Zarządzenie nr 25 Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 marca 2016 r. w sprawie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

§ 1. 1. Zarządzenie określa

tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej „ABW”;

sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania

działalności Szefa ABW.

2. Sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi, w tym w przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa

ABW, regulują przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają

1)

2)

3)

dyrektor archiwum ABW – kierownika jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach ewidencji i analiz;

jednostka archiwalna – odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji, w szczególności księgę, teczkę i fotografię;

komórka archiwalna – właściwą w sprawach archiwalnych komórkę organizacyjną w jednostce organizacyjnej ABW

właściwej w sprawach ewidencji i analiz oraz w delegaturze ABW, z wyłączeniem delegatury Stołecznej ABW

w Warszawie;

ww

4)

dokumentacja kryptograficzna – informacje związane z budową systemów kryptograficznych, ich organizacją i eksploatacją;

5)

komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną albo samodzielne stanowisko służbowe w jednostce organizacyjnej

ABW;

6)

komunikat z obserwacji – opis faktów i ich okoliczności sporządzony na podstawie materiałów z obserwacji;

7)

materiały kryptograficzne – materialne i niematerialne elementy systemu kryptograficznego, w tym niepodlegające

ewidencjonowaniu dane wykorzystywane do kryptograficznego zabezpieczenia informacji;

8)

materiały z obserwacji – dokumenty i materiały uzyskane w wyniku realizacji czynności, o których mowa w art. 23

ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U.

z 2015 r. poz. 1929 i 2023 oraz z 2016 r. poz. 147);

9)

Poz. 247

niszczenie – zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści;

Rozdział 2

v.p

l

10) skład chronologiczny – utworzony w kancelarii tajnej uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej

w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do elektronicznego systemu obiegu dokumentów prowadzonego

w ABW.

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Załączniki do zarządzenia nr 25 Prezesa Rady

(poz.

... )3 marca 2016 r. (poz. 247)

Ministrów

z dnia

– 7 –

v.p

l

Załącznik nr 2

WZÓR

„Zatwierdzam”

Załącznik nr 2

v.p

l

WZÓR

.........................................

(miejscowość, data)

..............................................

Egz. pojedynczy

(imienna pieczątka i podpis Szefa ABW)

............................................

.go

(nazwa komórki archiwalnej ABW)

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

kategorii „B” oznaczonej symbolami „B” i „BE”

przeznaczonej do zniszczenia

Komisja w składzie: (stopnie służbowe1), imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

przewodniczący komisji

…………………………………………………………..………..

członkowie komisji

1. ……………………………………………………………..…

w.

rcl

2. ………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………..

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości .......... m.b.

i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy przechowywania określone w wykazie

akt ABW upłynęły.

§ 3. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum ABW po dniu 1 stycznia roku następującego

po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych Urzędu Ochrony Państwa i ABW wykonuje się w archiwum ABW, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej, mającej na

celu zbadanie i ocenę wartości dokumentacji oraz sprawdzenie prawidłowości jej kwalifikacji.

.go

3. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych ABW.

4. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej

odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej ABW oraz dla celów kontrolnych

lub dowodowych w sprawach będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

5. Brakowanie dokumentacji pochodzącej ze składu chronologicznego wykonuje się w archiwum ABW po zakończeniu

procedury brakowania spraw znajdujących się w elektronicznym systemie obiegu dokumentów prowadzonym w ABW złożonych z dokumentów elektronicznych i odwzorowanych cyfrowo dokumentów.

w.

rcl

6. O zamiarze podjęcia czynności brakowania, o której mowa w ust. 1, dyrektor archiwum ABW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej ABW, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Dyrektor archiwum ABW wraz

z powiadomieniem przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

7. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, na podstawie spisu dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania, może zwrócić się z wnioskiem do dyrektora archiwum ABW o wypożyczenie tej dokumentacji, celem zajęcia

stanowiska co do zasadności jej brakowania.

8. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej ABW, o którym mowa w ust. 6, nie zajmie stanowiska w terminie 14 dni

od dnia powiadomienia go o zamiarze podjęcia czynności brakowania, dyrektor archiwum ABW uznaje, że nie zachodzą

przesłanki uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

Załącznik

nr 1 nr 1

Załącznik

WZÓR

WZÓR

„Zatwierdzam”

.........................................

(miejscowość, data)

...............................................

Egz. pojedynczy

(imienna pieczątka i podpis Szefa ABW)

............................................

(nazwa komórki archiwalnej ABW)

Lp.

Sygnatura

archiwalna

1

2

Symbol

z wykazu akt/

kategoria

archiwalna

3

.go

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolami „B” i „BE”

przeznaczonej do zniszczenia

Tytuł jednostki archiwalnej

Daty skrajne

roczne

4

5

Liczba

tomów/ liczba

metrów

bieżących

6

Wytwórca

dokumentacji

niearchiwalnej

7

Numer

szczegółowy

wykazu

dokumentów

8

Uwagi

9

ww

w.

rcl

Uwaga!

Szczegółowe wykazy dokumentacji niearchiwalnej brakowanej w archiwum ABW stanowią uwierzytelnione kopie spisów zawartości

brakowanych teczek. W przypadku zaistnienia takiej konieczności można sporządzić szczegółowe wykazy dokumentów.

Załącznik nr 3

WZÓR

„Zatwierdzam”

v.p

l

Załącznik nr 3

WZÓR

.........................................

(miejscowość, data)

............................................

Egz. nr …..

(imienna pieczątka i podpis osoby

zatwierdzającej)

............................................

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW/

komórki organizacyjnej ABW)

.go

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc”

przeznaczonej do zniszczenia

Lp.

Symbol

z wykazu akt

Tytuł dokumentacji niearchiwalnej

Daty skrajne

roczne

1

2

3

4

Liczba

stron lub

liczba

metrów

bieżących

5

Numer

szczegółowego

wykazu

dokumentów

Uwagi

6

7

ww

w.

rcl

UWAGA

Kierownik jednostki organizacyjnej ABW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za

zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej ABW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach

będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

§ 4. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się przez

1)

sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

a)

oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich

oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b)

oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

ww

2)

przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

c)

oznaczonej symbolem „B” dla dokumentacji ze składu chronologicznego oraz protokołu oceny tej dokumentacji

– zwanych dalej „spisem i protokołem”;

3)

zatwierdzenie spisu i protokołu odpowiednio przez

a)

Szefa ABW – dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a i c,

b)

kierownika jednostki organizacyjnej ABW – dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich wykonuje się po

uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej, w wyniku której utrzymano dotychczasowy okres jej przechowywania.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej innej niż określona w ust. 2 może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną.

v.p

l

4. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zakwalifikowanie dokumentacji oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich do materiałów archiwalnych.

5. Dyrektor archiwum ABW decyduje o zakwalifikowaniu dokumentacji, o której mowa w ust. 4, do materiałów archiwalnych.

6. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się według wzorów określonych odpowiednio w załącznikach nr 1 i 2 do zarządzenia.

7. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się według wzorów określonych odpowiednio w załącznikach nr 3 i 4 do zarządzenia.

8. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. c, sporządza się według wzorów określonych odpowiednio w załącznikach nr 5 i 6 do zarządzenia.

9. Spisy dokumentacji niearchiwalnej sporządza się, stosując kolejność symboli klasyfikacyjnych określoną w wykazie

.go

akt.

10. Wzór szczegółowego wykazu dokumentów określa załącznik nr 7 do zarządzenia.

Załączniki

1. ............ stron(y) spisu zawierającego ............ pozycji spisu

(liczba)

(liczba)

2. ............ kopii spisów zawartości teczek na ……. stronach2)

(liczba)

(liczba)

3. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na ……. stronach2)

(liczba)

(liczba)

ww

przewodniczący komisji

członkowie komisji

______

1)

2)

Stopnie służbowe podaje się w przypadku funkcjonariuszy ABW.

Niewłaściwe skreślić.

…………………………………..

(podpis)

1. ……………………………..…

(podpis)

2. ………………………………..

(podpis)

3. ………………………………..

(podpis)

Załącznik nr 4

„Zatwierdzam”

Załącznik nr 4

v.p

l

WZÓR

.........................................

(miejscowość, data)

............................................

Egz. nr …..

(imienna pieczątka i podpis osoby

zatwierdzającej)

..............................................

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW/

komórki organizacyjnej ABW)

.go

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc”

przekazanej do zniszczenia

Komisja w składzie: (stopnie służbowe1), imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

przewodniczący komisji

…………………………………………………………..………..

członkowie komisji

1. ……………………………………………………………..…

2. ………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………..

w.

rcl

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, wymienionej

w piśmie nr ………………………….... z dnia .........................., w ilości .......... m.b. i stwierdziła, że stanowi

ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla ABW.

§ 5. 1. Czynności brakowania przeprowadza komisja brakująca dokumentację niearchiwalną, zwana dalej „komisją”.

2. W skład komisji wchodzą

wyznaczeni przez dyrektora archiwum ABW funkcjonariusze archiwum ABW, z których jeden pełni funkcję przewodniczącego komisji – w przypadkach, o których mowa w § 3 ust. 1, 2 i 5;

2)

co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora archiwum ABW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza

ABW, funkcjonariusz archiwum ABW oraz przynajmniej dwóch, wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW przekazującej dokumentację niearchiwalną do brakowania, funkcjonariuszy ABW tej jednostki organizacyjnej ABW, z których jeden pełni funkcję przewodniczącego komisji – w przypadku, o którym mowa w § 3 ust. 3.

w.

rcl

1)

3. Komisję, o której mowa w

1)

2)

ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor archiwum ABW;

ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej ABW.

4. W skład komisji mogą wchodzić pracownicy ABW wykonujący czynności służbowe na rzecz danej komórki organizacyjnej.

Załączniki

1. ............ stron(y) spisu zawierającego ............ pozycji spisu

(liczba)

(liczba)

2. ............ szczegółowych wykazów dokumentów na ………. stronach

(liczba)

przewodniczący komisji

członkowie komisji

…………………………………..

(podpis)

1. ……………………………..…

(podpis)

ww

2. ………………………………..

(podpis)

3. ………………………………..

(podpis)

Adnotacja o wniesionym zdaniu odrębnym: ……………………………..………………………………………...

…………………………………………………..………………………………………………………………….

………………..…………………..…

(miejscowość, data)

………………..…………………..…

(imię i nazwisko wnoszącego zdanie odrębne)

…………...………………

(podpis wnoszącego zdanie odrębne)

______

1)

Stopnie służbowe podaje się w przypadku funkcjonariuszy ABW.

str. ___/___

nr 5

§ 6. 1. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 3 ust. 3, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności dla ABW każdy z członków komisji, o której mowa w § 5

ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.

ww

2. Członek komisji, o której mowa w § 5 ust. 2 pkt 2, wnoszący zdanie odrębne nie podpisuje protokołu oceny, zamieszczając pod podpisami pozostałych członków komisji adnotację o wniesionym zdaniu odrębnym.

3. Zdanie odrębne sporządza się w egzemplarzu pojedynczym i przechowuje w dokumentacji procedury brakowania

przeznaczonej dla archiwum ABW.

4. Dyrektor archiwum ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz ABW wydaje opinię w przedmiocie zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

Załącznik nr Załącznik

5

v.p

l

WZÓR

WZÓR

„Zatwierdzam”

.........................................

(miejscowość, data)

…..........................................

Egz. pojedynczy

(imienna pieczątka i podpis Szefa ABW)

............................................

(nazwa komórki archiwalnej ABW)

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”

przeznaczonej do zniszczenia −

dokumentacja składu chronologicznego

.go

Dokumentacja niearchiwalna ……………………………………...…1)

Wyznacznik literowy dokumentacji niearchiwalnej: ………………….

Lp.

Nr i lp. spisu

zdawczo-odbiorczego

Symbol

z wykazu akt/

kategoria

archiwalna

Tytuł dokumentacji

niearchiwalnej

Daty skrajne

roczne

Liczba metrów

bieżących

1

2

3

4

5

6

Numer zgody

wydanej na

zniszczenie

odwzorowań

dokumentów

8

Numer tabeli ze

szczegółowym

wykazem

dokumentów

7

1

2

…..

Symbol

kategorii

archiwalnej

Uwagi

9

10

Szczegółowe wykazy dokumentacji niearchiwalnej

w.

rcl

Tabela nr 1

Symbol z wykazu akt: ………….

Lp.

Nazwa dokumentu

Sygnatura

literowo-cyfrowa

1

2

3

Tabela nr 2

Symbol z wykazu akt: ………….

Lp.

Nazwa dokumentu

Sygnatura

literowo-cyfrowa

1

2

3

Sygnatura

literowo-cyfrowa

odwzorowania

4

Data

wytworzenia

dokumentu

5

Sygnatura

literowo-cyfrowa

odwzorowania

4

Data

wytworzenia

dokumentu

5

Numer

egzemplarza

Liczba stron

dokumentu

Uwagi

6

7

8

Numer

egzemplarza

Liczba stron

dokumentu

Uwagi

6

7

8

______

Podać nazwę jednostki organizacyjnej ABW, której dotyczą umieszczone w spisie odwzorowane akta.

ww

1)

str. ___/___

Załącznik nr 6

WZÓR

WZÓR

„Zatwierdzam”

v.p

l

Załącznik nr 6

.........................................

(miejscowość, data)

...............................................

Egz. pojedynczy

(imienna pieczątka i podpis Szefa ABW)

............................................

(nazwa komórki archiwalnej ABW)

.go

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

kategorii „B” przeznaczonej do zniszczenia −

dokumentacja składu chronologicznego

Dokumentacja niearchiwalna ……………………………………...…1)

Wyznacznik literowy dokumentacji niearchiwalnej: ………………….

Komisja w składzie: (stopnie służbowe2), imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

…………………………………………………………..………..

członkowie komisji

1. ……………………………………………………………..…

w.

rcl

przewodniczący komisji

2. ………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………..

dokonała wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości ............. m.b.

i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla ABW, której odwzorowania cyfrowe

zostały zniszczone w procedurze brakowania przewidzianej dla dokumentów elektronicznych.

§ 7. 1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną wymienioną w § 3 ust. 1, 2 i 5 sporządza spis i protokół w egzemplarzu pojedynczym, które są przechowywane w archiwum ABW.

2. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną wymienioną w § 3 ust. 3 sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu. Egzemplarze nr 1 spisu i protokołu są przekazywane do archiwum ABW, egzemplarze nr 2 spisu i protokołu pozostają w jednostce organizacyjnej ABW przeprowadzającej brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

v.p

l

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej wymienionej w § 3 ust. 3 w archiwum ABW, spis i protokół,

o których mowa w ust. 2, sporządza się w egzemplarzach pojedynczych.

Załącznik

............ stron(y) spisu zawierającego ............ pozycji spisu

(liczba)

(liczba)

przewodniczący komisji

ww

członkowie komisji

…………………………………..

(podpis)

1. ……………………………..…

(podpis)

2. ………………………………..

(podpis)

3. ………………………………..

(podpis)

______

1)

2)

Podać nazwę jednostki organizacyjnej ABW, której dotyczą umieszczone w spisie odwzorowane akta.

Stopnie służbowe podaje się w przypadku funkcjonariuszy ABW.

str. ___/___

Załącznik nr 7

Załącznik nr 7

v.p

l

WZÓR

WZÓR

.........................................

(miejscowość, data)

Egz. nr ……

Szczegółowy wykaz dokumentów nr …….

Symbol z wykazu akt: ………….

Nazwa dokumentu

Sygnatura literowo-cyfrowa

1

2

3

ww

w.

rcl

.

Data wytworzenia

dokumentu

4

Numer

egzemplarza

5

Liczba stron

dokumentu

6

.go

Lp.

Uwagi

str. ___/___

WZÓR

WZÓR

................................................

(pieczęć nagłówkowa wystawcy zgody)

v.p

l

§ 8. 1. Zgodę na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwaną dalej „zgodą”, na podstawie zatwierdzonego przez osoby, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, spisu i protokołu, wydaje Szef ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz ABW.

2. Zgodę sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 8 do zarządzenia.

3. Zgodę sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce organizacyjnej ABW

brakującej dokumentację niearchiwalną, a egzemplarz nr 2 jest przeznaczony dla archiwum ABW.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum ABW, zgodę sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.

.go

5. Fizyczne niszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej w instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną

odbywa się na podstawie uwierzytelnionej kopii zgody.

Załącznik

Załącznik

nr 8 nr 8

.........................................

(miejscowość, data)

Egz. nr …...1)

Zgoda nr …………..

na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

.go

Wyrażam zgodę na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

.....................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................

w.

rcl

z lat ..................................................... zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej

symbolem ………........................……... przeznaczonej do zniszczenia z dnia .......................................................,

znak …………………………...., w ilości około ........... (słownie: .........................................................) m.b.,

z wyjątkiem poz. .............................. .

.................................................................................................

(imienna pieczątka i podpis Szefa ABW lub upoważnionego funkcjonariusza ABW)

____________

Egz. nr 1 pozostaje w jednostce organizacyjnej ABW brakującej dokumentację niearchiwalną.

Egz. nr 2 pozostaje w archiwum ABW.

W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum ABW zgodę wydaje się w egzemplarzu pojedynczym.

ww

1)

str. ___/___

WZÓR

WZÓR

v.p

l

nr 9

§ 9. Wzór rejestru wydanych zgód na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia określa załącznik nr 9 do

zarządzenia.

Załącznik nrZałącznik

9

REJESTR WYDANYCH ZGÓD

NA PRZEKAZANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ DO ZNISZCZENIA

Daty skrajne

m.b.

4

5

j.a.

Kategoria

archiwalna

brakowanej

dokumentacji

niearchiwalnej

Podstawa

prawna

powołanej

komisji

6

7

8

Sygnatura

literowo-cyfrowa

pisma

informującego

o fizycznym

zniszczeniu

brakowanej

dokumentacji

niearchiwalnej

9

w.

rcl

str. _____/____

ww

1

Liczba

.go

Lp.

Nazwa jednostki

organizacyjnej ABW /

komórki organizacyjnej Nazwa jednostki organizacyjnej ABW /

komórki organizacyjnej ABW, której

ABW brakującej

dokumentacja niearchiwalna jest

dokumentację

brakowana. Krótki opis brakowanej

niearchiwalną,

dokumentacji niearchiwalnej

sygn. literowo-cyfrowa

wniosku o wydanie

zgody

2

Uwagi

WZÓR

WZÓR

„Zatwierdzam”

v.p

l

§ 10. 1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 3 ust. 1, 2 i 5, zamieszcza się

przed dokonaniem jej fizycznego zniszczenia, przez podanie numeru zgody łamanej przez rok i datę jej wydania, odpowiednio w

spisie zdawczo-odbiorczym,

2)

rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych,

3)

odpowiadających jej inwentarzach,

4)

w.

rcl

1)

spisach zawartości teczek ze składu chronologicznego

– których wzory określa instrukcja wydana na podstawie art. 6 ust. 2i ustawy;

5)

elektronicznym systemie obiegu dokumentów prowadzonym w ABW.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 3 ust. 3, informacje o jej wybrakowaniu

zamieszcza się we właściwych ewidencjach kancelaryjnych prowadzonych w jednostce organizacyjnej ABW brakującej

dokumentację niearchiwalną w sposób określony w ust. 1.

3. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana w archiwum ABW i stanowi

materiał archiwalny.

4. Spisy i protokoły pozostawione w jednostce organizacyjnej ABW przeprowadzającej brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz z uzyskaną zgodą można przekazać do brakowania po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 2.

ww

Załącznik

Załącznik

nr 10nr 10

.........................................

(miejscowość, data)

............................................

Egz. nr …..

(imienna pieczątka i podpis osoby

zatwierdzającej)

............................................

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW/

komórki organizacyjnej ABW)

.go

PROTOKÓŁ

zniszczenia komunikatów z obserwacji oraz materiałów z obserwacji

Komisja w składzie: (stopnie służbowe1), imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

przewodniczący komisji

…………………………………………………………..………..

członkowie komisji

1. ……………………………………………………………..…

2. ………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………..

w.

rcl

dokonała w dniu ............................. r. zniszczenia niżej wymienionych komunikatów z obserwacji oraz

materiałów z obserwacji (np. fotografii, nagrań filmowych)

Rodzaj nośnika

danych/nazwa

dokumentu

2

Lp.

1

Pojemność nośnika

Sygnatura

literowo-cyfrowa

Nr egzemplarza

Uwagi/sposób zniszczenia

(rozmagnesowanie, zniszczenie fizyczne)

3

4

5

6

przewodniczący komisji

…………………………………..

członkowie komisji

1. ………………………………..

(podpis)

(podpis)

2. ……………………………..…

(podpis)

ww

3. ………………………………..

(podpis)

______

1)

Stopnie służbowe podaje się w przypadku funkcjonariuszy ABW.

str. ___/___

WZÓR

WZÓR

„Zatwierdzam”

v.p

l

§ 11. 1. Bezpośredni nadzór nad zniszczeniem lub przekazaniem do zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej sprawuje przewodniczący komisji.

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia w instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną organizuje właściwa w sprawach logistyki komórka lub jednostka organizacyjna ABW.

3. Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej następuje nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia

otrzymania zgody, w obecności wszystkich członków komisji lub co najmniej w obecności jej przewodniczącego.

4. Komórka lub jednostka organizacyjna ABW, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie archiwum ABW o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpośrednio w jednostce organizacyjnej ABW, która

dokonała wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

v.p

l

Załącznik

nr 11 nr 11

Załącznik

.........................................

(miejscowość, data)

............................................

Egz. nr …..

(imienna pieczątka i podpis osoby

zatwierdzającej)

................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW/

komórki organizacyjnej ABW)

.go

PROTOKÓŁ

zniszczenia dokumentacji kryptograficznej i materiałów kryptograficznych

Komisja w składzie: (stopnie służbowe1), imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

przewodniczący komisji

…………………………………………………………..………..

członkowie komisji

1. ………………………………………………………………..

2. ……………………………………………………………..…

w.

rcl

3. ………………………………………………………………..

dokonała w dniu ............................. r. zniszczenia niżej wymienionej dokumentacji kryptograficznej i materiałów

kryptograficznych

Lp.

1

Nazwa dokumentu

2

Nr dokumentu

3

Nr egzemplarza

4

przewodniczący komisji

…………………………………..

członkowie komisji

1. ………………………………..

(podpis)

(podpis)

2. ……………………………..…

(podpis)

ww

3. ………………………………..

(podpis)

______

1)

Stopnie służbowe podaje się w przypadku funkcjonariuszy ABW.

str. ___/___

WZÓR

WZÓR

„Zatwierdzam”

v.p

l

§ 12. 1. Komunikaty z obserwacji oraz materiały z obserwacji będące materiałami, o których mowa w art. 23 ust. 8

ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, podlegają niezwłocznie

protokolarnemu, komisyjnemu zniszczeniu, z pominięciem czynności, o których mowa w § 4.

2. Zniszczenie komunikatów z obserwacji oraz materiałów z obserwacji zarządza Szef ABW.

3. Ze zniszczenia komunikatów z obserwacji oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia. Protokół

zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach,

z których egzemplarz nr 1 pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast egzemplarz nr 2 jest

włączany do akt sprawy przekazywanej do archiwum ABW.

4. Wzór protokołu zniszczenia, o którym mowa w ust. 3, określa załącznik nr 10 do zarządzenia.

.go

5. Niszczenia dokumentacji kryptograficznej i materiałów kryptograficznych, z pominięciem czynności, o których mowa w § 4, po ustaniu ich przydatności do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco we właściwej komórce organizacyjnej, na

podstawie pisemnego, uzasadnionego wniosku kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza ABW skierowanego do kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

6. Ze zniszczenia dokumentacji kryptograficznej i materiałów kryptograficznych sporządza się protokół zniszczenia.

Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast egzemplarz nr 2

jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację kryptograficzną i materiały kryptograficzne.

7. W przypadku niszczenia dokumentacji kryptograficznej i materiałów kryptograficznych w komórce organizacyjnej,

która ją wytworzyła, protokół zniszczenia sporządza się w egzemplarzu pojedynczym.

8. Wzór protokołu zniszczenia, o którym mowa w ust. 6, określa załącznik nr 11 do zarządzenia.

w.

rcl

9. Niszczenie dokumentów legalizacyjnych, o których mowa w art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji

Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, przeprowadza się z pominięciem czynności wymienionych w § 4.

Niszczenie dokumentów legalizacyjnych zarządza Szef ABW na podstawie pisemnego, uzasadnionego wniosku kierownika

jednostki organizacyjnej ABW.

10. Ze zniszczenia dokumentów legalizacyjnych, o których mowa w ust. 9, sporządza się protokół zniszczenia, którego

wzór określa załącznik nr 12 do zarządzenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez Szefa ABW, sporządzany jest w egzemplarzu pojedynczym.

11. Niszczenie materiałów edukacyjnych wytworzonych w trakcie konferencji, ćwiczeń lub szkoleń, z pominięciem

czynności, o których mowa w § 4, zarządza kierownik jednostki organizacyjnej ABW będącej organizatorem konferencji,

ćwiczeń lub szkolenia albo kierownik jednostki organizacyjnej ABW, do której taki materiał został przekazany.

12. Ze zniszczenia materiałów edukacyjnych, o których mowa w ust. 11, sporządza się protokół zniszczenia, którego

wzór określa załącznik nr 13 do zarządzenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez Szefa ABW, sporządzany jest w egzemplarzu pojedynczym.

ww

13. Za rozliczenie materiałów edukacyjnych, o których mowa w ust. 11, odpowiada organizator konferencji, ćwiczeń

lub szkolenia.

14. Komisyjne niszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1, 5, 9 i 11, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum ABW.

Rozdział 3

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego

zaprzestania działalności Szefa ABW

Załącznik

nr 12nr 12

Załącznik

.........................................

(miejscowość, data)

Egz. pojedynczy

.................................................

(imienna pieczątka i podpis Szefa ABW)

...............................................

.go

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW/

komórki organizacyjnej ABW)

Protokół

zniszczenia dokumentów legalizacyjnych

Komisja w składzie: (stopnie służbowe1), imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

przewodniczący komisji

…………………………………………………………..………..

członkowie komisji

1. ……………………………………………………………..…

w.

rcl

2. ………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………..

w dniu …………………………. dokonała zniszczenia niżej wymienionych dokumentów legalizacyjnych

Lp.

1

Nazwa dokumentu

2

Nr dokumentu

3

Uwagi

4

przewodniczący komisji

…………………………………..

członkowie komisji

1. ………………………………..

(podpis)

(podpis)

2. ……………………………..…

(podpis)

ww

3. ………………………………..

(podpis)

______

1)

Stopnie służbowe podaje się w przypadku funkcjonariuszy ABW.

str. ___/___

WZÓR

WZÓR

„Zatwierdzam”

v.p

l

§ 13. W przypadku trwałego zaprzestania działalności Szefa ABW materiały archiwalne Szef ABW przekazuje do archiwum państwowego o charakterze centralnym w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 pkt 1

ustawy.

Załącznik

nr 13

Załącznik

nr 13

.........................................

(miejscowość, data)

Egz. pojedynczy

.................................................

(imienna pieczątka i podpis Szefa ABW)

...............................................

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW/

komórki organizacyjnej ABW)

.go

Protokół

zniszczenia materiałów edukacyjnych

Komisja w składzie: (stopnie służbowe1), imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

przewodniczący komisji

…………………………………………………………..………..

członkowie komisji

1. ……………………………………………………………..…

2. ………………………………………………………………..

3. ………………………………………………………………..

w.

rcl

w dniu ……………… r. dokonała zniszczenia niżej wymienionych materiałów edukacyjnych

Lp.

Nazwa dokumentu

Sygnatura

literowo-cyfrowa

Data wytworzenia

dokumentu

Numer

egzemplarza

1

2

3

4

5

Liczba stron

dokumentu

lub m.b.

6

Uwagi

7

przewodniczący komisji

…………………………………..

członkowie komisji

1. ………………………………..

(podpis)

(podpis)

2. ……………………………..…

(podpis)

ww

3. ………………………………..

(podpis)

______

1)

Stopnie służbowe podaje się w przypadku funkcjonariuszy ABW.

str. ___/___

§ 14. 1. Do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów Szef ABW przekazuje

materiały archiwalne spełniające warunek uzasadniający ich dalsze przechowywanie w archiwum wyodrębnionym lub

których ujawnienie naruszałoby prawnie chronione interesy Państwa i obywateli;

2)

dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania nie upłynął.

v.p

l

1)

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, Szef ABW przekazuje w sposób uzgodniony z Szefem Kancelarii Prezesa

Rady Ministrów.

§ 15. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął, podlega brakowaniu w sposób określony

w niniejszym zarządzeniu.

§ 16. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego o charakterze centralnym zamieszcza się w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów materiałów przekazanych dotychczas prowadzonych przez archiwum ABW.

.go

§ 17. Ewidencje i pomoce archiwalne Szef ABW przekazuje do archiwum wyodrębnionego Rady Ministrów po zakończeniu procedury przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów, o których mowa w § 13 i § 14 ust. 1, i brakowania

dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział 4

Przepis końcowy

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.1)

ww

w.

rcl

Prezes Rady Ministrów: B. Szydło

1)

Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 118 Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 października 2007 r. w sprawie

zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

(M.P. z 2014 r. poz. 153), które utraciło moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art. 1 pkt 2 lit. d ustawy z dnia 20 marca

2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).

Dokument

podpisany przez

Marek Głuch

Data: 2016.03.16

15:08:10 CET

MONITOR POLSKI

v.p

l

DZIENNIK URZĘDOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Warszawa, dnia 16 marca 2016 r.

Poz. 247

ZARZĄDZENIE Nr 25

PREZESA RADY MINISTRÓW

.go

z dnia 3 marca 2016 r.

w sprawie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.

z 2015 r. poz. 1446 oraz z 2016 r. poz. 352) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Przepisy ogólne

1)

2)

w.

rcl

Załączniki

do zarządzenia nr 25 Poz. 247

Prezesa Rady Ministrów

z dnia