opis alternatywny).

................................................................................................................................................ 74

1.

Poz. 1270

Wstęp

Archiwa Państwowe działają na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zwanej dalej

„ustawą o archiwach”. Nadzór nad narodowym zasobem archiwalnym, składającym się

z państwowego i niepaństwowego zasobu archiwalnego, sprawuje minister właściwy do

spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego za pośrednictwem Naczelnego Dyrektora

Archiwów Państwowych, zwanego dalej „Naczelnym Dyrektorem”. Zgodnie z art. 18 ust. 1

ustawy o archiwach Naczelny Dyrektor jest centralnym organem administracji rządowej

w sprawach państwowego zasobu archiwalnego1).

1)

Ustawa o archiwach (wraz z wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi) reguluje organizację Archiwów

Państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych oraz zasady postępowania z materiałami

archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną oraz ich przechowywania w państwowych i samorządowych jednostkach

organizacyjnych.

Archiwa Państwowe tworzy, łączy i likwiduje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego,

w drodze rozporządzenia (art. 24 ust. 1 ustawy o archiwach), kierując się potrzebą zapewnienia prawidłowej organizacji

Archiwów Państwowych przez dostosowanie ich liczby, charakteru, wielkości i właściwości miejscowej do ilości

przechowywanych materiałów archiwalnych, a także biorąc pod uwagę racjonalne gospodarowanie środkami

finansowymi oraz mieniem Archiwów Państwowych.

Sieć Archiwów Państwowych obejmuje trzy archiwa o charakterze centralnym (Archiwum Główne Akt Dawnych,

Archiwum Akt Nowych, Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz trzydzieści archiwów o charakterze regionalnym, przy

czym zasięg działania archiwów regionalnych nie pokrywa się z podziałem administracyjnym kraju. Działalność

finansową Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej „NDAP”, i Archiwów Państwowych reguluje

ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm.), zwana dalej „ustawą

o finansach publicznych”. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych pełni rolę dysponenta drugiego stopnia względem

Archiwów Państwowych.

Archiwa Państwowe w ramach działalności archiwalnej realizują określone zadania publiczne: gromadzenie,

ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowanie, zabezpieczenie i udostępnianie materiałów archiwalnych oraz

prowadzenie działalności informacyjnej (art. 23 ustawy o archiwach).

Archiwa Państwowe wykonują również szereg obowiązków z zakresu ochrony dokumentów, które nakłada na nie ustawa

o archiwach. Zgodnie z przepisem art. 16 tej ustawy, Archiwa Państwowe wykonują usługi związane z wyszukiwaniem

informacji i danych zawartych w materiałach archiwalnych, ich przetwarzaniem i sporządzaniem ich kopii (wyciągów,

wypisów, etc.).

Archiwa Państwowe jako urzędy wiary publicznej są instytucjami, w których przechowywane zbiory posiadają wartość

dowodową w zakresie potwierdzania lub zaprzeczania zgodności z prawem, udowadniania praw, starania się

o zadośćuczynienie (np. przy ubieganiu się o odszkodowania za roboty przymusowe na terenie III Rzeszy). Ponadto

Archiwa Państwowe są prawnie zobowiązane do zabezpieczania dokumentacji osobowej i płacowej służącej do realizacji

świadczeń emerytalno-rentowych w sytuacjach wymienionych w ustawie o archiwach, szczególnie grożących ich

zniszczeniem.

Jednocześnie dokumenty zgromadzone w Archiwach Państwowych są świadectwem dorobku cywilizacyjnego i

kulturowego państwa polskiego. Dotyczą między innymi działalności władz państwowych, samorządowych i innych

instytucji publicznych, funkcjonowania organizacji gospodarczych, samorządowych, prywatnych oraz życia wybitnych

osobistości. W posiadaniu archiwów są też bogate zbiory dokumentujące dzieje najważniejszych polskich rodów i rodzin.

Najstarsze zgromadzone dokumenty pochodzą z XII wieku, najnowsze zaś z początków XXI wieku. W Archiwach

Państwowych jest zgromadzona dokumentacja wszelkiego rodzaju: aktowa, dokumenty pergaminowe i papierowe,

dokumentacja techniczna, geodezyjno-kartograficzna i fotograficzna, dokumenty filmowe i dźwiękowe (czyli

audiowizualna) oraz materiały ulotne i sfragistyczne. Część wymienionych rodzajów dokumentacji występuje także w

postaci elektronicznej. Wszystkie materiały archiwalne są unikatowe. Ich ewentualne zniszczenie lub utrata,

spowodowane niewłaściwymi warunkami przechowywania, oznaczałoby nieodwracalną stratę dla dziedzictwa

kulturowego.

Schemat 1 Schemat organizacyjny Sieci Archiwów Państwowych

Źródło: opracowanie NDAP.

Opis 1 Schemat 1 Schemat organizacyjny Archiwów Państwowych (opis alternatywny).

Schemat przedstawia schemat organizacyjny Archiwów Państwowych. Na schemacie na

górze znajduje się oznaczony czerwonym kolorem prostokąt. Tekst w prostokącie minister

kultury i dziedzictwa narodowego, nadzorujący dział kultura i ochrona dziedzictwa

narodowego. Prostokąt z oznaczeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest

połączony kreską z szarym prostokątem oznaczający Naczelnego Dyrektora Archiwów

Państwowych. Od prostokąta Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych biegną kreski

do pięciu prostokątów, w których wymienione są: Rada Archiwalna, Centralna Komisja

Metodyczna, Centralna Komisja Archiwalnej Oceny Dokumentacji, Naczelna Dyrekcja

Archiwów Państwowych oraz 33 Archiwa Państwowe. Od prostokąta z 33 archiwami

państwowymi biegną kreski do podziału na dwa prostokąty – jeden to 30 archiwów

państwowych o charakterze regionalnym i drugi opisuje 3 archiwa państwowe o charakterze

centralnym.

Źródło: opracowanie NDAP.

2. Informacje o Programie Wieloletnim Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie

Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”

Program Wieloletni Rady Ministrów pt. „Budowa i utrzymanie Archiwów

Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, zwany dalej „Programem

‹‹Archiwa››”, obejmuje inwestycje w pięciu Archiwach Państwowych o regionalnym zasięgu

działania (w: Koszalinie, Łodzi, Poznaniu, Szczecinie i Piotrkowie Trybunalskim).

Realizację Programu „Archiwa” nadzoruje minister właściwy do spraw kultury

i ochrony dziedzictwa narodowego, a Program „Archiwa” realizuje Naczelny Dyrektor,

centralny organ administracji rządowej w sprawach państwowego zasobu archiwalnego, nad

którym nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa

narodowego na podstawie art. 18 ust. 5 ustawy o archiwach, w zakresie następujących części

1) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum

Państwowego w Koszalinie (Priorytet 1),

2) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi (Priorytet 2),

3) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Piotrkowie

Trybunalskim (Priorytet 3),

4) rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Poznaniu

(Priorytet 4),

5) budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie (Priorytet 5)

– za pośrednictwem właściwych archiwów państwowych, których dotyczy dana część.

Program „Archiwa” jest realizowany w formule partnerstwa publiczno-prywatnego2),

zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1637), zwanej dalej „ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym”. Dla Programu „Archiwa” nie jest wymagana opinia ministra właściwego do

spraw rozwoju regionalnego w przedmiocie sposobu realizacji inwestycji, zgodnie

z postanowieniami art. 133b ustawy o finansach publicznych.

Program „Archiwa” jest programem wieloletnim, w rozumieniu art. 136 ustawy

o finansach publicznych i jest jednocześnie programem rozwoju, zgodnie z postanowieniami

art. 15 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju

(Dz. U. z 2023 r. poz. 1259, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o polityce rozwoju”. Zgodnie

z art. 19 ustawy o polityce rozwoju dla Programu „Archiwa” jest wymagana opinia

o zgodności ze średniookresową strategią rozwoju kraju oraz z zakresem określonym w art.

17 ust. 1 tej ustawy.

Należy podkreślić, iż realizacja Programu „Archiwa”, z uwzględnieniem wymogów

ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, jak i wskazanych powyżej: ustawy o polityce

rozwoju i ustawy o finansach publicznych oraz innych ustaw niewymienionych 3 ), jest

zadaniem pionierskim i nowatorskim w obszarze kultury i ochrony dziedzictwa narodowego4).

2)

3)

4)

Na potrzeby przygotowania Programu „Archiwa” sporządzono Raport z Oceny Efektywności dla przedsięwzięcia

„Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”. Na tej podstawie (w

trybie art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym) Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, za

pośrednictwem ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, skierował do ministra

właściwego do spraw finansów publicznych wniosek w sprawie wyrażenia zgody na sfinansowanie z budżetu państwa

przedsięwzięcia pn. „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, w

kwocie przekraczającej 100 000 000 zł, oraz o zgodę na sfinansowanie z budżetu państwa kosztów funkcjonowania ww.

przedsięwzięcia. 12 maja 2021 r. zgoda została wydana, a po aktualizacji modelu finansowego ponowna zgoda została

wydana 14 czerwca 2023 r.

M.in. ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720).

Struktura wdrażania Programu „Archiwa” jest zatem złożona tak pod względem zakresu interwencji (wdrażanie

Programu „Archiwa” oznacza równoległe prowadzenie pięciu dużych inwestycji, a korzystanie z powstałej infrastruktury

wiąże się ze stałym monitorowaniem procesu realizacji umów zawartych z Partnerem Prywatnym do 2052 r.), jak również

z uwagi na szeroko zakreślone ramy przepisów prawa, które muszą zostać spełnione w ramach realizacji przedsięwzięcia.

Oznacza to większe obciążenie administracyjne po stronie podmiotów odpowiedzialnych za realizację Programu

„Archiwa”.

Realizacja Programu „Archiwa” oznacza także wdrożenie zaleceń Najwyższej Izby

Kontroli, zwanej dalej „NIK”, z kontroli z 2019 r. pt. „Ochrona narodowego zasobu

archiwalnego”5), która została przeprowadzona między innymi w Archiwach Państwowych

i w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (szersze informacje w tym zakresie zostały

przedstawione we wnioskach z diagnozy Programu „Archiwa”).

W odniesieniu do dwóch wybranych lokalizacji inwestycji, tj. w przypadku Piotrkowa

Trybunalskiego oraz Koszalina można mówić o lokalizacji zadań Programu „Archiwa”

w miastach średniej wielkości, tracących funkcje społeczno-gospodarcze, wskazanych jako

kluczowe obszary strategicznej interwencji w Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju

do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR)6).

Ponadto z uwagi na lokalizację inwestycji w pięciu miastach oraz charakter usług

świadczonych przez Archiwa Państwowe należy wskazać także ich pozytywne oddziaływanie

na znajdujące się w sąsiedztwie tych ośrodków obszary zmarginalizowane (małe miasta

i obszary wiejskie), które także zostały wskazane jako obszary strategicznej interwencji SOR.

2.1. Okres obowiązywania Programu „Archiwa”

Program „Archiwa” przygotowano na lata 2023–2052, co jest zgodne z założeniami

„Polityki Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą

nr 116/2017 Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r., zwanej dalej „Polityką Rządu” 7 ).

5)

6)

7)

Wytypowane do realizacji w ramach Przedsięwzięcia PPP Archiwa Państwowe są przygotowane do rozpoczęcia

projektu. Wszystkie posiadają stosowne nieruchomości, trzy z nich dokumentację projektową wraz z pozwoleniami na

budowę, a pozostałe dokumentację koncepcyjną. Na podstawie posiadanej dokumentacji w toku dialogu

konkurencyjnego zostanie wypracowany Program Funkcjonalno-Użytkowy dla projektu, mający na celu optymalizację

kosztów budowy i utrzymania infrastruktury. Partner prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko

projektowania, a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się wymogów w

zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie pełnić rolę nadrzędną wobec

dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja

projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania

dokumentacji projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego

wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne.

Podkreślenia wymaga również fakt, że część archiwów, w decyzjach przekazujących działki, ma zawarty warunek

dotyczący terminu zagospodarowania nieruchomości. Niepodjęcie działań w określonym terminie może skutkować ich

utratą. Archiwum Państwowe w Łodzi otrzymało działkę w centrum miasta pod warunkiem zagospodarowania jej do

końca 2025 roku (zapis w Porozumieniu z władzami Miasta Łodzi z dnia 20 marca 2019 r. o zamianie nieruchomości).

W skrajnej sytuacji lokalowej jest Archiwum w Piotrkowie Trybunalskim, które do 31 grudnia 2025 roku będzie musiało

opuścić swoją tymczasową lokalizację, bez perspektywy znalezienia nowej siedziby. Ponadto celem zabezpieczenia

zgromadzonego zasobu AP Piotrków Trybunalski wynajmuje dodatkowo od Sądu Okręgowego w Piotrkowie

Trybunalskim magazyn w suterenie głównego skrzydła budynku o powierzchni 266,04 m2. Wygaśnięcie umowy nastąpi

31 grudnia 2026 r.

Podczas prac nad oceną efektywności (służącej ocenie zasadności realizacji projektu w formule partnerstwa publiczno-prywatnego) na podstawie analizy popytu po stronie Archiwów Państwowych na nowe powierzchnie, obowiązujących

przepisów prawa oraz dostępnych możliwości zaspokojenia potrzeb archiwów w zakresie przechowywania archiwaliów

oceniono, że istnieje obiektywnie uzasadnione zapotrzebowanie na przeprowadzenie inwestycji dla wymienionych wyżej

archiwów.

Informacja o wynikach kontroli nr: KNO.430.013.2019, Nr ewid. 184/2019/P/19/024/KNO pt. „Ochrona narodowego

zasobu archiwalnego”, została opublikowana 29 kwietnia 2020 r., por. https://www.nik.gov.pl/kontrole/wyniki-kontrolinik/kontrole,19915.html (dostęp z dnia 10.06.2022 r.).

Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta uchwałą nr 8

Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260).

Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.).

„Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”,

por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i rozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.).

W dokumencie tym wskazano, iż kontrakty partnerstwa publiczno-prywatnego są zawierane

na okres od 10 do 30 lat8).

Tym samym okres, w jakim została zaplanowana realizacja Programu „Archiwa”, jest

właściwy. Założeniem projektu jest realizacja budów do roku 2027 i utrzymanie obiektów

w okresie 25 lat od rozpoczęcia użytkowania budynku, z zastrzeżeniem, że dla lokalizacji

Poznania i Koszalina czas prac budowlanych dla istniejącej infrastruktury będzie dłuższy

z uwagi na charakter prac.

2.2. Powiązanie Programu „Archiwa” z dokumentami wyższego rzędu

Realizacja Programu „Archiwa” jest zgodna z systemem zarządzania rozwojem

Polski, który opiera się na zhierarchizowanej grupie dokumentów planistycznych. W Strategii

na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR) 9 ),

w której w rozdziale VIII pt. Obszary wpływające na osiągnięcie celów Strategii, podrozdział

„Kapitał ludzki i społeczny”, punkt 4 „Wzmocnienie roli kultury dla rozwoju gospodarczego

i spójności społecznej” wskazano wagę inwestycji w dziedzinie kultury10).

Program „Archiwa” wpisuje się więc we wskazane powyżej założenia SOR

i przyczynia się do osiągnięcia celów tej strategii.

Program „Archiwa” jest instrumentem wykonawczym Strategii Rozwoju Kapitału

Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030, zwanej dalej „SRKS 2030” 11 ),

gdzie w celu szczegółowym 2. SRKS 2030 pt. „Wzmacnianie roli kultury w budowaniu

tożsamości i postaw obywatelskich”, Kierunek interwencji 2.2. „Ochrona dziedzictwa

kulturowego oraz gromadzenie i zachowywanie dóbr kultury” wskazano potrzebę

prowadzenia inwestycji w archiwach, mających m.in. na celu poprawę ich infrastruktury12).

„Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, s.12: „Współpraca podmiotu

publicznego i prywatnego w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego powinna być, co do zasady,

długoletnia, gdyż tylko wówczas możliwe będzie osiągnięcie spodziewanych korzyści wynikających z

formuły PPP. W praktyce najczęściej kontrakty PPP są zawierane na okres od 10 do 30 lat. Długość kontraktu

nie może być jednak krótsza niż okres zwrotu nakładów partnera prywatnego.”

9)

Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) została przyjęta

uchwałą nr 8 Rady Ministrów z dnia 14 lutego 2017 r. (M.P. poz. 260).

Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20170000260 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.).

10) Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.), s. 216: „Inwestycje

w kulturę wpływają nie tylko na ekonomiczny rozwój i wzrost konkurencyjności, ale także na wzmocnienie

kapitału społecznego. Inwestowanie w ochronę dziedzictwa, rozwój i modernizację infrastruktury kultury

oraz edukację kulturalną – kształcenie odbiorcy i jego kulturowych kompetencji przyczynia się do rozwijania

kultury i innowacyjności”.

11) Strategia Rozwoju Kapitału Społecznego (współdziałanie, kultura, kreatywność) 2030 została przyjęta

uchwałą nr 155 Rady Ministrów z dnia 27 października 2020 r. (M.P. poz. 1060).

Por. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WMP20200001060 (dostęp z dnia 09.06.2022 r.)

s. 35: W diagnozie tej strategii wskazano, iż „Zasadniczą barierą dla efektywnego funkcjonowania archiwów

państwowych są niedostatki infrastrukturalne. Konieczne jest dostosowanie infrastruktury archiwów

państwowych w sposób, który zagwarantuje bezpieczeństwo i sprawną obsługę gromadzonej dokumentacji.

Powierzchnie magazynowe archiwów stają się niewystarczające, a infrastruktura przestarzała. Rozbudowę

lub modernizację siedzib w wielu przypadkach uniemożliwia zabytkowy charakter budynków, w których

lokowane były archiwa. (…) Z punktu widzenia polityki państwa najważniejsze jest inwestowanie w rozwój

dużych i średnich archiwów, gdyż tam dopływ materiałów archiwalnych będzie największy i najbardziej

intensywny.”.

12)

Ibidem, s. 78.

8)

Jednocześnie realizacja Programu „Archiwa” wynika z postanowień Polityki Rządu

w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, przyjętej uchwałą nr 116/2017 Rady

Ministrów z dnia 26 lipca 2017 r.”13).

2.3. Powiązanie Programu „Archiwa” ze strategiami regionalnymi

Realizacja inwestycji w pięciu miastach, tj. w Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie

Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie jest także zgodna ze strategiami regionalnymi,

przyjętymi dla poszczególnych województw oraz strategiami rozwoju wskazanych miast.

3. Partnerstwo publiczno-prywatne jako formuła właściwa do realizacji

Programu „Archiwa”

Przygotowanie Programu „Archiwa” zostało poprzedzone przygotowaniem Oceny

Efektywności, zgodnie z art. 3 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, której celem jest

porównanie efektywności realizacji przedsięwzięcia w modelu tradycyjnym oraz przy

zastosowaniu formuły partnerstwa publiczno-prywatnego. Zadanie zostało zrealizowane w

ramach wsparcia doradczego Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej. Podstawą

współpracy w ramach przygotowania Oceny Efektywności dla realizacji Programu

„Archiwa” jest porozumienie zawarte między Ministrem Funduszy i Polityki Regionalnej,

Polskim Funduszem Rozwoju, zwanym dalej „PFR” oraz Naczelnym Dyrektorem, jako

Promotorem Projektu14).

„Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego”, por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-irozporzadzenia/ (dostęp z dnia 09.06.2022 r.). Nadrzędnym celem wskazanym w tym dokumencie jest rozwój

partnerstwa publiczno-prywatnego [zwanego dalej: PPP] poprzez zwiększenie skali i efektywności inwestycji w formule

PPP, przy założeniu, że wybór tej formuły realizacji zadań i usług publicznych powinien prowadzić do uzyskania

maksymalnych korzyści ekonomiczno-społecznych, zapewnienia lepszej jakości usług oraz dostarczanej infrastruktury

publicznej.

Zgodne z raportem z rynku PPP 2009 – II kw. 2023 opublikowanym 3 sierpnia 2023 r. w 2022 r., zawarto 11 umów o

PPP, a w 2021 r. zawarto 10 umów o PPP. Do końca II kwartału 2023 r. zawarto 2 umowy o PPP. W Polsce w okresie

2009 – II kwartał 2023 wszczęto 647 postępowań PPP. Łączna liczba umów PPP zawartych w tym okresie wynosi 177.

Partnerstwo publiczno-prywatne staje się coraz popularniejszym i skuteczniejszym sposobem realizacji inwestycji, a tym

samym wypełnienia funkcji stojących przed jednostkami sektora finansów publicznych w zakresie wypełnienia przez nie

ich ustawowych obowiązków względem obywateli. por. http://www.ppp.gov.pl/akualizacja-bazy-zamierzeninwestycyjnych-ppp-i-raportu-o-rynku-ppp-1/ (dostęp w dniu 19.04.2023 r.).

14) Polityka Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego, przyjęta uchwałą Rady Ministrów nr 116/2017

z dnia 26 lipca 2017 r. (RM-111-83-17), por. https://www.ppp.gov.pl/ustawy-i-rozporzadzenia/ (dostęp z dnia

26.01.2023 r.).

Zgodnie ze Strategią na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 – z perspektywą do 2030 r. (SOR) oraz przyjętą

na jej podstawie Polityką Rządu w zakresie rozwoju partnerstwa publiczno-prywatnego model ten jest w pełni

równoważny wobec innych modeli realizacji inwestycji publicznych.

Projekt budowy i rozbudowy Archiwów Państwowych jest jednym z największych tego typu projektów w formule

partnerstwa publiczno-prywatnego w administracji rządowej. Przedstawiona analiza wskazała także na realizację

budowy, jako pakietowego projektu partnerstwa publiczno-prywatnego. Przyjęte rozwiązanie odnosi się do projektu,

który polega na połączeniu kilku niezależnych przedsięwzięć (realizowanych przez różne podmioty publiczne) w jedno

większe, jakim jest – inwestycja w infrastrukturę pięciu Archiwów Państwowych.

Partner Prywatny zostanie wyłoniony w trybie dialogu konkurencyjnego we wspólnym postępowaniu, zgodnie z

przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą PZP”. Komisja

Europejska traktuje dialog konkurencyjny jako instrument skonstruowany z myślą o udzielaniu złożonych zamówień, w

tym zawierania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym. W ramach Zielonej Księgi „Partnerstwo publiczno-prywatne, prawo wspólnotowe, zamówienia publiczne i koncesje” z 30 kwietnia 2004 r., Komisja Europejska uznała, że

procedura dialogu konkurencyjnego może mieć zastosowanie również w przypadku partnerstwa publiczno-prywatnego.

Potwierdza to Komunikat Wyjaśniający Komisji w sprawie stosowania prawa wspólnotowego dotyczącego zamówień

publicznych i koncesji w odniesieniu do zinstytucjonalizowanych partnerstw publiczno-prywatnych (ZPPP)

(2008/C91/02). Z myślą o takich właśnie sytuacjach w dyrektywie 2004/18/WE wprowadzono innowacyjną procedurę,

tzw. dialog konkurencyjny, która ma za zadanie chronić konkurencję między wykonawcami i jednocześnie umożliwiać

podmiotom zamawiającym omówienie wszystkich aspektów danego zamówienia z każdym kandydatem. Tryb dialogu

konkurencyjnego został wdrożony w zdecydowanej większości państw członkowskich UE i jest w nich wykorzystywany

13)

W ocenie efektywności wskazano fazy realizacji inwestycji i opisano mechanizm

wynagradzania. W szacunkach uwzględniono

1) koszty cyklu życia Programu „Archiwa” (zarówno na etapie wykonywania robót

budowlanych, jak również na etapie utrzymania infrastruktury w założonym okresie

trwania umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, zwanych dalej „umowami o PPP”);

2) wysokość wynagrodzenia (opłata za dostępność) należnego Partnerowi Prywatnemu.

W ramach realizacji Programu „Archiwa” przewiduje się po wybudowaniu obiektów

25-letni okres utrzymania infrastruktury w ramach umów o PPP, przy czym

wynagrodzenie Partnera Prywatnego będzie wypłacane w okresie 25 lat od oddania

obiektu do użytkowania (do 2052 r.).

Końcowym wynikiem przeprowadzonych analiz było obliczenie „Value for Money”,

które w przypadku tego przedsięwzięcia wskazuje na partnerstwo publiczno-prywatne jako

na wariant korzystniejszy od formuły tradycyjnej. Porównywalny wariant tradycyjny

realizacji Przedsięwzięcia (tj. skorygowany o efekt neutralności konkurencyjnej/fiskalnej –

CIT oraz o wartość pieniężną ryzyk alokowanych do partnera prywatnego) jest o 53 508 tys. zł

(wg bieżącej wartości pieniądza) bardziej kosztowny niż suma opłat za dostępność, które

w dużej mierze w ramach projektów partnerstwa publiczno-prywatnego i selekcji partnerów prywatnych. Również

Polityka Partnerstwa Publiczno-Prywatnego wskazuje, że „chociaż do zawarcia umów o PPP mogą być stosowane różne

tryby ustawy PZP, to z punktu widzenia specyfiki i kompleksowości trybem najbardziej odpowiednim do wyboru

partnera prywatnego jest dialog konkurencyjny.”.

Wybrano konkretną przesłankę do zastosowania trybu dialogu konkurencyjnego, tj. art. 170 w związku z art. 153 ustawy

PZP (np. art. 153 pkt 3 PZP). Wybór dialogu konkurencyjnego został potwierdzony w Ocenie efektywności, w której

wskazano na

a) specyfikę Projektu, wielość lokalizacji i charakter Zamówienia Wspólnego;

b) (art. 38 PZP);

c) specyficzne zobowiązania i wymogi techniczne zarówno w zakresie robót budowlanych, jak i w zakresie utrzymania

infrastruktury, które mogą się różnić w zależności od lokalizacji;

d) fakt, iż projekt jest pionierski, precedensowy w zakresie przechowywania danych wrażliwych i związane z tym

wymogi technologiczne;

e) konieczność ustalenia zakresu podziału zadań i obowiązków stron;

f) konieczność zidentyfikowania oraz ustalenia podziału ryzyk oraz treści poszczególnych ryzyk związanych z

realizacją Projektu w okresie obowiązywania umowy o PPP lub umów o PPP;

g) konieczność ustalenia zasad pozyskiwania finansowania i jego zabezpieczenia;

h) konieczność ustalenia umownych klauzul adaptacyjnych w przypadku wystąpienia okoliczności zewnętrznych

wobec stron Umów o PPP, które mogą wymagać korekty wzajemnych obowiązków i zobowiązań stron, w świetle

również długiego okresu obowiązywania umów o PPP.

W zakresie realizacji Programu „Archiwa” do udziału w dialogu konkurencyjnym z warunkami postępowania zostało

dopuszczonych pięciu partnerów prywatnych – czołowych firm budowlanych działających w Polsce i mających

doświadczenie w zakresie realizacji projektów PPP. Należy podkreślić, że partnerzy prywatni wykazali się

doświadczeniem w budowie specjalistycznych budynków kubaturowych nie tylko na terenie Polski, ale także za granicą.

Do 28 czerwca br. odbyły się trzy rundy dialogu konkurencyjnego – poświęcone zarówno kwestiom technicznym, jak i

finansowym. Z uwagi na zakres przedsięwzięcia postępowanie cieszy się dużym zainteresowaniem partnerów

prywatnych, jednakże dla sukcesu przedsięwzięcia niezmiernie istotna jest gwarancja finansowania, którą zapewni

Wieloletni Program Rady Ministrów.

Realizowane w oparciu o Program „Archiwa” partnerstwo publiczno-prywatne ma charakter kompleksowy, gdyż na

podstawie umów partner prywatny będzie odpowiadał za przeprowadzenie inwestycji, uzyskanie niezbędnych zgód

i pozwoleń (etap inwestycyjny) oraz techniczne utrzymanie wszystkich obiektów przez okres 25 lat od wybudowania,

z zachowaniem pełnej sprawności instalacji i urządzeń z uwzględnieniem cyklu życia obiektu oraz utrzymaniem

prawidłowych parametrów wilgotności i temperatury dla przechowywanych materiałów archiwalnych (etap operacyjny).

Partner prywatny zapewni również sfinansowanie niezbędnych nakładów inwestycyjnych w fazie inwestycyjnej.

Wynagrodzeniem Partnera Prywatnego będzie cyklicznie wypłacana opłata za dostępność przez poszczególne archiwa,

będące dysponentami III stopnia, która zostanie uruchomiona dopiero po oddaniu obiektów do użytkowania. W

przypadku, gdy Partner Prywatny nie wykona przyjętych na siebie obowiązków, opłata za dostępność zostanie

odpowiednio pomniejszona, co będą regulowały umowy z Partnerem Prywatnym.

Oznacza to, że wszelkie błędy etapu inwestycyjnego oraz brak zapewnienia właściwych parametrów dla przechowywania

materiałów archiwalnych na etapie użytkowania obiektów nie będą obciążać Skarbu Państwa. Strona publiczna będzie

ponosiła ryzyko związane z efektywnym wykorzystaniem obiektów (ryzyko popytu).

Archiwa Państwowe zapłacą Partnerowi Prywatnemu przez 25-letni okres dostępności

infrastruktury Projektu.

Porównanie wariantów zostało przeprowadzone w oparciu o wartości zdyskontowane

stopą dyskontową rekomendowaną do stosowania przez podmioty publiczne w ramach

dokumentu pt. „Wytyczne PPP. Tom I – Przygotowanie projektów”15), opublikowanego przez

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej. Takie podejście gwarantuje uwzględnienie

kwestii zmiany wartości pieniądza w czasie.

Z przygotowanej w 2021 r. i aktualizowanej w 2022 r. oraz w 2023 r. analizy

ekonomiczno-finansowej wynika, że z uwagi na charakter i funkcje Projektu, a także

zakładany podział zadań i ryzyk między podmiot publiczny a partnera prywatnego, Program

„Archiwa” powinien zostać zrealizowany w modelu PPP kontraktowego w formule DBFM

(Projektuj16), Buduj, Sfinansuj, Utrzymuj).

Całkowita łączna wartość Opłaty za Dostępność dla 5 obiektów, przy założonym

25-letnim okresie utrzymania infrastruktury wyniesie 2 606 064 837 zł brutto. Opłata za

dostępność została obliczona zgodnie z formułą „koszt plus minimalny zwrot z kapitału”,

tj. w sposób zapewniający pokrycie łącznych początkowych nakładów inwestycyjnych netto

(655 976 549 zł), kosztów operacyjnych wraz z odtworzeniowymi nakładami inwestycyjnymi

(752 682 038 zł), łącznych kosztów finansowania dłużnego (472 859 577 zł) oraz osiągnięcie

przez Partnera Prywatnego minimalnej wewnętrznej stopy zwrotu z kapitału własnego na

poziomie 14,5% (co przekłada się na dodatkowe wydatki podmiotu publicznego w wysokości

325 654 632 zł ujęte w opłacie za dostępność). Dodatkowo należy doliczyć VAT z tytułu

usługi budowlanej w kwocie 150 874 606 zł oraz VAT z tytułu usługi utrzymania i usługi

finansowej w łącznej kwocie 248 017 434 zł, co przekłada się na podaną powyżej łączną

wysokość Opłaty za Dostępność w wysokości 2 606 064 837 zł brutto (2 207 172 797 zł netto).

Założono, że początkowe nakłady inwestycyjne Projektu zostaną sfinansowane w 80%

przez dług bankowy, a w pozostałych 20% przez dług podporządkowany typu mezzanine

i wkład własny pieniężny Partnera Prywatnego w proporcji 49 : 51. Struktura finansowania

Projektu przez Partnera Prywatnego odznacza się wysokim bezpieczeństwem, co powinno

zapewnić jego bankowalność17) – wskaźnik pokrycia obsługi zadłużenia DSCR, rozumiany

jako iloraz (i) wpływów z tyt. Opłaty za Dostępność oraz (ii) wydatków z tytułu zaciągniętego

długu bankowego (rat kapitałowo-odsetkowych), w żadnym okresie nie spada poniżej

poziomu 1,46.

Przyjęto jednolitą stopę dyskontową w analizie PSC (zarówno dla wariantu PPP, jak

i wariantu „tradycyjnego”), którą obliczono dla danego roku jako sumę Społecznej Stopy

Dyskontowej w ujęciu realnym (równej 5,00%) i prognozowanego wskaźnika inflacji CPI dla

tego roku. Od 2027 r. (tj. czwartego roku okresu prognozy) do 2052 r. (tj. do wygaśnięcia

umów o PPP) stopa dyskontowa wynosi 7,50%, co odpowiada Społecznej Stopie

Por. https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/ (dostęp z dnia 06.09.2022 r.).

W odniesieniu do Archiwów, dla których nie powstała dokumentacja projektowa. W odniesieniu do istniejącej

dokumentacji przyjęto, że Partner Prywatny dokona jej optymalizacji i aktualizacji.

17)

„Bankowalność Projektu − oznacza zdolność do pozyskania finasowania zewnętrznego dla Projektu PPP”, definicja

wskazana w dokumencie pt. „Wytyczne PPP, Tom I: Przygotowanie projektów” (s. 3), por.

https://www.ppp.gov.pl/wytyczne/ (dostęp z dnia 26.01.2023 r.).

15)

16)

Dyskontowej w ujęciu nominalnym (zgodnie z opracowanie MFiPR pt. „Wytyczne. Tom I –

przygotowanie projektów PPP”).

Ponadto z analizy kosztów i korzyści społecznych Projektu, mimo problemów

związanych z kwantyfikacją tych ostatnich, wynika, że realizacja Projektu jest uzasadniona

z uwagi na wartość naukową, kulturową i gospodarczą materiałów archiwalnych, które

wymagają przechowywania w odpowiednich warunkach.

Szczegółowe założenia i wyliczenia w powyższym zakresie przedstawia Model

Finansowy. Model został zaktualizowany w maju 2023 r. Aktualizacja uwzględniała zmianę

Wytycznych dotyczących jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą

oszacowania skutków finansowych projektowanych ustaw18). Podwyższona została prognoza

WIBOR w latach 2022–2026. Aktualizacji dokonali eksperci Polskiego Funduszu Rozwoju.

W Programie „Archiwa” przyjęto zapłatę VAT należnego w latach oddania inwestycji

do użytkowania dla wszystkich obiektów. Jednocześnie przychód z podatku VAT stanowi

przychód Skarbu Państwa.

Szczegółowy podział ryzyk oraz szczegółowe parametry dostępności infrastruktury,

zasady wypłaty przez podmiot publiczny wynagrodzenia dla Partnera Prywatnego oraz zasady

naliczania kar umownych za brak dostępności infrastruktury Projektu, które o tym

zadecydują, zostaną odzwierciedlone w umowach o PPP na etapie dialogu konkurencyjnego.

Ponadto zgodnie z art. 18a ust. 1 ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym przyjęto

taki podział ryzyk, aby ewentualne zobowiązania wynikające z zawarcia umów o PPP, w celu

realizacji Programu „Archiwa” co do zasady nie miały wpływu na poziom państwowego

długu publicznego oraz deficyt sektora finansów publicznych 19 ). W ocenie efektywności

określono, że ryzyko budowy i dostępności zostanie przeniesione na Partnera Prywatnego.

Ostateczny podział ryzyk zostanie wypracowany w dialogu konkurencyjnym z Partnerem

Prywatnym.

„Wytyczne dotyczące stosowania jednolitych wskaźników makroekonomicznych będących podstawą oszacowania

skutków finansowych projektów ustaw Aktualizacja – maj 2023 r.” por. https://www.gov.pl/web/finanse/wytycznesytuacja-makroekonomiczna (dostęp w dniu 14.06.2023 r.). Z uwagi na wydaną 14 czerwca 2023 r. zgodę Ministra

Finansów na sfinansowanie Programu „Archiwa” ze środków publicznych w oparciu o art. 18 ust. 1 ustawy o partnerstwie

publiczno-prywatnym i zakończenie przygotowania analiz, na potrzeby Oceny Skutków Regulacji nie aktualizowano

danych o kolejne wersje wytycznych.

19) Umowy o PPP klasyfikuje się według zasad ESA 2010 (tj. wg zasad Europejskiego Systemu Rachunków Narodowych i

Regionalnych, por. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rachunki-narodowe/). Klasyfikacja ta jest prowadzona na

podstawie szczegółowej oceny wielu czynników, np. podziału ryzyka, sposobu finansowania umowy (sektor prywatny

versus sektor publiczny), ewentualnych gwarancji Skarbu Państwa. Jest to proces złożony, który wymaga szeregu

szczegółowych informacji. Ostateczna decyzja co do klasyfikacji danej umowy o PPP, a tym samym jej wpływu na sektor

instytucji rządowych i samorządowych jest podejmowana przez Główny Urząd Statystyczny (który odpowiada w Polsce

za interpretację zasad ESA), na podstawie umowy zawartej między Partnerem Prywatnym a Podmiotem Publicznym.

18)

Tabela 1 Podsumowanie analizy Value for Money dla Projektu w latach 2023–2052

(tys. PLN)

lp.

1

Kategoria kosztów

Kwoty

(tys. PLN)

PPP Net Price Cost / wartość bieżąca netto Model PPP

676 351

2

Opłata za dostępność brutto

2 606 065

3

Opłata za dostępność netto

2 207 173

VAT z tyt. usługi budowlanej

150 875

VAT z tyt. usługi utrzymania

173 117

VAT z tyt. usługi finansowania

74 901

Koszty operacyjne ponoszone przez Podmiot Publiczny

poza umowami o PPP

317 498

Wartość rezydualna aktywów

(624 057)

PSC Net Price Cost / wartość bieżąca netto Model

Tradycyjny

729 859

PSC

2 513 683

Koszty realizacji Projektu netto

1 645 719

Nakłady początkowe

575 539

Koszty operacyjne

511 873

Nakłady odtworzeniowe

558 307

Neutralność konkurencyjna

469 839

CIT

70 947

VAT z tyt. usługi budowlanej

150 875

VAT z tyt. usługi utrzymania

173 117

VAT z tyt. usługi finansowania

74 091

lp.

Kategoria kosztów

Poz. 1270

Kwoty

(tys. PLN)

Ryzyka, które w przypadku wariantu PPP są

przenoszone na Partnera Prywatnego

398 125

Wartość rezydualna aktywów

(624 057)

Value for Money

53 508

Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych

w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r., s. 158, z późn. zm.

Przeniesienie na Partnera Prywatnego ryzyk na etapie inwestycyjnym20) i utrzymania

obiektów w zdefiniowanym standardzie dodatkowo zmotywuje wykonawcę do zapewnienia

odpowiedniej jakości całej inwestycji, a wieloletni charakter umów o PPP oraz konkurencyjny

sposób wyboru partnera będzie zachęcał oferentów do zastosowania w nowych obiektach

najnowocześniejszych rozwiązań technicznych i technologicznych zapewniających

najwyższe standardy w zakresie efektywności energetycznej, co przełoży się na optymalizację

kosztów w długim okresie utrzymania obiektów. Po zakończeniu realizacji etapu

inwestycyjnego infrastruktura publiczna będzie utrzymywana/zarządzana przez Partnera

Prywatnego, a następnie, po zakończeniu umów o PPP, zostanie zwrócona Podmiotowi

Publicznemu, na warunkach określonych w umowach o PPP. Infrastruktura publiczna, będąca

własnością podmiotu publicznego przed rozpoczęciem projektu PPP, zostanie wniesiona

do przedsięwzięcia przez podmiot publiczny w jednej z form przewidzianych w ustawie

o partnerstwie publiczno-prywatnym, przy czym żadna z tych form nie przewiduje

przeniesienia własności na Partnera Prywatnego.

Dzięki zastosowaniu partnerstwa publiczno-prywatnego będzie możliwa realizacja

inwestycji objętych Programem „Archiwa” bez konieczności angażowania i kumulacji

środków publicznych na etapie inwestycyjnym (lata 2024–2027), a jednocześnie nastąpi

możliwość odroczenia i rozłożenia proporcjonalnie w czasie wydatków państwa z tytułu

wynagrodzenia dla wykonawcy w okresie realizacji umów o PPP, które są do poniesienia

niezależnie od przyjętej formuły inwestycji (tradycyjnej czy poprzez partnerstwo publiczno-prywatne).

Zakres przeprowadzonych analiz stanowi kluczowy element oceny efektywności

projektów partnerstwa publiczno-prywatnego, która z kolei pozwala spełnić wymagania

określone w ustawie PZP, wprowadzającej w art. 83 obowiązek dokonania przez

zamawiającego analizy potrzeb i wymagań, jako czynności poprzedzającej wszczęcie

postępowania o wartości powyżej progów unijnych.

W ramach analizy zostały zweryfikowane alternatywne możliwości realizacji

przedsięwzięcia. Pod rozwagę była brana m.in. możliwość wynajęcia budynków, jednakże z

doświadczeń archiwów wynika, że ze względu na określone wymogi lokalizacyjne, instalacje

20)

Etap inwestycyjny – etap na który Partner Prywatny zgodnie z postanowieniami umowy o partnerstwie publiczno-prywatnym projektuje, buduje, przebudowuje lub remontuje określoną w umowie infrastrukturę

https://www.ppp.gov.pl/przygotowanie-projektow-ppp/.

specjalistyczne (np. czujniki wykrywania cieczy) oraz techniczne (np. nośność stropów

budynków archiwów – min. 1200 kg/m2) wynajęcie odpowiednich budynków jest

niemożliwe, a ewentualne prace dostosowawcze, które należałoby wykonać, wiążą się

z wysokimi nakładami. Ponadto budynki archiwów podlegają pod wymogi określone

w ustawie z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995),

a rynek obiektów spełniających specyficzne standardy w tym zakresie praktycznie nie istnieje

– w przeciwieństwie do rynku powierzchni biurowych.

Jak wynika z rekomendacji oceny efektywności projektu przygotowanej zgodnie

z przepisami ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, biorąc pod uwagę wieloletni

charakter projektu, aby zapewnić jego finasowanie niezbędne jest przygotowanie Programu

„Archiwa” zgodnie z dyspozycją art. 136 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Uchwalenie

Programu „Archiwa” przez Radę Ministrów, a dzięki temu zabezpieczenie środków

finansowych na jego realizację, jest niezbędne do prowadzenia dalszych prac nad wyborem

Partnera Prywatnego zgodnie z ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym, prawem

zamówień publicznych i ustawą o finansach publicznych. Należy zwrócić uwagę, iż dla

dysponentów (NDAP i Archiwa Państwowe) uchwalenie Programu „Archiwa” stanowi

niezbędną podstawę do zaciągania zobowiązań na okres objęty uchwałą.

Ponadto złożenie przez partnerów prywatnych ofert wymaga wstępnej oceny

„bankowalności” projektu przez podmioty finansujące oraz potencjalnego poziomu ich

zaangażowania w finansowanie Przedsięwzięcia. Ujęcie środków przewidzianych do

realizacji Przedsięwzięcia w dokumencie o długim horyzoncie czasowym, pozwoli

podmiotom finansującym na ocenę czy podmiot publiczny jest w stanie zrealizować swoje

zobowiązania finansowe wynikające z umów o PPP. Dlatego też, również dla zapewnienia

tzw. ”bankowalności” projektu i zgodności z przepisami prawa, planowane wydatki w ramach

umów o PPP powinny być zabezpieczone w Programie „Archiwa” .

Program „Archiwa” stanowi dla Archiwów Państwowych jedyne skuteczne

rozwiązanie wyeliminowania zagrożeń związanych ze złym stanem infrastruktury.

Zaplanowane do realizacji w formule PPP inwestycje obejmują budowę nowych obiektów

archiwów lub rozbudowę i przebudowę obecnych, dzięki czemu zapewnią możliwość

realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie gromadzenia, przechowywania i udostępniania

materiałów archiwalnych, zarówno tych już zgromadzonych w dotychczasowych

magazynach przez archiwa ujęte w Programie „Archiwa”, jak i tych, które do nich trafią

w najbliższych latach. Wybudowanie specjalistycznych budynków, dysponujących

powierzchniami magazynowymi, w oparciu o nowoczesne technologie wykorzystujące

ekologiczne rozwiązania, np. w zakresie pozyskiwania ciepła i energii elektrycznej,

spowoduje, że koszty długoterminowego przechowywania dokumentów zostaną

zoptymalizowane przy zapewnieniu wysokiej efektywności energetycznej budynków.

Obiekty będą wyposażone w instalacje zwiększające bezpieczeństwo przechowywanych

zbiorów (w tym: systemy przeciwpożarowe, antywłamaniowe, kontrola dostępu, telewizja

przemysłowa), a ich infrastruktura zapewni odpowiednie, stabilne warunki klimatyczne i

mikrobiologiczne niezbędne w procesie długotrwałego, bezpiecznego przechowywania

dokumentów 21).

4. Wnioski z diagnozy: wyzwania rozwojowe dla Archiwów Państwowych w Polsce

w świetle przeprowadzonych analiz

4.1. Wyzwanie 1: Zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej

i stworzenie rezerwy magazynowej dla państwowego zasobu archiwalnego.

Wynikający z ustawy o archiwach zakres zadań Archiwów Państwowych oraz

ograniczenia wynikające ze sposobu wykonywania tych zadań mają bezpośredni wpływ

na funkcjonowanie i organizację sieci Archiwów Państwowych w Polsce oraz ich

potrzeby infrastrukturalne. Archiwa Państwowe muszą dbać o to, aby dostęp do

materiałów archiwalnych odbywał się z uwzględnieniem przepisów ww. ustawy22). Zasób

archiwalny systematycznie wzrasta. W latach 2000–2021 przejęto ponad 130 km

dokumentacji aktowej, co znacznie wyczerpało rezerwy magazynowe w niektórych

archiwach. W magazynach archiwów zakładowych 10 tys. państwowych

i samorządowych jednostek organizacyjnych przekazujących akta do archiwów znajduje

się (według stanu na koniec grudnia 2021 r.) ponad 665 km materiałów archiwalnych.

Jest to 1,8 razy tyle co aktualnie znajduje się w magazynach (ponad 368 km). Materiały

te zostały już wytworzone. Mimo cyfryzacji pracy jednostek nadzorowanych

dokumentacja w postaci papierowej jest ciągle wytwarzana i musi być systematycznie

zabezpieczana przez archiwa23).

Z uwagi na brak miejsca w części Archiwów Państwowych akta pozostają nie

przekazane w jednostkach, które je wytworzyły, co generuje dla nich dodatkowe koszty

funkcjonowania, związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji. Zapewnienie

Archiwom Państwowym odpowiedniej bazy magazynowej dałoby możliwość

przejmowania dokumentacji szybciej niż po 25 latach, co przełożyłoby się na

Raport o archiwach w Unii Europejskiej po rozszerzeniu, Warszawa 2012, pod red. A. Biernata, W. Stępniaka, V.

Urbaniak s. 210 – „Zachowanie dokumentów i materiałów archiwalnych oraz zapobieganie ich zniszczeniom rozpoczyna

się od budynków, w których są magazynowane. Osiągnięcie dobrych warunków przechowywania może oznaczać

adaptację istniejących budynków do użytku w charakterze magazynów archiwalnych lub wybudowanie nowych

magazynów. W obu przypadkach służby archiwalne i odpowiednie władze administracyjne winny przestrzegać

określonych zasad. Choć zastosowanie tych zasad pociąga za sobą zwiększenie kosztów w krótkim czasie, to w dłuższej

perspektywie stanowi rozwiązanie bardziej korzystne finansowo, ponieważ dokumenty i materiały archiwalne wymagają

ciągłej opieki. Ponadto właściwe warunki przechowywania materiałów archiwalnych oznaczają mniejsze nakłady na ich

przechowywanie i konserwację. Dlatego budowa nowych, specjalnie zaprojektowanych budynków przeznaczonych dla

archiwów jest uważana za inwestycję konieczną a) dla przechowywania w długim czasie autentycznych dokumentów

i materiałów archiwalnych; b) przejrzystości i lepszej jakości informacji dla obywateli.”.

22)

Przepis art. 16a ustawy o archiwach określa zasady i cele udostępniania materiałów archiwalnych, do których generalnie

każdy ma dostęp. W przepisie art. 16b ww. ustawy zostały natomiast sformułowane ograniczenia dostępu do tych danych

– po pierwsze ze względu na przepisy o ochronie informacji niejawnych i o ochronie innych tajemnic ustawowo

chronionych, po drugie ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych, a po trzecie – ze względu na

potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem,

zniszczeniem lub utratą. Poza tym ust. 2 omawianego artykułu wskazuje niektóre szczególne typy dokumentów, które

mogą być udostępniane dopiero po upływie określonego czasu od ich utworzenia.

23) Problemu braku powierzchni magazynowych archiwów na dokumentację papierową w najbliższych latach nie rozwiąże

stosowanie EZD i digitalizacja zbiorów. Przyspieszenie procesu informatyzacji może w perspektywie wieloletniej

spowolnić tempo wytwarzania dokumentacji papierowej. E-administracja jest w trakcie wdrażania, natomiast

digitalizacja dokumentacji papierowej, choć umożliwia szybki dostęp do informacji, nie zdejmuje z archiwów obowiązku

zabezpieczenia już powstałych materiałów w postaci papierowej.

21)

zmniejszenie kosztów jej przechowywania

administracyjnych w tych jednostkach.

Poz. 1270

oraz

zmniejszenie

obciążeń

W protokole NIK z 2019 r. pt. „Ochrona narodowego zasobu archiwalnego” NIK

stwierdziła, że podstawowym problemem archiwów jest wyczerpywanie się powierzchni

magazynowych przeznaczonych na przejmowanie dokumentacji archiwalnej oraz że

„kwestie narodowego zasobu archiwalnego i jego ochrony powinny zajmować ważne

miejsce wśród priorytetów działania państwa i jego organów”24).

Zadaniem NIK w pojęciu ochrony narodowego zasobu archiwalnego kryje się

dbałość o sposób jego gromadzenia, ewidencjonowania i przechowywania, ale także

przysługującemu każdemu prawa dostępu do materiałów archiwalnych, znajdujących się

w Archiwach Państwowych. Dalej NIK podkreśla, że zakres przedmiotowy materiałów

stanowiący narodowy zasób archiwalny dotyka wszystkich sfer funkcjonowania państwa

i obywateli. To sytuacja życiowa konkretnego obywatela, skutkująca potrzebą dotarcia

do dokumentów znajdujących się w archiwum, ukazuje jak ważne dla każdego jest to,

aby zgromadzony zasób był należycie przechowywany. Za główne problemy i wyzwania

wskazuje brak powierzchni przechowalniczej, niedostosowanie budynków archiwów

i niedostosowanie budynków archiwów do ich zadań. NIK podkreśla również potrzebę

związaną z zapewnieniem właściwej konserwacji zbiorów, a także potrzebę digitalizacji

zbiorów, aby były one łatwiej dostępne, a także zapewnienia zabezpieczenia dla

elektronicznych wersji materiałów archiwalnych. Kwestie narodowego zasobu

archiwalnego i jego ochrony, zdaniem NIK, powinny zajmować ważne miejsce wśród

priorytetów działania państwa i jego organów.

Archiwa Państwowe w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu

i Szczecinie zostały wybrane do realizacji inwestycji w ramach Programu „Archiwa” ze

względu na najbardziej krytyczną sytuację lokalową, która wymaga pilnych rozwiązań

w najbliższych latach. Najważniejsze problemy, z jakimi zmagają się te archiwa to

1) brak powierzchni magazynowej w obecnych siedzibach;

2) nieodpowiednie warunki klimatyczne i mikrobiologiczne w magazynach – duże

wahania temperatury i wilgotności. Podwyższona wilgotność powietrza powoduje

przyspieszenie zarówno chemicznych, jak i mechanicznych procesów degradacji

papieru, a także dokumentacji na innych nośnikach, np. audiowizualnej czy

fotografii;

3) brak odpowiednich warunków do udostępniania archiwaliów, w tym zbiorów

kartograficznych i audiowizualnych, które często ze względu na wielkoformatowość

i specyficzne nośniki wymagają wyspecjalizowanych stanowisk;

4) brak odpowiednich systemów i instalacji zabezpieczających zbiory przed kradzieżą,

pożarem, zniszczeniem, zalaniem.

24)

Ibidem, s. 6.

W obecnych budynkach archiwów ujętych w Programie „Archiwa” nie jest

możliwa realizacja zadań związanych z zabezpieczaniem materiałów archiwalnych

wytwarzanych przez jednostki znajdujące się pod ich nadzorem25).

Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach 2010–2021

w metrach bieżących

Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych

ǁůĂƚĂĐŚϮϬϭϬͲ 2021 w metrach bieżących

ϰϬϬϬϬϬ

ϯϱϬϬϬϬ

ϯϬϬϬϬϬ

ϮϱϬϬϬϬ ϮϵϴϬϬϱ

ϯϬϯϳϲϭ ϯϬϵϵϮϮ

ϯϯϳϭϬϮ

ϯϮϬϳϮϵ ϯϮϱϴϵϴ ϯϯϭϰϱϰ

ϯϰϯϰϳϲ ϯϱϬϬϲϯ ϯϱϳϬϱϱ

ϯϲϭϭϵϱ ϯϲϴϲϯϭ

ϮϬϬϬϬϬ

ϭϱϬϬϬϬ

ϭϬϬϬϬϬ

ϱϬϬϬϬ

Ϭ

ϭ ϭ

ϮϬϭϬ

ϮϬϭϭ

ϮϬϭϮ

ϮϬϭϯ

ϮϬϭϰ

ϮϬϭϱ

ϮϬϭϲ

ϮϬϭϳ

ϮϬϭϴ

ϮϬϭϵ

ϮϬϮϬ

ϮϬϮϭ

ŵďǌŐƌŽŵĂĚǌŽŶĞŐŽǌĂƐŽďƵ

Źródło: opracowanie NDAP, na podstawie sprawozdań z działalności Archiwów Państwowych za lata

2010–2021

Opis 2 Wykres 1 Zasób w postaci papierowej Archiwów Państwowych w latach

2010–2021 w metrach bieżących (opis alternatywny).

Wykres przedstawia przyrost zasobu archiwalnego w postaci papierowej od 2010 r. do

2021 r. w postaci słupkowej. Na osi pionowej zaznaczono przedziały co 50 tysięcy metrów

bieżących, na osi poziomej zaznaczono lata od 2010 do 2021.

Wartość dla roku 2010 to 298 005 mb,

wartość dla roku 2011 to 303 761 mb,

wartość dla roku 2012 to 309 922 mb,

wartość dla roku 2013 to 320 729 mb,

wartość dla roku 2014 to 325 898 mb,

wartość dla roku 2015 to 331 454 mb,

wartość dla roku 2016 to 337 102 mb,

wartość dla roku 2017 to 343476 mb,

wartość dla roku 2018 to 350 063 mb,

wartość dla roku 2019 to 357 055 mb,

25)

Obiekty w: Koszalinie, Poznaniu i Szczecinie już nie dysponują miejscem na gromadzenie dokumentacji. Archiwum

w Łodzi i Piotrkowie Trybunalskim dysponuje, jak na swoje potrzeby, niewielką rezerwą.

Archiwum w Łodzi prowadzi działalność w kilku budynkach oddalonych od siebie, podobnie Archiwum Państwowe

w Poznaniu. Rozproszenie zasobu archiwum w oddalonych od siebie obiektach stanowi znaczne utrudnienie zarówno

dla użytkowników zewnętrznych zasobu, jak i dla pracowników, a także generuje zwiększone koszty utrzymania, czy

przemieszczania zasobu. Budynki archiwów, np. w Łodzi i Szczecinie nie spełniają wymaganych standardów

przechowywania zbiorów, co niekorzystnie wpływa na stan zachowania już zgromadzonych archiwaliów.

wartość dla roku 2020 to 361 195 mb,

wartość dla roku 2021 to 368 631 mb.

Źródło: opracowanie NDAP.

Każdy rodzaj przechowywanych przez archiwa państwowe materiałów

archiwalnych wymaga indywidualnych warunków klimatycznych i technicznych, a są

one różne dla dokumentacji aktowej, fotografii czy materiałów audiowizualnych.

Archiwalia czekające na przejęcie są niejednokrotnie przechowywane

w nieodpowiednich warunkach klimatycznych, co może doprowadzić do znacznych

zniszczeń, zanim trafią one do Archiwów Państwowych.

Skutkiem pozostawania tych materiałów u wytwórców jest ograniczenie ich

udostępniania i użytkowania. Szybkie i sprawne przejmowanie materiałów archiwalnych

do zasobu Archiwów Państwowych (szybciej niż po 25 latach) powinno stać się jednym

z ważniejszych celów w ich działalności.

Ponadto ustawa o archiwach określa przypadki, w których Archiwa Państwowe są

zobowiązane do przejęcia dokumentacji osobowo-płacowej po upadłych i likwidowanych

zakładach pracy oraz prywatnych przechowawcach takiej dokumentacji, stanowiącej

podstawę naliczania świadczeń emerytalnych i rentowych. W związku z tym archiwa

muszą dysponować stałą i odpowiednio przygotowaną rezerwą wolnego miejsca

magazynowego wraz z odpowiednimi warunkami dostępności zbiorów.

Analiza obecnego stanu Archiwów Państwowych wskazała na problemy lokalowe

jako najważniejszą słabość w ich działalności. Niewystarczająca jest infrastruktura sieci

archiwów – nie zaspokaja ona potrzeb w zakresie bieżącego i płynnego przejmowania

materiałów archiwalnych od twórców państwowego zasobu archiwalnego. Sprawozdania

z działalności Archiwów Państwowych w 2021 r. wykazują wyczerpanie powierzchni

magazynowej w 12 obiektach, a w ciągu najbliższych 4 lat kolejne 31 utraci rezerwę26).

4.2. Wyzwanie 2: Zapewnienie właściwych warunków do udostępniania zasobów

archiwalnych.

Zasób archiwalny stanowi podstawowe źródło do badań naukowych,

w szczególności w zakresie historii państwa i społeczeństwa. W skali całej sieci

archiwalnej największy odsetek użytkowników stanowią właśnie osoby prowadzące

badania naukowe, a dopiero drugą pod względem liczebności grupę – użytkownicy

prowadzący poszukiwania o charakterze genealogicznym.

Ponadto Archiwa Państwowe w 2021 r. zrealizowały ponad 80 tys. kwerend

o różnej strukturze: genealogiczne, naukowe, własnościowej, socjalne, publicystyczne,

co pokazuje szeroki krąg odbiorców i użytkowników w archiwach.

Archiwa Państwowe aktywnie uczestniczą w procesie edukacji historycznej,

w szczególności wśród społeczności lokalnych i popularyzacji dziedzictwa kulturowego.

W 2021 r. archiwa przygotowały 979 wystaw, w tym ponad 214 wystaw tradycyjnych

i 764 wystaw wirtualnych. W 493 lekcjach archiwalnych łącznie uczestniczyło 9,5 tys.

uczestników.

26)

Sprawozdanie z działalności Archiwów Państwowych w 2021 roku https://www.gov.pl/web/archiwa/rok-20223.

Szerokie spektrum działania Archiwów Państwowych to również opracowanie

i udostępnianie materiałów archiwalnych. Prawidłowo sporządzone pomoce ewidencyjne

oraz opracowanie archiwaliów są podstawą do ich skutecznego i szerokiego

udostępniania, także w Internecie.

W 2021 r. (w warunkach ograniczenia działań czytelni podczas pandemii)

w czytelniach Archiwów Państwowych badania prowadziło ponad 12 tys. osób (ponad

29 tys. wizyt – wzrost do 2020 r. o 2 tys.), które skorzystały z ponad 466 tys. jednostek

archiwalnych. Dla właściwego zobrazowania skali udostępniania w archiwach należy

jednak podać dane sprzed pandemii, z roku 2019 r., kiedy czytelnie pracowały bez

ograniczeń: odnotowano wtedy ponad 26 tys. osób oraz ponad 71,5 tys. wizyt

w czytelniach, którym udostępniono 724 tys. jednostek archiwalnych.

W 2021 r. na portalu szukajwarchiwach.gov.pl było dostępne ponad 48 216 tys.

skanów i fotografii cyfrowych (ponad 3 600 tys. więcej niż w roku poprzedzającym).

Odpowiada to liczbie 630 951 zdigitalizowanych jednostek archiwalnych (ponad 146 tys.

j.a. przybyło w 2021 r.). W ciągu roku serwis zarejestrował 1 162 931 unikalnych

użytkowników oraz 37 490 077 odsłon.

Jednocześnie są obserwowane wzrastające oczekiwania użytkowników dotyczące

łatwiejszego dostępu do zasobu archiwalnego, rozwijanie systemu informacji o zasobie

archiwalnym zarówno online, jak i działań edukacyjno-popularyzacyjnych stacjonarnie,

a także doskonalenia jakości świadczonych przez archiwa usług. Kwestia ta została

dostrzeżona także podczas prac nad Strategią rozwoju Archiwów Państwowych na lata

2021–2030, gdzie wskazano: „W ostatnich latach, (…) uległ rozszerzeniu krąg

użytkowników korzystających z zasobu Archiwów Państwowych. Współcześnie są

wśród nich nie tylko historycy i edukatorzy, ale także dziennikarze, twórcy (działalność

kreatywna), przedsiębiorcy (ponowne wykorzystanie informacji publicznej), regionaliści,

genealodzy czy osoby zainteresowane historią własnej rodziny”27).

4.3. Wyzwanie 3: Zapewnienie ciągłości funkcjonowania archiwów objętych Programem

„Archiwa” w oparciu o odpowiedni standard, przy jednoczesnej optymalizacji kosztów

ich utrzymania.

Dla zachowania dziedzictwa dokumentacyjnego jest ważne także zapewnienie

nowoczesnych pracowni digitalizacji i profilaktyki konserwatorskiej, które powinny

znaleźć się w projektowanych nowych budynkach archiwów, oraz zapewnienie nadzoru

nad zasobem.

Przestarzała infrastruktura budowlana nie pozwala na wyposażenie obecnych

budynków archiwalnych w omawianych pięciu lokalizacjach w odpowiednią do nowych

potrzeb infrastrukturę , niezbędną do zapewnienia bezpieczeństwa i dostępności zbiorom

archiwalnym. Jednocześnie niskiej jakości infrastruktura budowlana i technologiczna

części lokalizacji Archiwów Państwowych uniemożliwia właściwe wyposażenie

i działanie pracowni digitalizacji i konserwacji, poprawy warunków pracy

wykwalifikowanego personelu, pracującego przy konserwacji i digitalizacji zasobu

archiwalnego, wzmocnienie nadzoru nad zasobem archiwalnym oraz podniesienie

jakości świadczonych usług (w tym rozwój usług online) oraz wprowadzenie

nowoczesnych metod zarządzania przechowywaniem zasobu i jego użytkowaniem.

27)

Strategia rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, s. 19, por. https://www.archiwa.gov.pl/o-nas/archiwapanstwowe/strategia/ (dostęp w dniu 04.08.2022 r.).

Zapewnienie realizacji ustawowych obowiązków nie jest możliwe bez inwestycji

w infrastrukturę Archiwów Państwowych, zwłaszcza w najbardziej zagrożonych pięciu

lokalizacjach.

4.4. Wyzwanie 4: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Koszalinie.

Budynek Archiwum Państwowego w Koszalinie nie dysponuje wolną

powierzchnią przechowalniczą. Tymczasem jednostki nadzorowane zgromadziły prawie

16 km materiałów archiwalnych, które systematycznie powinny trafić do Archiwum.

Zasób Archiwum Państwowego w Koszalinie to prawie 6 km akt, z czego 3,7 km28) jest

przechowywanych w obiektach Archiwum znajdujących się w Koszalinie. Budynek

główny Archiwum Państwowego w Koszalinie nie spełnia wymaganych standardów

przechowywania i udostępniania zbiorów. W magazynach nie można utrzymać stałej

temperatury i wilgotności, co niekorzystnie wpływa na stan zachowania archiwaliów,

powodując ich szybsze fizyczne niszczenie 29). Odczuwalny jest też brak powierzchni

umożliwiającej realizację funkcji związanych z udostępnianiem (niewystarczająca liczba

miejsc w czytelni akt) oraz popularyzacją zasobu, w tym edukacją historyczną

i archiwalną. W kontekście dużego zainteresowania inicjatywami edukacyjnymi,

naukowymi i kulturalnymi realizowanymi przez Archiwum Państwowe w Koszalinie,

szczególnie dotkliwy jest brak powierzchni konferencyjno-wystawienniczej. Pracownie

konserwacji, reprografii, digitalizacji oraz czytelnia nie są dostosowane do obecnych

standardów. Obiekt obecnie nie jest też dostosowany dla osób ze szczególnymi

potrzebami.

Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Koszalinie jest

niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy

o archiwach przez tę jednostkę.

4.5. Wyzwanie 5: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Łodzi.

Zasób łódzkiego archiwum to ponad 17,4 km akt. Jednocześnie w jednostkach

podległych opracowano 25 km materiałów archiwalnych, które z czasem będą musiały

zostać przejęte przez Archiwum.

Archiwum Państwowe w Łodzi dysponuje trzema nieruchomościami na terenie

Łodzi oraz jedną w Sieradzu. Dwa obiekty w Łodzi stanowią własność Miasta (przy placu

Wolności 1 i al. Piłsudskiego 33) i zostały przyznane archiwum na mocy zarządzenia

Prezydenta Miasta Łodzi z 10 lutego 2020 r. w odpłatne użytkowanie (jest to wynik

skutecznie dokonanej zamiany ww. nieruchomości pozostających dotychczas w trwałym

zarządzie archiwum) 30 ). W związku z niedługim terminem opuszczenia budynków,

archiwum w najbliższym czasie zmuszone zostanie do opuszczenia ww. dwóch

budynków i poszukania nowej przestrzeni magazynowej dla około 4 km akt oraz nowej

powierzchni biurowej dla pracowników archiwum.

Trzecia nieruchomość (przy al. Kościuszki 121) pozostaje nadal w trwałym

zarządzie archiwum. Wszystkie obiekty budowane były z innym przeznaczeniem niż

Na podstawie danych częściowych do Sprawozdania działalności Archiwów Państwowych w 2021 r., por.

https://www.gov.pl/web/archiwa/sprawozdanie-z-dzialalnosci-archiwow-panstwowych (dostęp w dniu 04.08.2022 r.).

29)

Ekspertyza wentylacji (branża instalacje sanitarne). Wykonana w grudniu 2008 roku przez Firmę Polmakon Sp. z o.o.

w Koszalinie.

30)

Por. https://bip.uml.lodz.pl/samorzad/akty-prawne-i-projekty-aktow-prawnych/aktyprawne/?tx_edgelegalacts_legalacts%5BlegalAct%5D=50532&tx_edgelegalacts_legalacts%5Baction%5D=show&tx_e

dgelegalacts_legalacts%5Bcontroller%5D=LegalAct (dostęp w dniu 4.08.2022 r.).

28)

archiwum, dlatego nie odpowiadają współczesnym potrzebom i standardom

archiwalnym, m.in. mimo stosunkowo dużej powierzchni magazynowej ich pojemność

jest niewielka. Żaden z zajmowanych budynków nie dysponuje instalacją do aktywnego

regulowania warunków klimatycznych w pomieszczeniach magazynowych

(klimatyzacja, wentylacja). Na wyczerpaniu jest również rezerwa magazynowa,

co wkrótce uniemożliwi przejmowanie dokumentacji z jednostek – wytwórców

dokumentacji archiwalnej.

Archiwum Państwowe w Łodzi w żadnym ze swoich budynków nie posiada rampy

wyładunkowej pomieszczeń przejmowania akt i kwarantanny, czyszczenia, magazynów

przejściowych, magazynów, pomieszczenia serwerowni. Pracownie konserwacji

i reprografii nie są dostosowane do obecnych standardów.

Wszystkie budynki nie są dostosowane dla potrzeb osób ze szczególnymi

potrzebami. Ponadto Archiwum Państwowe w Łodzi nie dysponuje wystarczającą ilością

sal wystawienniczo-konferencyjnych.

Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Łodzi jest

niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy

o archiwach, przez tę jednostkę.

4.6. Wyzwanie 6: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Piotrkowie

Trybunalskim.

Zasób piotrkowskiego archiwum to ponad 6,7 km akt, z czego 3,9 km znajduje się

w siedzibie głównej Archiwum. Jednocześnie w jednostkach podległych opracowano

ponad 10 km materiałów archiwalnych, które z czasem będą musiały być przejęte przez

Archiwum.

W związku z koniecznością opuszczenia wynajmowanych pomieszczeń w budynku

Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, którymi dysponowało Archiwum

Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim w okresie od czerwca 1939 r. do końca 2020 r.,

pozyskano tymczasową siedzibę w zabytkowych budynkach piotrkowskiej Synagogi

(na podstawie umowy użyczenia z Miastem Piotrków Trybunalski), którą należy opuścić

do 4 listopada 2024 r. Obiekt ten stanowi rozwiązanie tymczasowe i nie zapewnia

wystarczającej powierzchni przechowalniczej (powierzchnia magazynowa byłej

synagogi pomieściła niespełna 2 000 m.b. akt, a więc obiekt użytkowany czasowo nie

zapewnia nie tylko rezerwy magazynowej, ale również jest niewystarczający, aby

pomieścić zasób już zgromadzony). W związku z powyższym pozostała część zasobu

została czasowo przewieziona do Oddziału w Tomaszowie Mazowieckim. Ponadto

archiwum wynajmuje od Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim magazyn

o powierzchni 266,04 m2. Okres najmu upływa 31 grudnia 2026 r. Zgodnie z aneksem

z 17 stycznia 2022 r. do umowy najmu, zmiana terminu najmu wynika z decyzji Sądu

Okręgowego.

Obecna siedziba Archiwum nie posiada pracowni digitalizacji oraz pracowni

konserwacji. Sala konferencyjna jest zbyt mała i może pomieścić maksymalnie do 20

osób. W chwili obecnej przestrzeń wystawiennicza jest niewystarczająca, wystawy są

umieszczane w czytelni i nieprzystosowanych do tego celu holach. Budynek jest tylko

częściowo dostosowany do osób ze szczególnymi potrzebami (dostęp tylko do parteru ze

względu na brak windy) z brakiem możliwości skorzystania z zaplecza sanitarnego.

Magazyny użytkowane przez Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim

w większości nie spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów.

Magazyny o różnej powierzchni i usytuowaniu nie zapewniają spójności

komunikacyjnej. Regały są rozmieszczone w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystać

powierzchnię, nie zapewniają jednak dobrej komunikacji (występują utrudnienia

w ciągach dróg ewakuacyjnych). Duża wilgotność wykonanego w starej technologii

obiektu wymaga stosowania osuszaczy. Brak urządzeń do klimatyzacji i wentylacji

pomieszczeń (wentylacja grawitacyjna). Ze względu na fakt, iż budynek dawnej synagogi

jest budynkiem zabytkowym, nie ma możliwości wprowadzania zmian w substancji

budynku.

Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Piotrkowie

Trybunalskim, która ma w założeniu rozwiązać wskazane wyżej problemy, jest niezbędna

dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach, przez

tę jednostkę. Podkreślenia wymaga fakt, że w decyzji przekazującej działkę został

zawarty warunek dotyczący terminu zagospodarowania nieruchomości. Niepodjęcie

działań w określonym terminie może skutkować jej utratą.

4.7. Wyzwanie 7: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Poznaniu.

Zasób poznańskiego archiwum to ponad 16 km akt, z czego ponad 10 km jest

przechowywanych w siedzibie głównej Archiwum w Poznaniu. Jednocześnie

w jednostkach nadzorowanych jest już wytworzonych 40 km akt, w tym 5 km gotowych

do przejęcia.

Archiwum Państwowe w Poznaniu wykorzystuje do swojej działalności trzy

obiekty – własny oraz dwa lokale magazynowe wynajmowane od Gminy Żydowskiej

(296 m²) oraz miasta Poznania (328,8 m²). Zabytkowy budynek, wybudowany w latach

1879–1882 dla siedziby Wyższego Sądu Krajowego (Oberlandesgericht), odbudowany

po zniszczeniach wojennych po 1945 r., nie spełnia wymaganych standardów

przechowywania dokumentów z uwagi na ograniczenia techniczne i konserwatorskie,

tj. podlega ochronie zgodnie z ustawą z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków

i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2022 r. poz. 840, z późn zm.). Obiekt został wpisany

indywidualnie do rejestru zabytków pod nr A 220 decyzją z 23 maja 1979 r., a także jest

chroniony przez zapisy miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego

Nr L/763/VI/2013 z dnia 21 maja 2013 r. W magazynach nie ma możliwości

wprowadzenia odpowiedniego systemu wentylacyjnego, co utrudnia zapewnienie stałej

temperatury i wilgotności. Wynajmowane magazyny nie spełniają podstawowych

wymogów bezpieczeństwa, a ich dostosowanie wymagałoby dużych nakładów

finansowych. Optymalnym i jedynym rozwiązaniem jest zatem opuszczenie magazynów

i przeniesienie zasobu do nowych powierzchni. Nie ma już możliwości dalszego

gromadzenia i przechowywania zasobu archiwalnego. Z uwagi na brak wolnej

powierzchni część zasobu została przewieziona z gmachu głównego w Poznaniu do

innych lokalizacji, co powoduje, że zasób jest rozproszony, a dostęp do akt jest

utrudniony. W istniejącej części archiwów pracownie konserwacji mokrej i suchej nie

spełniają potrzeb i standardów archiwalnych. Czytelnia nie ma dostępu dla osób

z niepełnosprawnością ruchową.

Oprócz niedoborów powierzchni przechowalniczej, główny budynek Archiwum

Państwowego w Poznaniu nie posiada odpowiedniej przestrzeni na działalność

wystawienniczą i edukacyjną. Wystawy są organizowane na nieprzystosowanym do tego

celu korytarzu, a zajęcia dydaktyczne w niewielkiej salce konferencyjnej. Wszystkie

budynki Archiwum znajdujące się w Poznaniu nie są dostosowane dla potrzeb osób ze

szczególnymi potrzebami. Nowa inwestycja zapewni jednostce możliwość realizacji

ustawowych zadań, przede wszystkim w zakresie gromadzenia i przechowywania

materiałów archiwalnych.

Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Poznaniu jest

niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy

o archiwach, przez tę jednostkę.

4.8. Wyzwanie 8: Poprawa bezpieczeństwa zbiorów Archiwum Państwowego w Szczecinie.

Obecnie zasób szczecińskiego archiwum to ponad 18 km. W archiwach zakładowych

nadzorowanych jednostek zgromadzono dalsze 18 km dokumentacji, która systematycznie

powinna być przekazywana na wieczyste przechowywanie przez Archiwum.

Budynki użytkowane przez Archiwum Państwowe w Szczecinie w większości nie

spełniają wymaganych standardów przechowywania zbiorów. W żadnym magazynie nie ma

klimatyzacji i nie jest utrzymywana prawidłowa dla bezpieczeństwa zbiorów temperatura

i wilgotność. Magazyny w głównej siedzibie Archiwum, stanowiącej obiekt zabytkowy,

są rozmieszczone na 7 kondygnacjach, a do przewozu materiałów archiwalnych służy

niewielka wysłużona winda (najstarsza działająca winda towarowa w Szczecinie). Brakuje

właściwych ciągów komunikacyjnych umożliwiających łatwe przemieszczanie materiałów

archiwalnych, np. do czytelni.

Archiwum posiada pracownię digitalizacji, konserwacji oraz czytelnię, ale nie

spełniają one standardów zalecanych do tego typu pracowni. Pomieszczenia te są małe i nie

są wyposażone w system klimatyzacji. W czytelni brakuje miejsca na umieszczenie stołów do

przeglądania materiałów o dużych formatach. Posiadana sala konferencyjna jest niewielka

i służy zebraniom własnych pracowników. Sala nie posiada zaplecza technicznego

niezbędnego do prowadzenia konferencji, seminariów lub innych spotkań. Archiwum nie

posiada strefy wypoczynku, ani przestrzeni wystawienniczej. W przypadku organizacji

wystaw Archiwum opiera się na współpracy z innymi instytucjami.

Obiekt nie jest dostosowany do osób ze szczególnymi potrzebami. Ze względu na

uwarunkowania architektoniczne, a także zabytkowy charakter budynku nie jest możliwe

przeprowadzenie takich remontów, które zapewniłyby obecnie obowiązujące standardy w tym

zakresie.

W magazynie głównym Archiwum Państwowego w Szczecinie oraz w oddziale

zamiejscowym w Stargardzie nie ma już wolnych powierzchni magazynowych

pozwalających na przejmowanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych z archiwów

zakładowych. Magazyny w Strzmielu nie mają również możliwości dalszego składowania akt.

Realizacja zaplanowanej inwestycji w Archiwum Państwowym w Szczecinie jest

niezbędna dla prawidłowego wypełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o archiwach,

przez ten podmiot.

5. Analiza SWOT

Mocne strony

− dokumenty zgromadzone w Archiwach

Państwowych są świadectwem dorobku

cywilizacyjnego i kulturowego państwa

polskiego;

− dokumenty zgromadzone w Archiwach

Państwowych są źródłem wiedzy

eksperckiej;

− projekt jest realizowany w oparciu o

Wytyczne PPP Ministerstwa Funduszy i

Polityki Regionalnej i przy wsparciu

pracowników Ministerstwa. Zawarte

porozumienie między Ministerstwem

Funduszy a Naczelnym Dyrektorem i

Polskim Funduszem rozwoju jest

gwarancją profesjonalizacji procesu

wyboru Partnera Prywatnego;

− znane są wymogi odnośnie do

przechowywania,

zabezpieczania

i

udostępniania materiałów archiwalnych;

− Archiwa Państwowe realizują czytelnie

zdefiniowane zadania publiczne (w

ramach

określonej

w ustawie

o

archiwach), co obejmuje: gromadzenie,

ewidencjonowanie,

przechowywanie,

opracowanie,

zabezpieczenie

i

udostępnianie materiałów archiwalnych

(m.in.

dokumentacji

aktowej,

dokumentów

pergaminowych

i

papierowych,

dokumentacji

fotograficznej, filmowej i dźwiękowej)

oraz

prowadzenie

działalności

informacyjnej (art. 23 oraz art. 16 ustawy

o archiwach);

− Archiwa Państwowe konsekwentnie

prowadzą

digitalizację

zbiorów

(dyrektywa z dnia 10 listopada 2021 r. w

sprawie wspólnej europejskiej przestrzeni

danych

na

potrzeby

dziedzictwa

31)

kulturowego );

31)

Słabe strony

− brak precyzyjnego określenia pozycji i

funkcji Archiwów Państwowych we

współczesnej administracji publicznej i

społeczeństwie informacyjnym;

− zróżnicowana pozycja poszczególnych

Archiwów Państwowych: silna w

mniejszych ośrodkach, słaba w dużych

miastach z poważną konkurencją

instytucji kultury i nauki;

− ustawa o archiwach nakłada na Archiwa

Państwowe obowiązek gromadzenia,

zabezpieczenia

i

udostępniania

materiałów

archiwalnych

już

wytworzonych i wytwarzanych przez

ponad

10

tys.

państwowych

i

samorządowych, powyższe zadania

muszą być realizowane przez stworzenie

odpowiedniej infrastruktury, co generuje

za sobą koszty zarówno w zakresie jej

powstania,

jak

i

utrzymania

zgromadzonego w niej dziedzictwa

narodowego;

− brak możliwości najmu powierzchni

magazynowych

dostosowanych

do

przechowywania

materiałów

archiwalnych, a adaptacja powierzchni

jest kosztochłonna;

− brak

profesjonalnych

pracowni

konserwacji mokrej i suchej oraz

pracowni digitalizacji odpowiadających

nowoczesnym standardom;

− brak

wystarczających

powierzchni

magazynowych do przejęcia zasobu

archiwalnego,

który

został

już

wytworzony;

− koszty budowy nowej infrastruktury lub

rozbudowy/przebudowy

dotychczasowych obiektów archiwów

państwowych są wyższe z uwagi na

wymogi techniczne jakie muszą spełniać

budynki, w których są przechowywane i

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej, L 401, 12 listopada 2021 r., por. https://eur-lex.europa.eu/legalcontent/PL/TXT/?uri=OJ:L:2021:401:TOC (dostęp w dniu 30.06.2022 r.).

− Archiwa

Państwowe

aktywnie

uczestniczą

w

procesie

edukacji

historycznej społeczności lokalnych,

m.in.

umożliwiają

użytkownikom

zapoznanie się z przechowywanymi

źródłami historycznymi przez cykliczne

„dni otwarte”, wystawy, publikacje, a

także

organizację

wizyt

grup

uczniowskich i studenckich;

udostępniane zasoby archiwów (m.in.

wymogi dotyczą wysokiej nośności

stropów (min. 1200 kg/m² 32 )) oraz

odpowiedniej lokalizacji budynku (nie

może być usytuowany np. na terenach

zalewowych ani w pobliżu obiektów

strategicznych), ponadto obiekt powinien

być przystosowany do potrzeb osób ze

szczególnymi potrzebami33);

− w odniesieniu do zakresu interwencji

Programu

„Archiwa”

wszystkie

wytypowane Archiwa Państwowe, tj. w

Koszalinie,

Łodzi,

Piotrkowie

Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie

posiadają stosowne nieruchomości: trzy z

nich posiadają dokumentację projektową

wraz z pozwoleniami na budowę, a

pozostałe

dwa

dokumentację

koncepcyjną;

− niewystarczająca liczba pracowników

Archiwów

Państwowych

z doświadczeniem

w

obszarach

wykraczających poza doświadczenie

kierunkowe (np. w obszarze zarządzania

projektami, pracy zespołowej, ze

znajomością

specyfiki

realizacji

projektów PPP);

− stabilne

finansowanie

Archiwów

Państwowych z budżetu państwa;

Szanse

− dzięki realizacji Programu „Archiwa”

powstanie przestrzeń magazynowa, która

w znaczącym stopniu przyspieszy

przejmowanie zasobu archiwalnego od

wytwórców do archiwów;

− zostaną wyeliminowane zagrożenia,

m.in.: rozproszenie zasobu, niewłaściwa

wilgotność i temperatura, światło

widzialne i UV, zanieczyszczenia

powietrza,

szkodniki,

zagrożenia

mikrobiologiczne,

woda,

ogień,

kradzieże,

niewłaściwy

sposób

przechowywania, mające źródło w

nieodpowiednich warunkach lokalowych,

złym stanie lub złej lokalizacji magazynu

archiwalnego;

− możliwość wdrożenia nowoczesnych

metod zarządzania projektowego w

Zagrożenia

− przedłużający

się

czas

realizacji

Programu „Archiwa” może oznaczać

czasowe ograniczenie dostępności do

zasobów archiwów, w których są

prowadzone inwestycje, np. w związku ze

zmianą siedziby i relokacją materiałów

archiwalnych;

− brak dopływu nowych pracowników do

archiwów

państwowych

ze

specjalistycznymi

kompetencjami

w zakresie zarządzania

Programem

„Archiwa” i znajomością specyfiki PPP;

− niepodjęcie działań w ramach Programu

„Archiwa” w określonym terminie może

skutkować utratą działek dla części

zaplanowanych inwestycji, gdyż w

decyzjach przekazujących działki są

Norma PN-EN 16893:2018 Konserwacja dziedzictwa kulturowego Specyfikacja dotyczące lokalizacji, budowy

i modyfikacji budynków lub pomieszczeń przeznaczonych do przechowywania zbiorów i korzystania z nich Załącznik F

informacyjny.

33)

Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r.

poz. 2240).

32)

wybranych

pięciu

Archiwach

Państwowych oraz w NDAP, w ramach

realizacji Programu „Archiwa”;

− dzięki realizacji Programu „Archiwa”

będzie miała miejsce poprawa usług

dostępu

do

zasobów

archiwów

państwowych, w tym rozwój usług

niewymagających fizycznej wizyty w

siedzibie archiwum;

− budowa specjalistycznych gmachów to

swoista profilaktyka zabezpieczająca

dokumenty przed ich degradacją;

− tworzenie atrakcyjnych i funkcjonalnych

budynków archiwów państwowych,

umożliwiających nie tylko różne formy

korzystania z ich zasobów (np.

posiadających czytelnie z dostępem do

komputerów i treści cyfrowych, czy też

przestrzeń

dedykowaną

pracy

indywidualnej oraz strefę odpoczynku

dostępną dla użytkowników), ale także

pozwalających

na

prowadzenie

działalności edukacyjnej, czy też

kulturalnej (np. w formie wystaw zbiorów

archiwum);

− rozszerzanie tradycyjnego wizerunku

archiwów, wzmacnianie ich kompetencji

jako miejsca spotkań i aktywności

mieszkańców;

− w wyniku realizacji Programu „Archiwa”

nastąpi

również

optymalizacja

zarządzania zasobami ludzkimi i

budynkami;

− monitorowanie wskaźnika inflacji, celem

przygotowania się do ewentualnych

zmian związanych z opłatą za dostępność

do pięciu nowych obiektów;

− możliwość

przygotowania

kompleksowych zasad monitoringu oraz

nadzoru nad inwestycją na etapie

przygotowania i realizacji inwestycji (w

tym

kontrola

zgodności

prac

z dokumentacją techniczną i projektową

na etapie budowy);

Poz. 1270

zawarte warunki dotyczące terminu

zagospodarowania nieruchomości;

− przedłużający się czas przechowywania

materiałów

archiwalnych

u

ich

wytwórców, skutkujący obciążeniem

jednostek, które są ich przechowawcą, a

nie mogą być przekazane do Archiwów

Państwowych jako właściwego miejsca

przechowania;

− niestabilna sytuacja ekonomiczna, w

szczególności w obszarze inwestycji

infrastrukturalnych, w tym wysoka

inflacja

prowadząca

do

wzrostu

jednostkowych cen materiałów i

surowców eksploatacyjnych, a w

konsekwencji wyższych niż zakładano

kosztów inwestycji prowadzących do

wzrostu kosztów eksploatacji obiektów

(wzrost opłaty za dostępność);

− wystąpienie ryzyk – w każdej z pięciu

inwestycji

niezależnie,

związanych

z procesem inwestycyjnym (jak np.

kwestie

związane

z

warunkami

meteorologicznymi,

geologicznymi

i geotechnicznymi, czy też wynikające z

odkryć archeologicznych), które mogą

skutkować

przesunięciem

terminu

oddania inwestycji do użytkowania oraz

będą powodowały wzrost kosztów

inwestycji;

− możliwość pojawienia się, w czasie

realizacji inwestycji, nowych przepisów

prawnych, które będą nakazywały

stosowanie nowoczesnych i kosztownych

technologii związanych z normami oraz

przepisami BHP i przeciwpożarowymi;

− czasowe ograniczenie dostępności do

zasobów

archiwów,

skutkujące

obniżeniem odsetka korzystających

związane z ewentualnymi, czasowymi

ograniczeniami w dostępie do Archiwów

Państwowych;

− obawa przez zarażeniem chorobami

przenoszonymi drogą kropelkową może

zniechęcać pewne grupy użytkowników

archiwów (np. seniorów) do osobistych

− przeniesienie głównych ryzyk budowy na

Partnera Prywatnego, odroczenie w czasie

płatności w ramach budżetu państwa, oraz

obniżenie opłaty za dostępność w

przypadku niewywiązania się Partnera

Prywatnego ze zobowiązań umownych;

− ułatwienie dostępności do zasobu

archiwalnego po zakończeniu procesu

inwestycyjnego

i

przeprowadzeniu

zasobu;

Poz. 1270

odwiedzin i korzystania

edukacyjnej lub kulturalnej;

z

oferty

− szczegółowa analiza zagrożeń dla

Programu

„Archiwa”

została

przedstawiona w rozdziale pt. Analiza

ryzyk dla Programu „Archiwa”;

− uzależnienie inwestycji w infrastrukturę

od bieżącej polityki i potrzeb państwa w

innych sektorach.

− zielone budownictwo, energooszczędne,

systemy klimatyzacji i wentylacji

bazujące na odnawialnych źródłach

energii pozwolą zoptymalizować koszty

utrzymania obiektów archiwów;

− wypracowanie modelu kooperacji z

podmiotem prywatnym w realizacji

projektów kubaturowych w formule PPP

na poziomie rządowym;

− wypracowanie standardów i wdrożenie

dobrych praktyk w zakresie wymagań

środowiskowych, konstrukcyjnych lub

modernizowanych

budynków

archiwalnych.

6.

Analiza ryzyk dla Programu „Archiwa”

Z uwagi na realizację Programu „Archiwa” w formule partnerstwa publiczno-prywatnego, który obejmuje lata 2023–2052 za zasadne uznano przedstawienie wniosków

z analizy ryzyk dla Programu „Archiwa”, z uwzględnieniem podziału ich

przyporządkowania na ryzyka po stronie Podmiotu Publicznego i te po stronie Podmiotu

Prywatnego.

Wyodrębniono trzy kategorie ryzyk34) dla Programu „Archiwa”

a) ryzyka Etapu Inwestycyjnego – występujące na Etapie Inwestycyjnym,

b) ryzyka Etapu Utrzymania – występujące na Etapie Operacyjnym i związane są z

dostępnością infrastruktury,

c) ryzyka ogólnorynkowe – występujące we wszystkich fazach przedsięwzięcia.

34)

Ryzykiem jest potencjalne zagrożenie, które może negatywnie wpłynąć na projekt przez spowodowanie przekroczenia

budżetu, opóźnienie wdrożenia projektu lub obniżenie jakości produktów projektu. Procedura zarządzania ryzykiem ma za

zadanie zorganizować identyfikację zagrożenia, jego ocenę (analizę prawdopodobieństwa i wpływu zagrożenia na projekt),

zaplanowanie działań oraz wdrożenie zaplanowanych działań mitygujących ryzyko.

Do opisu przyjęto następujące stopnie konsekwencji ryzyk

a) konsekwencje niskie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka nie pociąga za sobą

znaczącego wzrostu kosztów nakładów budowlanych lub kosztów eksploatacyjnych.

Mogą one spowodować nieznaczne przesunięcia w harmonogramie Programu

„Archiwa”. Zakłada się, że strony są w pełni przygotowane na pojawienie się danego

ryzyka,

b) konsekwencje średnie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka pociąga za sobą

dość znaczny wzrost kosztów nakładów inwestycyjnych lub kosztów

eksploatacyjnych. Powodują one przesunięcia w harmonogramie Programu

„Archiwa”, przerwy w eksploatacji inwestycji. Realizacja przedsięwzięcia nie

powinna być jednak zagrożona,

c) konsekwencje wysokie – występują, gdy zaistnienie danego ryzyka zagraża realizacji

całego Programu „Archiwa”. Wiążą się zazwyczaj z niekontrolowanym wzrostem

nakładów inwestycyjnych lub kosztów eksploatacyjnych. Skutkują także długimi

przerwami w eksploatacji Inwestycji. W tej kategorii mieszczą się także inne

konsekwencje, przed którymi strony nie mogą się zabezpieczyć lub ich

wyeliminowanie jest zbyt kosztowne.

Należy zaznaczyć, iż ostateczny podział ryzyk między Partnerem Prywatnym a Podmiotem

Publicznym zostanie określony na etapie dialogu konkurencyjnego, niemniej kluczowe ryzyka

Etapu Inwestycyjnego zostaną po stronie Partnera Prywatnego.

Konsekwencje

− infrastruktura poniżej

oczekiwanej jakości

− wzrost wydatków

inwestycyjnych w celu

dostosowania

przedmiotu zamówienia

do warunków umów

− przesunięcie terminu

oddania Inwestycji do

użytkowania

− naliczenie kar

umownych przez

wykonawcę

− wzrost kosztów

eksploatacji

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

− niedostateczna kontrola

postępów wykonywania

prac na etapie budowy

− zaangażowanie

w wykonanie prac

budowlanych

podwykonawców

nieposiadających

odpowiednich kwalifikacji

lub doświadczenia w

realizacji podobnych

inwestycji

− wzrost jednostkowych cen

materiałów i surowców

eksploatacyjnych

− wzrost ilości zużytych

materiałów i surowców

eksploatacyjnych

− wzrost kosztów siły

roboczej

Ryzyko

Ryzyko niezgodności

robót budowlanych

z ustalonymi

standardami ich

wykonania

Ryzyko wzrostu

kosztów

Lp.

1.

2.

Tabela 2 Ryzyka Etapu Inwestycyjnego

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Wysokie

Wpływ

Średni

− kontrola zgodności prac

z dokumentacją techniczną

i projektową na etapie

budowy

− realnie i z odpowiednią

starannością oszacowane

koszty budowlane

− odpowiednia kontrola

kosztów na etapie budowy

32

Monitor Polski

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Średni

− kontrola zgodności prac

z dokumentacją techniczną

i projektową na etapie

budowy

− monitorowanie realizacji

Programu „Archiwa” przez

niezależny zespół

− wykwalifikowana kadra

pracownicza

− postanowienia w umowach o

PPP – Kary umowne

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Poniżej przedstawiono typ danego ryzyka na Etapie Inwestycyjnym, przyczyny jego wystąpienia oraz ewentualne konsekwencje, wpływ na realizację

przedsięwzięcia oraz sposób zarządzania ryzykiem. Ryzyka i ich podział są przedmiotem dialogu konkurencyjnego i ostateczny podział znajdzie się

w umowach o PPP.

6.1. Ryzyka Etapu Inwestycyjnego

− pojawienie się na etapie

prac budowlanych

znalezisk archeologicznych

Ryzyko związane

z warunkami

geologicznymi,

geotechnicznymi

Ryzyko związane

z wystąpieniem

odkryć

archeologicznych

3.

4.

− jakość wykonanych prac

budowlanych

− pojawienie się na etapie

prac budowlanych

znalezisk innych niż

archeologiczne lub dotąd

niezidentyfikowanych

zanieczyszczeń gleby

(historyczne

zanieczyszczenia)

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko

Lp.

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie (Poznań

Średnie)

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Średni

– 35 –

33

− przeprowadzenie

odpowiednich badań

geologicznych

i geotechnicznych przed

przystąpieniem do robót

budowlanych

− kontrola zgodności prac

z dokumentacją techniczną

i projektową na etapie

budowy

− przeprowadzenie

odpowiednich badań

archeologicznych przed

przystąpieniem do robót

budowlanych

− identyfikacja terenu

inwestycji w celu weryfikacji

jego stanu pod względem

odkryć archeologicznych

i prawdopodobieństwa

wystąpienia znalezisk

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− uwzględnienie środków na

nieprzewidziane wydatki

Monitor Polski

− przesunięcie terminu

oddania inwestycji do

użytkowania

− wzrost kosztów

inwestycji w celu

prowadzenia

dodatkowych badań

archeologicznych

− przesunięcie terminu

oddania inwestycji do

użytkowania

− wzrost kosztów

inwestycji w celu

prowadzenia

dodatkowych badań

geologicznych

i geotechnicznych

Konsekwencje

− wzrost kosztów

inwestycji w celu

zapobiegania

nietypowym skutkom

meteorologicznym

− przesunięcie terminu

oddania inwestycji do

użytkowania

− konieczność wypłaty

odszkodowań

i rekompensat

− przesunięcie terminu

oddania inwestycji do

użytkowania

− straty materialne oraz

nieobecność

pracowników

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

− temperatura powietrza –

wysoka w miesiącach

letnich, niska w miesiącach

zimowych

− nadzwyczajne zjawiska

meteorologiczne, np.

długie, nieprzerwane opady

deszczu

− spór między wykonawcą

a zamawiającym, co do

jakości robót budowlanych,

wykrytych wad fizycznych

oraz zgodności wykonanej

inwestycji z dokumentacją

projektową oraz

dokumentacją techniczną

− niedostateczna kontrola

prac na etapie realizacji

Programu „Archiwa”

− realizacja Programu

„Archiwa” niezgodnie

z dokumentacją techniczną

− nowe przepisy prawne

nakazujące stosowanie

nowoczesnych

i kosztownych technologii

Ryzyko

Ryzyko związane

z warunkami

meteorologicznymi

Ryzyko związane

z prowadzeniem

sporów

Ryzyko związane

z przepisami BHP

i przeciwpożarowymi

oraz normami

Lp.

5.

6.

7.

Monitor Polski

– 36 –

34

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− ubezpieczenie cywilnoprawne

przed anomaliami

Wpływ

meteorologicznymi

Średni

− postanowienia w umowach

o PPP – prowadzenie przez

Prawdopodobieństwo

Partnera Prywatnego

wystąpienia

dziennika pogody, okresowo

Średnie

potwierdzanego przez

inżyniera kontraktu

− postanowienia w umowach

o PPP

− kontrola zgodności prac

Wpływ

z dokumentacją techniczną

Średni

i projektową na etapie

budowy

Prawdopodobieństwo

− monitorowanie realizacji

wystąpienia

Programu „Archiwa” przez

Niskie

niezależny zespół

− wykwalifikowana kadra

pracownicza

− postanowienia w umowach

o PPP – Partner Prywatny

Wpływ

będzie ponosił

Niskie

odpowiedzialność za ryzyko

projektowania

Prawdopodobieństwo

− wykwalifikowana kadra

wystąpienia

pracownicza

Niskie

− realizacja robót budowlanych

zgodnie z dokumentacją

− wzrost kosztów

Programu „Archiwa”

w związku z wymogiem

spełnienia roszczeń

podniesionych przez

strony konfliktu

− przerwa w realizacji

robót budowlanych,

potencjalnie zagrażająca

terminowej realizacji

inwestycji

− komplikacje związane

z prawidłową realizacją

Programu „Archiwa”

(wzrost kosztów, zmiana

harmonogramu)

− wynagradzanie

pracowników poniżej

stawek rynkowych

− związane jest z małym

doświadczeniem

wykonawcy lub jego

podwykonawców

w zakresie budowy

podobnych obiektów

Ryzyko wystąpienia

protestów organizacji

społecznych lub

strajków

Ryzyko związane z

brakiem zasobów

ludzkich

i materialnych

8.

9.

Konsekwencje

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko

Lp.

Monitor Polski

– 37 –

35

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

projektową uwzględniającą

przepisy przeciwpożarowe

− przyjęcie w dokumentacji

projektowej zastosowania

materiałów niepalnych

− przestrzeganie przepisów

BHP

− ubezpieczenie cywilnoprawne

przed następstwami katastrof

budowlanych, upadkiem

drzew i budowli

− przeprowadzenie konsultacji

społecznych

− terminowe regulowanie

Wpływ

zobowiązań wobec

Niskie

pracowników

i podwykonawców

Prawdopodobieństwo − zapewnienie pracownikom

wystąpienia

odpowiednich warunków

Niskie

wykonywania pracy oraz

wynagrodzenia adekwatnego

do zakresu wykonywanych

obowiązków

Wpływ

− wybór podmiotu

Średni

posiadającego odpowiednie

doświadczenie w robotach

Prawdopodobieństwo

budowlanych podobnej

wystąpienia

infrastruktury

Średnie

− wybór wykonawcy w

sposób nierzetelny

− brak dokładnej weryfikacji

przed rozpoczęciem

realizacji Programu

„Archiwa” stanu prawnego

nieruchomości, na której

ma zostać przeprowadzona

inwestycja

Ryzyko wystąpienia

wad fizycznych lub

prawnych

zmniejszających

wartość lub

użyteczność środka

trwałego

11.

− wzrost nakładów

inwestycyjnych

związanych z realizacją

Programu „Archiwa”

− konieczność udziału

w rozprawach sądowych

− naliczenie kar umownych

wykonawcy

− brak odpowiedniej kontroli

na etapie prowadzonych

prac budowlanych

10.

− naliczenie kar

umownych wykonawcy

Konsekwencje

− wystąpienie kosztów

społecznych związanych

z zanieczyszczeniem

środowiska

infrastrukturalnych oraz

z poziomem jego

wiarygodności finansowej

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko związane ze

zmianą stanu

środowiska

naturalnego w

związku

z wykonywaniem

robót budowlanych

Ryzyko

Lp.

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

– 38 –

36

Monitor Polski

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Niski

− postanowienia w umowach

o PPP

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie w robotach

budowlanych podobnej

infrastruktury

− zagospodarowanie zużytych

materiałów budowlanych i

innych zgodnie

z obowiązującymi przepisami

prawa

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie w robotach

budowlanych podobnej

infrastruktury

− odpowiednio zaplanowany

proces wyboru wykonawcy

− monitorowanie realizacji

Programu „Archiwa” przez

niezależny zespół

− weryfikacja dokumentów,

pozwoleń i decyzji zgodnie

z którymi realizowany ma być

Program „Archiwa”

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− wybór podmiotu o stabilnej

sytuacji finansowej

− wzrost nakładów

inwestycyjnych

związanych z realizacją

Programu „Archiwa”

z zagrożeniem

terminowego oddania

inwestycji do

użytkowania

− wzrost kosztów

eksploatacji celem

dostosowania infrastruktury

do nowych przepisów

− wykonanie robót

budowlanych niezgodnie

z opracowaną

dokumentacją projektową

i techniczną, obarczonych

wadami fizycznymi

− wystąpienie problemów

z uzyskaniem wymaganych

prawem pozwoleń

i spełnieniem norm

− brak dostatecznej kontroli

robót budowlanych

− wykonanie dokumentacji

przez niedoświadczonego

projektanta

− zbyt krótki termin na

opracowanie projektu

budowlanego

Ryzyko zmiany

prawa

Ryzyko związane z

odbiorem

technicznym środka

trwałego

Ryzyko związane

z wystąpieniem wad

w dokumentacji

projektowej

12.

13.

14.

− konieczność

opracowania zmiany do

dokumentacji

projektowej

− możliwy znaczący

wzrost nakładów

inwestycyjnych w celu

usunięcia uchybień

powstałych wskutek

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Wysoki

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Niski

− zlecenie wykonania

dokumentacji projektowej

podmiotowi o odpowiednim

doświadczeniu

w projektowaniu podobnej

infrastruktury

− audyt opracowywanej

dokumentacji

37

− postanowienia w umowach

o PPP

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie w robotach

budowlanych podobnej

infrastruktury

− ubezpieczenie cywilnoprawne

przed konsekwencjami

zaistnienia siły wyższej

− postanowienia w umowach

o PPP

− określenie jasnego,

precyzyjnego zakresu

Programu „Archiwa”

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Monitor Polski

− wzrost nakładów

inwestycyjnych

związanych z realizacją

Programu „Archiwa”

− oddanie inwestycji do

użytkowania w okresie

późniejszym niż było to

przewidziane w

umowach o PPP

− konieczność zapłaty kar

umownych

Konsekwencje

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko

Lp.

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

− wybór niedoświadczonych

podwykonawców

o ograniczonej liczbie

referencji za wykonanie

podobnych projektów

− utrata możliwości

wykonywania robót

budowlanych w związku

z upadłością

podwykonawcy lub jego

kłopotami finansowymi

Ryzyko

Ryzyko związane

z podwykonawcami

Lp.

15.

− wzrost kosztów realizacji

Inwestycji

− przesunięcie terminu

oddania inwestycji do

użytkowania

− naliczenie kar

umownych wykonawcy

błędnie opracowanej

dokumentacji

projektowej

− przesunięcie terminu

oddania Inwestycji do

użytkowania

− naliczenie kar

umownych wykonawcy

Konsekwencje

38

Monitor Polski

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Średni

− postanowienia w umowach

o PPP

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie w robotach

budowlanych podobnej

infrastruktury

− wybór podmiotu o stabilnej

sytuacji finansowej

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− postanowienia w umowach o

PPP – Partner Prywatny

będzie ponosił

odpowiedzialność za ryzyko

projektowania, kary umowne

za opóźnienia w oddaniu

infrastruktury do użytkowania

Konsekwencje

− opóźnienie w realizacji

robót budowlanych lub

nawet niepowodzenie

Programu „Archiwa”

− konieczność zmiany

zakresu inwestycji lub

niepowodzenie realizacji

Programu „Archiwa”

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

− brak odpowiedniego

doświadczenia oraz

zaplecza finansowego i

kadrowego

− wystąpienie błędów

w dokumentacji

projektowej i technicznej

− protesty społeczne

− niedostateczne działania

administracji publicznej

− wystąpienie kwestii

spornych w zakresie

aspektów prawnych

i środowiskowych

dotyczących zakresu

Programu „Archiwa”

− wystąpienie kwestii

spornych w przypadku

istnienia na terenie

realizacji inwestycji odkryć

archeologicznych

− zmiany na szczeblach

władzy lokalnej lub

centralnej, w wyniku

których realizowany będzie

inny program polityczny

Ryzyko

niemożliwości

uzyskania lub

opóźnienia

w uzyskaniu decyzji

administracyjnych,

pozwoleń, zezwoleń

lub uzgodnień

Ryzyko związane ze

zmianą celów

politycznych

Lp.

16.

17.

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

– 41 –

39

− możliwie jak najkrótszy etap

inwestycyjny

− zaplanowanie realizacji robót

budowlanych (lub zasadniczej

ich części) w okresach,

w których nie przewiduje się

zmian na szczeblach

politycznych i zarządczych

Monitor Polski

Wpływ

Wysoki

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Wysokie

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie w robotach

budowlanych podobnej

infrastruktury

− współpraca z zespołem

specjalistów doświadczonych

w procesie inwestycyjnym

− wybór podmiotu o stabilnej

sytuacji finansowej

− starannie przygotowana

dokumentacja projektowa

− konsultacje społeczne

− analiza terenu inwestycyjnego

pod kątem archeologicznym

− analiza terenu inwestycyjnego

pod kątem prawnym

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− powstanie szkód w

powstającym majątku

trwałym

− zagrożenie dla oddania

inwestycji do

użytkowania w

wyznaczonym terminie

lub niepowodzenie

realizacji Programu

„Archiwa”

− przesunięcie oddania

inwestycji do

użytkowania lub

niepowodzenie

Programu „Archiwa”

− konieczność zapłaty kar

umownych przez

wykonawcę

− udział w rozprawach

i procesach sądowych

− konieczność wypłaty

odszkodowań

i rekompensat celem

pokrycia powstałych

roszczeń przez osoby

trzecie

− wystąpienie

nieprzewidywalnych

czynników losowych

− brak posiadania przez

wykonawcę odpowiedniego

zaplecza finansowego, w

tym środków pochodzących

z kredytu bankowego lub

innych źródeł

− niedokładna weryfikacja

dokumentów regulujących

stan prawny nieruchomości,

na której ma być

realizowana inwestycja

Ryzyko związane

z wystąpieniem

zewnętrznych zdarzeń

nadzwyczajnych,

niemożliwych do

przewidzenia

Ryzyko związane z

brakiem środków

finansowych ze

strony wykonawcy

Ryzyko stanu

prawnego

nieruchomości

18.

19.

20.

Konsekwencje

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko

Lp.

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

– 42 –

40

− analiza terenu inwestycyjnego

pod kątem prawnym

− weryfikacja dokumentów

− wybór wykonawcy

o wiarygodnej sytuacji,

posiadającego gwarancje,

poręczenia bankowe innych

podmiotów oraz odpowiednią

zdolność kredytową

− zaplanowanie w budżecie

inwestycyjnym rezerwy na

nieprzewidziane wydatki

Monitor Polski

Wpływ

Wysoki

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Wysoki

− postanowienia w umowach

o PPP

− wykorzystanie materiałów

niepalnych

− przestrzeganie przepisów

przeciwpożarowych i bhp

− ubezpieczenie cywilnoprawne

przed konsekwencjami

zaistnienia siły wyższej

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− nieprzewidziane

okoliczności, które nie są

wynikiem wystąpienia

innych ryzyk, o których

mowa w powyższej części

niniejszej Analizy

Ryzyko opóźnień

w zakończeniu robót

budowlanych w

związku

z wystąpieniem

trudnych do

przewidzenia zdarzeń

(niezależnych od

Stron) w umowach o

PPP

21.

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− postanowienia w umowach

o PPP

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

− oddanie inwestycji

doświadczenie w robotach

z opóźnieniem, co wiąże

Wpływ

budowlanych podobnej

się z koniecznością,

Średni

infrastruktury

poniesienia dodatkowych

− monitorowanie realizacji

kosztów inwestycyjnych Prawdopodobieństwo

Programu „Archiwa” przez

wystąpienia

− zapłata kar umownych

niezależny zespół

Niskie

przez wykonawcę

− wyznaczanie w

harmonogramie kamieni

milowych w realizacji

Programu „Archiwa” i

kontrola ich przestrzegania

Konsekwencje

– 43 –

41

Poniżej przedstawiono typ danego ryzyka na etapie utrzymania (eksploatacji), przyczyny jego wystąpienia oraz ewentualne konsekwencje

i ich wpływ na realizację Przedsięwzięcia oraz sposób zarządzania ryzykiem.

6.2. Ryzyka Etapu Operacyjnego

Monitor Polski

Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r.

s. 255–266

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko

Lp.

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

− brak dostatecznego

i efektywnego wypełniania

zadań z zakresu

utrzymania/zarządzania

− mniej stabilna sytuacja

finansowa wykonawcy lub

jego podwykonawców lub

nieodpowiednie i małe

doświadczenie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

− zła sytuacja finansowa

podwykonawców lub małe

ich doświadczenie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

Lp. Ryzyko

Ryzyko dostępności

Ryzyko

niewłaściwego

utrzymania/

zarządzania

Ryzyko

nieefektywnej

współpracy

z podwykonawcami

1.

2.

3.

Tabela 3 Ryzyka Etapu Operacyjnego

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Wysoki

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Średni

– 44 –

42

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

− postanowienia w umowach

o PPP – kary umowne

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

− wybór podmiotu o stabilnej

sytuacji finansowej

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

− postanowienia w umowach

o PPP – kary umowne

wynikające z nienależytego

wykonania umowy

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Monitor Polski

− komplikacje związane

z prawidłową realizacją

Programu „Archiwa”

− naliczenie kar umownych

− obniżenie technicznych

i użytkowych walorów

utrzymywanej/zarządzanej

infrastruktury

− okresowe obniżenie

standardów

utrzymania/zarządzania

− zwiększenie nakładów na

konserwacje i remonty

infrastruktury

− obniżenie technicznych

i użytkowych walorów

utrzymywanej/zarządzanej

infrastruktury

− zwiększenie zużycia

energii cieplnej bądź

elektrycznej – spadek

oszczędności

− zwiększenie nakładów

na konserwacje i remonty

infrastruktury

Konsekwencje

− komplikacje związane

z prawidłową realizacją

Programu „Archiwa”

− naliczenie kar umownych

− realizacja inwestycji

w ograniczonym zakresie

− mniejsze oszczędności np.

w zużyciu energii

elektrycznej niż zakładano

− naliczenie kar umownych

− związane jest z małym

doświadczeniem wykonawcy

lub jego podwykonawców

w zakresie

utrzymania/zarządzania

podobnymi projektami

infrastrukturalnymi oraz

z poziomem jego

wiarygodności finansowej

− opóźnienia wykonawców lub

podwykonawców

− brak rzetelności

wykonawców lub

podwykonawców

− siła wyższa

− sytuacja finansowa

wykonawcy wymuszająca

ograniczenie zakresu

Programu „Archiwa”

− ograniczanie wydatków na

okresowe remonty,

konserwację lub przeglądy

instalacji

Ryzyko deficytu

zasobów ludzkich

i materialnych

w celu realizacji

Programu

„Archiwa”

Ryzyko

niemożliwości

świadczenia

odpowiedniej ilości

usług niż

przewidziana

w umowach o PPP

Ryzyko

niemożliwości

świadczenia usług

o odpowiedniej

4.

5.

6.

Wpływ

Wysoki

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Średni

− monitorowanie realizacji

Programu „Archiwa” przez

niezależny zespół

43

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

− monitorowanie realizacji

Programu „Archiwa” przez

niezależny zespół

− kontrola zgodności prac

z dokumentacją projektową

− postanowienia w umowach

o PPP – kary umowne

wynikające z nienależytego

wykonania umowy

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

− wybór podmiotu o stabilnej

sytuacji finansowej

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− wybór podmiotu o stabilnej

sytuacji finansowej

Monitor Polski

− utrzymywanie/zarządzanie

w sposób niezgodny

z umową

− naliczenie kar umownych

Konsekwencje

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Lp. Ryzyko

− nieodpowiednio

skonstruowana umowa,

w której brak kar umownych

lub kary te są określone na

zbyt niskim poziomie

− długi okres obowiązywania

umów o PPP

− zmiany polityczne

− nieodpowiednie zbadanie

rynku podczas planowania

inwestycji dot. technologii

i wariantów możliwości

przeprowadzenia prac

− zmiana obowiązujących

dotychczas norm lub

wytycznych

− zbyt mała intensywność

okresowych kontroli

czasookresów przeglądów

instalacji i urządzeń

Ryzyko związane ze

zmianą struktury

właścicielskiej

poszczególnych

składników środka

trwałego

Ryzyko zmian

w zakresie

stosowanej

technologii

i rozwiązań

Ryzyko znacznego

pogorszenia stanu

środków trwałych

lub ich wyposażenia

7.

8.

9.

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

jakości

i w odpowiednim

standardzie

przewidzianym

w umowach o PPP

Lp. Ryzyko

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Niski

− postanowienia w umowach

o PPP – kary umowne

− wybór podmiotu

posiadającego odpowiednie

doświadczenie

44

− stosowne rozpoznanie rynku

na etapie wyboru technologii

− uwzględnienie w kosztach

operacyjnych środków na

nieprzewidziane wydatki

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Prawdopodobieństwo − prace remontowe

wystąpienia

i odtworzeniowe

Niskie

− zastosowanie lepszej jakości

materiałów

− postanowienia w umowach

o PPP – kary umowne

wynikające z niedochowania

określonych standardów

utrzymania

− zaplanowanie możliwie jak

Wpływ

najkrótszego okresu

Wysoki

eksploatacji Inwestycji

− uwzględnienie w umowach

Prawdopodobieństwo

o PPP regulacji związanych

wystąpienia

z wystąpieniem takiego

Niskie

ryzyka

Monitor Polski

− wzrost kosztów

eksploatacji

− dokonanie niezbędnych

napraw

− koszty dokonania

określonych czynności

prawnych

− możliwość wystąpienia

okoliczności

stanowiących przyczynę

rozwiązania umów o PPP

− dodatkowe koszty

wdrożenia nowej

technologii

− okresowe wyłączenie

infrastruktury w celu

dostosowania jej do

obowiązujących norm

i/lub nowej technologii

Konsekwencje

− wzrost kosztów

eksploatacji

− wzrost kosztów

eksploatacji celem

dostosowania

infrastruktury do nowych

przepisów

− długi okres eksploatacji

Inwestycji określony

w umowach o PPP oraz

zmiany polityczne w tym

okresie

Ryzyko zwiększenia

kosztów

Ryzyko zmian

prawnych

11.

Konsekwencje

10.

− niestosowanie środków

zaradczych celem uniknięcia

potencjalnych awarii

i usterek

− zła konserwacja

− siła wyższa

− niepożądana działalność

osób trzecich

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

– 47 –

45

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Niskie

w utrzymywaniu/zarządzaniu

podobną infrastrukturą

− prace remontowe

i odtworzeniowe

− ubezpieczenie cywilnoprawne

przed konsekwencjami

wystąpienia żywiołów, aktów

wandalizmu i działaniem siły

wyższej

− kontrola zgodności prac

z dokumentacją techniczną

i projektową na etapie

budowy

Wpływ

Niski

− realnie i z odpowiednią

starannością oszacowane

Prawdopodobieństwo

koszty operacyjne

wystąpienia

− odpowiednia kontrola

Średnie

kosztów na etapie utrzymania

− uwzględnienie w kosztach

operacyjnych środków na

nieprzewidziane wydatki

Wpływ

Niski

− uwzględnienie w kosztach

operacyjnych środków na

Prawdopodobieństwo

nieprzewidziane wydatki

wystąpienia

Średnie

Monitor Polski

− wzrost jednostkowych cen

materiałów i surowców

eksploatacyjnych

− wzrost ilości zużytych

materiałów i surowców

eksploatacyjnych

− wzrost kosztów siły roboczej

− jakość wykonanych prac

budowlanych

Lp. Ryzyko

Konsekwencje

− wypadki

− niebezpieczne zdarzenia

− wzrost kosztów

eksploatacji w celu

dostosowania

infrastruktury do nowych

norm i nowoczesnej

technologii

− wzrost kosztów

wynagrodzeń

− okresowe obniżenie

jakości świadczonych

usług

− dodatkowe koszty

spowodowane

wystąpieniem anomalii

meteorologicznych

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

− realizacja Programu

„Archiwa” niezgodnie

z dokumentacją techniczną

− nowe przepisy prawne

nakazujące stosowanie

nowoczesnych i

kosztownych technologii

− wynagradzanie pracowników

poniżej stawek rynkowych

− nieterminowe regulowanie

zobowiązań wobec

pracowników

i podwykonawców

− zastosowanie

nieodpowiednich i słabych

jakościowo materiałów

Ryzyko braku

zgodności

z przepisami BHP

i Polskimi Normami

Ryzyko protestów

społecznych

i strajków

Ryzyko zmian

meteorologicznych

12.

13.

14.

46

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

− kontrola zgodności prac

z dokumentacją techniczną

Wpływ

i projektową na etapie

Średni

budowy

− zapoznanie się i

Prawdopodobieństwo

monitorowanie przepisów

wystąpienia

− uwzględnienie w kosztach

Niskie

operacyjnych środków na

nieprzewidziane wydatki

− terminowe regulowanie

zobowiązań wobec

Wpływ

pracowników

Niski

i podwykonawców

− zapewnienie pracownikom

Prawdopodobieństwo

odpowiednich warunków

wystąpienia

wykonywania pracy oraz

Średnie

wynagrodzenia adekwatnego

do zakresu wykonywanych

obowiązków

− kontrola zgodności prac

Wpływ

z dokumentacją techniczną

Niski

i projektową na etapie

budowy

Prawdopodobieństwo

− ubezpieczenie cywilnoprawne

wystąpienia

przed anomaliami

Średnie

meteorologicznymi

Monitor Polski

Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r.

s. 266–273

Lp. Ryzyko

− wzrost obowiązków

związanych z

koniecznością

przedstawienia

dodatkowych

zabezpieczeń

− wypowiedzenie kredytu

− niepowodzenie realizacji

Programu „Archiwa”

− zagrożenie dla

terminowego oddania

inwestycji do

użytkowania

− zmiana oceny zdolności

kredytowej Partnera

Prywatnego

− zmieniające się wymogi

instytucji finansujących

w zakresie zabezpieczeń

− problemy z dostępnością

środków finansowych na

rynku

− rosnący stopień fiskalizmu

Ryzyko

nieotrzymania lub

utraty finansowania

Ryzyko zmiany

podatków

Lp.

1.

2.

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Średnie

Wpływ

Niski

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Wysoki

− posiadanie odpowiednich

rezerw środków pieniężnych

przez cały okres realizacji

Programu „Archiwa”

− wybór podmiotu o stabilnej

sytuacji finansowej

47

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Monitor Polski

− zmiana kosztów

eksploatacji

Konsekwencje

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Tabela 4 Ryzyka ogólnorynkowe

Poniżej przedstawiono typ danego ryzyka ogólnorynkowego, przyczyny jego wystąpienia oraz ewentualne konsekwencje i ich wpływ na

realizację Przedsięwzięcia oraz sposób zarządzania ryzykiem.

6.3. Ryzyka ogólnorynkowe

− niezłożenie ofert na

wykonanie przedmiotu

Programu „Archiwa”

− złożenie ofert

niewystarczająco

korzystnych dla interesu

Podmiotu Publicznego,

jak pierwotnie zakładano

− uzależnione jest od

krótkiego okresu

projektowo-koncepcyjnego

− określenia zbyt

skomplikowanego zakresu

rzeczowego Programu

„Archiwa” – ograniczenie

rynku

− popełnienie błędu przy

wyborze Partnera

Prywatnego z uwagi na

brak doświadczenia w

wybieraniu Partnera

Prywatnego lub brak

wykorzystania w tym celu

pomocy profesjonalnych

doradców

Ryzyko określenia

niewłaściwego

przedmiotu

zamówienia

Ryzyko związane ze

sposobem i jakością

prowadzenia

postępowania

3.

4.

5.

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie/Brak ryzyka

Wpływ

Średni

Prawdopodobieństwo

wystąpienia

Niskie

Wpływ

Wysoki

– 50 –

48

− wsparcie prawne, finansowo-ekonomiczne i techniczne

doświadczonych doradców

− optymalny okres trwania prac

koncepcyjnych i projektowych

− wsparcie prawne, finansowo-ekonomiczne i techniczne

doświadczonych doradców

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Wpływ

Niski

− posiadanie odpowiednich

rezerw środków pieniężnych

Prawdopodobieństwo

przez cały okres realizacji

wystąpienia

Programu „Archiwa”

Wysokie

Monitor Polski

− wybór niewłaściwego

Partnera Prywatnego

− pojawienie się zakłóceń

w realizacji Programu

„Archiwa”

− wzrost kosztów

eksploatacji

− tendencja w gospodarce do

wzrostu poziomu cen

Ryzyko wystąpienia

waloryzacji lub

inflacji

Konsekwencje

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko

Lp.

− konieczność spłat

zobowiązań powstałych

w wyniku realizacji

Programu „Archiwa”

przez jeden z podmiotów

− komplikacje natury

prawno-organizacyjnej

pociągające za sobą

dodatkowe koszty

− nienależyte wykonywanie

umowy

− niewykonywanie umowy

− ogłoszenie bankructwa

przez Partnera Prywatnego

Ryzyko zakończenia

stosunku prawnego

wynikającego

z umów o PPP

6.

49

− wsparcie prawne, finansowo-ekonomiczne i techniczne

Prawdopodobieństwo

doświadczonych doradców

wystąpienia

Niskie/Brak ryzyka

Wpływ

Wysoki

Wpływ ryzyka/

prawdopodobieństwo Sposób zarządzania ryzykiem

wystąpienia

Źródło: Raport z Oceny Efektywności dla Przedsięwzięcia „Budowa i utrzymanie Archiwów Państwowych w formule partnerstwa publiczno-prywatnego”, Warszawa 2021 r.

s. 274–276

Konsekwencje

Przyczyny wystąpienia

ryzyka

Ryzyko

Lp.

7.

Poz. 1270

Cele i struktura Programu „Archiwa”

7.1. Struktura Programu „Archiwa”

Określenie zadań szczegółowych Programu „Archiwa” w formule partnerstwa

publiczno-prywatnego wynika z diagnozy wyzwań związanych rozwojem Archiwów

Państwowych w Polsce oraz z Raportu Oceny Efektywności realizacji inwestycji

w formule PPP. Na tej podstawie opracowano strukturę celów Programu „Archiwa”, która

następnie przekłada się na architekturę całego Programu „Archiwa”.

Logika dokumentu została oparta o cel główny i cele szczegółowe oraz przypisane

im priorytety, wskaźniki monitorowania, plan finansowy oraz strukturę zarządzania.

Dzięki temu przyjęta struktura wypełnia wymogi formalne określone w art. 17 ust. 1

ustawy o polityce rozwoju.

Z uwagi na fakt, że do każdego celu szczegółowego przypisano jeden Priorytet, a ten

byłby wdrażany przez jeden Kierunek interwencji, zadecydowano o rezygnacji

ze stosowania niższego poziomu przyporządkowania planowanych inwestycji,

przyporządkowując opis każdej inwestycji do poziomu jednego z pięciu Priorytetów35).

Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa”

Źródło: opracowanie MKiDN.

35)

Rozwiązanie przyjęto na podstawie analizy art. 17 ust. 1 pkt 6 lit. b ustawy o polityce rozwoju, w którym wskazano, iż

kwotę środków przeznaczonych na finansowanie realizacji programu należy wskazać w podziale między poszczególne

priorytety. Tym samym, jeżeli w Programie „Archiwa” każdy Cel szczegółowy ma być wdrażany jedynie przez jeden

Priorytet właściwym wydaje się opisanie interwencji na tym poziomie Programu „Archiwa”.

Opis 3 Schemat 2 Drzewo logiczne Programu „Archiwa” (opis alternatywny).

Schemat przedstawia strukturę celów Programu „Archiwa”. Na schemacie w największym

prostokątnym polu znajduje się cel główny. Obok w równorzędnych mniejszych prostokątnych

polach znajduje się 5 celów szczegółowych, z przypisanym po jednym priorytecie do każdego

celu szczegółowego.

Cel główny: Zapewnienie możliwości gromadzenia, zabezpieczania, udostępniania oraz

optymalizacja warunków przechowywania materiałów archiwalnych, poprzez inwestycje

w nowoczesne, wielofunkcyjne, specjalistyczne siedziby archiwów państwowych w pięciu

lokalizacjach.

Cel szczegółowy 1: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz

bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum

Państwowym w Koszalinie.

Priorytet 1: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum

Państwowego w Koszalinie.

Cel szczegółowy 2: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz

bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum

Państwowym w Łodzi.

Priorytet 2: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi.

Cel szczegółowy 3: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz

bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum

Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim.

Priorytet 3: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego

w Piotrkowie Trybunalskim.

Cel szczegółowy 4: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz

bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum

Państwowym w Poznaniu.

Priorytet 4: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego

w Poznaniu.

Cel szczegółowy 5: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz

bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum

Państwowym w Szczecinie.

Priorytet 5: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Szczecinie.

Źródło: opracowanie MKiDN.

7.2. Cel główny: Zapewnienie możliwości gromadzenia, zabezpieczania, udostępniania oraz

optymalizacja warunków przechowywania materiałów archiwalnych, poprzez inwestycje

w nowoczesne, wielofunkcyjne, specjalistyczne siedziby archiwów państwowych w pięciu

lokalizacjach.

Cel ten zostanie zrealizowany w formule PPP. Przyjęcie Programu „Archiwa”

pozwoli na zabezpieczenie środków finansowych na ten cel. Cel główny odnosi się do

pięciu obszarów realizacji Programu „Archiwa”, za które przyjmuje się realizację

inwestycji w pięciu wskazanych lokalizacjach. Osiągnięcie celu głównego Programu

„Archiwa” pozwoli na osiągnięcie następujących efektów we wszystkich archiwach

państwowych objętych Programem „Archiwa”

Jednolite dobre standardy budowy i utrzymania infrastruktury przyjęte w Archiwach

Państwowych w: Koszalinie, Łodzi, Piotrkowie Trybunalskim, Poznaniu i Szczecinie,

wdrażane i stosowane także w lokalizacjach już nowobudowanych (jak np. Archiwum

Narodowe w Krakowie), pozwolą na całościową poprawę efektywności działania

Archiwów Państwowych w Polsce, przez co rozumie się uwzględnienie następujących

standardów działania, określonych w Strategii rozwoju Archiwów Państwowych na lata

2021–203036)

1) zapewnienie adekwatnej do potrzeb powierzchni magazynowej i stworzenie rezerwy

magazynowej dla materiałów archiwalnych, a przez to zachowanie ciągłości ich

przejmowania z jednostek organizacyjnych;

2) zapewnienie właściwych, stabilnych warunków klimatycznych i mikrobiologicznych

długoterminowego przechowywania zbiorów, umożliwiających w wieloletniej

perspektywie bezpieczne i oszczędne gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie

zbiorów archiwalnych;

3) podniesienie standardu i warunków przestrzeni służącej zabezpieczeniu zbiorów, ich

popularyzacji oraz poprawy dostępności poprzez

a) stworzenie specjalistycznych pracowni w celu ochrony i zabezpieczenia

zbiorów zgodnie ze światowymi standardami,

b) stworzenie bazy konferencyjno-wystawienniczej na potrzeby działalności

edukacyjnej, wystawienniczej, kulturalnej, wyposażonej w nowoczesny sprzęt

multimedialny i dostosowanych do obsługi osób ze szczególnymi potrzebami,

zgodnie z wymogami nakładanymi

− ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom

ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2240), zwaną dalej

„ustawą o zapewnianiu dostępności”,

co wpłynie na poprawienie jakości i dostępności świadczonych usług oraz

promocję kultury narodowej;

4) stworzenie nowoczesnych czytelni wyposażonych w stanowiska do pracy

z materiałami archiwalnymi o specjalnych wymogach, takich jak mapy

wielkoformatowe lub dokumentacja audiowizualna, a także umożliwiające

korzystanie z kopii cyfrowych i mikrofilmów;

5) zapewnienie dostępu szerokiemu gronu odbiorców do zasobów archiwalnych,

z uwzględnieniem osób ze szczególnymi potrzebami;

6) powstanie i utrzymanie budynków odpowiadających przepisom i standardom

budownictwa ekologicznego i energooszczędnego;

7) wyposażenie obiektów w nowoczesne instalacje zapewniające bezpieczeństwo

pożarowe, klimatyczne oraz mikrobiologiczne. Budynki będą energooszczędne,

spełniające rygorystyczne wymagania zapotrzebowania na energię pierwotną.

Budynek Archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami,

zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności, w tym np. osób starszych czy osób z

niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących).

36)

Strategia rozwoju Archiwów Państwowych na lata 2021–2030, por. https://www.archiwa.gov.pl/o-nas/archiwapanstwowe/strategia/ (dostęp z dnia 10.06.2022 r.).

Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać następujące wymagania

− otwartość i łatwość dostępu,

− brak barier architektonicznych,

− łatwą dostępną strefą wejścia,

− czytelne i uniwersalne oznakowanie wizualne na zewnątrz i wewnątrz budynku,

− przyjazne dla ludzi i środowiska otoczenie zewnętrzne, w tym ciągi pieszo-jezdne,

nasadzenia zieleni, obiekty małej architektury, parkingi z miejscami dla osób

z niepełnosprawnościami i dla rowerów czy hulajnóg.

Ponadto zakres ułatwień w części ogólnodostępnej powinien obejmować m.in.

następujące elementy

− system ścieżek prowadzących,

− system oznakowania szklanych drzwi,

− system informacji pionowych (tabliczki), m.in. z poddrukiem kolorowym UV

z opisami pomieszczeń; zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz Budynku Archiwum

należy zastosować opisy brajlowskie dla osób niewidomych.

− oznaczenia brajlowskie na poręczach,

− tablice tyflograficzne obejmujące m.in. główną tablicę – terminal usytuowany na

zewnątrz Budynku Archiwum przed wejściem głównym. Terminal musi być

przystosowany do warunków atmosferycznych, z wykończeniem z żywicy

transparentnej z kolorowym poddrukiem z dostępem do sieci. Terminal

przewiduje się jako udźwiękowiony na stojaku ze stali nierdzewnej z aplikacją

wykrywającą smartfony i iPhony (YourWay). Kolejne tablice będą zlokalizowane

na każdej kondygnacji budynku w formacie A3+ wykonane z PMMA w kolorze

na stalowym stelażu montowanym do ściany. Wszystkie tablice wyposażone będą

w beacony.

− zamontowana baza dźwiękowa z beaconami w postaci małych głośników, które

wraz z beaconami tablic tyflograficznych stworzą system informacji audio

o Archiwum na telefonach użytkowników. Informacje o Archiwum można będzie

odbierać zarówno przez darmową aplikację w telefonie, bądź w formie

komunikatów głosowych z baz wewnątrz budynków uruchamianych z poziomu

telefonu.

− stanowisko komputerowe dla osób ze szczególnymi potrzebami.

W pomieszczeniu czytelni w miejscu wskazanym przez użytkownika na etapie

robót budowlanych należy zamontować jedno stanowisko dla osób ze szczególnymi

potrzebami. W skład wydzielonego stanowiska wejdzie: komputer stacjonarny

z monitorem 24 cale, głośniki, skaner, klawiatura z powiększonymi przyciskami

z opisami brajlowskimi, mysz komputerowa.

Planowane oprogramowanie

– program udźwiękawiający dla osób niewidomych;

– program powiększający dla osób niedowidzących;

– program wspierający osoby starsze oraz z niepełnosprawnością intelektualną;

– program do rozpoznawania i konwertowania druku (pełny katalog).

Dodatkowo na stanowisku przewiduje się zlokalizować powiększalnik stacjonarny

z funkcją czytania dokumentów ONYX.

Pętla indukcyjna w recepcji Budynku Archiwum – należy przewidzieć pętlę indukcyjną

wspomagającą rozmowę podczas spotkań, zapewniając wszechstronną pomoc dla

użytkowników aparatów słuchowych. Pętla będzie zasilana przez akumulator litowo-polimerowy.

Przewiduje się wyposażenie Budynku Archiwum w piktogramy – znaki bezpieczeństwa

ewakuacji i ochrony przeciwpożarowej. Wielkości znaków bezpieczeństwa należy

dobierać odpowiednio do odległości, z jakiej znaki te mają być czytelne oraz sposobu

ich oświetlania. Należy zapewnić zależność wysokości znaków bezpieczeństwa od

odległości. Przewiduje się zastosowanie piktogramów podświetlanych oraz z płyty

fluorescencyjnej PVC.

Opis wymagań dla osób ze szczególnymi potrzebami jest określony w ustawie

o zapewnianiu dostępności.

7.2.1. Cel szczegółowy 1: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania

i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez

inwestycję w Archiwum Państwowym w Koszalinie.

Nowa inwestycja, o łącznej planowanej powierzchni całkowitej 3148 m2 37 ),

zapewni jednostce możliwość realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie

gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania, udostępniania i popularyzacji

materiałów archiwalnych, zgodnie z współczesnymi, nowoczesnymi standardami.

W ramach rozbudowy Archiwum pozyska dodatkowe 1393 m² powierzchni

magazynowej. W nowym obiekcie zostanie umiejscowiona czytelnia. Powstanie także

sala konferencyjna. W istniejącym obiekcie powstanie w pełni funkcjonalna pracownia

digitalizacji oraz pracownia konserwacji mokrej i suchej. Na zewnątrz zostanie

wykonane czyszczenie, naprawa, renowacja i konserwacja elewacji. W wyniku

rozbudowy i przebudowy będzie możliwe uzyskanie dodatkowej powierzchni łącznie

dla około 7 km akt, co pozwoli na przejęcie materiałów archiwalnych z jednostek

nadzorowanych, a także zmagazynowanie całego zasobu z Koszalina.

Obiekt zostanie wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje.

Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Realizacja zadania

pozwoli na zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz

bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum

Państwowym w Koszalinie.

7.2.2. Cel szczegółowy 2: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania

i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez

inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi.

Wybudowanie nowego budynku dla Archiwum Państwowego w Łodzi, o łącznej

całkowitej powierzchni około 9900 m2 38 ), a na magazyny przewidziano 4941 m2,

zapewni właściwe wykonywanie podstawowych zadań ustawowych, w tym przede

wszystkim odpowiedniego gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania,

udostępniania i popularyzacji zasobu, zgodnie ze współczesnymi, nowoczesnymi

standardami.

37)

38)

Podana wartość może ulec zmianie. Nieosiągnięcie tej wartości nie oznacza nie osiągniecia celów Programu „Archiwa”.

Budynek zaprojektowany od podstaw na potrzeby archiwum da możliwość

stworzenia optymalnych i jednocześnie ekonomicznych warunków przechowywania

dokumentacji. Planuje się, że budynek Archiwum Państwowego w Łodzi będzie się

składał z segmentów magazynowego i administracyjno-biurowego. W obiekcie znajdą

się m.in. pomieszczenia wystawowe, magazyny specjalne, pomieszczenia pracowni

specjalistycznych (konserwacji mokrej i suchej, digitalizacji), sala konferencyjno-edukacyjna, czytelnia.

Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Będzie też

wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje.

Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków

przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu

archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Łodzi.

7.2.3. Cel szczegółowy 3: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania

i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez

inwestycję w Archiwum Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim.

Nowa inwestycja, o łącznej całkowitej powierzchni 7507,8 m2 39 ) (w tym na

magazyny przewidziano 2424 m2), zapewni Archiwum Państwowemu w Piotrkowie

Trybunalskim możliwość realizacji ustawowych zadań, przez zapewnienie właściwych

warunków przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu

archiwalnego.

Nowy budynek zapewni możliwość przejmowania materiałów archiwalnych

z instytucji państwowych i samorządowych. Stworzone zostaną nowe możliwości

w zakresie

gromadzenia,

zabezpieczenia,

przechowywania,

udostępniania

i popularyzacji materiałów archiwalnych, zgodnie z współczesnymi, nowoczesnymi

standardami. Nowo zaprojektowany budynek da możliwość stworzenia optymalnych

warunków przechowywania dokumentacji, zarówno pod względem bezpieczeństwa,

warunków klimatycznych, jak i ekonomicznym. Stworzone zostaną pomieszczenia

przeznaczone na magazyny dla dokumentacji nieaktowej (magazyn kartograficzny)

i pracownie specjalistyczne, tj. pracownia konserwacji suchej i mokrej, pracownia

digitalizacji oraz czytelnia. Powstanie przestrzeń na działalność wystawienniczą oraz

edukacyjną. Wykonanie przedmiotowej inwestycji poszerzy możliwości prowadzenia

działalności kulturalnej, edukacyjnej i popularyzatorskiej.

Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Będzie też

wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje. Realizacja zadania

pozwoli na zapewnienie właściwych warunków przechowywania i udostępniania oraz

bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum

Państwowym w Piotrkowie Trybunalskim.

39)

Podana wartość może ulec zmianie. Nieosiągnięcie tej wartości nie oznacza nie osiągniecia celów Programu „Archiwa”.

7.2.4. Cel szczegółowy 4: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania

i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez

inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu.

Dzięki rozbudowie i przebudowie istniejącego gmachu głównego Archiwum

Państwowego w Poznaniu zyska budynek o powierzchni całkowitej 2776,11 m², a na

magazyny przewidziano 1498 m².

Inwestycja zapewni możliwość realizacji ustawowych zadań, m.in. w zakresie

gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania, udostępniania i popularyzacji

materiałów archiwalnych, zgodnie ze współczesnymi, nowoczesnymi standardami.

W nowym obiekcie, obok magazynów, zostanie umiejscowiona komora fumigacyjna

oraz sala konferencyjna i przestrzeń wystawiennicza. W starej części czytelnia uzyska

dostęp dla osób z niepełnosprawnością.

Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami. Będzie też

wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje.

Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków

przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu

archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Poznaniu.

7.2.5. Cel szczegółowy 5: Zapewnienie właściwych warunków przechowywania

i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu archiwalnego poprzez

inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie.

Inwestycja obejmuje budowę nowej siedziby Archiwum Państwowego

w Szczecinie o łącznej powierzchni całkowitej budynku 10 371,22 m2 40 ), a na

magazyny archiwalne przewidziano około 6514 m².

Nowy budynek zapewni właściwe wykonywanie podstawowych zadań

ustawowych, w tym odpowiedniego gromadzenia, zabezpieczenia, przechowywania,

udostępniania i popularyzacji zasobu, zgodnie z nowoczesnymi standardami. Będzie się

składał z części ogólnodostępnej, w której znajdzie się czytelnia oraz przestrzeń

konferencyjno-ekspozycyjna. Część zamknięta – w zakresie pomieszczeń i pracowni

specjalistycznych, tj. – pracowni konserwacji mokrej i suchej, digitalizacji, części

magazynowej oraz część administracyjno-biurowa, pomieszczenia techniczne (obsługi)

budynku.

Obiekt zostanie wyposażony we wszystkie niezbędne przyłącza, sieci i instalacje.

Obiekt zostanie dostosowany dla osób ze szczególnymi potrzebami.

Realizacja zadania pozwoli na zapewnienie właściwych warunków

przechowywania i udostępniania oraz bezpieczeństwa państwowego zasobu

archiwalnego poprzez inwestycję w Archiwum Państwowym w Szczecinie.

40)

Podana wartość może ulec zmianie. Nieosiągnięcie tej wartości nie oznacza nie osiągniecia celów Programu „Archiwa”.

7.3. Cele Programu „Archiwa” z uwzględnieniem aspektów terytorializacji.

W Strategii na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do

2030 r.) wskazano zasady o charakterze obligatoryjnym, których implementacja jest

wymagana na poziomie strategii sektorowych, strategii rozwoju oraz programów rozwoju

i programów wieloletnich41).

Z kolei w zaleceniach Krajowej Strategii Rozwoju Regionalnego42) doprecyzowano

omawiane wytyczne w aspekcie terytorializacji43). W omawianych dokumentach wskazano

następujące obszary strategicznej interwencji (tzw. OSI)

a) miasta średnie tracące funkcje społeczno-gospodarcze,

b) obszary zmarginalizowane (obejmujące małe miasta i obszary wiejskie),

c) Polskę Wschodnią,

d) Śląsk.

Program „Archiwa” honoruje wskazane zalecenie.

Art. 13, art. 14a oraz art. 15 ust. 4 pkt 2, ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz

ustawa z dnia 15 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz niektórych innych ustaw

(Dz. U. poz. 1378).

42) Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego 2030 przyjęta uchwałą nr 102 Rady Ministrów z dnia 17 września 2019 r.

(M.P. poz. 1060).

43)

Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 15 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju

oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1378 oraz z 2022 r. poz. 1079).

41)

Zgodnie z danymi dostępnymi w Banku Danych Lokalnych

(stan na 31 grudnia 2021 r.) gmina miejska Koszalin45)

(miasto na prawach powiatu) liczy 104 994 mieszkańców.

Od 2018 r. w mieście jest odnotowywane ujemne saldo

migracji (wg danych za 2021 r. w gminie miejskiej Koszalin

saldo migracji ogółem na 1000 ludności wyniosło: -1,56

osoby).

Mając na uwadze, iż inwestycja w siedzibę Archiwum

Państwowego w Koszalinie będzie stanowić impuls

rozwojowy nie tylko dla samego miasta, ale także dla

obszarów wiejskich i małych miast zlokalizowanych blisko

Koszalina, jej realizację należy uznać za jak najbardziej

zasadną z perspektywy osiągnięcia założeń SOR

i wskazanych obszarów strategicznej interwencji.

Koszalin: miasto średnie44),

tracące funkcje społeczno-gospodarcze, inwestycja

oddziałuje także na obszary

otaczające miasto, w tym obszary

zmarginalizowane (tj. obszary

wiejskie i małe miasta

zlokalizowane blisko Koszalina)

Inwestycja

w infrastrukturę

Archiwów

Państwowych

Cel szczegółowy 1,

Priorytet 1

44)

– 60 –

58

Monitor Polski

Główny Urząd Statystyczny wskazuje następujący podział miast: miasta małe – poniżej 20 tys. mieszkańców, miasta średnie do 100 tys. mieszkańców oraz miasta duże – 100 tys. i więcej mieszkańców,

por. publikacja „Miasta w liczbach 2016, publikacja GUS, Warszawa, Poznań 2018 r.” s. 17, por. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/inne-opracowania/miasta-wojewodztwa/miasta-w-liczbach2016,3,8.html (dostęp z dnia 21.06.2022 r.). Jednakże w SOR ta definicja nie została przywołana, tym samym uwzględniając trendy rozwojowe dla Koszalina, gdzie notuje się stały odpływ mieszkańców

(wyrażony ujemnym saldem migracji ogółem, widocznym w danych BDL od 2018 r.) można uznać, iż ośrodek ten spełnia kategorię miasta średniej wielkości, tracącego funkcje metropolitalne.

45)

Por. https://bdl.stat.gov.pl/bdl/dane/teryt/jednostka (dostęp w dniu 21.06.2022 r.).

Uzasadnienie

Zasięg interwencji

Rodzaj

interwencji

Cel szczegółowy,

Priorytet, Kierunek

interwencji

Tabela 5 Schemat terytorializacji przyjęty w Programie „Archiwa”

Zgodnie z danymi dostępnymi w Banku Danych Lokalnych

w 2021 r. (stan na 31 grudnia 2021 r.) miasto Łódź na

prawach powiatu liczyło 664 071 mieszkańców.

Jednocześnie wg danych za 2021 r. w Łodzi saldo migracji

ogółem na 1000 ludności wyniosło: -1,94 osoby (przy czym

saldo migracji osób w wieku przedprodukcyjnym w 2021 r.

wyniosło: -764 osób i jest wyższe od sumy migracji osób

w wieku produkcyjnym i poprodukcyjnym). Ujemne saldo

migracji ogółem to trend nieprzerwanie obserwowany dla

Łodzi od 2016 r., a także w latach wcześniejszych, np.

w 2014 r. (w BDL brak danych za 2015 r.).

Mając na uwadze, iż inwestycja w siedzibę Archiwum

Państwowego w Łodzi będzie stanowić impuls rozwojowy

nie tylko dla samego miasta, ale także dla obszarów wiejskich

i małych miast zlokalizowanych blisko Łodzi, realizację tej

inwestycji należy uznać za jak najbardziej zasadną

z perspektywy osiągnięcia założeń SOR i wskazanych

obszarów strategicznej interwencji.

Łódź: inwestycja oddziałuje także

na obszary otaczające miasto,

w tym obszary zmarginalizowane

(tj. obszary wiejskie i małe miasta

zlokalizowane blisko Łodzi)

Inwestycja

w infrastrukturę

Archiwów

Państwowych

Cel szczegółowy 2,

Priorytet 2

Monitor Polski

– 61 –

59

Uzasadnienie

Zasięg interwencji

Rodzaj

interwencji

Cel szczegółowy,

Priorytet, Kierunek

interwencji

Piotrków Trybunalski: miasto

średnie46), tracące funkcje

społeczno-gospodarcze, inwestycja

oddziałuje także na obszary

otaczające miasto, w tym obszary

zmarginalizowane (tj. obszary

wiejskie i małe miasta

zlokalizowane blisko Piotrkowa

Trybunalskiego)

Inwestycja

w infrastrukturę

Archiwów

Państwowych

Cel szczegółowy 3,

Priorytet 3

– 62 –

60

Główny Urząd Statystyczny wskazuje następujący podział miast: miasta małe – poniżej 20 tys. mieszkańców, miasta średnie do 100 tys. mieszkańców oraz miasta duże – 100 tys. i więcej mieszkańców,

por. publikacja „Miasta w liczbach 2016, publikacja GUS, Warszawa, Poznań 2018 r.” s. 17, por. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/inne-opracowania/miasta-wojewodztwa/miasta-w-liczbach2016,3,8.html (dostęp z dnia 21.06.2022 r.). Piotrków Trybunalski spełnia kategorię GUS miasta średniej wielkości, jednocześnie zgodnie z podejściem przyjętym w SOR jest to ośrodek tracący

funkcje metropolitalne.

Zgodnie z danymi dostępnymi w Banku Danych Lokalnych

w 2021 r. (stan na 31 grudnia 2021 r.) Piotrków Trybunalski

miasto na prawach powiatu liczyło 71 252 mieszkańców. Od

2018 r. w mieście odnotowywane jest ujemne saldo migracji

(wg danych za 2021 r. w Piotrkowie Trybunalskim saldo

migracji ogółem na 1000 ludności wyniosło: -5,07osoby i jest

najwyższe spośród pięciu lokalizacji wybranych dla realizacji

Programu „Archiwa”). Ujemne saldo migracji ogółem to

trend nieprzerwanie obserwowany dla Piotrkowa

Trybunalskiego od 2016 r., a także w latach wcześniejszych,

np. w 2014 r. (w BDL brak danych za 2015 r.).

Mając na uwadze, iż inwestycja w siedzibę Archiwum

Państwowego w Piotrkowie Trybunalskim będzie stanowić

impuls rozwojowy nie tylko dla samego miasta, ale także dla

obszarów wiejskich i małych miast zlokalizowanych blisko

Piotrkowa Trybunalskiego, jej realizację należy uznać za jak

najbardziej zasadną z perspektywy osiągnięcia założeń SOR

i wskazanych obszarów strategicznej interwencji.

Monitor Polski

46)

Uzasadnienie

Zasięg interwencji

Rodzaj

interwencji

Cel szczegółowy,

Priorytet, Kierunek

interwencji

Zgodnie z danymi dostępnymi w Banku Danych Lokalnych

w 2021 r. (stan na 31 grudnia 2021 r.) Poznań miasto na

prawach powiatu liczyło 529 410 mieszkańców.

Jednocześnie wg danych za 2021 r. w Poznaniu saldo

migracji ogółem na 1000 ludności wyniosło: -2,27 osoby.

Ujemne saldo migracji ogółem to trend nieprzerwanie

obserwowany dla Poznania od 2016 r., a także w latach

wcześniejszych, np. w 2014 r. (w BDL brak danych za

2015r.).

Mając na uwadze, iż inwestycja w siedzibę Archiwum

Państwowego w Poznaniu będzie stanowić impuls

rozwojowy nie tylko dla samego miasta, ale także dla

obszarów wiejskich i małych miast zlokalizowanych blisko

Poznania, realizację tej inwestycji należy uznać za jak

najbardziej zasadną z perspektywy osiągnięcia założeń SOR

i wskazanych obszarów strategicznej interwencji.

Zgodnie z danymi dostępnymi w Banku Danych Lokalnych

w 2021 r. (stan na 31 grudnia 2021 r.) Szczecin miasto na

prawach powiatu liczyło 395 513 mieszkańców.

Jednocześnie wg danych za 2021 r. w Szczecinie saldo

migracji ogółem na 1000 ludności wyniosło: -1,88 osoby.

Ujemne saldo migracji ogółem to sytuacja niedawno

zaobserwowana dla Szczecina (od 2020 r.).

Mając na uwadze, iż inwestycja w siedzibę Archiwum

Państwowego w Szczecinie będzie stanowić impuls

rozwojowy nie tylko dla samego miasta, ale także dla

obszarów wiejskich i małych miast zlokalizowanych blisko

Szczecina, realizację tej inwestycji należy uznać za jak

Poznań: inwestycja oddziałuje

także na obszary otaczające miasto,

w tym obszary zmarginalizowane

(tj. obszary wiejskie i małe miasta

zlokalizowane blisko Poznania)

Szczecin: inwestycja oddziałuje

także na obszary otaczające miasto,

w tym obszary zmarginalizowane

(tj. obszary wiejskie i małe miasta

zlokalizowane blisko Szczecina)

Inwestycja

w infrastrukturę

Archiwów

Państwowych

Inwestycja

w infrastrukturę

Archiwów

Państwowych

Cel szczegółowy 4,

Priorytet 4

Cel szczegółowy 5,

Priorytet 5

Monitor Polski

– 63 –

61

Uzasadnienie

Zasięg interwencji

Rodzaj

interwencji

Cel szczegółowy,

Priorytet, Kierunek

interwencji

Źródło: opracowanie MKiDN.

Cel szczegółowy,

Priorytet, Kierunek

interwencji

Rodzaj

interwencji

Zasięg interwencji

62

najbardziej zasadną z perspektywy osiągnięcia założeń SOR

i wskazanych obszarów strategicznej interwencji.

Uzasadnienie

8.

Poz. 1270

Opis Priorytetów

8.1. Priorytet 1: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie istniejącego budynku, siedziby Archiwum

Państwowego w Koszalinie

Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (w ramach rozbudowy)

archiwum pozyska 3148 m2 powierzchni całkowitej, w tym dodatkowe 1393 m² powierzchni

magazynowej 47 ). Zadanie inwestycyjne obejmie także częściową przebudowę istniejącej

siedziby Archiwum Państwowego w Koszalinie, która obejmie adaptację pomieszczeń i ich

optymalne dostosowanie do realizowanych zadań, czyszczenie, naprawę, renowację

i konserwację elewacji. Partner Prywatny wykorzysta sporządzoną przez archiwum

dokumentację projektową. Archiwum posiada projekt budowlany, na podstawie którego

została wydana decyzja – pozwolenie na budowę nr 174/2020 z dnia 29 czerwca 2020 r.48)

oraz projekt wykonawczy49). Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada nośność stropów

minimum 12 kN/m² przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy zastosowaniu

regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję żelbetową.

Dach o pochyleniu powyżej 3% z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania

przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały dopuszczone dla

kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego.

W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie opracowany Program Funkcjonalno-Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania,

a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się

wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy,

zwany dalej: „PFU”, będzie pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej

posiadanej przez Podmiot Publiczny stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana

dokumentacja projektowa stanowi wytyczne kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny

jest zobowiązany do opracowania Dokumentacji Projektowej i wprowadzenia do niej

niezbędnych zmian według oczekiwań Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie

będą konieczne.

Budynek zostanie wyposażony w instalacje centralnego ogrzewania, wentylacyjne –

wentylacji precyzyjnej z funkcją klimatyzacji nawilżania oraz osuszania w strefie

magazynowej oraz rozdzielone instalacje wentylacji w części otwartej, klimatyzacyjne,

przyłącza wody zimnej i ciepłej wody użytkowej oraz kanalizacji; instalację ppoż., instalacje

specjalistyczne – odnawialne źródła ciepła; instalacje elektryczne i teletechniczne.

Dąży się, aby wartość wskaźnika energii pierwotnej EP (kWh/(m2·rok)) określającego

roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną do ogrzewania,

wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej, oświetlenia

wbudowanego, obliczona według przepisów dotyczących metodologii obliczania

charakterystyki energetycznej budynków, była mniejsza od wartości 45 (kWh/ (m2 rok))5.

Dane dotyczące powierzchni wynikają z dokumentacji wykonawczej opracowywanej przez Pracownię projektową GPVT

w Poznaniu, która realizuje zadanie pn. Wykonanie dokumentacji projektowej (projekty budowlane i wykonawcze) dla

potrzeb realizacji inwestycji budowlanej pn. „Rozbudowa i przebudowa Archiwum Państwowego w Koszalinie”, wraz

z nadzorem autorskim i uzyskaniem pozwolenia na budowę.

48) Decyzja nr 174/2020 z dnia 29 czerwca 2020 znak A-I-6.6740.140.2019.AB wydana przez Prezydenta miasta Koszalina.

49) Projekt wykonawczy GPVT Pracownia Architektoniczna S.C.

47)

Budynek będzie spełniał wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia

12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki

i ich usytuowanie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1225, z późn. zm.). Budynek archiwum musi spełniać

wymagania dla osób ze szczególnymi potrzebami, w tym np. osób starszych czy osób

z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo, ruchowo, niesłyszących), zgodnie z ustawą

o zapewnianiu dostępności. Rozwiązania w zakresie dostępności muszą uwzględniać

wymagania: otwartości i łatwości dostępu, braku barier architektonicznych, łatwo dostępnej

strefy wejścia, czytelnego i uniwersalnego oznakowania wizualnego na zewnątrz i wewnątrz

budynku oraz przyjaznego dla ludzi i środowiska otoczenia zewnętrznego.

Obiekt będzie wykonany z materiałów odpornych na działanie czynników

atmosferycznych, łatwego w utrzymaniu i konserwacji. Stropy, ściany, drzwi i okna zapewnią

dobrą izolację akustyczną i termiczną. Wykończenie będzie z materiałów łatwych

do utrzymania w czystości, antypoślizgowe, odporne na ścieranie.

Pierwsze wyposażenie jest uzależnione od zakresu prac budowlanych rozbudowanego

nowego obiektu.

Budynek istniejący i projektowany zostanie połączony łącznikiem na wysokości

1 piętra. Projektowany budynek Archiwum ma służyć celom statutowym Archiwum

Państwowego w Koszalinie. Budynek będzie stanowił cztery kondygnacje z poddaszem

nieużytkowym, częściowo podpiwniczony.

Inwestycja zostanie zrealizowana na nieruchomości Skarbu Państwa pozostającej

w trwałym zarządzie Archiwum Państwowego w Koszalinie, położonej przy ul. Marii

Skłodowskiej-Curie 2 w Koszalinie, o powierzchni 0,3962 ha, oznaczonej w ewidencji

gruntów i budynków nr 219 w obrębie ewidencyjnym nr 21, opisanej w księdze wieczystej

Nr KO1K/00023472/0 na podstawie Decyzji Nr 11 UM – WGiGG – Koszalina z dnia

14.01.1988 r. nr G.VII-3224/11/8850).

Dla terenu Inwestycji obowiązuje Miejscowy Plan Zagospodarowania Przestrzennego

przyjęty Uchwałą Nr XLII/594/2018 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 15 marca 2018 r.51)

Zgodnie z MPZP Przedsięwzięcie zlokalizowane jest na obszarze oznaczonym symbolem

G14U – teren zabudowy usługowej, usługi administracji.

8.2. Priorytet 2: Budowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego w Łodzi

Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (w ramach budowy

nowego obiektu) archiwum pozyska około 9900 m2 powierzchni całkowitej, w tym

dodatkowe około 4900 m² powierzchni magazynowej. Partner Prywatny wykorzysta

przygotowane przez archiwum dokumenty. Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada

nośność stropów minimum 12 kN/m² przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy

zastosowaniu regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję

żelbetową. Dach o pochyleniu powyżej 3%, z uwzględnieniem miejscowych planów

zagospodarowania przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały

dopuszczone dla kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego.

50)

51)

https://ekw.ms.gov.pl/eukw_ogol/menu.do

Uchwała Nr XLII/594/2018 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 15 marca 2018 r. w sprawie miejscowego planu

zagospodarowania przestrzennego Śródmieścia Koszalina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego poz.1640), por. http://edziennik.szczecin.uw.gov.pl/WDU_Z/2018/1640/akt.pdf (dostęp 29.06.2022 r.).

W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie opracowany Program Funkcjonalno-Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania,

a istniejąca dokumentacja wymaga aktualizacji i dostosowania do zmieniających się

wymogów w zakresie budownictwa ekologicznego. Program Funkcjonalno-Użytkowy będzie

pełnić rolę nadrzędną wobec dokumentacji projektowej posiadanej przez Podmiot Publiczny

stanowiącej załącznik do PFU. Przekazana dokumentacja projektowa stanowi wytyczne

kierunkowe dla projektanta, a Partner Prywatny jest zobowiązany do opracowania

Dokumentacji Projektowej i wprowadzenia do niej niezbędnych zmian według oczekiwań

Podmiotu Publicznego wskazanych w PFU, jeśli takie będą konieczne.

Budynek zostanie wyposażony w instalacje centralnego ogrzewania, wentylacyjne –

wentylacji precyzyjnej z funkcją klimatyzacji nawilżania oraz osuszania w strefie

magazynowej oraz rozdzielone instalacje wentylacji w części otwartej, klimatyzacyjne,

przyłącza wody zimnej i ciepłej wody użytkowej oraz kanalizacji; instalację ppoż., instalacje

specjalistyczne – odnawialne źródła ciepła; instalacje elektryczne i teletechniczne.

Dąży się, aby wartość wskaźnika energii pierwotnej EP [kWh/(m2·rok)] określającego

roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną do ogrzewania,

wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej, oświetlenia

wbudowanego, obliczona według przepisów dotyczących metodologii obliczania

charakterystyki energetycznej budynków, była mniejsza od wartości 45 [kWh/ (m2 rok)]5.

Budynek będzie spełniał wymagania rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia

12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki

i ich usytuowanie. Budynek archiwum musi spełniać wymagania dla osób ze szczególnymi

potrzebami, w tym np. osób starszych czy osób z niepełnosprawnościami (np. wzrokowo,

ruchowo, niesłyszących), zgodnie z ustawą o zapewnianiu dostępności. Rozwiązania

w zakresie dostępności muszą uwzględniać wymagania: otwartości i łatwości dostępu, braku

barier architektonicznych, łatwo dostępnej strefy wejścia, czytelnego i uniwersalnego

oznakowania wizualnego na zewnątrz i wewnątrz budynku oraz przyjaznego dla ludzi

i środowiska otoczenia zewnętrznego.

Obiekt będzie wykonany z materiałów odpornych na działanie czynników

atmosferycznych, łatwego w utrzymaniu i konserwacji. Stropy, ściany, drzwi i okna zapewnią

dobrą izolację akustyczną i termiczną. Wykończenie będzie z materiałów łatwych do

utrzymania w czystości, antypoślizgowe, odporne na ścieranie.

Pierwsze wyposażenie uzależnione jest od zakresu prac budowlanych nowego obiektu.

Archiwum Państwowe w Łodzi 20 marca 2019 r. podpisało porozumienie o zamianie

nieruchomości z władzami Miasta Łodzi. Rada Miejska w Łodzi 29 marca 2019 r. podjęła

uchwałę wyrażającą zgodę na zamianę. Zamiana między Skarbem Państwa a Gminą Łódź

została sfinalizowana aktem notarialnym z dnia 1 października 2019 r., nr rep. A/4080/2019.

Nieruchomości przy placu gen. H. Dąbrowskiego w dniu 29 listopada 2019 r. decyzją

Prezydenta Miasta Łodzi DM-DM-X.6844.123.2019 zostały przekazane na czas

nieoznaczony w trwały zarząd Archiwum Państwowego w Łodzi. Nieruchomość stanowi

działka o nr 375 o pow. 0,4630 ha, obecnie własność Skarbu Państwa, położona w Łodzi przy

placu gen. Jana Henryka Dąbrowskiego 19, oznaczona w obrębie S-2, która powstała

w wyniku połączenia działek o numerach: 168/1152), 168/1253), 168/1354), 168/1455), 168/1556),

168/16 57 ), 168/18 58 ) oraz ul. Narutowicza 60 o numerze 176/5 59 ) o łącznej powierzchni

4630 m2, dla której prowadzona jest księga wieczysta LD1M/00126086/9. Decyzją Prezydenta

Miasta Łodzi nr EGB.4010.5393.2020.2 z dnia 21.10.2020 r. ww. nieruchomości zostały

połączone w jedną działkę.

Teren Inwestycji nie jest objęty obowiązującym Miejscowym Planem

Zagospodarowania Przestrzennego. Dla terenu Inwestycji uzyskano w dniu 5 lutego 2016 r.

decyzję o warunkach zabudowy nr DAR-UA-VI.163.2016 oraz dnia 20 października 2016 r.

decyzję o ustaleniu lokalizacji Inwestycji celu publicznego nr DAR-UA-VI.321.P.2016 oraz

kolejną decyzję o ustaleniu lokalizacji celu publicznego z dnia 18 maja 2021 r. Nr DPRGUA-VII.143.P.2021 Prezydenta Miasta Łodzi.

8.3. Priorytet 3: Rozbudowa, przebudowa i utrzymanie siedziby Archiwum Państwowego

w Piotrkowie Trybunalskim

Planowane jest przeprowadzenie inwestycji, w wyniku której (w ramach rozbudowy

i przebudowy60)) powierzchnia całkowita obiektu to 7507,8 m2, a na magazyny przewidziano

2424 m2 (zgodnie z PFU wykonanym przez Vostok Design z 2018 r.). Partner Prywatny

wykorzysta przygotowane przez archiwum dokumenty. Archiwum posiada Program

Funkcjonalno-Użytkowy. Konstrukcja rozbudowywanej części zakłada nośność stropów

minimum 12 kN/m² przy zastosowaniu regałów przesuwnych, 5 kN/m2 przy zastosowaniu

regałów stacjonarnych dla powierzchni magazynowej. Zakłada się konstrukcję żelbetową.

Dach o pochyleniu powyżej 3%, z uwzględnieniem miejscowych planów zagospodarowania

przestrzennego. Do realizacji inwestycji zostaną wykorzystane materiały dopuszczone dla

kontaktu dla przechowywanego zasobu archiwalnego.

W ramach dialogu konkurencyjnego zostanie zaktualizowany Program Funkcjonalno-Użytkowy. Partner Prywatny będzie ponosił odpowiedzialność za ryzyko projektowania,