Zarządzenie Szefa Urzędu Ochrony Państwa z dnia 2 października 1997 r. w sprawie organizacji wyodrębnionego archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

§ 1. 1. W Urzędzie Ochrony Państwa działa archiwum wyodrębnione, zwane dalej "archiwum".

..

2. Archiwum działa w ramach Biura Ewidencji i Archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

3. Zasady i tryb działania archiwum Urzędu Ochrony Państwa regulują w szczególności

1) ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Urzędzie Ochrony Państwa (Dz. U. Nr 30, poz. 180, z 1991 r. Nr 94,

poz. 422, Nr 107, poz. 461, z 1992 r. Nr 54, poz. 254,

z 1994 r. Nr 53, poz. 214, z 1995 r. Nr 4, poz. 17,

Nr 34, poz. 163, Nr 104, poz. 515, z 1996 r. Nr 59,

poz. 269, Nr 106, poz. 496, Nr 156, poz. 775 oraz

z 1997 r. Nr 28, poz. 153, Nr 70, poz. 443 i Nr 88,

poz. 554) i wydane na jej podstawie akty wykonawcze;

2) ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38,

poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r. Nr 106,

poz. 496 i Nr 156, poz. 775 oraz z 1997 r. Nr 88,

poz. 554) i wydane na jej podstawie akty wykonawcze dotyczące Szefa UOP;

3) ustawa z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dz. U. Nr 40, poz. 271

z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1990 r. Nr 34, poz. 198,

z 1996 r. Nr 106, poz. 496 i z 1997 r. Nr 110, poz. 714)

i wydane na jej podstawie akty wykonawcze;

4) niniejsze zarządzenie.

§ 2.1. Siedzibą archiwum jest Warszawa.

2. Terenem działania archiwum jest obszar całego

Państwa.

-

§ 3. W zakresie zadań, o których mowa w zarządze­

niu, archiwum używa pieczęci okrągłej z godłem Pań­

stwa w środku i napisem w otoku "Archiwum Urzędu

Ochrony Państwa".

Rozdział 2

Zadania i zakres działania

§ 4. 1. Do zadań ogólnych archiwum należy

1) kształtowanie państwowego wyodrębnionego zasobu archiwalnego i nadzór nad nim,

2) przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie

materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

3) ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów

archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

4) prowadzenie działalności naukowej i wydawniczej,

5) wykonywanie ekspertyz na potrzeby naukowe,

6) wydawanie uwierzytelnionych wypisów, odpisów,

wyciągów, kopii oraz zaświadczeń z przechowywanych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w zakresie zgodnym z właściwością

rzeczową określoną ustawą o Urzędzie Ochrony

Państwa,

7)

Poz. 723

2032-

b) przechowywanie i zabezpieczanie materiałów

oraz zapewnianie im optymalnych warunków

przechowywania,

c) profilaktyka i konserwacja materiałów,

d) prowadzenie reprografii zabezpieczającej,

e) ochrona materiałów przed zniszczeniem bądź

utratą,

3) w zakresie ewidencjonowania i opracowywania

materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

a) prowadzenie ewidencji materiałów,

b) opracowywanie materiałów zgodnie z zasadami

archiwistyki,

c) opracowywanie archiwalnych pomocy ewidencyjno-informacyjnych.

§ 6. Archiwum może w zakresie prowadzenia działalności naukowej i wydawniczej

1) prowadzić badania indywidualne i zespołowe w zakresie archiwistyki i nauk pokrewnych,

2) opracowywać ekspertyzy i opinie naukowe,

3) ułatwiać podnoszenie kwalifikacji zawodowych

i zdobywanie stopni naukowych swoim pracownikom,

4) prowadzić szkolenie specjalistyczne w UOp.

udostępnianie materiałów

archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby służbowe jednostkom organizacyjnym Urzędu Ochrony Pań­

stwa.

2. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej na potrzeby inne niż wymienione w ust. 1 pkt 7 regulują odrębne przepisy.

Rozdział 3

Struktura organizacyjna oraz kierownictwo

archiwum

§ 7. Strukturę organizacyjną archiwum określa regulamin organizacyjny UOP wydany na podstawie statutu Urzędu Ochrony Państwa.

§ 5. Do zadań szczegółowych archiwum należy

1) w zakresie kształtowania i nadzoru nad państwo­

wym wyodrębnionym zasobem archiwalnym

a) współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi

Urzędu Ochrony Państwa w zakresie prawidło­

wości zarządzania dokumentacją,

b) opiniowanie normatywów kancelaryjnych i archiwalnych,

c) przeprowadzanie kontroli w jednostkach, o których mowa w § 10, wydawanie zaleceń pokontrolnych i sprawdzanie ich wykonania,

d) nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej, wykonywanie ekspertyz archiwalnych i wydawanie zezwoleń na brakowanie,

e) nadzór nad prawidłowością przygotowania

i przekazywania materiałów archiwalnych z jednostek organizacyjnych UOP do archiwum,

f) prowadzenie instruktaży, konsultacji i doradztwa w zakresie spraw, o których mowa pod lit. d)

i e),

2) w zakresie przejmowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji

niearchiwalnej

a) przejmowanie materiałów z jednostek organizacyjnych UOp,

§ 8. Funkcję dyrektora archiwum sprawuje dyrektor

Biura Ewidencji i Archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

§ 9. 1. Dyrektor archiwum kieruje całokształtem jego działalności oraz czuwa nad prawidłową realizacją

zadań, o których mowa w rozdziale 2.

2. Do zakresu działania dyrektora archiwum należy

w szczególności

1) kierownictwo w sprawach organizacyjnych i administracyjnych, metodycznych,

2) nadzór nad zasobem archiwum,

3) reprezentowanie archiwum na zewnątrz,

4) wydawanie decyzji w sprawach dotyczących działalności archiwum oraz przewidzianych odrębnymi

przepisami,

5) wydawanie regulaminów, instrukcji i wytycznych,

6) kierowanie realizacją zadań ppoż., bhp i obronnych

w zakresie przewidzianym odrębnymi przepisami.

§ 10. Kierownicy jednostek organizacyjnych Urzę­

du Ochrony Państwa posiadający w kierowanych przez

siebie jednostkach zasób archiwalny oraz dokumentację niearchiwalną są odpowiedzialni za właściwe ich

przechowywanie i zabezpieczenie.

-

2033-

Poz. 723 i 724

§ 11. 1. W archiwum działają następujące kolegialne organy opiniodawcze i doradcze

Rozdział 4

Przepisy końcowe

1) Komisja Metodyczna,

2) Komisja Oceny Dokumentacji Archiwalnej.

2. Szef UOP może na wniosek dyrektora archiwum

w trybie, o którym mowa w § 4 statutu UOP, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 grudnia 1996 r. w sprawie nadania statutu Urzędowi Ochrony Państwa (Dz. U. Nr 145,

poz.675), powołać Radę Naukowo-Programową archiwum lub inne organy doradcze i opiniodawcze.

-

§ 12. Archiwum wykonuje na polecenie Szefa Urzę­

du Ochrony Państwa okresowe sprawozdania dotyczą­

ce stanu zasobu archiwalnego.

§ 13. Zarządzenie wchodzi w

14 dni od dnia ogłoszenia.

życie

po upływie

Szef Urzędu Ochrony Państwa: A. Kapkowski

724

ZARZĄDZENIE SZEFA URZĘDU OCHRONY PAŃSTWA

z dnia 3 października 1997 r.

w sprawie określenia organów właściwych do orzekania w sprawach szkód wyrządzonych Urzędowi Ochrony Państwa, zasad postępowania wyjaśniającego i trybu postępowania w sprawach wydawania orzeczeń

o odszkodowaniu, nadawania klauzuli wykonalności oraz umarzania należności z tytułu szkód.

Na podstawie art. 17 dekretu z dnia 5 października

1955 r. o odpowiedzialności materialnej żołnierzy za

szkody wyrządzone jednostce wojskowej (Dz. U. Nr 40,

poz. 247, z 1967 r. Nr 44, poz. 220 i z 1974 r. Nr 24,

poz. 142) oraz w związku z art. 55a ustawy z dnia

6 kwietnia 1990 r. o Urzędzie Ochrony Państwa (Dz. U.

Nr 30, poz. 180, z 1991 r. Nr 94, poz. 442 i Nr 107,

poz. 461, z 1992 r. Nr 54, poz. 254, z 1994 r. Nr 53,

poz. 214, z 1995 r. Nr 4, poz. 17, Nr 34, poz. 163 i Nr 104,

poz. 515, z 1996 r. Nr 59, poz. 269, Nr 106, poz. 496

i Nr 156, poz. 775 oraz z 1997 r. Nr 28, poz. 153, Nr 70,

poz. 443 i Nr 88, poz. 554) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają

§ 2. W sprawach nie uregulowanych zarządzeniem

stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Rozdział 2

Protokół szkody

§ 3. 1. Funkcjonariusz, który dowiedział się o wyrzą­

dzeniu szkody w mieniu, obowiązany jest niezwłocznie

powiadomić o tym kierownika jednostki organizacyjnej Urzędu Ochrony Państwa, w której mieniu wyrzą­

dzono szkodę.

2. Datę uzyskania przez kierownika jednostki organizacyjnej Urzędu Ochrony Państwa, o którym mowa

w ust. 1, wiadomości o wyrządzeniu szkody uważa się

za datę ujawnienia szkody.

1) funkcjonariusz - funkcjonariusza Urzędu Ochrony

Państwa,

2) funkcjonariusz występujący w charakterze osoby

odpowiedzialnej za szkodę - funkcjonariusza, wobec którego istnieje uzasadnione przypuszczenie

wyrządzenia szkody w mieniu Urzędu Ochrony

Państwa,

3) funkcjonariusz odpowiedzialny za szkodę - funkcjonariusza, który uznany został winnym wyrzą­

dzenia szkody w mieniu Urzędu Ochrony Państwa,

dekret z dnia 5 października 1955 r. o odpowiedzialności materialnej żołnierzy za szkody

wyrządzone jednostce wojskowej (Dz. U. Nr 40,

4) dekret -

poz. 247, z 1967 r. Nr 44, poz. 220 i z 1974 r. Nr 24,

poz. 142),

§ 4. 1. W terminie siedmiu dni od daty ujawnienia

szkody sporządza się, z zastrzeżeniem § 34 ust. 1,

w trzech egzemplarzach, protokół szkody. Wzór protokołu szkody stanowi załącznik do zarządzenia.

2. Protokół szkody sporządza funkcjonariusz wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej

Urzędu Ochrony Państwa posiadającej mienie, w którym szkoda powstała, i niezwłocznie przekazuje go

komórce finansowej w celu zewidencjonowania szkody.

3. W przypadkach określonych w § 32 pkt 1-3 protokół szkody przekazuje się także komórce prowadzą­

cej ewidencję materiałową.

-

2031 -

Poz. 722 i 723

Załącznik nr 2

REGULAMIN

DLA OSÓB KORZYSTAJĄCYCH Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH W ARCHIWUM URZĘDU OCHRONY PAŃSTWA

1. Osoba korzystająca z materiałów archiwalnych

1) zamawia potrzebne mu archiwalia, wypełniając w tym celu rewers,

2) jest zobowiązana do

a) wpisania się każdorazowo do księgi obecności, podając godzinę przyjścia i wyjścia,

b) potwierdzenia własnoręcznym podpisem zapoznania się z nimi w karcie udostępniania materiałów,

c) zwrotu akt do archiwum po zakończeniu pracy.

2. Zabrania się korzystającemu

1) wyłączać jakiekolwiek dokumenty,

2) zmieniać porządek układu dokumentów archiwalnych,

'"

3) dokonywać w aktach zmian, poprawek, przeróbek lub uzupełnień,

4) dokonywać w aktach notatek, znaków, uwag itp.,

5) udostępniać otrzymane do wglądu archiwalia innym osobom przebywającym w pomieszczeniach archiwum,

6) przynosić i używać bez zgody archiwum urządzeń umożliwiających reprodukcję archiwaliów oraz ich treści,

7) palić tytoniu, spożywać posiłków. ·

3. Korzystający jest obowiązany zapoznać się z treścią niniejszego regulaminu i stosować się do jego postanowień .

(podpis osoby korzystającej

z materiałów archiwalnych)

723

ZARZĄDZENIE SZEFA URZĘDU OCHRONY PAŃSTWA

z dnia 2 października 1997 r.

w sprawie organizacji wyodrębnionego archiwum Urzędu Ochrony Państwa.

Na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca

1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(Dz. U. Nr 38, poz. 173, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1996 r.

Nr. 106, poz. 496 i Nr 156, poz. 775, oraz z 1997 r. Nr 88,

poz. 554) zarządza się, co następuje

Rozdział 1

Przepisy ogólne