Umowa międzynarodowa Umowa między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Japonii o przyznaniu japońskiej pomocy kulturalnej Bibliotece Narodowej w Warszawie, sporządzona w Warszawie dnia 6 kwietnia 2001 r.

115

UMOWA

mi´dzy Rzàdem Rzeczypospolitej Polskiej a Rzàdem Japonii o przyznaniu japoƒskiej pomocy kulturalnej

Bibliotece Narodowej w Warszawie,

sporzàdzona w Warszawie dnia 6 kwietnia 2001 r.

(Nota japoƒska)

His Excellency

Mr. W∏adys∏aw Bartoszewski

Minister of Foreign Affairs

of the Republic of Poland

Jego Ekscelencja

W∏adys∏aw Bartoszewski

Minister Spraw Zagranicznych

Rzeczypospolitej Polskiej

Ekscelencjo,

Excellency,

Mam zaszczyt nawiàzaç do niedawnych dyskusji

prowadzonych mi´dzy przedstawicielami Rzàdu Japonii i Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej, dotyczàcych dostarczenia sprz´tu audiowizualnego (zwanego dalej

„Sprz´tem”) dla Biblioteki Narodowej i zaproponowaç

w imieniu Rzàdu Japonii nast´pujàce ustalenia

I have the honour to refer to the recent discussions

held between the representatives of the Government

of Japan and of the Government of the Republic of

Poland concerning the supply of audio-visual equipment (hereinafter referred to as ”the Equipment”) to

the National Library, and to propose on behalf of the

Government of Japan the following arrangements

1. Pragnàc przyczyniç si´ do promocji dzia∏alnoÊci

kulturalnej i naukowej w Rzeczypospolitej Polskiej,

Rzàd Japonii zgodnie ze stosownymi prawami

i przepisami Japonii przyzna Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej dotacj´ w wysokoÊci do czterdziestu jeden milionów dziewi´ciuset tysi´cy jenów

(Y 41,900,000) (zwanà dalej „Grantem”).

1. For the purpose of contributing to the promotion of

cultural and scientific activities in the Republic of

Poland, the Government of Japan will extend to

the Government of the Republic of Poland, in

accordance with the relevant laws and regulations

of Japan, a grant up to forty-one million nine

hundred thousand yen (Y

– 41,900,000)(hereinafter

referred to as ”the Grant”).

2. (1) Grant zostanie wykorzystany przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej w sposób w∏aÊciwy i wy∏àcznie dla celów zakupu sprz´tu produkcji japoƒskiej lub polskiej i us∏ug zwiàzanych z nabyciem

takich produktów, w tym transportu sprz´tu do

portów Rzeczypospolitej Polskiej.

2. (1) The Grant will be used by the Government of

the Republic of Poland properly and exclusively

for the purchase of the Equipment, which will

be products of Japan or the Republic of Poland,

and of services relating to procurement of such

products, including the transportation of the

Equipment to ports in the Republic of Poland.

(2) Bez wzgl´du na postanowienia powy˝szego

punktu (1), jeÊli obydwa Rzàdy uznajà to za

wskazane, w ramach niniejszego Grantu mo˝e

byç zakupiony sprz´t wyprodukowany w krajach innych ni˝ Japonia lub Rzeczpospolita Polska.

(2) Notwithstanding the provisions of sub-paragraph (1) above, when the two

Governments

deem

it

necessary,

the

Equipment which will be products of countries

other than Japan or the Republic of Poland may

be purchased under the Grant.

3. Grant zostanie udost´pniony w okresie poczàwszy

od daty wejÊcia w ˝ycie niniejszych ustaleƒ do dnia

31 marca 2001 r., o ile okres ten nie zostanie przed∏u˝ony za obustronnym porozumieniem pomi´dzy odpowiednimi organami obydwu Rzàdów.

3. The Grant will be made available during the period

between the date of coming into force of the

present arrangements and March 31, 2002, unless

the period is extended by mutual agreement

between the authorities concerned of the two

Governments.

4. (1) Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ zawrze kontrakty oparte na

jenie japoƒskim z obywatelami Japonii lub osobami prawnymi Japonii, pozostajàcymi pod zarzàdem obywateli japoƒskich, dla celów zakupu

sprz´tu i us∏ug wymienionych w ust´pie 2. Kontrakty te zostanà zweryfikowane przez Rzàd Japonii pod kàtem zgodnoÊci z Grantem.

4. (1) The Government of the Republic of Poland or its

designated authority will enter into contracts in

Japanese yen with Japanese nationals or

Japanese juridical persons controlled by Japanese

nationals for the purchase of the Equipment and

services referred to in paragraph 2. Such contracts

shall be verified by the Government of Japan to be

eligible for the Grant.

(2) Po dokonaniu odpowiednich ustaleƒ z bankiem Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ otworzy rachunek

w imieniu Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej do

wykorzystania wy∏àcznie przy realizacji Grantu

w banku japoƒskim wskazanym przez Rzàd

Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ.

(2) The Government of the Republic of Poland or its

designated authority will open through banking

arrangements an account to be used only for

the purpose of the implementation of the Grant,

in the name of the Government of the Republic

of Poland in a bank of Japan designated by the

Government of the Republic of Poland or its

designated authority.

(3) Rzàd Japonii dokona zap∏aty w jenach japoƒskich, pokrywajàc w ten sposób zobowiàzania

zaciàgni´te przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej

lub przez wyznaczony przez niego organ w ramach zweryfikowanych kontraktów wymienionych w powy˝szym punkcie (1), na rachunek

wymieniony w powy˝szym punkcie (2), z chwilà gdy wnioski o dokonanie wyp∏aty zostanà

przed∏o˝one przez bank wymieniony w punkcie (2) Rzàdowi Japonii, zgodnie z upowa˝nieniem do wyp∏aty wydanym przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego

organ.

(3) The Government of Japan will make payments

in Japanese yen to cover the obligations

incurred by the Government of the Republic of

Poland or its designated authority under the

verified contracts referred to in sub-paragraph

(1) above to the account referred to in sub-paragraph (2) above, when payment requests

are presented by the bank referred to in sub-paragraph (2) above to the Government of

Japan under an authorization to pay issued by

the Government of the Republic of Poland or its

designated authority.

5. (1) Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne Êrodki

5. (1) The Government of the Republic of Poland will

take necessary measures

(a) by zapewniç natychmiastowy roz∏adunek

i zg∏oszenie celne sprz´tu w portach wy∏adunku w Rzeczypospolitej Polskiej oraz

transport krajowy sprz´tu;

(a) to ensure prompt unloading and customs

clearance at ports of disembarkation in the

Republic

of

Poland

and

internal

transportation therein of the Equipment;

(b) by zwolniç obywateli Japonii lub osoby

prawne Japonii, pozostajàce pod zarzàdem

obywateli japoƒskich, z op∏at celnych, podatków krajowych i innych op∏at fiskalnych, które mog∏yby zostaç na∏o˝one w Rzeczypospolitej Polskiej w zwiàzku z dostarczeniem

Sprz´tu i us∏ug w ramach Grantu;

(b) to exempt Japanese nationals or Japanese

juridical persons controlled by Japanese

nationals from customs duties, internal

taxes and other fiscal levies which may be

imposed in the Republic of Poland with

respect to the supply of the Equipment and

services under the Grant;

(c) by zapewniç w∏aÊciwà i skutecznà konserwacj´ i wykorzystanie sprz´tu oraz

(c) to ensure proper and effective maintenance

and use of the Equipment; and

(d) by pokryç wszelkie koszty, inne ni˝ te pokrywane w ramach Grantu, niezb´dne dla realizacji Grantu.

(d) to bear all the expenses, other than those

covered by the Grant, necessary for the

implementation of the Grant.

(2) W odniesieniu do ubezpieczenia przewozowego i morskiego Sprz´tu zakupionego w ramach

Grantu Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej powstrzyma si´ od nak∏adania jakichkolwiek restrykcji, które mog∏yby przeszkodziç uczciwej

i wolnej konkurencji pomi´dzy towarzystwami

ubezpieczeƒ przewozowych i morskich.

(2) With regard to the shipping and marine

insurance of the Equipment purchased under

the Grant, the Government of the Republic of

Poland will refrain from imposing any

restrictions that may hinder fair and free

competition among the shipping and marine

insurance companies.

6. Obydwa Rzàdy b´dà odbywaç konsultacje w odniesieniu do wszelkich spraw, które mog∏yby wyniknàç na skutek lub w zwiàzku z obecnymi ustaleniami.

6. The two Governments will consult with each other

in respect of any matter that may arise from or in

connection with the present arrangements.

Mam ponadto zaszczyt zaproponowaç, by niniejsza nota oraz nota b´dàca odpowiedzià Waszej Ekscelencji, potwierdzajàca w imieniu Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej powy˝sze ustalenia, zosta∏y uznane

za umow´ pomi´dzy obydwoma Rzàdami, która

wejdzie w ˝ycie z dniem odpowiedzi Waszej Ekscelencji.

I have further the honour to propose that the

present Note and Your Excellency‘s Note in reply

confirming on behalf of the Government of the

Republic of Poland the foregoing arrangements shall

be regarded as constituting an agreement between the

two Governments, which will enter into force on the

date of Your Excellency‘s reply.

Korzystam z okazji, aby ponowiç Waszej Ekscelencji wyrazy mego najwy˝szego szacunku.

I avail myself of this opportunity to extend to Your

Excellency the assurance of my highest consideration.

Hideaki Ueda

Ambasador Nadzwyczajny

i Pe∏nomocny

Japonii w Rzeczypospolitej Polskiej

Hideaki Ueda

Ambassador Extraordinary and

Plenipotentiary of Japan

to the Republic of Poland

Protokó∏ w sprawie

ustalonych szczegó∏ów proceduralnych

Agreed Minutes on Procedural Details

W odniesieniu do ust´pu 1, 2 oraz 4 Wymiany Not

pomi´dzy Rzàdem Japonii a Rzàdem Rzeczypospolitej

Polskiej z dnia 6 kwietnia 2001 r. (zwanej dalej „Wymianà Not”) w sprawie japoƒskiej pomocy kulturalnej

w postaci Grantu na zakup sprz´tu audiowizualnego

(zwanego dalej „Sprz´tem”) dla Biblioteki Narodowej

przedstawiciele Rzàdu Japonii oraz Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej pragnà zapisaç nast´pujàce szczegó∏y

proceduralne, które zosta∏y ustalone pomi´dzy w∏aÊciwymi organami obydwu Rzàdów

With reference to paragraph 1, 2 and 4 of the

Exchange of Notes between the Government of Japan

and the Government of the Republic of Poland dated

April 6, 2001 (hereinafter referred to as ”the Exchange

of Notes”), concerning the Japanese cultural Grant aid

for the supply of audio-visual equipment (hereinafter

referred to as ”the Equipment”) to the National

Library, the representatives of the Government of

Japan and the Government of the Republic of Poland

wish to record the following procedural details which

have been agreed upon between the authorities

concerned of the two Governments

1. Przetarg

(1) Grant zostanie wykorzystany w sposób skuteczny

i niedyskryminacyjny dla celu zakupu sprz´tu

i us∏ug wymienionych w ust´pie 2 Wymiany Not.

(2) W celu zapewnienia zgodnoÊci z tymi kryteriami

wymagane jest, aby Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ zatrudni∏y

niezale˝nego i kompetentnego przedstawiciela,

który pomóg∏by Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu organowi przeprowadziç

przetarg na Sprz´t.

1. Tender

(1) The Grant shall be used efficiently and non-discriminately for the purchase of the Equipment

and services referred to in paragraph 2 of the

Exchange of Notes. In order to ensure compliance

with such requirements, it is required that the

Government of the Republic of Poland or its

designated authority employ an independent and

competent agent for assisting the Government of

the Republic of Poland or its designated authority

to conduct the tender for the Equipment.

Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ powinien wi´c w okresie jednego miesiàca od daty wejÊcia w ˝ycie Wymiany Not

zawrzeç kontrakt wymieniony w punkcie 4 Wymiany Not z Japoƒskim Mi´dzynarodowym Systemem Wspó∏pracy (Japan International Cooperation System — JICS) (zwanym dalej „Przedstawicielem”) w celu zapewnienia pomocy Rzàdowi

Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu

przez niego organowi, zgodnie z Zakresem Us∏ug

Przedstawiciela, sformu∏owanym w za∏àczniku.

The Government of the Republic of Poland or its

designated authority shall, therefore, conclude a

contract referred to in paragraph 4 of the

Exchange of Notes, within one month after the

date of coming into force of the Exchange of

Notes, with Japan International Cooperation

System (JICS) (hereinafter referred to as ”the

Agent”) to assist the Government of the Republic

of Poland or its designated authority in

accordance with the Scope of the Agent’s Services

as set forth in Appendix.

(2) Wy˝ej wymieniony kontrakt wejdzie w ˝ycie po

weryfikacji przez Rzàd Japonii w formie pisemnej.

(2) The said contract shall become effective upon the

verification of the Government of Japan in a

written form.

2. Wynagrodzenie Przedstawiciela

2. The Agent’s fee

(1) Kwota wymieniona w ust´pie 1 rzeczonej Wymiany Not b´dzie obejmowaç wynagrodzenie Przedstawiciela.

(1) The amount mentioned in paragraph 1 of the said

Exchange of Notes shall include the Agent’s fee.

(2) Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ wydadzà, zgodnie z wy˝ej wymienionym kontraktem, upowa˝nienie do doko-

(2) The Government of the Republic of Poland or its

designated authority shall issue an authorization

to pay, in accordance with the above-mentioned

nania wyp∏aty do banku wymienionego w punkcie

(2) ust´pu 4 Wymiany Not.

contract, to the bank referred to in sub-paragraph

(2) of paragraph 4 of the Exchange of Notes.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Warsaw, April 6, 2001

Hideaki Ueda

Ambasador Nadzwyczajny

i Pe∏nomocny

Japonii

w Rzeczypospolitej Polskiej

W zast´pstwie

Pana W∏adys∏awa

Bartoszewskiego

Ministra Spraw

Zagranicznych

Stefan Meller

Podsekretarz Stanu

w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych

Rzeczypospolitej

Polskiej

Hideaki Ueda

Ambassador

Extraordinary and

Plenipotentiary of Japan

to the Republic of Poland

For Mr. W∏adys∏aw

Bartoszewski

Minister of Foreign Affairs

Stefan Meller

Undersecretary of State

at the Ministry of Foreign

Affairs

of the Republic of Poland

(Zapis z dyskusji)

(Record of Discussions)

W zwiàzku z Wymianà Not z dnia 6 kwietnia 2001 r.

dotyczàcà japoƒskiej pomocy kulturalnej w postaci

Grantu na zakup sprz´tu audiowizualnego dla Biblioteki Narodowej (zwanej dalej „Wymianà Not”) przedstawiciele Delegacji Japoƒskiej i Delegacji Polskiej pragnà zapisaç, co nast´puje

In connection with the Exchange of Notes dated

April 6, 2001 concerning the Japanese cultural grant

aid for the supply of audio-visual equipment to the

National Library (hereinafter referred to as ”the

Exchange of Notes”), the representatives of the

Japanese Delegation and of the Polish Delegation

wish to record the following

1. OdnoÊnie do punktu (1) ust´pu 2 Wymiany Not

przedstawiciel Delegacji Japoƒskiej oÊwiadczy∏, ˝e

Rzàd Japonii zak∏ada, i˝ Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne Êrodki, by zapobiec sk∏adaniu wszelkich ofert, prezentów bàdê p∏atnoÊci,

proponowaniu zap∏aty lub korzyÊci, które by∏yby

równoznaczne w Rzeczypospolitej Polskiej z praktykami korupcji, a które by∏yby podejmowane jako

zach´ta lub nagroda za przyznanie kontraktów wymienionych w punkcie (1) ust´p 4 Wymiany Not.

1. With regard to sub-paragraph (1) of paragraph 2 of

the Exchange of Notes, the representative of the

Japanese Delegation stated that the Government

of Japan understands that the Government of the

Republic of Poland will take necessary measures

to prevent any offer, gift or payment, consideration

or benefit which would be construed as a corrupt

practice in the Republic of Poland from being

made as an inducement to or reward for the award

of the contracts referred to in sub-paragraph (1) of

paragraph 4 of the Exchange of Notes.

2. Przedstawiciel Delegacji Polskiej oÊwiadczy∏, ˝e jego Delegacja nie ma zastrze˝eƒ do powy˝szego

oÊwiadczenia przedstawiciela Delegacji Japoƒskiej.

2. The representative of the Polish Delegation stated

that his Delegation has no objection to the

statement by the representative of the Japanese

Delegation referred to above.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Warsaw, April 6, 2001

Hideaki Ueda

Ambasador Nadzwyczajny

i Pe∏nomocny

Japonii

w Rzeczypospolitej

Polskiej

W zast´pstwie

Pana W∏adys∏awa

Bartoszewskiego

Ministra Spraw

Zagranicznych

Stefan Meller

Podsekretarz Stanu

w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych

Rzeczypospolitej Polskiej

Hideaki Ueda

Ambassador

Extraordinary and

Plenipotentiary of Japan

to the Republic of Poland

For Mr. W∏adys∏aw

Bartoszewski

Minister of Foreign Affairs

Stefan Meller

Undersecretary of State

at the Ministry of Foreign

Affairs

of the Republic of Poland

Za∏àcznik

Appendix

Zakres Us∏ug Przedstawiciela

(Japoƒskiego Mi´dzynarodowego Systemu

Wspó∏pracy)

Scope of the Agent’s Services

1. Przygotowanie wykazu Sprz´tu na podstawie

wniosku, który zosta∏ przed∏o˝ony w formie pisemnej do Ambasady Japonii w Rzeczypospolitej Pol-

1. Preparation of the list of the products to be

tendered (hereinafter referred to as ”the

Equipment”) on the basis of the request which was

skiej przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

submitted in a written form to the Embassy of

Japan in the Republic of Poland by the

Government of the Republic of Poland or its

designated authority.

2. Zbadanie kosztów i wyszczególnienie Sprz´tu oraz

ustalenie górnej ceny dla przetargu.

2. Surveying the cost and specifications of the

Equipment and determining the ceiling price of the

tender.

3. Przygotowanie projektu dokumentów przetargowych, które b´dà zawieraç warunki przetargu

i specyfikacje techniczne w j´zyku japoƒskim.

3. Preparation of the draft of tender documents

which include terms and conditions of the tender

and the technical specifications.

4. Publiczne og∏oszenie przetargu i dystrybucja dokumentów przetargowych.

4. Making the public notice of the tender and

distributing the tender documents.

5. Pomoc Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi przy rozpocz´ciu przetargu w biurze Przedstawiciela w obecnoÊci przedstawicieli firm uczestniczàcych w przetargu oraz przy ocenie ofert przetargowych i wyznaczeniu zwyci´zcy w przetargu.

5. Assisting the Government of the Republic of

Poland or its designated authority to open tender

at the office of the Agent in the presence of the

representatives of the tenderers and to evaluate

the tender and to determine the successful

tenderer.

6. Przygotowanie sprawozdania z oceny przetargu

w j´zyku angielskim i przed∏o˝enie sprawozdania

Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi.

6. Preparation of the tender evaluation report in

English language and submission of the report to

the Government of the Republic of Poland or its

designated authority.

(Nota polska)

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Warsaw, April 6, 2001

Jego Ekscelencja

Hideaki Ueda

Ambasador Nadzwyczajny i Pe∏nomocny

Japonii w Rzeczypospolitej Polskiej

His Excellency

Mr. Hideaki Ueda

Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary

of Japan to the Republic of Poland

Ekscelencjo,

Excellency,

Mam zaszczyt potwierdziç otrzymanie Noty Waszej

Ekscelencji z dnia dzisiejszego, która brzmi, jak nast´puje

I have the honour to acknowledge the receipt of

Your Excellency’s Note of today’s date, which reads as

follows

„Mam zaszczyt nawiàzaç do niedawnych dyskusji

prowadzonych mi´dzy przedstawicielami Rzàdu Japonii i Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej dotyczàcych dostarczenia sprz´tu audiowizualnego (zwanego dalej

«Sprz´tem») dla Biblioteki Narodowej i zaproponowaç

w imieniu Rzàdu Japonii nast´pujàce ustalenia

”I have the honour to refer to the recent

discussions held between the representatives of the

Government of Japan and of the Government of the

Republic of Poland concerning the supply of audio-visual equipment (hereinafter referred to as ”the

Equipment”) to the National Library, and to propose

on behalf of the Government of Japan the following

arrangements

1. Pragnàc przyczyniç si´ do promocji dzia∏alnoÊci

kulturalnej i naukowej w Rzeczypospolitej Polskiej,

Rzàd Japonii zgodnie ze stosownymi prawami

i przepisami Japonii przyzna Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej dotacj´ w wysokoÊci do czterdziestu jeden milionów dziewi´ciuset tysi´cy jenów

(Y 41,900,000) (zwanà dalej «Grantem»).

1. For the purpose of contributing to the promotion of

cultural and scientific activities in the Republic of

Poland, the Government of Japan will extend to

the Government of the Republic of Poland, in

accordance with the relevant laws and regulations

of Japan, a grant up to forty-one million nine

hundred thousand yen (Y

– 41,900,000)(hereinafter

referred to as ”the Grant”).

2. (1) Grant zostanie wykorzystany przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej w sposób w∏aÊciwy i wy∏àcznie dla celów zakupu Sprz´tu produkcji japoƒskiej lub polskiej i us∏ug zwiàzanych z nabyciem

takich produktów, w tym transportu Sprz´tu do

portów Rzeczypospolitej Polskiej.

2. (1) The Grant will be used by the Government of

the Republic of Poland properly and exclusively

for the purchase of the Equipment, which will

be products of Japan or the Republic of Poland,

and of services relating to procurement of such

products, including the transportation of the

Equipment to ports in the Republic of Poland.

(2) Bez wzgl´du na postanowienia powy˝szego

punktu (1), jeÊli obydwa Rzàdy uznajà to za

wskazane, w ramach niniejszego Grantu mo˝e

byç zakupiony Sprz´t wyprodukowany w krajach innych ni˝ Japonia lub Rzeczpospolita Polska.

(2) Notwithstanding the provisions of sub-paragraph (1) above, when the two

Governments

deem

it

necessary,

the

Equipment which will be products of countries

other than Japan or the Republic of Poland may

be purchased under the Grant.

3. Grant zostanie udost´pniony w okresie poczàwszy

od daty wejÊcia w ˝ycie niniejszych ustaleƒ do dnia

31 marca 2001 r., o ile okres ten nie zostanie przed∏u˝ony za obustronnym porozumieniem pomi´dzy odpowiednimi organami obydwu Rzàdów.

3. The Grant will be made available during the period

between the date of coming into force of the

present arrangements and March 31, 2002, unless

the period is extended by mutual agreement

between the authorities concerned of the two

Governments.

4. (1) Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ zawrze kontrakty oparte na

jenie japoƒskim z obywatelami Japonii lub osobami prawnymi Japonii pozostajàcymi pod zarzàdem obywateli japoƒskich dla celów zakupu

Sprz´tu i us∏ug wymienionych w ust´pie 2. Kontrakty te zostanà zweryfikowane przez Rzàd Japonii pod kàtem zgodnoÊci z Grantem.

4. (1) The Government of the Republic of Poland or its

designated authority will enter into contracts in

Japanese yen with Japanese nationals or

Japanese juridical persons controlled by

Japanese nationals for the purchase of the

Equipment and services referred to in

paragraph 2. Such contracts shall be verified by

the Government of Japan to be eligible for the

Grant.

(2) Po dokonaniu odpowiednich ustaleƒ z bankiem

Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ otworzy rachunek w imieniu

Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej do wykorzystania wy∏àcznie przy realizacji Grantu w banku japoƒskim wskazanym przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

(2) The Government of the Republic of Poland or its

designated authority will open through banking

arrangements an account to be used only for

the purpose of the implementation of the Grant,

in the name of the Government of the Republic

of Poland in a bank of Japan designated by the

Government of the Republic of Poland or its

designated authority.

(3) Rzàd Japonii dokona zap∏aty w jenach japoƒskich, pokrywajàc w ten sposób zobowiàzania

zaciàgni´te przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej

lub przez wyznaczony przez niego organ w ramach zweryfikowanych kontraktów wymienionych w powy˝szym punkcie (1), na rachunek

wymieniony w powy˝szym punkcie (2), z chwilà gdy wnioski o dokonanie wyp∏aty zostanà

przed∏o˝one przez bank wymieniony w punkcie (2) Rzàdowi Japonii, zgodnie z upowa˝nieniem do wyp∏aty wydanym przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego

organ.

(3) The Government of Japan will make payments

in Japanese yen to cover the obligations

incurred by the Government of the Republic of

Poland or its designated authority under the

verified contracts referred to in sub-paragraph

(1) above to the account referred to in sub-paragraph (2) above, when payment requests

are presented by the bank referred to in sub-paragraph (2) above to the Government of

Japan under an authorization to pay issued by

the Government of the Republic of Poland or its

designated authority.

5. (1) Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne Êrodki

5. (1) The Government of the Republic of Poland will

take necessary measures

(a) by zapewniç natychmiastowy roz∏adunek

i zg∏oszenie celne Sprz´tu w portach wy∏adunku w Rzeczypospolitej Polskiej oraz

transport krajowy Sprz´tu;

(a) to ensure prompt unloading and customs

clearance at ports of disembarkation in the

Republic

of

Poland

and

internal

transportation therein of the Equipment;

(b) by zwolniç obywateli Japonii lub osoby

prawne Japonii pozostajàce pod zarzàdem

obywateli japoƒskich z op∏at celnych, podatków krajowych i innych op∏at fiskalnych, któ-

(b) to exempt Japanese nationals or Japanese

juridical persons controlled by Japanese

nationals from customs duties, internal

taxes and other fiscal levies which may be

re mog∏yby zostaç na∏o˝one w Rzeczypospolitej Polskiej w zwiàzku z dostarczeniem

Sprz´tu i us∏ug w ramach Grantu;

imposed in the Republic of Poland with

respect to the supply of the Equipment and

services under the Grant;

(c) by zapewniç w∏aÊciwà i skutecznà konserwacj´ i wykorzystanie sprz´tu oraz

(c) to ensure proper and effective maintenance

and use of the Equipment; and

(d) by pokryç wszelkie koszty, inne ni˝ te pokrywane w ramach Grantu, niezb´dne dla realizacji Grantu.

(d) to bear all the expenses, other than those

covered by the Grant, necessary for the

implementation of the Grant.

(2) W odniesieniu do ubezpieczenia przewozowego i morskiego Sprz´tu zakupionego w ramach

Grantu Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej powstrzyma si´ od nak∏adania jakichkolwiek restrykcji, które mog∏yby przeszkodziç uczciwej

i wolnej konkurencji pomi´dzy towarzystwami

ubezpieczeƒ przewozowych i morskich.

(2) With regard to the shipping and marine

insurance of the Equipment purchased under

the Grant, the Government of the Republic of

Poland will refrain from imposing any

restrictions that may hinder fair and free

competition among the shipping and marine

insurance companies.

6. Obydwa Rzàdy b´dà odbywaç konsultacje w odniesieniu do wszelkich spraw, które mog∏yby wyniknàç

na skutek lub w zwiàzku z obecnymi ustaleniami.

6. The two Governments will consult with each other

in respect of any matter that may arise from or in

connection with the present arrangements.

Mam ponadto zaszczyt zaproponowaç, by niniejsza nota oraz nota b´dàca odpowiedzià Waszej Ekscelencji, potwierdzajàca w imieniu Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej powy˝sze ustalenia, zosta∏y uznane za

umow´ pomi´dzy obydwoma Rzàdami, która wejdzie

w ˝ycie z dniem odpowiedzi Waszej Ekscelencji”.

I have further the honour to propose that the

present Note and Your Excellency‘s Note in reply

confirming on behalf of the Government of the

Republic of Poland the foregoing arrangements shall

be regarded as constituting an agreement between the

two Governments, which will enter into force on the

date of Your Excellency‘s reply.”

Mam ponadto zaszczyt potwierdziç w imieniu Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej powy˝sze ustalenia oraz

zgodziç si´, i˝ Nota Waszej Ekscelencji i niniejsza Nota

zostanà uznane za umow´ pomi´dzy obydwoma Rzàdami, która wejdzie w ˝ycie z dniem niniejszej odpowiedzi.

Korzystam z okazji, aby ponowiç Waszej Ekscelencji

wyrazy mego najwy˝szego szacunku.

I have further the honour to confirm on behalf of

the Government of the Republic of Poland the

foregoing arrangements and to agree that Your

Excellency’s Note and this Note shall be regarded as

constituting an agreement between the two

Governments, which will enter into force on the date

of this reply.

I avail myself of this opportunity to extend to Your

Excellency the assurance of my highest consideration.

W zast´pstwie Pana W∏adys∏awa Bartoszewskiego

Ministra Spraw Zagranicznych

Stefan Meller

Podsekretarz Stanu

w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

Rzeczypospolitej Polskiej

For Mr. W∏adys∏aw Bartoszewski

Minister of Foreign Affairs

Stefan Meller

Undersecretary of State

at the Ministry of Foreign Affairs

of the Republic of Poland

Protokó∏ w sprawie

ustalonych szczegó∏ów proceduralnych

Agreed Minutes on Procedural Details

W odniesieniu do ust´pu 1, 2 oraz 4 Wymiany Not

pomi´dzy Rzàdem Japonii a Rzàdem Rzeczypospolitej

Polskiej z dnia 6 kwietnia 2001 r. (zwanej dalej „Wymianà Not”) w sprawie japoƒskiej pomocy kulturalnej

w postaci Grantu na zakup sprz´tu audiowizualnego

(zwanego dalej „Sprz´tem”) dla Biblioteki Narodowej

przedstawiciele Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej oraz

Rzàdu Japonii pragnà zapisaç nast´pujàce szczegó∏y

proceduralne, które zosta∏y ustalone pomi´dzy w∏aÊciwymi organami obydwu Rzàdów

With reference to paragraph 1, 2 and 4 of the

Exchange of Notes between the Government of the

Republic of Poland and the Government of Japan dated April 6, 2001 (hereinafter referred to as ”the

Exchange of Notes”), concerning the Japanese cultural grant aid for the supply of audio-visual equipment

(hereinafter referred to as ”the Equipment”) to the

National Library, the representatives of the Government of the Republic of Poland and the Government of

Japan wish to record the following procedural details

which have been agreed upon between the authorities

concerned of the two Governments

1. Przetarg

Poz. 115

1. Tender

(1) Grant zostanie wykorzystany w sposób skuteczny

i niedyskryminacyjny dla celu zakupu Sprz´tu

i us∏ug wymienionych w ust´pie 2 Wymiany Not.

W celu zapewnienia zgodnoÊci z tymi kryteriami

wymagane jest, aby Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ zatrudni∏y

niezale˝nego i kompetentnego przedstawiciela,

który pomóg∏by Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu organowi przeprowadziç

przetarg na Sprz´t.

(1) The Grant shall be used efficiently and non-discriminately for the purchase of the Equipment

and services referred to in paragraph 2 of the

Exchange of Notes. In order to ensure compliance

with such requirements, it is required that the

Government of the Republic of Poland or its

designated authority employ an independent and

competent agent for assisting the Government of

the Republic of Poland or its designated authority

to conduct the tender for the Equipment.

Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ powinien wi´c w okresie jednego miesiàca od daty wejÊcia w ˝ycie Wymiany Not

zawrzeç kontrakt wymieniony w punkcie 4 Wymiany Not z Japoƒskim Mi´dzynarodowym Systemem Wspó∏pracy (Japan International Cooperation System — JICS) (zwanym dalej „Przedstawicielem”) w celu zapewnienia pomocy Rzàdowi

Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu

przez niego organowi, zgodnie z Zakresem Us∏ug

Przedstawiciela, sformu∏owanym w za∏àczniku.

The Government of the Republic of Poland or its

designated authority shall, therefore, conclude a

contract referred to in paragraph 4 of the

Exchange of Notes, within one month after the

date of coming into force of the Exchange of

Notes, with Japan International Cooperation

System (JICS) (hereinafter referred to as ”the

Agent”) to assist the Government of the Republic

of Poland or its designated authority in

accordance with the Scope of the Agent’s Services

as set forth in Appendix.

(2) Wy˝ej wymieniony kontrakt wejdzie w ˝ycie po

weryfikacji przez Rzàd Japonii w formie pisemnej.

(2) The said contract shall become effective upon the

verification of the Government of Japan in a

written form.

2. Wynagrodzenie Przedstawiciela

2. The Agent’s fee

(1) Kwota wymieniona w ust´pie 1 rzeczonej Wymiany Not b´dzie obejmowaç wynagrodzenie Przedstawiciela.

(1) The amount mentioned in paragraph 1 of the said

Exchange of Notes shall include the Agent’s fee.

(2) Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony

przez niego organ wydadzà, zgodnie z wy˝ej wymienionym kontraktem, upowa˝nienie do dokonania wyp∏aty do banku wymienionego w punkcie (2) ust´pu 4 Wymiany Not.

(2) The Government of the Republic of Poland or its

designated authority shall issue an authorization

to pay, in accordance with the above-mentioned

contract, to the bank referred to in sub-paragraph

(2) of paragraph 4 of the Exchange of Notes.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Warsaw, April 6, 2001

Hideaki Ueda

Ambasador Nadzwyczajny

i Pe∏nomocny

Japonii

w Rzeczypospolitej

Polskiej

W zast´pstwie

Pana W∏adys∏awa

Bartoszewskiego

Ministra Spraw

Zagranicznych

Stefan Meller

Podsekretarz Stanu

w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych

Rzeczypospolitej Polskiej

Hideaki Ueda

Ambassador

Extraordinary and

Plenipotentiary of Japan

to the Republic of Poland

For Mr. W∏adys∏aw

Bartoszewski

Minister of Foreign Affairs

Stefan Meller

Undersecretary of State

at the Ministry of Foreign

Affairs

of the Republic of Poland

(Zapis z dyskusji)

(Record of Discussions)

W zwiàzku z Wymianà Not z dnia 6 kwietnia 2001 r.

dotyczàcà japoƒskiej pomocy kulturalnej w postaci

Grantu na zakup sprz´tu audiowizualnego dla Biblioteki Narodowej (zwanej dalej „Wymianà Not”) przedstawiciele Delegacji Polskiej i Delegacji Japoƒskiej pragnà zapisaç, co nast´puje

In connection with the Exchange of Notes dated

April 6, 2001 concerning the Japanese cultural grant

aid for the supply of audio-visual equipment to the

National Library (hereinafter referred to as ”the

Exchange of Notes”), the representatives of the Polish

Delegation and of the Japanese Delegation wish to

record the following

1. OdnoÊnie do punktu (1) ust´pu 2 Wymiany Not

przedstawiciel Delegacji Japonii oÊwiadczy∏, ˝e

Rzàd Japonii zak∏ada, i˝ Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej podejmie konieczne Êrodki, by zapobiec sk∏a-

1. With regard to sub-paragraph (1) of paragraph 2 of

the Exchange of Notes, the representative of the

Japanese Delegation stated that the Government

of Japan understands that the Government of the

daniu wszelkich ofert, prezentów bàdê p∏atnoÊci,

proponowaniu zap∏aty lub korzyÊci, które by∏yby

równoznaczne w Rzeczypospolitej Polskiej z praktykami korupcji, a które by∏yby podejmowane jako

zach´ta lub nagroda za przyznanie kontraktów wymienionych w punkcie (1) ust´pu 4 Wymiany Not.

Republic of Poland will take necessary measures

to prevent any offer, gift or payment, consideration

or benefit which would be construed as a corrupt

practice in the Republic of Poland from being

made as an inducement to or reward for the award

of the contracts referred to in sub-paragraph (1) of

paragraph 4 of the Exchange of Notes.

2. Przedstawiciel Delegacji Polskiej oÊwiadczy∏, ˝e jego Delegacja nie ma zastrze˝eƒ do powy˝szego

oÊwiadczenia przedstawiciela Delegacji Japoƒskiej.

2. The representative of the Polish Delegation stated

that his Delegation has no objection to the

statement by the representative of the Japanese

Delegation referred to above.

Warszawa, 6 kwietnia 2001 r.

Warsaw, April 6, 2001

Hideaki Ueda

Ambasador Nadzwyczajny

i Pe∏nomocny

Japonii

w Rzeczypospolitej

Polskiej

W zast´pstwie

Pana W∏adys∏awa

Bartoszewskiego

Ministra Spraw

Zagranicznych

Stefan Meller

Podsekretarz Stanu

w Ministerstwie

Spraw Zagranicznych

Rzeczypospolitej Polskiej

Hideaki Ueda

Ambassador

Extraordinary and

Plenipotentiary of Japan

to the Republic of Poland

For Mr. W∏adys∏aw

Bartoszewski

Minister of Foreign Affairs

Stefan Meller

Undersecretary of State

at the Ministry of Foreign

Affairs

of the Republic of Poland

Appendix

Za∏àcznik

Zakres Us∏ug Przedstawiciela

(Japoƒskiego Mi´dzynarodowego Systemu

Wspó∏pracy)

Scope of the Agent’s Services

1. Przygotowanie wykazu Sprz´tu na podstawie

wniosku, który zosta∏ przed∏o˝ony w formie pisemnej do Ambasady Japonii w Rzeczypospolitej Polskiej przez Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczony przez niego organ.

1. Preparation of the list of the products to be

tendered (hereinafter referred to as ”the Equipment”) on the basis of the request which was

submitted in a written form to the Embassy of

Japan in the Republic of Poland by the

Government of the Republic of Poland or its

designated authority.

2. Zbadanie kosztów i wyszczególnienie Sprz´tu oraz

ustalenie górnej ceny dla przetargu.

2. Surveying the cost and specifications of the

Equipment and determining the ceiling price of

the tender.

3. Przygotowanie projektu dokumentów przetargowych, które b´dà zawieraç warunki przetargu

i specyfikacje techniczne w j´zyku japoƒskim.

3. Preparation of the draft of tender documents

which include terms and conditions of the tender

and the technical specifications.

4. Publiczne og∏oszenie przetargu i dystrybucja dokumentów przetargowych.

4. Making the public notice of the tender and

distributing the tender documents.

5. Pomoc Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi przy rozpocz´ciu przetargu w biurze Przedstawiciela w obecnoÊci przedstawicieli firm uczestniczàcych w przetargu oraz przy ocenie ofert przetargowych i wyznaczeniu zwyci´zcy w przetargu.

5. Assisting the Government of the Republic of

Poland or its designated authority to open tender

at the office of the Agent in the presence of the

representatives of the tenderers and to evaluate

the tender and to determine the successful

tenderer.

6. Przygotowanie sprawozdania z oceny przetargu

w j´zyku angielskim i przed∏o˝enie sprawozdania

Rzàdowi Rzeczypospolitej Polskiej lub wyznaczonemu przez niego organowi.

6. Preparation of the tender evaluation report in

English language and submission of the report to

the Government of the Republic of Poland or its

designated authority.