Zarządzenie Nr 118 Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 października 2007 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

§ 2. Postanowienie wchodzi w ˝ycie z dniem podpisania.

§ 1. Zwo∏uj´ pierwsze posiedzenie Senatu Rzeczypospolitej Polskiej wybranego w dniu 21 paêdziernika 2007 r. na dzieƒ 5 listopada 2007 r. o godz. 1800.

Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej: L. Kaczyƒski

843

ZARZÑDZENIE Nr 118 PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 23 paêdziernika 2007 r.

w sprawie zasad i trybu post´powania z materia∏ami archiwalnymi i innà dokumentacjà

w Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia

14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym

i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673,

z póên. zm.1)) zarzàdza si´, co nast´puje

Rozdzia∏ 1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarzàdzenie okreÊla

1) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze wzgl´du na okresy jej przechowywania

w Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego, zwanej

dalej „ABW”;

2) zasady i tryb brakowania w ABW innej dokumentacji ni˝ materia∏y archiwalne;

3) zasady i tryb przekazywania materia∏ów archiwalnych ABW do archiwów paƒstwowych;

4) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadaç formaty zapisu i informatyczne noÊniki danych

w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dzia∏alnoÊci podmiotów realizujàcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64,

poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73,

———————

1) Zmiany

tekstu jednolitego wymienionej ustawy zosta∏y

og∏oszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170,

poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

poz. 501), przekazywanych do archiwów paƒstwowych materia∏ów archiwalnych ABW utrwalonych

na informatycznych noÊnikach danych.

§ 2. Ilekroç w zarzàdzeniu jest mowa o

1) archiwum ABW — nale˝y przez to rozumieç archiwum paƒstwowe wyodr´bnione ABW dzia∏ajàce

na podstawie przepisów w sprawie archiwum

paƒstwowego wyodr´bnionego Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego, w ramach jednostki organizacyjnej ABW w∏aÊciwej w sprawach ewidencji i archiwum, z uwzgl´dnieniem komórek archiwalnych w innych jednostkach organizacyjnych

ABW;

2) brakowaniu — nale˝y przez to rozumieç ocen´

przydatnoÊci dokumentacji niearchiwalnej do celów praktycznych i wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej;

3) dokumentacji — nale˝y przez to rozumieç dokumentacj´, bez wzgl´du na jej wartoÊç archiwalnà

i sposób jej wytworzenia, wytworzonà w Urz´dzie

Ochrony Paƒstwa oraz ABW, a tak˝e dokumentacj´, która nap∏yn´∏a do Urz´du Ochrony Paƒstwa

oraz ABW;

4) dokumentacji kryptograficznej — nale˝y przez to

rozumieç informacje zwiàzane z budowà systemów kryptograficznych, ich organizacjà i eksploatacjà;

5) dyrektorze archiwum ABW — nale˝y przez to rozumieç kierownika jednostki organizacyjnej ABW

w∏aÊciwej w sprawach ewidencji i archiwum;

18) komunikacie z obserwacji — nale˝y przez to rozumieç opis faktów i ich okolicznoÊci sporzàdzony na

podstawie materia∏ów z obserwacji;

6) jednostce archiwalnej — nale˝y przez to rozumieç

odr´bnà fizycznie jednostk´ dokumentacji,

w szczególnoÊci ksi´g´, teczk´, fotografi´;

19) niszczeniu — nale˝y przez to rozumieç zniszczenie

dokumentacji w sposób uniemo˝liwiajàcy odtworzenie jej treÊci.

7) jednostce organizacyjnej — nale˝y przez to rozumieç jednostk´ organizacyjnà ABW;

Rozdzia∏ 2

8) komórce organizacyjnej — nale˝y przez to rozumieç komórk´ organizacyjnà lub samodzielne stanowisko s∏u˝bowe w jednostce organizacyjnej;

Zasady klasyfikowania i kwalifikowania

dokumentacji

9) klasyfikacji archiwalnej — nale˝y przez to rozumieç

podzia∏ dokumentacji na grupy rzeczowe w systemie dziesi´tnym ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego, stanowiàcym tajemnic´ paƒstwowà,

oznaczonym klauzulà „tajne”, przez nadanie w∏aÊciwych symboli klasyfikacyjnych;

10) kwalifikacji archiwalnej — nale˝y przez to rozumieç ocen´ wartoÊci archiwalnej dokumentacji

przez zaliczenie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie w∏aÊciwych symboli kwalifikacyjnych;

11) ustawie — nale˝y przez to rozumieç ustaw´ z dnia

14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

12) materia∏ach archiwalnych — nale˝y przez to rozumieç dokumentacj´ stanowiàcà materia∏y archiwalne, zgodnie z art. 1 ustawy;

13) dokumentacji niearchiwalnej — nale˝y przez to rozumieç innà dokumentacj´ ni˝ materia∏y archiwalne;

14) materia∏ach kryptograficznych — nale˝y przez to

rozumieç noÊniki zawierajàce dane s∏u˝àce do

przekszta∏cenia informacji w wiadomoÊç kryptograficznà, w szczególnoÊci klucze kryptograficzne,

wartoÊci poczàtkowe, kody wykorzystywane przez

algorytmy kryptograficzne;

15) ustawie o ABW oraz AW — nale˝y przez to rozumieç ustaw´ z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. Nr 74, poz. 676, z póên. zm.2));

§ 3. Dokumentacj´ kwalifikuje si´ do materia∏ów

archiwalnych lub dokumentacji niearchiwalnej.

§ 4. Materia∏y archiwalne oznacza si´ symbolem „A”.

§ 5. 1. Dokumentacj´ niearchiwalnà oznacza si´

symbolem „B”.

2. Dokumentacj´ niearchiwalnà ze wzgl´du na

okresy przechowywania oznacza si´

1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich okreÊlajàcych liczb´ lat przechowywania — podlegajàcà

po up∏ywie okresu przechowywania brakowaniu;

2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich okreÊlajàcych liczb´ lat przechowywania — podlegajàcà

po up∏ywie okresu przechowywania ponownej

kwalifikacji po przeprowadzeniu obowiàzkowej

ekspertyzy archiwalnej;

3) symbolem „Bc” — majàcà wy∏àcznie krótkotrwa∏e

znaczenie praktyczne, podlegajàcà brakowaniu po

ustaniu jej przydatnoÊci dla ABW, która nie podlega przekazaniu do archiwum ABW.

3. Okresy przechowywania okreÊlane cyframi

arabskimi, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, nale˝y liczyç od dnia 1 stycznia roku nast´pujàcego po zakoƒczeniu sprawy.

§ 6. 1. Kwalifikacji dokumentacji wed∏ug zasad,

o których mowa w § 3—5, dokonuje si´, poczàwszy od

pierwszego dokumentu, który zosta∏ wytworzony lub

wp∏ynà∏ w danej sprawie.

16) materia∏ach legalizacyjnych — nale˝y przez to rozumieç dokumenty, o których mowa w art. 35

ust. 2 ustawy o ABW oraz AW;

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kwalifikacji dokumentacji mo˝na dokonaç po zakoƒczeniu

danej sprawy.

17) materia∏ach z obserwacji — nale˝y przez to rozumieç dokumenty i materia∏y uzyskane w wyniku

realizacji czynnoÊci, o których mowa w art. 23

ust. 1 pkt 6 ustawy o ABW oraz AW;

§ 7. CzynnoÊci kwalifikacji i klasyfikacji dokumentacji sà dokonywane na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Agencji Bezpieczeƒstwa Wewn´trznego, stanowiàcego tajemnic´ paƒstwowà, oznaczonego klauzulà „tajne”, zwanego dalej „wykazem

akt ABW”.

———————

2) Zmiany wymienionej ustawy zosta∏y og∏oszone w Dz. U.

z 2003 r. Nr 90, poz. 844, Nr 113, poz. 1070, Nr 130,

poz. 1188 i Nr 166, poz. 1609, z 2004 r. Nr 109, poz. 1159,

Nr 171, poz. 1800, Nr 267, poz. 2647 i Nr 273, poz. 2703,

z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711 i Nr 218, poz. 1592 oraz

z 2007 r. Nr 25, poz. 162.

§ 8. 1. W celu zbadania i oceny wartoÊci dokumentacji oraz sprawdzenia prawid∏owoÊci jej kwalifikacji

przeprowadza si´ ekspertyz´ archiwalnà, zwanà dalej

„ekspertyzà”.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji

kategorii „B” oznaczonej symbolem „BE” mo˝na

1) utrzymaç dotychczasowy okres jej przechowywania;

2) przed∏u˝yç okres jej przechowywania;

3) zakwalifikowaç do kategorii „A” ze wzgl´du na jej

znaczenie, zgodnie z art. 1 ustawy.

3. CzynnoÊci, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3,

wykonuje dyrektor archiwum ABW.

§ 9. 1. Ekspertyz´ wykonuje komisja powo∏ywana

przez dyrektora archiwum ABW z∏o˝ona z wyznaczonych funkcjonariuszy archiwum ABW.

2. Je˝eli jest to niezb´dne do przeprowadzenia

ekspertyzy, dyrektor archiwum ABW wyst´puje do

jednostki organizacyjnej, która z∏o˝y∏a do archiwum

ABW dokumentacj´, lub do jednostki organizacyjnej,

która przej´∏a zadania tej jednostki organizacyjnej,

w celu uzyskania opinii zawierajàcej ocen´ wartoÊci

dokumentacji. Stanowisko wyra˝one w opinii nie jest

wià˝àce dla archiwum ABW.

Rozdzia∏ 3

Zasady i tryb brakowania dokumentacji

niearchiwalnej

§ 10. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

wykonuje si´ w archiwum ABW po dniu 1 stycznia roku nast´pujàcego po roku, w którym up∏ywa okres jej

przechowywania.

2. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” nieprzekazana do archiwum ABW przez jednostk´ organizacyjnà po up∏ywie okresu jej przechowywania podlega brakowaniu w tej jednostce organizacyjnej.

3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pochodzàcej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych wykonuje si´ w archiwum ABW, po uprzednim

przeprowadzeniu ekspertyzy.

4. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych bezpoÊrednio po utracie przez t´ dokumentacj´ przydatnoÊci praktycznej dla ABW.

5. O zamiarze podj´cia czynnoÊci brakowania,

o której mowa w ust. 1, archiwum ABW powiadamia

kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna b´dzie brakowana. Wraz z powiadomieniem archiwum ABW przekazuje spis dokumentacji niearchiwalnej proponowanej do wybrakowania.

6. Je˝eli kierownik jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 5, nie zajmie stanowiska w terminie

14 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, archiwum ABW uznaje, ˝e nie zachodzà przes∏anki wymienione w § 11 ust. 1, uniemo˝liwiajàce

podj´cie czynnoÊci brakowania.

Poz. 843

§ 11. 1. Nie podlega brakowaniu dokumentacja

niearchiwalna, której okres przechowywania minà∏, je˝eli jest niezb´dna do prac bie˝àcych w jednostce organizacyjnej, a zw∏aszcza konieczna do zachowania

dla celów kontrolnych i dowodowych w sprawach majàcych byç przedmiotem post´powania sàdowego lub

dyscyplinarnego.

2. W przypadku zaistnienia przes∏anek wymienionych w ust. 1 kierownik komórki organizacyjnej wyst´puje do kierownika jednostki organizacyjnej z uzasadnionym wnioskiem o wy∏àczenie z brakowania dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

§ 12. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

wykonuje si´, z zastrze˝eniem § 19, przez

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej podlegajàcej brakowaniu;

2) sporzàdzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej

przeznaczonej do zniszczenia

a) oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr

arabskich i oznaczonej symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oraz protoko∏u oceny tej

dokumentacji,

b) oznaczonej symbolem „Bc” oraz protoko∏u oceny tej dokumentacji

— zwanych dalej „spisem i protoko∏em”;

3) zatwierdzenie odpowiednio przez

a) Szefa ABW — spisu i protoko∏u dla dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

b) kierownika jednostki organizacyjnej — spisu

i protoko∏u dla dokumentacji, o której mowa

w pkt 2 lit. b.

2. Spis i protokó∏, o których mowa w ust. 1

pkt 2 lit. a, sporzàdza si´ wed∏ug wzoru stanowiàcego

odpowiednio za∏àczniki nr 1 i 2 do zarzàdzenia.

3. Spis i protokó∏, o których mowa w ust. 1 pkt 2

lit. b, sporzàdza si´ wed∏ug wzoru stanowiàcego odpowiednio za∏àczniki nr 3 i 4 do zarzàdzenia.

§ 13. 1. CzynnoÊci brakowania wykonuje komisja

brakujàca dokumentacj´ niearchiwalnà.

2. W sk∏ad komisji brakujàcej dokumentacj´ niearchiwalnà wchodzà

1) wyznaczeni przez dyrektora archiwum ABW funkcjonariusze archiwum ABW w przypadkach, o których mowa w § 10 ust. 1 i 3;

2) co najmniej jeden, wyznaczony przez dyrektora

archiwum ABW lub upowa˝nionego przez niego

funkcjonariusza, funkcjonariusz archiwum ABW

oraz przynajmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna b´dzie

brakowana w przypadkach, o których mowa

w § 10 ust. 2 i 4.

3. Komisj´, o której mowa w

1) ust. 2 pkt 1, powo∏uje dyrektor archiwum ABW;

2) ust. 2 pkt 2, powo∏uje kierownik jednostki organizacyjnej.

§ 14. 1. W przypadku brakowania dokumentacji,

o której mowa w § 10 ust. 2 i 4, w sytuacji zaistnienia

uzasadnionych wàtpliwoÊci co do prawid∏owej oceny

jej przydatnoÊci praktycznej dla ABW, ka˝dy z cz∏onków komisji, o której mowa w § 13 ust. 2 pkt 2, mo˝e

wnieÊç zdanie odr´bne do spisu i protoko∏u tej dokumentacji.

2. Dyrektor archiwum ABW lub upowa˝niony przez

niego funkcjonariusz wydaje opini´ co do zasadnoÊci

zg∏oszonego zdania odr´bnego. Opinia jest wià˝àca

dla kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 15. 1. Komisja brakujàca dokumentacj´ niearchiwalnà sporzàdza dwa egzemplarze spisu i protoko∏u

podlegajàce zatwierdzeniu przez osoby, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3. Jeden egzemplarz spisu i protoko∏u jest przechowywany w jednostce organizacyjnej dokonujàcej brakowania dokumentacji niearchiwalnej, natomiast drugi jest przekazywany do archiwum ABW.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum ABW spis i protokó∏, o których mowa w ust. 1, sporzàdza si´ w jednym egzemplarzu.

§ 16. 1. Informacje o wybrakowaniu dokumentacji

niearchiwalnej zamieszcza si´ w

1) spisie zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi

za∏àcznik nr 5 do zarzàdzenia;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych, którego

wzór stanowi za∏àcznik nr 6 do zarzàdzenia;

3) odpowiadajàcych jej inwentarzach.

2. Ewidencja dotyczàca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 12, bez wzgl´du na symbol kwalifikacyjny, którym dokumentacja

zosta∏a oznaczona, jest przechowywana w archiwum

ABW i stanowi materia∏ archiwalny.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w § 10 ust. 2 i 4, informacje

o wybrakowaniu zamieszcza si´ we w∏aÊciwych ewidencjach prowadzonych w jednostce organizacyjnej

brakujàcej dokumentacj´.

§ 17. 1. Zezwolenie na przekazanie wybrakowanej

dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, zwane

dalej „zezwoleniem”, na podstawie zatwierdzonego

przez osoby, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3, spisu i protoko∏u odpowiednio wydajà

1) dyrektor archiwum ABW lub upowa˝niony przez

niego funkcjonariusz — dla dokumentacji, o której

mowa w § 12 ust. 1 pkt 2;

Poz. 843

2) dyrektor delegatury ABW — dla dokumentacji,

o której mowa w § 12 ust. 1 pkt 2 lit. b, znajdujàcej

si´ w delegaturze ABW.

2. Zezwolenie sporzàdza si´ wed∏ug wzoru stanowiàcego za∏àcznik nr 7 do zarzàdzenia.

3. Zezwolenie sporzàdza si´ w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce organizacyjnej brakujàcej dokumentacj´ niearchiwalnà, drugi

jest przeznaczony dla archiwum ABW, a trzeci dla instytucji niszczàcej dokumentacj´ niearchiwalnà.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum ABW zezwolenie sporzàdza si´

w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje

w archiwum ABW, a drugi w instytucji niszczàcej t´

dokumentacj´.

§ 18. 1. BezpoÊredni nadzór nad zniszczeniem lub

przekazaniem do zniszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej sprawuje przewodniczàcy komisji, o której mowa w § 13 ust. 1.

2. Przekazanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia w instytucji niszczàcej dokumentacj´ niearchiwalnà organizuje w∏aÊciwa w sprawach administracyjno-gospodarczych jednostka lub

komórka organizacyjna.

3. Zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej powinno nastàpiç w obecnoÊci wszystkich

cz∏onków komisji, o której mowa w § 13 ust. 1, lub co

najmniej w obecnoÊci jej przewodniczàcego.

4. Jednostka lub komórka organizacyjna, o której

mowa w ust. 2, jest obowiàzana powiadomiç na piÊmie archiwum ABW o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej nie póêniej ni˝ w terminie

14 dni od daty jej zniszczenia.

5. Dopuszczalne jest zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej bezpoÊrednio w jednostce organizacyjnej,

która dokona∏a wybrakowania tej dokumentacji. Przepisy ust. 3 i 4 stosuje si´ odpowiednio.

§ 19. 1. Komunikaty oraz materia∏y z obserwacji

spe∏niajàce warunki okreÊlone w art. 23 ust. 8 ustawy

o ABW oraz AW podlegajà niezw∏ocznie protokolarnemu, komisyjnemu zniszczeniu, z pomini´ciem czynnoÊci, o których mowa w § 12. Zniszczenie komunikatów

oraz materia∏ów z obserwacji zarzàdza Szef ABW, na

podstawie pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

2. Ze zniszczenia komunikatów oraz materia∏ów

z obserwacji sporzàdza si´ protokó∏ zniszczenia. Protokó∏ zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporzàdzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonujàcej zniszczenia, natomiast drugi

egzemplarz jest w∏àczany do akt sprawy przekazywanej do archiwum ABW.

3. Protokó∏ zniszczenia, o którym mowa w ust. 2,

sporzàdza si´ wed∏ug wzoru stanowiàcego za∏àcznik

nr 8 do zarzàdzenia.

4. Niszczenia dokumentacji i materia∏ów kryptograficznych, z pomini´ciem czynnoÊci, o których mowa w § 12, po ustaniu ich przydatnoÊci praktycznej do

dalszej pracy, dokonuje si´ na bie˝àco we w∏aÊciwej

komórce organizacyjnej, na podstawie pisemnego

uzasadnionego wniosku kierownika komórki organizacyjnej lub upowa˝nionego przez niego funkcjonariusza skierowanego do kierownika jednostki organizacyjnej.

5. Ze zniszczenia dokumentacji i materia∏ów kryptograficznych sporzàdza si´ protokó∏ zniszczenia. Protokó∏ zniszczenia, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, jest sporzàdzany w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce organizacyjnej dokonujàcej zniszczenia, natomiast drugi

jest przekazywany do komórki organizacyjnej, która

wytworzy∏a dokumentacj´ i materia∏y kryptograficzne.

6. Protokó∏ zniszczenia, o którym mowa w ust. 5,

sporzàdza si´ wed∏ug wzoru stanowiàcego za∏àcznik

nr 9 do zarzàdzenia.

7. Niszczenie materia∏ów legalizacyjnych, które

utraci∏y wa˝noÊç lub usta∏a ich przydatnoÊç praktyczna do dalszej pracy, z pomini´ciem czynnoÊci, o których mowa w § 12, zarzàdza Szef ABW na podstawie

pisemnego uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej.

8. Ze zniszczenia materia∏ów legalizacyjnych sporzàdza si´ protokó∏ zniszczenia. Protokó∏ zniszczenia,

zatwierdzony przez Szefa ABW, jest sporzàdzany

w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje

w komórce organizacyjnej dokonujàcej zniszczenia,

natomiast drugi w∏àcza si´ do akt sprawy przekazywanej do archiwum ABW.

9. Protokó∏ zniszczenia, o którym mowa w ust. 8,

sporzàdza si´ wed∏ug wzoru stanowiàcego za∏àcznik

nr 10 do zarzàdzenia.

10. Komisyjne niszczenie dokumentacji i materia∏ów, o których mowa w ust. 1, 4 i 7, odbywa si´ bez

udzia∏u funkcjonariusza archiwum ABW.

Rozdzia∏ 4

Zasady i tryb przekazywania materia∏ów

archiwalnych ABW do archiwów paƒstwowych

Poz. 843

w sprawie post´powania z dokumentacjà, zasad jej

klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu

przekazywania materia∏ów archiwalnych do archiwów

paƒstwowych.

§ 21. 1. Materia∏y archiwalne ABW przekazuje si´

do archiwów paƒstwowych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporzàdzonego w postaci

1) dokumentu elektronicznego;

2) wydruku odpowiadajàcego treÊci dokumentu elektronicznego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci dokumentu

elektronicznego przekazuje si´ do archiwów paƒstwowych na informatycznym noÊniku danych lub w drodze teletransmisji danych w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum paƒstwowego.

3. Dwa egzemplarze wydruku spisu zdawczo-odbiorczego, podpisane przez dyrektora archiwum ABW,

przekazuje si´ do archiwum paƒstwowego wraz

z przekazywanymi materia∏ami archiwalnymi ABW.

4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa

w ust. 1, sporzàdza si´ wed∏ug wzoru stanowiàcego

za∏àcznik nr 11 do zarzàdzenia.

5. Informacj´ o przekazaniu materia∏ów archiwalnych ABW do archiwów paƒstwowych zamieszcza si´

w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych i w rejestrze

spisów materia∏ów przekazanych, którego wzór stanowi za∏àcznik nr 12 do zarzàdzenia.

§ 22. Do wymagaƒ technicznych, jakim powinny

odpowiadaç formaty zapisu i informatyczne noÊniki

danych, na których utrwalono materia∏y archiwalne

ABW przekazywane do archiwów paƒstwowych, stosuje si´ odpowiednio przepisy w sprawie wymagaƒ

technicznych formatów zapisu i informatycznych noÊników danych, na których utrwalono materia∏y archiwalne przekazywane do archiwów paƒstwowych.

§ 23. 1. Koszty zwiàzane z przekazaniem materia∏ów archiwalnych ABW do archiwów paƒstwowych

ponosi ABW.

2. ABW zapewnia we w∏asnym zakresie organizacj´ przekazania materia∏ów archiwalnych ABW do archiwów paƒstwowych.

Rozdzia∏ 5

Przepis koƒcowy

§ 20. 1. Materia∏y archiwalne ABW, które spe∏niajà

warunki okreÊlone w art. 32 ust. 1 ustawy, przekazuje

do archiwów paƒstwowych dyrektor archiwum ABW,

po uzyskaniu pisemnej zgody Szefa ABW.

2. Materia∏y archiwalne ABW, które podlegajà

przekazaniu do archiwów paƒstwowych, przygotowuje si´ zgodnie z zasadami okreÊlonymi w przepisach

§ 24. Zarzàdzenie wchodzi w ˝ycie z dniem og∏oszenia.

Prezes Rady Ministrów: J. Kaczyƒski

Za∏àczniki do zarzàdzenia nr 118 Prezesa Rady Ministrów

z dnia 23 paêdziernika 2007 r. (poz. 843)

Za∏àcznik nr 1

WZÓR

Za∏àcznik nr 2

WZÓR

Za∏àcznik nr 3

WZÓR

Za∏àcznik nr 4

WZÓR

Za∏àcznik nr 5

WZÓR

WZÓR

Za∏àcznik nr 6

Za∏àcznik nr 7

WZÓR

Za∏àcznik nr 8

WZÓR

Za∏àcznik nr 9

WZÓR

Za∏àcznik nr 10

WZÓR

Za∏àcznik nr 11

WZÓR

Zasady sporzàdzania spisu zdawczo-odbiorczego materia∏ów archiwalnych ABW przekazywanych

do archiwum paƒstwowego

Cz´Êç A — Zasady sporzàdzania wydruku spisu zdawczo-odbiorczego odpowiadajàcego treÊci spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego

1. Strona tytu∏owa

Na stronie tytu∏owej umieszcza si´

1) nazw´ i adres jednostki organizacyjnej ABW przekazujàcej materia∏y archiwalne;

2) miejscowoÊç i dat´ sporzàdzenia spisu zdawczo-odbiorczego;

3) tytu∏: „Spis zdawczo-odbiorczy”;

4) nazw´ jednostki organizacyjnej ABW, która wytworzy∏a materia∏y archiwalne;

5) nazw´ archiwum, do którego materia∏y archiwalne sà przekazywane;

6) liczb´ pozycji spisu zdawczo-odbiorczego;

7) liczb´ stron spisu zdawczo-odbiorczego;

8) dat´ i podpis przekazujàcego;

9) dat´ i podpis odbierajàcego.

2. Kolejne strony spisu zdawczo-odbiorczego

Na kolejnych stronach spisu zdawczo-odbiorczego umieszcza si´ nast´pujàce elementy

1) w nag∏ówku ka˝dej strony

a) „Spis zdawczo-odbiorczy materia∏ów archiwalnych «nazwa jednostki»”, gdzie «nazwa jednostki» oznacza nazw´ jednostki organizacyjnej ABW, która wytworzy∏a materia∏y archiwalne,

b) dat´ wydruku spisu zdawczo-odbiorczego;

2) w stopce ka˝dej strony: numer strony spisu zdawczo-odbiorczego;

3) w treÊci ka˝dej strony umieszcza si´ elementy

a) Lp.

ObjaÊnienie: liczba porzàdkowa w spisie zdawczo-odbiorczym, kolejna liczba naturalna poczàwszy od 1,

b) Znak jednostki archiwalnej

ObjaÊnienie: symbol klasyfikacyjny z wykazu akt ABW,

c) Tytu∏ jednostki archiwalnej

ObjaÊnienie: has∏o klasyfikacyjne z wykazu akt ABW,

d) Daty skrajne

— podelement: od

ObjaÊnienie: rok poczàtkowy materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´ w teczce,

— podelement: do

ObjaÊnienie: rok koƒcowy materia∏ów archiwalnych znajdujàcych si´ w teczce

Uwaga: W przypadku gdy dokumentacja w przekazywanej teczce dotyczy jednego roku, nale˝y wpisaç

ten sam rok w obu kolumnach,

e) Liczba stron

ObjaÊnienie: liczba stron w teczce,

f) Uwagi

ObjaÊnienie: dodatkowe informacje o dokumentacji w przekazywanej teczce. Miejsce na wpisanie informacji, które mogà byç istotne dla pe∏niejszego okreÊlenia przekazywanej jednostki archiwalnej,

a nieuwzgl´dnionych w pozosta∏ych elementach spisu zdawczo-odbiorczego.

Przyk∏adowy wzór wyglàdu pierwszej strony spisu zdawczo-odbiorczego

Przyk∏adowy wzór wyglàdu kolejnych stron spisu zdawczo-odbiorczego

data wydruku spisu zdawczo-odbiorczego

Cz´Êç B — Zasady sporzàdzania spisu zdawczo-odbiorczego w postaci dokumentu elektronicznego

1) spis zdawczo-odbiorczy zawiera informacje odnoszàce si´ do ca∏ego spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w cz´Êci A ust. 1 pkt 1—6;

2) spis zdawczo-odbiorczy zawiera dane dla ka˝dej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego wymienione w cz´Êci A ust. 2 pkt 3 lit. a—e oraz mo˝e zawieraç dane wymienione w cz´Êci A ust. 2 pkt 3 lit. f.

WZÓR

Za∏àcznik nr 12

842

POSTANOWIENIE PREZYDENTA RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

z dnia 24 paêdziernika 2007 r.

w sprawie zwo∏ania pierwszego posiedzenia Senatu Rzeczypospolitej Polskiej

Na podstawie art. 98 ust. 5 w zwiàzku z ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. stanowi si´, co nast´puje