Umowa międzynarodowa Specjalny Program Akcesyjny na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich w Polsce. Wieloletnia umowa Finansowa pomiędzy Komisją Wspólnot Europejskich występującą w imieniu Wspólnoty Europejskiej a Rządem Rzeczypospolitej Polskiej występującym w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 1. Ustala si´ wytyczne dla okr´gowych komisji

wyborczych dotyczàce trybu i zasad powo∏ywania

Przewodniczàcy Paƒstwowej Komisji Wyborczej

F. Rymarz

§ 2. Uchwa∏a wchodzi w ˝ycie z dniem podj´cia.

502

SPECJALNY PROGRAM AKCESYJNY NA RZECZ

ROZWOJU ROLNICTWA I OBSZARÓW WIEJSKICH W POLSCE

WIELOLETNIA UMOWA FINANSOWA

pomi´dzy

Komisjà Wspólnot Europejskich

wyst´pujàcà w imieniu Wspólnoty Europejskiej

a

Rzàdem Rzeczypospolitej Polskiej

wyst´pujàcym w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej

Komisja Wspólnot Europejskich, nazywana dalej „Komisjà”, wyst´pujàca w imieniu oraz na rzecz

Wspólnoty Europejskiej, nazywanej dalej „Wspólnotà”,

z jednej strony, oraz

Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej, wyst´pujàcy

w imieniu oraz na rzecz Rzeczypospolitej Polskiej,

nazywany dalej „Polskà”

z drugiej strony,

nazywane dalej ∏àcznie „Umawiajàcymi si´ Stronami”,

zwa˝ywszy, ˝e

(1) Specjalny Przedakcesyjny Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany

dalej „SAPARD”) zapewniajàcy udzia∏ finansowy

Wspólnoty zosta∏ ustanowiony na mocy rozporzàdzenia Rady (WE) nr 1268/1999 z dnia

21 czerwca 1999 r. w sprawie wsparcia Wspólnoty dla przedakcesyjnych Êrodków dzia∏ania na

rzecz rolnictwa oraz rozwoju wsi w krajach kandydujàcych Europy Ârodkowej i Wschodniej

w okresie poprzedzajàcym przystàpienie1;

(2) Polska kwalifikuje si´ do wyst´powania w roli

beneficjenta w ramach SAPARD;

(3) Polska zatwierdzi∏a Plan rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich i przedstawi∏a ten plan Komisji

do zatwierdzenia;

(4) Plan zosta∏ zatwierdzony jako Program Rozwoju

Rolnictwa i Obszarów Wiejskich na mocy decyzji podj´tej zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporzàdzenia

(WE) nr 1268/1999 w dniu 18 paêdziernika 2000 r.

Konieczne jest okreÊlenie warunków wykonania

w Polsce Programu Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich oraz wprowadzania do niego

wszelkich zmian;

(5) Program powinien byç wykonywany w sposób

zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami

decyzji Komisji przekazujàcej zarzàdzanie pomocà finansowà Agencji w Polsce, podj´tej

———————

1 Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 87.

zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 2 rozporzàdzenia Rady (WE) nr 1266/1999 z dnia

21 czerwca 1999 r. w sprawie koordynacji pomocy finansowej dla krajów kandydujàcych w ramach strategii przedakcesyjnej oraz zmieniajàcego rozporzàdzenie (EWG) nr 3906/892;

uzgodni∏y, co nast´puje

Artyku∏ 1

Przedmiot

1. Niniejsza umowa ustanawia struktur´ technicznà, prawnà oraz administracyjnà, w ramach której wykonywany jest w Polsce Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany dalej „Programem”), oraz wszelkie wnoszone do niego

poprawki. Odniesienia do zgodnoÊci z niniejszà

umowà b´dà rozumiane jako obejmujàce równie˝

zgodnoÊç z Programem, Rocznymi Umowami Finansowymi oraz decyzjà Komisji, o której mowa w art. 3

ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika.

2. Polska zapewni prawid∏owe wykonanie Programu w Polsce w sposób zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy.

3. W przypadku powstania sprzecznoÊci postanowienia niniejszej umowy majà pierwszeƒstwo

nad postanowieniami Programu.

Artyku∏ 2

Roczna umowa finansowa

1. Po zatwierdzeniu Programu przez Komisj´

oraz po zawarciu niniejszej umowy corocznie b´dzie

zawierana Roczna umowa finansowa.

2. Zobowiàzanie finansowe Wspólnoty b´dzie

okreÊlone w Rocznych umowach finansowych. Stanowià one wy∏àczne instrumenty okreÊlajàce udzia∏

finansowy Wspólnoty na rzecz Polski. Ka˝da Roczna

umowa finansowa okreÊli

(a) wy∏àcznie w odniesieniu do roku, którego to dotyczy, maksymalnà wielkoÊç zobowiàzania fi———————

2 Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 68.

nansowego Wspólnoty na rzecz Polski i okres

wa˝noÊci tego zobowiàzania,

(b) w odpowiednich przypadkach — zmiany w zakresie postanowieƒ niniejszej umowy.

3. W chwili przystàpienia do Unii Europejskiej

Polska traci uprawnienie do wsparcia w ramach Programu.

Artyku∏ 3

Kontrola oraz audyt

1. Komisja oraz Trybuna∏ Obrachunkowy Wspólnot Europejskich (nazywany dalej „Trybuna∏em Obrachunkowym”) majà prawo, w odniesieniu do wykonania Programu, do przysy∏ania urz´dników lub

nale˝ycie uprawnionych przedstawicieli w celu przeprowadzenia

(a) misji technicznych oraz finansowych lub audytów w Polsce,

(b) inspekcji majàcych na celu wykrycie nieprawid∏owoÊci oraz defraudacji.

Takie misje, audyty oraz inspekcje mogà obejmowaç w szczególnoÊci badanie systemów oraz procedur, kontrole „na miejscu”

— projektów oraz beneficjentów, oraz

— w szczególnoÊci w odniesieniu do weryfikacji

ekonomicznej rzeczywistoÊci ofert cenowych

oraz pokwitowaƒ, jak równie˝ certyfikatów

pochodzenia, dostawców towarów oraz us∏ug

dla beneficjentów obj´tych pomocà finansowà w ramach Programu.

Wspólnota powiadomi z wyprzedzeniem Polsk´

o takich misjach oraz audytach.

2. Polska b´dzie prowadziç rejestry oraz rachunki wystarczajàce do identyfikacji projektów oraz,

w odpowiednich przypadkach, us∏ug finansowanych

przez Program, zgodnie z rzetelnymi procedurami

rachunkowymi, bioràc pod uwag´ wymogi okreÊlone w niniejszej umowie.

Polska zapewni, aby urz´dnicy oraz przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, mieli prawo do kontrolowania wszystkich odpowiednich dokumentów,

systemów oraz rachunków dotyczàcych projektów

oraz, w odpowiednich przypadkach, us∏ug finansowanych w ramach Programu.

Polska zapewni powiadomienie wszystkich beneficjentów, nie póêniej ni˝ w chwili wyboru ich projektu, o tym, ˝e urz´dnicy lub przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, majà prawo do przeprowadzania inspekcji na miejscu.

3. Polska dostarczy na ˝yczenie urz´dników oraz

przedstawicieli, o których mowa w ust. 1, wszelkie

dokumenty oraz informacje, w∏àcznie z takimi, które

sà utworzone oraz przechowywane w formie zapisu

elektronicznego, i które dotyczà zaciàgni´tych zobo-

Poz. 502

wiàzaƒ oraz wydatków finansowanych w ramach

Programu. Polska podejmie odpowiednie dzia∏ania

w celu u∏atwienia pracy wspomnianych wczeÊniej

urz´dników oraz przedstawicieli Wspólnoty w ramach niniejszej umowy.

Artyku∏ 4

Rozstrzyganie sporów

Kwestie sporne powsta∏e pomi´dzy Umawiajàcymi si´ Stronami, dotyczàce niniejszej umowy, zostanà rozstrzygni´te zgodnie z postanowieniami rozdzia∏u G za∏àcznika.

Artyku∏ 5

J´zyk

1. Ka˝dy kontakt mi´dzy Komisjà a Polskà, dotyczàcy warunków wykonania niniejszej umowy, b´dzie odbywaç si´ w j´zyku angielskim.

2. Polska zapewni, ˝e do celów sprawdzeƒ prowadzonych przez Komisj´, o których mowa w art. 3

ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika, odnoÊne prawodawstwo krajowe, podr´czniki procedur, wytyczne, standardowe listy kontrolne, odpowiednie zawiadomienia administracyjne, standardowe dokumenty i formularze b´dà dost´pne w j´zyku angielskim.

W przypadku, w którym dokumentacja potrzebna

jest dla celów innych ni˝ te sprawdzenia, jednak˝e

nie jest ona dost´pna w j´zyku angielskim, Polska

dostarczy bezzw∏ocznie teksty dokumentów w j´zyku angielskim w odpowiedzi na ˝àdanie Komisji.

Artyku∏ 6

Wypowiedzenie umowy

1. Komisja oraz Polska, zgodnie z ich odpowiednimi, okreÊlonymi szczegó∏owo zobowiàzaniami,

b´dà nadzorowaç wykonanie Programu w ramach

niniejszej umowy. Bez naruszenia praw oraz obowiàzków okreÊlonych w innych miejscach niniejszej

umowy, ka˝da z Umawiajàcych si´ Stron mo˝e wypowiedzieç niniejszà umow´ w przypadku, gdy druga strona nie wykona któregokolwiek ze swoich zobowiàzaƒ dotyczàcych niniejszej umowy. W razie

wykrycia przez jednà ze stron przypadku takiego niewykonania natychmiast powiadomi ona o tym drugà stron´.

2. W razie wykrycia przez Komisj´ przypadków

niezgodnoÊci z obowiàzkami wynikajàcymi z niniejszej umowy, Komisja

(a) powiadomi Polsk´ o swoich zamiarach, wraz

z uzasadnieniem, oraz

(b) b´dzie mieç prawo w odniesieniu do Programu,

jednak˝e bez wp∏ywu na postanowienia decyzji,

o których mowa w art. 11 oraz 12 rozdzia∏u A za∏àcznika

(i) do dokonywania korekt finansowych wobec

Polski,

(ii) do zaprzestania przekazywania Polsce Êrodków p∏atniczych,

(iii) do wstrzymania si´ od podejmowania

wszelkich nowych zobowiàzaƒ finansowych

ze strony Wspólnoty, oraz,

(iv) je˝eli jest to stosowne, do wypowiedzenia

niniejszej umowy z mocà od czasu pierwszego wykrycia niezgodnoÊci.

Poz. 502

dla Wspólnoty

Komisja Wspólnot Europejskich

Dyrektoriat Generalny Rolnictwa,

Zespó∏ SAPARD

Rue de la Loi, 200

B-1049 Bruksela

Telefon: 00 32 2 29 67 337

Fax: 00 32 2 29 51746

E-mail: agri-sapard@cec.eu.int

Artyku∏ 7

Warunki szczegó∏owe

Warunki szczegó∏owe dotyczàce wykonania niniejszej umowy sà okreÊlone w za∏àczniku w nast´pujàcy sposób

rozdzia∏ A Zarzàdzanie finansami,

dla Polski

Urzàd Komitetu Integracji Europejskiej

Al. Ujazdowskie 9

00-918 Warszawa

Telefon: 00 48 22 6946807

Fax: 00 48 22 6250380

rozdzia∏ B Zarzàdzanie, monitoring oraz ocena Programu,

Artyku∏ 9

WejÊcie w ˝ycie

rozdzia∏ C Postanowienia ogólne,

rozdzia∏ D Kwartalne oraz roczne deklaracje wydatków,

rozdzia∏ E Wytyczne dla Organu Certyfikujàcego,

rozdzia∏ F Tekst prawa wspólnotowego, o którym

jest mowa w rozporzàdzeniu Komisji

(WE) nr 2222/2000 w sprawie zasad finansowych dla SAPARD3, dostosowany do

niniejszej umowy,

rozdzia∏ G Rozstrzyganie kwestii spornych.

Za∏àcznik do niniejszej umowy stanowi jej integralnà cz´Êç.

Artyku∏ 8

Niniejsza umowa wchodzi w ˝ycie w dniu wzajemnego powiadomienia przez obydwie Umawiajàce si´ Strony o zakoƒczeniu wszystkich formalnoÊci

koniecznych do jej zawarcia.

Artyku∏ 10

Podpisanie

Niniejsza umowa zostanie sporzàdzona w dwóch

egzemplarzach w j´zyku angielskim oraz w j´zyku

polskim; jedynie tekst w j´zyku angielskim b´dzie

autentyczny.

Sporzàdzono w Brukseli dnia dwudziestego piàtego stycznia w roku dwutysi´cznym pierwszym.

Adresy

Korespondencja dotyczàca ka˝dej sprawy obj´tej zakresem niniejszej umowy, zaopatrzona, w odpowiednich przypadkach, w numer oraz tytu∏ Programu, powinna byç kierowana pod nast´pujàce adresy

W imieniu

Komisji Wspólnot

Europejskich

Franz FISCHLER

Cz∏onek Komisji

———————

3 Dz. U. WE nr L 253, z dnia 7.10.2000, str. 5.

W imieniu

Rzàdu

Rzeczypospolitej Polskiej

Jacek SARYUSZ-WOLSKI

Sekretarz Stanu

Sekretarz Komitetu

Integracji Europejskiej

Za∏àcznik

ROZDZIA¸ A

ZARZÑDZANIE FINANSAMI

Artyku∏ 1

Artyku∏ 2

Zakres

Definicje

W niniejszym rozdziale okreÊlone sà przepisy finansowe dotyczàce wykonania Programu. Wykonanie Programu b´dzie uzale˝nione od przyj´cia decyzji Komisji przekazujàcej zarzàdzanie pomocà finansowà Agencji oraz od treÊci takiej decyzji.

W rozumieniu niniejszej umowy obowiàzywaç

b´dà nast´pujàce definicje

(a) „Narodowy Fundusz” oznacza organ powo∏any

przez Polsk´ i podlegajàcy Krajowemu Urz´dni-

kowi Zatwierdzajàcemu, który dzia∏a jako W∏aÊciwa W∏adza;

(b) „W∏aÊciwa W∏adza” oznacza organ w Polsce,

który

(i) wydaje, nadzoruje i wycofuje akredytacj´

Agencji SAPARD,

(ii) powo∏uje Organ Certyfikujàcy;

(c) „Agencja SAPARD” oznacza organ powo∏any

przez Polsk´ i dzia∏ajàcy na jej odpowiedzialnoÊç, który spe∏nia funkcj´ wdra˝ajàcà oraz

funkcj´ p∏atniczà. Tylko jedna Agencja SAPARD

mo˝e byç kiedykolwiek akredytowana w Polsce;

(d) „Organ Certyfikujàcy” oznacza organ, który

w swoim dzia∏aniu jest niezale˝ny od Agencji

SAPARD i sporzàdza poÊwiadczenia rachunków,

sprawozdania dotyczàce zarzàdzania i systemów kontroli oraz sprawdza sk∏adniki wspó∏finansowania;

(e) „Rachunek SAPARD w euro” oznacza rachunek

otwarty przez Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski, podlegajàcy odpowiedzialnoÊci w instytucji finansowej lub skarbowej

i oprocentowany na normalnych warunkach komercyjnych w celu przyjmowania p∏atnoÊci,

o których mowa w art. 7, wykorzystywany wy∏àcznie do transakcji w ramach SAPARD, prowadzony w euro i niepodlegajàcy ˝adnym op∏atom

lub podatkom;

(f) „Rok finansowy” oznacza rok kalendarzowy od

1 stycznia do 31 grudnia;

(g) „Dzia∏anie” oznacza Êrodek, za którego pomocà

realizowany jest priorytet, który umo˝liwia

wspó∏finansowanie projektu; dzia∏aniu przypisany jest udzia∏ Wspólnoty oraz Polski, jak równie˝ zbiór okreÊlonych celów;

Poz. 502

niejszego rozdzia∏u przed podj´ciem decyzji w sprawie przekazania zarzàdzania pomocà.

W celu stwierdzenia zgodnoÊci z warunkami i artyku∏ami wspomnianymi w pierwszym podpunkcie,

Komisja

(a) zbada procedury i struktury Narodowego Funduszu dotyczàce realizacji Programu oraz procedury i struktury Agencji SAPARD i w odpowiednich przypadkach procedury i struktury innych

organów, którym mogà byç przekazane zadania

zgodnie z art. 4 ust. 3, art. 5 ust. 3 i art. 6 ust. 5

niniejszego rozdzia∏u,

(b) b´dzie przeprowadzaç weryfikacje na miejscu.

2. Polska zapewni, ˝e Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy Polski b´dzie przez ca∏y czas ponosiç pe∏nà

odpowiedzialnoÊç finansowà oraz odpowiedzialnoÊç

za fundusze wynikajàce z udzia∏u Wspólnoty. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy b´dzie odgrywaç rol´

punktu kontaktowego w zakresie informacji finansowych przesy∏anych pomi´dzy Komisjà a Polskà.

3. Decyzja o przekazaniu zarzàdzania pomocà

Agencji dzia∏ajàcej w Polsce mo˝e byç podj´ta warunkowo, o ile spe∏nione sà warunki oraz postanowienia artyku∏ów wymienionych w pierwszym podpunkcie ust. 1.

Artyku∏ 4

Zadania W∏aÊciwej W∏adzy

1. Polska zapewni, ˝e przed akredytowaniem

Agencji SAPARD, W∏aÊciwa W∏adza zostanie upewniona co do tego, ˝e rozwiàzania administracyjne,

dotyczàce rachunkowoÊci, p∏atnoÊci oraz kontroli

wewn´trznej tej Agencji dajà nast´pujàce gwarancje

(h) „Projekt” oznacza ka˝de dzia∏anie wykonane

w ramach Programu przez koƒcowych beneficjentów;

(a) przed zezwoleniem na dokonanie p∏atnoÊci

sprawdzana jest mo˝liwoÊç przyj´cia wniosków

o p∏atnoÊç oraz ich zgodnoÊç z postanowieniami

niniejszej umowy;

(i) „Koƒcowy beneficjent” oznacza organizacj´

bàdê przedsi´biorstwa publiczne lub prywatne

odpowiedzialne za prowadzenie projektu;

(b) wykonane zobowiàzania oraz p∏atnoÊci sà w ca∏oÊci rejestrowane w ksi´gach rachunkowych;

(j) „Udzia∏ Wspólnoty” oznacza cz´Êç wspó∏finansowanà przez Wspólnot´ w odniesieniu do kwalifikujàcych si´ ca∏kowitych wydatków ze Êrodków

publicznych zrealizowanych w ramach Programu;

(k) „Wydatki ze Êrodków publicznych” oznaczajà

wydatki ze Êrodków Wspólnoty oraz inne wydatki ze Êrodków publicznych ze wszystkich organów administracji publicznej Polski.

Artyku∏ 3

Przekazanie zarzàdzania pomocà

1. Polska umo˝liwi Komisji sprawdzanie zgodnoÊci z warunkami pozycji 1 oraz pozycji 3 rozdzia∏u F,

dalej nazywanymi w niniejszym rozdziale „warunkami”, oraz z postanowieniami art. 4—6 oraz art. 14 ni-

(c) konieczne dokumenty sà sk∏adane we w∏aÊciwym terminie oraz w wymaganej formie;

(d) przed podpisaniem kontraktów z beneficjentami

oraz przed zapisaniem zobowiàzaƒ sprawdzane

jest, czy wnioski spe∏niajà warunki kwalifikacji

oraz ich zgodnoÊç z niniejszà umowà.

Agencja SAPARD b´dzie przechowywaç dokumenty uzasadniajàce wykonane p∏atnoÊci oraz dokumenty wykonania zalecanych kontroli administracyjnych oraz materialnych. W przypadku gdy odpowiednie dokumenty b´dà przechowywane przez organa odpowiedzialne za autoryzowanie wydatków,

organa te muszà przekazaç do Agencji SAPARD

sprawozdania dotyczàce liczby wykonanych kontroli, ich treÊci oraz dzia∏aƒ podj´tych w Êwietle uzyskanych wyników.

2. Polska zapewni, aby decyzja W∏aÊciwej W∏adzy dotyczàca akredytacji Agencji SAPARD podejmowana by∏a na podstawie badania procedur

i struktur dotyczàcych rozwiàzaƒ, o których mowa

w ust. 1. Badanie to obejmie, w szczególnoÊci, rozwiàzania przyj´te w celu chronienia interesów

Wspólnoty w odniesieniu do transakcji, które majà

zostaç sfinansowane przez Program, bioràc pod

uwag´ postanowienia art. 5 oraz art. 14 niniejszego

rozdzia∏u, a mianowicie

Poz. 502

6. W∏aÊciwa W∏adza podejmie proces akredytacji, w przypadku gdy jest ona przekonana, ˝e badana

Agencja SAPARD spe∏nia wszystkie w∏aÊciwe wymogi. W innym przypadku W∏aÊciwa W∏adza skieruje do Agencji SAPARD instrukcje dotyczàce rozwiàzaƒ zarzàdzeƒ administracyjnych oraz rachunkowych, a w szczególnoÊci dotyczàce warunków, których spe∏nienie b´dzie wymagane od Agencji, zanim

mo˝liwe b´dzie przyznanie jej akredytacji.

(b) zabezpieczenie finansów,

7. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przeka˝e Komisji nast´pujàce dane szczegó∏owe, dotyczàce

Agencji SAPARD akredytowanej w celu wykonania

zadaƒ wymienionych w art. 5

(c) bezpieczeƒstwo systemów komputerowych,

(a) nazw´ oraz statut Agencji SAPARD;

(d) prowadzenie rachunkowoÊci,

(b) warunki administracyjne, rachunkowe oraz dotyczàce kontroli wewn´trznej, zgodnie z którymi

dokonywane sà p∏atnoÊci w zwiàzku z realizacjà

Programu;

(a) wykonanie p∏atnoÊci,

(e) podzia∏ obowiàzków oraz odpowiednioÊci kontroli wewn´trznych i zewn´trznych,

(f) gwarancje, które majà zostaç uzyskane,

(g) kwoty, które majà zostaç odebrane,

(h) wybór projektów, przetargów, kontraktowania,

oraz

(i) przestrzeganie zasad dotyczàcych zamówieƒ

publicznych.

3. Badanie, o którym mowa w ust. 2, b´dzie przeprowadzone zgodnie z przyj´tymi mi´dzynarodowo

standardami prowadzenia audytu. W∏aÊciwa W∏adza

mo˝e delegowaç przeprowadzenie badania do innych organów. W ka˝dym przypadku Krajowy

Urz´dnik Zatwierdzajàcy, wyst´pujàcy w imieniu

Polski, zachowa ca∏kowità odpowiedzialnoÊç.

4. Akredytacja mo˝e byç udzielona tymczasowo

na czas okreÊlony, w zale˝noÊci od wagi problemu,

w oczekiwaniu na wdro˝enie wszelkich wymaganych zmian do rozwiàzaƒ administracyjnych oraz rachunkowych. W sytuacjach, w których przewidywana jest taka tymczasowa akredytacja, zapewniona

musi byç zadowalajàca zgodnoÊç z postanowieniami art. 5 oraz art. 14 niniejszego rozdzia∏u, w szczególnoÊci w zakresie nast´pujàcych kryteriów

(i)

procedur pisemnych,

(ii) rozdzia∏u obowiàzków,

(iii) zatwierdzania wst´pnych projektów oraz

kontroli przedp∏at,

(iv) procedur p∏atnoÊci,

(v) procedur rachunkowych,

(vi) zabezpieczenia systemów komputerowych,

(vii) audytu wewn´trznego oraz, je˝eli jest to

w∏aÊciwe, przepisów dotyczàcych zamówieƒ publicznych.

5. W∏aÊciwa W∏adza zapewni, aby system rachunkowy Agencji SAPARD spe∏nia∏ mi´dzynarodowo akceptowalne standardy rachunkowe.

(c) dokument akredytacyjny zawierajàcy potwierdzenie na piÊmie, ˝e organ spe∏nia kryteria akredytacji, oraz, we w∏aÊciwych przypadkach, wymieniajàcy instrukcje dotyczàce zmian oraz

ustalonego okresu;

(d) informacje na temat

(i)

udzielonego jej zakresu odpowiedzialnoÊci,

(ii) rozdzia∏u odpowiedzialnoÊci pomi´dzy jej

departamentami,

(iii) rodzaju jej zwiàzków z innymi organami, publicznymi oraz prywatnymi, które sà równie˝ odpowiedzialne za wykonanie dzia∏aƒ,

w ramach których zapisuje ona wydatki

w ci´˝ar programu,

(iv) procedur, w drodze których uzyskiwane, weryfikowane oraz zatwierdzane sà wnioski

o p∏atnoÊç beneficjentów, oraz w drodze których ma miejsce autoryzacja, pokrycie oraz

wyliczanie si´ z wydatków,

(v) przepisów w sprawie audytu wewn´trznego.

Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy powiadomi

z wyprzedzeniem Komisj´ o ka˝dej zmianie proponowanej w odniesieniu do tych danych szczegó∏owych przed wprowadzeniem takiej zmiany.

8. Polska zapewni, aby W∏aÊciwa W∏adza monitorowa∏a akredytacj´ oraz natychmiast wycofywa∏a

akredytacj´ w przypadku, gdy dzia∏ania Agencji

SAPARD nie spe∏niajà któregokolwiek z kryteriów

wymienionych w ust. 4 (i)—(vii). Krajowy Urz´dnik

Zatwierdzajàcy natychmiast powiadomi Komisj´

o takich przypadkach.

Artyku∏ 5

Zadania Agencji SAPARD w zakresie wdra˝ania

i p∏atnoÊci

1. Funkcja wdra˝ajàca Agencji SAPARD obejmuje

(a) wzywanie do sk∏adania wniosków i og∏aszanie

warunków kwalifikacji,

(b) wybór projektów, w∏àcznie ze stosowaniem kryteriów rankingu,

(c) sprawdzenie wniosków w ramach zatwierdzania

projektów pod wzgl´dem warunków ogólnych,

warunków kwalifikacji oraz zgodnoÊci z niniejszà

umowà, w∏àcznie, je˝eli jest to w∏aÊciwe, z przepisami dotyczàcymi zamówieƒ publicznych,

(d) ustanawianie na piÊmie zobowiàzaƒ umownych

pomi´dzy Agencjà a potencjalnymi beneficjentami zawierajàcych informacje o mo˝liwych

sankcjach w przypadku niewype∏nienia tych zobowiàzaƒ oraz, w razie potrzeby, wydawanie zezwolenia na rozpocz´cie prac,

(e) przeprowadzenie kontroli na miejscu w celu

sprawdzenia warunków kwalifikacji zarówno

przed, jak i po zatwierdzeniu projektu,

(f) dzia∏ania monitorujàce w celu zapewnienia post´pów wdra˝anych projektów,

(g) sprawozdawczoÊç w zakresie post´pów wdra˝anych dzia∏aƒ w oparciu o wskaêniki,

(h) zapewnienie

informowania

beneficjentów

o udziale Wspólnoty w projekcie.

2. Funkcja p∏atnicza Agencji SAPARD obejmuje

Poz. 502

dzajàcej przewidzianych w art. 2 lit. (c) rozdzia∏u B,

przekazuje ona tej W∏adzy informacje konieczne do

wykonywania jej funkcji.

6. W odniesieniu do inwestowania w projekty infrastrukturalne, co do których mo˝na oczekiwaç wytworzenia znacznego dochodu netto, Agencja

SAPARD przed zawarciem umów z potencjalnymi

beneficjentami projektu oceni, czy dany projekt jest

tego rodzaju. W razie uznania, ˝e tak jest, Agencja zapewni, aby pomoc ze wszystkich êróde∏ publicznych

nie przekroczy∏a 50% kwalifikujàcych si´ kosztów

ca∏kowitych.

7. W odniesieniu do inwestycji w projekty, z wyjàtkiem inwestycji w zakresie infrastruktury niegenerujàcych znacznego dochodu netto, Agencja

SAPARD zapewni, aby skumulowana pomoc ze

Êrodków publicznych, udzielona w ramach Programu ze wszystkich êróde∏, nie przekracza∏a 50% kwalifikujàcych si´ kosztów ca∏kowitych któregokolwiek

projektu. Dzia∏ania dotyczàce szkolenia uwa˝ane sà

do celów niniejszego ust´pu za kapita∏ ludzki, a nie

za inwestycj´.

Artyku∏ 6

Zadania Organu Certyfikujàcego

(a) sprawdzanie wniosków o p∏atnoÊç,

(b) przeprowadzenie kontroli na miejscu i stwierdzanie dopuszczalnoÊci do p∏atnoÊci,

(c) zezwalanie na p∏atnoÊç,

(d) dokonywanie p∏atnoÊci,

(e) ksi´gowanie zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci,

(f) w przypadkach, w których wymagajà tego zobowiàzania umowne pomi´dzy Agencjà SAPARD

a beneficjentem lub postanowienia Programu

— kontrol´ beneficjentów po dokonaniu p∏atnoÊci pomocy finansowej w celu sprawdzenia, czy

warunki dotacji sà nadal przestrzegane.

3. Je˝eli funkcje wdra˝ajàca i p∏atnicza nie sà wykonywane w ramach jednej struktury administracyjnej, Agencja SAPARD mo˝e przekazywaç je do innych stron, pod warunkiem spe∏nienia przepisów

art. 14.2.3.1—14.2.3.8 niniejszego rozdzia∏u. Jednak˝e w ˝adnym przypadku funkcje dokonywania p∏atnoÊci oraz ksi´gowania zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci wymienionych w art. 14.1.2 i art. 14.1.3 nie mogà byç

przekazywane. Zatwierdzanie projektów, kontrole na

miejscu oraz dokonywanie p∏atnoÊci muszà byç wykonywane w oparciu o w∏aÊciwy rozdzia∏ obowiàzków.

4. Polska zapewni, ˝e wszelkie proponowane

zmiany w zasadach wdra˝ania lub p∏atnoÊci Agencji

SAPARD po jej akredytacji b´dà przedk∏adane Komisji przez W∏aÊciwà W∏adz´ w celu badania przed ich

wdro˝eniem.

5. Polska zapewni, ˝e w przypadku, gdy Agencja

SAPARD nie wype∏nia równie˝ funkcji W∏adzy Zarzà-

1. Polska zapewni, ˝e zadania Organu Certyfikujàcego obejmà

(a) wydawanie poÊwiadczenia rocznych rachunków

Agencji SAPARD oraz rachunku SAPARD w euro,

dotyczàcego integralnoÊci, dok∏adnoÊci oraz

prawdziwoÊci tych rachunków,

(b) coroczne sprawozdania okreÊlajàce, czy systemy zarzàdzania i kontroli Agencji SAPARD sà

odpowiednie pod wzgl´dem ich zdolnoÊci do

zapewnienia zgodnoÊci wydatków z art. 7 ust. 1

niniejszego rozdzia∏u,

(c) sprawdzanie istnienia i poprawnoÊci krajowego

sk∏adnika wspó∏finansowania, o którym mowa

w art. 8 ust. 2 niniejszego rozdzia∏u.

2. Organ Certyfikujàcy b´dzie oddzia∏em lub organem, który jest operacyjnie niezale˝ny od Agencji

SAPARD oraz który dysponuje odpowiednimi zdolnoÊciami technicznymi.

3. PoÊwiadczenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie oparte na badaniu procedur oraz próbek

transakcji. Obejmie ono potwierdzenie zgodnoÊci

p∏atnoÊci z niniejszà umowà w odniesieniu do mo˝liwoÊci struktur administracyjnych Agencji SAPARD

oraz Narodowego Funduszu i zapewnienie tego, ˝e

taka zgodnoÊç zosta∏a skontrolowana przed dokonaniem p∏atnoÊci.

4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 lit. (b),

wyka˝e, czy

(a) procedury Agencji SAPARD, ze szczególnym odniesieniem do kryteriów oraz funkcji wymienio-

nych w art. 4 i 5 oraz w art. 14 niniejszego rozdzia∏u majà charakter wystarczajàcy do zapewnienia, ˝e operacje, którymi obcià˝ony jest Program, sà zgodne z niniejszà umowà oraz jakie

zalecenia zosta∏y wydane w celu ulepszenia systemów,

(b) coroczne rachunki, o których mowa w art. 11 niniejszego rozdzia∏u, sà zgodne z ksi´gami oraz

rejestrami Agencji SAPARD,

(c) deklaracje wydatków przewidziane postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u oraz rozdzia∏u

D sà materialnie prawdziwym wyczerpujàcym

oraz dok∏adnym zapisem operacji, którymi zosta∏ obcià˝ony Program,

(d) interesy finansowe Wspólnoty sà prawid∏owo

chronione, w odniesieniu do odebranych kwot

oraz, w odpowiednich przypadkach, uzyskanych

gwarancji,

(e) post´powano zgodnie z zaleceniami w sprawie

ulepszenia systemów, przekazanymi do Agencji

SAPARD,

(f) w roku finansowym, którego to dotyczy, mia∏y

miejsce jakiekolwiek nietypowe transakcje bàdê

trudnoÊci techniczne,

(g) od czasu poprzedniego sprawozdania informacyjnego dokonane zosta∏y jakiekolwiek istotne

modyfikacje.

Sprawozdaniu towarzyszyç b´dzie informacja na

temat liczby oraz kwalifikacji pracowników realizujàcych audyt, na temat wykonanej pracy, na temat liczby zbadanych transakcji, na temat uzyskanego stopnia wa˝noÊci oraz pewnoÊci, na temat ka˝dej ujawnionej s∏aboÊci oraz zaleceƒ udzielonych w celu polepszenia, oraz na temat dzia∏alnoÊci zarówno Organu Certyfikujàcego, jak i innych organów audytowych, wewn´trznych oraz zewn´trznych wzgl´dem

Agencji SAPARD, od których uzyskane zosta∏y

wszystkie bàdê cz´Êç zapewnieƒ dla Organu Certyfikujàcego w zakresie spraw stanowiàcych przedmiot

sprawozdania.

5. Organ Certyfikujàcy przeprowadzi swoje badania zgodnie z przyj´tymi mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz z wytycznymi wymienionymi w rozdziale E. JeÊli wyznaczony organ

jest Krajowym Urz´dem Audytowym lub organem

równowa˝nym, mo˝e on zlecaç niektóre lub wszystkie zadania zwiàzane z badaniem, o których mowa

w ust. 3, pod warunkiem ˝e zadania te b´dà skutecznie wykonywane. W ka˝dym przypadku Organ Certyfikujàcy zachowuje ogólnà odpowiedzialnoÊç.

6. Kontrole b´dà przeprowadzane zarówno podczas, jak i po zakoƒczeniu ka˝dego roku finansowego.

7. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy zapewni, ˝e

certyfikat Organu Certyfikujàcego w sprawie rocznego rachunku oraz sprawozdania z audytu na temat

Poz. 502

jego wyników, o których mowa w ust´pie 1, b´dzie

w szczególnoÊci stwierdzaç, czy organ ten uzyska∏

wystarczajàce zapewnienie, ˝e rachunki, które majà

zostaç przekazane Komisji, sà zgodne z prawdà, wyczerpujàce oraz dok∏adne oraz ˝e procedury kontroli wewn´trznej dzia∏a∏y w sposób zadowalajàcy. Certyfikat oraz sprawozdanie zostanà sporzàdzone najpóêniej do dnia 15 kwietnia roku nast´pujàcego po

danym roku finansowym i przekazywane przez W∏aÊciwà W∏adz´ Komisji najpóêniej w dniu 30 kwietnia.

Komitet Monitorujàcy, o którym mowa w art. 7 rozdzia∏u B, otrzymuje kopi´ tego sprawozdania.

Artyku∏ 7

Zobowiàzania oraz p∏atnoÊci ze strony Komisji

1. Wy∏àcznie pomoc w ramach SAPARD przyznana zgodnie z niniejszà umowà podlega wspó∏finansowaniu przez Wspólnot´.

2. P∏atnoÊci dotyczàce wk∏adu Wspólnoty dokonywane b´dà przez Komisj´ zgodnie z postanowieniami Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych

Umów Finansowych), o której mowa w art. 2 niniejszej umowy, na rachunek SAPARD prowadzony

w euro oraz pod warunkiem, ˝e weryfikacje, o których mowa w art. 9 niniejszego rozdzia∏u, nie wskaza∏y na ˝adne problemy. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przeka˝e szczegó∏owe dane dotyczàce tego

rachunku do Komisji zgodnie z formularzem D-3

w rozdziale D.

3. P∏atnoÊci zostanà przekazane do najwczeÊniejszego otwartego zobowiàzania.

Zobowiàzania z bud˝etu Wspólnoty na rzecz Polski zostanà dokonane na rachunkach Komisji na

podstawie decyzji Komisji autoryzujàcej podpisanie

ka˝dej Rocznej Umowy Finansowej.

Generalnie zobowiàzania b´dà dokonywane corocznie. Pierwsze zobowiàzanie w rachunkach Komisji na rzecz Polski zostanie dokonane po podj´ciu

przez Komisj´ decyzji zezwalajàcej na podpisanie

Rocznej Umowy Finansowej. Kolejne zobowiàzania

b´dà dokonywane ka˝dego roku na mocy decyzji

Komisji zezwalajàcej na podpisanie ka˝dej Rocznej

Umowy Finansowej. Ka˝de roczne zobowiàzanie zostanie okreÊlone w Rocznej Umowie Finansowej.

4. Komisja automatycznie wycofa

(a) ca∏oÊç zobowiàzania dotyczàcego ka˝dego roku,

w razie niepodpisania Rocznej Umowy Finansowej do koƒca roku nast´pnego;

(b) ka˝dà cz´Êç zobowiàzania, która nie zosta∏a uregulowana przez p∏atnoÊç na rachunek lub dla

której Komisja nie uzyska∏a wniosku o p∏atnoÊç,

zawierajàcego wszystkie elementy konieczne

do umo˝liwienia p∏atnoÊci przez Komisj´ zgodnie z ust. 6, do koƒca drugiego roku nast´pujàcego po roku, w którym mia∏o miejsce zobowiàzanie.

5. W zale˝noÊci od dost´pnych Êrodków, Komisja

dokona pierwszej p∏atnoÊci zaliczkowej na rachunek

SAPARD w euro. P∏atnoÊç ta, która mo˝e byç zrealizowana w wi´kszej ni˝ jedna liczbie rat, nie przekroczy 49% rocznego zobowiàzania wobec Polski, okreÊlonego w pierwszej Rocznej Umowie Finansowej.

P∏atnoÊç b´dzie dokonana po przyj´ciu Programu,

pod warunkiem ˝e akredytacja Agencji SAPARD by∏a przedmiotem decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1

niniejszego rozdzia∏u, oraz po zawarciu niniejszej

umowy oraz pierwszej Rocznej Umowy Finansowej.

P∏atnoÊç podlega zwrotowi w euro wraz ze wszystkimi naros∏ymi odsetkami, jeÊli ˝aden akceptowalny

wniosek o p∏atnoÊç zgodny z postanowieniami art. 9

niniejszego rozdzia∏u nie zostanie otrzymany przez

Komisj´ w ciàgu 18 miesi´cy od daty pierwszej raty

tej p∏atnoÊci.

W przypadkach, w których dokonana p∏atnoÊç

zaliczkowa jest mniejsza ni˝ 49%, dopuszcza si´

przed∏o˝enie Komisji wniosku o dodatkowe p∏atnoÊci zaliczkowe w ramach tego ogólnego limitu na

podstawie sumy deklaracji wydatków, wspomnianych w art. 8 ust. 1 lit. (b) niniejszego rozdzia∏u, które jeszcze nie zosta∏y uregulowane. W zale˝noÊci od

dost´pnoÊci Êrodków Komisja dokona dalszych p∏atnoÊci zaliczkowych, odzwierciedlajàcych te przewidywane potrzeby.

Przez ca∏y czas trwania Programu Krajowy

Urz´dnik Zatwierdzajàcy b´dzie korzystaç z p∏atnoÊci zaliczkowych wy∏àcznie w celu wyp∏aty wk∏adu

Wspólnoty w wydatki zgodne z niniejszà umowà.

Wszystkie odsetki naros∏e od p∏atnoÊci zaliczkowych

b´dà wykorzystane wy∏àcznie na cele Programu.

6. P∏atnoÊci przejÊciowe, inne ni˝ p∏atnoÊci zaliczkowe, b´dà dokonywane przez Komisj´ w celu pokrycia wydatków rzeczywiÊcie wyp∏aconych w ramach Programu zgodnie z poÊwiadczeniem przez

Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego, zgodnie

z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u. Takie

p∏atnoÊci b´dà obliczane oraz dokonywane na poziomie dzia∏aƒ zawartych w planie finansowym Programu.

B´dà one podlegaç nast´pujàcym warunkom

(a) ostatnie nale˝ne sprawozdanie na temat realizacji, zawierajàce informacje wymienione w art. 8

ust. 5 rozdzia∏u B, musi byç przekazane do Komisji;

(b) Êrednioterminowa ocena, o której mowa w

art. 10 rozdzia∏u B, musi byç przekazana do Komisji w nale˝nym terminie;

(c) wydatki wed∏ug dzia∏aƒ muszà byç zgodne

z Programem, w∏àcznie, w odpowiednich przypadkach, z elastycznoÊcià pomi´dzy dzia∏aniami

oraz w granicach wk∏adu Wspólnoty zgodnie

z zawartà Rocznà Umowà Finansowà;

(d) w odpowiedzi na wszelkie zalecenia, o których

mowa w art. 8 ust. 3 rozdzia∏u B, podj´te musi

zostaç dzia∏anie w okreÊlonym okresie, lub —

Poz. 502

gdy przeznaczeniem tych zaleceƒ jest naprawa

powa˝nych problemów w systemie monitoringu bàdê zarzàdzania, które utrudniajà prawid∏owy zarzàd finansami Programu — Polska musi

przedstawiç powody wyjaÊniajàce, dlaczego nie

podj´te zosta∏o dzia∏anie; dzia∏anie musi zostaç

podj´te w odpowiedzi na ka˝de ˝àdanie Komisji

podj´cia czynnoÊci korygujàcych;

(e) muszà zostaç uwzgl´dnione finansowe konsekwencje ka˝dej decyzji podj´tej zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u;

(f) dostarczone zosta∏y ˝àdane przez Komisj´ informacje konieczne do wyjaÊnienia wszelkich elementów dotyczàcych wniosków o p∏atnoÊç.

Polska oraz Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy zostanà natychmiast powiadomieni przez Komisj´

o ka˝dym przypadku, gdy któryÊ z tych warunków

nie jest spe∏niony. Przed przyj´ciem wniosku o dokonanie p∏atnoÊci podejmà oni niezb´dne kroki w celu

zaradzenia tej sytuacji.

7. Po∏àczona suma p∏atnoÊci, o których mowa

w ust. 5 oraz ust. 6, które sà dokonywane w zwiàzku

z Programem przed p∏atnoÊcià dokonywanà zgodnie

z postanowieniami ust. 8, nie mo˝e przekroczyç 95%

zobowiàzania Wspólnoty na rzecz Programu.

8. Koƒcowe saldo Programu zostanie wyp∏acone

(a) je˝eli w terminie szeÊciu miesi´cy od ostatecznej daty p∏atnoÊci ustanowionej w ostatecznej

Rocznej Umowie Finansowej Krajowy Urz´dnik

Zatwierdzajàcy przed∏o˝y Komisji poÊwiadczone oÊwiadczenie w sprawie wydatków faktycznie poniesionych, zgodnie z postanowieniami

art. 9 niniejszego rozdzia∏u;

(b) jeÊli ostateczne sprawozdanie dotyczàce realizacji zosta∏o przedstawione oraz zatwierdzone

przez Komisj´;

(c) gdy zosta∏y przyj´te decyzje, o których mowa

w art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u.

Artyku∏ 8

P∏atnoÊci ze strony Agencji SAPARD

1. Polska zapewni, aby p∏atnoÊci ze strony Agencji SAPARD dla beneficjenta by∏y

(a) dokonywane w krajowych Êrodkach p∏atniczych

i zapisywane w ci´˝ar rachunku SAPARD w euro. Polecenie/polecenia p∏atnoÊci dla beneficjenta/beneficjentów lub ich pe∏nomocników

b´dà, zgodnie z ogólnie przyj´tà zasadà, wydawane w terminie 5 dni od daty takiego zapisania,

(b) oparte na deklaracjach wydatków poniesionych

przez beneficjenta, potwierdzonych orygina∏ami otrzymanych faktur bàdê innymi odpowiednimi dokumentami, w przypadku gdy, zgodnie

z Programem, pomoc finansowa nie jest funkcjà

wydatków. Deklaracje te obejmà wy∏àcznie wydatki lub, w przypadku gdy pomoc finansowa

nie jest funkcjà wydatków, wydarzenia, majàce

miejsce nie wczeÊniej ni˝ w dniu, w którym zawarty zosta∏ kontrakt czyniàcy z osoby wyst´pujàcej z wnioskiem o p∏atnoÊç beneficjenta w ramach Programu z uwagi na dany projekt, z wyjàtkiem tych, które dotyczà wykonalnoÊci oraz

zwiàzanych z nià studiów, jednak˝e w ˝adnym

wypadku dotyczàcych projektów wybranych,

kontraktów zawartych przez (bàdê w imieniu)

Agencj´ SAPARD oraz beneficjentów, oraz wydatków poniesionych wczeÊniej ni˝ data (daty)

wymienione w decyzji Komisji, o której mowa

w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u. JeÊli orygina∏y faktur lub innych odpowiednich dokumentów, o których mowa w niniejszym podpunkcie,

nie sà zatrzymywane przez Agencj´ SAPARD po

ich otrzymaniu, Agencja SAPARD zapewni wykonanie kopii i podejmie czynnoÊci zapewniajàce udost´pnienie orygina∏ów dla celów audytu

i kontroli.

2. Agencja SAPARD zapewni, ˝e udzia∏ Wspólnoty b´dzie realizowany równoczeÊnie z udzia∏em publicznym ze Êrodków wszystkich innych organów

administracji publicznej. Jednak˝e w przypadku beneficjentów z sektora publicznego udzia∏ Wspólnoty

mo˝e zostaç wniesiony póêniej ni˝ udzia∏ innych organów publicznych. W ˝adnym wypadku udzia∏

Wspólnoty nie mo˝e byç wniesiony wczeÊniej ni˝

udzia∏y organów administracji publicznej w Polsce.

3. Agencja SAPARD zapewni, ˝e ca∏kowite wydatki publiczne dokonane przez wszystkie organa

administracji publicznej w Polsce dla ka˝dego dzia∏ania oraz projektu sà mo˝liwe do zidentyfikowania

w Agencji SAPARD.

4. Agencja SAPARD zachowa wykazy wszystkich

p∏atnoÊci, obejmujàce co najmniej nast´pujàce informacje

(a) kwot´ w walucie krajowej,

(b) odpowiadajàcà jej kwot´ w euro.

Proporcje udzia∏ów Wspólnoty oraz udzia∏u krajowego do wydatków publicznych oraz ca∏kowitych

wydatków publicznych do kosztów ca∏kowitych kwalifikujàcych si´ do obj´cia zostanà okreÊlone w walucie krajowej.

5. Agencja SAPARD zapewni, ˝e wszelkie kwoty

uznane przez nià za wyp∏acone niew∏aÊciwie, przekraczajàce nale˝ne sumy, stwierdzone przez nià oraz

które zosta∏y w∏àczone do deklaracji wydatków zapisanych w ci´˝ar rachunku SAPARD w euro, b´dà zapisywane w terminie 5 dni na rachunku SAPARD

w euro oraz potràcane z nast´pnego wniosku o p∏atnoÊç do Komisji, o którym mowa w art. 9 niniejszego rozdzia∏u.

6. Agencja SAPARD zapewni terminowe rozpatrywanie wniosków o p∏atnoÊç ze strony beneficjen-

Poz. 502

tów. W przypadkach, w których okres pomi´dzy

otrzymaniem dokumentacji wspierajàcej, wymaganej do dokonania p∏atnoÊci, a wydaniem polecenia

p∏atnoÊci przekracza trzy miesiàce, wspó∏finansowanie przez Wspólnot´ mo˝e zostaç zmniejszone.

Artyku∏ 9

Wniosek o p∏atnoÊç ze strony Wspólnoty

1. Agencja SAPARD przedstawi co kwarta∏ wnioski o p∏atnoÊç zgodnie z formularzem D-1 przedstawionym w rozdziale D, podpisanym i potwierdzonym oraz przekazanym Komisji przez Krajowego

Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski w ciàgu miesiàca od koƒca ka˝dego kwarta∏u. Jednak˝e

dodatkowe wnioski mogà byç sk∏adane tylko w przypadkach uzasadnionych na podstawie ryzyka wyczerpania salda netto rachunku SAPARD w euro

przed rozpatrzeniem nast´pnego wniosku kwartalnego.

2. Komisja sprawdzi wnioski o p∏atnoÊç,

uwzgl´dniajàc postanowienia art. 7 niniejszego rozdzia∏u.

3. Wydatki deklarowane we wnioskach o p∏atnoÊç b´dà zwracane przez Komisj´ w ciàgu dwóch

miesi´cy od otrzymania przez nià dopuszczalnego

wniosku o p∏atnoÊç, pod warunkiem ˝e

(a) weryfikacje, o których mowa w art. 7 ust. 6

oraz, w odpowiednich przypadkach, w art. 7 ust. 8 niniejszego rozdzia∏u, nie wykaza∏y ˝adnych problemów;

(b) nie zosta∏a podj´ta decyzja o wstrzymaniu

p∏atnoÊci w odniesieniu do dzia∏ania (dzia∏aƒ) b´dàcych przedmiotem tego wniosku o p∏atnoÊç, którego

to dotyczy;

(c) Êrodki sà dost´pne.

Artyku∏ 10

Kurs wymiany walut i oprocentowanie

1. Polska zapewni, ˝e kurs zarejestrowany do celów wymiany pomi´dzy euro a walutà krajowà jest

tym, który zosta∏ opublikowany dla Polski przez Centralny Bank Europejski w internecie o godzinie 14:15

czasu Êrodkowoeuropejskiego

(a) w odniesieniu do p∏atnoÊci dokonywanych

przez Agencj´ SAPARD — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym

Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc,

w ciàgu którego wydatek zosta∏ zapisany w ksi´gach rachunkowych Agencji SAPARD. W ksi´gach podaje si´ dat´ wydania polecenia p∏atnoÊci beneficjentowi lub jego pe∏nomocnikowi;

(b) w odniesieniu do nadp∏at dokonanych przez

Agencj´ SAPARD — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji

w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu

którego po raz pierwszy zosta∏y stwierdzone

nadp∏aty;

(c) w odniesieniu do kwot ustalonych w rozliczeniu

rachunków i w decyzjach dotyczàcych zgodnoÊci rozliczenia — wed∏ug kursu obowiàzujàcego

w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego

decyzja zosta∏a podj´ta;

(d) w odniesieniu do nale˝noÊci poddanych windykacji zgodnie z art. 14.2.8 niniejszego rozdzia∏u

— wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego nale˝noÊç

zosta∏a sp∏acona;

(e) w odniesieniu do sum utraconych w wyniku nieprawid∏owoÊci i odzyskanych zgodnie z art. 13

niniejszego rozdzia∏u — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu

którego sumy te zosta∏y odzyskane;

(f) w odniesieniu do odsetek naros∏ych na rachunku Agencji SAPARD — w dniu, w którym odsetki

zosta∏y zapisane na co najmniej miesi´cznym rachunku.

W sytuacji nieopublikowania kursu dla danego

dnia, stosowany jest kurs podany w ostatnim roboczym dniu publikacji.

2. W przypadku niewype∏nienia terminów okreÊlonych w decyzjach podj´tych zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u,

wszelkie zaleg∏e kwoty sà oprocentowane na poziomie równym wysokoÊci stopy Euribor dla wk∏adów

trzymiesi´cznych, publikowanej przez Centralny

Bank Europejski, plus 1,5 punktu procentowego. Ten

poziom stanowi Êrednià miesi´cznà miesiàca, w którym decyzje te zosta∏y podj´te.

3. Polska zapewni, ˝e odsetki nagromadzone na

rachunku SAPARD w euro b´dà wykorzystywane

wy∏àcznie na rzecz Programu. Rachunki zwiàzane

z funduszami SAPARD prowadzone przez Agencj´

SAPARD b´dà oprocentowane na zwyk∏ych warunkach komercyjnych. Odsetki naros∏e na tych rachunkach z tytu∏u udzia∏u finansowego Wspólnoty b´dà

tak˝e wykorzystywane wy∏àcznie na Program i nie

b´dà przedmiotem ˝adnych op∏at ani podatków. Ca∏oÊç odsetek z tytu∏u udzia∏u Wspólnoty b´dzie uwa˝ana za wielkoÊç dodatkowà w stosunku do kwot

obejmowanych przez Roczne Umowy Finansowe

oraz b´dzie traktowana jako dalszy udzia∏ finansowy

Wspólnoty. Stosowne zmiany w Programie b´dà dokonywane zgodnie z art. 7 rozdzia∏u B.

Artyku∏ 11

Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków

1. Polska zapewni, ˝e Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przed∏o˝y Komisji, najpóêniej do dnia

30 kwietnia roku nast´pujàcego po danym roku fi-

Poz. 502

nansowym, roczne rachunki Agencji SAPARD wraz

z informacjami, o których mowa w art. 6 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, dotyczàcymi Agencji SAPARD oraz

Narodowego Funduszu, i odnoszàce si´ do transakcji finansowanych w ramach Programu.

2. Rachunki, o których mowa w ust. 1, zostanà

przed∏o˝one na formularzu D-2 przedstawionym

w rozdziale D.

3. Wydatki deklarowane w odniesieniu do danego miesiàca muszà dotyczyç dokonanych p∏atnoÊci

z potràceniem wszelkich wp∏ywów.

W∏aÊciwym dniem dla p∏atnoÊci b´dzie dzieƒ,

w którym Agencja SAPARD wys∏a∏a polecenie dokonania p∏atnoÊci do instytucji finansowej lub beneficjenta, lub jego pe∏nomocnika. W∏aÊciwym dniem

dla wp∏ywów b´dzie dzieƒ, w którym kwota zosta∏a

zapisana na rachunku.

Deklarowane wydatki mogà zawieraç korekty,

dotyczàce danych zawartych w sprawozdaniach, dotyczàcych poprzednich miesi´cy w tym samym roku

finansowym.

Dla danego roku finansowego zostanà wzi´te

pod uwag´ wszystkie transakcje zapisane w tym roku na rachunkach Agencji SAPARD.

4. W przypadku gdy p∏atnoÊci nale˝ne w ramach

Programu obcià˝one sà przez wnioski o p∏atnoÊç, zostanà one uznane za dokonane w ca∏oÊci w rozumieniu drugiego akapitu ust. 3

— w dniu p∏atnoÊci sumy wcià˝ nale˝nej beneficjentowi, je˝eli wielkoÊç wniosku o p∏atnoÊç jest

mniejsza od wielkoÊci rozliczonych wydatków,

— w dniu rozliczenia wydatków, jeÊli ich wielkoÊç

jest mniejsza bàdê równa wielkoÊci wniosku

o p∏atnoÊç.

5. Niewykonane polecenia p∏atnoÊci oraz p∏atnoÊci zapisane w ci´˝ar rachunku, a nast´pnie ponownie

zapisywane na dobro tego rachunku, zostanà przedstawione na formularzu D-2 jako potràcenia z wydatków, w miesiàcu przekazania Agencji SAPARD informacji o niedope∏nieniu wykonania lub anulowaniu.

6. Najpóêniej do dnia 30 wrzeÊnia roku nast´pujàcego po roku finansowym, którego to dotyczy, na

podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, Komisja podejmie decyzj´ w sprawie rozliczenia rachunków Agencji SAPARD (nazywanà dalej „decyzjà

w sprawie rozliczenia rachunków”).

Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje integralnoÊç, dok∏adnoÊç oraz wiarygodnoÊç

przedstawionych rachunków oraz nie ma wp∏ywu na

przyj´cie kolejnej decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci, zgodnie z postanowieniami art. 12 niniejszego

rozdzia∏u.

Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje równie˝ rozliczenie rachunku SAPARD w euro

oraz kwoty do zapisania na dobro tego rachunku

zgodnie z postanowieniami art. 13 ust. 2 oraz

art. 14.2.8 niniejszego rozdzia∏u.

7. Komisja powiadomi Polsk´ o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji wraz ze wszystkimi

proponowanymi przez nià poprawkami najpóêniej

do dnia 15 lipca nast´pujàcego po up∏ywie roku finansowego. Je˝eli z powodów, które mo˝na przypisaç Polsce, Komisja nie b´dzie w stanie rozliczyç rachunków Polski najpóêniej do dnia 30 wrzeÊnia,

wówczas Komisja powiadomi Polsk´ o dalszym post´powaniu, które proponuje.

8. Kwota ustalona na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest dodawana do lub odejmowana od nast´pnej p∏atnoÊci (nast´pnych p∏atnoÊci) Komisji na rzecz Polski. Jednak˝e gdy kwota, która ma

zostaç odj´ta, ustalona na mocy decyzji w sprawie

rozliczenia rachunków, przekroczy poziom mo˝liwych nast´pnych p∏atnoÊci, Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy, w imieniu Polski, zapewni, ˝e kwota

niezbilansowana zostanie zapisana na dobro Komisji

w euro w ciàgu dwóch miesi´cy od przyj´cia tej decyzji. Jednak˝e Komisja mo˝e w indywidualnych

przypadkach podjàç decyzj´, ˝e ka˝da kwota, która

ma zostaç zapisana na jej dobro, zostanie potràcona

z ci´˝aru p∏atnoÊci nale˝nych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty.

Artyku∏ 12

Decyzja w sprawie rozliczenia zgodnoÊci

1. Komisja podejmie decyzj´ (nazywanà dalej

„decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci”) o wykluczeniu wydatku z wspó∏finansowania przez Wspólnot´, jeÊli stwierdzi, ˝e wydatek ten nie zosta∏ poniesiony zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy.

2. W przypadku gdy w wyniku badaƒ Komisja

uzna, ˝e wydatek nie zosta∏ dokonany zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, przed podj´ciem

decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci powiadomi

ona na piÊmie Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego o wynikach swoich kontroli oraz wska˝e dzia∏ania

korygujàce, które muszà byç podj´te w celu doprowadzenia do zgodnoÊci w przysz∏oÊci. Takie powiadomienie mo˝e, w odpowiednich przypadkach, zawieraç odniesienia do w∏aÊciwych artyku∏ów niniejszej wieloletniej umowy finansowej, Programu, decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, oraz Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych

Umów Finansowych).

3. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy udzieli odpowiedzi na piÊmie w terminie dwóch miesi´cy,

w konsekwencji czego Komisja mo˝e zmieniç swoje

stanowisko. W usprawiedliwionych przypadkach

Komisja mo˝e wyraziç zgod´ na przed∏u˝enie tego

terminu udzielenia odpowiedzi.

Po wygaÊni´ciu okresu na udzielenie odpowiedzi

Komisja zaprosi Polsk´ do dwustronnych rozmów,

podczas których obydwie strony usi∏ujà doprowa-

Poz. 502

dziç do porozumienia co do dzia∏ania, które ma zostaç podj´te, oraz w sprawie oceny wagi naruszenia

oraz straty finansowej na rzecz Wspólnoty. Nast´pnie, po wspomnianych rozmowach oraz ka˝dym terminie ostatecznym ustalonym po tych rozmowach

przez Komisj´ w sprawie dostarczenia dalszych informacji lub w przypadku, gdy Polska nie przyjmie

zaproszenia na spotkanie przed terminem ostatecznym ustalonym przez Komisj´, po up∏ywie tego terminu ostatecznego Komisja formalnie przeka˝e Polsce swoje wnioski.

W przypadku gdy porozumienie nie zostanie

osiàgni´te, Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy mo˝e

w imieniu Polski zwróciç si´ o wszcz´cie procedury

przewidzianej w pozycji 9 rozdzia∏u F, majàc na uwadze przeprowadzenie mediacji pomi´dzy odpowiednimi stanowiskami w okresie czterech miesi´cy. Wyniki tej procedury zostanà wymienione w sprawozdaniu sporzàdzonym przez Organ Pojednawczy,

z uwzgl´dnieniem postanowieƒ pozycji 9 rozdzia∏u F.

Sprawozdanie zostanie przes∏ane do Komisji i zbadane przez nià, przed podj´ciem decyzji w sprawie

rozliczenia zgodnoÊci.

4. Komisja przeprowadzi ocen´ kwot przeznaczonych do wy∏àczenia, uwzgl´dniajàc przede wszystkim stopieƒ ujawnionej niezgodnoÊci. Komisja

uwzgl´dni charakter oraz wag´ naruszenia oraz wielkoÊç niebezpieczeƒstwa straty finansowej na rzecz

Wspólnoty.

5. Odmowa finansowania nie mo˝e obejmowaç

wydatku na dzia∏anie, w odniesieniu do którego

ostateczna p∏atnoÊç mia∏a miejsce przed dwudziestoczteromiesi´cznym okresem poprzedzajàcym pisemne zawiadomienie wystosowane przez Komisj´

do Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w sprawie wyników kontroli, o których mowa w ust. 2. Nie

stosuje si´ to do konsekwencji finansowych dotyczàcych nieprawid∏owoÊci omówionych w art. 13 niniejszego rozdzia∏u. W razie gdy teksty w j´zyku angielskim, konieczne do wykonania tych kontroli, nie b´dà dost´pne, okres ten zostanie przed∏u˝ony o czas

up∏ywajàcy pomi´dzy wystosowanym przez Komisj´ ˝àdaniem dokumentów w j´zyku angielskim a ich

otrzymaniem.

6. W przypadkach gdy kontrole nie zosta∏y w sposób poprawny ustanowione lub wykonane przez

Agencj´ SAPARD, zastosowana mo˝e zostaç korekta

finansowa, mogàca obejmowaç stosowanie korekt

o jednolitej stawce, której poziom b´dzie proporcjonalny do wielkoÊci niebezpieczeƒstwa straty finansowej ponoszonej przez Wspólnot´.

7. Powiadomienie o kwocie do odzyskania zgodnie z decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci b´dzie

przekazywane Krajowemu Urz´dnikowi Zatwierdzajàcemu, który w imieniu Polski zapewni przekazanie

tej kwoty na rachunek SAPARD w euro w ciàgu

dwóch miesi´cy po podj´ciu decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci oraz odpisanie jej od nast´pnego

wniosku o p∏atnoÊç przedstawianego Komisji. Jednak˝e Komisja mo˝e, w indywidualnych przypad-

kach, podjàç decyzj´, ˝e ka˝da kwota, która ma zostaç zapisana na jej dobro, zostanie potràcona z ci´˝aru p∏atnoÊci nale˝nych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty.

5. Na ˝yczenie Komisji oraz za zgodà Polski dopuszcza si´, aby kontrole oraz badania dotyczàce

transakcji, o których mowa w niniejszej umowie, by∏y przeprowadzane przez w∏adze Polski.

8. Kwota, która ma zostaç poddana windykacji

zgodnie z decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci,

nie podlega realokacji na rzecz Programu.

Urz´dnicy Komisji mogà równie˝ braç udzia∏

w tych kontrolach oraz badaniach.

Artyku∏ 13

Przepisy dotyczàce dokumentacji i kontroli

1. Polska bez naruszenia postanowieƒ niniejszej

umowy, zgodnie z przepisami krajowymi ustanowionymi na mocy prawa, regulacji lub dzia∏aƒ administracyjnych, podejmie dzia∏ania konieczne do

(a) upewnienia si´ co do tego, ˝e finansowane

transakcje sà rzeczywiÊcie przeprowadzane oraz

wykonywane w sposób prawid∏owy;

6. Nie naruszajàc postanowieƒ ust. 1—5, Polska

zastosuje postanowienia pozycji 4—7 rozdzia∏u F dotyczàce nieprawid∏owoÊci oraz organizacji systemu

informacji w tej dziedzinie.

Artyku∏ 14

Funkcje i kryteria akredytacji Agencji SAPARD

Polska zapewni wykonanie

SAPARD tego, co nast´puje

przez

Agencj´

1. Funkcje

(b) zapobie˝enia oraz naprawy nieprawid∏owoÊci;

(c) windykacji sum utraconych w wyniku nieprawid∏owoÊci lub zaniedbania.

Polska powiadomi Komisj´ o dzia∏aniach podj´tych

w tych celach, a w szczególnoÊci o stanie procedur

administracyjnych oraz sàdowych.

2. Sumy zwrócone, zgodnie z tym, co powiedziane jest w ust. 1 lit. (c), zwiàzane z udzia∏em Wspólnoty, zostanà wyp∏acone na rzecz akredytowanej Agencji SAPARD oraz odpisane przez nià od wydatków finansowanych przez Program.

3. Polska udost´pni Komisji wszystkie informacje wymagane do prawid∏owego funkcjonowania

Programu oraz podejmie wszelkie odpowiednie

dzia∏ania w celu u∏atwienia nadzoru uznanego przez

Komisj´ za konieczny w ramach zarzàdzania finansowaniem Wspólnoty, w∏àcznie z kontrolami przeprowadzanymi na miejscu.

4. Autoryzowani przedstawiciele wyznaczeni

przez Komisj´ do przeprowadzania kontroli na miejscu b´dà mieli dost´p do ksiàg oraz wszystkich pozosta∏ych dokumentów, w∏àcznie z informacjami

utworzonymi lub przechowywanymi w formie elektronicznego zapisu, dotyczàcych wydatków finansowanych przez Program.

W szczególnoÊci mogà oni kontrolowaç

(a) czy praktyki administracyjne sà zgodne z niniejszà umowà;

(b) czy istniejà wymagane dokumenty wspierajàce

oraz czy sà zgodne z transakcjami finansowanymi przez Program;

(c) warunki, zgodnie z którymi przeprowadzane sà

oraz kontrolowane transakcje finansowane

przez Program.

Komisja przeka˝e Polsce we w∏aÊciwym trybie zawiadomienie przed przeprowadzeniem kontroli.

Urz´dnicy Polski mogà uczestniczyç w kontroli.

1.1. Zezwalanie na zobowiàzania i p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest ustalenie sumy, która zostanie

wyp∏acona wnioskujàcemu lub jego pe∏nomocnikowi (pe∏nomocnikom) zgodnie z niniejszà umowà,

w szczególnoÊci z postanowieniami dotyczàcymi

dopuszczalnoÊci wniosków do zatwierdzenia, wniosków o p∏atnoÊç, zgodnoÊci z podj´tymi zobowiàzaniami dotyczàcymi zatwierdzeƒ projektów, z procedurami przetargowymi i kontraktowymi i weryfikacji wykonywanych robót lub dostarczanych

us∏ug.

1.2. Dokonywanie p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest

wydawanie polecenia bankowi Agencji lub w odpowiednich przypadkach rzàdowemu urz´dowi p∏atniczemu wyp∏acenia sumy, która uzyska∏a zezwolenie,

na rzecz wnioskujàcego lub jego pe∏nomocnika (pe∏nomocników).

1.3. Ksi´gowanie zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci: celem

tej funkcji jest rejestracja wydatku w oddzielnych

ksi´gach rachunkowych Agencji SAPARD, które

zwykle b´dà mia∏y form´ elektronicznego systemu

przetwarzania danych, oraz przygotowywanie okresowych zestawieƒ wydatków, w∏àcznie z miesi´cznymi i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Ksi´gi rachunkowe b´dà tak˝e rejestrowaç

szczegó∏y dotyczàce d∏ugów pozostajàcych do Êciàgni´cia.

1.4. Kontrola: celem tej funkcji jest sprawdzenie

faktów, na których opierajà si´ wnioski i wnioski

o p∏atnoÊç w celu zbadania ich zgodnoÊci z postanowieniami niniejszej umowy i warunkami zobowiàzania wià˝àcego Agencj´ SAPARD i beneficjenta. Kontrole obejmà w odpowiednich przypadkach wybór

wst´pnych projektów, ponowny pomiar, sprawdzanie iloÊci i jakoÊci dostarczonych towarów lub us∏ug,

analiz´ lub kontrol´ wyrywkowà, weryfikacje przed

dokonaniem p∏atnoÊci i wszelkie specjalne postanowienia, o których mowa w postanowieniach umowy

finansowej w odniesieniu do dopuszczalnoÊci wydatków. W celu ustalenia dopuszczalnoÊci kontrole

obejmà, w odpowiednich przypadkach, badania natury technicznej, które mogà polegaç na ocenach finansowych i weryfikacjach o charakterze rolniczym,

technicznym lub naukowym.

1.5. SprawozdawczoÊç: celem tej funkcji jest zapewnienie, aby poszczególnymi projektami i dzia∏aniami zarzàdzano w sposób zapewniajàcy ich rzeczywiste i efektywne wdra˝anie.

2. Kryteria

2.1. Struktura administracyjna Agencji SAPARD

winna zapewniaç rozdzielenie trzech funkcji — zezwalania, wykonywania oraz ksi´gowania. Ka˝da

z tych funkcji winna nale˝eç do zadaƒ oddzielnej jednostki administracyjnej, której zadania zostanà okreÊlone w schemacie organizacyjnym.

2.2. Agencja SAPARD przyjmie nast´pujàce procedury lub procedury dostarczajàce równowa˝nych

gwarancji

2.2.1. Agencja ustali na piÊmie szczegó∏owe procedury dotyczàce przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków o zatwierdzenie projektów,

wniosków o p∏atnoÊç, faktur oraz dokumentów

wspierajàcych i sprawozdaƒ z kontroli obejmujàcych opis wszystkich dokumentów, którymi nale˝y

si´ pos∏ugiwaç.

Procedury te zapewnià rozpatrywanie wy∏àcznie

tych wniosków o p∏atnoÊç lub wybranych projektów,

które spe∏niajà kryteria wyboru projektu, oraz zachowywanie dokumentacji projektu w ramach ca∏oÊci

odpowiedniej dokumentacji dla celów audytu.

2.2.2. Podzia∏ obowiàzków b´dzie przeprowadzony w taki sposób, aby ˝aden urz´dnik nie odpowiada∏ za wi´cej ni˝ jedno z zadaƒ: zatwierdzania projektów, zezwalania na p∏atnoÊç, wyp∏acania lub ksi´gowania sum. Praca ka˝dego urz´dnika wykonujàcego

jedno z tych zadaƒ powinna byç nadzorowana przez

drugiego urz´dnika. Zadania ka˝dego urz´dnika

powinny byç okreÊlone na piÊmie, a z uwagi na zakres jego uprawnieƒ powinny byç wyznaczone limity finansowe. Prowadzone b´dà odpowiednie szkolenia pracowników, a pracownicy na „wra˝liwych”

stanowiskach powinni sprawowaç swoje funkcje

w systemie rotacyjnym albo byç poddani wzmocnionemu nadzorowi.

2.2.3. Ka˝dy urz´dnik odpowiedzialny za pozwolenie na p∏atnoÊci b´dzie mia∏ do swojej dyspozycji

szczegó∏owà list´ weryfikacji, które jest obowiàzany

przeprowadziç, i poÊwiadczy to w dokumentach za∏àczonych do wniosku, ˝e weryfikacje te zosta∏y przeprowadzone. PoÊwiadczenie to mo˝e byç dokonane

w formie elektronicznej, pod warunkiem spe∏nienia

wymogów kontroli, o których jest mowa w ust. 2.2.6.

Dostarczony b´dzie dowód weryfikacji wykonanej pracy przez pracownika na wy˝szym stanowisku.

Analiza, ocena i zatwierdzenie projektów powinny

byç przedstawione na piÊmie. Analiza projektu po-

Poz. 502

winna byç wykonywana wed∏ug zasad dobrego

i skutecznego zarzàdzania finansowego.

2.2.4. Wniosek o zatwierdzenie lub o p∏atnoÊç

uzyskuje zezwolenie dopiero po przeprowadzeniu

wystarczajàcych kontroli w celu sprawdzenia, czy

jest on zgodny z zasadami niniejszej umowy. Kontrole te sk∏adajà si´ z kontroli przeprowadzanych w ramach zasad kierujàcych poszczególnym dzia∏aniem,

w ramach którego wnioskuje si´ o pomoc finansowà, oraz tych, które wymagane sà dla celów zapobiegania i wykrywania nadu˝yç i nieprawid∏owoÊci,

szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagro˝eƒ.

W ramach funkcji zezwalania wnioski podlegajà

kontroli stwierdzajàcej ich zgodnoÊç z ogólnymi wymaganiami, zdolnoÊcià do korzystania z pomocy,

kompletnoÊcià dokumentacji, poprawnoÊcià dokumentów za∏àczonych, datà otrzymania itd.

Wszystkie kontrole, które nale˝y przeprowadziç,

b´dà wyszczególnione na liÊcie kontrolnej, a ich

przeprowadzenie zostanie poÊwiadczone w odniesieniu do ka˝dego wniosku o zatwierdzenie, wniosku

o p∏atnoÊç lub dla ka˝dej partii wniosków o p∏atnoÊç.

W odniesieniu do dostarczonych us∏ug lub towarów kontrola b´dzie polegaç na

— kontroli dokumentów: w celu zapewnienia zgodnoÊci danych dotyczàcych iloÊci, jakoÊci i ceny

towarów lub us∏ug zawartych na fakturze z danymi zawartymi w zamówieniu;

— kontroli materialnej: w celu zapewnienia zgodnoÊci iloÊci i jakoÊci towarów lub us∏ug z iloÊcià

oraz jakoÊcià, które sà wskazane na fakturze lub

w formularzu wniosku o p∏atnoÊç.

Ta kontrola us∏ug oraz towarów mo˝e byç równie˝ wykonywana w sposób ciàg∏y podczas dostarczania, tj. gdy dokonywane sà p∏atnoÊci wst´pne lub

poÊrednie.

2.2.5. Procedury zapewnià, ˝e dokonywanie p∏atnoÊci odbywa si´ wy∏àcznie na rzecz wnioskujàcego,

na jego rachunek bankowy lub jego pe∏nomocnika.

P∏atnoÊci dokonywane sà poprzez bank Agencji lub,

w odpowiednich przypadkach, przez rzàdowe biuro

p∏atnicze, lub przes∏anym czekiem, jako ogólna zasada, w ciàgu 5 dni od daty obcià˝enia rachunku bankowego SAPARD.

Wszystkie p∏atnoÊci, wobec których niezrealizowane sà przelewy, zostanà zapisane ponownie w dobro rachunku SAPARD w euro, w terminie 5 dni od

dnia zawiadomienia o niezrealizowaniu tych przelewów.

Kwoty wynikajàce z czeków niezainkasowanych

w terminie ich wa˝noÊci zostanà zapisane w dobro

rachunku SAPARD w euro w terminie 5 dni od dnia

zawiadomienia o ich niezrealizowaniu.

Nie mogà mieç miejsca ˝adne p∏atnoÊci gotówkowe. Zatwierdzenie przez urz´dnika zezwalajàcego

oraz zwierzchnika mo˝e odbywaç si´ przy u˝yciu

Êrodków elektronicznych, pod warunkiem ˝e istnieje

w∏aÊciwy poziom bezpieczeƒstwa i ˝e to˝samoÊç

osoby podpisujàcej jest zarejestrowana elektronicznie.

2.2.6. W przypadku przetwarzania wniosków lub

faktur przy u˝yciu systemu informatycznego dost´p

do tego systemu b´dzie chroniony i kontrolowany

w nast´pujàcy sposób

(a) wszystkie informacje wprowadzane do systemu

b´dà odpowiednio zatwierdzane w celu zapewnienia wykrywania i korygowania b∏´dów zapisu oraz poddane kontrolom logicznym w celu

wykrycia niespójnych lub nietypowych danych,

(b) wszelkie dane mogà byç wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane wy∏àcznie przez upowa˝nionych urz´dników, którym przydzielono

indywidualne has∏a,

(c) to˝samoÊç ka˝dego urz´dnika wprowadzajàcego, zmieniajàcego lub zatwierdzajàcego dane

lub programy b´dzie rejestrowana w rejestrze

operacji,

(d) has∏a b´dà regularnie zmieniane w celu unikni´cia niew∏aÊciwego u˝ycia,

(e) zmiany sprz´tu komputerowego oraz oprogramowania b´dà poddawane testom oraz zatwierdzeniu przed ich wprowadzeniem, tj. poddane

procedurze zmiany zarzàdzania,

(f) systemy informatyczne b´dà chronione przed

niedozwolonym dost´pem poprzez kontrole fizyczne, a dane b´dà zapisywane na kopiach

przechowywanych w oddzielnym, chronionym

miejscu,

(g) wprowadzanie wszystkich danych b´dzie podlegaç sprawdzaniu poprzez kontrole logiczne majàce na celu wykrywanie danych niespójnych

lub nietypowych.

Utworzona zostanie ogólna strategia zabezpieczenia technologii informatycznej na bazie zatwierdzonej strategii dotyczàcej technologii informacji i komunikacji, w celu zapewnienia poufnoÊci, integralnoÊci oraz dost´pu do wszelkich danych.

2.2.7. Procedury zapewnià, aby zmiany stawek

lub warunków by∏y zapisywane, a instrukcje, bazy

danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie.

2.3. Ca∏oÊç lub cz´Êç funkcji zezwalania i kontroli mo˝e byç przekazana innym organizacjom, jeÊli

spe∏nione sà nast´pujàce warunki

2.3.1. OdpowiedzialnoÊç i obowiàzki innych organizacji, w szczególnoÊci w zakresie kontroli i weryfikacji zgodnoÊci z zasadami umowy finansowej zostanà jasno okreÊlone.

2.3.2. Organizacje te b´dà posiada∏y skuteczne

systemy zapewniajàce wype∏nianie przez nie ich zadaƒ w zadowalajàcy sposób.

Poz. 502

2.3.3. Organizacje potwierdzà Agencji faktyczne

wype∏nianie przez nie ich zadaƒ i opiszà u˝yte w tym

celu Êrodki.

2.3.4. Agencja SAPARD b´dzie systematycznie

i terminowo informowana o wynikach przeprowadzanych kontroli, tak aby stosownoÊç kontroli mog∏a

zawsze byç brana pod uwag´ przed zezwoleniem

dotyczàcym wniosku o p∏atnoÊç lub zap∏aceniem

faktury. Wykonane prace b´dà szczegó∏owo opisywane w sprawozdaniu towarzyszàcym ka˝demu

wnioskowi o zatwierdzenie lub o p∏atnoÊç bàdê

w partii wniosków o zatwierdzenie lub o p∏atnoÊç lub

w odpowiednich przypadkach w sprawozdaniu rocznym. Sprawozdaniu powinno towarzyszyç zaÊwiadczenie dotyczàce dopuszczenia zatwierdzonych

wniosków o zdolnoÊci do korzystania z pomocy lub

o p∏atnoÊci oraz rodzaju, zakresu i limitów wykonanych prac. Sprawozdanie okreÊli przeprowadzone

kontrole fizyczne i administracyjne, opisze zastosowanà metod´, przedstawi wyniki wszystkich inspekcji i dzia∏aƒ podj´tych wobec niezgodnoÊci i nieprawid∏owoÊci. Dokumenty dowodowe przedk∏adane

Agencji powinny byç wyczerpujàce, aby udokumentowaç, ˝e wykonane zosta∏y wszystkie wymagane

kontrole dopuszczalnoÊci wniosków w sprawie przyznania pomocy lub faktur, które uzyska∏y zezwolenie

na p∏atnoÊç.

2.3.5. Agencja SAPARD musi przed zatwierdzeniem projektu oraz przed przyznaniem pomocy finansowej upewniç si´, ˝e inne organizacje dzia∏a∏y

wed∏ug procedur zgodnych z kryteriami okreÊlonymi w niniejszym za∏àczniku.

2.3.6. Kryteria oceny wniosków i ich pierwszeƒstwo powinny byç wyraênie okreÊlone i udokumentowane.

2.3.7. JeÊli dokumenty dotyczàce wniosków, które uzyska∏y zezwolenie, wydatków obj´tych zobowiàzaniem i przeprowadzonych kontroli, jak równie˝

te, które dotyczà niewybranych projektów, znajdujà

si´ w posiadaniu innych organizacji, zarówno te organizacje, jak i Agencja wprowadzà procedury zapewniajàce, ˝e miejsce, w którym znajdujà si´

wszystkie dokumenty dotyczàce poszczególnych

p∏atnoÊci dokonanych przez Agencj´, jest zarejestrowane i ˝e dokumenty te b´dà udost´pnione na potrzeby kontroli w biurach Agencji na ˝àdanie osób

lub organów zwykle uprawnionych do kontroli takich dokumentów, a mianowicie

(i) pracowników Agencji zajmujàcych si´ wnioskami,

(ii) s∏u˝b audytu wewn´trznego Agencji,

(iii) Organu Certyfikujàcego, który poÊwiadcza

roczne deklaracje Agencji,

(iv) upowa˝nionych urz´dników lub przedstawicieli Komisji Europejskiej.

2.3.8. Pomi´dzy Agencjà SAPARD a organizacjami, którym przekazano funkcje Agencji SAPARD, b´dà zawarte pisemne umowy. Umowy te wyraênie

okreÊlà zadania, które majà byç wykonywane przez

upowa˝nionà organizacj´, oraz rodzaj dokumentów

za∏àczonych i sprawozdaƒ, które nale˝y przesy∏aç do

Agencji SAPARD w okreÊlonych terminach. Ogólny

system w∏àcznie z przekazanymi zadaniami wykonywanymi przez upowa˝nione organizacje zostanie

przedstawiony w schemacie organizacyjnym.

Umowa zapewni urz´dnikom Komisji Europejskiej i Trybuna∏u Obrachunkowego dost´p do informacji znajdujàcych si´ w posiadaniu organizacji do

tego upowa˝nionych i prowadzenie przez nich badaƒ dotyczàcych wniosków w∏àcznie z kontrolà projektów i osób uzyskujàcych pomoc.

2.4. Procedury ksi´gowe zapewnià kompletnoÊç,

dok∏adnoÊç i terminowoÊç deklaracji wydatków kierowanych do Komisji oraz wykrywanie i korygowanie wszelkich b∏´dów i przeoczeƒ, w szczególnoÊci

poprzez kontrole i uzgadnianie rachunków w przedzia∏ach czasowych nie d∏u˝szych ni˝ trzy miesiàce.

Nale˝y zapewniç pe∏ny audyt ka˝dej pozycji.

Procedury ksi´gowe Agencji p∏atniczej zapewnià

mo˝liwoÊç sporzàdzania w ramach systemu rachunkowoÊci zestawieƒ ca∏kowitych kosztów wydatków,

które sà przedmiotem zobowiàzania, p∏atnoÊci cz´Êciowych i p∏atnoÊci bilansu dla ka˝dego biura regionalnego, dla ka˝dego projektu, kontraktu lub Êrodka

dzia∏ania. Ustalone zostanà terminy uchylania zobowiàzaƒ w przypadkach, w których prace nie zosta∏y

zakoƒczone w uzgodnionym czasie. Takie uchylenia

b´dà odpowiednio rejestrowane w systemie rachunkowoÊci.

2.5. Agencja SAPARD zapewni funkcjonowanie

audytu wewn´trznego bàdê równorz´dnej s∏u˝by

w celu zapewnienia efektywnego dzia∏ania systemu

kontroli wewn´trznej w Agencji; s∏u˝ba audytu wewn´trznego powinna byç niezale˝na od innych wydzia∏ów Agencji oraz podlegaç bezpoÊrednio kierownictwu Agencji. S∏u˝ba audytu wewn´trznego

sprawdzi, czy procedury przyj´te przez Agencj´ sà

odpowiednie dla zapewnienia zgodnoÊci z niniejszà

umowà oraz dok∏adnoÊci, kompletnoÊci i terminowoÊci rachunków. Weryfikacja mo˝e ograniczyç si´

do wybranych dzia∏aƒ, dzia∏aƒ wtórnych oraz transakcji, pod warunkiem ˝e plan audytu zapewni obj´cie nià w okresie nieprzekraczajàcym pi´ciu lat

wszystkich wa˝nych obszarów, w∏àcznie z wydzia∏ami oraz organami odpowiedzialnymi za zezwalanie,

oraz wydzia∏ami i organami, którym przekazano zadania. Prace s∏u˝by audytu wewn´trznego b´dà realizowane zgodnie z mi´dzynarodowymi standardami audytu, b´dà rejestrowane w dokumentacji roboczej i b´dà prowadzi∏y do sporzàdzenia sprawozdaƒ

i zaleceƒ kierowanych do kierownictwa Agencji. Plany audytu i sprawozdania b´dà udost´pniane Organowi Certyfikujàcemu i urz´dnikom oraz przedstawicielom Unii Europejskiej upowa˝nionym do przeprowadzania audytów finansowych, jak równie˝ do oceny efektywnoÊci funkcji audytu wewn´trznego.

2.6. Zasady w zakresie zamówieƒ publicznych

us∏ug, robót lub dostaw w Polsce powinny byç spój-

Poz. 502

ne z zasadami okreÊlonymi w instrukcji Komisji zatytu∏owanej „Kontrakty na us∏ugi, roboty i dostawy zawierane w ramach wspó∏pracy Wspólnoty z krajami

trzecimi”4. Jednak˝e zawarty w niej warunek dotyczàcy uprzedniego zatwierdzenia przez Komisj´ nie

b´dzie stosowany.

2.7. W przypadku zamówieƒ publicznych innych

ni˝ te, które przewidziane sà w punkcie 2.6, nast´pujàce powinny pochodziç ze Wspólnoty bàdê z krajów,

o których mowa w pozycji 8 rozdzia∏u F

(i) us∏ugi, prace, maszyny oraz dostawy,

(ii) dostawy i wyposa˝enie zakupione przez kontrahenta w ramach kontraktów dotyczàcych

prac lub us∏ug, jeÊli dostawy lub wyposa˝enie sà przeznaczone do pozostania w∏asnoÊcià projektu po zakoƒczeniu realizacji kontraktu.

2.8. Z uwagi na Program Agencja wprowadzi

system uznawania wszelkich nale˝nych kwot i rejestracji w ksi´dze d∏u˝ników wszystkich takich nale˝noÊci, w∏àcznie z nieprawid∏owoÊciami, przed ich

odzyskaniem. Ksi´ga d∏u˝ników b´dzie podlegaç regularnej kontroli w celu podj´cia dzia∏aƒ egzekwujàcych zaleg∏e nale˝noÊci, w szczególnoÊci w przypadku zatwierdzonych gwarancji i zwróconych p∏atnoÊci. Z zastrze˝eniem postanowieƒ art. 8 ust. 5 niniejszego rozdzia∏u i przepisów krajowych dotyczàcych

dochodzenia nale˝noÊci, wszelki wk∏ad finansowy

obcià˝ajàcy Wspólnot´ w odniesieniu do tych sum,

w∏àcznie z nieprawid∏owoÊciami, zostanie wykreÊlony w koƒcu drugiego roku nast´pujàcego od dnia jego wpisu do ksi´gi d∏u˝ników i odpisany od nast´pnego wniosku o p∏atnoÊç, zgodnie z art. 9 niniejszego rozdzia∏u. Wszelkie odsetki Êciàgni´te przez

Agencj´ SAPARD z tytu∏u udzia∏u finansowego

Wspólnoty w odniesieniu do sp∏aconych nale˝noÊci

zostanà zapisane na rachunku Agencji SAPARD i wykorzystane wy∏àcznie w ramach Programu. Agencja

SAPARD zapewni, ˝e wszelkie odzyskane kwoty zostanà zapisane na dobro rachunku SAPARD w euro

w terminie 5 dni od dnia ich odzyskania.

2.9. Agencja SAPARD rozpowszechni informacje

o dost´pnoÊci wsparcia finansowego, wskazujàc na

wspó∏finansowanie przez Wspólnot´ wÊród wszystkich potencjalnie zarzàdzajàcych projektami oraz

wykonawców projektów, tak aby uzyskaç mo˝liwoÊç

jak najszerszego wyboru potencjalnie zarzàdzajàcych projektami oraz wykonawców projektów. Standardowe formularze wniosków z jasnymi instrukcjami dotyczàcymi ich wype∏niania i warunkami dopuszczalnoÊci b´dà sporzàdzone przed rozpocz´ciem programu. Na potencjalnych beneficjentów

oraz na zwyk∏ych beneficjentów nie b´dà nak∏adane

˝adne op∏aty za udzielanie informacji, w∏àcznie

z op∏atami za formularze wniosków odnoszàcych si´

do Programu. Niniejszy przepis nie narusza stosowania op∏at pobieranych ogólnie w pozosta∏ych

dziedzinach gospodarki.

—————

SEC 1999 1801/2 na http://europa.eu.int/comm/scr/

tender/usedoc/index_en.htm

2.10. Agencja SAPARD rozpatrzy w okreÊlonym

terminie wnioski sk∏adane przez beneficjentów.

dania te zostanà udost´pnione na ˝àdanie Organu Zarzàdzajàcego, Komitetu Monitorujàcego oraz Komisji.

2.11. Agencja SAPARD wprowadzi odpowiedni

system monitorowania w celu oceny post´pów ka˝dego projektu i dzia∏ania na podstawie wczeÊniej

okreÊlonych wskaêników. W razie potrzeby wskaêniki te poddane zostanà przeglàdowi i zatwierdzeniu

przez Komitet Monitorujàcy.

Artyku∏ 15

Prowadzenie rejestrów

2.12. W razie powstania opóênieƒ w osiàganiu

wczeÊniej okreÊlonych celów powinny byç podejmowane odpowiednie dzia∏ania, w odpowiednich

przypadkach, w∏àcznie z wycofaniem zatwierdzenia

projektu. Prowadzone b´dà rejestry wszystkich podj´tych dzia∏aƒ.

Agencja SAPARD oraz Narodowy Fundusz b´dà

przechowywaç do dyspozycji Komisji wszystkie dokumenty, w∏àcznie z tymi, które dotyczà niewybranych projektów, do wygaÊni´cia 24–miesi´cznego

okresu, o którym mowa w art. 12 ust. 5 niniejszego

rozdzia∏u. Jednak˝e w odniesieniu do nieprawid∏owoÊci, o których mowa w art. 12 ust. 5 oraz art. 13,

dokumenty pozostanà do dyspozycji Komisji do zakoƒczenia wszystkich prac uzupe∏niajàcych.

2.13. Odpowiedni system informacji o zarzàdzaniu powinien byç wykorzystywany do szybkiego sporzàdzania w∏aÊciwych sprawozdaƒ dotyczàcych monitorowania projektów i Êrodków dzia∏ania. Sprawoz-

Agencja oraz Narodowy Fundusz zapewnià, ˝e

w sytuacji, w której nie przechowujà one dokumentów samodzielnie, dokumenty b´dà przechowywane do dyspozycji Komisji przez wspomniany okres.

ROZDZIA¸ B

ZARZÑDZANIE, MONITOROWANIE ORAZ OCENA PROGRAMU

Artyku∏ 1

(b) partnerami gospodarczymi oraz spo∏ecznymi,

Zakres

(c) wszelkimi pozosta∏ymi w∏aÊciwymi organami.

Niniejszy rozdzia∏ okreÊla przepisy dotyczàce zarzàdzania, monitorowania oraz oceny Programu.

Polska zapewni stosowanie tych przepisów.

2. Wspó∏praca b´dzie prowadzona z zachowaniem ca∏kowitej zgodnoÊci z zakresem uprawnieƒ instytucjonalnych, prawnych oraz finansowych w∏adz

i instytucji wyznaczonych do tego celu, zgodnie

z ust. 1.

Artyku∏ 2

Definicje

W rozumieniu niniejszej umowy

a) „priorytet” oznacza jednà z podstawowych potrzeb uznanà za wymagajàcà udzielenia pomocy

w celu osiàgni´cia celów strategii przyj´tej w ramach Programu;

b) „dzia∏anie wtórne” oznacza sk∏adnik dzia∏ania mogàcy byç tak˝e przedmiotem specyficznych celów;

Podczas wyznaczania najbardziej reprezentatywnych partnerów na szczeblu krajowym, regionalnym, lokalnym oraz innym, Polska, zgodnie z krajowymi zasadami oraz praktykà, zapewni szerokie oraz

efektywne zaanga˝owanie wszystkich w∏aÊciwych

instytucji oraz organów, uwzgl´dniajàc przy tym potrzeb´ promowania równoÊci kobiet i m´˝czyzn oraz

harmonijnego rozwoju poprzez w∏àczanie norm dotyczàcych ochrony Êrodowiska.

c) „Organ Zarzàdzajàcy” oznacza publicznà bàdê

prywatnà instytucj´ lub organ, lub jednostk´, lub

wydzia∏ wyznaczony przez Polsk´, który mo˝e

lub nie mo˝e znajdowaç si´ w ramach Agencji

SAPARD, majàcà za zadanie gromadzenie informacji na temat monitorowania oraz oceny Programu, a tak˝e przekazywanie tych informacji do

Komitetu Monitorujàcego oraz do Komisji.

Wszystkie wyznaczone strony, nazywane dalej

„partnerami”, b´dà dà˝yç do osiàgni´cia celów Programu.

Artyku∏ 3

Artyku∏ 4

Partnerstwo

Kwalifikowanie wydatków

1. Program b´dzie realizowany w Êcis∏ej wspó∏pracy pomi´dzy Komisjà a Polskà, wraz z w∏adzami oraz

organami wyznaczonymi przez Polsk´, a mianowicie

1. Wydatek kwalifikuje si´ do wspó∏finansowania

przez Wspólnot´, je˝eli jest on zgodny z niniejszà

umowà; korzystanie z pomocy w ramach SAPARD

odbywa si´ równie˝ zgodnie z zasadami nale˝ytego

zarzàdzania finansami oraz przede wszystkim z ekonomià i op∏acalnoÊcià.

(a) wszystkimi w∏aÊciwymi instytucjami regionalnymi i lokalnymi oraz innymi kompetentnymi

w∏adzami publicznymi,

3. Partnerstwo obejmuje finansowanie, realizacj´, monitorowanie oraz ocen´ Programu. Polska zapewni zaanga˝owanie w∏aÊciwych partnerów na

czas trwania Programu.

OdnoÊnie do kwalifikowania wydatków stosowane sà zasady dotyczàce poszczególnych Êrodków

dzia∏ania zaproponowane przez Polsk´, zgodnie z procedurami i podr´cznikiem okreÊlajàcym zasady dzia∏ania. Komisja informuje Polsk´ o przyj´ciu bàdê w innym przypadku o proponowanych zasadach dzia∏ania, w terminie trzech miesi´cy od dnia ich otrzymania, jednak˝e nie póêniej ni˝ w terminie uchwalenia

decyzji Komisji w sprawie udzielenia prawa do zarzàdzania pomocà, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A, i z mo˝liwoÊcià zastrze˝enia tej decyzji.

2. O ile Komisja nie uchwali∏a w tej sprawie kategorycznej i wyraênej decyzji, nast´pujàce wydatki

nie b´dà kwalifikowa∏y si´ do wspó∏finansowania

przez Wspólnot´ w ramach programu

a) zakup, wynajem lub leasing gruntów oraz istniejàcych zabudowaƒ, bez wzgl´du na to, czy leasing prowadzi do przeniesienia w∏asnoÊci na

dzier˝awc´;

b) podatki, c∏a i op∏aty importowe, które

(i) sà odzyskiwane, refundowane lub kompensowane w jakikolwiek inny sposób,

(ii) nie stanowià cz´Êci lub ca∏oÊci ogólnego

systemu podatkowego w Polsce,

(iii) odnoszà si´ nieproporcjonalnie do jakiejkolwiek cz´Êci Programu;

c) koszty eksploatacyjne, w∏àcznie z kosztami utrzymania oraz kosztami wynajmu;

d) leasing, z wyjàtkiem leasingu prowadzàcego do

przeniesienia w∏asnoÊci na dzier˝awc´;

e) koszty wszelkich us∏ug, dostaw lub robót przewy˝szajàce równowartoÊç 10 000 euro, w z∏otych polskich, dla których beneficjent nie uzyska∏

cen co najmniej od trzech dostawców, a których

orygina∏y zosta∏y do∏àczone do deklaracji wydatków, o których mowa w art. 8 lit. b) rozdzia∏u A;

f) op∏aty bankowe, koszty zwiàzane z gwarancjami

oraz podobne op∏aty;

g) koszty wymiany, op∏aty i straty z tytu∏u ró˝nic w kursach zwiàzane z rachunkiem SAPARD w euro;

h) koszty poniesione przez administracj´ publicznà,

w∏àcznie z Agencjà SAPARD, a w szczególnoÊci

koszty ogólne, koszty najmu i wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do zadaƒ w zakresie zarzàdzania, wdra˝ania, monitoringu i kontroli;

Poz. 502

czeniem projektu bez podj´cia odpowiednich

sum od kwalifikujàcych si´ kosztów;

m) koszty promocji, inne ni˝ ponoszone na rzecz interesu zbiorowego.

3. Nast´pujàce wydatki kwalifikujà si´ do wspó∏finansowania jedynie w oparciu o decyzj´ uchwalonà przez Komisj´, i po zbadaniu ka˝dego indywidualnego przypadku, która zostanie wydana w ciàgu

trzech miesi´cy od przed∏o˝enia Komisji przez Polsk´ wyczerpujàco umotywowanego wniosku

(a) p∏atnoÊci w towarze,

(b) wydatki na zakup u˝ywanego wyposa˝enia,

(c) wydatki z wy∏àczeniem obejmujàcym infrastruktur´, poniesione przez beneficjenta w przypadku, gdy ponad 25% kapita∏u znajduje si´ w posiadaniu organu lub organów publicznych.

4. W przypadku gdy jest to okreÊlone w Programie, Polska zapewni dla danego dzia∏ania, aby projekt nadal kwalifikowa∏ si´ do wspó∏finansowania

przez Wspólnot´, tylko wtedy, gdy operacja taka nie

zostanie poddana istotnym modyfikacjom w terminie pi´ciu lat od daty koƒcowej p∏atnoÊci dokonanej

przez Agencj´ SAPARD Polski. Istotne modyfikacje

wprowadzane do projektu to takie, które

(a) wp∏ywajà na jego charakter bàdê na warunki jego realizacji lub dajà firmie bàdê organowi publicznemu nienale˝ne korzyÊci; oraz

(b) wynikajà albo ze zmiany w charakterze w∏asnoÊci w pozycji infrastruktury, albo zaprzestania

lub zmiany w umiejscowieniu wspó∏finansowanej dzia∏alnoÊci produkcyjnej.

W przypadku stwierdzenia przez Polsk´ ka˝dej

takiej modyfikacji natychmiast powiadomi ona

o tym Komisj´.

5. ˚adne projekty, dla których w∏adze Polski, ∏àcznie z Agencjà SAPARD, dokona∏y jakichkolwiek potràceƒ, wstrzymaƒ lub innych op∏at specjalnych dla

SAPARD, które mogà zredukowaç sum´ kwot p∏atnych lub wyp∏acanych beneficjentowi, nie b´dà kwalifikowaç si´ do wspó∏finansowania. Jednak˝e Agencja SAPARD mo˝e potràciç z nale˝nych p∏atnoÊci

(a) kwoty zwiàzane z dokonanymi przez nià nadp∏atami na rzecz beneficjentów w ramach Programu,

j) cz´Êç kosztów, honorariów architektów, in˝ynierów oraz konsultantów, op∏at sàdowych, studiów wykonalnoÊci, nabycia patentów oraz licencji, dotyczàcych przygotowania i/lub realizacji danego projektu, bezpoÊrednio odnoszàcych

si´ do dzia∏aƒ, które przekraczajà 12% ca∏kowitego kwalifikujàcego si´ kosztu projektu;

(b) kwoty, z którymi beneficjenci zalegajà z tytu∏u

uchybienia wobec warunków p∏atnoÊci, dokonanych uprzednio na ich rzecz przez Agencj´

SAPARD w ramach Programu.

k) wydatki odnoszàce si´ do produktów lub us∏ug,

które nie uwzgl´dniajà warunków wymienionych w art. 14 rozdzia∏u A, ust. 2.6 i 2.7;

Organ Zarzàdzajàcy

l) wydatki na projekty, z którymi zwiàzane by∏y op∏aty za u˝ytkowanie lub uczestnictwo przed zakoƒ-

Artyku∏ 5

1. Polska powo∏a Organ Zarzàdzajàcy, który bez

naruszenia postanowieƒ rozdzia∏u A b´dzie odpowiedzialny za skutecznoÊç oraz poprawnoÊç koordynacji

i sprawozdawczoÊci w zakresie monitorowania oraz

oceny Programu. Organ Zarzàdzajàcy przeprowadzi

konsultacje z Agencjà SAPARD w sprawie wszystkich

zagadnieƒ zwiàzanych z realizacjà Programu.

Poz. 502

dotyczà, jej celów oraz spo∏eczno-ekonomicznej,

strukturalnej i Êrodowiskowej sytuacji Polski.

Artyku∏ 7

2. Organ Zarzàdzajàcy, zgodnie z postanowieniami art. od 6 do 11 niniejszego rozdzia∏u, ustanowi

system gromadzenia informacji finansowych oraz

statystycznych na temat post´pu Programu, je˝eli

Agencja SAPARD nie podj´∏a si´ ustanowienia takiego systemu, oraz b´dzie przekazywa∏ takie dane do

Komitetu Monitorujàcego zgodnie z zarzàdzeniami

uzgodnionymi pomi´dzy Polskà a Komisjà, przy zastosowaniu, tam gdzie jest to mo˝liwe, systemów

komputerowych umo˝liwiajàcych wymian´ danych

z Komisjà.

3. Organ Zarzàdzajàcy zaproponuje Komisji

wprowadzenie poprawek do Programu, po konsultacjach z Agencjà SAPARD oraz po wyra˝eniu zgody

przez Komitet Monitorujàcy.

4. Organ Zarzàdzajàcy sporzàdzi oraz — po konsultacjach z Agencjà SAPARD i po uzyskaniu zatwierdzenia przez Komitet Monitorujàcy — przedstawi

Komisji roczne sprawozdanie z realizacji Programu.

5. Organ Zarzàdzajàcy przedstawi, we wspó∏pracy z Komisjà oraz z Polskà, ocen´ Êrednioterminowà,

o której mowa w art. 10 niniejszego rozdzia∏u.

6. Organ Zarzàdzajàcy zagwarantuje, aby w∏aÊciwe w∏adze poinformowa∏y o potrzebie przeprowadzenia odpowiednich zmian administracyjnych, gdy

takie zmiany b´dà wymagane, zgodnie z decyzjà Komisji dotyczàcà wniesienia zmian do Programu.

7. Corocznie Organ Zarzàdzajàcy, po konsultacjach z Komitetem Monitorujàcym, zasi´gnie opinii

Komisji oraz powiadomi jà o podejmowanych inicjatywach oraz dzia∏aniach, które majà zostaç podj´te,

w zwiàzku z informowaniem opinii publicznej

o udziale i znaczeniu Wspólnoty w Programie oraz

o wynikach Programu.

Artyku∏ 6

Monitorowanie i wskaêniki monitorowania

1. Agencja SAPARD i Organ Zarzàdzajàcy, niezale˝nie od tego, czy znajduje si´, czy te˝ nie w ramach

Agencji SAPARD, powinny zapewniç efektywny monitoring wdra˝ania Programu i powinny przed∏o˝yç

sprawozdanie do Komitetu Monitorujàcego z post´pów we wdra˝aniu dzia∏aƒ, a w razie koniecznoÊci,

z dzia∏aƒ wtórnych. Komisja powinna dokonaç przeglàdu tych sprawozdaƒ, a w odpowiednich przypadkach udzieliç zaleceƒ w celu usprawnienia wdra˝ania.

2. Monitorowanie b´dzie przeprowadzane w odniesieniu do wskaêników materialnych, Êrodowiskowych oraz finansowych wymienionych w Programie

oraz b´dzie obejmowaç dane wskazujàce, ˝e fundusze Wspólnoty nie zastàpi∏y funduszy krajowych dost´pnych w Polsce. Te wskaêniki monitorowania, dotyczàce nak∏adów oraz wyników Programu, b´dà si´

odnosiç do szczególnego charakteru pomocy, której

Komitet Monitorujàcy

1. Komitet Monitorujàcy b´dzie powo∏any przez

Polsk´ w celu nadzorowania realizacji Programu,

w porozumieniu z Organem Zarzàdzajàcym i Agencjà SAPARD oraz po konsultacjach przeprowadzonych z partnerami, o których mowa w art. 3 niniejszego rozdzia∏u.

Przyjmuje si´ generalnà zasad´, ˝e Komitet Monitorujàcy b´dzie powo∏any w terminie trzech miesi´cy po zatwierdzeniu Programu.

2. W pracach Komitetu Monitorujàcego, w zakresie doradczym, weêmie udzia∏ przedstawiciel (lub

przedstawiciele) Komisji.

3. Komitet Monitorujàcy, w porozumieniu z Organem Zarzàdzajàcym, Agencjà SAPARD oraz z Komisjà, opracuje w∏asne procedury. Komitet Monitorujàcy przyjmie te procedury na swoim pierwszym posiedzeniu. W miar´ potrzeb mogà one byç zmieniane

przez Komitet Monitorujàcy. Komisja z wyprzedzeniem b´dzie powiadamiana o takich zmianach.

Przewodniczàcy Komitetu Monitorujàcego jest

powo∏ywany przez Polsk´. Mianowana osoba nie

mo˝e piastowaç ˝adnego stanowiska w Agencji

SAPARD.

4. Komitet Monitorujàcy upewni si´ co do skutecznoÊci oraz jakoÊci realizacji Programu w celu

osiàgni´cia konkretnych celów.

5. Komitet Monitorujàcy rozwa˝y oraz zaopiniuje

kryteria wyboru oraz rankingu projektów w ramach

ka˝dego dzia∏ania. W przypadku niewydania takiej

opinii w czasie odpowiednim dla uwzgl´dnienia jej

w podejmowanej przez Komisj´ decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A, decyzja taka mo˝e zostaç

zrewidowana celem uwzgl´dnienia opinii Komitetu

Monitorujàcego, która powinna byç wydana oraz

przekazana Komisji w terminie jednego miesiàca od

dnia podj´cia wspomnianej decyzji, albo w terminie

jednego miesiàca od dnia powo∏ania Komitetu, w zale˝noÊci od tego, który z tych terminów jest póêniejszy.

6. Komitet Monitorujàcy dokona okresowych

przeglàdów post´pu dokonanego w kierunku osiàgni´cia okreÊlonych celów Programu. W tym celu

otrzyma, co nast´puje

(a) informacje o sektorach, w których przewiduje

si´ wystàpienie trudnoÊci w znalezieniu zwyk∏ych rynkowych mo˝liwoÊci zbytu na szczeblu

Wspólnoty,

(b) informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli,

(c) list´ i opis zatwierdzonych i niezatwierdzonych

projektów.

7. Komitet Monitorujàcy b´dzie bada∏ wyniki

programu, w szczególnoÊci osiàgni´cie celów okreÊlonych dla ró˝nych dzia∏aƒ oraz post´py w wykorzystaniu alokacji finansowych na te dzia∏ania i gdzie

to mo˝liwe, alokacje na dzia∏ania wtórne, gdy w Programie uj´te sà takie alokacje. Majàc to na uwadze,

Organ Zarzàdzajàcy zapewni, ˝e wszystkie informacje dotyczàce post´pu w zakresie dzia∏aƒ oraz, gdy

to b´dzie konieczne, dzia∏aƒ wtórnych, b´dà udost´pniane Komitetowi Monitorujàcemu.

8. Komitet Monitorujàcy zbada Êrednioterminowà ocen´, o której mowa w art. 10 niniejszego rozdzia∏u.

9. Komitet Monitorujàcy b´dzie rozpatrywa∏ oraz

zatwierdza∏ roczne oraz koƒcowe sprawozdania z realizacji przed ich przekazaniem do Komisji.

10. Komitet Monitorujàcy b´dzie rozpatrywa∏

oraz zatwierdza∏, je˝eli b´dzie to konieczne, wszelkie

propozycje przekazywane Komisji, dotyczàce wprowadzenia zmian do Programu.

11. Komitet Monitorujàcy mo˝e wnosiç do Komisji — poprzez Organ Zarzàdzajàcy — propozycje

wszelkich zmian oraz rewizji Programu, które mogà

przyczyniç si´ do u∏atwienia osiàgni´cia celów Programu.

12. Dopuszcza si´, aby Komitet Monitorujàcy,

w porozumieniu z Organem Zarzàdzajàcym, Agencjà SAPARD i W∏aÊciwà W∏adzà wnosi∏ do Komisji

propozycje wszelkich zmian oraz rewizji Programu,

prowadzàce do ulepszenia wdra˝ania programu.

13. Je˝eli Program wymaga wydania opinii w jakiejkolwiek sprawie, Komitet Monitorujàcy wyda takà opini´.

Artyku∏ 8

Sprawozdania roczne oraz koƒcowe

1. Polska, po konsultacjach z Agencjà SAPARD

i Organem Zarzàdzajàcym, przedstawi Komisji w terminie szeÊciu miesi´cy od zakoƒczenia ka˝dego pe∏nego roku kalendarzowego realizacji Programu roczne sprawozdanie z jego realizacji.

Roczne sprawozdanie z realizacji b´dzie rozpatrywane oraz zatwierdzane przez Komitet Monitorujàcy przed jego przekazaniem do Komisji.

2. Z chwilà otrzymania przez Komisj´ rocznego

sprawozdania z realizacji, Komisja w okresie dwóch

miesi´cy oÊwiadczy, czy uznaje to sprawozdanie za

niezadowalajàce i poda wyczerpujàce powody; w innym przypadku, sprawozdanie b´dzie uwa˝ane za

przyj´te. W przypadku sprawozdania koƒcowego

Komisja udzieli odpowiedzi w terminie pi´ciu miesi´cy od dnia jego otrzymania.

3. Ka˝dego roku, z chwilà przed∏o˝enia rocznego

sprawozdania z realizacji, Komisja i Organ Zarzàdzajàcy oraz, w odpowiednich przypadkach, Agen-

Poz. 502

cja SAPARD, dokonajà przeglàdu g∏ównych wyników uzyskanych w poprzednim roku. Komisja porozumie si´ z Organem Zarzàdzajàcym oraz, w odpowiednich przypadkach z Agencjà SAPARD, w sprawie rozwiàzaƒ, które majà zostaç okreÊlone dla takiego przeglàdu.

Je˝eli po dokonaniu takiego przeglàdu Komisja

zg∏osi uwagi Polsce, Polska powiadomi Komisj´

o dzia∏aniach podj´tych w odpowiedzi na takie uwagi. Je˝eli Komisja, bez naruszenia decyzji podj´tej

zgodnie z art. 11 oraz 12 rozdzia∏u A, zaleci Polsce

dokonanie poprawek majàcych na celu polepszenie

skutecznoÊci monitorowania lub rozwiàzaƒ dotyczàcych zarzàdzania Programem, to w nast´pstwie tego Polska przedstawi kroki podj´te w celu poprawy

monitorowania lub rozwiàzaƒ dotyczàcych zarzàdzania bàdê wyjaÊni, dlaczego nie podj´∏a takich

kroków.

4. Sprawozdanie koƒcowe powinno byç przed∏o˝one Komisji najpóêniej szeÊç miesi´cy po ostatecznym terminie dopuszczalnoÊci wydatków w ramach

Programu.

5. Roczne oraz koƒcowe sprawozdania z realizacji

Programu powinny zawieraç informacje dotyczàce

a) wszelkich zmian warunków ogólnych majàcych

zwiàzek z realizacjà Programu, w szczególnoÊci

w zakresie g∏ównych trendów spo∏eczno-ekonomicznych, zmian w polityce krajowej, regionalnej oraz sektorowej oraz, w odpowiednich przypadkach, wp∏ywu tych zmian na spójnoÊç pomi´dzy pomocà SAPARD a pomocà ze strony innych instrumentów finansowych Wspólnoty;

b) post´pu w realizacji priorytetów oraz dzia∏aƒ

w odniesieniu do osiàgni´cia celów Programu,

ich urzeczywistnienia w Programie, wraz z okreÊleniem iloÊciowym, zawsze gdy poddajà si´

one takiej ocenie iloÊciowej, wskaêników fizycznych oraz wskaêników wyników i wp∏ywu w Programie;

c) kroków podj´tych przez Organ Zarzàdzajàcy,

Agencj´ SAPARD, o ile jest to konieczne, i Komitet Monitorujàcy, w celu pomocy w zapewnieniu

jakoÊci oraz skutecznoÊci realizacji Programu,

w szczególnoÊci

(i) dzia∏ania z zakresu monitorowania oraz oceny, w∏àcznie z rozwiàzaniami w zakresie gromadzenia danych;

(ii) podsumowania istotnych problemów zaistnia∏ych przy wdra˝aniu Programu

oraz

wszelkich podj´tych dzia∏aƒ, w∏àcznie z dzia∏aniami na rzecz zalecanych poprawek wprowadzanych, zgodnie z ust. 3;

(iii) wykorzystania pomocy technicznej;

(iv) zapewnienia reklamy dla Programu;

d) kroków podj´tych w celu zapewnienia koordynacji pomi´dzy wszystkimi przedakcesyjnymi programami pomocy Wspólnoty, o których mowa

w art. 1 rozdzia∏u C;

Artyku∏ 10

e) tabel finansowych ukazujàcych wydatki w rozbiciu na poszczególne dzia∏ania oraz, gdzie to konieczne, na dzia∏ania wtórne.

Artyku∏ 9

Zasady oceny

1. W celu dokonania oceny skutecznoÊci Programu b´dzie on przedmiotem oceny Êrednioterminowej oraz „ex post”, majàcej na celu okreÊlenie jego

oddzia∏ywania w odniesieniu do celów okreÊlonych

w ramach Programu oraz przeprowadzenie analizy

jego efektów strukturalnych.

Poz. 502

Ocena Êrednioterminowa

1. Bioràc pod uwag´ art. 9 niniejszego rozdzia∏u,

Polska zapewni, ˝e w ramach oceny Êrednioterminowej zbadane zostanà wst´pne wyniki pomocy, ich

zgodnoÊç z ocenà „ex-ante”, zasadnoÊç celów oraz

zakres, w jakim zosta∏y one zrealizowane. Oceniana

b´dzie równie˝ jakoÊç monitorowania oraz realizacji.

2. SkutecznoÊç dzia∏aƒ realizowanych w ramach

Programu b´dzie oceniana na podstawie ich ogólnego wp∏ywu na

2. Ocena Êrednioterminowa b´dzie przeprowadzana pod kierownictwem Organu Zarzàdzajàcego, we

wspó∏pracy z Komisjà oraz Polskà. Ocena ta b´dzie

przedstawiona Komitetowi Monitorujàcemu, zgodnie

z art. 7 ust. 8 niniejszego rozdzia∏u, oraz przekazana

Komisji w terminie trzech lat po zatwierdzeniu Programu, najpóêniej jednak do dnia 31 grudnia 2003 r.

(a) wk∏ad we wdra˝anie acquis communautaire

w odniesieniu do Wspólnej Polityki Rolnej oraz

powiàzanych z tym strategii;

3. Dodatkowo do oceny, o której mowa w art. 9

ust. 7 niniejszego rozdzia∏u, Komisja rozpatrzy implikacje oceny w kontekÊcie rewizji Programu.

(b) rozwiàzywanie problemów priorytetowych oraz

dotyczàcych harmonijnego dostosowania sektora rolnictwa oraz obszarów wiejskich w Polsce;

4. Ocena Êrednioterminowa powinna zostaç, o ile

b´dzie to konieczne, zaktualizowana oraz przedstawiona Komisji najpóêniej do dnia 31 grudnia 2005 r.

(c) cele Programu.

3. Polska zgromadzi odpowiednie zasoby oraz dane wymagane do zapewnienia przeprowadzenia omawianej oceny w najbardziej skuteczny sposób.

W zwiàzku z tym, przy przeprowadzaniu oceny b´dzie

si´ korzystaç z ró˝norodnych danych szczegó∏owych,

jakie mogà byç uzyskane za pomocà Êrodków monitorowania, uzupe∏nionych, w razie koniecznoÊci, przez

zgromadzone informacje podnoszàce ich wartoÊç.

4. Oceny b´dà przeprowadzane przez niezale˝nych ekspertów.

5. Oceny Êrednioterminowa i „ex-post” b´dà odpowiadaç wspólnym kwestiom ocen zdefiniowanym przez Komisj´ w porozumieniu z Polskà i b´dà,

jako generalna zasada, zwiàzane z kryteriami

i wskaênikami opartymi na osiàgni´ciach. OdnoÊnie

do tych ocen mo˝e byç dodatkowo wymagane, aby

odpowiada∏y one na konkretne pytania odnoszàce

si´ do celów przewidzianych w Programie.

6. Sprawozdania z oceny powinny wyjaÊniaç zastosowane metodologie oraz zawieraç ocen´ jakoÊci

danych oraz ustaleƒ.

7. JakoÊç i implikacje ocen b´dà oceniane przez

Organ Zarzàdzajàcy, Komitet Monitorujàcy oraz

przez Komisj´.

5. Organ Zarzàdzajàcy powiadomi Komisj´

o dzia∏aniach podj´tych w nast´pstwie zaleceƒ znajdujàcych si´ w sprawozdaniu oceniajàcym, w∏àczajàc do niego wszelkie mo˝liwe uaktualnienia.

Artyku∏ 11

Ocena ex-post

Ocena „ex-post” b´dzie przeprowadzona przez

Polsk´ po konsultacjach z Komisjà, pod nadzorem

Organu Zarzàdzajàcego. Korzystajàc z dost´pnych

ju˝ wyników oceny oraz bioràc pod uwag´ postanowienia art. 9 niniejszego rozdzia∏u, jak równie˝ zwiàzane z Programem kwestie, ocena „ex-post” obejmie wykorzystanie zasobów oraz skutecznoÊç i wydajnoÊç Programu, jego wp∏yw oraz zgodnoÊç z ocenà „ex-ante”. Obejmie ona ponadto czynniki majàce

wk∏ad w powodzenie bàdê niepowodzenie realizacji

oraz osiàgni´cia Programu i wyniki, w∏àczajàc w to

ich trwa∏oÊç.

W ramach oceny „ex-post” zostanà sformu∏owane wnioski majàce znaczenie dla Programu.

Ocena ta powinna zostaç zakoƒczona nie póêniej

ni˝ na koniec czwartego roku nast´pujàcego po zawarciu koƒcowej Rocznej Umowy Finansowej.

ROZDZIA¸ C

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Artyku∏ 1

Koordynacja z innymi instrumentami

Komisja oraz Polska zapewnià koordynacj´ pomocy pomi´dzy Programem, Instrumentem Przedakcesyjnej Polityki Strukturalnej (Instrument for

Structural Policy for Pre-Accession — ISPA), Phare

i pomocà Europejskiego Banku Inwestycyjnego

(ang. EIB) oraz innych mi´dzynarodowych instrumentów finansowych.

Polska nie dopuÊci do sytuacji polegajàcej na

wi´cej ni˝ jednorazowym pokryciu wydatków,

w szczególnoÊci w przypadkach, w których projekty

SAPARD ze wzgl´du na ich charakter mog∏yby kwalifikowaç si´ w ca∏oÊci lub w cz´Êci do uzyskania pomocy w ramach jednego z innych instrumentów wymienionych w pierwszym akapicie. W odniesieniu

do wszystkich takich projektów i niezale˝nie od

wszelkich innych dzia∏aƒ podejmowanych przez Polsk´ wszystkie rozliczone faktury, o których mowa

w art. 8 lit. (b) rozdzia∏ A, muszà byç wyraênie ostemplowane „SAPARD” przez upowa˝nionego urz´dnika, zanim b´dà przedmiotem p∏atnoÊci ze strony

Agencji SAPARD.

Artyku∏ 2

Przywileje ogólne

Polska zapewni, aby pracownikom zagranicznym zaanga˝owanym w szczególnoÊci przez w∏adze

Polski w celach zwiàzanych z Programem oraz cz∏onkom ich najbli˝szych rodzin by∏y przyznawane korzyÊci, przywileje oraz zwolnienia nie mniej korzystne

ni˝ te, które przyznawane sà pracownikom zagranicznym zatrudnionym w Polsce oraz cz∏onkom ich

najbli˝szych rodzin, zgodnie z wszelkimi innymi

dwustronnymi bàdê wielostronnymi porozumieniami lub przedsi´wzi´ciami dotyczàcymi programów

pomocy ekonomicznej oraz wspó∏pracy technicznej.

Postanowienia tego artyku∏u nie nadajà statusu dyplomatycznego takim pracownikom.

Artyku∏ 3

U∏atwienia dotyczàce za∏o˝enia oraz urzàdzenia

siedziby, wjazdu oraz pobytu

Polska zapewni, ˝e w przypadku kontraktów na

wykonanie robót, na dostawy oraz na us∏ugi osoby

fizyczne oraz prawne, które kwalifikujà si´ do wzi´cia udzia∏u w przetargach, jak równie˝ pracownicy

techniczni potrzebni do wykonania studiów przygotowawczych, sà uprawnieni do tymczasowego osiedlenia si´ oraz pobytu. Osoby te b´dà korzystaç z tego prawa od czasu wydania zaproszenia do sk∏adania ofert przetargowych do okresu jednego miesiàca po wy∏onieniu kontrahenta.

Polska umo˝liwi pracownikom bioràcym udzia∏

w realizacji kontraktów na wykonanie robót, na dostawy oraz na us∏ugi w ramach Programu oraz cz∏onkom ich najbli˝szych rodzin wjazd na obszar Polski

w celu urzàdzenia si´ w tym kraju, podj´cia pracy

oraz opuszczanie kraju, w sposób uzasadniony charakterem kontraktu.

Poz. 502

sowego zezwolenia dotyczàcego wspomnianego

sprz´tu.

Artyku∏ 5

Import oraz kontrola wymiany handlowej

Majàc na uwadze wykonanie Programu, Polska

zobowiàzuje si´ — bez dyskryminacji pomi´dzy paƒstwami cz∏onkowskimi i krajami wymienionymi

w pozycji 8 rozdzia∏u F — do przyznania zezwoleƒ na

import oraz zezwoleƒ na zakup zagranicznych Êrodków p∏atniczych oraz do zastosowania krajowych

przepisów kontroli wymiany.

Polska udzieli — na czas oraz bez pobierania ˝adnej dyskryminacyjnej op∏aty — zezwoleƒ koniecznych do repatriacji funduszów uzyskanych w zwiàzku z realizacjà Programu, zgodnie z obowiàzujàcymi

w Polsce przepisami kontroli wymiany zagranicznej.

Artyku∏ 6

Opodatkowanie oraz op∏aty celne

1. Polska zapewni, ˝e import w ramach kontraktów na dostawy zawartych przez w∏adze Polski oraz

wspó∏finansowanych z Programu b´dzie obj´ty zezwoleniem na przywóz do Polski bez pobierania

op∏at celnych, op∏at importowych, podatków lub

op∏at fiskalnych majàcych równowa˝ny skutek.

Polska zapewni, aby importowane towary by∏y

wydawane kontrahentowi w punkcie wejÊcia dostawy, zgodnie z postanowieniami kontraktu do bezpoÊredniego u˝ycia, zgodnie ze zwyk∏ym trybem realizacji kontraktów, niezale˝nie od jakichkolwiek opóênieƒ bàdê sporów w sprawie uregulowania tych

op∏at i podatków.

2. Polska zapewni, ˝e osobiste i rodzinne ruchomoÊci importowane do u˝ytku osobistego przez osoby fizyczne (oraz cz∏onków ich najbli˝szych rodzin)

inne ni˝ osoby zatrudniane w wyniku rekrutacji krajowej, zaanga˝owane w wykonywanie zadaƒ okreÊlonych w umowach pomocy technicznej, b´dà wy∏àczone z op∏at celnych, importowych, podatków

i innych op∏at fiskalnych majàcych równowa˝ny skutek. Takie osobiste lub rodzinne ruchomoÊci b´dà

przedmiotem reeksportu lub b´dà zbywane w Polsce po zakoƒczeniu kontraktu, zgodnie z obowiàzujàcymi w Polsce przepisami.

Artyku∏ 7

Artyku∏ 4

Krajowe procedury prawne

Import oraz reeksport sprz´tu

W przypadku podejrzenia lub wykazania uchybienia ze strony beneficjenta wobec obowiàzków

zwiàzanych z Programem lub prób uzyskania od

Agencji SAPARD p∏atnoÊci, do których nie jest on

uprawniony, Polska b´dzie Êcigaç wszelkie tego rodzaju uchybienia i próby w ramach procedur krajowych w sposób nie mniej surowy ni˝ ma to miejsce

w przypadkach, w których zaanga˝owane sà krajowe

fundusze publiczne.

Polska udzieli — na czas oraz bez pobierania ˝adnej dyskryminacyjnej op∏aty — pozwoleƒ koniecznych w zwiàzku z importem, a nast´pnie wtórnym

eksportem sprz´tu wymaganego do wykonania Programu. Odbywaç si´ to b´dzie bez naruszenia prawa

osób fizycznych oraz prawnych importujàcych

sprz´t w celu odniesienia korzyÊci z systemu tymcza-

ROZDZIA¸ D

KWARTALNE ORAZ ROCZNE DEKLARACJE WYDATKÓW

Formularz: D-1

Komisja Europejska — SAPARD — Deklaracja wydatków oraz wniosek o dokonanie p∏atnoÊci

(do wysy∏ania do Komisji Europejskiej, DG AGRI, Rue de la Loi 200 — (SAPARD)

B — 1049 Bruksela)

Nazwa Programu .....................................................................................................................................................

Decyzja Komisji nr .......................... z dnia ............................................. (wraz z poprawkami wprowadzonymi

przez decyzj´ nr .......................... z dnia .............................................)

Numer referencyjny Komisji ...............................................

Ni˝ej podpisany ..................................................................., b´dàcy Krajowym Urz´dnikiem Zatwierdzajàcym,

reprezentujàcym Polsk´, zgodnie z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej zawartej pomi´dzy

Polskà a Komisjà Europejskà, oÊwiadczam niniejszym, ˝e ca∏kowita kwota wydatków kwalifikujàcych si´ do

obj´cia zgodnie z Programem, poniesionych od (DD/MM/RRRR ................... do .................... DD/MM/RRRR)

wynosi ......................... (krajowe Êrodki p∏atnicze), .............. (euro, przeliczone z kwoty w krajowych Êrodkach

p∏atniczych po kursie (kursach) wymiany wskazanym (wskazanych) w tabelach do∏àczonych zgodnie z postanowieniami art. 10 rozdzia∏ A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej).

Szczegó∏owe dane dotyczàce tych wydatków sà przedstawione w tabelach do∏àczonych do niniejszej deklaracji oraz stanowiàcych integralnà cz´Êç niniejszej deklaracji.

OÊwiadczam równie˝, ˝e realizacja dzia∏aƒ post´puje w zadowalajàcym tempie, zgodnie z celami ustanowionymi w Programie, oraz ˝e dokumenty wspierajàce sà i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy.

OÊwiadczam, ˝e

1. Lista wydatków jest dok∏adna. Opiera si´ ona na rachunkach na szczeblu projektów indywidualnych oraz

jest wsparta dowodami w postaci dokumentów. Lista oraz dotyczàce jej dokumenty wspierajàce otwarte sà do weryfikacji i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy, albo

2. Albo Lista zawiera szczegó∏owe dane dotyczàce nale˝noÊci do odzyskania w kwocie (...krajowe Êrodki

p∏atnicze) (... euro), których kwoty ca∏kowite w podziale na dzia∏ania zosta∏y za∏àczone, w∏àcznie z rozbiciem udzia∏u krajowego ze Êrodków publicznych oraz udzia∏u Wspólnoty; lub Nie istniejà ˝adne nale˝noÊci do odzyskania (niepotrzebne skreÊliç). Deklaracja obejmuje równie˝ wszystkie nale˝noÊci do odzyskania zaistnia∏e od dnia poprzedniej deklaracji, zapisane przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata i potràcone od niniejszej deklaracji wydatków.

3. WielkoÊç Êrodków Wspólnoty na rachunku SAPARD w euro w dniu ostatniego obcià˝enia tego rachunku, w koƒcu kwarta∏u, do którego odnosi si´ niniejsza deklaracja (lub w przypadku deklaracji uzupe∏niajàcej, w dniu okreÊlonym w takiej deklaracji) wynosi ... euro.

P∏atnoÊci powinny byç zapisywane na rachunek SAPARD w euro w Narodowym Funduszu przy u˝yciu szczegó∏owych danych referencyjnych przekazywanych Komisji zgodnie z postanowieniami art. 7 ust. 2 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej (formularz D-3).

Niniejsza deklaracja wydatków zawiera ........ numerowanych stron.

Niniejsza deklaracja zosta∏a sporzàdzona przez: ......................................... Data, piecz´ç i podpis Kierownika

Agencji SAPARD.

Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione przeze mnie kwoty .......................... Data i podpis

G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD.

Zatwierdzi∏ .......................... Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski.

Sporzàdzono w ................................................., dnia ............................................ .

Formularz: D-1

Deklaracje przedstawiane wraz z wszystkimi wnioskami o dokonanie p∏atnoÊci

Niniejszym potwierdza si´, ˝e

a) Agencja SAPARD sprawdzi∏a, ˝e wydatki zadeklarowane jako kwalifikujàce si´ zosta∏y zrealizowane

zgodnie z Programem, wieloletnià umowà finansowà, decyzjà Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz z rocznà umowà finansowà (rocznymi umowami finansowymi).

b) Wydatki sà rzeczywiste, prawid∏owe oraz zosta∏y poniesione w okresie od daty okreÊlonej w decyzji Komisji nr ... przekazujàcej prawo do zarzàdzania Agencji SAPARD.

c) Dokonanie p∏atnoÊci dla koƒcowych beneficjentów odby∏o si´ bez nak∏adania ˝adnej op∏aty specjalnej,

potràcenia bàdê wstrzymania jakiejkolwiek kwoty, która mog∏aby zmniejszyç wielkoÊç pomocy finansowej, do której otrzymania sà oni uprawnieni.

d) Kwoty poddawane windykacji z tytu∏u sum niew∏aÊciwie wyp∏aconych i nale˝noÊci zapisanych w ksi´dze d∏u˝ników przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata zosta∏y odpisane od zadeklarowanych wydatków; Komisja zosta∏a powiadomiona o wszelkich nieprawid∏owoÊciach, zgodnie z postanowieniami art. 13 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej na temat nieprawid∏owoÊci oraz windykacji kwot niew∏aÊciwie wyp∏aconych w ramach finansowania programu SAPARD.

e) WielkoÊç pomocy finansowej przyznanej przez Polsk´ pozostaje w granicach dotyczàcych dzia∏ania ustanowionych w ramach Programu.

f) Operacje wymiany pomi´dzy krajowymi Êrodkami p∏atniczymi a euro zosta∏y przeprowadzone w zgodzie

z postanowieniem artyku∏u 10 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej.

g) Dokumenty wspierajàce niniejszà deklaracj´ sà oraz pozostanà dost´pne zgodnie z warunkami okreÊlonymi postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy.

h) Dzia∏ania otrzymujàce pomoc finansowà Wspólnoty stanowi∏y przedmiot odpowiedniej akcji reklamowej skierowanej do opinii publicznej oraz potencjalnych i rzeczywistych beneficjentów.

Sporzàdzono w .............................................., dnia ................................................... .

Sporzàdzi∏: ................................................. Piecz´ç i podpis Kierownika Agencji SAPARD.

Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione kwoty przez ................................. Piecz´ç i podpis

G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD.

Zatwierdzi∏ ............................................. Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego

w imieniu Polski.

W przypadku wystàpienia ró˝nic w odniesieniu do poprzednich deklaracji, ró˝nice te zaznaczone sà symbolem „*” oraz wyjaÊnione na stronach od ... do ... .

Zastosowane zosta∏y nast´pujàce kursy do wymiany pomi´dzy walutà krajowà a euro: Kurs: ..........................; Data: .........................................

Formularz: D-2

Roczna deklaracja rozliczenia za rok finansowy: ( )

(przesy∏ana razem z poÊwiadczeniem i sprawozdaniem z audytu wymaganymi przez artyku∏ 6

rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej do Komisji Europejskiej, DG AGRI,

Rue de la Loi 200 — (SAPARD)

B-1049 Bruksela)

Nazwa Programu .....................................................................................................................................................

Decyzja Komisji nr ........................... z dnia ............................................ (wraz z poprawkami wprowadzonymi

przez decyzj´ nr ............................ z dnia ...............................................)

Numer referencyjny Komisji ................................

Ni˝ej podpisany, ................................................................., b´dàcy Krajowym Urz´dnikiem Zatwierdzajàcym,

reprezentujàcym Polsk´ zgodnie z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej zawartej pomi´dzy Polskà a Komisjà Europejskà, oÊwiadcza niniejszym, ˝e ca∏kowita kwota wydatków kwalifikujàcych si´ do obj´cia zgodnie z programem, poniesionych od (1/1/rok ... do 31/12/rok ...) wynosi ... (krajowe Êrodki p∏atnicze), ... (euro, przeliczone z kwoty w krajowych Êrodkach p∏atniczych po kursie (kursach) wymiany wskazanym (wskazanych) w tabelach do∏àczonych zgodnie z postanowieniami art. 10 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej).

Szczegó∏owe dane dotyczàce tych wydatków sà przedstawione w tabelach do∏àczonych do niniejszej deklaracji oraz stanowià integralnà cz´Êç niniejszej deklaracji.

OÊwiadczam równie˝, ˝e realizacja Êrodków dzia∏ania post´puje w zadowalajàcym tempie, zgodnie z celami ustanowionymi w programie oraz, ˝e dokumenty wspierajàce sà i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy.

OÊwiadczam, ˝e

1. Lista wydatków jest dok∏adna. Opiera si´ ona na rachunkach na szczeblu projektów indywidualnych oraz

jest wsparta dowodami w postaci dokumentów. Lista oraz dotyczàce jej dokumenty wspierajàce pozostajà otwarte do weryfikacji i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy.

2. Albo Lista zawiera szczegó∏owe dane dotyczàce nale˝noÊci do odzyskania w kwocie (... krajowe Êrodki

p∏atnicze) (... euro), których kwoty ca∏kowite z uwagi na Êrodek dzia∏ania zosta∏y za∏àczone, w∏àcznie

z rozbiciem udzia∏u krajowego ze Êrodków publicznych oraz udzia∏u Wspólnoty; albo Nie istniejà ˝adne

nale˝noÊci, do odzyskania (niepotrzebne skreÊliç). Deklaracja obejmuje równie˝ wszystkie nale˝noÊci zaistnia∏e od dnia poprzedniej deklaracji, zapisane przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata i potràcone od niniejszej deklaracji wydatków.

3. WielkoÊç Êrodków Wspólnoty na rachunku SAPARD w euro w dniu ostatniego obcià˝enia tego rachunku, w koƒcu kwarta∏u, do którego odnosi si´ niniejsza deklaracja, wynosi ... euro.

Niniejsza deklaracja wydatków zawiera ... numerowanych stron.

Deklaracja zosta∏a sporzàdzona przez .....................................................................................................................

Data, piecz´ç i podpis Kierownika Agencji SAPARD ............................................................................................

Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione przeze mnie kwoty ...................... Data i podpis

G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD.

Zatwierdzi∏ .................................... Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu

Polski.

Sporzàdzono w ..........................................., w dniu ................................................. .

PoÊwiadczenie i sprawozdanie z audytu wykonane przez Organ Certyfikujàcy sà za∏àczone do niniejszej deklaracji.

Rozdzia∏: D-2

Deklaracje przedstawiane wraz z rocznà deklaracjà rachunku

Niniejszym potwierdza si´, ˝e

a) Agencja SAPARD sprawdzi∏a, ˝e wydatki zadeklarowane jako kwalifikujàce si´, zosta∏y zrealizowane

zgodnie z Programem, wieloletnià umowà finansowà, decyzjà Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz z rocznà umowà finansowà (rocznymi umowami finansowymi).

b) Wydatki sà rzeczywiste, prawid∏owe oraz zosta∏y poniesione w okresie od daty okreÊlonej w decyzji Komisji nr ... przekazujàcej prawo do zarzàdzania Agencji SAPARD.

c) Dokonanie p∏atnoÊci dla koƒcowych beneficjantów odby∏o si´ bez nak∏adania ˝adnej op∏aty specjalnej,

potràcenia bàdê wstrzymania jakiejkolwiek kwoty, która mog∏aby zmniejszyç wielkoÊç pomocy finansowej, do której otrzymania sà oni uprawnieni.

d) Kwoty poddawane windykacji z tytu∏u sum niew∏aÊciwie wyp∏aconych i nale˝noÊci zapisanych w ksi´dze d∏u˝ników przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata zosta∏y odpisane od zadeklarowanych wydatków; Komisja zosta∏a powiadomiona o wszelkich nieprawid∏owoÊciach, zgodnie z postanowieniami art. 13 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej na temat nieprawid∏owoÊci oraz windykacji kwot niew∏aÊciwie wyp∏aconych w ramach finansowania programu SAPARD.

e) WielkoÊç pomocy finansowej przyznanej przez Polsk´ pozostaje w granicach dotyczàcych dzia∏ania ustanowionych w ramach Programu.

f) Operacje wymiany pomi´dzy krajowymi Êrodkami p∏atniczymi a euro zosta∏y przeprowadzone zgodnie

z art. 10 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej.

g) Dokumenty wspierajàce niniejszà deklaracj´ sà oraz pozostanà dost´pne, zgodnie z warunkami okreÊlonymi postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy.

h) Dzia∏ania otrzymujàce pomoc finansowà Wspólnoty stanowi∏y przedmiot odpowiedniej akcji reklamowej skierowanej do opinii publicznej oraz potencjalnych i rzeczywistych beneficjentów.

Sporzàdzono w ......................................, dnia ............................................... .

Sporzàdzi∏: ............................................. Data, piecz´ç i podpis Kierownika Agencji SAPARD.

Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione kwoty przez .............................................................

Piecz´ç i podpis G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD.

Zatwierdzi∏ ........................................................ Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego

w imieniu Polski.

Formularz: D-3

ROZDZIA¸ E

WYTYCZNE DLA ORGANU CERTYFIKUJÑCEGO

Wytyczne dotyczàce rocznego certyfikowania

Agencji SAPARD

Dotyczy: wytyczna, o której mowa w art. 6 ust. 5

rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej — Forma, zakres oraz treÊç certyfikatu oraz

sprawozdanie organu przeprowadzajàcego certyfikacj´ Agencji SAPARD.

W sprawozdaniu powinny byç równie˝ sformu∏owane wszelkie zalecenia oraz wskazania co do zasi´gu oraz formy ich skierowania (w odpowiednich

przypadkach równie˝ takie wskazania dotyczàce zaleceƒ z lat poprzednich).

5. TreÊç sprawozdania

(I) Wewn´trzne procedury kontroli

Wprowadzenie

1. Celem tego dokumentu jest przedstawienie

wytycznych dotyczàcych wymogów certyfikacji rachunku, o którym mowa w art. 6 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej.

2. Przedmiotem certyfikacji i, co za tym idzie, poÊwiadczenia audytu oraz sprawozdania z audytu, jest

Agencja SAPARD oraz wszystkie zdecentralizowane

oraz delegowane organa, tzn. chodzi tu o procesy

poczàwszy od zarejestrowania wniosku po zobowiàzanie oraz od zarejestrowania faktury po p∏atnoÊç.

PoÊwiadczenie audytu

Sprawozdanie powinno przedstawiaç materia∏

dowodowy uzyskany przez Organ Certyfikujàcy,

wskazujàcy na to, ˝e przez ca∏y obejmowany audytem okres kontrole wewn´trzne funkcjonowa∏y zarówno w praktyce, jak i w teorii; dotyczy∏y wszystkich zamierzonych transakcji oraz spowodowa∏y skorygowanie b∏´dów. Sprawozdanie powinno zawieraç oÊwiadczenie na temat

procedur kontroli wewn´trznej oraz powinno

zwracaç uwag´ na wszelkie powa˝ne s∏aboÊci

ujawnione w projekcie bàdê funkcjonowaniu

mechanizmów kontroli, ze szczególnym odniesieniem do tych czynników, które mogà zmniejszaç skutecznoÊç procedur kontroli wewn´trznej, takich jak

3. Certyfikat audytu powinien stanowiç krótkie,

jasne oraz dok∏adne oÊwiadczenie o ogólnych wnioskach organu powo∏anego do pe∏nienia funkcji Organu Certyfikujàcego. Przyk∏ady poÊwiadczeƒ audytu

sà przedstawione w za∏àczniku do tego rozdzia∏u.

— mo˝liwoÊç pomini´cia mechanizmów kontroli przez odpowiedzialnego urz´dnika;

Sprawozdanie z audytu

— tworzenie procedur niestandardowych.

4. Zakres sprawozdania z audytu jest szerszy od

zakresu poÊwiadczenia i zawiera dodatkowo oÊwiadczenia w sprawie tego, czy

Funkcja wewn´trznego audytu stanowi kluczowy sk∏adnik Êrodowiska kontroli wewn´trznej

i jako taka zas∏uguje na specjalnie poÊwi´cony jej

rozdzia∏ w sprawozdaniu z audytu. W sprawozdaniu nale˝y wziàç pod uwag´ niezale˝noÊç, fachowoÊç oraz skutecznoÊç wewn´trznego audytu, a w szczególnoÊci, co nast´puje: zakres odpowiedzialnoÊci; prawa dost´pu do dyrektora

Agencji SAPARD oraz do wszystkich zapisów,

pracowników oraz pomieszczeƒ (w∏àcznie z organami zdecentralizowanymi oraz delegowanymi); wy∏àczenie cz∏onków zespo∏u wewn´trznego audytu z codziennych dzia∏aƒ operacyjnych;

obsadzenie stanowisk (fachowoÊç, przeszkolenie

oraz doÊwiadczenie); planowanie (ocena potrzeb, podejÊcie opierajàce si´ na ocenie ryzyka,

cykl przeprowadzania audytu); dokumentacj´

(odpowiednie zapisywanie zasad dotyczàcych

przeprowadzania testów oraz wyciàgania wniosków, przechowywanie dokumentów wspierajàcych); dokumentacj´ audytu (czy zarzàdzenia zapewniajà, ˝e jest on wystarczajàcy, w∏aÊciwy

oraz wiarygodny); czy istniejà odpowiednie zarzàdzenia zapewniajàce jakoÊç; sprawozdania

(czy ich koncepcja jest odpowiednia oraz czy procedury zapewniajà ich punktualnoÊç) oraz wnioski dotyczàce planu audytu.

(I) Organ Certyfikujàcy uzyska∏ godziwe gwarancje, ˝e procedury kontroli wewn´trznej sà teoretycznie w∏aÊciwe oraz ˝e funkcjonujà one zadowalajàco w praktyce;

(II) procedury, szczególnie w odniesieniu do kryteriów akredytacji o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne, podzia∏ obowiàzków, wst´pne

kontrole projektowe oraz wst´pne kontrole

p∏atnoÊci, zamówienia, zobowiàzania oraz procedury p∏atnoÊci, procedury rachunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewn´trzny) dajà godziwà gwarancj´, ˝e projekty, których wykonywaniem obcià˝ony jest SAPARD,

sà zgodne z wieloletnià umowà finansowà;

(III) wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym

znaczeniu sà stale spe∏niane, co wymagane jest

do przekazania przez Komisj´ zarzàdzania pomocà finansowà, zgodnie z postanowieniami

art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej; oraz

(IV) interesy finansowe Wspólnoty sà prawid∏owo

chronione.

— nieprawid∏owe zastosowanie mechanizmów

kontroli wynikajàce z b∏´dnej interpretacji

bàdê zaniedbania; oraz

(II) Procedury zapewniajàce zgodnoÊç z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej

Ten punkt dotyczy zatwierdzania. Transakcje

przeprowadzane przez Agencj´ SAPARD odbywajà si´ wed∏ug z∏o˝onych przepisów. Zwiàzane z nimi nieod∏àczne ryzyko wymaga od Agencji SAPARD ustanowienia ∏agodzàcych mechanizmów kontroli, w∏àcznie ze stosowaniem procedur pisemnych, list kontrolnych oraz szczegó∏owego wykonania lub kontroli dokonywanej

przez innego urz´dnika.

Sprawozdanie powinno zawieraç oÊwiadczenie

dotyczàce procedur zapewniajàcych zgodnoÊç

z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej (z uwagi na ka˝dy Êrodek dzia∏ania oraz,

w odpowiednich przypadkach, na ka˝dy inny

podleg∏y Êrodek dzia∏ania) w odniesieniu do

ka˝dej procedury, stwierdzajàce, czy odpowiednie mechanizmy kontroli okaza∏y si´ wystarczajàco skuteczne, aby pok∏adaç w nich zaufanie

w okresie obejmowanym przez audyt. W przypadku gdy wyciàgni´ty zostaje wniosek, ˝e procedura nie zapewnia koniecznej gwarancji,

wówczas istotne elementy niewydolnoÊci kontroli powinny zostaç odnotowane.

(III) Kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu

W sprawozdaniu powinno znaleêç si´ stwierdzenie dotyczàce stopnia, w jakim Agencja

SAPARD oraz organa zdecentralizowane i delegowane spe∏niajà wszystkie kryteria akredytacji

o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne,

podzia∏ obowiàzków, wst´pne kontrole projektowe oraz wst´pne kontrole p∏atnoÊci, zamówienia, procedury zobowiàzaƒ oraz p∏atnoÊci,

procedury rachunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewn´trzny) zgodnie z wymogami przekazywania przez Komisje zarzàdu nad

pomocà finansowà, okreÊlonymi w art. 3 ust. 1

rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz jakie dzia∏anie (czas jego podj´cia oraz trwania), jeÊli w ogóle, powinno zostaç

podj´te przez Agencj´ SAPARD bàdê organ zdecentralizowany lub delegowany w celu usuni´cia nieprawid∏owoÊci.

(IV) Ochrona interesów finansowych Wspólnoty

Ten punkt dotyczy przede wszystkim odbioru

sum pieni´dzy (wierzycieli). Stosowne, kluczowe zadania kontroli obejmujà przekazywanie

w sposób poprawny oraz terminowy wszystkich transakcji wierzycieli do ksi´gi d∏u˝ników;

odpisywanie wierzytelnoÊci od innych p∏atnoÊci SAPARD dla zad∏u˝onych beneficjentów;

oraz prawid∏owe przekazywanie wszystkich

wp∏ywów od wierzycieli.

Generalnie, sprawozdanie powinno zawieraç

równie˝ oÊwiadczenie w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnoty, stwierdzajàce,

w odniesieniu do ka˝dej procedury, czy dotyczàce ich mechanizmy kontroli okaza∏y si´ wystarczajàco skuteczne, aby pok∏adaç w nich za-

Poz. 502

ufanie. W przypadku gdy wyciàgni´ty zostaje

wniosek, ˝e procedura nie zapewnia koniecznej

gwarancji, wówczas istotne elementy niewydolnoÊci kontroli powinny zostaç odnotowane.

(V) Zalecenia

Wszystkie zalecenia w sprawie ulepszeƒ powinny zostaç sklasyfikowane z uwagi na stopieƒ

wa˝noÊci, jaki — zdaniem organu certyfikujàcego — powinien zostaç przypisany do ka˝dej sytuacji. Majàc na uwadze przejrzystoÊç prezentacji, proponowana jest nast´pujàca klasyfikacja

wspomnianych stopni wa˝noÊci

— najwy˝szy: zalecenia wymagajàce natychmiastowego wzi´cia ich pod uwag´ przez dyrektora Agencji SAPARD;

— poÊredni: zalecenia b´dàce istotnymi w kontekÊcie Êrodowiska kontroli Agencji SAPARD

oraz wymagajàce natychmiastowego wzi´cia ich pod uwag´ przez Najwy˝szy Zarzàd;

— najni˝szy: zalecenia, z uwagi na które podj´te powinny zostaç dzia∏ania majàce na celu

zapewnienie pe∏nej zgodnoÊci z kryteriami

akredytacji.

Z uwagi na ka˝de zalecenie w sprawozdaniu powinny zostaç uj´te wymagajàce uwagi pytania

dotyczàce spraw proceduralnych oraz strategicznych, a tak˝e odpowiedê Agencji SAPARD.

6. Plan sprawozdania

Omówiony poni˝ej standardowy plan sprawozdania jest pomocny dla Komisji przy przetwarzaniu

przez nià sprawozdaƒ dotyczàcych certyfikacji.

Ogólne podsumowanie: zawierajàce opini´,

streszczenie oÊwiadczeƒ dotyczàcych ka˝dego z omówionych powy˝ej punktów I, II, III oraz IV, oraz cz´Êci

dotyczàcych o stopniu najwy˝szym i poÊrednim.

Ogólne wprowadzenie

I. Procedury kontroli wewn´trznej: ocena g∏ównych mechanizmów kontroli; funkcja audytu wewn´trznego; oÊwiadczenie w sprawie procedur

wewn´trznego audytu, wraz z materia∏em dowodowym.

II. Procedury zapewniajàce zgodnoÊç z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej: ocena

kluczowych mechanizmów kontroli, oÊwiadczenie w sprawie procedur zapewniajàcych zgodnoÊç z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej, wraz z materia∏em dowodowym.

III. Kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu

ocena zasi´gu, w jakim Agencja SAPARD spe∏nia wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym

znaczeniu (procedury pisemne, podzia∏ obowiàzków, wst´pne kontrole projektowe oraz

wst´pne kontrole p∏atnoÊci, zamówienia, procedury zobowiàzaƒ oraz p∏atnoÊci, procedury ra-

chunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt

wewn´trzny) zgodnie z wymogami okreÊlonymi

w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u B za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej.

IV. Procedury ochrony interesów finansowych

Wspólnoty: ocena kluczowych mechanizmów

kontroli; oÊwiadczenie w sprawie procedur

chroniàcych interesy finansowe Wspólnoty,

wraz z materia∏em dowodowym.

Wnioski ogólne

Poz. 502

Z podzia∏em na ka˝de dzia∏anie/inne podleg∏e

dzia∏anie oraz standardowe funkcje (np. Ksi´gowoÊç, S∏u˝ba Kontroli, Wewn´trzny Audyt, IT), w za∏àczniku powinno znaleêç si´ omówienie wykonanej

pracy w odniesieniu do ka˝dego celu kontroli, w∏àcznie z opisem celu kontroli, mechanizmu kontroli,

struktury akt (w celu okreÊlenia, czy zawierajà one

wymagane podstawowe materia∏y dowodowe/lub

dokumenty konieczne do poparcia wniosku o p∏atnoÊç), ustalenia, ocena, wniosek oraz szczegó∏owe

zalecenia.

Sporzàdzona powinna zostaç lista zaleceƒ zawierajàca przynajmniej nast´pujàce informacje: indeks

rejestru sprawozdania/status/dzia∏anie.

Zalecenia

Za∏àczniki

Za∏àcznik do rozdzia∏u E

Przyk∏ady poÊwiadczeƒ audytu wydawanych przez organ certyfikujàcy5

Macierz opinii

A. Orzeczenie bezwarunkowe

PrzeprowadziliÊmy audyt rocznego zestawienia

rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji

jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku

finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji

SAPARD]. Wyst´pujàc w charakterze Organu Certyfikujàcego, mamy obowiàzek wyraziç naszà opini´

na temat rocznego zestawienia rachunkowego

w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

PrzeprowadziliÊmy audyt zgodnie z przyj´tymi

mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu

oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdzia∏u

A wieloletniej umowy finansowej. ZaplanowaliÊmy

oraz przeprowadziliÊmy audyt w celu uzyskania wystarczajàcej gwarancji, ˝e rachunki przekazywane do

Komisji nie zawierajà b∏´dnych informacji. Audyt

obejmowa∏ badanie, w drodze badaƒ testowych,

materia∏u dowodowego wspierajàcego informacje

zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiàzaƒ, badanie procedur oraz próbek

transakcji. Audyt obejmowa∏ zgodnoÊç p∏atnoÊci

z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej

wy∏àcznie w odniesieniu do zdolnoÊci struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, ˝e zgodnoÊç ta stanowi∏a przedmiot kontroli

przed realizacjà p∏atnoÊci. Przeprowadzony przez

nas audyt stanowi wystarczajàcà podstaw´ sformu∏owania naszej opinii.

Zgodnie z naszà opinià zestawienie rachunkowe

za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR),

które ma zostaç przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujàce oraz dok∏adne.

Audyt zosta∏ przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiajàce nasze ustalenia zostaje przekazane

w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poÊwiadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko +

nazwa oraz adres organu certyfikujàcego]

B. Orzeczenie warunkowe — ujawnione rozbie˝noÊci

PrzeprowadziliÊmy audyt rocznego zestawienia

rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji

jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku

finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji

SAPARD]. Wyst´pujàc w charakterze Organu Certyfikujàcego mamy obowiàzek wyraziç naszà opini´ na

temat rocznego zestawienia rachunkowego w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

PrzeprowadziliÊmy audyt zgodnie z przyj´tymi

mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu

oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy. ZaplanowaliÊmy

——————

5 Mi´dzynarodowe standardowe poÊwiadczenie przeprowadzenia audytu oraz zwiàzanych z tym us∏ug

nr 13 (ISA 13), wydawane przez Mi´dzynarodowà Federacj´ Ksi´gowych (International Federation of Accountants (IFAC)).

oraz przeprowadziliÊmy audyt w celu uzyskania wystarczajàcej gwarancji, ˝e rachunki przekazywane do

Komisji nie zawierajà b∏´dnych informacji. Audyt

obejmowa∏ badanie, w drodze badaƒ testowych,

materia∏u dowodowego wspierajàcego informacje

zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiàzaƒ, badanie procedur oraz próbek

transakcji. Audyt obejmowa∏ zgodnoÊç p∏atnoÊci

z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej

wy∏àcznie w odniesieniu do zdolnoÊci struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, ˝e zgodnoÊç ta stanowi∏a przedmiot kontroli

przed realizacjà p∏atnoÊci. Przeprowadzony przez

nas audyt stanowi wystarczajàcà podstaw´ sformu∏owania naszej opinii.

Zosta∏y ujawnione rozbie˝noÊci pomi´dzy rocznym zestawieniem rachunkowym a ksi´gami oraz

zapisami Agencji SAPARD, które dotyczà nast´pujàcych Êrodków dzia∏ania/innych podleg∏ych Êrodków

dzia∏ania (odniesienie: sprawozdanie z audytu, strona X)

[Ârodek dzia∏ania/inny wtórny Êrodek dzia∏ania.

Ró˝nica (+/-) w krajowych Êrodkach p∏atniczych oraz

euro

Maszyny rolnicze -23 000 CCC / 100 euro]

Zgodnie z naszà opinià, z wyjàtkiem rozbie˝noÊci

omówionych w poprzednim akapicie, zestawienie

rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane

DD/MM/RRRR), które ma zostaç przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujàce oraz dok∏adne.

Audyt zosta∏ przeprowadzony przez nas w okresie od

DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie

omawiajàce nasze ustalenia zostaje przekazane

w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poÊwiadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko +

nazwa oraz adres organu certyfikujàcego]

C. Orzeczenie warunkowe — ograniczenia

zakresu

PrzeprowadziliÊmy audyt rocznego zestawienia

rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji

jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku

finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji

SAPARD]. Wyst´pujàc w charakterze Organu Certyfikujàcego, mamy obowiàzek wyraziç naszà opini´

na temat rocznego zestawienia rachunkowego

w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Z wyjàtkiem tego, co omówione jest w nast´pnym akapicie, przeprowadziliÊmy audyt zgodnie

z przyj´tymi mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami art. 6

rozdzia∏u A wieloletniej umowy finansowej. ZaplanowaliÊmy oraz przeprowadziliÊmy audyt w celu

uzyskania wystarczajàcej gwarancji, ˝e rachunki

przekazywane do Komisji nie zawierajà b∏´dnych informacji. Audyt obejmowa∏ badanie, w drodze badaƒ testowych, materia∏u dowodowego wspierajà-

Poz. 502

cego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiàzaƒ, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmowa∏ zgodnoÊç p∏atnoÊci z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wy∏àcznie w odniesieniu do zdolnoÊci struktur administracyjnych Agencji SAPARD

w zakresie zapewnienia, ˝e zgodnoÊç ta stanowi∏a

przedmiot kontroli przed realizacjà p∏atnoÊci. Przeprowadzony przez nas audyt stanowi wystarczajàcà

podstaw´ sformu∏owania naszej opinii.

Z uwagi na [dla przyk∏adu] charakter zapisów

Agencji SAPARD/Delegowanego Organu itp., nie

mieliÊmy mo˝liwoÊci upewnienia si´ co do [nale˝y

podaç charakter problemu], nawet w drodze zwrócenia si´ do innych procedur audytu (odniesienie

sprawozdanie z audytu, strona X).

Zgodnie z naszà opinià, z wyjàtkiem skutków takich korekt, jeÊli w ogóle mia∏y one miejsce, które

mog∏y zostaç uznane za konieczne w celu umo˝liwienia nam upewnienia si´ co do [nale˝y podaç charakter problemu], zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR), które ma zostaç przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujàce oraz dok∏adne.

Audyt zosta∏ przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiajàce nasze ustalenia zostaje przekazane

w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poÊwiadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko +

nazwa oraz adres Organu Certyfikujàcego]

D. Wstrzymanie si´ od wydania opinii —

ograniczenia zakresu

PrzeprowadziliÊmy audyt rocznego zestawienia

rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji

jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku

finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji

SAPARD]. Wyst´pujàc w charakterze Organu Certyfikujàcego, mamy obowiàzek wyraziç naszà opini´

na temat rocznego zestawienia rachunkowego

w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Z wyjàtkiem tego, co omówione jest w nast´pnym akapicie, przeprowadziliÊmy audyt zgodnie

z przyj´tymi standardami mi´dzynarodowymi prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami

art. 6 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy

finansowej. ZaplanowaliÊmy oraz przeprowadziliÊmy audyt w celu uzyskania wystarczajàcej gwarancji, ˝e rachunki przekazywane do Komisji nie zawierajà b∏´dnych informacji. Audyt obejmowa∏ badanie, w drodze badaƒ testowych, materia∏u dowodowego wspierajàcego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiàzaƒ, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmowa∏ zgodnoÊç p∏atnoÊci z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wy∏àcznie

w odniesieniu do zdolnoÊci struktur administracyjnych Agencji SAPARD w zakresie zapewnienia, ˝e

zgodnoÊç ta stanowi∏a przedmiot kontroli przed realizacjà p∏atnoÊci. Przeprowadzony przez nas audyt

stanowi wystarczajàcà podstaw´ sformu∏owania

naszej opinii.

Nie mieliÊmy mo˝liwoÊci zbadania procedur zasadniczych p∏atnoÊci realizowanych przez organy

o delegowanej odpowiedzialnoÊci, z powodu ograniczeƒ narzuconych na zakres naszych prac przez

Agencj´ SAPARD (odniesienie: sprawozdanie z audytu, strona X).

Z uwagi na wag´ spraw omówionych w poprzednim akapicie wstrzymujemy si´ od wydania opinii

na temat tego, czy zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane DD/MM/RRRR), które ma

zostaç przekazane do Komisji, jest prawdziwe, wyczerpujàce oraz dok∏adne.

Audyt zosta∏ przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiajàce nasze ustalenia zostaje przekazane

w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poÊwiadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko +

nazwa oraz adres Organu Certyfikujàcego]

E. Opinia przeciwna

PrzeprowadziliÊmy audyt rocznego zestawienia

rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji

jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku

finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji

SAPARD]. Wyst´pujàc w charakterze Organu Certyfikujàcego, mamy obowiàzek wyraziç naszà opini´

na temat rocznego zestawienia rachunkowego

w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt.

Poz. 502

PrzeprowadziliÊmy audyt zgodnie z przyj´tymi

standardami mi´dzynarodowymi prowadzenia audytu oraz zgodnie z postanowieniami art. 6 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej.

ZaplanowaliÊmy oraz przeprowadziliÊmy audyt

w celu uzyskania wystarczajàcej gwarancji, ˝e rachunki przekazywane do Komisji nie zawierajà b∏´dnych informacji. Audyt obejmowa∏ badanie, w drodze badaƒ testowych, materia∏u dowodowego

wspierajàcego informacje zawarte w rocznym zestawieniu rachunkowym, zapisów zobowiàzaƒ, badanie procedur oraz próbek transakcji. Audyt obejmowa∏ zgodnoÊç p∏atnoÊci z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej wy∏àcznie w odniesieniu

do zdolnoÊci struktur administracyjnych Agencji

SAPARD w zakresie zapewnienia, ˝e zgodnoÊç ta stanowi∏a przedmiot kontroli przed realizacjà p∏atnoÊci.

Przeprowadzony przez nas audyt stanowi wystarczajàcà podstaw´ sformu∏owania naszej opinii.

Wydatki deklarowane przez Agencj´ SAPARD nie

pokrywajà si´ z p∏atnoÊciami oraz przychodami zrealizowanymi w tym okresie (odniesienie: sprawozdanie z audytu, strona X).

Zgodnie z naszà opinià, z uwagi na wyniki ustaleƒ omówionych w poprzednim akapicie, zestawienie rachunkowe za rok finansowy 200x (datowane

DD/MM/RRRR), które ma zostaç przekazane do Komisji, jest nieprawdziwe, niepe∏ne oraz niedok∏adne.

Audyt zosta∏ przeprowadzony przez nas w okresie od DD/MM/RRRR do DD/MM/RRRR. Sprawozdanie omawiajàce nasze ustalenia zostaje przekazane

w tym samym dniu, w którym datowane jest niniejsze poÊwiadczenie.

[data wydania + podpis, nazwisko oraz stanowisko +

nazwa oraz adres Organu Certyfikujàcego]

——————

6 Dz. U. WE nr L 253, z 07.10.2000, str. 5.

TABELA

TEKST PRAWA WSPÓLNOTOWEGO, O KTÓRYM MOWA W ROZPORZÑDZENIU KOMISJI (WE) NR 2222/2000 W SPRAWIE ZASAD FINANSOWYCH

DLA SAPARD DOSTOSOWANY DO NINIEJSZEJ UMOWY6

ROZDZIA¸ F

ROZDZIA¸ G

ROZSTRZYGANIE KWESTII SPORNYCH — SAPARD

1. Wszelkie kwestie sporne pomi´dzy Umawiajàcymi si´ Stronami, dotyczàce warunków wykonania

niniejszej umowy, które nie zostajà rozstrzygni´te

pomi´dzy Umawiajàcymi si´ Stronami, zostanà rozstrzygni´te w drodze arbitra˝u dokonanego przez

Trybuna∏ Arbitra˝owy zgodnie z pkt 2—7 niniejszego

rozdzia∏u.

4. W przypadku gdy którakolwiek z Umawiajàcych si´ Stron nie wyznaczy swojego arbitra w terminie trzech miesi´cy od dnia otrzymania wezwania

do arbitra˝u, arbiter taki zostaje wyznaczony przez

przewodniczàcego

Trybuna∏u

SprawiedliwoÊci

Wspólnot Europejskich.

2. Ka˝dej z Umawiajàcych si´ Stron przys∏uguje

prawo wszcz´cia procedury rozstrzygania sporów.

Ka˝da strona wyznacza swojego arbitra w terminie

trzech miesi´cy od rozpocz´cia procedury.

5. W przypadku rezygnacji, Êmierci bàdê niezdolnoÊci do pe∏nienia swojej funkcji arbitra, wyznaczony zostaje inny arbiter, zgodnie z punktami 2—4, i ma

on takie same uprawnienia i obowiàzki, jakie przys∏ugiwa∏y pierwszemu arbitrowi.

3. Trybuna∏ Arbitra˝owy powo∏ywany oddzielnie

dla ka˝dej sprawy sk∏ada si´ z trzech arbitrów wyznaczonych w nast´pujàcy sposób

6. Trybuna∏ Arbitra˝owy weêmie po uwag´ odpowiednie orzecznictwo Europejskiego Trybuna∏u

SprawiedliwoÊci.

— jeden z arbitrów wyznaczony przez Polsk´,

7. Wszystkie decyzje podejmowane sà wi´kszoÊcià g∏osów Trybuna∏u Arbitra˝owego. Procedur´ arbitra˝owà ustala Trybuna∏. Jego decyzje sà wià˝àce

dla obydwu Umawiajàcych si´ Stron. Ka˝da z Umawiajàcych si´ Stron ponosi koszty wyznaczenia swojego arbitra i przedstawicielstwa w procedurze arbitra˝owej; pozosta∏e koszty ponoszà w równych cz´Êciach Umawiajàce si´ Strony.

— jeden z arbitrów wyznaczony przez Komisj´,

— jeden z arbitrów wyznaczony w drodze porozumienia Stron bàdê, w przypadku gdy Strony nie

mogà dojÊç do porozumienia, wyznaczony przez

przewodniczàcego Trybuna∏u SprawiedliwoÊci

Wspólnot Europejskich.

SPECIAL ACCESSION PROGRAMME FOR AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT

IN POLAND

MULTI-ANNUAL FINANCING AGREEMENT

between

the Commission of the European Communities on behalf of the European Community

and

the Government of the Republic of Poland on behalf of the Republic of Poland

The Commission of the European Communities,

hereinafter referred to as ”the Commission”, acting

for and on behalf of the European Community,

hereinafter referred to as ”the Community”.

of the one part, and

The Government of the Republic of Poland

acting for and on behalf of the Republic of Poland,

hereinafter referred to as Poland

of the other part,

hereinafter jointly referred to as ”the Contracting

Parties”,

Whereas

(1) A Special Pre-Accession Programme for

Agriculture and Rural Development (hereinafter

referred to as ”SAPARD”) providing for a

Community financial contribution has been

established by Council Regulation (EC) No

1268/1999 of 21 June 1999 on Community support

for pre-accession measures for Agriculture and

Rural Development in the applicant countries of

central and eastern Europe in the preaccession

period.1

(2) Poland is eligible to be a beneficiary under

SAPARD.

(3) Poland has approved an Agricultural and

Rural Development plan and submitted it to the

Commission for approval as a Programme.

(4) The plan was approved as an Agriculture and

Rural Development Programme by a Decision taken

in accordance with Article 4 (5) of Regulation (EC) No

1268/1999 on 18 October 2000. It is necessary to set

out conditions for the execution of the Agriculture

and Rural Development Programme, and any

amendments thereof, in Poland.

(5) The Programme should be executed on a

decentralised basis following a Commission

Decision conferring management of aid on an

Agency in Poland taken in accordance with

Article 12 (2) of Council Regulation (EC)

——————

1 OJ L 161, 26.6.1999, p. 87.

No 1266/1999 of 21 June 1999 on coordinating aid to

the applicant countries in the framework of the

pre–accession strategy and amending Regulation

(EEC) No 3906/89,2

Have agreed as follows

Article 1

Objective

1. This Agreement lays down the technical, legal

and administrative framework under which the

Agriculture and Rural Development Programme and

any amendments thereof, (hereinafter referred to as

”the Programme”) shall be executed in Poland.

Reference to compliance with this Agreement shall

be understood to also include compliance with the

Programme, the Annual Financing Agreement(s)

and the Commission Decision referred to in Article 3

(1) of Section A of the Annex.

2. Poland shall ensure the proper execution of

the Programme in Poland on a decentralised basis in

accordance with the provisions of this Agreement.

3. In case of conflict, the provisions of this

Agreement shall prevail over those in the

Programme.

Article 2

Annual Financing Agreement

1. Following the approval by the Commission of

the Programme and conclusion of the present

Agreement, an Annual Financing Agreement shall

be concluded each year.

2. The financial commitment of the Community

shall be set out in the Annual Financing Agreements.

These are the only instruments that determine the

financial commitment of the Community to Poland.

Each Annual Financing Agreement shall set out

(a) only for the year in question, the maximum

Community financial commitment for Poland

and the period of validity of that commitment,

(b) where appropriate, amendments

provisions of this Agreement.

——————

2 OJ L 161, 26.6.1999, p.68.

to

the

3. On accession to the European Union, Poland

shall lose its entitlement to support under the

Programme.

Article 3

Inspection and Audit

1. The Commission, and the Court of Auditors of

the European Communities (hereinafter referred to

as “the Court of Auditors”), shall have the right

concerning the execution of the Programme to send

agents or duly authorised representatives, to carry

out

(a) technical or financial missions or audits in

Poland;

(b) inspections for the purpose of detecting

irregularities and fraud.

Such missions, audits and inspections may

involve, in particular, an examination of systems and

procedures, on-the-spot checks

— of projects and beneficiaries, and

— of, in particular in respect of verification of the

economic reality of quotations and receipts, as

well as certificates of origin, suppliers of goods

and services to beneficiaries aided under the

Programme.

The Community shall give the authorities of

Poland advance notice of such missions and audits.

2. Poland shall maintain records and accounts

adequate to identify projects and, where

appropriate, services financed by the Programme in

accordance with sound accounting procedures,

taking account of the requirements of this

Agreement.

It shall ensure that the agents or representatives

referred to in paragraph 1 have the right to inspect

all relevant documentation, systems and accounts

pertaining to projects and, where appropriate,

services financed under the Programme.

It shall ensure that all beneficiaries are made

aware no later than when their project is selected

that the agents or representatives referred to in

paragraph 1 have the right to carry out on-the-spot

inspections.

3. Poland shall supply on request by the agents

and representatives referred to in paragraph 1, all

documents and information, including any created

or stored in electronic form relating to commitments

entered into and expenditure financed under the

Programme. It shall take suitable action to facilitate

the work of the aforementioned agents and

representatives of the Community within the

framework of this Agreement.

Poz. 502

Article 4

Dispute Settlement

Disputes between the Contracting Parties

relating to this Agreement shall be settled in

accordance with Section G of the Annex.

Article 5

Language

1. Any communication between the Commission

and Poland related to this Agreement shall be in

English.

2. Poland shall ensure that for the Commission

examination referred to Article 3 (1) of Section A of

the Annex, relevant national legislation, written

procedures manuals, guidelines, standard control

check–lists,

relevant

administrative

notices,

standard documents and forms shall be available in

English. Where documentation is needed for

purposes other than for that examination, but is not

available in English, Poland shall provide texts in

English expeditiously following a request from the

Commission.

Article 6

Termination of Agreement

1. The Commission and Poland shall each,

according to their respective specific obligations,

monitor execution of the Programme in the

framework of this Agreement. Without prejudice to

the rights and obligations set forth elsewhere in this

Agreement, each of the Contracting Parties may

terminate this Agreement if the other fails to

perform any of its obligations relating to this

Agreement. Where one party detects such a failure,

it shall immediately inform the other party.

2. Where the Commission has detected

non–compliance with the obligations of this

Agreement, it

(a) shall notify Poland of its intentions, with

justification(s), and,

(b) shall have the right, with regard to the

Programme, but without prejudice to the

Decisions referred to in Articles 11 and 12 of

Section A of the Annex

(i) to make financial corrections against Poland,

(ii) to cease to transfer monies to Poland,

(iii) to refrain from undertaking any new

financial obligations on the part of the

Community, and,

(iv) if appropriate, to terminate this Agreement

with effect from the time non–compliance

was first detected.

Article 7

Detailed Conditions

Detailed conditions relating to the execution of

this Agreement are set out in the Annex as follows

Section A: Financial Management,

Section B: Management, Monitoring and Evaluation

of the Programme,

Section C: General Provisions,

Section D: Quarterly and Annual Declarations of

expenditure,

Poz. 502

for the Community

Commission of the European Communities

Directorate General Agriculture,

SAPARD Unit

Rue de la Loi, 200, B -1049 Brussels

Telephone: 00 32 2 2967 337

Fax: 00 32 2 29 51746

E–MAIL: agri–sapard@cec.eu.int

for Poland

Office of the Committee

Integration

Al. Ujazdowskie 9

00-918 Warsaw

Telephone: 00 48 22 694 68 07

Fax: 00 48 22 6250380

for

European

Article 9

Entry into Force

Section E: Guidelines for Certifying Body,

Section F: Text of Community legislation referred to

in Regulation (EC) No. 2222/2000 on

financial rules for SAPARD3 adapted for

this Agreement,

This Agreement shall enter into force on the date

when both Contracting Parties have notified each

other of the completion of all necessary formalities

for its conclusion.

Article 10

Section G: Dispute settlement.

Signature

The Annex to this Agreement shall form an

integral part thereof.

This Agreement shall be drawn up in duplicate in

English and in Polish, only the English text being

authentic.

Article 8

Done at Brussels, this twenty–fifth day of

January in the year two thousand and one.

Contact Points

Correspondence relating to any matter falling

within the scope of this Agreement, where

appropriate stating the Programme’s number and

title, shall be addressed to the following

For

Commission of the

European Communities

Franz FISCHLER

Member

of the Commission

——————

3 OJ L 253, 7.10.2000, p. 5.

For

Government of the

Republic of Poland

Jacek SARYUSZ–WOLSKI

Secretary of State

Secretary of the

Committee for

European Integration

Annex

SECTION A

FINANCIAL MANAGEMENT

Article 1

Article 2

Scope

Definitions

This Section sets out the financial provisions for

execution of the Programme. The execution of the

Programme shall be subject to the adoption of a

Commission Decision conferring management of

aid on an Agency and to the content of that Decision.

For the purposes of this Agreement, the

following definitions shall apply

(a) “National Fund” means the body appointed by

Poland and placed under the responsibility of

the National Authorising Officer which acts as

the Competent Authority;

(b) “Competent Authority” means the body in

Poland which

(i) issues, monitors and withdraws accreditation

of the SAPARD Agency,

(ii) appoints a Certifying Body;

(c) “SAPARD Agency” means the body established

by Poland and operating under its responsibility

which discharges an implementing function and

a paying function. Only one SAPARD Agency

may be accredited at any time in Poland;

(d) “Certifying Body” means the body which is

operationally independent of the SAPARD Agency

and establishes a certificate of the accounts,

reports on the management and control systems

and verifies the co-financing elements;

(e) “SAPARD euro account” means the account

opened by the National Authorising Officer, on

behalf of Poland, under their responsibility in a

financial or treasury institution bearing interest

under normal commercial conditions to receive

payments referred to in Article 7 of this Section

and used exclusively for SAPARD transactions,

maintained in euro and not subject to any

charges or taxes;

(f) “Financial year” means the calendar year 1

January to 31 December;

(g) “Measure” is the means by which a priority is

implemented, which enables projects to be

co-financed; a measure is assigned a

contribution from the Community and Poland,

as well as a set of specified targets;

(h) “Project” means any operation carried out by

the final beneficiaries under the Programme;

(i) “Final Beneficiary” means the organisation or

public or private undertakings responsible for

conducting a project;

(j) “Community contribution” means the part

co–financed by the Community in relation to the

total eligible public expenditure carried out

under the Programme;

(k) “Public expenditure” means Community plus

other public expenditure from all public bodies

in Poland.

Article 3

Conferral of management of aid

1. Poland shall permit the Commission to verify

compliance with the conditions of Item 1 and Item 3 of

Section F, hereinafter referred to in this Section as “the

conditions”, and with Article 4, Article 5, Article 6 and

Article 14 of this Section, prior to taking a Decision on

conferral of management of aid on an Agency.

Poz. 502

For the establishment of compliance with the

conditions and with the Articles mentioned in the

first subparagraph, the Commission shall

(a) examine the National Fund procedures and

structures related to the implementation of the

Programme and SAPARD Agency procedures

and structures and, where appropriate,

procedures and structures of other bodies to

which tasks may have been delegated in

accordance with Article 4 (3), Article 5 (3) and

Article 6 (5) of this Section;

(b) carry out verifications on-the-spot.

2. Poland shall ensure that, at all times, the

National Authorising Officer of Poland bears the full

financial responsibility and liability for the funds

resulting from the Community contribution. The

National Authorising Officer shall be the contact

point for financial information sent between the

Commission and Poland.

3. The Decision to confer management of aid on

an Agency in Poland may be made on a provisional

basis, provided the conditions and Articles referred

to in the first sub-paragraph of paragraph 1 are

complied with.

Article 4

Tasks of the Competent Authority

1. Poland shall ensure that before accrediting the

SAPARD Agency, the Competent Authority shall be

satisfied that the administrative, accounting,

payment and internal control arrangements of that

Agency offer the following guarantees

(a) the admissibility of claims and compliance with

this Agreement are checked before payment is

authorised;

(b) the commitments and payments effected are

correctly and fully recorded in the accounts;

(c) the necessary documents are submitted within

the time and in the form required;

(d) the eligibility of applications and compliance

with this Agreement are checked before

contracts with beneficiaries are signed and the

commitment recorded.

The SAPARD Agency shall hold documents

justifying the payments effected and documents

concerning the carrying out of the prescribed

administrative and physical controls. Where the

relevant documents are held by the bodies

responsible for authorising the expenditure, those

bodies must transmit reports to the SAPARD Agency

on the number of checks carried out, their content

and the action taken in the light of the results.

2. Poland shall ensure that the decision of the

Competent Authority to accredit the SAPARD

Agency is taken on the basis of an examination

covering the procedures and structures for the

arrangements referred to in paragraph 1. The

examination shall, in particular, include the

arrangements adopted to protect the Community’s

interests, in respect of transactions to be financed by

the Programme, taking account of Article 5 and

Article 14 of this Section namely

6. If the Competent Authority is satisfied that the

SAPARD Agency examined complies with all

relevant requirements, it shall proceed with its

accreditation. Otherwise, it shall address to the

SAPARD Agency instructions relating to the

administrative and accounting arrangements, and in

particular to any conditions the Agency is required

to fulfil before accreditation may be granted.

(a) the execution of payments,

7. The National Authorising Officer shall

communicate to the Commission the following

particulars of the SAPARD Agency accredited to

carry out the tasks set out in Article 5

(b) the safeguarding of the treasury,

(c) the security of computer systems,

(a) the name and statute of the SAPARD Agency;

(d) the maintenance of accounting records,

(e) the division of duties and the adequacy of

internal and external controls,

(f) guarantees to be obtained,

(b) the administrative, accounting and internal

control conditions under which payments are

made relating to implementation of the

Programme;

(h) the selection of projects, tendering, contracting

and

(c) the act of accreditation which shall consist of a

written confirmation that the body meets the

criteria for accreditation, and, when relevant,

shall set out the instructions as to changes and

the period set;

(i) the respect of procurement rules.

(d) information on the following

(g) amounts to be collected,

3. The examination referred to in paragraph 2

shall be conducted according to internationally

accepted auditing standards.

(i)

The Competent Authority may delegate the

conduct of the examination to other bodies. In all

cases the National Authorising Officer, on behalf of

Poland, retains overall responsibility.

(iii) its relationship with other bodies, public or

private, which also hold responsibilities for

executing measures under which it charges

expenditure to the Programme,

4. Accreditation may be provisionally granted for

a period to be fixed in relation to the seriousness of

the problem pending the implementation of any

requisite changes to the administrative and

accounting arrangements. In instances where such

a provisional accreditation is envisaged, there must

be satisfactory compliance with Article 5 and

Article 14 of this Section, in particular with the

following criteria

(i)

written procedures,

(ii)

segregation of duties,

(iii) pre-project

checks,

approval

and

pre-payment

(iv) payment procedures,

(v)

accounting procedures,

(vi) computer security,

(vii) internal audit and, where appropriate,

public procurement provisions.

5. The Competent Authority shall ensure that the

SAPARD Agency accounting system meets

internationally accepted accounting standards.

the responsibilities vested in it,

(ii) the allocation of responsibilities between its

departments,

(iv) the procedures by which claims by

beneficiaries are received, verified, and

validated, and by which expenditure is

authorised, paid and accounted for,

(v) the provisions for internal audits.

The National Authorising Officer shall inform the

Commission in advance of any proposed change in

those particulars before those changes are

implemented.

8. Poland shall ensure that the Competent

Authority monitors accreditation and that, where

there is a failure to meet any of criteria set out in

paragraph 4 (i) to (vii) by the SAPARD Agency’s

operations, it shall immediately withdraw

accreditation. The National Authorising Officer shall

immediately inform the Commission.

Article 5

Implementation and payment tasks of the SAPARD

Agency

1. The implementation task of the SAPARD

Agency shall include

(a) call for applications and publicising terms and

conditions for eligibility,

(b) project selection, including the application of

ranking criteria,

Authority to the Commission for examination in

advance of their implementation.

(c) checking of applications for approval of projects

against terms and eligibility conditions, and

compliance with this Agreement, including,

where

appropriate,

public

procurement

provisions,

5. Poland shall ensure that where the SAPARD

Agency does not also discharge the functions of the

Managing Authority provided for in Article 2 (c) of

Section B, the SAPARD Agency shall communicate

to that Authority the information necessary for it to

perform its functions.

(d) laying down contractual obligations in writing

between the Agency and beneficiaries including

information on possible sanctions in the event

of non-compliance with those obligations and,

where necessary, the issue of approval to

commence work,

(e) execution of on-the-spot checks to establish

eligibility both prior to and following project

approval,

(f) follow-up action to ensure progress of projects

being implemented,

(g) reporting of progress of measures being

implemented against indicators,

(h) ensuring that the beneficiary is made aware of

the Community contribution to the project.

2. The payment task of the SAPARD Agency shall

include

(a) checking of payment claims,

(b) execution of on-the-spot checks to establish

eligibility for payment,

(c) authorisation of payment,

(d) execution of payment,

(e) accounting of commitments and payments,

(f) where required by contractual obligations

between the SAPARD Agency and the

beneficiary or by provisions of the Programme,

controls on beneficiaries after payment of aid to

establish whether the terms and eligibility

conditions of the grants continue to be

respected.

3. Where functions of implementation and

payment are not discharged within a single

administrative structure, the SAPARD Agency may

delegate them to other parties provided the

conditions referred to in paragraphs 2.3.1 to 2.3.8 of

Article 14 of this Section are complied with.

However, in no case may the functions of execution

of payment, and of accounting of commitment and

payment set out in Article 14.1.2. and 14.1.3. of this

Section, be delegated. The project approval,

on-the-spot controls and payment processes must

be based on an appropriate segregation of duties.

4. Poland shall ensure that any proposed

changes in the implementing or paying

arrangements of the SAPARD Agency after its

accreditation are submitted by the Competent

6. In respect of investments in infrastructure

projects of a type that would normally be expected

to generate substantial net revenue, the SAPARD

Agency shall assess, prior to entering into

contractual arrangements with a potential

beneficiary, whether the project is of this type.

Where it can be concluded that it is, the Agency shall

ensure that the public aid from all sources does not

exceed 50% of total eligible cost.

7. In respect of investments in projects except

those in infrastructure of a type not generating

substantial net revenue, the SAPARD Agency shall

ensure that the cumulation of public aid granted

under the Programme from all sources does not

exceed 50% of total eligible cost of any project.

Measures for training are considered to be human

capital and not investment for the purposes of this

paragraph.

Article 6

Tasks of the Certifying Body

1. Poland shall ensure that the tasks of the

Certifying Body shall comprise

(a) delivery of a certificate on the annual account of

the SAPARD Agency as well as the SAPARD

euro account regarding the integrality, accuracy

and veracity of those accounts,

(b) reporting on an annual basis on the adequacy of

management and control systems of the

SAPARD Agency as regards their capability to

ensure conformity of expenditure with Article 7

(1) of this Section,

(c) verification of the existence and correctness of

the national co-financing element referred to in

Article 8 (2) of this Section.

2. The Certifying Body shall be a department or

body which is operationally independent of the

SAPARD Agency and which has an appropriate

technical vocation.

3. The certificate referred to in paragraph 1 shall

be based on an examination of procedures and of a

sample of transactions. It shall cover compliance of

payments with this Agreement as regards the

capability of the SAPARD Agency’s and National

Fund’s administrative structures to ensure that such

compliance has been checked before a payment is

made.

4. The report referred to in paragraph 1(b) shall

state whether

(a) the SAPARD Agency’s procedures, with

particular regard to the criteria and functions in

Article 4, Article 5 and Article 14 of this Section,

are such as to give reasonable assurance that

the operations charged to the Programme

comply with this Agreement, and what

recommendations have been made for the

improvement of systems,

(b) the annual accounts referred to in Article 11 of

this Section are in accordance with the books

and records of the SAPARD Agency,

(c) the declarations of expenditure as provided for

in Article 9 of this Section and Section D are a

materially true, complete and accurate record of

the operations charged to the Programme,

(d) the financial interests of the Community are

properly protected as regards amounts to be

collected and, where appropriate, guarantees

obtained,

(e) recommendations on the improvement of

systems addressed to the SAPARD Agency

have been followed up,

(f) any exceptional transactions or technical

difficulties have been experienced regarding

the financial year concerned,

(g) any significant modification has been made

since the previous report of the information.

The report shall be accompanied by information

on the number and qualifications of staff

undertaking the audit, on the work done, on the

number of transactions examined, on the level of

materiality and confidence obtained, on any

weakness found and recommendations made for

improvement, and on the operations of both the

Certifying Body and other audit bodies, internal and

external to the SAPARD Agency, from which all or

part of the Certifying Body’s assurance on the

matters reported was gained.

5. The Certifying Body shall conduct its

examination according to internationally accepted

auditing standards and the guidelines set out in

Section E. Where the body appointed is the National

Audit Office or equivalent, it may delegate some or

all of the examination tasks referred to in paragraph

3 provided the tasks are discharged effectively. The

Certifying Body in all cases retains overall

responsibility for the tasks.

6. The checks shall be undertaken both during

and after the end of each financial year.

7. The National Authorising Officer shall ensure

that the Certifying Body’s certificate on the annual

account and the audit report of its findings referred

to in paragraph 1 shall in particular state whether it

has gained reasonable assurance that the accounts

Poz. 502

to be transmitted to the Commission are true,

complete and accurate, and that the internal control

procedures have operated satisfactorily. The

Certificate and the report shall be drawn up by

15 April at the latest of the year following the

financial year concerned and communicated by the

Competent Authority to the Commission by 30 April

at the latest. The Monitoring Committee referred to

in Article 7 of Section B shall receive a copy of the

report.

Article 7

Commitments and payments from the

Commission

1. Only SAPARD assistance granted in

accordance with this Agreement shall be subject to

cofinancing by the Community.

2. Payment by the Commission of the

Community contribution shall be made in

accordance

with

the

Annual

Financing

Agreement(s) referred to in Article 2 of this

Agreement to the SAPARD euro account and

provided that the verifications referred to in Article 9

of this Section have not indicated any problems. The

National Authorising Officer shall communicate the

details of this account to the Commission as set out

in Form D 3 in Section D.

3. Payments shall be posted to the earliest open

commitment.

Community budget commitments for Poland

shall be made in the Commission accounts on the

basis of the Commission decision authorising

signature of each Annual Financing Agreement.

Commitments shall as a general rule be effected

annually. The first commitment in the Commission

accounts for Poland shall be made when the

Commission decision authorising signature of the

Annual Financing Agreement has been taken.

Subsequent commitments shall be effected each

year by the Commission decision authorising

signature of each Annual Financing Agreement.

Each annual commitment shall be set out in the

Annual Financing Agreement.

4. The

decommit

Commission

shall

automatically

(a) the entire commitment relating to any year if

signature of the Annual Financing Agreement

has not been taken by the end of the following

year;

(b) any part of a commitment which has not been

settled by the payment on account or for which

it has not received a payment application

containing all elements to enable payment by

the Commission pursuant to paragraph 6 by the

end of the second year following the year of

commitment.

5. Subject to available appropriations, the

Commission shall make an initial payment on

account to the SAPARD euro account. This payment,

which may be made in more than one instalment,

shall not exceed 49% of the annual commitment to

Poland set out in the first Annual Financing

Agreement. The payment shall be made after

adoption of the Programme, on condition that the

SAPARD Agency accreditation has been subject to

the Decision referred to in Article 3 (1) of this

Section, and after this Agreement and the first

Annual Financing Agreement have been concluded.

The payment shall be repaid in euro with all interest

accrued if no acceptable payment application in

accordance with Article 9 of this Section is received

by the Commission within 18 months of the date of

the initial instalment of that payment.

Where the payment on account made is less

than the 49%, requests may be submitted to the

Commission for additional payments on account

within that overall limit, based on the sum of

expenditure declarations referred to in Article 8 (1)

(b) of this Section, but not yet settled. Subject to

availability of appropriations, the Commission shall

make further payments on account reflecting this

anticipated need.

Throughout the lifetime of the Programme, the

National Authorising Officer shall use the payment

on account only to pay the Community contribution

to expenditure in compliance with this Agreement.

All interest earned on the payment on account shall

be used exclusively for the Programme.

6. Interim payments, other than those on

account, shall be made by the Commission to

reimburse expenditure actually paid under the

Programme as certified by the National Authorising

Officer in accordance with Article 9 of this Section.

Such payments shall be calculated and made at the

level of measures contained in the financing plan of

the Programme.

Poz. 502

serious shortcomings in the monitoring or

management system which undermine proper

financial management of the Programme,

reasons have been communicated by Poland to

explain why no action has been taken; any

requests for corrective action by the

Commission must have been acted upon;

(e) account must be taken of the financial

consequences of any Decisions taken in

accordance with Article 11 and Article 12 of this

Section;

(f) information requested by the Commission

necessary to clarify any elements relevant to the

payment application has been provided.

Poland and National Authorising Officer shall be

informed immediately by the Commission if any of

these conditions is not fulfilled. They shall take the

necessary steps to remedy the situation before the

payment application is accepted.

7. The combined total of the payments referred

to in paragraphs 5 and 6 which are made in respect

of the Programme, prior to the payment made in

accordance with paragraph 8, shall not exceed 95%

of the Community commitment for the Programme.

8. The final balance of the Programme shall be

paid

(a) if the National Authorising Officer submits to

the Commission within six months of the

deadline for payment laid down in the final

Annual Financing Agreement, a certified

statement of expenditure actually paid in

accordance with Article 9 of this Section;

(b) the final report on implementation has been

submitted to and approved by the Commission;

(c) when the Decisions referred to in Articles 11 and

12 of this Section have been adopted.

They shall be subject to the following conditions

Article 8

(a) the latest annual implementation report due,

containing the information specified in Article 8

(5) of Section B, must have been forwarded to

the Commission;

Payments from the SAPARD Agency

(b) the mid-term evaluation referred to in Article 10

of Section B when due, must have been

forwarded to the Commission;

(c) expenditure by measure must be consistent

with the Programme including, where

appropriate, flexibility between measures and

within the limit of the Community contribution

pursuant to the concluded Annual Financing

Agreement;

(d) any recommendations as referred to in Article 8

(3) of Section B must have been acted upon

within the specified period, or where those

recommendations are intended to remedy

1. Poland shall ensure that payments from the

SAPARD Agency to the beneficiary are

(a) made in national currency and debited as

appropriate against the SAPARD euro account.

The payable order(s) to the beneficiary(ies) or to

their assignee(s) shall as a general rule be

issued within 5 days of this debit,

(b) based on declarations of expenditure incurred

by the beneficiary evidenced by original

receipted invoices or other relevant documents

where, according to the Programme, aid is not

a function of expenditure. Such declarations

shall include only expenditure or, in the case

where aid is not a function of expenditure,

events occurring no earlier than the date the

contract was concluded making the claimant a

beneficiary under the Programme for the

project concerned, except as regards that for

feasibility and related studies, but in no case

shall relate to projects selected, contracts

concluded by or on behalf of the SAPARD

Agency and beneficiaries, and expenditure paid

earlier than the date(s) specified in the

Commission Decision referred to in Article 3 (1)

of this Section. Where original invoices or the

other relevant documents referred to in this

sub-paragraph are not retained by the SAPARD

Agency following receipt, the SAPARD Agency

shall ensure that copies shall be taken and

arrangements made to ensure that the originals

will be made available for audit and inspection

purposes.

2. The SAPARD Agency shall ensure that the

Community contribution is made simultaneously

with expenditure by any other public bodies.

However, in the case of beneficiaries in the public

sector, the Community contribution may be made

later than that by other public bodies. In no case may

the Community contribution be made before the

contributions by public bodies in Poland.

3. The SAPARD Agency shall ensure that total

public expenditure by all public bodies in Poland for

each measure and project is identifiable in the

SAPARD Agency.

4. The SAPARD Agency shall maintain records of

each payment which include at least the following

information

(a) the amount in national currency,

(b) the corresponding amount in euro.

The ratios of Community and national

contributions to public expenditure, and of total

public expenditure to total eligible costs, shall be

determined in national currency.

5. The SAPARD Agency shall ensure that any

amount(s) which it finds has been inadvertently paid

in excess of the sum due, noted by it and which have

been incorporated in expenditure declarations

charged to the SAPARD euro account, are recorded

within 5 days in the SAPARD euro account and

deducted from the next application for payment to

the Commission referred to in Article 9 of this

Section.

6. The SAPARD Agency shall ensure timely

treatment of payment requests by beneficiaries. In

cases where the interval between receipt of the

supporting documents needed to make the payment

and issuing of the payment order exceeds three

months, Community co-financing may be reduced.

Article 9

Application for payment from the Community

1. The SAPARD Agency shall, on a quarterly

basis, present payment applications in accordance

Poz. 502

with the Form D-1 as set out in Section D, signed and

certified, and transmitted by the National

Authorising Officer, on behalf of Polish Side, to the

Commission within one month of the end of each

quarter. However, supplementary applications may

be submitted only if justified on the basis of the risk

of the net balance in the SAPARD euro account being

exhausted before the next quarterly application has

been processed.

2. The Commission shall verify the payment

applications taking account of Article 7 of this

Section.

3. Expenditure declared in the payment

applications shall be reimbursed by the Commission

within two months of an acceptable payment

application being received by it provided that

(a) the verifications in Article 7 (6) and where

appropriate Article 7 (8) of this Section, have not

indicated any problems;

(b) no suspension of payments has been decided

concerning the measure(s) that is or are the

subject of the application in question;

(c) appropriations are available.

Article 10

Exchange rate and interest

1. Poland shall ensure that the rate recorded for

conversion between euro and national currency is

that for Poland published by the European Central

Bank on the Internet at 14.15 C.E.T.

(a) for payments by the SAPARD Agency, the rate

on the last but one working day at the

Commission in the month preceding the month

during which the expenditure was recorded in

the accounts of the SAPARD Agency. The date

the payment order is issued to the beneficiary or

their assignee shall be the date shown in the

accounts;

(b) for overpayments by the SAPARD Agency, the

rate on the last but one working day at the

Commission in the month preceding the month

during which the overpayment was first noted;

(c) for amounts fixed by the clearance of accounts

and conformity clearance Decisions, the rate on

the last but one working day at the Commission

in the month preceding the month during which

the Decision was taken;

(d) for debts recovered in accordance with Article

14.2.8 of this Section, the rate on the last but one

working day at the Commission in the month

preceding on the month during which the debt

was recovered;

(e) for irregularities recovered in accordance with

Article 13 of this Section, the rate on the last but

one working day at the Commission in the

month preceding the month during which the

amount was recovered;

(f) for interest earned on the SAPARD Agency

account(s), the rate on the day the interest was

credited to the account which must be at least

monthly.

In the event that a rate for a day is not published,

the rate for the most recent previous working day of

publication shall be used.

2. Where the time-limits in the Decisions taken

pursuant to Article 11 and 12 of this Section are not

complied with, any outstanding amount shall

generate interest at a rate equal to the Euribor rate

for three month deposits published by the European

Central Bank plus 1.5% points. That rate shall be the

monthly average of the month in which those

Decisions were taken.

3. Poland shall ensure that interest earned on the

SAPARD euro account is used exclusively for the

Programme. Accounts related to SAPARD funds

held by the SAPARD Agency shall bear interest

under normal commercial conditions. Interest

earned on those accounts attributable to the

Community contribution shall also be used

exclusively for the Programme and shall not be

subject to any charges or taxes. All interest

attributable to the Community contribution shall be

additional to the amounts included in the Annual

Financing Agreements and shall be counted as a

further contribution by the Community. Appropriate

Programme changes shall be made pursuant to

Article 7 of Section B.

Article 11

Clearance of accounts Decision

1. Poland shall ensure that the National

Authorising Officer shall submit to the Commission,

by 30 April at the latest of the year following the

financial year concerned, the annual accounts of the

SAPARD Agency accompanied by the information

referred to in Article 6 (1) of this Section, concerning

the SAPARD Agency and the National Fund, and

relating to transactions financed under the

Programme.

2. The accounts referred to in paragraph 1 shall

be submitted using Form D2 as set out in Section D.

3. Expenditure declared in respect of a given

month must relate to payments made less any

receipts.

The relevant date for payments shall be the date

on which the SAPARD Agency has sent the payment

order to a financial institute or beneficiary or their

assignee. The relevant date for receipts shall be the

date on which the amount was recorded in the

account.

Poz. 502

Expenditure declared may include corrections to

data reported for previous months in the same

financial year.

For a given financial year, all transactions

recorded in the accounts of the SAPARD Agency in

that year shall be taken into consideration.

4. Where payments due under the Programme

are encumbered by claims, they shall be deemed to

have been made in their entirety within the meaning

of the first sub-paragraph of paragraph 3

— on the date of the payment of the sum still due

to the beneficiary, if the claim is less than the

expenditure settled,

— on the date of the settlement of the expenditure,

if the latter is less than or equal to the claim.

5. Payment orders not executed and payments

debited to the account and then re-credited shall be

shown in Form D 2 as deductions from expenditure

in respect of the month during which the failure to

execute or the cancellation is reported to the

SAPARD Agency.

6. The Commission shall, by 30 September at the

latest of the year following the financial year

concerned, on the basis of the information referred

to in paragraph 1, take a Decision to clear the

account of the SAPARD Agency (hereinafter referred

to as “the clearance of accounts Decision”).

The clearance of accounts Decision shall cover

the integrality, accuracy and veracity of the accounts

submitted and shall not prejudice the adoption of a

subsequent

conformity

clearance

Decision,

pursuant to Article 12 of this Section.

The clearance of accounts Decision shall also

cover the clearance of the SAPARD euro account and

amounts to be credited to that account in

accordance with Article 13 (2) and Article 14 (2.8) of

this Section.

7. The Commission shall communicate to Poland

the results of its verifications of the information

supplied, together with any amendments it

proposes, by 15 July at the latest following the end

of the financial year. If, for reasons attributable to

Poland, the Commission is unable to clear the

accounts of Poland by 30 September at the latest,

the Commission shall notify Poland of further

enquiries it proposes to undertake.

8. The amount fixed by the clearance of accounts

Decision shall normally be added to or deducted

from the next payment(s) due from the Commission

to Poland. However, where the amount to be

deducted fixed by the clearance of accounts

Decision exceeds the level of possible subsequent

payments, the National Authorising Officer, on

behalf of Poland, shall ensure that the amount not

covered by the balance shall be credited to the

Commission in euro within two months of

notification of that Decision. The Commission may

however, on a case by case basis, decide that any

amount to be credited to it shall be offset against

payments due to be made by the Commission to

Poland under any Community instrument.

Article 12

Conformity clearance Decision

1. The Commission shall take a Decision

(hereinafter referred to as “the conformity clearance

Decision”) on the expenditure to be excluded from

Community co-financing where it finds that

expenditure has not been effected in compliance

with this Agreement.

2. When, as a result of any enquiry, the

Commission considers that expenditure has not

been effected in compliance with this Agreement, it

shall, before a conformity clearance Decision is

taken, notify in writing the National Authorising

Officer of the results of its checks and indicate the

corrective action to be taken to ensure future

compliance.

The communication shall make

reference, as appropriate, to the relevant articles of

this Multi-annual Financing Agreement, the

Programme, the Decision referred to in Article 3 (1)

of this Section and the Annual Financing

Agreement(s).

3. The National Authorising Officer shall reply in

writing within two months, and the Commission

may modify its position in consequence. In justified

cases, the Commission may agree to extend that

period for reply.

After expiry of the period for reply, the

Commission shall invite Poland to a bilateral

discussion, and both parties shall endeavour to

reach an agreement as to the action to be taken and

on an evaluation of the gravity of the infringement

and the financial loss to the Community. Following

that discussion and any deadline after the

discussion fixed by the Commission for the

provision of further information or, where Poland

does not accept the invitation to the meeting before

the deadline set by the Commission, after that

deadline has passed, the Commission shall formally

communicate its conclusions to Poland.

If no agreement is reached, the National

Authorising Officer, on behalf of the Polish Side,

may ask for a procedure provided for in Item 9 of

Section F to be initiated, with a view to mediating

between the respective positions within a period of

four months. The results of that procedure shall be

set out in a report drawn up by the Conciliation Body

taking account of the provisions laid down in Item 9

of Section F. The report shall be sent to and

examined by the Commission before a conformity

clearance Decision is taken.

4. The Commission shall evaluate the amounts

to be excluded having regard in particular to the

Poz. 502

degree of non-compliance found. The Commission

shall take into account the nature and gravity of the

infringement and the extent of the risk of financial

loss to the Community.

5. A refusal to finance may not involve

expenditure for a measure in respect of which the

final payment was effected prior to 24 months

preceding

the

Commission’s

written

communication of the results of the checks referred

to in paragraph 2 to the National Authorising Officer.

This shall not apply to the financial consequences of

irregularities as referred to in Article 13 of this

Section. Where texts necessary for the performance

of those checks are not available in English this

period shall be extended by the length of time

between the Commission requesting documents in

English and their receipt.

6. In cases where controls have not been

correctly established or executed by the SAPARD

Agency, a financial correction may be applied which

may include application of flat rate corrections the

level of which shall be proportionate to the risk of

financial loss for the Community.

7. The amount to be recovered in accordance

with the conformity clearance Decision, shall be

communicated to the National Authorising Officer

who shall, on behalf of Poland, ensure that the

amount is credited to the SAPARD euro account

within two months of the date the conformity

clearance Decision was taken and deducted from the

next application for payment to the Commission.

The Commission may, however, on a case by case

basis, decide that any amount to be credited to it

shall be offset against payments due to be made by

the Commission to Poland under any Community

instrument.

8. The amount to be recovered in accordance

with the conformity clearance Decision shall not be

reallocated to the Programme.

Article 13

Irregularity and control provisions

1. Poland shall without prejudice to the

provisions of this Agreement, in accordance with

national provisions laid down by law, regulation or

administrative action take the actions necessary to

(a) satisfy itself that transactions financed by the

Programme are actually carried out and

executed correctly;

(b) prevent and deal with irregularities;

(c) recover sums lost as a result of irregularities or

negligence.

Poland shall inform the Commission of actions

taken for those purposes and in particular of the

state of the administrative and judicial procedures.

2. Sums recovered as referred to in paragraph 1

(c) relating to the Community contribution shall be

paid to the accredited SAPARD Agency and

deducted by it from the expenditure which has been

financed by the Programme.

3. Poland shall make available to the

Commission all information required for the proper

working of the Programme and shall take all suitable

action to facilitate the supervision which the

Commission considers necessary within the

framework of the management of Community

financing, including inspections on-the-spot.

4. Authorised representatives appointed by the

Commission to carry out inspections on-the-spot

shall have access to the books and all other

documents, including information created or stored

in electronic form, relating to expenditure financed

by the Programme.

They may, in particular, check

(a) whether administrative practices

accordance with this Agreement;

are

in

(b) whether the requisite supporting documents

exist and tally with the transactions financed by

the Programme;

(c) the conditions under which transactions

financed by the Programme are carried out and

checked.

The Commission shall give due notice before the

inspection is carried out to Poland. Officials of

Poland may take part in the inspection.

5. At the request of the Commission and with the

agreement of Poland, inspections or inquiries

concerning the transactions referred to in this

Agreement may be carried out by the authorities of

Poland.

Officials of the Commission may also participate

in those inspections or inquiries.

6. Without prejudice to paragraphs 1 to 5, Poland

shall apply the provisions of Item 4, Item 5, Item 6

and Item 7 of Section F, concerning irregularities and

the organisation of an information system in this

field.

Article 14

FUNCTIONS AND CRITERIA FOR ACCREDITATION

AS A SAPARD AGENCY

Poland shall ensure the SAPARD Agency

executes the following

1. Functions

1.1. Authorisation of commitments and

payments: the objective of this function is the

establishment of the amount that shall be paid to a

Poz. 502

claimant or to their assignee(s) in compliance with

this Agreement, in particular those concerning the

eligibility of applications for approval and claims for

payment, compliance with commitments entered

into concerning project approvals, tendering and

contracting procedures, and verification of the work

carried out or services supplied.

1.2. Execution of payments: the objective of this

function is the issuing of an instruction to the

Agency’s bankers, or, in appropriate cases, a

governmental payments office, to pay the

authorised amount to the claimant

(or their

assignee(s)).

1.3. Accounting for commitments and payments

the objective of this function is the recording of the

commitment and payment in the Agency’s separate

books of accounts of SAPARD expenditure, which

will normally be in the form of an electronic data

processing system, and the preparation of periodic

summaries of expenditure, including the periodic

and annual declarations to the Commission. The

books of account shall also record details of debts to

be recovered.

1.4. Control: the objective of this function is to

verify the facts on which applications and claims are

based in order to review their compliance with this

Agreement and the terms and conditions of the

commitment between the SAPARD Agency and the

beneficiary. Controls shall, where appropriate,

include

pre-project

selection

checks,

remeasurement, checks on quantity and quality of

goods or services delivered, an analysis or a sample

control, pre-payment checks and any special

provisions for implementing this Agreement as to

the eligibility of the expenditure. In order to

establish eligibility, controls shall include, where

appropriate, examinations of a technical nature,

which can involve economic financial assessments

and checks of a specific agricultural, technical or

scientific nature.

1.5. Reporting: the objective of this function is to

ensure that progress of the individual projects and

measures is reported in a way which helps to ensure

the effective and efficient implementation of the

measure.

2. Criteria

2.1. The SAPARD Agency’s administrative

structure shall provide for the separation of the three

functions

of

authorisation,

execution

and

accounting. Each of those functions shall be the

responsibility of a separate administrative sub-unit

whose responsibilities shall be defined in an

organisation chart.

2.2. The SAPARD Agency shall adopt the

following procedures or those offering equivalent

guarantees

2.2.1. The SAPARD Agency shall lay down

detailed written procedures for the receipt,

recording and processing of applications for project

approval, claims, invoices and supporting

documents and control reports including a

description of all documents to be used.

These procedures shall ensure that only claims

for payment or projects selected which comply with

the project selection criteria are processed and shall

ensure the maintenance of a project file with all

relevant documentation to audit the project.

2.2.2. The division of duties shall be such that no

official has responsibility at any time, for any

project, for more than one of the responsibilities for

approving projects, authorising payment, paying or

accounting for sums. The work of each official

performing one of those tasks shall be supervised by

a second official. The responsibilities of each official

shall be defined in writing, and financial limits shall

be set to their authority. Staff training shall be

appropriate, and staff in sensitive positions shall be

rotated or subject to increased supervision.

2.2.3. Each official responsible for authorisation

shall have at their disposal a detailed checklist of

the verifications required to be undertaken, and in

the supporting documents of the claim shall attest

that these checks have been performed. This

attestation may be made by electronic means

subject to the control requirements referred to in

point 2.2.6.

There shall be evidence of review of the work by

a more senior member of staff. The analysis, the

appraisal and approval of the projects shall be

evidenced in writing. The analysis of the project

shall be guided by the principles of sound financial

management.

2.2.4. An application or claim shall be authorised

only after sufficient checks have been made to verify

that it complies with this Agreement. The checks

shall include those required by the provisions

governing the specific measure under which aid is

claimed, and those required to prevent and detect

fraud and irregularity with particular regard to the

risks presented.

Poz. 502

services on the invoice reconcile with those

ordered;

— Physical control: to ensure that the quantity and

quality of the goods or services match those

mentioned in the invoice or claim form.

This control of services or goods can also be

performed on a continuous basis during delivery

that is to say, when initial or interim payments are

made.

2.2.5. Procedures shall ensure that payment is

made only to the claimant, to their bank account or

to their assignee. The payment shall be executed by

the Agency’s banker, or, as appropriate, a

governmental payments office, or the cheque

mailed, as a general rule, within 5 days of the date

of debit against the SAPARD euro account.

All payments for which transfers are not

executed, shall be re-credited to the SAPARD euro

account within 5 days of notification of their non-execution.

Amounts arising from cheques not cashed

within the period of their validity, shall be credited to

the SAPARD euro account within

5 days of

notification of their non-execution.

No payments shall be made in cash. The

approval of the authorising official and supervisor

may be made by electronic means, provided an

appropriate level of security is ensured, and the

identity of the signatory is entered in the electronic

records.

2.2.6. Where applications, claims or invoices are

processed using a computer system, access to the

computer system shall be protected and controlled

in such a way that

(a) all information entered into the system is

properly validated to ensure that input errors

are detected and corrected and submitted to

logical checks to detect inconsistent or

extraordinary data,

As part of the authorisation function,

applications shall be subject to checks which include

establishment of adherence to terms and

conditions, eligibility, completeness of documents,

correctness of supporting documents, date of

receipt.

(b) no data may be entered, modified, or validated,

except by authorised officials to whom

individual passwords are attributed,

All checks to be undertaken shall be specified in

a check-list, and their performance shall be attested

for each application and claim, or for each batch of

applications or claims.

(d) passwords shall be changed regularly to avoid

misuse,

As regards the services or goods delivered, the

control shall consist of

— Documentary control: to ensure that data on

quantity, quality and price of the goods or

(c) the identity of each official entering, or

modifying, data or programmes is recorded in

an operations log,

(e) hard and software changes shall be tested, and

approved before implementation, that is,

subject to a change management procedure,

(f) computer systems shall be protected from

unauthorised access by physical controls, and

the data shall be backed up by copies stored in

a separate, safeguarded location,

(g) all data entry shall be checked by logical checks

aimed at detecting inconsistent or extraordinary

data.

A comprehensive information technology

security policy shall be developed on the basis of an

approved

strategy

for

information

and

communication

technology

to

ensure

confidentiality, integrity and availability of all data.

2.2.7. Procedures shall ensure that changes in

rates of aid or terms and conditions for the grant of

aid are recorded and the instructions, databases and

checklists up-dated in good time.

2.3. Part or all of the authorisation and the

control function may be delegated to other bodies

provided that the following conditions are fulfilled

2.3.1. The responsibilities and obligations of the

other bodies, in particular concerning the control

and verification of compliance with this Agreement

shall be clearly defined.

2.3.2. The bodies shall have effective systems for

ensuring that they fulfil their responsibilities in a

satisfactory manner.

2.3.3. The bodies shall confirm to the Agency

that they in fact fulfil their responsibilities and

describe the means employed.

2.3.4. The SAPARD Agency shall be informed on

a regular and timely basis of the results of controls

effected, so that the adequacy of the controls may

always be taken into account before a claim is

authorised or settled or an invoice is paid. The work

performed shall be described in detail in a report

accompanying each application and claim, batch of

applications and claims or, when appropriate, in a

report covering one year. The report shall be

accompanied by an attestation of the eligibility of

the approved applications and claims and of the

nature, scope and limits of the work done. The

report shall identify physical and administrative

checks performed, the method described, the results

of all inspections and the action taken in respect of

discrepancies and irregularities reported upon. The

supporting documents submitted to the Agency

shall be sufficient to provide assurance that all the

required checks on the eligibility of the claims or

invoices authorised for payment have been

performed.

2.3.5. The SAPARD Agency must be satisfied,

before the project is approved and before the aid is

granted, that the other bodies have followed

procedures which comply with the criteria set out in

this Article.

2.3.6. Criteria for assessing applications and

their order of priority shall be clearly defined and

documented.

Poz. 502

2.3.7. Where documents relating to the claims

authorised, expenditure committed and controls

effected as well as those relating to projects not

selected are retained by other bodies, both these

bodies and the Agency shall set up procedures to

ensure that the location of all such documents that

are relevant to specific payments made by the

Agency is recorded, and that these documents shall

be made available for inspection at the Agency’s

offices at the request of the persons and bodies who

would normally have the right to inspect such

documents, including

(i)

the Agency’s staff who deal with the claim,

(ii) the Agency’s internal audit service,

(iii) the Certifying Body that attests the Agency’s

annual declaration,

(iv) duly authorised agents or representatives of

the Community.

2.3.8. Written agreements shall be concluded

between the SAPARD Agency and bodies to which

functions of the SAPARD Agency have been

delegated. Such agreements shall clearly identify

the functions to be performed by the delegated body

and the type of supporting documents and reports

to be sent to the SAPARD Agency within specified

time limits. The overall system, including the

delegated functions performed by other bodies,

shall be set out in an organisation chart.

The agreement shall provide for access by duly

authorised agents or representatives of the

Community to information held by these delegated

bodies and for the investigation by such officials of

applications including the carrying out of checks on

projects and recipients of aid.

2.4. Accounting procedures shall ensure that

declarations of expenditure to the Commission are

complete, accurate and timely, and that any errors or

omissions are detected and corrected, in particular

through checks and reconciliation performed at

intervals of not more than three months. A full audit

trail for every item entered into the accounts shall be

provided.

The SAPARD Agency’s accounting procedures

shall ensure that the accounting system can

produce, in euro and national currency, for each

regional office, and for each project, contract or

measure and sub-measure, the total cost, the

committed expenditure, part payments and balance

payments. Deadlines shall be set for the cancellation

of commitments where work has not been

completed within an agreed timetable. Such

cancellations shall be appropriately recorded in the

accounting system.

2.5. The SAPARD Agency shall ensure the

existence of an internal audit or equivalent service to

ensure that the Agency’s system of internal control

operates effectively. The internal audit service shall

be independent of the Agency’s other departments

and shall report directly to the Agency’s top

management. The internal audit service shall verify

that procedures adopted by the Agency are

adequate to ensure that compliance with this

Agreement is verified, and that accounts are

accurate, complete and timely. Verifications may be

limited to selected measures and sub-measures and

to samples of transactions provided that an audit

plan ensures that all significant areas, including the

departments

and

bodies

responsible

for

authorisation and those departments and bodies to

which functions have been delegated, are covered

over a period not exceeding three years. The internal

audit service’s work shall be performed according to

internationally accepted auditing standards, shall be

recorded in working papers and shall result in

reports and recommendations addressed to the

Agency’s top management. The audit plans and

reports shall be made available to the Certifying

Body and to duly authorised agents or

representatives of the Community to undertake

financial audits and for the sole purpose of

appraising the effectiveness of the internal audit

function.

application for payment as provided for in Article 9

of this Section. Any interest recovered by the

SAPARD Agency attributable to the Community

contribution in respect of debts recovered shall be

recorded in the SAPARD Agency account(s) and

used exclusively for the Programme. The SAPARD

Agency shall ensure that any amounts recovered are

credited to the SAPARD euro account within 5 days

of the date of recovery.

2.6. The rules for the procurement by public

bodies of services, works and supplies in Poland

shall be consistent with the rules set out in the

Commission manual entitled “Service, Supply, and

Work Contracts concluded within the Framework of

Community Co-operation for the Third Countries4”.

However, the requirement for ex-ante approval by

the Commission included therein shall not apply.

2.10. The SAPARD Agency shall process

applications from beneficiaries in a timely manner.

2.7. For procurement other than that provided

for in point 2.6, the following must originate in the

Community or in the countries referred to in Item 8

of Section F

(i) Services, works, machinery and supplies

procured;

(ii) Supplies and equipment purchased by a

contractor for works or service contracts if

the supplies and equipment are destined to

become the property of the project once the

contract has been completed.

2.8. The Agency shall set up, in respect of the

Programme, a system for the recognition of all

amounts due and for the recording in a debtors

ledger of all such debts, including irregularities prior

to their receipt. The debtors ledger shall be

inspected at regular intervals with the aim of taking

action to collect debts that are overdue, in particular

in the case of forfeited guarantees and reimbursed

payments. Without prejudice to Article 8 (5) of this

Section or any national provisions concerning

recovery of debts, any financial contribution

charged to the Community in respect of these sums

including irregularities shall be written off at the end

of the second year following its registration in the

debtors ledger and deducted from the next

——————

4 SEC 1999 1801/2 on http://europa.eu.int/comm/scr/tender/

usedoc/index_en.htm

2.9. The SAPARD Agency shall publicise the

availability of support, making reference to

Community co-financing, to all potential project

managers and operators so as to obtain as wide as

possible a selection of potential project managers

and operators. Standard application forms with

clear guidelines for completion and conditions for

eligibility shall be drawn up in advance of the launch

of the scheme. No charges shall be imposed on

potential beneficiaries or on beneficiaries for

information, including application forms, relating to

the Programme. This provision is without prejudice

to the application of charges levied generally in the

rest of the economy.

2.11. The SAPARD Agency shall install an

appropriate system to report on progress of each

project and measure towards pre-defined

indicators. Where appropriate these indicators shall,

with the approval of the Monitoring Committee and

subject to Commission approval, be revised.

2.12. Where delays arise in meeting pre-defined

targets, action shall be taken including where

appropriate, withdrawal of approval of a project.

Proper records shall be kept of all action taken.

2.13. An appropriate management information

system shall be used for the speedy generation of

appropriate reports on the projects and measures.

These reports shall be made available to the

Managing Authority, the Monitoring Committee and

the Commission on request.

Article 15

Record keeping

The SAPARD Agency and the National Fund shall

keep all documents including those relating to

projects that have not been selected, at the disposal

of the Commission until expiry of the 24 month

period referred to in Article 12 (5) of this Section.

However as regards irregularities referred to in

Article 12 (5) and Article 13, documents shall be at

the disposal of the Commission until completion of

all follow-up work.

The Agency and the National Fund shall ensure

that if they do not hold those documents

themselves, the documents are kept at the disposal

of the Commission for that period.

SECTION B

MANAGEMENT, MONITORING AND EVALUATION OF THE PROGRAMME

Article 1

Scope

This Section sets out the provisions for the

management, monitoring and evaluation of the

Programme. Poland shall ensure that it applies these

provisions.

Article 2

Definitions

For the purposes of this Agreement

(a) “priority” means one of the principal needs

recognised as requiring assistance to attain the

objectives of the strategy adopted in the

Programme;

(b) “sub-measure” means the components making

up a measure that may also be subject to

specific objectives;

(c) “Managing Authority” means the public or

private authority or body or unit or section

designated by Poland, which may or may not be

within the SAPARD Agency, to gather the

information on monitoring and evaluation of the

Programme and to report this information to the

Monitoring Committee and the Commission.

Article 3

Partnership

1. The Programme shall be implemented in close

collaboration between the Commission and Poland,

together with the authorities and bodies designated

by Poland namely

All the designated parties, hereinafter referred to

as ”the partners”, shall pursue the objectives of the

Programme.

3. Partnership shall cover the financing,

implementing, monitoring and evaluation of the

Programme. Poland shall ensure the involvement of

the relevant partners for the duration of the

Programme.

Article 4

Eligibility of expenditure

1. Expenditure shall be eligible for Community

support under SAPARD only, if in addition to being

in conformity with this Agreement, the use of

SAPARD assistance is also in accordance with the

principles of sound financial management and, in

particular, of economy and cost-effectiveness.

The rules for eligibility of expenditure proposed,

on a measure by measure basis, by Poland such as

in a procedures or operational manual shall apply.

The Commission shall inform Poland of its

acceptance or otherwise of the proposed rules

within three months of their receipt but no later than

the Commission Decision conferring management

of aid provided for in Article 3 (1) of Section A is

taken and without prejudice to that Decision.

2. Unless the Commission expressly and

explicitly decides otherwise, the following

expenditure is not eligible for Community

co-financing under the Programme

(a) Purchase, rent or leasing of land and existing

buildings irrespective of whether the lease

results in ownership being transferred to the

lessee;

(b) Taxes, customs and import duties which

(a) any relevant regional and local authorities and

other competent public authorities,

(b) the economic and social partners,

(c) any other relevant competent bodies.

2. The collaboration shall be conducted in full

compliance with the respective institutional, legal

and financial powers of the authorities and bodies

designated in accordance with paragraph 1.

In designating the most representative

partnership at national, regional, local or other level,

Poland shall create a wide and effective involvement

of all the authorities and relevant bodies, according to

national rules and practice, taking account of the need

to promote equality between men and women and

sustainable development through the integration of

environmental protection requirements.

(i) are recoverable, refunded or offset by any

means whatsoever,

(ii) do not form part of the general taxation

system in Poland,

(iii) bear disproportionately on any part of the

Programme;

(c) Operating costs including maintenance and

rental costs;

(d) Leasing, except where the lease results in

ownership being transferred to the lessee;

(e) The costs of any services, supplies and works

costing more than 10 000 euro equivalent in

Polish Zloty for which the beneficiary has not

obtained quotations from at least three

suppliers, the originals of these being included

in the declaration of expenditure referred to in

Article (8) (b) of Section A;

Where any such modification is detected by

Poland, it shall immediately inform the Commission.

(f) Bank charges, costs of guarantees and similar

charges;

5. No project for which the authorities of Poland,

including the SAPARD Agency, have made any

deduction, retention or further charge specific to

SAPARD, which would reduce amounts payable or

paid to the beneficiary, shall be eligible for co-financing. However, the SAPARD Agency may

deduct from payments due

(g) Conversion costs, charges and exchange losses

associated with the SAPARD euro account;

(h) Costs incurred by public administration,

including the SAPARD Agency and, in particular,

overheads, rentals and salaries of staff

employed on activities of management,

implementation, monitoring and control;

(j) That part of costs, of architects’, engineers’ and

consultants’ fees, legal fees, feasibility studies,

acquisition of patents and licences, for

preparing and or implementing a project,

directly related to the measure, which exceeds

12% of the total eligible cost of the project;

(a) amounts relating to outstanding overpayments

under the Programme by it to beneficiaries,

(b) amounts owed by beneficiaries for failing to

respect conditions attached to payments made

previously to them under the Programme by the

SAPARD Agency.

Article 5

Managing Authority

(k) Expenditure related to the products or services

that do not respect the provisions referred to in

paragraphs 2.6 and 2.7 of Article 14 of Section A;

(l) Expenditure on projects which have generated

user or participant fees prior to project

completion without the amounts concerned

having been deducted from eligible costs;

(m) Promotion costs, other than in the collective

interest.

3. The following expenditure may be eligible

only on the basis of a Decision taken by the

Commission following a case-by-case examination

which shall be issued within three months of

submission of a complete reasoned request to the

Commission by Poland

(a) Payment in kind,

(b) Expenditure

equipment,

to

purchase

second-hand

(c) Expenditure, not involving infrastructure,

incurred by a beneficiary where more than 25%

of their capital is held by a public body or bodies.

4. Where specified in the Programme, Poland

shall ensure, for a given measure, that a project

remains eligible for Community co-financing only if

it does not, within five years from the date of the

final payment by the SAPARD Agency, undergo a

substantial modification. Substantial modifications

to a project are those which

(a) affect its nature or its implementation

conditions or give to a firm or public body an

undue advantage; and

(b) result either from a change in the nature of

ownership in an item of infrastructure or a

cessation or change in location in the

productive activity co-financed.

1. Poland shall designate a Managing Authority

which, without prejudice to Section A, shall be

responsible for the efficiency and correctness of

co-ordination and reporting on the monitoring and

evaluation of the Programme. The Managing

Authority shall consult the SAPARD Agency on all

issues relating to implementation.

2. The Managing Authority shall in pursuance of

Articles 6 to 11 of this Section, set up a system to

gather financial and statistical information on

progress of the Programme, if the setting up of such

a system is not undertaken by the SAPARD Agency,

and shall forward this data to the Monitoring

Committee, in accordance with arrangements

agreed between Poland and the Commission, using

where possible computer systems permitting the

exchange of data with the Commission.

3. The Managing Authority shall propose

adjustment of the Programme to the Commission

after consultation with the SAPARD Agency and

following agreement by the Monitoring Committee.

4. The Managing Authority shall draw up and,

following consultation with the SAPARD Agency,

and after obtaining the approval of the Monitoring

Committee, submit to the Commission the annual

implementation report.

5. The Managing Authority shall organise, in

co-operation with the Commission and Poland, the

mid-term evaluation referred to in Article 10 of this

Section.

6. The Managing Authority shall be the body

responsible for ensuring that the relevant

authorities are informed of the need to make

appropriate administrative changes when such

changes are required following a Decision by the

Commission to amend the Programme.

7. The Managing Authority shall each year

consult and inform the Commission, having taken

advice from the Monitoring Committee, of the

initiatives taken and those to be taken, with regard

to informing the general public about the role played

by the Community in the Programme and its results.

Article 6

Monitoring and Monitoring Indicators

1. The SAPARD Agency and the Managing

Authority shall ensure effective monitoring of

implementation of the Programme and shall report

to the Monitoring Committee on progress of the

measures and where applicable, sub-measures. The

Commission shall review these reports and where

appropriate,

make

recommendations

for

improvements.

2. Monitoring shall be carried out by reference to

physical, environmental and financial indicators and

include data to demonstrate that Community funds

have not replaced funding available in Poland.

These monitoring indicators, concerning the inputs

and the outputs of the Programme, shall relate to the

specific character of the assistance concerned, its

objectives and the socio-economic, structural and

environmental situation of Poland.

Article 7

Monitoring Committee

1. A Monitoring Committee shall be set up by

Poland, in agreement with the Managing Authority

and the SAPARD Agency, and after consultation with

the partners referred to in Article 3 of this Section, to

supervise the Programme.

The Monitoring Committee shall as a general

rule be set up within three months after the approval

of the Programme.

2. A representative (or representatives) of the

Commission shall participate in the work of the

Monitoring Committee in an advisory capacity.

3. The Monitoring Committee shall, in

consultation with the Managing Authority, the

SAPARD Agency and the Commission, draw up its

own rules of procedure. These rules of procedure

shall be adopted by the Monitoring Committee at its

first meeting. These may be changed by the

Monitoring Committee as the need arises. Such

changes shall be communicated in advance to the

Commission.

The Chairman of Monitoring Committee shall be

designated by Poland. The person designated shall

not hold a position in the SAPARD Agency.

4. The Monitoring Committee shall satisfy itself

as to the effectiveness and quality of

implementation of the Programme in order to attain

the specific objectives.

Poz. 502

5. The Monitoring Committee shall consider and

give an opinion on the criteria for selecting and for

ranking the projects under each measure. If that

opinion is not given in time for it to be taken into

account in the Commission Decision referred to in

Article 3 (1) of Section A, that Decision may be

revised to take account of the opinion of the

Monitoring Committee which shall be given and

communicated to the Commission either within one

month of that Decision being taken or within one

month of the setting up of the Committee,

whichever is the later.

6. The Monitoring Committee shall periodically

review progress made towards achieving the

objectives set out in the Programme. For this

purpose, it shall be given the following

(a) information on any sectors where difficulties

are experienced in finding normal market

outlets at the Community level,

(b) information on the results of controls carried

out, and,

(c) the list and characteristics of approved projects

and those not so approved.

7. The Monitoring Committee shall examine the

results of the Programme in particular the

achievement of the targets set for the different

measures and the progress on utilisation of the

financial allocations to those measures and

allocations to sub-measures within measures where

the Programme includes such allocations. In this

regard, the Managing Authority shall ensure that all

relevant information on the progress of measures

and, as appropriate, sub-measures, is made

available to the Monitoring Committee.

8. The Monitoring Committee shall examine the

mid-term evaluation referred to in Article 10 of this

Section.

9. The Monitoring Committee shall consider and

approve the annual and final implementation

reports before they are sent to the Commission.

10. The Monitoring Committee shall consider

and approve, where appropriate, any proposal to

the Commission to amend the Programme.

11. The Monitoring Committee may propose to

the Commission via the Managing Authority any

amendment or review of the Programme which is

likely to facilitate the attainment of the objectives of

the Programme.

12. The Monitoring Committee may, following

consultation with the Managing Authority, the

SAPARD Agency and the Competent Authority,

propose to the Commission any amendment or

review of the Programme to improve the

implementation of the Programme.

13. When required by the Programme to give an

opinion on any matter, the Monitoring Committee

shall act accordingly.

Article 8

Annual and Final reports

1. Poland shall ensure that, following

consultation with the SAPARD Agency, the

Managing Authority within six months of the end of

each full calendar year of implementation submits

to the Commission an annual implementation

report.

The annual implementation report shall be

examined and approved by the Monitoring

Committee before being sent to the Commission.

2. Once the Commission has received an annual

implementation report, it shall indicate, within a

period of two months, if the report is considered

unsatisfactory, giving its reasons; otherwise, the

report shall be deemed to be accepted. In the case of

the final report, the Commission shall respond

within five months of its receipt.

3. Every year, when the annual implementation

report is submitted, the Commission and the

Managing Authority and, where appropriate, the

SAPARD Agency, shall review the main outcomes of

the previous year. The Commission shall consult

with the Managing Authority and, where

appropriate, the SAPARD Agency, on the

arrangements to be defined for such a review.

If, after this review, the Commission makes

comments to Poland, it shall inform the Commission

of the action taken on these comments. Where the

Commission, without prejudice to the Decisions to

be taken pursuant to Articles 11 and 12 of Section A,

makes recommendations to Poland for adjustments

aimed at improving the effectiveness of the

monitoring or management arrangements for the

Programme,

Poland

shall

subsequently

demonstrate the steps taken to improve the

monitoring or management arrangements or it shall

explain why it has not so acted.

4. A final report shall be submitted to the

Commission, at the latest, six months after the final

date of eligibility of expenditure under the

Programme.

5. All annual and final implementation reports

shall include the following information

(a) any change in general conditions of relevance to

the implementation of the Programme, in

particular the main socio-economic trends,

changes in national, regional or sectoral policies

and, where applicable, their implications for the

consistency between SAPARD assistance and

that

from

other

Community

financial

instruments;

Poz. 502

(b) the progress in the implementation of priorities

and measures in relation to the attainment of

the objectives of the Programme, their specific

targets in the Programme, with a quantification,

wherever and whenever they lend themselves

to quantification, of the physical indicators and

indicators of results and of impact, in the

Programme;

(c) the steps taken by the Managing Authority, the

SAPARD Agency where appropriate, and the

Monitoring Committee to help to ensure the

quality and effectiveness of implementation, in

particular

(i)

monitoring and evaluation measures,

including data collection arrangements;

(ii) a summary of any significant problems

encountered

in

implementing

the

Programme and any action taken, including

that on recommendations for adjustments

made pursuant to paragraph 3;

(iii) the use made of technical assistance;

(iv) the steps taken to ensure publicity for the

Programme;

(d) the steps taken to ensure co-ordination of all the

Community pre-accession assistance referred

to in Article 1 of Section C;

(e) financial tables showing the expenditure per

measure and, where appropriate, per submeasure.

Article 9

Evaluation principles

1. In order to gauge its effectiveness, the

Programme shall be the subject of mid-term and ex-post evaluation to appraise its impact with respect

to the objectives set out in the Programme, and to

analyse its structural effects.

2. The effectiveness of the measures of the

Programme shall be assessed on the basis of their

overall impact on

(a) contributing to the implementation of the

acquis

communautaire

concerning

the

Common Agricultural Policy and related

polices;

(b) solving priority and specific problems for the

sustainable adaptation of the agricultural sector

and rural areas in Poland;

(c) the objectives in the Programme.

3. Poland shall assemble the appropriate

resources and collect the data required to ensure

that this evaluation can be carried out in the most

effective manner. In this connection, evaluation shall

make use of the various particulars that the

monitoring arrangements may yield, supplemented

where necessary, by the gathering of information to

improve its relevance.

of approval of the Programme but by 31 December

2003 at the latest.

4. Evaluations shall

independent evaluators.

3. In addition to the assessment referred to in

Article 9 (7) of this Section, the Commission shall

consider the implications of the evaluation with a

view to reviewing the Programme.

be

performed

by

5. Mid-term and ex-post evaluations shall

respond to common evaluation questions defined

by the Commission in consultation with Poland and

shall, as a general rule, be accompanied by

achievement related criteria and indicators. In

addition, evaluations may be required to answer

specific questions related to the objectives of the

Programme.

6. The evaluation reports shall explain the

methodologies applied and include an assessment

of the quality of the data and the findings.

7. The quality and implications of evaluations

shall be assessed by the Managing Authority, the

Monitoring Committee and the Commission.

Article 10

Mid-term evaluation

1. Poland shall, taking account of Article 9 of this

Section, ensure that a mid-term evaluation

examines the initial results of the Programme, their

consistency with the ex-ante appraisal, the

relevance of the targets and the extent to which they

have been attained. It shall also assess the quality of

monitoring and implementation.

2. The mid-term evaluation shall be carried out

under the responsibility of the Managing Authority,

in co-operation with the Commission and Poland. It

shall be submitted to the Monitoring Committee in

accordance with Article 7 (8) of this Section and shall

be sent to the Commission three years after the date

4. The mid-term evaluation shall, where

appropriate, be up-dated and submitted to the

Commission by 31 December 2005 at the latest.

5. The Managing Authority shall inform the

Commission about the follow up to the

recommendations in the evaluation report,

including any possible up-dates.

Article 11

Ex-post evaluation

An ex-post evaluation shall be carried out by

Poland in consultation with the Commission under

the responsibility of the Managing Authority. On the

basis of the evaluation results already available, and

taking account of Article 9 of this Section, as well as

questions relevant to the Programme, the ex-post

evaluation shall cover the utilisation of resources

and the effectiveness and efficiency of the

Programme, its impact and its consistency with the

ex-ante evaluation. It shall cover factors contributing

to the success or failure of implementation, the

achievements of the Programme and results,

including their sustainability.

The ex-post evaluation shall draw conclusions

relevant to the Programme.

It shall be completed not later than the end of the

fourth year following the conclusion of the final

Annual Financing Agreement.

SECTION C

GENERAL PROVISIONS

Article 1

Co-ordination with other instruments

The Commission and Poland shall ensure co-ordination of assistance between the Programme,

the Instrument for Structural Policy for Pre-Accession (ISPA), Phare and assistance from the

European Investment Bank (EIB) and other

international financial instruments.

first sub-paragraph, any risk of expenditure being

aided more than once shall be avoided. For all such

projects, and independent of any other action taken

by Poland, all receipted invoices referred to in Article

8 (b) of Section A, must be clearly stamped

”SAPARD” by an authorised official before being the

subject of a payment from the SAPARD Agency.

Article 2

General Privileges

Poland shall ensure in particular that where a

SAPARD project, due to its nature, could also be

potentially eligible in full or in part for assistance

under one of the other instruments referred to in the

Poland shall ensure that expatriate personnel

specifically engaged by the authorities of Poland for

the purposes of the Programme and members of

their immediate family shall be accorded no less

favourable benefits, privileges and exemptions than

those usually accorded to expatriates employed in

Poland under any other bilateral or multinational

agreement or arrangements for economic

assistance and technical co-operation programmes

and to members of their immediate families. The

provisions of this Article do not confer diplomatic

status on such personnel.

Article 3

Establishment, installation, entry and residence

facilities

Poland shall ensure that in the case of works,

supply, or service contracts, natural or legal persons

eligible to participate in tendering procedures and

the technical staff needed to carry out preparatory

studies shall be entitled to temporary installation

and residence. They shall enjoy that right from the

time an invitation to tender is issued until within one

month after the contractor is designated.

Poland shall permit personnel taking part in

works, supplies or services contracts under the

Programme and members of their immediate

family, to enter Poland to establish themselves in

that State, to work there and to leave that State, as

the nature of the contract so justifies.

Article 4

Import and re-export of equipment

Poland shall grant, in a timely manner and

without any discriminatory charge, the permits

necessary for the importation and subsequent re-export of equipment required to execute the

Programme. This is without prejudice to the right of

natural or legal persons importing the equipment to

benefit from the system of temporary admission in

respect of the said equipment.

Article 5

Imports and exchange controls

1. For the execution of the Programme, Poland

undertakes without discrimination between the

Member States and the countries listed in Item 8 of

Section F to grant import authorisations and

authorisations for the acquisition of the foreign

Poz. 502

exchange, and to apply national exchange control

regulations.

2. Poland shall grant permits necessary, in a

timely manner and without any discriminatory

charge, to repatriate funds received in respect of the

Programme in accordance with the foreign

exchange control regulations in force in Poland.

Article 6

Taxation and customs

1. Poland shall ensure that imports under supply

contracts concluded by the authorities of Poland and

co-financed under the Programme shall be allowed

to enter Poland without being subject to customs

duties, import duties, taxes or fiscal charges having

equivalent effect.

Poland shall ensure that the imports concerned

shall be released from the point of entry of delivery

as required by the provisions of the contract and for

immediate use to the contractor as required for the

normal implementation of the contract without

regard to any delays or disputes over the settlement

of those duties, taxes or charges.

2. Poland shall ensure that personal and

household effects imported for personal use by

natural persons (and members of their immediate

families) other than those recruited locally, engaged

in carrying out tasks defined in technical assistance

contracts, shall be exempt from customs duties,

import duties, taxes and other fiscal charges having

equivalent effect. Those personal and household

effects shall be either re-exported or disposed of in

Poland in accordance with the regulations in force in

Poland after termination of the contract.

Article 7

National legal proceedings

In the event of suspected or proven failure by a

beneficiary to respect obligations in relation to the

Programme as well as attempts to secure from the

SAPARD Agency payments for which there is no

entitlement, Poland will pursue all such failures and

attempts under national legal procedures in a

manner no less rigorous than in instances involving

national public funds.

SECTION D

QUARTERLY AND ANNUAL DECLARATIONS

OF EXPENDITURE

Form: D-1

European Commission — SAPARD — Declaration of expenditure and payment application

(to be sent to the European Commission, DG AGRI, Rue de la Loi 200 (SAPARD) B-1049 Brussels)

Name of Programme ..............................................................................................................................................

Commission Decision N° ........................... of .......... (as last modified by Decision N° ........................ of ........)

Commission reference number............

The undersigned, ...............................as the National Authorising Officer representing Poland as provided

for in the Multi-annual Financing Agreement concluded between Poland and the Commission, hereby

declares that the total eligible expenditure in accordance with the programme, incurred from

(day/month/year.. to ...day/month/year...) amounts to ..........(national currency), ...........(euro, converted

from national currency at the rate(s) indicated in the table attached, as provided for in Article 10 of Section

A, of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement).

Details relating to this expenditure are set out in the Table annexed hereto and form an integral part of this

declaration.

I also declare that the measures are progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid

down in the Programme, and that the supporting documents are, and will remain, available as provided for

in Article 3 of the Multi-annual Agreement and Article 15 of Section A of the Annex to that Agreement.

I declare that

1. The listing of expenditure is exact. It is based on accounts at the level of individual projects and

supported by documentary evidence. The listing and corresponding supporting documents are open to

verification and will be remain available in accordance Article 3 of the Multi-annual Financing

Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

2. Either The listing includes details of debts to be collected amounting to (.... national currency) (..... euro),

of which total amounts per measure are attached, including the breakdown of national public and

Community contribution; or There are no debts to be collected — (strike out as appropriate). The

declaration also includes all debts since the previous declaration which have been registered for more

than two years, and which are subtracted from this expenditure declaration.

3. The volume of Community funds in the SAPARD euro account as at the date of the last debit at the end

of the quarter to which this declaration refers (or in the case of a supplementary declaration, the date

specified in that declaration) amounts to .... euro.

The payment should be made to the SAPARD euro account using the reference details communicated to

the Commission pursuant to Article 7 (2) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing

Agreement. (Form D 3). This expenditure declaration contains ...... numbered pages.

This declaration has been established by: ............... Date, stamp and signature of the Head of the SAPARD

Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by me ........... Date and

Signature of the: Accountant of the SAPARD Agency.

Certified by ...............: Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Poland.

Done at ..............., ...... (date).

Form: D-1

Declarations to be presented with all payment applications

It is hereby confirmed that

(a) The SAPARD Agency has checked that the expenditure declared eligible has been carried out in

compliance with the Programme, the Multi-annual Financing Agreement, the Commission Decision

referred to in Article 3 (1) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement, and the

Annual Financing Agreement(s).

(b) The expenditure is real, regular and was incurred from the date(s) in the Commission Decision N° ....

conferring management on the SAPARD Agency.

(c) Payments to the final beneficiaries were made without any specific charge, deduction or withholding

of any amount which might reduce the amount of financial assistance to which they are entitled.

(d) The amounts recovered in respect of sums wrongly paid and debts registered in the debtors ledger for

more than two years have been deducted from the declared expenditure; the Commission has been

informed of any irregularities in accordance with Article 13 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement on irregularities and the recovery of sums wrongly paid within the

framework of the financing of the SAPARD programme.

(e) The aid granted by Poland remains within the limits by measure laid down in the Programme.

(f) Conversions between national currency and euro have been carried out in conformity with the

provision of Article 10 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

(g) The supporting documents for this declaration are and will remain available under the terms of Article 3

of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

(h) Measures receiving Community financial assistance have been the subject of adequate publicity

directed at public opinion and potential and actual beneficiaries.

Done at ..............., ....... (date)

Established by: ........................ Signature and stamp of the Head of the SAPARD Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by ............... Signature and

stamp of the Accountant of the SAPARD Agency.

Certified by: ......................................... Signature and stamp of the National Authorising Officer on behalf of

Poland.

Form: D-2

Annual Declaration of Account for financial year: ( )

(to be sent together with the attestation and audit report required under Article 6 of Section A of the

Annex to the Multi-annual Financing Agreement to the European Commission, DG AGRI, Rue de la

Loi 200 — (SAPARD)

B-1049 Brussels)

Name of Programme ..............................................................................

Commission Decision N° ...........................of .......... (as last modified by Decision N° ....... of.....)

Commission reference number ............

The undersigned, ....................................... as the National Authorising Officer representing Poland as

provided for in the Multi-annual Financing Agreement concluded between Poland and the Commission

(.......), hereby declares that the total eligible expenditure in accordance with the programme incurred from

(1/1/year.. to ..31/12/year...) amounts to ..........(national currency), ........... (euro, converted from national

currency at the rate(s) indicated in the table attached as provided for in Article 10 of Section A, of the Annex

to the Multi-annual Financing Agreement.)

Details relating to this expenditure are set out in the Table annexed hereto and form an integral part of this

declaration.

I also declare that the measures are progressing at a satisfactory rate in accordance with the objectives laid

down in the Programme, and that the supporting documents are, and will remain, available as provided for

in Article 3 of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15, of Section A of the Annex thereto.

I declare that

1. The listing of expenditure is exact. It is based on accounts at the level of individual projects and

supported by documentary evidence. The listing and corresponding supporting documents are open to

verification and will remain available in accordance with Article 3 of the Multi-annual Financing

Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

2. Either The listing includes details of debts to be collected amounting to (....national currency) (....euro),

of which total amounts per measure are attached including the breakdown of national public and

Community contribution; or There are no debts to be collected. (strike out as appropriate). The

declaration also includes all debts since the previous annual declaration which have been registered for

more than two years, and which are subtracted from this expenditure declaration.

3. The volume of Community funds in the SAPARD euro account as at the end of the year to which this

declaration refers amounts to .... euro.

This expenditure declaration contains ...... numbered pages.

This declaration was established by: .................................................... Date, stamp and signature of the Head

of the SAPARD Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by me .............. Date and

Signature of the Accountant of the SAPARD Agency.

Certified: ......................... Date, stamp and signature of the National Authorising Officer on behalf of Poland.

Done at ..................................., ............................... (date).

The Attestation and Audit Report of the Certifying Body is included with this declaration.

Form: D-2

Declarations to be presented with Annual Declarations of Account

It is hereby confirmed that

(a) The SAPARD Agency has checked that the expenditure declared eligible has been carried out in

compliance with the Programme, the Multi-annual Financing Agreement, the Commission Decision

referred to in Article 3 (1) of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement, and the

Annual Financing Agreement(s).

(b) The expenditure is real, regular and was incurred from the date(s) in the Commission Decision N° ....

conferring management on the SAPARD Agency.

(c) Payments to the final beneficiaries were made without any specific charge, deduction or withholding

of any amount which might reduce the amount of financial assistance to which they are entitled.

(d) The amounts recovered in respect of sums wrongly paid and debts registered in the debtors ledger for

more than two years have been deducted from the declared expenditure. The Commission has been

informed of any irregularities in accordance with Article 13 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement on irregularities and the recovery of sums wrongly paid within the

framework of the financing of the SAPARD programme.

(e) The aid granted by Poland remains within the limits by measure laid down in the Programme.

(f) Conversions between national currency and euro have been carried out in conformity with Article 10

of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

(g) The supporting documents for this declaration are and will remain available under the terms of Article 3

of the Multi-annual Financing Agreement and Article 15 of Section A of the Annex thereto.

(h) Measures receiving Community financial assistance have been the subject of adequate publicity

directed at public opinion and potential and actual beneficiaries.

Done at ..............., ....... (date)

Established by: ............................................... Date stamp and Signature of the Head of the SAPARD Agency.

The declaration has been established on the basis of financial amounts provided by me .................. Date and

Signature of the Accountant of the SAPARD Agency.

Certified by: .............. Signature and stamp the National Authorising Officer on behalf of Poland.

Form: D-3

SECTION E

GUIDELINES FOR CERTIFYING BODY

Guidelines for the Annual Certification of the

Sapard Agency

Subject: Guideline referred to in Article 6 (5) of

Section A of the Annex to the Multi-annual

Financing Agreement — The form, scope

and contents of the certificate and report of

the body performing the certification of the

SAPARD Agency.

Introduction

1. The object of this paper is to set out guidance

regarding requirements of the certification of the

account provided for in Article 6 of Section A of the

Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

2. The subject of the certification and hence the

audit certificate and audit report, is the SAPARD

Agency and all the decentralised and delegated

bodies, that is the processes from registration of the

application through to commitment and from

registration of the invoice through to payment.

The Audit Certificate

3. The audit certificate should be a brief, clear

and explicit statement of the overall conclusions of

the body nominated as Certifying Body. Examples of

audit certificates are presented in the Appendix to

this Section.

The Audit Report

4. The scope of the audit report is broader than

that of the audit certificate comprising, in addition,

statements on whether

I) the Certifying Body has gained reasonable

assurance that the internal control procedures

are theoretically sound and that they operate

satisfactorily in practice;

II) the procedures, with particular reference to the

accreditation criteria of significant relevance

(written procedures, segregation of duties, pre-project and pre-payment checks, procurement,

commitment

and

payment

procedures,

accounting procedures, computer security,

internal audit), give reasonable assurance that

the projects charged to SAPARD comply with

the Multi-annual Financing Agreement;

III) all the accreditation criteria of significant

relevance continue to be fulfilled as required for

the Commission conferral of management of aid

in Article 3(1) of Section A of the Annex to the

Multi-annual Financing Agreement; and

IV) the financial interests of the Community are

properly protected.

The report should also set out any

recommendations and indicate the extent to which,

and how, they (and those of previous years, as

appropriate) have been addressed.

5. Content of report

I) Internal control procedures

The report should set out the evidence obtained

by the Certifying Body that throughout the

period under audit, the internal controls have

operated in practice as well as in theory; have

applied to all the transactions intended; and

have resulted in the correction of errors. The

report should include a statement on internal

control procedures which should draw attention

to any serious weaknesses found in the design

or operation of the controls, with particular

reference to factors that may diminish the

effectiveness of internal control procedures

such as

— the potential for controls to be overridden by

the responsible official;

— incorrect application of controls due to

wrong interpretation or carelessness; and

— the development of non-standard procedures.

The internal audit function is a key element of

the internal control environment. As such it

merits a specific chapter in the audit report. The

report should consider the independence,

competence and effectiveness of internal audit,

and the following, in particular: the scope of

responsibilities; rights of access to the Head of

the SAPARD Agency and to all records,

personnel

and

premises

(including

decentralised and delegated bodies); the

exclusion of members of the internal audit unit

from day to day operational actions; staffing

(competence,

training

and

experience);

planning (needs assessments, risk based

approach,

cycle

of

audit

coverage);

documentation (will the rationale for tests and

conclusions be adequately recorded, are

supporting papers held); audit evidence (will

arrangements ensure it is sufficient, relevant

and reliable); are there adequate arrangements

for quality assurance; reports (are they

adequate in conception and will the procedures

ensure they will be timely) and conclusions as

to the audit plan.

II) Procedures for ensuring compliance with the

Multi-annual Financing Agreement.

This point concerns authorisation. Transactions

processed by SAPARD Agencies are governed

by complex rules. The inherent risk arising

requires the SAPARD Agency to establish

mitigating controls including the use of written

procedures, checklists and detailed re-performance or review by another official.

The report should include a statement on

procedures for ensuring compliance with the

Multi-annual Financing Agreement (by measure

and if applicable, sub-measures) for each

procedure stating whether the relevant controls

have proved sufficiently robust for reliance to be

placed upon them during the period under audit.

Where it is concluded that a procedure has not

provided the necessary assurance, the important

elements of the control failure should be noted.

III) Accreditation criteria of significant relevance

The report should state the extent to which the

SAPARD Agency and decentralised and

delegated bodies have fulfilled all the

accreditation criteria of significant relevance

(written procedures, segregation of duties, pre-project and pre-payment checks, procurement,

commitment

and

payment

procedures,

accounting procedures, computer security,

internal audit) as required for the Commission

conferral of management of aid in Article 3(1) of

Section A of the Annex to the Multi-annual

Financing Agreement and what action (and its

timing and duration), if any, is to be undertaken

by the SAPARD Agency or decentralised/

delegated body to address any shortcomings.

IV) The protection of the financial interests of the

Community

This point concerns, in particular, the amounts

to be collected (debtors). The pertinent key

control objectives include the correct and timely

posting of all debtors’ transactions to a debtors’

ledger; debt offset from other SAPARD

payments to beneficiaries which are in debt; and

the correct posting of all receipts from debtors.

In general, the report should also include a

statement on the protection of the financial

interests of the Community stating for each

procedure whether the relevant controls have

proved sufficiently robust for reliance to be

placed upon them. Where it is concluded that a

procedure has not provided the necessary

assurance, the important elements of the

control failure should be noted.

(V) Recommendations

Any recommendations for improvements

should be classified by reference to the level of

importance, which the Certifying Body believes

should be attributed to each situation. For ease

of presentation the following classification is

proposed

— Major: recommendations which require

immediate attention by the Head of the

SAPARD Agency;

— Intermediate: recommendations which are

significant in the context of the control

environment of the SAPARD Agency and

which require immediate attention by Senior

Management;

Poz. 502

— Minor: recommendations for which action

should be taken to ensure full compliance

with the accreditation criteria.

The report should set out for each

recommendation, the procedure and policy

questions requiring attention and the reply of

the SAPARD Agency.

6. Report outline

It would assist the Commission in its processing

of the reports on certification if a standard outline

were followed such as indicated below.

Executive Summary: comprising the opinion,

summary statements on each of the points I, II, III &

IV mentioned above, and sections on major and

intermediate recommendations.

General Introduction.

I Internal control procedures: an assessment of

the main controls; the internal audit function;

statement on internal control procedures,

together with evidence.

II Procedures for ensuring compliance with the

Multi-annual

Financing

Agreement

an

assessment of the key controls; statement on

procedures for ensuring compliance with the

Multi-annual Financing Agreement, together

with evidence.

III Accreditation criteria of significant relevance: an

assessment of the extent to which the SAPARD

Agency fulfils all the accreditation criteria of

significant relevance (written procedures,

segregation of duties, pre-project and pre-payment checks, procurement, commitment

and

payment

procedures,

accounting

procedures, computer security, internal audit) as

required by the Article 14 of Section A of the

Annex to the Multi-annual Financing Agreement.

IV Procedures for the protection of the financial

interests of the Community: an assessment of

the key controls; statement on procedures for

the protection of the financial interests of the

Community, together with evidence.

General conclusions.

Recommendations.

Annexes.

For each measure/sub-measure and common

function (e.g. Accounts, Inspection Service,

Internal Audit, IT), the annex should set out the

work done for each control objective including a

description of the control objective, the control

mechanism, the file structure (to determine

if

it

comprised

the

required

primary

evidence/documents necessary to support the

claim), findings, evaluation, conclusion and

detailed recommendations.

A list of recommendations should be prepared

with at least the following information: report

reference/ recommendation / status/ action.

Appendix to Section E

Examples of audit certificates to be issued by the Certifying Body5

A. Unqualified

We have audited the annual accounts of

expenditure declared to the Commission as

expenditure incurred for the Programme for the

200x financial year by [name and address of

SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as

Certifying Body, is to express an opinion on the

annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with

internationally accepted auditing standards and

Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and

performed the audit to obtain reasonable assurance

about whether the accounts transmitted to the

Commission are free of material misstatement. The

audit included examination, on a test basis, of

evidence supporting the information in the annual

accounts, the records of commitments, an

examination of procedures and of a sample of

transactions. The audit covered compliance of

payments with the Multi-annual Financing

Agreement only as regards the capability of the

SAPARD Agency’s administrative structures to

ensure that such compliance has been checked

before payment is made. Our audit provides a

reasonable basis for our opinion.

We conducted our audit in accordance with

internationally accepted auditing standards and Article

6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and

performed the audit to obtain reasonable assurance

about whether the accounts transmitted to the

Commission are free of material misstatement. The

audit included examination, on a test basis, of evidence

supporting the information in the annual accounts, the

records of commitments, an examination of

procedures and of a sample of transactions. The audit

covered compliance of payments with the Multi-annual

Financing Agreement only as regards the capability of

the SAPARD Agency’s administrative structures to

ensure that such compliance has been checked before

payment is made. Our audit provides a reasonable

basis for our opinion.

Differences were detected between the annual

accounts and the books and records of the SAPARD

Agency for the following measures/sub-measures

(reference: audit report page P)

[Measure/sub-measure

national currency & Euro

Difference

(+/-)

in

=

Farm machinery -23.000 CCC /100C

In our opinion the accounts to be transmitted to

the Commission for the 200x financial year (dated

DD/MM/YYYY) are true, complete and accurate.

In our opinion, except for the differences

described in the preceding paragraph, the accounts

to be transmitted to the Commission for the 200x

EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY) are true,

complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY

and DD/MM/YYYY. A report on our findings is

delivered at the same date as the date of this certificate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY

and DD/MM/YYYY. A report on our findings is

delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position + name

and address of Certifying Body]

[date of issue + signature, name and position + name

and address of Certifying Body]

B. Qualified — detected differences

C. Qualified opinion — limitation on scope

We have audited the annual accounts of

expenditure declared to the Commission as

expenditure incurred for the Programme for the

200x financial year by [name and address of

SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as

Certifying Body, is to express an opinion on the

annual accounts based on our audit.

We have audited the annual accounts of

expenditure declared to the Commission as

expenditure incurred for the Programme for the

——————

5 Cf. International Standard on Auditing and Related

Services No. 13 (ISA 13) issued by the International

Federation of Accountants (IFAC).

200x financial year by [name and address of

SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as

Certifying Body, is to express an opinion on the

annual accounts based on our audit.

Except as discussed in the following paragraph,

we conducted our audit in accordance with

internationally accepted auditing standards and

Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and

performed the audit to obtain reasonable assurance

about whether the accounts transmitted to the

Commission are free of material misstatement. The

audit included examination, on a test basis, of

evidence supporting the information in the annual

accounts, the records of commitments, an

examination of procedures and of a sample of

transactions. The audit covered compliance of

payments with the Multi-annual Financing

Agreement only as regards the capability of the

SAPARD Agency’s administrative structures to

ensure that such compliance has been checked

before payment is made. Our audit provides a

reasonable basis for our opinion.

Owing to [for example] the nature of the records

of the SAPARD Agency/Delegated Body etc., we

were unable to satisfy ourselves as to [cite nature of

problem] even by recourse to other audit

procedures (reference: audit report page P).

In our opinion, except for the effects of such

adjustments, if any, as might have been determined

to be necessary had we been able to satisfy

ourselves as to [cite nature of problem], the

accounts to be transmitted to the Commission for

the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY)

are true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY

and DD/MM/YYYY. A report on our findings is

delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position +

name and address of Certifying Body]

D. Disclaimer of opinin — limitations on

scope

We have audited the annual accounts of

expenditure declared to the Commission as

expenditure incurred for the Programme for the

200x financial year by [name and address of

SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as

Certifying Body, is to express an opinion on the

annual accounts based on our audit.

Except as discussed in the following paragraph,

we conducted our audit in accordance with

internationally accepted auditing standards and

Article 6 of Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and

performed the audit to obtain reasonable assurance

about whether the accounts transmitted to the

Commission are free of material misstatement. The

audit included examination, on a test basis, of

evidence supporting the information in the annual

accounts, the records of commitments, an

examination of procedures and of a sample of

transactions. The audit covered compliance of

Poz. 502

payments with the Multi-annual Financing

Agreement only as regards the capability of the

SAPARD Agency’s administrative structures to

ensure that such compliance has been checked

before payment is made. Our audit provides a

reasonable basis for our opinion.

We were not able to examine procedures

underlying payments effected by bodies with

delegated responsibilities due to limitations placed

on the scope of our work by the SAPARD Agency

(reference: audit report page P).

Because of the significance of the matters

discussed in the preceding paragraph we do not

express an opinion on whether the accounts to be

transmitted to the Commission for the 200x EAGGF

financial year (dated DD/MM/YYYY) are true,

complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY

and DD/MM/YYYY. A report on our findings is

delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position +

name and address of Certifying Body]

E. Adverse opinion

We have audited the annual accounts of

expenditure declared to the Commission as

expenditure incurred for the Programme for the

200x financial year by [name and address of

SAPARD Agency]. Our responsibility, acting as

Certifying Body, is to express an opinion on the

annual accounts based on our audit.

We conducted our audit in accordance with

internationally accepted auditing standards and Article

6 of the Section A of the Annex to the Multi-annual Financing Agreement. We planned and

performed the audit to obtain reasonable assurance

about whether the accounts transmitted to the

Commission are free of material misstatement. The

audit included examination, on a test basis, of evidence

supporting the information in the annual accounts, the

records of commitments, an examination of

procedures and of a sample of transactions. The audit

covered compliance of payments with the Multi-annual

Financing Agreement only as regards the capability of

the SAPARD Agency’s administrative structures to

ensure that such compliance has been checked before

payment is made. Our audit provides a reasonable

basis for our opinion.

The expenditure declared by the SAPARD Agency

does not agree with payments and receipts effected

during the period (reference: audit report page P).

In our opinion, because of the effects of the

matters described in the preceding paragraph, the

accounts to be transmitted to the Commission for

the 200x EAGGF financial year (dated DD/MM/YYYY)

are not true, complete and accurate.

Our audit was conducted between DD/MM/YYYY

and DD/MM/YYYY. A report on our findings is

delivered at the same date as the date of this certificate.

[date of issue + signature, name and position +

name and address of Certifying Body]

——————

6 OJ L 253, 7.10.2000, p. 5.

TEXT OF COMMUNITY LEGISLATION REFERRED TO IN REGULATION (EC) NO. 2222/2000 ON FINANCIAL RULES FOR SAPARD ADAPTED FOR THIS

AGREEMENT6

SECTION F

SECTION G

DISPUTE SETTLEMENT — SAPARD

1. Any dispute between the Contracting Parties

concerning this Agreement which is not settled

between the Contracting Parties shall be decided

following arbitration by an Arbitration Tribunal in

accordance with points 2 to 7 of this Section.

4. If either Contracting Party fails to appoint its

arbitrator within a period of three months of the

receipt of the request for arbitration, that arbitrator

shall be appointed by the President of the Court of

Justice of the European Communities.

2. Each contracting party has the right to invoke

the Dispute Settlement procedure. Each party shall

nominate its arbitrator within three months of the

initiation of the procedure.

5. Should any arbitrator resign, die or become

unable to act, another arbitrator shall be appointed

in accordance with points 2, 3 and 4 and shall have

all the powers and duties of the original arbitrator.

3. The Arbitration Tribunal constituted for each

individual case shall consist of three arbitrators

appointed as follows

6. The Arbitration Tribunal shall take account of

the relevant case law of the European Court of

Justice.

— one arbitrator shall be appointed by Poland;

7. All decisions shall be made by majority vote of

the Arbitration Tribunal. The arbitration procedure

shall be fixed by the Tribunal. Its decisions shall be

binding on both Contracting Parties. Each

Contracting Party shall bear the costs of its own

arbitrator and its representations in the arbitration

proceedings; the remaining costs shall be borne in

equal parts by the Contracting Parties.

— one arbitrator shall be appointed by the

Commission;

— one arbitrator shall be appointed by agreement

of the parties or, if they cannot agree, by the

President of the Court of Justice of the European

Communities.

503

OÂWIADCZENIE RZÑDOWE

z dnia 22 maja 2001 r.

w sprawie zatwierdzenia Wieloletniej Umowy Finansowej dotyczàcej Specjalnego Programu Akcesyjnego

na Rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (SAPARD).

Podaje si´ niniejszym do wiadomoÊci, ˝e na podstawie art. 6 ust. 3 w zwiàzku z art. 13 ust. 1 ustawy

z dnia 14 kwietnia 2000 r. o umowach mi´dzynarodowych (Dz. U. Nr 39, poz. 443) Rada Ministrów Rzeczypospolitej Polskiej udzieli∏a w dniu 20 grudnia 2000 r.

zgody na zwiàzanie Rzeczypospolitej Polskiej „Wieloletnià Umowà Finansowà dotyczàcà Specjalnego

Programu Akcesyjnego na Rzecz Rozwoju Rolnictwa

i Obszarów Wiejskich (SAPARD)” poprzez jej podpi-

sanie. Umowa zosta∏a podpisana w Brukseli, dnia

25 stycznia 2001 r.

Zgodnie z art. 9 umowa wesz∏a w ˝ycie w dniu

18 maja 2001 r.

Sekretarz Komitetu Integracji Europejskiej

J. Saryusz–Wolski

504

UCHWA¸A PA¡STWOWEJ KOMISJI WYBORCZEJ

z dnia 3 wrzeÊnia 2001 r.

w sprawie wytycznych dla okr´gowych komisji wyborczych dotyczàcych trybu i zasad powo∏ywania

oraz zadaƒ pe∏nomocników do sprawdzenia zgodnoÊci arytmetycznej wyników g∏osowania w obwodzie

w wyborach do Sejmu i Senatu.

Na podstawie art. 40 ust. 1, art. 47 ust. 1 i art. 74

ust. 2 i 3 ustawy z dnia 12 kwietnia 2001 r. — Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej

i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 46,

poz. 499 i Nr 74, poz. 786) Paƒstwowa Komisja Wyborcza uchwala, co nast´puje

oraz zadaƒ pe∏nomocników do sprawdzenia zgodnoÊci arytmetycznej wyników g∏osowania w obwodzie

w wyborach do Sejmu i Senatu.