Zarządzenie nr 47 Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu

§ 1. Zarządzenie określa

2)

tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu, zwanej dalej „AW”;

w.

rcl

1)

sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania

działalności Szefa AW.

Załącznik nr 1

Załącznik nr 1

WZÓR

WZÓR

.......................................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

.go

„ZATWIERDZAM”

…………………………………

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

przez niego funkcjonariusza AW)

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolami „B”

i „BE” przeznaczonej do zniszczenia

Symbol z

wykazu akt/

kategoria

archiwalna

Tytuł

jednostki

archiwalnej

2

3

4

Liczba

Daty

skrajne tomów/liczba

roczne

metrów

bieżących

Wytwórca

dokumentacji

niearchiwalnej

Numer

szczegółowego

wykazu

dokumentów

Uwagi

7

8

9

w.

rcl

Sygnatura

archiwalna

Lp.

1

5

6

ww

Uwaga!

Szczegółowe wykazy dokumentacji niearchiwalnej brakowanej w archiwum AW stanowią uwierzytelnione

kopie spisów zawartości brakowanych teczek. W przypadku zaistnienia takiej konieczności można sporządzić

szczegółowe wykazy dokumentów.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają

1)

2)

3)

4)

ustawa – ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

archiwum AW – właściwą w sprawach archiwalnych komórkę organizacyjną w jednostce organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

dyrektor archiwum AW – kierownika jednostki organizacyjnej AW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

niszczenie – zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Rozdział 2

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

ww

Załączniki

do zarządzenia

47 Prezesa Rady Ministrów

z dnia z

12dnia

kwietnia 2016 r. (poz. 399)

(poz. ...)

–5–

v.p

l

Załącznik nr 2

v.p

l

Załącznik nr 2

WZÓR

WZÓR

...............................................

(miejscowość i data)

Egz. pojedynczy

„ZATWIERDZAM”

…………………………………

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

.go

przez niego funkcjonariusza AW)

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” i „BE” przeznaczonej

do zniszczenia

w.

rcl

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji)

Przewodniczący Komisji: ...........................................................

Członkowie Komisji

1. ...........................................................

2. ...........................................................

3. ...........................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości …… m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy

przechowywania określone w wykazie akt upłynęły.

§ 3. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum AW po dniu 1 stycznia roku następującego

po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” wykonuje się w jednostkach organizacyjnych AW.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych AW wykonuje

się w archiwum AW, po uprzedniej analizie tej dokumentacji.

4. O zamiarze podjęcia czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „BE” dyrektor archiwum AW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana.

Dyrektor archiwum AW, wraz z powiadomieniem, przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

5. Kierownik jednostki organizacyjnej AW, na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, może zwrócić się z wnioskiem do archiwum AW o wypożyczenie tej dokumentacji w celu zajęcia stanowiska co

do zasadności jej brakowania.

v.p

l

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej AW, o którym mowa w ust. 4, nie zajmie stanowiska w terminie 30 dni od

dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum AW uznaje, że nie zachodzą przesłanki określone w § 4 ust. 1,

uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

Załączniki

1. …… kart(y) spisu zawierającego ……….. pozycji

(liczba)

(liczba)

2. ……. kopii spisów zawartości teczek na …… stronach*

(liczba)

(liczba)

3. …… szczegółowych wykazów dokumentów na …… stronach*

(liczba)

(liczba)

ww

Przewodniczący Komisji

*

Niewłaściwe skreślić.

Członkowie Komisji

....................................

(podpis)

1. ...................................

(podpis)

2. ………………………

(podpis)

3.

………………………

(podpis)

WZÓR

WZÓR

v.p

l

nr 3

§ 4. 1. Kierownik jednostki organizacyjnej AW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej AW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania prokuratorskiego, sądowego

lub dyscyplinarnego.

2. W przypadku zaistnienia przesłanek określonych w ust. 1 kierownik jednostki organizacyjnej AW występuje do dyrektora archiwum AW z pisemnym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

Załącznik nr Załącznik

3

.......................................................

(miejscowość i data)

Egz. nr …..

„ZATWIERDZAM”

…………………………………

przez niego funkcjonariusza AW)

.go

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc”

przeznaczonej do zniszczenia

Symbol

z wykazu

akt

Tytuł dokumentacji

niearchiwalnej

Daty

skrajne

roczne

Liczba stron lub

metrów bieżących

w.

rcl

Lp.

2

ww

1

3

4

5

Numer

szczegółowego

wykazu

dokumentów

Uwagi

Załącznik nr 4

v.p

l

Załącznik nr 4

WZÓR

WZÓR

.......................................................

(miejscowość i data)

Egz. nr ….

„ZATWIERDZAM”

…………………………………

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego

.go

przez niego funkcjonariusza AW)

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc”

przekazanej do zniszczenia

w.

rcl

Komisja w składzie (stopnie służbowe, imiona i nazwiska członków Komisji)

Przewodniczący Komisji: ...........................................................

Członkowie Komisji

1. ...........................................................

2. ...........................................................

3. ...........................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

w ilości …….. m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną

dla AW.

§ 5. 1. Po upływie wymaganego okresu przechowywania określonego w wykazie akt dokumentację niearchiwalną

umieszczoną na informatycznym nośniku danych usuwa się z tego nośnika w sposób uniemożliwiający odczyt treści tej

dokumentacji.

.go

2. Po usunięciu dokumentacji niearchiwalnej z nośnika, o którym mowa w ust. 1, nośnik ten może być wybrakowany

i zniszczony.

3. Decyzję w sprawie wybrakowania i zniszczenia nośnika, o którym mowa w ust. 1, podejmuje dyrektor archiwum AW

w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej AW dysponującej tym nośnikiem.

Załączniki

1. …… kart(y) spisu zawierającego ……….. pozycji

(liczba)

(liczba)

2. …… szczegółowych wykazów dokumentów na …… stronach

(liczba)

(liczba)

Przewodniczący Komisji: ....................................

ww

Członkowie Komisji

(podpis)

1. ...................................

(podpis)

2. ………………………

(podpis)

3.

………………………

(podpis)

Adnotacja o wniesionym zdaniu odrębnym: ………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………

…….……………

……………………………………

………………………….

(data)

(imię i nazwisko wnoszącego zdanie odrębne)

(podpis wnoszącego zdanie odrębne)

WZÓR

WZÓR

Załącznik nr 5

v.p

l

Załącznik nr 5

....................................................

(miejscowość i data)

Egz. nr …..

.go

Szczegółowy wykaz dokumentów nr ………

Symbol z wykazu akt: ………

Nazwa dokumentu

1

2

Sygnatura literowo-cyfrowa

3

Data wytworzenia

dokumentu

4

ww

w.

rcl

Lp.

Numer

egzemplarza

5

Liczba stron

dokumentu

Uwagi

WZÓR

WZÓR

WZÓR

v.p

l

§ 6. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się przez

przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2)

sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

a) oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich

oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji

– zwanych dalej „spisem i protokołem”;

3)

w.

rcl

1)

zatwierdzenie spisu i protokołu przez Szefa AW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza AW.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio

w załącznikach nr 1 i 2 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się zgodnie ze wzorami określonymi odpowiednio

w załącznikach nr 3 i 4 do zarządzenia.

4. Spisy dokumentacji niearchiwalnej sporządza się, stosując kolejność symboli klasyfikacyjnych określoną w wykazie akt.

5. Do protokołów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, załącza się szczegółowy wykaz dokumentów, którego wzór jest

określony w załączniku nr 5 do zarządzenia.

Załącznik

Załącznik nr

nr 66Załącznik nr 6

.......................................................

.......................................................

(miejscowość

(miejscowość ii data)

data)

1)

Egz.

Egz. nr

nr ..........

..........1)

.go

Zgoda

Zgoda nr

nr ……………

……………

na

przekazanie

wybrakowanej

dokumentacji

na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej

niearchiwalnej do

do zniszczenia

zniszczenia

Wyrażam

Wyrażam zgodę

zgodę na

na przekazanie

przekazanie dokumentacji

dokumentacji niearchiwalnej

niearchiwalnej do

do zniszczenia

zniszczenia

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

w.

rcl

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

zz lat

lat …………………….………..

…………………….……….. zgodnie

zgodnie ze

ze spisem

spisem dokumentacji

dokumentacji niearchiwalnej

niearchiwalnej kategorii

kategorii

„B”

……………….

„B” oznaczonej

oznaczonej symbolem

symbolem

………………. przeznaczonej

przeznaczonej do

do zniszczenia

zniszczenia zz dnia

dnia

……………………..,

…………………….., znak

znak ……………………..,

…………………….., w

w ilości

ilości około

około ……………

…………… (słownie

(słownie

…………………………….)

…………………………….) m.b.,

m.b., zz wyjątkiem

wyjątkiem poz.

poz. ………………….

…………………. ..

……………………………………………………..

……………………………………………………..

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego przez

ww

(pieczątka i podpis Szefa AW lub upoważnionego przez

niego

niego funkcjonariusza

funkcjonariusza AW)

AW)

1)

1) Egz. nr 1 – pozostaje w archiwum AW.

Egz. nr 1 – pozostaje w archiwum AW.

Egz.

Egz. nr

nr 22 –– pozostaje

pozostaje w

w jednostce

jednostce organizacyjnej

organizacyjnej AW

AW brakującej

brakującej dokumentację

dokumentację niearchiwalną.

niearchiwalną.

W przypadku

przypadku brakowania

brakowania dokumentacji

dokumentacji niearchiwalnej

niearchiwalnej w

w archiwum

archiwum AW

AW zgodę

zgodę wydaje

wydaje się

się w

w egzemplarzu

egzemplarzu pojedynczym.

W

pojedynczym.

§ 7. 1. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej wykonuje komisja archiwalnej oceny dokumentacji, zwana

dalej „komisją”.

ww

2. W skład komisji wchodzą

1)

wyznaczeni przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, funkcjonariusze archiwum AW – w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW;

2)

co najmniej jeden wyznaczony przez dyrektora archiwum AW lub funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 3 pkt 2,

funkcjonariusz archiwum AW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy AW wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej AW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana – w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w tej jednostce.

3. Komisję, o której mowa w

1)

ust. 2 pkt 1 – powołuje dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW;

2)

ust. 2 pkt 2 – powołuje kierownik jednostki organizacyjnej AW, po zasięgnięciu opinii dyrektora archiwum AW lub

upoważnionego przez niego funkcjonariusza archiwum AW.

v.p

l

Załącznik nr 7

Załącznik nr 7

v.p

l

WZÓR

WZÓR

Poz. 399

REJESTR WYDANYCH ZGÓD

NA PRZEKAZANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA

ww

Liczba

Daty

skrajne

Kategoria

archiwalna

brakowanej

dokumentacji

niearchiwalnej

Podstawa

prawna

powołanej

komisji

Sygnatura

cyfrowo-literowa

pisma

informującego

o fizycznym

zniszczeniu

brakowanej

dokumentacji

niearchiwalnej

7

8

9

.go

1

Nazwa jednostki

organizacyjnej

AW/komórki

organizacyjnej,

której

dokumentacja

niearchiwalna

jest brakowana.

Krótki opis

brakowanej

dokumentacji

niearchiwalnej

3

4

m.b.

j.a.

5

6

w.

rcl

Lp.

Nazwa

jednostki

organizacyjnej

AW/komórki

organizacyjnej

brakującej

dokumentację

niearchiwalną,

sygn. literowo-cyfrowa

wniosku o

wydanie zgody

Uwagi

§ 8. 1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW, w sytuacji zaistnienia

uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności dla AW, funkcjonariusz archiwum AW wchodzący

w skład komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.

2. Członek komisji, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 2, wnoszący zdanie odrębne nie podpisuje protokołu oceny dokumentacji, zamieszczając pod podpisami pozostałych członków tej komisji adnotację o wniesionym zdaniu odrębnym.

3. Dyrektor archiwum AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz archiwum AW wydaje opinię o zasadności

zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia ta jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej AW.

§ 9. 1. Komisja, o której mowa w § 7 ust. 2 pkt 1, sporządza spis i protokół w egzemplarzu pojedynczym, które są przechowywane w archiwum AW.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostce organizacyjnej AW komisja sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w tej jednostce, a egzemplarz nr 2 przekazuje się do archiwum AW.

.go

§ 10. 1. Zgodę na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwaną dalej „zgodą”, na

podstawie zatwierdzonego spisu i protokołu, wydaje Szef AW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz AW.

2. Zgodę sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia.

3. Zgodę sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 jest przeznaczony dla archiwum AW, a egzemplarz nr 2 pozostaje w jednostce organizacyjnej AW brakującej dokumentację niearchiwalną.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum AW zgodę sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.

w.

rcl

5. Zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja. Przepisy § 7 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§ 11. Wzór rejestru wydanych zgód na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia jest określony w załączniku nr 7 do zarządzenia.

§ 12. 1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się przed dokonaniem jej fizycznego

zniszczenia odpowiednio w

1)

2)

3)

spisie zdawczo-odbiorczym;

rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych;

odpowiednich inwentarzach archiwalnych.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b, informacje o jej wybrakowaniu zamieszcza się we właściwych ewidencjach kancelaryjnych prowadzonych w jednostce organizacyjnej AW

brakującej dokumentację niearchiwalną przez podanie numeru zgody łamanej przez rok i datę jej wydania.

ww

3. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum AW i stanowi

materiał archiwalny.

Rozdział 3

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego

zaprzestania działalności Szefa AW

§ 13. W przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa AW materiały archiwalne, z zastrzeżeniem § 14 ust. 1

pkt 1, Szef AW przekazuje do archiwum państwowego o charakterze centralnym w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1 ustawy.

§ 14. 1. Do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów Szef AW przekazuje

1)

materiały archiwalne spełniające warunek uzasadniający ich dalsze przechowywanie w archiwum wyodrębnionym lub

których ujawnienie naruszałoby prawnie chronione interesy Państwa i obywateli;

2)

dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania nie upłynął.

v.p

l

2. Materiały i dokumentację, o których mowa w ust. 1, przekazuje się w sposób uzgodniony z Szefem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

§ 15. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął, podlega brakowaniu w sposób określony

w zarządzeniu.

§ 16. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego o charakterze centralnym dyrektor

archiwum AW zamieszcza w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i rejestrze spisów materiałów przekazanych dotychczas, prowadzonych przez archiwum AW.

§ 17. Ewidencje i pomoce archiwalne Szef AW przekazuje do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów po zakończeniu procedury przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów, o których mowa w § 13 i § 14 ust. 1, i brakowania

dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział 4

.go

Przepis końcowy

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.1)

ww

w.

rcl

Prezes Rady Ministrów: B. Szydło

1)

Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 54 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 maja 2007 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją powstającą, napływającą i przechowywaną w Agencji Wywiadu, które utraciło moc z dniem 1 listopada

2015 r. na podstawie art. 1 pkt 2 lit. d ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).

Dokument

podpisany przez

Marek Głuch

Data: 2016.04.21

13:21:58 CEST

MONITOR POLSKI

v.p

l

DZIENNIK URZĘDOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Warszawa, dnia 21 kwietnia 2016 r.

Poz. 399

ZARZĄDZENIE Nr 47

PREZESA RADY MINISTRÓW

.go

z dnia 12 kwietnia 2016 r.

w sprawie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Wywiadu

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.

z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 352) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Załączniki

do zarządzenia nr 47

Prezesa

Rady nrMinistrów