Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 października 2013 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

§ 1. Zarządzenie określa

.go

Przepisy ogólne

zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej „ABW”;

2)

zasady i tryb brakowania w ABW innej dokumentacji niż materiały archiwalne;

3)

zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych;

4)

wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu

przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne

(Dz. U. z 2013 r. poz. 235 oraz z 2014 r. poz. 183), przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych ABW utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

w.

rcl

1)

Załącznik nr 1

.go

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolami „B” i „BE”,

przeznaczonej do zniszczenia1)

Nr i lp. spisu

zdawczo-odbiorczego

Symbol z wykazu

akt ABW

Tytuł

jednostki

archiwalnej

Daty

skrajne

Liczba tomów/liczba

metrów bieżących

Uwagi

1

2

3

4

5

6

7

w.

rcl

Lp.

UWAGA

Kierownik jednostki organizacyjnej ABW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej ABW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach

będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających brakowaniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia,

liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

ww

1)

WZÓR

„Zatwierdzam”

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

..............................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej ABW)

v.p

l

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o

1)

2)

3)

4)

brakowaniu – należy przez to rozumieć ocenę przydatności dokumentacji niearchiwalnej do celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej;

dokumentacji – należy przez to rozumieć dokumentację, bez względu na jej wartość archiwalną i sposób jej wytworzenia, wytworzoną w Urzędzie Ochrony Państwa oraz ABW, a także dokumentację, która napłynęła do Urzędu Ochrony

Państwa oraz ABW;

dokumentacji kryptograficznej – należy przez to rozumieć informacje związane z budową systemów kryptograficznych, ich organizacją i eksploatacją;

dyrektorze archiwum ABW – należy przez to rozumieć kierownika jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum;

ww

5)

archiwum ABW – należy przez to rozumieć archiwum państwowe wyodrębnione ABW działające na podstawie przepisów w sprawie archiwum państwowego wyodrębnionego Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, w ramach jednostki organizacyjnej ABW właściwej w sprawach ewidencji i archiwum, z uwzględnieniem komórek archiwalnych

w innych jednostkach organizacyjnych ABW;

6)

jednostce archiwalnej – należy przez to rozumieć odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji, w szczególności księgę,

teczkę, fotografię;

7)

jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną ABW;

8)

komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko służbowe

w jednostce organizacyjnej;

9)

klasyfikacji archiwalnej – należy przez to rozumieć podział dokumentacji na grupy rzeczowe w systemie dziesiętnym

ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, stanowiącym tajemnicę państwową, oznaczonym klauzulą „tajne”, przez nadanie właściwych symboli klasyfikacyjnych;

10) kwalifikacji archiwalnej – należy przez to rozumieć ocenę wartości archiwalnej dokumentacji przez zaliczenie jej do

odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie właściwych symboli kwalifikacyjnych;

11) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

v.p

l

12) materiałach archiwalnych – należy przez to rozumieć dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, zgodnie z art. 1

ustawy;

13) dokumentacji niearchiwalnej – należy przez to rozumieć inną dokumentację niż materiały archiwalne;

14) materiałach kryptograficznych – należy przez to rozumieć nośniki zawierające dane służące do przekształcenia informacji w wiadomość kryptograficzną, w szczególności klucze kryptograficzne, wartości początkowe, kody wykorzystywane przez algorytmy kryptograficzne;

15) ustawie o ABW oraz AW – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa

Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2010 r. Nr 29, poz. 154, z późn. zm.1));

16) (uchylony);2)

.go

17) materiałach z obserwacji – należy przez to rozumieć dokumenty i materiały uzyskane w wyniku realizacji czynności,

o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 6 ustawy o ABW oraz AW;

18) komunikacie z obserwacji – należy przez to rozumieć opis faktów i ich okoliczności sporządzony na podstawie materiałów z obserwacji;

19) niszczeniu – należy przez to rozumieć zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Rozdział 2

Zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji

Załączniki

........................ kart spisu

(liczba)

ww

........................ pozycji spisu

(liczba)

1)

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

Nr 182, poz. 1228).

13)

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 7 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

WZÓR

„Zatwierdzam”

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

..............................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej ABW)

v.p

l

§ 3. Dokumentację kwalifikuje się do materiałów archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej.

w.

rcl

Załącznik nr 3

.go

Spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oznaczonej symbolem „Bc”,

przeznaczonej do zniszczenia1)

Symbol z wykazu

akt ABW

Tytuł jednostki

archiwalnej

Daty skrajne od – do

Liczba metrów

bieżących

Uwagi

1

2

3

4

5

6

w.

rcl

Lp.

UWAGA

Kierownik jednostki organizacyjnej ABW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej ABW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach

będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających brakowaniu, z podaniem nazwy dokumentu, numeru ewidencyjnego, daty wytworzenia,

liczby stron, stanowi załącznik do spisu dokumentacji niearchiwalnej.

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

ww

1)

WZÓR

„Zatwierdzam”

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

..............................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej ABW)

v.p

l

§ 4. Materiały archiwalne oznacza się symbolem „A”.

Załącznik nr 4 14)

.go

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „Bc”1)

Komisja w składzie: (stopnie służbowe, imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

1.

............................................................................................................................................................................................

2.

............................................................................................................................................................................................

3.

............................................................................................................................................................................................

4.

............................................................................................................................................................................................

w.

rcl

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej wymienionej w piśmie nr ..............

z dnia ........................., w ilości ....... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów

praktycznych ABW.

Przewodniczący komisji ...................................................

Członkowie komisji

(podpis)

1. ...............................................

(podpisy)

2. ...............................................

3. ...............................................

§ 5. 1. Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem „B”.

2. Dokumentację niearchiwalną ze względu na okresy przechowywania oznacza się

1)

2)

3)

symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu

przechowywania brakowaniu;

symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich określających liczbę lat przechowywania – podlegającą po upływie okresu

przechowywania ponownej kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiązkowej ekspertyzy archiwalnej;

symbolem „Bc” – mającą wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne, podlegającą brakowaniu po ustaniu jej przydatności dla ABW, która nie podlega przekazaniu do archiwum ABW.

3. Okresy przechowywania określane cyframi arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, należy liczyć od dnia

1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

Załączniki

........................ kart spisu

(liczba)

ww

........................ pozycji spisu

(liczba)

1)

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182,

poz. 1228).

14)

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 8 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

v.p

l

Załącznik nr 5

WZÓR

................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW)

................................................................

(miejscowość, data)

................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej ABW)

................................................................

(wymienić nazwę archiwum)

dnia ........................................................

(wpisuje archiwum)

1

Znak jednostki

archiwalnej

(oznaczenie literowe

komórki

organizacyjnej

ABW – symbol

klasyfikacyjny

z wykazu akt ABW)

Tytuł

jednostki

archiwalnej

2

3

Daty

skrajne

Kategoria

archiwalna

Liczba

stron

w.

rcl

Lp.

.go

SPIS

ZDAWCZO-ODBIORCZY nr ....1), 2)

od

do

4

5

6

7

Nr i data zezwolenia

na przekazanie

dokumentacji

niearchiwalnej do

zniszczenia lub nr spisu

zdawczo-odbiorczego

przekazania do

archiwum3)

Uwagi

8

9

.....................................................................................

ww

(podpis kierownika jednostki/komórki organizacyjnej ABW)

Zdał: .....................................................

(podpis funkcjonariusza zdającego)

1)

2)

3)

Przyjął: .....................................................

(podpis dyrektora archiwum ABW

lub upoważnionego funkcjonariusza)

Nr nadaje archiwum ABW/komórka archiwalna jednostki organizacyjnej ABW.

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

Wypełnia archiwum ABW/komórka archiwalna jednostki organizacyjnej ABW.

Nazwa komórki/

jednostki organizacyjnej

ABW przekazującej

spisy

5

wg spisu

zdawczo-odbiorczego

przyjętych

Liczba jednostek

archiwalnych

6

7

9

przekazano

10

pozostało

11

Uwagi

v.p

l

8

zniszczono

Rozliczenie jednostek archiwalnych

.go

Data

wytworzenia

dokumentacji

– 13 –

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na

podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

2

1

w.

rcl

Data przyjęcia

spisu zdawczo-odbiorczego

REJESTR SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH1)

WZÓR

Monitor Polski

1)

Data

sporządzenia

spisu zdawczo-odbiorczego

Lp.

ww

§ 6. 1. Kwalifikacji dokumentacji według zasad, o których mowa w § 3–5, dokonuje się, począwszy od pierwszego

dokumentu, który został wytworzony lub wpłynął w danej sprawie.

ww

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji można dokonać po zakończeniu danej sprawy.

Załącznik nr 6

WZÓR

...................................................................

(pieczęć nagłówkowa wystawcy zezwolenia)

v.p

l

§ 7.3) Czynności kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji są dokonywane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu

akt Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanego dalej „wykazem akt ABW”, podlegającego ochronie zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

1)

2)

3)

Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228 i Nr 238, poz. 1578, z 2011 r.

Nr 53, poz. 273, Nr 84, poz. 455, Nr 117, poz. 677 i Nr 230, poz. 1371, z 2012 r. poz. 627 i 908 oraz z 2013 r. poz. 628, 675, 1247 i 1351.

Przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 147 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 grudnia 2008 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad

i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (M.P. z 2009 r.

Nr 1, poz. 3), które weszło w życie z dniem 22 stycznia 2009 r.

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 64 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2012 r. zmieniającego zarządzenie

w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

(M.P. poz. 570), które weszło w życie z dniem 18 sierpnia 2012 r.

v.p

l

Załącznik nr 7

Egz. nr .....1)

...............................................

.go

(miejscowość, data)

Zezwolenie nr ….2)

na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

Wyrażam zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia

.....................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................................

w.

rcl

.....................................................................................................................................................................................................

z lat . ............................................................................................................................................................................................

zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia .......................................................................

z dnia ............................................................, znak ...................................................................................................................,

w ilości około ........................................ (słownie: ...........................................................................................................) m.b.,

ww

z wyjątkiem poz. .........................................................................................................................................................................

1)

2)

...............................................

(pieczęć imienna i podpis

funkcjonariusza wydającego

zezwolenie)

Egz. nr 1 – pozostaje w jednostce organizacyjnej ABW brakującej dokumentację.

Egz. nr 2 – pozostaje w archiwum ABW.

Egz. nr 3 – pozostaje w instytucji niszczącej dokumentację.

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

WZÓR

v.p

l

§ 8. 1. W celu zbadania i oceny wartości dokumentacji oraz sprawdzenia prawidłowości jej kwalifikacji przeprowadza

się ekspertyzę archiwalną, zwaną dalej „ekspertyzą”.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” można

1)

utrzymać dotychczasowy okres jej przechowywania;

2)

przedłużyć okres jej przechowywania;

3)

zakwalifikować do kategorii „A” ze względu na jej znaczenie, zgodnie z art. 1 ustawy.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3, wykonuje dyrektor archiwum ABW.

Załącznik nr 8

...............................................

(miejscowość, data)

„Zatwierdzam”

..............................................................

.go

(kierownik jednostki organizacyjnej ABW)

PROTOKÓŁ1)

zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji

Komisja w składzie: (stopnie służbowe, imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

1. .................................................................................................................................................................................................

2. .................................................................................................................................................................................................

3. .................................................................................................................................................................................................

w.

rcl

dokonała w dniu .......................... 20 ...... r. zniszczenia niżej wymienionych komunikatów oraz materiałów z obserwacji

(np. fotografii, nagrań filmowych)

Lp.

Rodzaj nośnika

danych/nazwa

dokumentu

Pojemność

nośnika

Nr

ewidencyjny

Nr

egzemplarza

Uwagi/sposób zniszczenia

(rozmagnesowanie,

zniszczenie fizyczne)

ww

Przewodniczący komisji ...................................................

Członkowie komisji

(podpis)

1. ...............................................

(podpisy)

2. ...............................................

3. ...............................................

1)

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

WZÓR

v.p

l

§ 9. 1. Ekspertyzę wykonuje komisja powoływana przez dyrektora archiwum ABW złożona z wyznaczonych funkcjonariuszy archiwum ABW.

.go

2. Jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia ekspertyzy, dyrektor archiwum ABW występuje do jednostki organizacyjnej, która złożyła do archiwum ABW dokumentację, lub do jednostki organizacyjnej, która przejęła zadania tej jednostki

organizacyjnej, w celu uzyskania opinii zawierającej ocenę wartości dokumentacji. Stanowisko wyrażone w opinii nie jest

wiążące dla archiwum ABW.

Rozdział 3

Zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

Załącznik nr 9

...............................................

(miejscowość, data)

„Zatwierdzam”

..............................................................

.go

(kierownik jednostki organizacyjnej ABW)

PROTOKÓŁ1)

zniszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych

Komisja w składzie: (stopnie służbowe, imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

1. .................................................................................................................................................................................................

2. .................................................................................................................................................................................................

3. .................................................................................................................................................................................................

w.

rcl

4. .................................................................................................................................................................................................

dokonała w dniu .......................... 20..... r. zniszczenia niżej wymienionej dokumentacji i materiałów kryptograficznych

Lp.

Nazwa dokumentu

Nr dokumentu

Nr egzemplarza

ww

Przewodniczący komisji ...................................................

Członkowie komisji

(podpis)

1. ...............................................

(podpisy)

2. ...............................................

3. ...............................................

1)

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

§ 10. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się w archiwum ABW po dniu 1 stycznia roku następującego

po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

2. (uchylony).4)

w.

rcl

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych wykonuje się

w archiwum ABW, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy.

4. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla ABW.

5. O zamiarze podjęcia czynności brakowania, o której mowa w ust. 1, archiwum ABW powiadamia kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana. Wraz z powiadomieniem archiwum ABW

przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 5, nie zajmie stanowiska w terminie 14 dni od dnia

powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum ABW uznaje, że nie zachodzą przesłanki wymienione w § 11 ust. 1,

uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

Załącznik nr 10

v.p

l

(uchylony)15)

§ 11. 1. Nie podlega brakowaniu dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania minął, jeżeli jest niezbędna

do prac bieżących w jednostce organizacyjnej, a zwłaszcza konieczna do zachowania dla celów kontrolnych i dowodowych

w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

ww

2. W przypadku zaistnienia przesłanek wymienionych w ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej występuje do kierownika jednostki organizacyjnej z uzasadnionym wnioskiem o wyłączenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

Załącznik nr 11

WZÓR

Zasady sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych ABW

przekazywanych do archiwum państwowego

Część A – Zasady sporządzania wydruku spisu zdawczo-odbiorczego odpowiadającego treści spisu zdawczo-odbiorczego

w postaci dokumentu elektronicznego

Strona tytułowa

Na stronie tytułowej umieszcza się

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej ABW przekazującej materiały archiwalne;

2) miejscowość i datę sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego;

3) tytuł: „Spis zdawczo-odbiorczy”;

4) nazwę jednostki organizacyjnej ABW, która wytworzyła materiały archiwalne;

5) nazwę archiwum, do którego materiały archiwalne są przekazywane;

6) liczbę pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;

7) liczbę stron spisu zdawczo-odbiorczego;

8) datę i podpis przekazującego;

9) datę i podpis odbierającego.

2.

Kolejne strony spisu zdawczo-odbiorczego

Na kolejnych stronach spisu zdawczo-odbiorczego umieszcza się następujące elementy

1) w nagłówku każdej strony

a) „Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych «nazwa jednostki»”, gdzie «nazwa jednostki» oznacza

nazwę jednostki organizacyjnej ABW, która wytworzyła materiały archiwalne,

b) datę wydruku spisu zdawczo-odbiorczego;

2) w stopce każdej strony: numer strony spisu zdawczo-odbiorczego;

3) w treści każdej strony umieszcza się elementy

w.

rcl

.go

1.

a) L

 p.

Objaśnienie: liczba porządkowa w spisie zdawczo-odbiorczym, kolejna liczba naturalna począwszy od 1,

b) Znak jednostki archiwalnej

Objaśnienie: symbol klasyfikacyjny z wykazu akt ABW,

c) Tytuł jednostki archiwalnej

Objaśnienie: hasło klasyfikacyjne z wykazu akt ABW,

ww

d) Daty skrajne

– podelement: od

Objaśnienie: rok początkowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce,

– podelement: do

Objaśnienie: rok końcowy materiałów archiwalnych znajdujących się w teczce

Uwaga: W przypadku gdy dokumentacja w przekazywanej teczce dotyczy jednego roku, należy wpisać ten

sam rok w obu kolumnach,

e) Liczba stron

Objaśnienie: liczba stron w teczce,

f) Uwagi

Objaśnienie: dodatkowe informacje o dokumentacji w przekazywanej teczce. Miejsce na wpisanie informacji,

które mogą być istotne dla pełniejszego określenia przekazywanej jednostki archiwalnej, a nieuwzględnionych

w pozostałych elementach spisu zdawczo-odbiorczego.

15)

Przez § 1 pkt 3 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

v.p

l

Przykładowy wzór wyglądu pierwszej strony spisu zdawczo-odbiorczego

Egz. nr ....

..............................................................

(pieczęć ABW)

.go

...............................................

(miejscowość, data)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY Nr ....1)

materiałów archiwalnych ............................................................................................................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej ABW)

w.

rcl

przekazanych do archiwum państwowego w . ............................................................................................................................

.................................................................

ww

(data i podpis odbierającego)

1)

.................................................................

(data i podpis dyrektora archiwum ABW

lub upoważnionego funkcjonariusza)

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U.

z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji

niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

v.p

l

Przykładowy wzór wyglądu kolejnych stron spisu zdawczo-odbiorczego

data wydruku spisu zdawczo-odbiorczego

Znak jednostki

archiwalnej

Tytuł jednostki

archiwalnej

Daty skrajne

od – do

Stron

Uwagi

1

2

3

4

5

6

.go

Lp.

Część B – Zasady sporządzania spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego

spis zdawczo-odbiorczy zawiera informacje odnoszące się do całego spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A

ust. 1 pkt 1–6;

2)

spis zdawczo-odbiorczy zawiera dane dla każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w części A ust. 2

pkt 3 lit. a–e oraz może zawierać dane wymienione w części A ust. 2 pkt 3 lit. f.

ww

w.

rcl

1)

Nazwa archiwum

państwowego,

do którego

przekazano materiały

archiwalne

5

Daty skrajne

dokumentacji

Liczba

przekazanych

jednostek

archiwalnych

6

7

8

Sygnatura materiałów

archiwalnych nadana

po przekazaniu

9

Uwagi

v.p

l

.go

Nazwa

wytwórcy/rodzaj

przekazywanych

materiałów

archiwalnych

– 20 –

Odpowiednią klauzulą oznacza się po wypełnieniu zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.). Ustawa utraciła moc na

podstawie art. 190 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), która weszła w życie z dniem 2 stycznia 2011 r.

2

1

w.

rcl

Data

sporządzenia

spisu zdawczo-odbiorczego

REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH1)

WZÓR

Monitor Polski

1)

Nr spisu

zdawczo-odbiorczego

Lp.

ww

§ 12. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wykonuje się, z zastrzeżeniem § 19, przez

1)

przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu;

2)

sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

a)

oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich

oraz protokołu oceny tej dokumentacji,

b)

oznaczonej symbolem „Bc” oraz protokołu oceny tej dokumentacji

– zwanych dalej „spisem i protokołem”;

4)

Przez § 1 pkt 2 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

zatwierdzenie odpowiednio przez

a)

Szefa ABW – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

b)

kierownika jednostki organizacyjnej – spisu i protokołu dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. b.

v.p

l

3)

–5–

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 1 i 2 do zarządzenia.

3. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, sporządza się według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia.

Załącznik nr 12

§ 13. 1. Czynności brakowania wykonuje komisja brakująca dokumentację niearchiwalną.

2. W skład komisji brakującej dokumentację niearchiwalną wchodzą

wyznaczeni przez dyrektora archiwum ABW funkcjonariusze archiwum ABW w przypadkach, o których mowa

w § 10 ust. 1 i 3;

.go

1)

2)5) co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora archiwum ABW lub upoważnionego przez niego funkcjonariusza,

funkcjonariusz archiwum ABW oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki

organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna będzie brakowana w przypadku, o którym mowa w § 10 ust. 4.

3. Komisję, o której mowa w

1)

ust. 2 pkt 1, powołuje dyrektor archiwum ABW;

2)

ust. 2 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej.

w.

rcl

§ 14. 1.6) W przypadku brakowania dokumentacji, o której mowa w § 10 ust. 4, w sytuacji zaistnienia uzasadnionych

wątpliwości co do prawidłowej oceny jej przydatności praktycznej dla ABW każdy z członków komisji, o której mowa

w § 13 ust. 2 pkt 2, może wnieść zdanie odrębne do spisu i protokołu tej dokumentacji.

2. Dyrektor archiwum ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz wydaje opinię co do zasadności zgłoszonego

zdania odrębnego. Opinia jest wiążąca dla kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 15. 1. Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną sporządza dwa egzemplarze spisu i protokołu podlegające zatwierdzeniu przez osoby, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3. Jeden egzemplarz spisu i protokołu jest przechowywany

w jednostce organizacyjnej dokonującej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast drugi jest przekazywany do

archiwum ABW.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum ABW spis i protokół, o których mowa

w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu.

§ 16. 1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej zamieszcza się w

1)

2)

rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia;

odpowiadających jej inwentarzach.

ww

3)

spisie zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia;

2. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 12, bez względu na symbol kwalifikacyjny, którym dokumentacja została oznaczona, jest przechowywana w archiwum ABW i stanowi materiał archiwalny.

3.7) W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 10 ust. 4, informacje o wybrakowaniu

zamieszcza się we właściwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej brakującej dokumentację.

4.8) Czynności, o których mowa w ust. 3, dokonuje się za zgodą dyrektora archiwum ABW, jeżeli ewidencje te zostały

przekazane na stan ewidencyjny archiwum ABW.

5)

6)

7)

8)

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 3 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 4 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 5 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

Dodany przez § 1 pkt 5 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

§ 17. 1. Zezwolenie na przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwane dalej „zezwoleniem”, na podstawie zatwierdzonego przez osoby, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3, spisu i protokołu odpowiednio wydają

dyrektor archiwum ABW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz – dla dokumentacji, o której mowa w § 12

ust. 1 pkt 2;

2)

dyrektor delegatury ABW – dla dokumentacji, o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 2 lit. b, znajdującej się w delegaturze

ABW.

v.p

l

1)

2. Zezwolenie sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Zezwolenie sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej brakującej

dokumentację niearchiwalną, drugi jest przeznaczony dla archiwum ABW, a trzeci dla instytucji niszczącej dokumentację

niearchiwalną.

.go

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum ABW zezwolenie sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum ABW, a drugi w instytucji niszczącej tę dokumentację.

§ 18. 1. Bezpośredni nadzór nad zniszczeniem lub przekazaniem do zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej sprawuje przewodniczący komisji, o której mowa w § 13 ust. 1.

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia w instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną organizuje właściwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka lub komórka organizacyjna.

3.9) Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu zezwolenia,

w obecności wszystkich członków komisji, o której mowa w § 13 ust. 1, lub co najmniej w obecności jej przewodniczącego.

w.

rcl

4. Jednostka lub komórka organizacyjna, o której mowa w ust. 2, jest obowiązana powiadomić na piśmie archiwum

ABW o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie później niż w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpośrednio w jednostce organizacyjnej, która dokonała wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

§ 19. 1. Komunikaty oraz materiały z obserwacji spełniające warunki określone w art. 23 ust. 8 ustawy o ABW oraz AW

podlegają niezwłocznie protokolarnemu, komisyjnemu zniszczeniu, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12.

Zniszczenie komunikatów oraz materiałów z obserwacji zarządza Szef ABW, na podstawie pisemnego uzasadnionego

wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Ze zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji sporządza się protokół zniszczenia. Protokół zniszczenia,

zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi egzemplarz jest włączany do akt sprawy przekazywanej do archiwum ABW.

3. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 2, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 8 do zarządzenia.

ww

4. Niszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych, z pominięciem czynności, o których mowa w § 12,

po ustaniu ich przydatności praktycznej do dalszej pracy, dokonuje się na bieżąco we właściwej komórce organizacyjnej,

na podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika komórki organizacyjnej lub upoważnionego przez niego

funkcjonariusza skierowanego do kierownika jednostki organizacyjnej.

5. Ze zniszczenia dokumentacji i materiałów kryptograficznych sporządza się protokół zniszczenia. Protokół zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden

pozostaje w komórce organizacyjnej dokonującej zniszczenia, natomiast drugi jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację i materiały kryptograficzne.

6. Protokół zniszczenia, o którym mowa w ust. 5, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 9 do zarządzenia.

7. (uchylony).10)

9)

10)

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 6 zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 3.

Przez § 1 pkt 2 lit. a zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

9. (uchylony).10)

v.p

l

8. (uchylony).10)

10.11) Komisyjne niszczenie dokumentacji i materiałów, o których mowa w ust. 1 i 4, odbywa się bez udziału funkcjonariusza archiwum ABW.

Rozdział 4

Zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych

§ 20. 1. Materiały archiwalne ABW, które spełniają warunki określone w art. 32 ust. 1 ustawy, przekazuje do archiwów

państwowych dyrektor archiwum ABW, po uzyskaniu pisemnej zgody Szefa ABW.

.go

2. Materiały archiwalne ABW, które podlegają przekazaniu do archiwów państwowych, przygotowuje się zgodnie

z zasadami określonymi w przepisach w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania

oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

§ 21. 1. Materiały archiwalne ABW przekazuje się do archiwów państwowych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego

sporządzonego w postaci

1)

dokumentu elektronicznego;

2)

wydruku odpowiadającego treści dokumentu elektronicznego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci dokumentu elektronicznego przekazuje się do archiwów państwowych na informatycznym nośniku danych lub w drodze teletransmisji danych w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego.

w.

rcl

3. Dwa egzemplarze wydruku spisu zdawczo-odbiorczego, podpisane przez dyrektora archiwum ABW, przekazuje się

do archiwum państwowego wraz z przekazywanymi materiałami archiwalnymi ABW.

4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 11 do zarządzenia.

5. Informację o przekazaniu materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych zamieszcza się w rejestrze

spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze spisów materiałów przekazanych, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia.

§ 22. Do wymagań technicznych, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych, na których utrwalono materiały archiwalne ABW przekazywane do archiwów państwowych, stosuje się odpowiednio przepisy

w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały

archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

§ 23. 1. Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych ponosi ABW.

ww

2. ABW zapewnia we własnym zakresie organizację przekazania materiałów archiwalnych ABW do archiwów państwowych.

Rozdział 5

Przepis końcowy

§ 24. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia12).

11)

12)

W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 2 lit. b zarządzenia, o którym mowa w odnośniku 2.

Zarządzenie zostało ogłoszone w dniu 30 października 2007 r.

Załącznik nr 213)

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej1)

.go

Komisja w składzie: (stopnie służbowe, imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

1.

............................................................................................................................................................................................

2.

............................................................................................................................................................................................

3.

............................................................................................................................................................................................

4.

............................................................................................................................................................................................

w.

rcl

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej wymienionej w piśmie nr ..............

z dnia ..........................., w ilości ............. m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, której terminy

przechowywania określone w wykazie akt ABW upłynęły, oraz że utraciła przydatność do celów praktycznych jednostki

organizacyjnej ABW.

Przewodniczący komisji ...................................................

Członkowie komisji

(podpis)

1. ...............................................

(podpisy)

2. ...............................................

3. ...............................................

Dokument

podpisany przez

Grzegorz

Paczowski; RCL

Data: 2014.02.19

15:14:00 CET

MONITOR POLSKI

v.p

l

DZIENNIK URZĘDOWY RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Warszawa, dnia 19 lutego 2014 r.

Poz. 153

OBWIESZCZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

.go

z dnia 4 października 2013 r.

w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad i trybu postępowania

z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych

aktów prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 197, poz. 1172 i Nr 232, poz. 1378) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst zarządzenia nr 118 Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 października 2007 r. w sprawie zasad i trybu

postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (M.P. Nr 79,

poz. 843), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych

2)

zarządzeniem nr 147 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 grudnia 2008 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad

i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

(M.P. z 2009 r. Nr 1, poz. 3);

w.

rcl

1)

zarządzeniem nr 64 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2012 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad

i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

(M.P. poz. 570).

2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity zarządzenia nie obejmuje

1)

§ 2 zarządzenia nr 147 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 grudnia 2008 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad

i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

(M.P. z 2009 r. Nr 1, poz. 3), który stanowi

„§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.”;

§ 2 zarządzenia nr 64 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2012 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie zasad

i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

(M.P. poz. 570), który stanowi

„§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.”.

ww

2)

Prezes Rady Ministrów: D. Tusk

v.p

l

Załącznik do obwieszczenia Prezesa Rady Ministrów

z dnia 4 października 2013 r. (poz. 153)

ZARZĄDZENIE Nr 118

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 23 października 2007 r.

w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją

w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.

z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Załączniki do zarządzenia nr 118 Prezesa Rady

Ministrów z dnia 23 października 2007 r.

WZÓR

„Zatwierdzam”

(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)

..............................................................

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej ABW)

v.p

l